Mandant: Unterschied zwischen den Versionen

Aus Umbrella.net Documentation
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K (→‎Register Administration)
 
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Die Ansicht dieser Seite variiert je nach Berechtigungsstufe.
 
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<auth type="Superuser,Buchhalter,Supervisor"> Wo nicht anders vermerkt sind die Einstellungen des Registers 'Einstellungen' für die Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Buchhalter ersichtlich. </auth>
+
<auth type="Buchhalter,Supervisor"> Wo nicht anders vermerkt, sind die Einstellungen des Registers 'Einstellungen' für die Berechtigungsstufen Supervisor und Buchhalter ersichtlich. </auth>
  
 
Die Einstellungen des Registers 'Administration' sind ausschliesslich mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.
 
Die Einstellungen des Registers 'Administration' sind ausschliesslich mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.
 +
  
 
= Layout =
 
= Layout =
  
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[[Image:Bild_Mandant.png|800px|Mandant]]
+
[[File:MandantohnePW.png]]
  
 
= Benutzeroberfläche =
 
= Benutzeroberfläche =
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''' Bereich Suchen'''
 
''' Bereich Suchen'''
  
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Buttons:
+
Button:
  
 
{|
 
{|
 
| Suchen
 
| Suchen
 
| Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: [[Suchfunktionen in Umbrella.net | Suchfunktionen in Umbrella.net]]
 
| Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: [[Suchfunktionen in Umbrella.net | Suchfunktionen in Umbrella.net]]
−
|-
 
−
| Neu
 
−
| Über den Button 'Neu' kann ein neuer Mandant erfasst werden.
 
 
|}
 
|}
  
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== Register Einstellungen ==
 
== Register Einstellungen ==
  
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''' Bereich Einstellungen '''
+
[[File:Mandant Einstellungen.PNG|thumb|300px|Mandanten Einstellungen]] [[File:MandantATohnePW.PNG|thumb|300px|Mandanten Einstellungen Austria]]
 +
 
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'''Bereich Einstellungen'''
  
 
{|
 
{|
 +
|-
 
! Feld
 
! Feld
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
 
|-
 
|-
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| Name  
+
| Name
 
| Hier wird der Name des Mandanten angezeigt
 
| Hier wird der Name des Mandanten angezeigt
 
|-
 
|-
−
| Erhöhte Passwortsicherheit
+
| <module name="Umbrella.net Austria">Fiskaltrust Cashbox ID</module>
−
| Mit der Aktivierung dieser kostenlosen Zusatzfunktion erhält das Umbrella.net Passwort bestimmte Vorgaben hinsichtlich seiner Struktur. Details siehe [[#Erhöhte Passwortsicherheit|hier]].
+
| Hier wird die CashBoxId aus dem Fiskaltrust Portal eingetragen.  
 +
[[File:Fiskaltrust Cashbox.PNG|thumb|300px|Mandanten Einstellungen]]
 +
 
 +
|-
 +
| <module name="Umbrella.net Austria">Fiskaltrust AccessToken</module>
 +
| Hier wird der AccessToken aus dem Fiskaltrust Portal eingetragen.
 
|-
 
|-
 
| Automatische ESR
 
| Automatische ESR
−
| Mit der Aktivierung dieses Moduls wird beim Nummerieren der Rechnungen eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt.  
+
| Mit der Aktivierung dieses Moduls wird beim Nummerieren der Rechnungen eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Die Aufschaltung bedingt einige Vorbereitungen. Die ersten Schritte finden Sie [[ESR_-_Schritte_bis_zur_Aufschaltung|hier]].
 +
|-
 +
| Version ESR-Nr.
 +
| Dieses Einstellung ist nur mit dem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich. Die ESR-Nr. kann auf 2 verschiedene Arten angedruckt werden. Details siehe [[#Arbeitsabl.C3.A4ufe_ab_Register_Einstellungen|hier]] .
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|-
 +
| <module name="ABB">Rechnungsdatum</module>
 +
| Hier wird das Rechnungsdatum eingegeben, damit das Valutadatum geändert wird.
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|-
 +
| <module name="ABB">Intercompany Steuercode</module>
 +
| Hier wird der Mehrwertsteuer Code für die Nettoverrechnung gesetzt.
 
|-
 
|-
 
| <module name="Buchhaltung">Standard Exportgruppe</module>
 
| <module name="Buchhaltung">Standard Exportgruppe</module>
 
| Hier wird eingestellt, wie das System standardmässig vorschlagen soll, die Daten für den Buchhaltungsexport zu gruppieren.
 
| Hier wird eingestellt, wie das System standardmässig vorschlagen soll, die Daten für den Buchhaltungsexport zu gruppieren.
 +
|-
 +
| Eingehender Mailserver (POP3 / IMAP)
 +
| Hier wird der Mailserverzugang für die [[Dossier#Incoming_Mails|'Incoming Mails']] hinterlegt
 +
|-
 +
| Ausgehender Mailserver SMTP
 +
| Hier wird der ausgehende Mailserver hinterlegt
 +
|-
 +
| SMTP Benutzername
 +
| Hier wird der Benutzername für SMTP hinterlegt
 +
|-
 +
| SMTP Passwort
 +
| Hier wird das SMTP Passwort hinterlegt
 +
|-
 +
| Authentifizierung
 +
| Hier muss die Authentifizierung ausgewählt werden
 
|}
 
|}
  
−
Link [[#Arbeitsabläufe ab Register Einstellungen|Setup validieren]]
+
Bitte wenden Sie sich bei Fragen über POP3, IMAP und SMTP an Ihren IT Support. Folgender Link für zusätzliche Infos: [https://www.cyon.ch/support/a/102/was-bedeutet-pop3-und-imap-und-was-sind-die-unterschiede https://www.cyon.ch/support/a/102/was-bedeutet-pop3-und-imap-und-was-sind-die-unterschiede]
  
 +
Link [[#Arbeitsabl.C3.A4ufe_ab_Register_Einstellungen|Setup validieren]]
  
 
<module name="Commercial">
 
<module name="Commercial">
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</module>
 
</module>
  
 +
'''Bereich Geschäftsperioden'''
  
−
''' Bereich Geschäftsperioden '''
+
Hier wird das [[#Arbeitsabl.C3.A4ufe_ab_Register_Einstellungen|Geschäftsjahr]] erfasst.
−
 
 
−
Hier wird das [[#Arbeitsabläufe ab Register Einstellungen|Geschäftsjahr]] erfasst.
 
  
 
== Register Administration ==
 
== Register Administration ==
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Das Register 'Administration' ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.
 
Das Register 'Administration' ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.
  
−
[[File:Zickiges Bild.PNG|thumb|300px|topmiddle|Mandanteneinstellungen]]
+
[[File:Zickiges Bild.PNG|thumb|300px|topmiddle|Mandanteneinstellungen Administration]]
  
  
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| CRM Export Zustellung
 
| CRM Export Zustellung
 
| Wird mit einem externen CRM-System gearbeitet, so kann hier die Zustell-Adresse eingegeben werden.  
 
| Wird mit einem externen CRM-System gearbeitet, so kann hier die Zustell-Adresse eingegeben werden.  
 +
|-
 +
| Umbrella Faces Reisebüro GUID
 +
| Hier wird die GUID Nummer vom Umbrella Faces eingetragen. Informationen dazu [[Umbrella Faces|Umbrella Faces]].
 
|-
 
|-
 
| Dokumentlayout Theme
 
| Dokumentlayout Theme
−
| Hier kann ein spezielles Layout hinterlegt werden (z.B. 'Standard')
+
| Hier kann ein spezielles Layout hinterlegt werden (z.B. 'Standard').
 +
|-
 +
| Refund as Modify
 +
|Wird der Refund as Modify angehakt werden die Rückerstattungen als Modify dem Dossier zugeteilt.
 +
|-
 +
| Kein Denummerieren bei Abreise-Änderung
 +
|Ist kein Denummerieren bei Abreise-Änderung aktiviert, wird verhindert dass Änderungen am Abreisedatum die Rechnung denummerieren.
 +
|-
 +
| Freigepäck importieren
 +
|Hier kann eingestellt werden, ob beim Import eines MIR die Gepäckinformationen - sofern vorhanden - auf der Rechnung angedruckt werden sollen.
 +
|-
 +
| <module name="Datatrans"> PCI-Compliant</module>
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| Mit dieser Einstellung werden alle [[Zahlungen#Datatrans|Kreditkarten]] , ausser Airplus Lodgekarten, aliased erfasst. Mit der Aktivierung von PCI Compliant muss eine [[Filiale#Register Drittanbieter|PCI Proxy Merchant ID]] und ein PCI Proxy Security sign eingetragen werden.
 
|}
 
|}
  
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Hier werden die Module angewählt, mit denen der Mandant arbeitet.
 
Hier werden die Module angewählt, mit denen der Mandant arbeitet.
  
 +
''' Bereich Bulk Aktionen '''
 +
{|
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Datatrans Aliasing ausführen
 +
| Bei einer nachträglichen Datatrans-Aufschaltung müssen alle Kreditkarten, ausser Airplus und AMEX-BTA, aliased werden. Ist auf dem Mandant auch PCI-Compliant aktiviert, werden bei der Ausführung auch AMEX-BTA Lodgekarten aliased.
 +
|
 +
|}
  
 
''' Bereich Numberranges '''
 
''' Bereich Numberranges '''
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| Nächste Kundennummer
 
| Nächste Kundennummer
 
| Hier kann man die Nummer des ersten Kundens festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Kunde die Nummer 1.
 
| Hier kann man die Nummer des ersten Kundens festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Kunde die Nummer 1.
−
|}
 
−
 
−
= Arbeitsabläufe / Prozesse =
 
−
 
−
== Arbeitsabläufe ab Register Einstellungen ==
 
−
 
−
 
−
'''Automatische ESR aktivieren'''
 
−
[[File:Automatische ESR.png|thumb|300px|topmiddle|Automatische ESR]]
 
−
 
−
Diese Funktion steht zur Zeit nur für Reisebüros in der Schweiz zur Verfügung.
 
−
 
−
 
−
Wird das Häkchen 'Automatische ESR' aktiviert, so wird beim Nummerieren der Rechnung eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Nach dem Einlesen des DTA Files, welches von der Bank/Post zugeschickt wird, werden anhand der Referenznummern die Rechnungen erkannt. Die Zahlungen können dann automatisch zugewiesen werden.
 
−
 
−
 
−
Folgende Punkte müssen beachtet werden:
 
−
 
−
* Das ESR-Verfahren wird mit Hilfe einer Teilnehmernummer sowie einer Identifikationsnummer (nur bei Bank) realisiert. Dafür müssen bei der Bank (=BESR) oder bei der Post (=VESR) die notwendigen Formulare zur Anmeldung am ESR-Verfahren beantragt werden. Nach erfolgter Anmeldung werden von der Bank/Post die Teilnehmernummer sowie die Kundenidentifikationsnummer zugestellt. Einige ESR-Papiere für den Testdruck können kostenlos bei der Umbrella AG bestellt werden.
 
−
<auth type="Superuser,Buchhalter,Supervisor">
 
−
* In Umbrella.net muss das Häkchen 'Automatische ESR' aktiviert werden. Die Teilnehmer- sowie die Identifikationsnmmer muss in den [[Filiale#Register Allgemein  |Filialeinstellungen]] ergänzt werden. </auth>
 
−
 
−
* Die Einzahlungsscheine werden auf extra dafür vorgefertigtes organes ESR-Papier gedruckt. Nach dem erfolgreichen Testdruck für die Bank/Post kann dieses direkt über die Umbrella AG bestellt werden. Die Lieferzeit begrägt ca. 1 Woche. Preis: CHF 85.00 pro 1000 Stück (exklusive MwSt. 8% und Versandkosten ⁄ Preisänderungen bleiben vorbehalten). Grössere Mengen ab 5000 Stück auf Anfrage. Die Verrechnung läuft wie gewohnt über das Konto im [[Glossar#USP|Umbrella–Settlement–Plan (USP)]]
 
−
 
−
* Wird mit automatischen ESR gearbeitet, so ändert sich das Layout und die Handhabung vom ESR Zahlung anfügen. Details dazu siehe [[ESR Zahlung anfügen|hier]].
 
−
 
−
 
−
Der automatische ESR wird dann beim 'Nummerieren und Speichern' einer Rechnung erstellt. Je nach gewählter Zahlungskondition erstellt Umbrella.net automatisch einen oder zwei ESR (zwei ESR bei Anzahlung/Restzahlung).
 
−
 
−
 
−
Standardmässig wird die ESR Nummer folgendermassen abgebildet:
 
−
 
−
{|
 
−
| 6 Stellen
 
−
| Kundenidentifikationsnummer
 
 
|-
 
|-
−
| 2 Stellen
+
| Nächste Lieferantennummer
−
| Versionierung (techn)
+
| Hier kann man die Nummer des ersten Lieferanten festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Lieferant die Nummer 1.
 
|-
 
|-
−
| 8 Stellen
+
| Nächste Debitorenbelastung
−
| Rechnungs–ID
+
| Hier kann man die Nummer der ersten Rechnung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, verwendet das System die Dossiernummer als Rechnungsnummer.
 
|-
 
|-
−
| 7 Stellen
+
| Nächste Debitorengutschrift
−
| Dossiernummer (mit 0en aufgefüllt)
+
| Hier kann man die Nummer der ersten Gutschrift festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, verwendet das System die Dossiernummer als Gutschriftsnummer.
 
|-
 
|-
−
| 3 Stellen
+
| Nummernkreise für Rechnungen verwenden
−
| Rechnungsnummer
+
| Hier wird das Häkli gesetzt, damit die angegebenen Nummernkreise verwendet werden.
 
|-
 
|-
−
| 1 Stelle
 
−
| Prüfziffer (techn)
 
 
|}
 
|}
  
 +
= Arbeitsabläufe / Prozesse =
 +
 +
 +
== Arbeitsabläufe ab Register Einstellungen ==
  
−
Falls gewünscht, kann die ESR Nummer auch in diesem Format angezeigt werden:
+
'''Automatische ESR aktivieren''' [[File:Automatische ESR.png|thumb|300px|Automatische ESR]]
  
−
{|
+
Diese Funktion steht zur Zeit nur für Reisebüros in der Schweiz zur Verfügung.
−
| 1 Stelle
 
−
| Versionierung (techn)
 
−
|-
 
−
| 7 Stellen
 
−
| Rechnungs-ID
 
−
|-
 
−
| 3 Stellen
 
−
| Rechnungsnummer
 
−
|-
 
−
| 7 Stellen
 
−
| Kundennummer aus Umbrella
 
−
|-
 
−
| 7 Stellen
 
−
| Dossiernummer (mit 0en aufgefüllt)
 
−
|-
 
−
| 1 Stelle
 
−
| Prüfziffer (techn)
 
−
|}
 
  
 +
Wird das Häkchen 'Automatische ESR' aktiviert, so wird beim Nummerieren der Rechnung eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Nach dem Einlesen des elektronischen Files (v11 oder camt054), welches von der Bank/Post zugeschickt wird, werden anhand der Referenznummern die Rechnungen erkannt. Die Zahlungen können dann automatisch zugewiesen werden.
  
 +
Die Aktivierung des Moduls bedingt einige Vorbereitungen. Die ersten Schritte finden Sie [[ESR_-_Schritte_bis_zur_Aufschaltung|hier]].
  
 +
&nbsp;
  
−
''' Setup validieren '''
+
'''Setup validieren'''
  
−
[[File:setup_validieren.PNG|thumb|300px|topmiddle|Setup validieren]]
+
[[File:Setup validieren.PNG|thumb|300px|Setup validieren]]
  
 
<module name="Buchhaltung">Bei einem Klick auf den Link 'Setup validieren' prüft das System, ob alle für die Buchhaltung nötigen Einstellungen vorgenommen worden sind.</module>
 
<module name="Buchhaltung">Bei einem Klick auf den Link 'Setup validieren' prüft das System, ob alle für die Buchhaltung nötigen Einstellungen vorgenommen worden sind.</module>
  
−
 
+
'''Bereich Geschäftsperioden'''
−
''' Bereich Geschäftsperioden '''
 
  
 
<auth type="Buchhalter,Supervisor">
 
<auth type="Buchhalter,Supervisor">
Zeile 359: Zeile 364:
 
</auth>
 
</auth>
  
 +
'''Button Duplizieren'''
  
−
''' Button Duplizieren '''
+
Über den Button 'Duplizieren' kann der Mandant dupliziert werden. Wichtig: Bitte vorgängig den Viewlevel umstellen auf Umbrella.net, denn sonst ist der duplizierte Mandant nicht sichtbar. Diese Eingabe ist nur als Supporter ersichtlich.
−
 
 
−
Über den Button 'Duplizieren' kann der Mandant dupliziert werden. Wichtig: Bitte vorgängig den Viewlevel umstellen auf Umbrella.net, denn sonst ist der duplizierte Mandant nicht sichtbar.
 
  
 
== Arbeitsabläufe ab Register Administration ==
 
== Arbeitsabläufe ab Register Administration ==
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Dieser Button ist nur mit einem Entwickler-Sign der Umbrella AG ersichtlich. Mit Klick auf diesen Button werden Journaleinträge während dem Tag ausgelöst. Details zu den Journaleinträgen befinden sich [[:Kategorie:Buchhaltung#Allgemein Konzeptionelles|hier]]
 
Dieser Button ist nur mit einem Entwickler-Sign der Umbrella AG ersichtlich. Mit Klick auf diesen Button werden Journaleinträge während dem Tag ausgelöst. Details zu den Journaleinträgen befinden sich [[:Kategorie:Buchhaltung#Allgemein Konzeptionelles|hier]]
 +
  
 
= Technische/Funktionale Details =
 
= Technische/Funktionale Details =
  
−
== Erhöhte Passwortsicherheit ==
+
== Geschäftsjahr ==
−
 
 
−
Mit der Aktivierung der kostenlosen Zusatzfunktion 'Erhöhte Passwortsicherheit' erhält das Umbrella.net Passwort bestimmte Vorgaben hinsichtlich seiner Struktur (Länge, Zusammensetzung) und des Ablaufes (Ablauf nach 90 Tagen). Zusätzlich dürfen die letzten drei Passwörter bei der Wahl eines neuen Passwortes nicht wiederverwendet werden. Diese Funktion ist empfohlen, um Missbräuchen vorzubeugen.
 
  
−
== Geschäftsjahr ==
+
Aufgrund dem Haken 'Offen' beim Geschäftsjahr prüft Umbrella.net, ob Datumseingaben sich auf das laufende Geschäftsjahr beziehen. Datumseingaben ausserhalb des offenen Geschäftsjahres werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Für geschlossene Geschäftsjahre gilt grundsätzlich:
  
−
Aufgrund dem Haken 'Offen' beim Geschäftsjahr prüft Umbrella.net, ob Datumseingaben sich auf das laufende Geschäftsjahr beziehen. Datumseingaben ausserhalb des offenen Geschäftsjahres werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Deshalb ist es vorteilhaft, das neue Geschäftsjahr erst auf den Jahreswechsel hin zu erfassen.
+
*Debitoren- und Lieferantenzahlungen mit Valutadatum in einem geschlossenen Geschäftsjahr können nicht mehr storniert werden.  
 +
*Einkäufe&nbsp;annullieren, Debitorenrechnungen&nbsp;denummerieren (Gutschrift hat dann das Valutadatum heute) in einem geschlossenen Geschäftsjahr ist möglich.  
 +
*Zahlungen von Einkäufen und Zahlungen von Debitorenrechnungen entkoppeln in einem geschlossenen Geschäftsjahr ist möglich.  
  
 
== Fremdfilialen-Zugriff ==
 
== Fremdfilialen-Zugriff ==
  
−
Bei Aktivierung dieses Häkchens werden im Viewlevel-Dropdown alle Filialen des Mandanten angezeigt. D.h. mit dem Fremdfilial-Zugriff kann der Viewlevel auf eine andere Filiale gesetzt und deren Daten angeschaut/bearbeitet werden.  
+
Bei Aktivierung dieses Häkchens werden im Viewlevel-Dropdown alle Filialen des Mandanten angezeigt. D.h. mit dem Fremdfilial-Zugriff kann der Viewlevel auf eine andere Filiale gesetzt und deren Daten angeschaut/bearbeitet werden.
  
 
== Grosser Mandant ==
 
== Grosser Mandant ==
  
−
Wird 'Grosser Mandant' angehäkelt, so müssen:  
+
Wird 'Grosser Mandant' angehäkelt, so müssen:
  
−
* Bei der Suchfunktion mindestens 3 Buchstaben eingegeben werden
+
*Bei der Suchfunktion mindestens 3 Buchstaben eingegeben werden  
−
* Eine mandantenweite Dossiersuche ist für grosse Mandanten unterbunden. Einzig die Suche nach Dossiernumern ist möglich.  
+
*Eine mandantenweite Dossiersuche ist für grosse Mandanten unterbunden. Einzig die Suche nach Dossiernumern ist möglich.  
−
* Auswertungsanfragen auf eine Queue gestellt und wenn die Last der Datenbank tief ist, als Agendaeintrag vermerkt beim jeweiligen Benutzer. Einzig das Kassabuch wird immer sofort erstellt und angezeigt.
+
*Auswertungsanfragen auf eine Queue gestellt und wenn die Last der Datenbank tief ist, als Agendaeintrag vermerkt beim jeweiligen Benutzer. Einzig das Kassabuch wird immer sofort erstellt und angezeigt.  
−
* Auf dem Lieferanten werden für grosse Mandanten die Finanzen nicht angezeigt.
+
*Auf dem Lieferanten werden für grosse Mandanten die Finanzen nicht angezeigt.  
  
 
== Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandeln ==
 
== Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandeln ==
  
−
Bei Aktivierung dieses Häkchens werden Zahlungen, die mit der Berechtigungsstufe 'Teller' erfasst werden, als Korrekturzahlungen behandelt. Beispielsweise lautet das Login des Buchhalters (Teller) auf die Filiale Zürich-Hauptsitz. Erfasst dieser Buchhaltung jetzt eine Zahlung in der Filiale Basel, so wird der Zahlungsbeleg auf der Filiale Basel (und nicht Zürich-Hauptsitz) verbucht.
+
Bei Aktivierung dieses Häkchens werden Zahlungen, die mit der Berechtigungsstufe 'Teller' erfasst werden, als Korrekturzahlungen behandelt. Beispielsweise lautet das Login des Buchhalters (Teller) auf die Filiale Zürich-Hauptsitz. Erfasst dieser Buchhalter jetzt eine Zahlung in der Filiale Basel, so wird der Zahlungsbeleg auf der Filiale Basel (und nicht Zürich-Hauptsitz) verbucht. Wird die Einstellung [[Benutzer#Supervisor_mit_Buchhalter-Aufgaben|Zus. Buchhalter]] auf einem Benutzer mit Berechtigungsstufe 'Supervisor' hinterlegt, kann auch der Supervisor Korrektur-Zahlungen vornehmen.
−
 
 
  
 
== Nummernkreise speichern ==
 
== Nummernkreise speichern ==
  
−
Werden im Register 'Administration' Änderungen gemacht und gespeichert, so wird jeweils alles gespeichert bis auf die Nummernkreise. Um die Nummernkreise zu ändern und zu speichern, muss das Häkchen [[#Bereich Numberranges|Neue Nummernkreise speichern]] aktiviert werden. Nummernkreise sollen nicht während des laufenden Betriebs geändert und gespeichert werden. Der Grund hierfür ist, dass die Nummern aus Umbrella.net in die Datenbank geladen werden. Wenn zu diesem Zeitpunkt neue Dossiers erstellt werden, können Dossiernummern doppelt vergeben werden.
+
Werden im Register 'Administration' Änderungen gemacht und gespeichert, so wird jeweils alles gespeichert bis auf die Nummernkreise. Um die Nummernkreise zu ändern und zu speichern, muss das Häkchen [[#Bereich_Numberranges|Neue Nummernkreise speichern]] aktiviert werden. Nummernkreise sollen nicht während des laufenden Betriebs geändert und gespeichert werden. Der Grund hierfür ist, dass die Nummern aus Umbrella.net in die Datenbank geladen werden. Wenn zu diesem Zeitpunkt neue Dossiers erstellt werden, können Dossiernummern doppelt vergeben werden.

Aktuelle Version vom 18. Januar 2018, 14:10 Uhr

Verwaltung→Mandanten

Übersicht

Hier werden die generellen Einstellungen für den Mandanten vorgenommen.

Die Ansicht dieser Seite variiert je nach Berechtigungsstufe.

Wo nicht anders vermerkt, sind die Einstellungen des Registers 'Einstellungen' für die Berechtigungsstufen Supervisor und Buchhalter ersichtlich.

Die Einstellungen des Registers 'Administration' sind ausschliesslich mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.


Layout

MandantohnePW.png

Benutzeroberfläche

Bereich Suchen

Die Bereiche 'Suchen' und 'Suchresultate' sind nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.


Bereich Suchen

Button:

Suchen Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: Suchfunktionen in Umbrella.net


Bereich Suchresultate

Falls nach bestehenden Mandanten gesucht wurde, werden hier die Suchresultate angezeigt.


Register Einstellungen

Mandanten Einstellungen
Mandanten Einstellungen Austria

Bereich Einstellungen

Feld Beschreibung
Name Hier wird der Name des Mandanten angezeigt
Module: Umbrella.net AustriaFiskaltrust Cashbox ID
 Hier wird die CashBoxId aus dem Fiskaltrust Portal eingetragen.
Mandanten Einstellungen
Module: Umbrella.net AustriaFiskaltrust AccessToken
 Hier wird der AccessToken aus dem Fiskaltrust Portal eingetragen.
Automatische ESR Mit der Aktivierung dieses Moduls wird beim Nummerieren der Rechnungen eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Die Aufschaltung bedingt einige Vorbereitungen. Die ersten Schritte finden Sie hier.
Version ESR-Nr. Dieses Einstellung ist nur mit dem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich. Die ESR-Nr. kann auf 2 verschiedene Arten angedruckt werden. Details siehe hier .
Module: ABBRechnungsdatum
 Hier wird das Rechnungsdatum eingegeben, damit das Valutadatum geändert wird.
Module: ABBIntercompany Steuercode
 Hier wird der Mehrwertsteuer Code für die Nettoverrechnung gesetzt.
Module: BuchhaltungStandard Exportgruppe
 Hier wird eingestellt, wie das System standardmässig vorschlagen soll, die Daten für den Buchhaltungsexport zu gruppieren.
Eingehender Mailserver (POP3 / IMAP) Hier wird der Mailserverzugang für die 'Incoming Mails' hinterlegt
Ausgehender Mailserver SMTP Hier wird der ausgehende Mailserver hinterlegt
SMTP Benutzername Hier wird der Benutzername für SMTP hinterlegt
SMTP Passwort Hier wird das SMTP Passwort hinterlegt
Authentifizierung Hier muss die Authentifizierung ausgewählt werden

Bitte wenden Sie sich bei Fragen über POP3, IMAP und SMTP an Ihren IT Support. Folgender Link für zusätzliche Infos: https://www.cyon.ch/support/a/102/was-bedeutet-pop3-und-imap-und-was-sind-die-unterschiede

Link Setup validieren

Module: Commercial

Bereich Amex Business Travel Account

Feld Beschreibung
BTA agent reference code (invoice) gemäss Amex-Vetrag
BTA agent reference code (charge) gemäss Amex-Vertrag
Datei-Prefix (invoice) Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Invoice-Files eingetragen.
Datei-Prefix (charge) Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Charge-Files eingetragen.
Nächste BTA Exportsequenz Wird bei jedem BTA-Export automatisch aufgezählt.
Standard Ref.-Feld Map Hier wird das Standard-Mapping definiert, für den Export der DBI-Felder in die Schnittstelle Amex BTA. Dieses Standard-Mapping wird dann bei der Neuerfassung von Firmenkunden angewendet.
Verfügbare Felder Diese Felder stehen für die Definition des Standard-Mapping zur Verfügung.


Bereich Geschäftsperioden

Hier wird das Geschäftsjahr erfasst.

Register Administration

Das Register 'Administration' ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

Mandanteneinstellungen Administration


Bereich Allgemeine Daten

Feld Beschreibung
Kunden ID Wird automatisch vom System zugewiesen
Name Name des Mandaten
Rechnungsadresse Andresse des Mandanten
Land Hier kann zwischen Schweiz und Österreich ausgewählt werden.
Aktiv Über dieses Häkchen werden Mandanten aktiviert / deaktiviert.


Nach den fett markierten Feldern kann gesucht werden.


Module: Buchhaltung

Bereich Buchhaltung

Hinweis: Gewisse Felder werden hier nur mit einem Entwickler-Sign der Umbrella AG angezeigt.

Feld Beschreibung
Buchhaltungslogik Im Feld Buchhaltungslogik kann zwischen 'Gewinn bei Abreise' und 'Gewinn bei Rechnungsstellung' ausgewählt werden. Genauere Infos dazu siehe hier.

Hinweis: Dieses Feld ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

Debitoren-Journaling ab Datum Hier wird das Datum eingetragen, ab welchem Journaleinträge geschrieben werden sollen.

Hinweis: Dieses Feld ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

Kreditoren-Journaling ab Datum Hier wird das Datum eingetragen, bis zu welchem Journaleinträge geschrieben werden sollen.

Hinweis: Dieses Feld ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

Button Run journaling Siehe Kapitel Arbeitsabläufe ab Register Administration

Hinweis: Dieses Feld ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

BSP Lieferant (auch ohne Buchhaltung!) Der Lieferant BSP muss hier gesetzt sein. Diese Einstellung ermöglicht die Lieferantenzahlung mit Lieferanten BSP und Betrag 0.00, sortiert Flugbillette nach Nummer auf der Quittung der Lieferantenzahlung mit Lieferant BSP und regelt den Tamara Export für EMDs (Misc Position).




Bereich Optionen

Feld Beschreibung
USP Partner Der USP Partner ist immer die 'Umbrella Software AG'
Fremdfilialen-Zugriff Wird dieses Häkchen aktiviert, so können auf anderen Filialen desselben Mandanten verschiedene Aktionen ausgeführt werden. Details siehe hier.
Grosser Mandant Bei grossen Mandanten muss dieses Häkchen aktiviert werden. Informationen über die Auswirkungen davon hier.
Behandle Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen Wenn Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandelt werden sollen, muss dieses Häkchen aktiviert werden. Informationen dazu hier.
CRM Export Zustellung Wird mit einem externen CRM-System gearbeitet, so kann hier die Zustell-Adresse eingegeben werden.
Umbrella Faces Reisebüro GUID Hier wird die GUID Nummer vom Umbrella Faces eingetragen. Informationen dazu Umbrella Faces.
Dokumentlayout Theme Hier kann ein spezielles Layout hinterlegt werden (z.B. 'Standard').
Refund as Modify Wird der Refund as Modify angehakt werden die Rückerstattungen als Modify dem Dossier zugeteilt.
Kein Denummerieren bei Abreise-Änderung Ist kein Denummerieren bei Abreise-Änderung aktiviert, wird verhindert dass Änderungen am Abreisedatum die Rechnung denummerieren.
Freigepäck importieren Hier kann eingestellt werden, ob beim Import eines MIR die Gepäckinformationen - sofern vorhanden - auf der Rechnung angedruckt werden sollen.
Module: Datatrans PCI-Compliant
 Mit dieser Einstellung werden alle Kreditkarten , ausser Airplus Lodgekarten, aliased erfasst. Mit der Aktivierung von PCI Compliant muss eine PCI Proxy Merchant ID und ein PCI Proxy Security sign eingetragen werden.


Bereich Module

Hier werden die Module angewählt, mit denen der Mandant arbeitet.

Bereich Bulk Aktionen

Feld Beschreibung
Datatrans Aliasing ausführen Bei einer nachträglichen Datatrans-Aufschaltung müssen alle Kreditkarten, ausser Airplus und AMEX-BTA, aliased werden. Ist auf dem Mandant auch PCI-Compliant aktiviert, werden bei der Ausführung auch AMEX-BTA Lodgekarten aliased.

Bereich Numberranges

Feld Beschreibung
Neue Nummernkreise speichern Nur wenn hier das Häkchen gesetzt wird, werden die eingetragenen Nummernkreise auf dem Mandanten gespeichert.

Details hierzu siehe Nummernkreise speichern

Nächste Dossiernummer Hier kann man die Nummer des ersten Dossiers festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat das erste Dossier die Nummer 1.
Nächste Quittungsnummer Hier kann man die Nummer der ersten Quittung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat die erste Quittung die Nummer 1.
Nächste Belegnummer Hier kann man die Nummer des ersten Belegs festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Beleg die Nummer 1.
Nächste USP-Nummer Hier kann die Nummer der ersten USP-Belastung festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, hat die erste USP-Belastung die Nummer 1.
Nächste Kreditorenzahlungsnummer Hier kann man die Nummer der ersten Kreditorenzahlung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat die erste Kreditorenzahlung die Nummer 1.
Nächste Kundennummer Hier kann man die Nummer des ersten Kundens festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Kunde die Nummer 1.
Nächste Lieferantennummer Hier kann man die Nummer des ersten Lieferanten festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Lieferant die Nummer 1.
Nächste Debitorenbelastung Hier kann man die Nummer der ersten Rechnung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, verwendet das System die Dossiernummer als Rechnungsnummer.
Nächste Debitorengutschrift Hier kann man die Nummer der ersten Gutschrift festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, verwendet das System die Dossiernummer als Gutschriftsnummer.
Nummernkreise für Rechnungen verwenden Hier wird das Häkli gesetzt, damit die angegebenen Nummernkreise verwendet werden.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Arbeitsabläufe ab Register Einstellungen

Automatische ESR aktivieren
Automatische ESR

Diese Funktion steht zur Zeit nur für Reisebüros in der Schweiz zur Verfügung.

Wird das Häkchen 'Automatische ESR' aktiviert, so wird beim Nummerieren der Rechnung eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Nach dem Einlesen des elektronischen Files (v11 oder camt054), welches von der Bank/Post zugeschickt wird, werden anhand der Referenznummern die Rechnungen erkannt. Die Zahlungen können dann automatisch zugewiesen werden.

Die Aktivierung des Moduls bedingt einige Vorbereitungen. Die ersten Schritte finden Sie hier.

 

Setup validieren

Setup validieren
Module: BuchhaltungBei einem Klick auf den Link 'Setup validieren' prüft das System, ob alle für die Buchhaltung nötigen Einstellungen vorgenommen worden sind.


Bereich Geschäftsperioden

<module name="Buchhaltung"> Im Bereich Geschäftsperioden wird das Geschäftsjahr erfasst. Bitte den Haken 'Offen' nur für das aktuelle Geschäftsjahr setzen. Details hier.

Button Duplizieren

Über den Button 'Duplizieren' kann der Mandant dupliziert werden. Wichtig: Bitte vorgängig den Viewlevel umstellen auf Umbrella.net, denn sonst ist der duplizierte Mandant nicht sichtbar. Diese Eingabe ist nur als Supporter ersichtlich.

Arbeitsabläufe ab Register Administration

Button Run journaling

Dieser Button ist nur mit einem Entwickler-Sign der Umbrella AG ersichtlich. Mit Klick auf diesen Button werden Journaleinträge während dem Tag ausgelöst. Details zu den Journaleinträgen befinden sich hier


Technische/Funktionale Details

Geschäftsjahr

Aufgrund dem Haken 'Offen' beim Geschäftsjahr prüft Umbrella.net, ob Datumseingaben sich auf das laufende Geschäftsjahr beziehen. Datumseingaben ausserhalb des offenen Geschäftsjahres werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Für geschlossene Geschäftsjahre gilt grundsätzlich:

  • Debitoren- und Lieferantenzahlungen mit Valutadatum in einem geschlossenen Geschäftsjahr können nicht mehr storniert werden.
  • Einkäufe annullieren, Debitorenrechnungen denummerieren (Gutschrift hat dann das Valutadatum heute) in einem geschlossenen Geschäftsjahr ist möglich.
  • Zahlungen von Einkäufen und Zahlungen von Debitorenrechnungen entkoppeln in einem geschlossenen Geschäftsjahr ist möglich.

Fremdfilialen-Zugriff

Bei Aktivierung dieses Häkchens werden im Viewlevel-Dropdown alle Filialen des Mandanten angezeigt. D.h. mit dem Fremdfilial-Zugriff kann der Viewlevel auf eine andere Filiale gesetzt und deren Daten angeschaut/bearbeitet werden.

Grosser Mandant

Wird 'Grosser Mandant' angehäkelt, so müssen:

  • Bei der Suchfunktion mindestens 3 Buchstaben eingegeben werden
  • Eine mandantenweite Dossiersuche ist für grosse Mandanten unterbunden. Einzig die Suche nach Dossiernumern ist möglich.
  • Auswertungsanfragen auf eine Queue gestellt und wenn die Last der Datenbank tief ist, als Agendaeintrag vermerkt beim jeweiligen Benutzer. Einzig das Kassabuch wird immer sofort erstellt und angezeigt.
  • Auf dem Lieferanten werden für grosse Mandanten die Finanzen nicht angezeigt.

Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandeln

Bei Aktivierung dieses Häkchens werden Zahlungen, die mit der Berechtigungsstufe 'Teller' erfasst werden, als Korrekturzahlungen behandelt. Beispielsweise lautet das Login des Buchhalters (Teller) auf die Filiale Zürich-Hauptsitz. Erfasst dieser Buchhalter jetzt eine Zahlung in der Filiale Basel, so wird der Zahlungsbeleg auf der Filiale Basel (und nicht Zürich-Hauptsitz) verbucht. Wird die Einstellung Zus. Buchhalter auf einem Benutzer mit Berechtigungsstufe 'Supervisor' hinterlegt, kann auch der Supervisor Korrektur-Zahlungen vornehmen.

Nummernkreise speichern

Werden im Register 'Administration' Änderungen gemacht und gespeichert, so wird jeweils alles gespeichert bis auf die Nummernkreise. Um die Nummernkreise zu ändern und zu speichern, muss das Häkchen Neue Nummernkreise speichern aktiviert werden. Nummernkreise sollen nicht während des laufenden Betriebs geändert und gespeichert werden. Der Grund hierfür ist, dass die Nummern aus Umbrella.net in die Datenbank geladen werden. Wenn zu diesem Zeitpunkt neue Dossiers erstellt werden, können Dossiernummern doppelt vergeben werden.

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