Zahlungen: Unterschied zwischen den Versionen

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Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Karte' aufgeführt ist, so wird in Umbrella.net eine Kreditkartenzahlung abgewickelt.  
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Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Karte' aufgeführt ist, so wird in Umbrella.net eine Kreditkartenzahlung abgewickelt. Zusätzlich zu den im Standardablauf beschriebenen Felder, öffnen sich folgende Feler:
  
  
  
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| Kundenkreditkarte
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| Wurde auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert, so kann diese über das Dropdown-Menü ausgewählt werden. Wurde noch keine Kreditkarte erfasst, resp. soll eine andere Kreditkarte erfasst werden, hier die Option 'Andere' wählen.
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| Kreditkartentyp
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| Der Kreditkartentyp wird anhand des auf dem 1. Zahlungsscreen gewählten Zahlungsmittel gesetzt und kann hier nicht mehr manuell verändert werden.
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| Name auf der Karte
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| Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen.
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| Kreditkartennummer
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| Hier wird die Kreditkartennummer eingetragen, mit welcher die Zahlung abgewickelt werden soll.
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| Ablaufdatum
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| In diesem Feld wird das Ablaufdatum der Kreditkarte eingetgetragen.
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| Kreditkarte speichern
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| Das Häkchen hier muss gesetzt werden, wenn die soeben erfasste Kreditkarte auf dem Kunden abgespeichert werden soll.
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Version vom 30. Januar 2013, 15:39 Uhr

Übersicht

Über diesen Bildschirm werden Kundenzahlungen abgewickelt. Es können verschiedene Arten von Zahlungen abgewickelt werden, so beispielsweise Bankzahlungen oder Barzahlungen, Geschenkgutschein-Zahlungen, Kreditkarten-Zahlungen oder im Falle von Commercial Lodge-Zahlungen.

Kreditkartenzahlungen

Layout

1. Screen Zahlungen


2. Screen Zahlungen

Benutzeroberfläche

1. Zahlungsscreen

Feld Beschreibung
Kunde * Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt. Über den grünen Pfeil am rechten Rand des Feldes kann der ausgewählte Kunde in Umbrella.net geöffnet werden.
Zahlungsmittel Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Es stehen die folgenden Zahlungsmittel zur Verfügung:
  • Karten: Hier können die verschiedenen Kreditkartenarten ausgewählt werden
  • Gutscheine (Nummer in Umbrella erfasst): Dieses Zahlungsmittel wird ausgewählt für Gutscheine, welche in Umbrella.net erfasst wurden.
  • Andere: Dieses Zahlungsmittel ist u.a. verfügbar für Bankzahlungen oder Barzahlungen.
Zahlungsweg Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Die Auswahl im Dropdown-Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird:
  • n/a: Dieser Zahlungsweg wird gewählt, wenn keiner der anderen verfügbaren Zahlungswege zutrifft.
  • BSP: Dieser Zahlungsweg wird dann gewählt, wenn eine BSP Zahlung manuell im Dossier angefügt werden muss.
  • Module: SaferpaySaferpay: Dieser Zahlungweg wird gewählt, wenn eine Saferpay-Zahlung entgegengenommen werden soll.
  • Module: DatatransDatatrans: Dieser Zahlungsweg wird gewählt, wenn eine Datatrans-Zahlung entgegengenommen werden soll.
  • Module: EFT PosEFT POS: Dieser Zahlungsweg wird gewählt, wenn eine Zahlung über das EFT POS - Gerät abgewickelt werden soll. Dieser Zahlungsweg ist nur für Kuoni und TUI anwendbar.
Lodge
Module: CommercialWenn manuell eine Lodge-Zahlung erfasst werden soll, muss hier das Häkchen gesetzt werden. Lodge-Zahlungen sind nur in Commercial-Dossiers möglich, wenn entweder auf dem Dossierinhaber oder dem Rechnungsempfänger eine Lodge-Kreditkarte hinterlegt ist.


Manuelle Zahlung
Hiermit wird eine automatische maschinelle Zahlungsverarbeitung unterbunden, die Zahlung aber dennoch mit dem gewählten Zahlungsweg registriert. Für Barzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.


2. Zahlungsscreen

Feld Beschreibung
Kunde Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Zahlungsscreen übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden.
Rechnung Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.

Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt.

Betrag In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben.
Module: Fremdwährung

Wird mit dem Modul Fremdwährung gearbeitet, kann hier zuerst zwischen den Währungen CHF, EUR, USD und GBP gewählt werden. Anschliessend wird der Betrag der Zahlung eingegeben.

Module: FremdwährungBetrag in CHF
 Wurde im Feld Betrag ein Betrag in Fremdwährung eingegeben, so wird hier der in CHF umgerechnete Betrag eingegeben.
Module: FremdwährungWechselkurs
Hier wird automatisch der Wechselkurs der gewählten Währung in Relation zu CHF angezeigt.
Datum Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden.
Bemerkung Bei Bedarf kann hier eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung dieser Zahlung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen hier gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Zahlung erfassen mit Zahlungsmittel 'Andere'

Zahlungsmitel, welche unter 'Andere' erfasst sind, entsprechen dem Standard-Zahlungsprozess.




Zahlung erfassen mit Zahlungsmittel 'Gutscheine (Nummer in Umbrella erfasst)

Wird auf dem 1. Zahlungsscreen das Zahlungsmittel 'Geschenkgutschein' gewählt, so können Geschenkgutscheine an Zahlung genommen werden, welche in Umbrella.net erfasst worden sind. In der Gutscheinverwaltung sind die in Umbrella.net erfassten Geschenkgutscheine ersichtlich.

Geschenkgutschein


Auf dem 2. Zahlungsscreen unterscheiden sich die folgenden Felder von denen im Standardablauf beschriebenen Felder:

Feld Beschreibung
Gutschein In diesem Feld wird die Nummer des im Umbrella.net erfassten Geschenkgutscheines eingetragen.
Betrag Der Betrag wird automatisch eingetragen und entspricht dem Wert des Geschenkgutscheines. Dieser Betrag kann nicht manuell verändert werden.


Zahlung erfassen mit Zahlungsmittel 'Karten'

Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Karte' aufgeführt ist, so wird in Umbrella.net eine Kreditkartenzahlung abgewickelt. Zusätzlich zu den im Standardablauf beschriebenen Felder, öffnen sich folgende Feler:


Feld Beschreibung
Kundenkreditkarte Wurde auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert, so kann diese über das Dropdown-Menü ausgewählt werden. Wurde noch keine Kreditkarte erfasst, resp. soll eine andere Kreditkarte erfasst werden, hier die Option 'Andere' wählen.
Kreditkartentyp Der Kreditkartentyp wird anhand des auf dem 1. Zahlungsscreen gewählten Zahlungsmittel gesetzt und kann hier nicht mehr manuell verändert werden.
Name auf der Karte Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen.
Kreditkartennummer Hier wird die Kreditkartennummer eingetragen, mit welcher die Zahlung abgewickelt werden soll.
Ablaufdatum In diesem Feld wird das Ablaufdatum der Kreditkarte eingetgetragen.
Kreditkarte speichern Das Häkchen hier muss gesetzt werden, wenn die soeben erfasste Kreditkarte auf dem Kunden abgespeichert werden soll.




Standard-Prozess

Erweiterte Prozesse > was kommt dazu in Ergänzung / gegensatz 1. screen


Wird die Zahlung vor dem Nummerieren der Rechnung entgegengenommen, wird diese automatisch auf der Rechnung angezeigt.

Wird eine Zahlung nach Nummerierung der Rechnung entgegengenommen und einem bestehenden Dokument zugewiesen, wird sie auf der Rechnung nicht angezeigt. Die Rechnung muss dann zuerst neu nummeriert werden.

Existiert im Dossier noch keine Rechnung, wird im Feld 'Rechnung' automatisch 'Vorauszahlung' übernommen.

Open issue: Allgemein macht es wenig Sinn unterschiedliche FOP als einzelne Prozesse zu definieren


Kreditkartenzahlung erfassen

Präsenz-Zahlung

Der Kunde ist im Reisebüro anwesend und bezahlt die Reise mit seiner Kreditkarte über das EFT-Pos Ger[[ ät.


Distanz-Zahlung

Der Kunde ist nicht im Reisebüro anwesend. Die Zahlung wird im Umbrella über Datatrans oder Saferpay abgewickelt (je nachdem mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird).

Es werden verschiedene Arten von Kreditkartenzahlungen unterschieden: • Kreditkartenzahlungen über das EFTpos-Gerät (Präsenz-Zahlung) • Kreditkartenzahlungen über Datatrans oder Saferpay (Distanz-Zahlung) • Kreditkartenzahlung BSP


Zahlung erfassen via Datatrans oder Saferpay

Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚Datatrans‘ resp. ‚Saferpay‘.

Feld Beschreibung
Kunde Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
Zahlungsmittel Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
Zahlungsweg Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
Manuelle Zahlung Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.

Wenn das Häkchen hier für Korrekturzwecke aktiviert wird, wird bei Datatrans / Saferpay keine Zahlung ausgelöst.

Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:


Feld Beschreibung
Kunde Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
Rechnung Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
Betrag Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.

(Hinweis: Je nach Vertrag zwischen dem Reisebüro und Saferpay/Datatrans können keine Fremdwährungszahlungen abgewickelt werden).

Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.

Datum Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
Kundenkreditkarte Falls auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert wurde, kann diese über das Drop-Down Menü ausgewählt werden.

Soll eine neue Kreditkarte benutzt resp. gespeichert werden, ‚Andere Kreditkarte‘ auswählen.

Bei Datatrans werden die Kreditkartendaten in Umbrella.net verschlüsselt. Im Hintergrund werden die Daten an Datatrans gesendet und stehen so für zukünftige Transaktionen bereit.

Kreditkardendaten Falls die Kreditkarte nicht auf dem Kunden gespeichert wurde, können die Daten hier eingetragen und ggf. gespeichert werden.

Hinweis: Bei Zahlungen über Datatrans werden die Kreditkartendaten automatisch verschlüsselt.

Bemerkung Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.


Bereich Storno

Zahlungen können storniert werden, sofern noch kein Tagesabschluss gemacht wurde. Wurde der Tagesabschluss bereits erstellt, so muss der Betrag gutgeschrieben werden.

Um die Zahlung zu stornieren, auf das Icon klicken.

Es erscheint eine Meldung, diese bestätigen.

Die Zahlung wird nun kursiv im Dossier dargestellt.


EFT-Pos Zahlung erfassen

Hinweis: Um Kreditkartenzahlungen über das EFTpos-Gerät entgegennehmen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚EFTPos‘ gearbeitet werden.

Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.


Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚EFT POS‘.

Feld Beschreibung
Kunde Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
Zahlungsmittel Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
Zahlungsweg Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
Manuelle Zahlung Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.

Wenn das Häkchen hier für Korrekturzwecke aktiviert wird, wird über das EFT-Pos Gerät keine Zahlung ausgelöst.

Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:

Feld Beschreibung
Kunde Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
Rechnung Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
Betrag Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.

(Hinweis: Je nach Vertrag zwischen dem Reisebüro und Saferpay/Datatrans können keine Fremdwährungszahlungen abgewickelt werden).

Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.

Datum Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
Bemerkung Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.

Wird dann auf ‚Hinzufügen‘ geklickt, so hat der Kunde 60 Sekunden Zeit die Kreditkarte ins Gerät zu schieben und den Betrag zu bestätigen, resp. den Code einzugeben.

Bei erfolgreicher Transaktion wird die Zahlung im Dossier unter ‚Zahlungseingänge‘ ersichtlich und falls das Häkchen aktiviert wurde, öffnet sich die Quittung.


Kreditkartenzahlung BSP

Nach Import der Flugbuchung erscheint die BSP-Zahlung automatisch im Bereich ‚Zahlungseingänge‘. Die Zahlung wird auf der Rechnung dann automatisch abgezogen. Falls eine BSP-Zahlung nacherfasst werden muss, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Beim Zahlungsweg ‚BSP‘ auswählen.

Feld Beschreibung
Kunde Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person/Firma handelt.
Zahlungsmittel Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
Zahlungsweg Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für BSP-Zahlungen muss der Zahlungsweg 'BSP' angweählt werden.
Manuelle Zahlung Die Funkton 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Für manuelle BSP-Zahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.

Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:

Feld Beschreibung
Kunde Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
Rechnung Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
Rechnungsposition Für die manuelle Nacherfassung einer BSP-Zahlung muss hier eine Rechnungsposition ausgwählt werden.
Betrag Der Betrag wird automatisch von der ausgewählten Rechnungsposition übernommen.
Datum Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
Kundenkreditkarte Falls die Kreditkarte auf dem Kundenprofil gespeichert ist, kann diese hier über das Drop-Down-Menü ausgewählt werden.
Kreditkartendaten Wurde im Feld 'Kundenkreditkarte' die Option 'Andere Kreditkarte' gewählt, werden hier die Kreditkartendaten eingetragen und ggf. gespeichert.
Bemerkung Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.


Module: Commercial


Commercial Zahlungen erfassen

Manuelle Lodgezahlung

Um eine manuelle Lodgezahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf AirPlus resp. Amex BTA umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.

Feld Beschreibung
Kunde Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person/Firma handelt.
Zahlungsmittel Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
Zahlungsweg Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für manuelle Lodgezahlungen muss der Zahlungsweg `n/a` angewählt werden.
Lodge Für manuelle Lodgezahlungen muss das Häkchen 'Lodge' aktiviert sein.
Manuelle Zahlung Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.

Für manuelle Lodgezahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.

Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:

Feld Beschreibung
Kunde Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
Rechnung Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
Rechnungsposition Für Lodgezahlungen muss eine Rechnungsposition ausgewählt werden.
Betrag Der Betrag wird von der ausgewählten Dossierposition übertagen.
Datum Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
Kundenkreditkarte Es wird die auf dem Kunden hinterlegte Lodge-Kreditkarte vorgeschlagen.
Kreditkartendaten Es werden die Kreditkatendaten der gespeicherten Lodge-Kreditkarte angezeigt. Es ist nicht möglich, Lodge-Kreditkarten in diesem Fenster zu speichern. Diese müssen im Kundenprofil gespeichert werden.
Bemerkung Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach hinzufügen der Zahlung die Quittung.


Manuelle Lodge BSP Zahlung anfügen

Falls eine BSP-Zahlung nacherfasst werden muss, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte d.h. Airplus resp. American Express umgestellt werden. Beim Zahlungsweg ‚BSP‘ auswählen.

Feld Beschreibung
Kunde Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
Zahlungsmittel Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
Zahlungsweg Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für BSP-Zahlungen muss der Zahlungsweg 'BSP' angewählt werden.
Lodge Für manuelle BSP-Direktzahlungen mit Lodge-Kreditkarten muss das Häkchen 'Lodge' aktiviert sein.
Manuelle Zahlung Die Funktion 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.

Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:

Feld Beschreibung
Kunde Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
Rechnung Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
Rechnungsposition Für die manuelle Nacherfassung einer BSP-Zahlung muss hier eine Rechnungsposition ausgewählt werden.
Betrag Der Betrag wird automatisch von der ausgewählten Rechnungsposition übernommen.
Datum Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
Kundenkreditkarte Es wird die auf dem Kunden hinterlegte Lodge-Kreditkarte vorgeschlagen.
Kreditkartendaten Es werden die Kreditkatendaten der gespeicherten Lodge-Kreditkarte angezeigt. Es ist nicht möglich, Lodge-Kreditkarten in diesem Fenster zu speichern. Diese müssen im Kundenprofil gespeichert werden.
Bemerkung Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.


Zahlung in Fremdwährung

(Modul)

Eine Barzahlung in einer Fremdwährung wird über ‚Zahlung anfügen‘ angefügt.

Feld Beschreibung
Rechnung Auswählen zwischen einer bestehenden Rechnung (nummeriert oder unnummeriert) und 'Vorauszahlung'.
Kunde Automatisch wird der Dossier-Inhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
Zahlungswährung Hier die Fremdwährung über das Drop-Down Menü wählen, es stehen EUR, GBP und USD zur Verfügung.
Betrag Hier manuell den Betrag in Fremdwährung einfügen.
Betrag in CHF Umbrella rechnet den Betrag automatisch in CHF um.
Wechselkurs Der aktuelle Kurs wird jeweils von der Buchhaltung bestimmt.
Zahlungsform Die entsprechende Zahlungsform anwählen. Es werden Zahlungen in CHF und EUR (nur Noten) akzeptiert.

Auszahlung an Kunde

Bei einem Minusbetrag befindet sich auf dem Dokument der TExt 'Betrag erhalten', welches dem Kunden zur Unterschrift gegeben werden kann.


Zahlung löschen

Im Bereich Zahlungseingänge auf der Dossierübersicht befindet sich hinter jeder Zahlung ein Kreuzchen. Wenn Sie dieses Kreuzchen anklicken, wird die Zahlung gutgeschrieben. Sie erhalten eine neue Zahlung, welche die vorhergehende ausgleicht. Die beiden Zahlungsbelege sind nun kursiv geschrieben und grau hinterlegt.

Aus buchhalterischen Gründen können Zahlungen, welche sich bereits mal auf einer nummerierten Rechnung befunden haben, nicht mehr storniert werden. Solche Zahlungen müssen manuell (mit Payment-Out = Minus-Zahlung) korrigiert werden.

Teilrückerstattungen

Datatrans

Technische/Funktionale Details

  • Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse
  • In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
  • Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."


Zahlung stornieren

Es gelten folgende Prämissen:

  1. Ein Zahlungsstorno ist immer ein Korrektur, nie eine Auszahlung. Die zu stornierende Zahlung hat also so wie erfasst nie stattgefunden (ggf. falsches Datum, falscher Betrag, falsche Zahlungsform etc.). Auszahlungen werden separat als negative Zahlungen erfasst. Daraus folgt dass das Valutadatum eines Zahlungsstornos immer auf das Zahlungsdatum selbst gesetzt.
  2. Ein Zahlungsstorno darf nicht nachträglich eine OP Liste verändern.

Um obige Prämissen einzuhalten, darf eine Zahlung nicht mehr storniert werden, falls

  1. es Zahlungsverteilungen gibt, welche schon storniert wurden, wobei das Stornodatum ungleich Zahlungsdatum ist
  2. es eine Zahlungsverteilung auf eine nummerierte Rechnung gibt, wobei:
    1. die Zuweisung der Zahlungsverteilung NACH dem Zahlungsdatum erfolgte
    2. die Rechnung NACH erfolgter Zahlungsverteilung nummeriert wurde.

Hintergrund zu (1): wird eine Zahlung storniert, dann werden auch alle Zahlungsverteilungen per Zahlungsdatum storniert. Gibt es nun schon stornierte Zahlungsverteilungen, würde bei diesen das Stornodatum neu auf das Zahlungsdatum gesetzt. Das verändert die historische OP-Liste und verletzt damit Prämisse 2.

Hintergrund zu (2): eine Zahlunsverteilung muss per Zahlungsdatum storniert werden. Die Zahlungsverteilung im Fall (2) hätte damit aber ein Stornodatum welches VOR dem Valutadatum liegt, die Rechnung würde für diesen Zeitraum invers offen sein.

Ungeachtet obiger Einschränkungen kann eine Zahlung mit Zahlungsdatum in der Zukunft immer storniert werden, da diese Zahlung keine historische OP-Liste beeinflussen kann.


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