Version vom 27. August 2013, 08:30 Uhr

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Weltweit über Umbrella.net Hotels buchen mit 8% Kommission.

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Die Suche kann durch folgende Kriterien eingeschränkt werden:

• Nur Hotels in der Nähe von - Dropdown Menü
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• Frühstück inbegriffen
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• Haustiere erlaubt
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• Küche/Kitchenette

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Bereich Suchresultate

Nach der Suche werden die verfügbaren Hotels aufgelistet und je nach Sortierung entsprechend eingereiht. Bei mehrseitigen Resultaten erscheint die Möglichkeit vorwärts oder rückwärts zu blättern.

Ein Klick auf den Hoteltitel führt zu Detailansicht der Unterkunft. Mit dem Link 'Merken' kann das Angebot (Hotel, Reisedaten, Zimmer) auf eine Merkliste gesetzt werden. Diese wird rechts oben angezeigt.

Im Register 'Zimmer buchen' werden alle verfügbaren Zimmer mit Detailbeschrieb aufgeführt. Die Stornobedingungn sind per Link abrufbar.

Um die Buchung vorzunehmen, ist die Angabe einer Kundenadresse sowie pro Zimmer ein Reisender anzugeben. Für die Abrechnung im Hintergrund stehen Ihnen 2 verschiedene Varianten zur Verfügung.

Die Buchungsmaske

Auf der rechten Seite werden die Eckdaten der Buchung inkl. Bruttopreisen noch einmal aufgelistet. Um die Buchung abzuschliessen, muss die Buchungsmaske vollständig ausgefüllt werden. Dazu gehören Kundendaten (Name/Strasse/PLZ/Ort), Zimmerangaben, die Belastungsart sowie das Einverständnis der Stornobedingungen.

Kundendaten

Integriert (Umbrella.net wird als Midoffice eingesetzt) So wie Sie es von der Dossiererstellung gewohnt sind, besteht hier die Möglichkeit einen bestehenden Kunden aus Ihrer Kundendatenbank zu suchen und auszuwählen. Falls es sich um einen Neukunden handelt, erfassen Sie mittels "neu zufügen" den Kunden einfach neu. Selbstverständlich finden Sie neu erfasste Kunden später auch in der Midoffice-Applikation Umbrella.net wieder vor.

Standalone (Umbrella.net Midoffice wird nicht verwendet)

Um die Buchung zu vervollständigen ist die Angabe der Kundendaten (Name/Adresse) notwendig. Diese müssen bei jeder Buchung neu eingegeben werden, auch wenn derselbe Kunde bereits einmal ein Hotelzimmer gebucht hat.

Zimmerangaben

Pro Zimmer wird der Name eines Hotelgasts verlangt. Bitte beachten Sie, dass die Angabe gewünschter Bettentypen, Raucher/Nichtraucher-Präferenzen sowie weitere Informationen (Freetext, wenn möglich immer in Englisch erfassen) zwar ans Hotel weitergeleitet werden, jedoch dazu keine Verbindlichkeit besteht.

Belastungsart

Die wohl einfachste Belastungsart erfolgt via Lastschrift (BDD). Es ist jedoch auch möglich, die Kosten für das Hotel über eine Kreditkarte abzuwickeln. Sobald Sie die entsprechende Belastungsart anwählen, öffnen sich weiter unten aber Eingabefelder für die Kreditkartendetails. Details hinsichtlich der Abrechnung im Hintergrund sowie der Kommissionierung finden Sie hier.

Ihr Einverständnis

Vergessen Sie auf keinen Fall, vor Abschluss "jeder" Buchung die Stornobedingungen genau durchzulesen! In den meisten Fällen verrechnet Ihnen Expedia Inc. keine Gebühren, jedoch steht es jedem Hotel frei, eigene Annullationsbedingungen aufzustellen. Mit Ihrem Einverständis bestätigen Sie zudem, die Geschäftsbedingungen von Travelnow.com* gelesen zu haben.

Mit dem Button "Buchen" wird die Hotelreservation definitiv getätigt.

Mit Abschluss der Buchung wird in "webhotels - powered by Expedia" einerseits eine Buchung mit Bestätigungsnummer erstellt und gleichzeitig ein E-Mail von Travelnow.com* an den eingeloggten User generiert.

Nach Abschluss der Buchung steht pro Zimmer ein Hotelvoucher in englischer Sprache zur Verfügung, der optional ausgedruckt werden kann.

Nach Abschluss der Buchung wird diese mit Bestätigungsnummer in webhotels Expedia angezeigt und ist über die Liste auch später jederzeit wieder aufrufbar. Über den Link "Reisedokument" kann/können der/die Hotelvoucher (pro Zimmertyp 1 Voucher, achtung Scrollbalken verwenden) als PDF geöffnet und ausgedruckt werden. Dieser präsentiert sich immer in der Sprache Englisch und enthält alle für das Check-In relevanten Angaben.

Zimmerbeschieb

Der Zimmerbeschrieb wird in der zuvor gewählten Kundensprache (bei standalone Kunden ist dies immer die Sprache Englisch) ausgewiesen, da sich später bei der Übertragung der Buchung ins Umbrella.net der Beschrieb ja einheitlich mit der Rechnung verhalten soll. Falls Sie eine andere Kundensprache als Englisch gewählt haben (nur für integrierte User), den "englischen" Vocher jedoch gerne einheitlich halten möchten, so haben Sie rechts im Feld "Zimmer" die Möglichkeit sprachliche Anpassungen vorzunehmen. Keinen Einfluss hingegen haben Sie auf die Remarks des Vouchers, welche sich aus Check-In/Check-Out Informationen, den von Ihnen zuvor erfassten Kundenwünschen ans Hotel sowie einem fixen Satz zusammensetzen.

Voucherlayout

Bei standalone Kunden ist das Voucherlayout fix vorgegeben und kann nicht verändert werden. Bei Kunden, die Umbrella.net als Midoffice verwenden, entspricht das Voucherlayout jenem des Reiseprogramms. Dieses kann individuell mit Hilfe der Dokumentelemente angepasst werden.

Je nach gewählter Abrechnungsart erfolgt die Abrechnung und Kommissionierung im Hintergrund unterschiedlich. Die wohl einfachste und bequemste Art der Abrechnung erfolgt über Lastschrift (BDD).

Auf einer abgeschlossenen Hotelbuchung werden links unten stets die aktuellsten Zahlungsinformationen ausgewiesen. Darin enthalten Brutto/Nettopreis sowie Steuern/Abgaben/Gebühren und die Kommission. Darüber hinaus wird die gewählte Belastungsart sowie der USP-Beleg angezeigt.

Umbrella Settlement Plan (USP)

Der Umbrella Settlement Plan ist eine Plattform für die Verrechnung von Dienstleistungen, die über und von Umbrella bezogen werden. Unabhängig davon, ob als Belastungsart "Lastschrift (BDD)" oder "Kreditkarte" gewählt wurde, werden die dazugehörigen Belege im USP aufgelistet. Eine klare Übersicht also über ausstehende/abgerechnete Belege und darüber, ob die entsprechende Belastung/Gutschrift auf Ihr Bankkonto bereits erfolgte. Details

Belastungen / Gutschriften

Belastungsart BDD (Lastschrift)

Sofern Sie bei der Buchung die Belastungsart BDD gewählt haben, werden Ihnen jeweils die Nettopreise der Hotels per Lastschrift belastet. Die dazugehörigen Belege werden im Umbrella Settlement aufgelistet.

Belastungsart Kreditkarte

Haben Sie im Buchungsablauf die Belastungsart Kreditkarte gewählt? In diesem Fall wird der Bruttopreis der Hotels der entsprechenden Karte belastet. Die Kommission ist im Umbrella Settlement Plan ersichtlich und wird periodisch Ihrem Bankkonto gutgeschrieben.

Die Weiterverrechnung an den Reisenden ist Sache des Reisebüros. Falls Sie mit einem andern System als mit Umbrella arbeiten, nehmen Sie die Verrechnung wie gewohnt vor. Umbrella-Midoffice Kunden hingegen profitieren von einer automatischen Datenübertragung.

Integrierte Kunden

Wenn Sie Umbrella.net als Midoffice verwenden, dann profitieren Sie von einer automatischen Datenübertragung. Direkt nach Abschluss der Buchung in "webhotels Expedia" finden Sie auf Ihrem Arbeitsplatz eine Reservation vor. Diese wird wie alle anderen Reservationen (Amadeus, Galileo, CETS...) ganz normal verarbeitet. Mühsames Abschreiben der Hoteldaten ist somit nicht mehr notwendig, diese werden als Leistung in Ihr angelegtes Dossier übertragen und stehen zur Verrechnung bereit.

Standalone Kunden

Falls Sie nicht mit Umbrella.net als Midoffice arbeiten, stellen Sie das gebuchte Hotel wie gewohnt Ihren Kunden in Rechnung. Es besteht auch die Möglichkeit, dass wir den elektronischen Record an Ihr Midoffice übermitteln, vorausgesetzt Ihr Systemlieferant unterstützt dies.

Buchung annullieren

Gemäss den Stornobedingungen können Buchungen entweder mit oder ohne zurückbleibende Gebühren annulliert werden. Die Annullation kann für die ganze Buchung, aber auch nur für einzelne Zimmer der Buchung erfolgen. Einfach den entsprechenden Button "Annullieren" an der richtigen Stelle betätigen, die Annullation bestätigen, et voilà. Die Gutschrift im Hintergrund erfolgt auf dieselbe Weise, wie die Belastung bei der Buchung.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Anmeldung

Um Hotelbuchunen über 'webhotels - poewered by Expedia' vorzunehmen benötigt es eine Anmeldung über Umbrella Organisation U+O AG.

Anmeldeformular: http://www.umbrella.ch/de/expediaanmeldung.html

Suchen

Über den Button 'Suchen' werden die Hotels angezeigt, welche mit den vorgängig gewählten Suchkriterien übereinstimmen.

Technische/Funktionale Details

• Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse
• In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
• Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."