Einkauf

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Übersicht

Unter dem Menüpunkt 'Buchhaltung - Einkauf' können alle Einkäufe angezeigt werden.

Layout

Einkäufe selektieren


Einkäufe

Benutzeroberfläche

Bereich Einkäufe selektieren


Einkäufe selektieren


Feld Beschreibung
Rechnungsnummer Mit der Eingabe der genauen Rechnungsnummer des Lieferanten kann nach einem einzelnen Einkauf gesucht werden.
Einkaufnr. Suche mittels der Einkaufsnummer (wird vom System automatisch vergeben). Wird ein bestimmter Einkauf gesucht, muss dessen Nummer in beiden Feldern eingetragen werden.
Betrag Die Einkäufe können nach Beträgen 'von', 'bis' und 'von - bis' selektiert werden.

Z.B. auf der Suche nach Einkäufen zwischen dem Betrag 200.00 bis 300.00 wird das Feld links mit 200.00 und das Feld rechts mit 300.00 ausgefüllt.

Unbezahlt Beim Aktivieren dieses Feldes werden alle offenen Einkäufe angezeigt.
Ohne Dossier Beim Aktivieren dieses Feldes werden alle ungebundenen (ohne Dossier) Einkäufe angezeigt.
Nur BSP Beim Aktivieren dieses Feldes werden alle mit Kreditkarte bezahlten Einkäufe angezeigt.
Lieferant Es kann nach Einkäufen von einem bestimmten Lieferanten gesucht werden.
Rechnungsdatum (von/bis) Die Einkäufe können nach Rechnungsdatum 'von', 'bis' und 'von - bis' selektiert werden.

Z.B. auf der Suche nach Einkäufen mit Rechnungsdatum zwischen 01.01.2013 und 31.01.2013 wird das Feld links mit 01.01.2013 und das Feld rechts mit 31.01.2013 ausgefüllt.

Abreise (von/bis) Die Einkäufe können nach Abreisedatum 'von', 'bis' und 'von - bis' selektiert werden.

Z.B. auf der Suche nach Einkäufen mit Abreisedatum zwischen 01.07.2013 und 31.07.2013 wird das Feld links mit 01.07.2013 und das Feld rechts mit 31.07.2013 ausgefüllt.

Status Mittels Dropdown kann nach Einkäufen mit einem bestimmten Status gesucht werden.
Währung Mittels Dropdown kann nach Einkäufen mit einer bestimmten Währung gesucht werden.


Buttons:

Suchen Die Suche nach Einkäufen kann durch Eingaben in die verschiedenen Felder eingeschränkt werden. Beim Anklicken des Buttons 'Suchen' ohne Einschränkungen wird nach allen Einkäufen gesucht. Der Bildschirm kann auf einen Blick 1 - 50 Einkäufe gleichzeitig aufzeigen.

Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: Suchfunktionen in Umbrella.net

Neu Beim Anklicken des Buttons 'Neu' wird ein neuer Einkauf ohne Dossierzuweisung erstellt.




Bereich Suchresultate


Falls nach bestehenden Filialen gesucht wurde, werden hier die Suchresultate angezeigt.


Suchresultate

Im Bereich Suchresultate werden die Einkäufe angezeigt.


Mit dem Link 'Alle' werden alle angezeigten Einkäufe markiert. Mit dem Link 'Keine' wird das Häkchen bei allen markierten Einkäufen entfernt.


Feld Beschreibung
Kästchen Die markierten Einkäufe können mit einer Sammelzahlung bezahlt werden.
Nr. Die vom System erstellte Einkaufs-Nummer.
Status Der Status des Einkaufs.
Lieferant Der Lieferant des Einkaufs.
BSP Das X zeigt die Einkäufe mit einer BSP Direktzahlung auf.
Dossier Link zum Dossier mit Titel und Dossiernummer, in welchem der Einkauf erfasst ist.
Flugticket für Name des Teilnehmers bei Flugtickets
Abreise Abreisedatum des Einkaufs
Inhaber Dossierinhaber
WHG
Module: FremdwährungWährung des Einkaufs
Betrag Totalbetrag des Einkaufs
Rg.-datum Rechnungsdatum des Einkaufs
Rg.-Nr. Rechnungsnummer des Einkaufs. Bei Flugtickets steht hier die Flugtickenummer.
Offen Offener Betrag des Einkaufs


Beim Anklicken des Buttons 'Auf definitiv setzen' werden die provisorischen, markierten Einkäufe auf definitiv gesetzt.


Bereich Selektierte

Selektierte


Wird ein einzelner Einkauf im Bereich Suchresultate angeklickt (Doppelklick), werden die Details unten angezeigt.

Die unten aufgeführten Felder können auf einem provisorischen Einkauf generell alle manuell bearbeitet werden. Die meisten Arbeitsschritte erfolgen jedoch automatisch, wie z.B. durch Importe oder das Nummerieren der Rechnung. Die Felder, welche gelegentlich, je nach Einkaufstyp und Arbeitsweise, bearbeitet werden, sind mit (!) gekennzeichnet. Siehe Einkaufsfelder bearbeiten für die Bearbeitung der einzelnden Felder.

Feld Beschreibung
Nr. Wird aus dem System generiert.
Für Berechtigungen Buchhalter und Supervisor gibt es hier den Link zum Beleg.
Module: BuchhaltungBei einem definitiven Einkauf sind auf dem Beleg die Journaleinträge aufgeführt.
Dossier Im Feld Dossier ist der Inhaber, der Dossiertitel, die Destination und die Dossiernummer aufgeführt. Dieses Feld ist nur auf dem Schirm Buchhaltung -> Einkauf ersichtlich.
Dossierposition Dossierposition aus dem Doceditor. Es werden die Texte aus dem Titel und der Totalverkaufsbetrag angezeigt. In der Auswahlliste sind alle Dossierpositionen des Dossiers vorhanden
Flugticket Flugticket aus dem Doceditor. Es wird das Ticketfeld angezeigt. Dieses Feld ist nur bei Flugleistungen ersichtlich. In der Auswahlliste sind alle Flugtickets des Dossiers vorhanden.
Produkt Das im Doceditor angegebe Produkt.
Lieferant Der auf dem Produkt gespeicherte Lieferant. Beim Auswählen eines anderen Produkts im Feld Produkt wird der Lieferant automatisch angepasst (siehe auch Produkt - Benutzeroberfläche).
Abreise (!) Abreisedatum der ersten Leistung der Dossierposition aus dem Doceditor.
Verkaufspreis in CHF Hier ist der Verkaufspreis in CHF eingegeben. Ausser bei Package Builder Einkäufen entspricht der Verkaufspreis dem Betrag der Dossierposition.
VG in CHF Die VG aus dem Doceditor, wird nie auf der Einkaufsmaske eingegeben!
Einkaufspreis in CHF
Module: FremdwährungDieses Feld ist nur mit aufgeschaltetem Modul Fremdwährung und Einkauf in Fremdwährung ersichtlich und zeigt den Einkaufspreis in CHF auf.
Währung
Module: FremdwährungDieses Feld ist nur mit aufgeschaltetem Modul Fremdwährung ersichtlich und zeigt die Währung des Einkaufs auf.
Einkaufspreis (!) Der Nettobetrag wird hier ausgewiesen. Aus der Differenz zwischen dem Verkaufs- und dem Einkaufspreis wird die Kommission des Einkaufs berechnet.
MWST(!) Das Total der in den MWST-Feldern ausgefüllten Beträgen muss das Total des Einkaufspreises ergeben. Bei inkonsistenter MWST-Verteilung kann der Einkauf nicht gespeichert werden.
Rechnungsdatum (!) Das Rechnungsdatum des Einkaufs.
Rechnungs-Nr. (!) Die Rechnungsnummer des Lieferanten.
Flugticket Flugticketnummer aus dem Doceditor. Dieses Feld ist nur bei Flugleistungen ersichtlich.
Status (!)
  • Provisorisch
  • Definitiv
  • Annulliert
  • Interne Gutschrift
Bemerkung (!) Bei importieren Reservationen ist hier die Reservationsnummer, z.b. aus CETS, vermerkt. Es kann zudem eine Notiz eingegeben werden.
BSP CC Direkt(!) Bei Flugtickets mit importierten BSP Zahlungen ist das Feld 'BSP' aktiviert.
Kommission CHF Differenzbetrag aus Verkaufspreis CHF und Einkaufspreis CHF
Kommission (%)
Standardkommission Dieser Kommissionssatz ist auf dem Produkt hinterlegt (siehe Produkt - Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf. Dieses Feld ist mit aufgeschalteten Modul Kuoni nicht ersichtlich.
Erlaubter Kommissionbereich
VG in CHF Entspricht dem Feld VG in CHF.
Nettogewinn CHF Totalbetrag aus Kommission und VG in CHF.


Bereich Zahlungen / Gutschriften

Die Arbeitsabläufe zum Bereich Zahlungen / Gutschriften befinden sich unter Lieferantenzahlung oder Gutschrift zu einem Einkauf hinzufügen


Feld Beschreibung
Offener Betrag Der offene Betrag des Einkaufs
Lieferantenzahlung Hier wird eine Lieferantenzahlung angefügt.
Dieses Feld kann nur mit der Berechtigung Superuser, Buchhalter oder Supervisor bearbeitet werden.
Gutschrift Hier wird eine interne Gutschrift oder ein ungebundener Einkauf mit Negativbetrag (Gutschrift) angefügt.
Dieses Feld kann nur mit der Berechtigung Superuser, Buchhalter oder Supervisor bearbeitet werden.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Neuen Einkauf erstellen

Dossier öffnen

(Unterschied 'grüner Pfeil' oder 'Link' je nach Status (provisorisch, definitiv) auf dem Einkauf.

Produkt öffnen

Lieferant öffnen (Unterschied gleich gem. oben und der Zugriff nur mit Berechtigung Supervisor, Teller)

Einkauf bearbeiten

Link zur Seite


Copy/paste aus Doku zum Dossier:


Bei einer elektronischen Buchung (Galileo, Amadeus, Worldspan, Sabre, CETS, Touronline etc.) wird der Einkauf während dem Import einer Reservation automatisch erstellt und damit einem Dossier, resp. einer Dossierposition zugeordnet.


http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Einkauf%20beim%20Import.pdf

Der Einkauf entspricht dem Nettobetrag der Lieferantenrechnung/en pro Dossier. Die Marge (Nettogewinn) wird somit pro Dossier ausgewiesen. Die Auftragsgebühren werden mit 100% Kommission ausgewiesen und haben keine Einkaufsposition. Der Einkauf wird in der Lasche Einkauf aufgeführt. Die Marge (Nettogewinn in CHF und in %) wird auf der Dossierübersicht, Bereich Finanzen aufgeführt.


http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Einkauf%20beim%20Import.pdf


Um einen Einkauf zu ändern wechseln Sie auf dem Dossier ins Register 'Einkauf'. Öffnen Sie die gewünschte Einkaufsposition.

Solange die Einkaufsposition auf Status 'Provisorisch' ist, können Sie den Einkauf verändern und speichern.

Wenn der Status auf definitiv gesetzt wurde, können Sie den Einkauf nicht mehr verändern, da die Daten bereits in die Buchhaltung übergeben wurden. Sie können den Einkauf annullieren und einen neuen erstellen.


Um einen Einkauf zu annullieren, öffnen Sie die zu annullierende Einkaufsposition und klicken auf den Button 'Löschen'.

Die Annullation wird auf der Einkaufsposition unter 'Dieser Einkauf wird ausgeglichen durch' aufgeführt. Mit Klick auf den Link öffnet sich die Annullation.

Die Original Einkaufsposition sowie die dazugehörende Annullation finden Sie ebenfalls in der Einkaufsübersicht im Dossier. So haben Sie jederzeit die Übersicht über alle Einkaufspositio- nen und deren Annullation.

Um einen neuen Einkauf in einem Dossier zu erstellen klicken Sie auf den Button 'Neu'.

Sie erhalten eine neue Einkaufsmaske. Das Produkt, der Lieferant, das Abreisedatum und der Verkaufspreis werden von der ersten Dossierposition übernommen und können editiert werden. Füllen Sie die Felder inklusive Einkaufspreis aus und speichern Sie die Anpassungen.

Technische/Funktionale Details

Validierung

Beim Speichern eines Einkaufs werden folgende Validierungen durchgeführt:

  1. Mandatory fields (Lieferant, Produkt)
  2. Konsistente MwSt.-Verteilung


Berechnung der Kommission in %

Die Kommission in % wird anhand der folgenden Formel berechnet: (Verkaufspreis - VG - Einkaufspreis) / (Verkaufspreis - VG)

Margenprüfung