Mandant

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Gibt keine Text-Beschreibung, nur ein Screenshot.

Benutzeroberfläche

Register Einstellungen

Bereich Einstellungen

Feld	Beschreibung
Name	Hier wird der Name des Mandanten angezeigt
erhöhte Passwortsicherheit	Mit der Aktivierung dieser kostenlosen Zusatzfunktion erhält das Umbrella.net Passwort bestimmte Vorgaben hinsichltich seiner Struktur (Länge, Zusammensetzung) und des Alter (Ablauf nach 90 Tagen). Zusätzlich dürfen die letzten 3 Passwörter bei der Wahl eines neuen Passwortes nicht wiedeverwendet werden. Empfohlen, um Missbräuchen vorzubeugen.
Automatische ESR	Mit diesem Modul wird beim Nummerieren der Rechnungen eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Nach dem Einlesen des DTA files, welches von der Bank/Post zugeschickt wird, werden anhand der Referenznummern die Rechnungen erkannt. Die Zahlungen können dann automatisch zugewiesen werden.
Standard Exportgruppe	x
Setup validieren	x

Module: Commercial

Bereich Amex Business Travel Account

Feld	Beschreibung
BTA agent reference code (invoice)	gemäss Amex-Vetrag
BTA agent reference code (charge)	gemäss Amex-Vertrag
Datei-Prefix (invoice)	x
Datei-Prefix (charge)	x
Nächste BTA Exportsequenz	wird automatisch erstellt

Register Administration

Bereich Allgemeine Daten

Feld	Beschreibung
Kunden ID	Wird vom System zugewiesen
Name	Name des Mandaten
Rechnungsadresse	Andresse des Mandanten
Land	Hier kann zwischen Scheiz und Oesterreich ausgewählt werden
Aktiv	Wenn der Mandant aktiv ist wird er hier markiert

Bereich Buchhaltung

Feld	Beschreibung
Schnittstellen-Typ	Hier wird die Schnittstelle für den Buchhaltungsexport in ein Fremdsystem ausgewählt
Exportfrequenz	Hier wird die Exportfrequenz festgelegt
Export Zustellung	Hier wird die Serveradresse für den Export eingetragen
Export Dateiname	Hier kann der Dateiname des Exports eingetragen werden
Export-Protokoll Dateiname	Hier kann der Name des Exportprotokolls eingetragen werden
Import-Frequenz	x
Import Dateiname	x
Letzter Belegimport	Hier erschein das Datum des letzten Belegimports

Auf Ihrem Mandanten ist der Standard für die BESR Zahlungen und für die Gruppierung des Exportes zu hinterlegen. Ebenfalls sind hier die Geschäftsjahre zu erfassen.

Wichtiger organisatorischer Hinweis: Bitte setzen Sie den Haken „Offen“ nur für das aktuelle Geschäftsjahr. Aufgrund dieser Angaben prüft das System, ob Datumseingaben im offenen Geschäftsjahr sind. Datumseingaben ausserhalb offener Geschäftsjahre werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Öffnen Sie ein neues Geschäftsjahr erst auf den Jahreswechsel hin.

Klicken Sie auf den Link „Setup validieren“ um vom System prüfen zu lassen, ob alle notwendigen Einstellungen erfolgt sind.

Bereich Optionen

Feld	Beschreibung
USP Partner	x
Fremdfilialen-Zugriff	x
Grosser Mandant	x
Behandle Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen	x
CRM-Export Zustellung	x
Dokumentlayout Theme	x

Bereich Module

Hier werden die entsprechenden Module angekreuzt blablabla....

Bereich Numberranges

Feld	Beschreibung
Neue Nummernkreise speichern	x
Nächste Dossiernummer	x
Nächste Quittungsnummer	x
Nächste Belegnummer	x
Nächste USP-Nummer	x
Nächste Kreditorenzahlungsnummer	x
Nächste Kundennummer	x

• Beschreibung der einzelnen Felder und wozu sie dienen.
• Bspl: Produkt - 'Allow multiple vendors'. Falls diese Option aktiviert ist, kann man im Doceditor ...

Arbeitsabläufe / Prozesse

Hier werden ALLE Prozesse beschrieben die auf dieser Seite möglich sind, dh. über alle Tabs!

Module

Automatischer ESR

Aufschaltung des Moduls

• Das ESR-Verfahren wird mit Hilfe einer Teilnehmernummer sowie einer Identifikationsnummer (nur bei Bank) realisiert. Beantragen Sie dafür bei Ihrer Bank (=BESR) oder bei Ihrer Post (=VESR) die notwendigen Formulare zur Anmeldung am BESR Verfahren. Nach erfolgter Anmeldung erhalten Sie von der Bank oder Post Ihre Teilnehmernummer und Kundenidentifikationsnummer. Gleichzeitig bestellen Sie bei Umbrella einige ESR–Papiere für den weiter unten erwähnten Testdruck. Diese senden wir Ihnen unverzüglich und kostenlos zu.

• Aktivieren Sie auf Ihrem Umbrella.net Mandanten (Verwaltung – Mandant) selbständig das 'automatische ESR-Modul'. Nach Erhalt Ihrer Teilnehmer- sowie der Identifikationsnummer (letztere nur bei Bank) ergänzen Sie auf den Filialeinstellungen Ihres Umbrella.net Zugangs (Verwaltung – Filiale) die notwendigen Eingabefelder.

-> Filiale

• Stellen Sie sicher, dass Sie über einen aktuellen Laserdrucker verfügen. Aufgrund der Vielfalt der auf dem Markt angebotenen Drucker konnten wir den ESR-Druck selbstverständlich nicht auf jedem Drucker einzeln überprüfen. Da Ihre Bank ⁄ Post ohnehin einige Testdruck-Exemplare verlangt (entsprechende Informationen erhalten Sie direkt von Ihrer Bank ⁄ Post, zusammen mit der Lieferung Ihrer Teilnehmer–⁄Identifikationsnummer) ergibt sich hierbei gleich die Möglichkeit mit Hilfe der gelieferten ESR–Papiere ausfindig zu machen, ob Ihr Drucker für den Druck von Einzahlungsscheinen geeignet ist.

• Gedruckt werden die Einzahlungsscheine auf extra dafür vorgefertigtes oranges ESR-Papier. Nach dem erfolgreichen Testdruck für Ihre Bank ⁄ Post (bitte OK-Bescheid von Bank ⁄ Post abwarten) können Sie dieses direkt bei uns bestellen, wobei die Lieferfrist ca. 1 Woche beträgt. Preis: CHF 85.00 pro 1000 Stück (exklusive MwSt. 8% sowie Versandkosten ⁄ Preisänderungen bleiben vorbehalten). Grössere Mengen ab 5000 Stück auf Anfrage. Die Verrechnung läuft wie gewohnt über Ihr Konto im Umbrella–Settlement–Plan (USP).

• Bitte beachten Sie, dass Support im Zusammenhang mit dem kostenlosen ESR-Modul kostenpflichtig ist. Dabei verrechnen wir wie gewohnt die regulären Supportkosten. Übrigens steht Ihnen der "Einzahlungsschein ohne vorgedruckten Betrag" (ESR+) auch nach der Aufschaltung des neuen Moduls "automatischer Einzahlungsschein (ESR)" uneingeschränkt zur Verfügung.

Automatische Erstellung des ESR

Der automatische ESR wird beim 'Nummerieren und Speichern' einer Rechnung erstellt.

Je nachdem, welche Zahlungskonditionen auf der Rechnung ausgewählt wurde, erstellt Umbrella.net automatisch einen oder zwei ESR (zwei ESR bei An–⁄Restzahlung).

Die ESR Nummer setzt sich wie folgt zusammen:

6 Stellen	Kundenidentifikationsnummer
2 Stellen	Versionierung (techn)
8 Stellen	Rechnungs–ID
7 Stellen	Dossiernummer (mit 0en aufgefüllt)
3 Stellen	Rechnungsnummer
1 Stelle	Prüfziffer (techn)

Automatischer ESR Drucken

siehe Doceditor

Technische/Funktionale Details

• Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse
• In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
• Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."