Zahlungen

Übersicht

Begriffsklärung

Zahlungsmittel	Unter Zahlungsmittel werden die zur Verfügung stehenden Mittel für die Zahlungsabwicklung verstanden. So z.B. 'Karten', 'Gutscheine' sowie 'Andere', beispielsweise für Barzahlungen.
Zahlungsweg	Der Zahlungsweg beschreibt, über welchen Weg die Zahlung abgewickelt wird. So beispielsweise über Datatrans, Saferpay, EFT-Pos oder BSP.

Übersicht Kundenzahlungen

Über diesen Bildschirm werden Kundenzahlungen abgewickelt. Es können verschiedene Arten von Zahlungen abgewickelt werden, so beispielsweise Bankzahlungen oder Barzahlungen, Geschenkgutschein-Zahlungen, Kreditkarten-Zahlungen oder im Falle von Commercial Lodge-Zahlungen.

Layout

Benutzeroberfläche

1. Zahlungsscreen

Feld	Beschreibung
Kunde *	Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt. Über den grünen Pfeil am rechten Rand des Feldes kann der ausgewählte Kunde in Umbrella.net geöffnet werden.
Zahlungsmittel	Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Es stehen die folgenden Zahlungsmittel zur Verfügung: Karten: Hier können die verschiedenen Kreditkartenarten ausgewählt werden Gutscheine (Nummer in Umbrella erfasst): Dieses Zahlungsmittel wird ausgewählt für Gutscheine, welche in Umbrella.net erfasst wurden. Andere: Dieses Zahlungsmittel ist u.a. verfügbar für Bankzahlungen oder Barzahlungen.
Zahlungsweg	Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Die Auswahl im Dropdown-Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird: n/a: Dieser Zahlungsweg wird gewählt, wenn keiner der anderen verfügbaren Zahlungswege zutrifft. Module: SaferpaySaferpay: Dieser Zahlungweg wird gewählt, wenn eine Saferpay-Zahlung entgegengenommen werden soll. Module: DatatransDatatrans: Dieser Zahlungsweg wird gewählt, wenn eine Datatrans-Zahlung entgegengenommen werden soll. Module: EFT PosEFT POS: Dieser Zahlungsweg wird gewählt, wenn eine Zahlung über das EFT POS - Gerät abgewickelt werden soll. Dieser Zahlungsweg ist nur für Kuoni und TUI anwendbar. BSP: Dieser Zahlungsweg wird dann gewählt, wenn eine BSP Zahlung manuell im Dossier angefügt werden muss.
Lodge	Module: CommercialWenn manuell eine Lodge-Zahlung erfasst werden soll, muss hier das Häkchen gesetzt werden. Lodge-Zahlungen sind nur in Commercial-Dossiers möglich, wenn entweder auf dem Dossierinhaber oder dem Rechnungsempfänger eine Lodge-Kreditkarte hinterlegt ist.
Manuelle Zahlung	Hiermit wird eine automatische maschinelle Zahlungsverarbeitung unterbunden, die Zahlung aber dennoch mit dem gewählten Zahlungsweg registriert. Für Barzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.

2. Zahlungsscreen

Darstellung des 2. Zahlungsscreen mit Zahlungsmittel 'Andere'

Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Andere' aufgeführt ist, so wird der 2. Zahlungsscreen wie folgt dargestellt:

Feld	Beschreibung
Kunde	Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Zahlungsscreen übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden.
Rechnung	Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt.
Betrag	In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben. Module: Fremdwährung Wird mit dem Modul Fremdwährung gearbeitet, kann hier zuerst zwischen den Währungen CHF, EUR, USD und GBP gewählt werden. Anschliessend wird der Betrag der Zahlung eingegeben.
Module: FremdwährungBetrag in CHF	Wurde im Feld Betrag ein Betrag in Fremdwährung eingegeben, so wird hier der in CHF umgerechnete Betrag eingegeben.
Module: FremdwährungWechselkurs	Hier wird automatisch der Wechselkurs der gewählten Währung in Relation zu CHF angezeigt.
Datum	Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden.
Bemerkung	Bei Bedarf kann hier eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung dieser Zahlung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen	Wird das Häkchen hier gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.

Darstellung des 2. Zahlungsscreen mit Zahlungsmittel 'Karten'

Module: Saferpay

<module name="Datatrans"> Zahlungswege Datatras oder Saferpay

Module: EFT Pos

Zahlungsweg EFT POS

Zahlung über EFT POS

Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird der Zahlungsweg 'EFT POS' gewählt, so verändert sich der 2. Zahlungsscreen im Gegensatz zum oben genannten Ablauf wie folgt:

Es ist nicht möglich, die Kreditkartendaten auf diesem Screen einzugeben. Beim Zahlungsweg 'EFT POS' ist der Kunde vor Ort in der Filiale und bezahlt die Reise mit der physischen Kreditkarte über das EFT Pos Gerät (Präsenz-Zahlung).

Feld	Beschreibung
Feld 1	Feldbeschreibung 1
Feld 2	Feldbeschreibung 2

Wird auf dem 1. Zahlungsscreen der Zahlungsweg 'Saferpay' oder 'Datatrans' gewählt, so verändert sich der 2. Zahlungsscreen wie folgt:

Wird auf dem 1. Zahlungsscreen der Zahlungsweg 'BSP' gewählt, so verändert sich der 2. Zahlungsscreen wie folgt:

Zahlung erfassen mit Zahlungsmittel 'Gutscheine (Nummer in Umbrella erfasst)

Wird auf dem 1. Zahlungsscreen das Zahlungsmittel 'Geschenkgutschein' gewählt, so können Geschenkgutscheine an Zahlung genommen werden, welche in Umbrella.net erfasst worden sind. In der Gutscheinverwaltung sind die in Umbrella.net erfassten Geschenkgutscheine ersichtlich.

Geschenkgutschein

Auf dem 2. Zahlungsscreen unterscheiden sich die folgenden Felder von denen im Standardablauf beschriebenen Felder:

Feld	Beschreibung
Gutschein	In diesem Feld wird die Nummer des im Umbrella.net erfassten Geschenkgutscheines eingetragen.
Betrag	Der Betrag wird automatisch eingetragen und entspricht dem Wert des Geschenkgutscheines. Dieser Betrag kann nicht manuell verändert werden.

Zahlung erfassen mit Zahlungsmittel 'Karten'

Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Karte' aufgeführt ist, so wird in Umbrella.net eine Kreditkartenzahlung abgewickelt. Zusätzlich zu den im Standardablauf beschriebenen Felder, öffnen sich folgende Feler:

Feld	Beschreibung
Kundenkreditkarte	Wurde auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert, so kann diese über das Dropdown-Menü ausgewählt werden. Wurde noch keine Kreditkarte erfasst, resp. soll eine andere Kreditkarte erfasst werden, hier die Option 'Andere' wählen.
Kreditkartentyp	Der Kreditkartentyp wird anhand des auf dem 1. Zahlungsscreen gewählten Zahlungsmittel gesetzt und kann hier nicht mehr manuell verändert werden.
Name auf der Karte	Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen.
Kreditkartennummer	Hier wird die Kreditkartennummer eingetragen, mit welcher die Zahlung abgewickelt werden soll.
Ablaufdatum	In diesem Feld wird das Ablaufdatum der Kreditkarte eingetgetragen.
Kreditkarte speichern	Das Häkchen hier muss gesetzt werden, wenn die soeben erfasste Kreditkarte auf dem Kunden abgespeichert werden soll. Ist in der Filialeinstellung das Häkchen gesetzt bei 'Kreditkarte auf Kunde speichern', so schlägt Umbrella.net standardmässig vor, die Kreditkarte zu speichern.

Technische/Funktionale Details

• Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse

• In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)

• Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."

Zahlung stornieren

Es gelten folgende Prämissen:

1. Ein Zahlungsstorno ist immer ein Korrektur, nie eine Auszahlung. Die zu stornierende Zahlung hat also so wie erfasst nie stattgefunden (ggf. falsches Datum, falscher Betrag, falsche Zahlungsform etc.). Auszahlungen werden separat als negative Zahlungen erfasst. Daraus folgt dass das Valutadatum eines Zahlungsstornos immer auf das Zahlungsdatum selbst gesetzt.
2. Ein Zahlungsstorno darf nicht nachträglich eine OP Liste verändern.

Um obige Prämissen einzuhalten, darf eine Zahlung nicht mehr storniert werden, falls

1. es Zahlungsverteilungen gibt, welche schon storniert wurden, wobei das Stornodatum ungleich Zahlungsdatum ist
2. es eine Zahlungsverteilung auf eine nummerierte Rechnung gibt, wobei:
   1. die Zuweisung der Zahlungsverteilung NACH dem Zahlungsdatum erfolgte
   2. die Rechnung NACH erfolgter Zahlungsverteilung nummeriert wurde.

Hintergrund zu (1): wird eine Zahlung storniert, dann werden auch alle Zahlungsverteilungen per Zahlungsdatum storniert. Gibt es nun schon stornierte Zahlungsverteilungen, würde bei diesen das Stornodatum neu auf das Zahlungsdatum gesetzt. Das verändert die historische OP-Liste und verletzt damit Prämisse 2.

Hintergrund zu (2): eine Zahlunsverteilung muss per Zahlungsdatum storniert werden. Die Zahlungsverteilung im Fall (2) hätte damit aber ein Stornodatum welches VOR dem Valutadatum liegt, die Rechnung würde für diesen Zeitraum invers offen sein.

Ungeachtet obiger Einschränkungen kann eine Zahlung mit Zahlungsdatum in der Zukunft immer storniert werden, da diese Zahlung keine historische OP-Liste beeinflussen kann.