Datenprüfungen Rechnung
Wird eine Rechnung gespeichert, werden jeweils die folgenden Datenprüfungen ausgeführt. In einige Fällen werden inkonsistente Daten automatisch angepasst.
Inhaltsverzeichnis
Speichern der Rechnung
Buchungsquelle prüfen
Es dürfen nie Daten von mehreren Buchungsquellen vermischt werden. Diese Prüfung stellt sicher dass das Dossier und der Rechnungsempänger dieselbe Buchungsquelle haben (oder dass Dossier und Rechnungsempänger explizit keine Buchungsquelle haben).
Schlägt diese Validierung fehl, kann die Rechnung nicht gespeichert werden.
Jede Position hat mindestens eine Preisposition
Jede Position muss mindestens eine Preisposition enthalten. Schlägt diese Validierung fehl, so wird automatisch eine Preisposition mit Betrag 0.00 eingefügt.
Nummerieren der Rechnung
Wird eine Rechnung nummeriert, laufen zusätzliche Prüfungen.
Dokumentempfänger
Der Dokumentempfänger muss aktiv sein. Schlägt diese Validierung fehl, kann die Rechnung nicht nummeriert werden.
Durch das Nummerieren der Rechnung erhöht sich der Debitorbetrag des Kunden. Übersteigt dieser Betrag die Kreditlimite, wird eine Warnung ausgegeben; die Rechnung kann aber trotzdem nummeriert werden.
Reisedaten sind konsistent
Ist auf einer Leistung Start- und Enddatum gesetzt, so darf das Enddatum nicht nach dem Startdatum liegen. Bei Flugleistungen gibt es eine Toleranz von 2 Tagen (Flüge über die Datumsgrenze).
Das Rückreisedatum des Dossiers insgesamt darf nicht mehr als ein (1) Jahr nach der Abreise liegen.
Schlägt diese Validierung fehl, kann die Rechnung nicht nummeriert werden.
Status der Leistungen
Hat eine Position, Leistung oder Segment einen Status 'Unbekannt' oder 'Option', kann die Rechnung nicht nummeriert werden. Hat eine Position, Leistung oder Segment einen Status 'Pending', wird eine Warnung ausgegeben; die Rechnung kann aber trotzdem nummeriert werden.
Zahlungskondition
Ist die Rechnung vollständig bezahlt, oder ist Auto-Lodge aktiviert, wird die ausgewählte Zahlungskondition nicht validiert.
- Die ausgewählte Zahlungskondition muss aktiv sein.
- Falls die Zahlungskondition sich auf das Abreisedatum bezieht muss das Dossier ein Abreisedatum gesetzt haben
- Das Fälligkeitsdatum des Betrags (Restbetrag bei ZK mit Vorauszahlung) darf nicht in der Vergangenheit liegen
- Bei einer ZK mit Vorauszahlung, darf das Fälligkeitsdatum der Vorauszahlung nicht nach dem Fälligkeitsdatum der Restzahlung liegen (dieser Fall entsteht bei Rechungsstellung kurz vor Abreise, Anzahlung in zB 10 Tagen und Restzahlung zB 30 Tage vor Abreise)
Schlägt eine oder mehrere dieser Validierungen fehl, kann die Rechnung nicht nummeriert werden.
Zudem wird für eine Zahlungskondition mit Vorauszahlung geprüft:
- Das Fälligkeitsdatum der Vorauszahlung ist mehr als 10 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Restzahlung
- Der Vorauszahlungsbetrag ist kleiner als das Rechnungstotal
Schlägt eine oder mehrere dieser Validierungen fehl, wird eine Warnung ausgegeben; die Rechnung kann aber trotzdem nummeriert werden.
MwSt.-Verteilung
Die Mehrwertsteuer-Verteilung muss konsistent sein, dh. die den MwSt.-Codes zugeteilten Einzelbeträge müssen in der Summe dem Positionstotal entsprechen. (Siehe MwSt.-Verteilung)
Schlägt diese Validierungen fehl, kann die Rechnung nicht nummeriert werden.
Geschenkgutscheine
Wird eine Rechnung denummeriert, so wird geprüft, ob auf der Rechnung Giftcards enthalten sind. Wenn ja, so wird bei Denummerierung die auf der Rechnung enhtaltene Giftcard gutgeschrieben (=entladen). Wurde die Giftcard bereits teilweise eingelöst, so kann die Rechnung nicht denummeriert werden.
Auto-Lodge
Ist auf der Rechnung 'Auto-Lodge' gesetzt, muss der Dokumentempfänger eine gültige (nicht abgelaufene) Lodge-Kreditkarte hinterlegt haben.
Schlägt diese Validierungen fehl, kann die Rechnung nicht nummeriert werden.
TAF
Ist TAF für die Rechnung aktiviert, wird validiert:
- Hat die Rechnung den TAF-Status 'INITIAL', kann die Rechnung nicht nummeriert werden.
- Hat die Rechnung den TAF-Status 'OUTDATED', wird eine Warnung ausgegeben; die Rechnung kann aber trotzdem nummeriert werden.
Validierung DBI Felder
Wird eine Rechnung nummeriert, so wird geprüft, ob die obligatorischen Referenzfelder wie Kostenstelle etc. eingetragen sind. Falls diese fehlen, kann die Rechnung nicht nummeriert werden. Die Einstellungen zu den DBI Feldern befinden sich auf der Firma im Buchungsdaten Feld.
Validierung Adressfelder
Folgende Adressfelder werden bei der Nummerierung validiert:
- Firmencode
- Product Group
- Business Unit
- GUID E-Invoicing
- Debitorennummer (siehe ABB Debitoren Sales Account bei Selektionskriterien)
Folgende Fallback-Logik ist hinterlegt um die diversen Nummern zu ermitteln: Der "Referenzkunde" ist erst mal der Rg.-Empfänger. Falls aber Dossierowner -> Default Rg.-Empfänger gleich aktueller Rg.-Empfänger, dann ist der "Referenzkunde" der Dossierowner! Und, falls der soeben ermittelte "Referenzkunde" ein Angestellter ist, werden fehlende Felder von der Firma genommen.
Schlägt diese Validierungen fehl, kann die Rechnung nicht nummeriert werden.
Cost-Object Validierung
Ist das Häkchen CC Validation unter Selektionskriterium auf dem Rechnungsempfänger aktiviert, wird die Kostenstelle 1 an die SAP Schnittstelle geschickt. SAP überprüft die Gültigkeit und schickt +/- an Umbrella zurück.
- Bei + wird die Rechnung nummeriert.
- Bei - erscheint eine Fehlermeldung "ungültige Kostenstelle"
