Dossier

Übersicht

Zusammenfassung wozu diese UI Page dient. 2-3 Sätze.

Layout

Gibt keine Text-Beschreibung, nur ein Screenshot.

Benutzeroberfläche

Register Übersicht

Bereich Dossier

Feld	Beschreibung
Dossiernummer	Wird vom System automatisch zugeteilt.
Abreise / Rückreise	Umbrella generiert diesen Eintrag automatisch, wenn auf der Rechnung ein Abreise- resp. Rückreisedatum erfasst wurde.
Titel	x
Land	Beim Import einer Reservation werden diese Felder automatisch abgefüllt. Anderenfalls müssen die Informationen manuell ergänzt werden.
Destination	Beim Import einer Reservation werden diese Felder automatisch abgefüllt. Anderenfalls müssen die Informationen manuell ergänzt werden.
Geschäftsbereich	Wird automatisch eingetragen, kann aber manuell abgeändert werden.
Kategorie	Die Kategorie kann über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden. Anschliessend speichern.
Saleschannel	Der Saleschannel muss über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden. Anschliessend speichern.
Verantwortliche(r)	Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.
Notizen	Um Dossier-Notizen einzugeben, Klick auf das Icon .

Bereich Inhaber

In dieses Feld wird der Inhaber des Dossiers gespeichert.

Fährt man mit der Maus über das Icon , so wird der Inhaber angezeigt. Mit Klick auf dieses Icon wird diese Person geöffnet.

Bereich Rechnungen

Hier befindet sich eine Übersicht über die aktuellen Rechnungen. Alte Rechnungen (PDF’s) werden archiviert, mit einem Klick auf können diese hervorgerufen werden.

Fährt man mit der Maus über das Icon , so wird der Rechnungsempfänger angezeigt. Mit Klick auf dieses Icon wird die Person geöffnet.

Button Neue Rechnung

Bereich Weitere Dokumente

Im Bereich ‚Weitere Dokumente‘ können externe Dokumente hochgeladen sowie Briefe erstellt werden. Ausserdem befindet sich in diesem Bereich das Reiseprogramm.

Bereich Finanzen

Im Bereich ‚Finanzen‘ findet man eine Zusammenfassung über die Finanzen eines Dossiers, so z.B. offene Zahlungsbeträge sowie offene Rechnungsbeträge. Falls das Dossier unnummerierte Rechnungen enthält, erscheint ein entsprechender Hinweis in Rot.

Bereich Zahlungseingänge

Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche Zahlungen eines Dossiers vermerkt.

' Barzahlung erfassen '

Register Leistungen

Unter den ‚Leistungen‘ sind alle importierten oder manuell erfassten Leistungen ersichtlich.

Register Reservationen

In der Lasche ‚Reservationen‘ werden bereits importierte Reservationen angezeigt, ausserdem können hier Reservationen nachträglich in ein Dossier importiert werden.

Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Kundennamen, Abreisedatum etc. eingegeben werden. Anschliessend auf ‚Hinzufügen‘ klicken, um die Buchung ins Dossier zu importieren.

Von hier aus werden Modifies importiert. Steht ein Modify zum Import bereit, wird die Lasche rot dargestellt.

Register Agenda

Module: AgendaNur für Modul Agenda

• Im geöffneten Dossier auf die Lasche ‚Agenda‘ klicken und anschliessend den Button ‚Eintrag hinzufügen‘ anwählen. Auf der darauf folgenden Maske wird der Eintrag erfasst. Umbrella wählt automatisch das zugehörige Dossier sowie den zugehörigen Kunden aus.

• Im Bereich 'Agenda' sind die Agendaeinträge ersichtlich, die für diese Person erstellt wurden. Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge kursiv.

• Um den Agendaeintrag als erledigt zu markieren, das Häkchen bei diesem Agendaeintrag aktivieren. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird jedoch kursiv angezeigt.

• Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link 'Eintrag hinzufügen...' klicken.

Register Teilnehmer

Alle Teilnehmer eines Dossiers sind hier ersichtlich.

In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Person erfasst werden, es reicht wenn der Rechnungsempfänger als Person erfasst wird.

Register Finanzen

Der schnellste Weg Teilnehmerrechnungen zu erstellen ist, wenn die bestehende Rechnung (über alle Teilnehmer und Leistungen) fertiggestellt ist und anschliessend gesplittet wird.

Um die erstellte Rechnung zu splitten, auf ‚Finanzen‘ klicken.

Anschliessend über ‚Neue Rechnung‘ eine neue Rechnung anfügen.

Auf der darauf folgenden Maske den neuen Rechnungsempfänger auswählen. Falls die Person noch nicht im Kundenstamm besteht, diese über ‚Neu zufügen‘ erfassen.

In der Finanz-Ansicht ist jetzt eine neue Rechnung ersichtlich für die soeben erfasste Person.

Zuerst muss die Teilnehmerzuordnung für beide Rechnungen angepasst werden. Person 3 wird aus der ersten Rechnung gelöscht und auf der zweiten Rechnung eingefügt. Speichern nicht vergessen!

Umbrella passt die Preise automatisch an.

In der Finanz-Ansicht können alle Beträge manuell abgeändert werden. Beispiel: Die Bearbeitungs-gebühr soll auf CHF 30.- pro Person abgeändert werden.

Momentan sind der ersten Teilnehmerrechnung Bearbeitungsgebühren im Wert von CHF 80.- zuge¬teilt. Die Bearbeitungsgebühr soll jedoch neu CHF 30.- pro Teilnehmer sein, resp. CHF 90.- im Total.

Um den Betrag anzupassen, die Teilnehmer manuell auf 1,2,3 abändern und den Betrag auf CHF 30.-.

Die Änderungen speichern! Es empfiehlt sich, in der Finanz-Ansicht ‚von links nach rechts‘ zu arbeiten.

Die erste Rechnung öffnen, ggf. mit Textbausteinen ergänzen und anschliessend nummerieren.

Die zweite Rechnung kann dann direkt aus der ersten Rechnung geöffnet werden.

Register Einkauf

Bereich Einkäufe

Bereich Einkauf

Register Selektionskriterium

Bereich Selektionskriterium

Register Commercial

Bereich Commercial data / Codes

Arbeitsabläufe / Prozesse

Hier werden ALLE Prozesse beschrieben die auf dieser Seite möglich sind, dh. über alle Tabs!

Einzelner Prozess

Als eigenes Kapitel!

• Beschreibung Prozess-orientiert, Bspl. Kunden-Übersicht:
  • Neuer Kunde erfassen (Duplicate check)
  • Family / company Verlinkung
  • Familienmitglied neu erfassen
  • Kundenmerge
  • Address- / Anredefeld Update
  • Notizen

Auf Target Release wird im UI hingewiesen (mit Wiki-internem Tag 'targetrelease'

Technische/Funktionale Details

• Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse
• In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
• Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."