ESR Zahlung anfügen: Unterschied zwischen den Versionen

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<menuref breadcrumb="Arbeitsplatz,ESR Zahlung anfügen" />
 
  
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= Übersicht =
 
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Mit dem Aktivieren des [[Mandant#Register Einstellungen |automatischen ESR]], wird beim Nummerieren von Rechnungen eine ESR-Referenznummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt.  
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<module name="Automatischer ESR">
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Mit dem [[Mandant#Register Einstellungen | Aktivieren des automatischen ESR]], wird beim Nummerieren von Rechnungen eine ESR-Referenznummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Die Einzahlungsscheine können im PDF Format ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden.</module>Ebenso ist es möglich, verwendete ESR in Umbrella.net pro Rechnung [[Doceditor#Benutzeroberfläche_Property_Editor|manuell einzutragen]]. <module name="Automatischer ESR">
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Im Umbrella.net kann das elektronische File der Bank (v11 oder camt054) über diese Seite hier eingelesen werden. Die zur Zahlung dazugehörige Rechnung wird aufgrund der ESR-Referenznummer automatisch erkannt und der Zahlung zugewiesen.  
  
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Im Umbrella.net kann das DTA-File der Bank dann über diese Seite hier eingelesen werden. Die zur Zahlung dazugehörige Rechnung wird aufgrund der ESR-Referenznummer automatisch erkannt und der Zahlung zugewiesen.  
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Die sogenannten v11 oder camt054 Files sind Dateien für die beleglose Übermittlung von Zahlungen über elektronische Kanäle. Es handelt sich dabei um ein standardisiertes Format der Schweizer Banken und von Postfinance. Das entsprechende File wird vom Reisebüro im Online Banking abgerufen, lokal abgespeichert und anschliessend in Umbrella.net hochgeladen.
  
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'DTA' steht für Datenträgeraustauschverfahren für die beleglose Übermittlung von Zahlungen über elektronische Kanäle. DTA ist ein standardisiertes Format der Schweizer Banken. Das DTA-File wird dem Reisebüro von der Bank periodisch zugestellt oder kann übers Internet heruntergeladen werden.
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Die Formulare für den Druck der automatisch generierten ESR können über Umbrella bestellt werden.</module> Wenn seitens der Bank kein elektronisches File (V11 oder Camt054)&nbsp;zur Verfügung steht, können die ESR-Zahlungen über diese Seite auch manuell eingelesen werden.
  
 
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[[File:Esr zahlung anfügen1.png|800px|DTA File einlesen]] [[File:Esr zahlung anfügen2.png|800px|DTA File einlesen]]
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Wird "nicht" mit automatischen ESR gearbeitet, dann wird nur der untere Teil 'ESR Zahlung manuell hinzufügen' angezeigt.
  
 
= Benutzeroberfläche =
 
= Benutzeroberfläche =
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<module name="Automatischer ESR">
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''' Bereich ESR Zahlung(en) einlesen '''
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Um das elektronische File (v11 oder camt054) ins Umbrella.net einzulesen, muss auf den Button 'Durchsuchen' geklickt werden. Das zuvor abgespeicherte File (v11 oder camt054) wird hier ausgewählt und anschliessend über den Button 'Verarbeiten' ins Umbrella.net eingelesen.
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Es wird empfohlen, die ESR-Zahlung mit dem [[Viewlevel|Viewlevel Mandant]] zu erfassen. Dies stellt sicher, dass alle gefundenen Rechnungen geladen werden. Für die Verbuchung werden die [[Filiale#Register Allgemein|Einstellungen der Filiale]] (Bereich ESR Filialeinstellungen) des jeweiligen Dossier verwendet.
  
  
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''' Bereich DTA Datei einlesen '''
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''' Bereich ESR Zahlungen hinzufügen '''
  
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Unter dem Bereich 'DTA Datei einlesen' den Button 'Durchsuchen' wählen und das zuvor gepseicherte DTA File hervornehmen. Anschliessend auf den Button 'Verarbeiten' klicken, damit das DTA File ins Umbrella.net übermittelt wird. Es werden alle in der DTA Datei enthaltenen DTA Einträge erhalten.
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Nach Klick auf den Button 'Verarbeiten', werden in diesem Bereich alle im elektronischen File enthaltenen Zahlungen aufgelistet. Es ist ersichtlich, ob es sich um 'neue' oder 'bestehende' Einträge handelt. Diese müssen nun überprüft und ggf. manuell nachbearbeitet werden. Es sind dabei die folgenden Stati möglich:  
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Nun die DTA Einträge überprüfen und bearbeiten. In diesem Zustand wurden noch keine Zahlungen im Umbrella.net erfasst. Je nachdem wie und ob die Rechnung/der ESR erkannt wurde, werden bei den Einträgen verschiedene Stati geführt:
 
  
 
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| Kein Treffer
 
| Kein Treffer
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| Keine Rechnung / kein ESR gefunden
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| Es wurde keine Rechnung resp. kein ESR gefunden.
 
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| Denummeriert
 
| Denummeriert
−
| Inaktiver ESR da Rechnung denummeriert
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| Der ESR ist inaktiv, da die Rechnung in der Zwischenzeit denummeriert wurde.
 
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| Bezahlt
 
| Bezahlt
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| ESR hat eine Zahlung (z.B. bereits eingelesen) / Rechnung bereits beglichen (z.B. bar)
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| Dem ESR wurde bereits eine Zahlung zugewiesen (z.B. wurde die Zahlung bereits eingelesen) oder die Rechnung wurde bereits beglichen (z.B. mit einer Barzahlung).
 
|-
 
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| Betrag
 
| Betrag
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| Betrag des ESR stimmt nicht mit dem DTA Eintrag überein oder, im Fall der manuell eingegebenen ESR, weil kein Betrag auf dem manuellen ESR hinterlegt werden kann.
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| Betrag des ESR stimmt nicht mit dem Betrag im elektronischen File überein.
 
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|-
 
| Ref. Nr.
 
| Ref. Nr.
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| Referenznummer stimmt nicht überein
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| Die Referenznummer stimmt nicht überein.
 
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| ESR Teilnehmer-Nr.
 
| ESR Teilnehmer-Nr.
−
| ESR Teilnehmer-Nr. stimmt nicht überein
+
| ESR Teilnehmer-Nr. stimmt nicht überein.
 
|-
 
|-
 
| OK
 
| OK
−
| ESR / Zahlung stimmen überein
+
| Der ESR und die Zahlung stimmen überein.
 
|}
 
|}
  
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Bitte beachten, dass die STati gemäss der oberen Reihenfolge geprüft werden. Erst wenn alle möglichen Unstimmigkeiten geprüft wurden, wird der Eintrag als 'OK' erkannt. Wenn eine REchnung denumemriert ist und gleichzeitig der Betrag nicht gemäss dem ESR / der Rechnung übereinstimmt, wird gemäss der Reihenfolge nur der Status 'denummeriert' erkannt.
 
  
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Bei Zahlungen mit dem Status 'OK', wird die Checkbox automatisch mit einem Häkchen versehen. Über den Button 'Zuweisen' werden diese Zahlungen den entsprechenden Dossiers zugewiesen und sind anschliessend in den Dossiers ersichtlich.
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<auth type="Buchhalter,Supervisor">Über den Button 'Löschen' können Zahlungen manuell aus dieser Liste gelöscht werden.</auth>
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</module>
  
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'''Bereich ESR Zahlung manuell hinzufügen'''
  
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[[File:ESR Manuell.PNG|thumb|300px|ESR Zahlung manuell hinzufügen]]
  
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''' Bereich ESR Zahlung manuell hinzufügen '''
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ESR-Zahlungen können in Umbrella.net auch jederzeit manuell hinzugefügt werden. Dazu müssen das Datum, der bezahlte Betrag sowie die verwendete ESR-Nummer eingegeben werden. Die ESR-Nummer muss mit derjenigen auf der [[Doceditor#Property_Editor_Rechnung|Rechnung]] übereinstimmen. Über den Button 'Hinzufügen' wird die ESR-Zahlung dann manuell hinzugefügt. Die ESR-Zahlung ist anschliessend im entsprechenden Dossier ersichtlich.
  
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Damit der Ablauf mit ESR Zahlungen in Umbrella.net reibungslos funktioniert, benötigt es die folgenden zwei Schritte:
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= Arbeitsabläufe / Prozesse =
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Schritt 1: Die Referenznummer des Einzahlungsscheins auf der Rechnung speichern und nummerieren. Die Felder für die ESR Nummer finden Sie im 'Property editor' (im Dokument Rechnung auf der rechten Seite). Bitte beachten Sie, dass pro Zahlung ein Einzahlungsschein und eine ESR Nummer benötigt werden. Folglich muss für Anzahlungen ein separater Einzahlungsschein an Kunden mitgegeben werden und die entsprechende ESR Nummer in Umbrella.net gespeichert werden.
 
  
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Schritt 2: Sobald die Gutschrift von der Bank eintrifft, können Sie die ESR Zahlung anfügen. Wählen Sie im Menü 'Arbeitsplatz' die Funktion 'ESR Zahlung anfügen'. Sie erhalten nun eine Liste mit Datum, Betrag und ESR Nummer, welche Sie pro Zahlung ausfüllen müssen. Anschliessend wählen Sie die Schaltfläche 'Hinzufügen' und gelangen somit auf die Ergebnisliste der Zahlungseinträge mit Rechnungsnummern, Kundennamen, Rechnungsdaten, bezahlten- und ausstehenden Beträgen. Bitte drucken Sie diese Ergebnisliste unbedingt aus! Die Zahlungen sind nun automatisch in den Dossiers erfasst worden.
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<module name="Automatischer ESR">
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== ESR Zahlung(en) einlesen ==
  
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Siehe dazu Video 'ESR Zahlungen'.
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Die detaillierte Beschreibung zum Einlesen einer v11- oder camt054-Datei befindet sich hier: [[#Benutzeroberfläche|Beschreibung der Felder]].
  
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= Arbeitsabläufe / Prozesse =
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</module>
  
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Hier werden ALLE Prozesse beschrieben die auf dieser Seite möglich sind, dh. über alle Tabs!
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== ESR Zahlung manuell hinzufügen ==
  
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== Einzelner Prozess ==
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Die detaillierte Beschreibung zum manuellen Hinzufügen einer ESR Zahlung befindet sich hier: [[#Benutzeroberfl.C3.A4che|Beschreibung der Felder]].
  
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Als eigenes Kapitel!
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= Technische/Funktionale Details =
  
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* Beschreibung Prozess-orientiert, Bspl. Kunden-Übersicht:
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<module name="Automatischer ESR">
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** Neuer Kunde erfassen (Duplicate check)
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== Prüfung des v11/camt054 Files ==
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** Family / company Verlinkung
 
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** Familienmitglied neu erfassen
 
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** Kundenmerge
 
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** Address- / Anredefeld Update
 
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** Notizen
 
  
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Auf Target Release wird im UI hingewiesen (mit Wiki-internem Tag 'targetrelease'
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Beim Einlesen des v11/camt054 werden die Zahlungen auf die Kriterien in der [[#Benutzeroberfläche |hier ]] aufgeführten Tabelle geprüft. Dabei werden die Kriterien in dieser Reihenfolge überprüft:
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= Technische/Funktionale Details =
 
  
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# Kein Treffer 
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# Denummeriert 
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# Bezahlt
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# Betrag   
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# Ref. Nr. 
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# ESR Teilnehmer-Nr. 
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# OK 
  
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* Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse
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Erst nachdem alle diese Kriterien auf Unstimmigkeiten geprüft worden sind, wird eine Zahlung als 'OK' anerkannt. D.h. also, wenn eine Rechnung denummeriert ist und gleichzeitig der Betrag nicht übereinstimmt, so wird gemäss der Reihenfolge nur der Status 'denummeriert' angegeben.
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* In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
 
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* Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."
 
  
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== E-Mail Zusammenfassung ==
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[[File:DTAEmail.PNG|thumb|300px|topmiddle|DTA E-Mail]]
  
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<div class="Stil1" style="background-color: #E0F2F7; padding: 6px; border: 0.5px solid black;">
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Nach dem 'Zuweisen' der in der v11/camt054 enthaltenen Zahlungen erhält der eingeloggte Benutzer eine E-Mail mit der Zusammenfassung über alle Einträge (Zahlungen).
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  <p align="left" class="Stil1"><font size="2">'''[[#Übersicht |Nach oben]]</font><br></p>
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</module>
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  </div>
 

Aktuelle Version vom 28. November 2017, 15:37 Uhr

Arbeitsplatz→ESR Zahlung anfügen

 

Übersicht

Module: Automatischer ESR Mit dem Aktivieren des automatischen ESR, wird beim Nummerieren von Rechnungen eine ESR-Referenznummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Die Einzahlungsscheine können im PDF Format ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden.
Ebenso ist es möglich, verwendete ESR in Umbrella.net pro Rechnung manuell einzutragen.
Module: Automatischer ESR

Im Umbrella.net kann das elektronische File der Bank (v11 oder camt054) über diese Seite hier eingelesen werden. Die zur Zahlung dazugehörige Rechnung wird aufgrund der ESR-Referenznummer automatisch erkannt und der Zahlung zugewiesen.

Die sogenannten v11 oder camt054 Files sind Dateien für die beleglose Übermittlung von Zahlungen über elektronische Kanäle. Es handelt sich dabei um ein standardisiertes Format der Schweizer Banken und von Postfinance. Das entsprechende File wird vom Reisebüro im Online Banking abgerufen, lokal abgespeichert und anschliessend in Umbrella.net hochgeladen.

Die Formulare für den Druck der automatisch generierten ESR können über Umbrella bestellt werden.
Wenn seitens der Bank kein elektronisches File (V11 oder Camt054) zur Verfügung steht, können die ESR-Zahlungen über diese Seite auch manuell eingelesen werden.

Layout

DTA File einlesen DTA File einlesen

Wird "nicht" mit automatischen ESR gearbeitet, dann wird nur der untere Teil 'ESR Zahlung manuell hinzufügen' angezeigt.

Benutzeroberfläche

Module: Automatischer ESR

Bereich ESR Zahlung(en) einlesen

Um das elektronische File (v11 oder camt054) ins Umbrella.net einzulesen, muss auf den Button 'Durchsuchen' geklickt werden. Das zuvor abgespeicherte File (v11 oder camt054) wird hier ausgewählt und anschliessend über den Button 'Verarbeiten' ins Umbrella.net eingelesen.

Es wird empfohlen, die ESR-Zahlung mit dem Viewlevel Mandant zu erfassen. Dies stellt sicher, dass alle gefundenen Rechnungen geladen werden. Für die Verbuchung werden die Einstellungen der Filiale (Bereich ESR Filialeinstellungen) des jeweiligen Dossier verwendet.


Bereich ESR Zahlungen hinzufügen

Nach Klick auf den Button 'Verarbeiten', werden in diesem Bereich alle im elektronischen File enthaltenen Zahlungen aufgelistet. Es ist ersichtlich, ob es sich um 'neue' oder 'bestehende' Einträge handelt. Diese müssen nun überprüft und ggf. manuell nachbearbeitet werden. Es sind dabei die folgenden Stati möglich:

Status Beschreibung
Kein Treffer Es wurde keine Rechnung resp. kein ESR gefunden.
Denummeriert Der ESR ist inaktiv, da die Rechnung in der Zwischenzeit denummeriert wurde.
Bezahlt Dem ESR wurde bereits eine Zahlung zugewiesen (z.B. wurde die Zahlung bereits eingelesen) oder die Rechnung wurde bereits beglichen (z.B. mit einer Barzahlung).
Betrag Betrag des ESR stimmt nicht mit dem Betrag im elektronischen File überein.
Ref. Nr. Die Referenznummer stimmt nicht überein.
ESR Teilnehmer-Nr. ESR Teilnehmer-Nr. stimmt nicht überein.
OK Der ESR und die Zahlung stimmen überein.


Bei Zahlungen mit dem Status 'OK', wird die Checkbox automatisch mit einem Häkchen versehen. Über den Button 'Zuweisen' werden diese Zahlungen den entsprechenden Dossiers zugewiesen und sind anschliessend in den Dossiers ersichtlich.

Über den Button 'Löschen' können Zahlungen manuell aus dieser Liste gelöscht werden.


Bereich ESR Zahlung manuell hinzufügen

ESR Zahlung manuell hinzufügen

ESR-Zahlungen können in Umbrella.net auch jederzeit manuell hinzugefügt werden. Dazu müssen das Datum, der bezahlte Betrag sowie die verwendete ESR-Nummer eingegeben werden. Die ESR-Nummer muss mit derjenigen auf der Rechnung übereinstimmen. Über den Button 'Hinzufügen' wird die ESR-Zahlung dann manuell hinzugefügt. Die ESR-Zahlung ist anschliessend im entsprechenden Dossier ersichtlich.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Module: Automatischer ESR

ESR Zahlung(en) einlesen

Die detaillierte Beschreibung zum Einlesen einer v11- oder camt054-Datei befindet sich hier: Beschreibung der Felder.


ESR Zahlung manuell hinzufügen

Die detaillierte Beschreibung zum manuellen Hinzufügen einer ESR Zahlung befindet sich hier: Beschreibung der Felder.

Technische/Funktionale Details

Module: Automatischer ESR

Prüfung des v11/camt054 Files

Beim Einlesen des v11/camt054 werden die Zahlungen auf die Kriterien in der hier aufgeführten Tabelle geprüft. Dabei werden die Kriterien in dieser Reihenfolge überprüft:

  1. Kein Treffer
  2. Denummeriert
  3. Bezahlt
  4. Betrag
  5. Ref. Nr.
  6. ESR Teilnehmer-Nr.
  7. OK

Erst nachdem alle diese Kriterien auf Unstimmigkeiten geprüft worden sind, wird eine Zahlung als 'OK' anerkannt. D.h. also, wenn eine Rechnung denummeriert ist und gleichzeitig der Betrag nicht übereinstimmt, so wird gemäss der Reihenfolge nur der Status 'denummeriert' angegeben.

E-Mail Zusammenfassung

DTA E-Mail

Nach dem 'Zuweisen' der in der v11/camt054 enthaltenen Zahlungen erhält der eingeloggte Benutzer eine E-Mail mit der Zusammenfassung über alle Einträge (Zahlungen).

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