Module: Automatischer ESR Mit dem Aktivieren des automatischen ESR, wird beim Nummerieren von Rechnungen eine ESR-Referenznummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Die Einzahlungsscheine können im PDF Format ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden.

Module: Automatischer ESR

Im Umbrella.net kann das DTA-File der Bank über diese Seite hier eingelesen werden. Die zur Zahlung dazugehörige Rechnung wird aufgrund der ESR-Referenznummer automatisch erkannt und der Zahlung zugewiesen.

'DTA' steht für Datenträgeraustauschverfahren, d.h. für die beleglose Übermittlung von Zahlungen über elektronische Kanäle. DTA ist ein standardisiertes Format der Schweizer Banken. Das DTA-File wird dem Reisebüro von der Bank periodisch zugestellt oder kann übers Internet heruntergeladen werden.

Die Formulare für den Druck der automatisch generierten ESR können über Umbrella bestellt werden.

Module: Automatischer ESR

Bereich DTA Datei einlesen

Um das DTA-File ins Umbrella.net einzulesen, muss auf den Button 'Durchsuchen' geklickt werden. Das zuvor abgespeicherte DTA-File wird hier ausgewählt und anschliessend über den Button 'Verarbeiten' ins Umbrella.net eingelesen.

Es wird empfohlen, die ESR-Zahlung mit dem Viewlevel Mandant zu erfassen. Dies stellt sicher, dass alle gefundenen Rechnungen geladen werden. Für die Verbuchung werden die Einstellungen der Filiale (Bereich ESR Filialeinstellungen) des jeweiligen Dossier verwendet.

Bereich ESR Zahlungen hinzufügen

Nach Klick auf den Button 'Verarbeiten', werden in diesem Bereich alle im DTA-File enthaltenen Zahlungen aufgelistet. Es ist ersichtlich, ob es sich um 'neue' oder 'bestehende' Einträge handelt. Diese müssen nun überprüft und ggf. manuell nachbearbeitet werden. Es sind dabei die folgenden Stati möglich:

Status	Beschreibung
Kein Treffer	Es wurde keine Rechnung resp. kein ESR gefunden.
Denummeriert	Der ESR ist inaktiv, da die Rechnung in der Zwischenzeit denummeriert wurde.
Bezahlt	Dem ESR wurde bereits eine Zahlung zugewiesen (z.B. wurde die Zahlung bereits eingelesen) oder die Rechnung wurde bereits beglichen (z.B. mit einer Barzahlung).
Betrag	Betrag des ESR stimmt nicht mit dem DTA Eintrag überein.
Ref. Nr.	Die Referenznummer stimmt nicht überein.
ESR Teilnehmer-Nr.	ESR Teilnehmer-Nr. stimmt nicht überein.
OK	Der ESR und die Zahlung stimmen überein.

Zahlungen mit dem Status 'OK', werden automatisch angehäkelt. Über den Button 'Zuweisen' werden diese Zahlungen den entsprechenden Dossiers zugewiesen und sind anschliessend in den Dossiers ersichtlich.

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DTA Datei einlesen

Die detaillierte Beschreibung zum Einlesen einer DTA-Datei befindet sich hier: Beschreibung der Felder.

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Prüfung des DTA-Files

Beim Einlesen des DTA-Files werden die Zahlungen auf die Kriterien in der hier aufgeführten Tabelle geprüft. Dabei werden die Kriterien in dieser Reihenfolge überprüft:

1. Kein Treffer
2. Denummeriert
3. Bezahlt
4. Betrag
5. Ref. Nr.
6. ESR Teilnehmer-Nr.
7. OK

Erst nachdem alle diese Kriterien auf Unstimmigkeiten geprüft worden sind, wird eine Zahlung als 'OK' anerkannt. D.h. also, wenn eine Rechnung denummeriert ist und gleichzeitig der Betrag nicht übereinstimmt, so wird gemäss der Reihenfolge nur der Status 'denummeriert' angegeben.

E-Mail Zusammenfassung

Nach dem 'Zuweisen' der in der DTA Datei enthaltenen Zahlungen erhält der eingeloggte Benutzer eine E-Mail mit der Zusammenfassung über alle Einträge (Zahlungen).