Mahnwesen

Buchhaltung→Mahnwesen

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Übersicht

Das Menu Mahnwesen ermöglicht die Ermittlung der fälligen Rechnungen und das Versenden von Mahnbriefen. Es wird mit 3 Mahnstufen gearbeitet.

Grundeinstellungen

Um das Mahnwesen aktiv nutzen zu können, müssen folgende Einstellungen beachtet werden:

Festlegen der Defaultwerte

Zuerst wird bestimmt, nach wie vielen Tagen nach der Fälligkeit einer Rechnung ein Kunde gemahnt werden soll. Im Menü Filiale befindet sich die Standardeinstellung, welche für neue Kunden übernommen wird. Es besteht die Möglichkeit, auf einzelnen Kunden einen anderen Wert zu hinterlegen.

Layout

Das Layout der Mahnung basiert auf dem Layout der Rechnung und enthält die gleichen Dokumenelemente wie die Rechnung. Unter Verwaltung / Dokumenteinstellungen kann pro Mahnstufe eine eigene Kopf- und Fusszeile kreiert werden. Es wird ein Kontoauszug des Kunden mit allen überfälligen Rechnungen inkl. Belegen (z. Bsp. Anzahlungen) angedruckt.

Prüfen ob E-Mail Adresse auf Benutzer hinterlegt ist

Damit das E-Mail mit dem gesamten Mahndokument beim Benutzer ankommt, muss unter Verwaltung / Benutzer / Mitarbeiterdaten die E-Mail Adresse hinterlegt sein.

Layout

Benutzeroberfläche

Bereich Mahnungslauf

Feld	Beschreibung
Filiale	Die Mahnungen können für eine einzelne Filiale oder über den gesamten Mandanten erstellt werden.
Kunde	Hier kann spezifisch ein Kunde ausgewählt werden. Bleibt das Feld leer, werden fällige Rechnungen gesamthaft gesucht.
Mahnungslauf	Mittels Drop-Down kann die Mahnstufe selektiert werden.

Buttons

Vorschau	Nach Klicken auf den Button Vorschau erscheint eine Übersicht der zu mahnenden Rechnungen.
Verarbeiten	Ist die Vorschau-Liste OK zum Erstellen der Mahnbriefe, werden diese mittels klicken auf den Button Verarbeiten generiert.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Mahnung erstellen

Kunden selektieren

Auf der Vorschau können die Kunden selektiert werden, welche einen Mahnbrief erhalten sollen. Zuerst erscheinen alle Kunden in der Auswahl aktiv. Mit Entfernen des Häkchens können Kunden von der Mahnliste entfernt werden. Diese Kunden erscheinen beim nächsten Aufruf der Vorschauliste wieder.

Kontrolle oder Weiterbearbeitung auf Kundenübersicht

Es besteht die Möglichkeit, mit klicken auf den Link auf dem Kunden direkt zur Kundenübersicht zu gelangen. Hier können zum Beispiel die Offenen Posten überprüft werden oder weiter auf ein verknüpftes Dossier geklickt werden. Wenn zum Beispiel auf einem Dossier jetzt eine Zahlung angefügt wird und dann wieder auf das Menü Mahnwesen gewechselt wird, wird durch erneutes klicken auf den Button Vorschau die Liste aktualisiert.

Erstellen der Mahnbriefe

Mittels klicken auf den Button Verarbeiten erhält der Umbrella-Benutzer eine E-Mail von Umbrella mit dem Link zu einem PDF-Dokument, welches sämtliche Mahnungen beinhaltet. Das PDF-Dokument kann nun ausgedruckt und die Mahnungen verschickt werden. Dieses Dokument kann nach Wunsch lokal gespeichert werden, da kein Dokument mit dem gesamten Mahnlauf in Umbrella gespeichert wird. Es wird jedoch pro Kunde/pro Mahnstufe eine Kopie der Mahnung auf dem Kunden bei den dossierunabhängigen Dokumente/Briefe gespeichert, welches auch später jederzeit ausgedruckt werden kann. Im betreffenden Dossier wird ein Eintrag im Register History erstellt.

Pro Mahnstufe wird ein separater Mahnlauf erstellt.

Technische/Funktionale Details

Kriterien für Rechnungen im Mahnlauf

	Vorauszahlungskriterien	Restzahlungskriterien
1.Mahnlauf	Vorauszahlung der Rechnung noch nie gemahnt Bezahlter Betrag kleiner als Vorauszahlungsbetrag Fälligkeit der Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung	Restzahlung der Rechnung noch nie gemahnt Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag Fälligkeit der Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung
2.Mahnlauf	Vorauszahlung der Rechnung genau ein Mal gemahnt Bezahlter Betrag kleiner als Vorauszahlungsbetrag Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung	Restzahlung der Rechnung genau ein Mal gemahnt Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung
3.Mahnlauf	Vorauszahlung der Rechnung mehr als ein Mal gemahnt Bezahlter Betrag kleiner als Vorauszahlungsbetrag Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung	Restzahlung der Rechnung mehr als ein Mal gemahnt Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung