Mandant

Übersicht

Hier werden die generellen Einstellungen für den Mandanten vorgenommen.

Die Ansicht auf dieser Seite variert je nach Berechtigungsstufe.

Die Einstellungen des Registers 'Einstellungen' sind im Wesentlichen für die Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Buchhalter erisichtlich.

Die Einstellungen des Registers 'Administration' sind ausschliesslich mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

Layout

Benutzeroberfläche

Bereich Suchen

Die Bereiche 'Suchen' und 'Suchresultate' sind nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

Bereich Suchen

Buttons:

Suchen	Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: Suchfunktionen in Umbrella.net
Neu	Über den Button 'Neu' kann ein neuer Mandant erfasst werden.

Bereich Suchresultate

Falls nach bestehenden Mandanten gesucht wurde, werden hier die Suchresultate angezeigt.

Register Einstellungen

Register Einstellungen

Bereich Einstellungen

Feld	Beschreibung
Name	Hier wird der Name des Mandanten angezeigt
Erhöhte Passwortsicherheit	Mit der Aktivierung dieser kostenlosen Zusatzfunktion erhält das Umbrella.net Passwort bestimmte Vorgaben hinsichtlich seiner Struktur. Details siehe hier.
Automatische ESR	Mit der Aktivierung dieses Moduls wird beim Nummerieren der Rechnungen eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Details zu diesem Modul befinden sich hier: Aktivierung des ESR-Moduls
Module: BuchhaltungStandard Exportgruppe	Hier wird eingestellt, wie das System standardmässig vorschlagen soll, die Daten für den Buchhaltungsexport zu gruppieren.

Link Setup validieren

Module: Commercial

Bereich Amex Business Travel Account

Feld	Beschreibung
BTA agent reference code (invoice)	gemäss Amex-Vetrag
BTA agent reference code (charge)	gemäss Amex-Vertrag
Datei-Prefix (invoice)	Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Invoice-Files eingetragen.
Datei-Prefix (charge)	Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Charge-Files eingetragen.
Nächste BTA Exportsequenz	Wird bei jedem BTA-Export automatisch aufgezählt.

<module name="Buchhaltung"> Bereich Geschäftsperioden

Hier wird das Geschäftsjahr erfasst. Bitte den Haken 'Offen' nur für das aktuelle Geschäftsjahr setzen. Details hier.

Register Administration

Das Register 'Administration' ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

Mandanteneinstellungen

Bereich Allgemeine Daten

Feld	Beschreibung
Kunden ID	Wird automatisch vom System zugewiesen
Name	Name des Mandaten
Rechnungsadresse	Andresse des Mandanten
Land	Hier kann zwischen Schweiz und Österreich ausgewählt werden.
Aktiv	Über dieses Häkchen werden Mandanten aktiviert / deaktiviert.

Module: Buchhaltung

Bereich Buchhaltung

Im Feld Buchhaltungslogik kann zwischen 'Gewinn bei Abreise' und 'Gewinn bei Rechnungsstellung' ausgewählt werden. Genauere Infos dazu siehe hier.

Bereich Optionen

Feld	Beschreibung
USP Partner	Der USP Partner ist immer die 'Umbrella Software AG'
Fremdfilialen-Zugriff	Wird dieses Häkchen aktiviert, so können auf anderen Filialen desselben Mandanten verschiedene Aktionen ausgeführt werden. Details siehe hier.
Grosser Mandant	Bei grossen Mandanten muss dieses Häkchen aktiviert werden. Informationen über die Auswirkungen davon hier.
Behandle Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen	Wenn Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandelt werden sollen, muss dieses Häkchen aktiviert werden. Informationen dazu hier.
CRM Export Zustellung	Wird mit einem externen CRM-System gearbeitet, so kann hier die Zustell-Adresse eingegeben werden.
Dokumentlayout Theme	Hier kann ein spezielles Layout hinterlegt werden (z.B. KUONI)

Bereich Module

Hier werden die Module angewählt, mit denen der Mandant arbeitet.

Bereich Numberranges

Feld	Beschreibung
Neue Nummernkreise speichern	X
Nächste Dossiernummer	Hier kann man die Nummer des ersten Dossiers festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat das erste Dossier die Nummer 1.
Nächste Quittungsnummer	Hier kann man die Nummer der ersten Quittung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat die erste Quittung die Nummer 1.
Nächste Belegnummer	Hier kann man die Nummer des ersten Belegs festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Beleg die Nummer 1.
Nächste USP-Nummer	Hier kann die Nummer der ersten USP-Belastung festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, hat die erste USP-Belastung die Nummer 1.
Nächste Kreditorenzahlungsnummer	Hier kann man die Nummer der ersten Kreditorenzahlung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat die erste Kreditorenzahlung die Nummer 1.
Nächste Kundennummer	Hier kann man die Nummer des ersten Kundens festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Kunde die Nummer 1.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Arbeitsabläufe ab Register Einstellungen

Module: BuchhaltungBei einem Klick auf den Link 'Setup validieren' prüft das System, ob alle für die Buchhaltung nötigen Einstellungen gemacht worden sind.

Module

Automatischer ESR

Aufschaltung des Moduls

• Das ESR-Verfahren wird mit Hilfe einer Teilnehmernummer sowie einer Identifikationsnummer (nur bei Bank) realisiert. Beantragen Sie dafür bei Ihrer Bank (=BESR) oder bei Ihrer Post (=VESR) die notwendigen Formulare zur Anmeldung am BESR Verfahren. Nach erfolgter Anmeldung erhalten Sie von der Bank oder Post Ihre Teilnehmernummer und Kundenidentifikationsnummer. Gleichzeitig bestellen Sie bei Umbrella einige ESR–Papiere für den weiter unten erwähnten Testdruck. Diese senden wir Ihnen unverzüglich und kostenlos zu.

• Aktivieren Sie auf Ihrem Umbrella.net Mandanten (Verwaltung – Mandant) selbständig das 'automatische ESR-Modul'. Nach Erhalt Ihrer Teilnehmer- sowie der Identifikationsnummer (letztere nur bei Bank) ergänzen Sie auf den Filialeinstellungen Ihres Umbrella.net Zugangs (Verwaltung – Filiale) die notwendigen Eingabefelder.

-> Filiale

• Stellen Sie sicher, dass Sie über einen aktuellen Laserdrucker verfügen. Aufgrund der Vielfalt der auf dem Markt angebotenen Drucker konnten wir den ESR-Druck selbstverständlich nicht auf jedem Drucker einzeln überprüfen. Da Ihre Bank ⁄ Post ohnehin einige Testdruck-Exemplare verlangt (entsprechende Informationen erhalten Sie direkt von Ihrer Bank ⁄ Post, zusammen mit der Lieferung Ihrer Teilnehmer–⁄Identifikationsnummer) ergibt sich hierbei gleich die Möglichkeit mit Hilfe der gelieferten ESR–Papiere ausfindig zu machen, ob Ihr Drucker für den Druck von Einzahlungsscheinen geeignet ist.

• Gedruckt werden die Einzahlungsscheine auf extra dafür vorgefertigtes oranges ESR-Papier. Nach dem erfolgreichen Testdruck für Ihre Bank ⁄ Post (bitte OK-Bescheid von Bank ⁄ Post abwarten) können Sie dieses direkt bei uns bestellen, wobei die Lieferfrist ca. 1 Woche beträgt. Preis: CHF 85.00 pro 1000 Stück (exklusive MwSt. 8% sowie Versandkosten ⁄ Preisänderungen bleiben vorbehalten). Grössere Mengen ab 5000 Stück auf Anfrage. Die Verrechnung läuft wie gewohnt über Ihr Konto im Umbrella–Settlement–Plan (USP).

• Bitte beachten Sie, dass Support im Zusammenhang mit dem kostenlosen ESR-Modul kostenpflichtig ist. Dabei verrechnen wir wie gewohnt die regulären Supportkosten. Übrigens steht Ihnen der "Einzahlungsschein ohne vorgedruckten Betrag" (ESR+) auch nach der Aufschaltung des neuen Moduls "automatischer Einzahlungsschein (ESR)" uneingeschränkt zur Verfügung.

Automatische Erstellung des ESR

Der automatische ESR wird beim 'Nummerieren und Speichern' einer Rechnung erstellt.

Je nachdem, welche Zahlungskonditionen auf der Rechnung ausgewählt wurde, erstellt Umbrella.net automatisch einen oder zwei ESR (zwei ESR bei An–⁄Restzahlung).

Die ESR Nummer setzt sich wie folgt zusammen:

6 Stellen	Kundenidentifikationsnummer
2 Stellen	Versionierung (techn)
8 Stellen	Rechnungs–ID
7 Stellen	Dossiernummer (mit 0en aufgefüllt)
3 Stellen	Rechnungsnummer
1 Stelle	Prüfziffer (techn)

Automatischer ESR Drucken

siehe Doceditor

Technische/Funktionale Details

Erhöhte Passwortsicherheit

Mit der Aktivierung der kostenlosen Zusatzfunktion 'Erhöhte Passwortsicherheit' erhält das Umbrella.net Passwort bestimmte Vorgaben hinsichtlich seiner Struktur (Länge, Zusammensetzung) und des Ablaufes (Ablauf nach 90 Tagen). Zusätzlich dürfen die letzten 3 Passwörter bei der Wahl eines neuen Passwortes nicht wiederverwendet werden. Diese Funktion ist empfohlen, um Missbräuchen vorzubeugen.

Automatische ESR

Mit diesem Modul wird beim Nummerieren der Rechnungen eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Nach dem Einlesen des DTA Files, welches von der Bank/Post zugeschickt wird, werden anhand der Referenznummern die Rechnungen erkannt. Die Zahlungen können dann automatisch zugewiesen werden.

Geschäftsjahr

Aufgrund dem Haken 'Offen' beim Geschäftsjahr prüft Umbrella.net, ob Datumseingaben sich auf das laufende Geschäftsjahr beziehen. Datumseingaben ausserhalb des offenen Geschäftsjahres werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Deshalb ist es vorteilhaft, das neue Geschäftsjahr erst auf den Jahreswechsel hin zu erfassen.

Grosser Mandant

Wenn dieses Feld ausgewählt wird müssen in der Suchfunktion mindestens die ersten 3 Buchstaben eingegeben werden