Mandant

Übersicht

Hier werden die generellen Einstellungen für den Mandanten vorgenommen.

Die Ansicht dieser Seite variert je nach Berechtigungsstufe.

Die Einstellungen des Registers 'Einstellungen' sind im Wesentlichen für die Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Buchhalter erisichtlich.

Die Einstellungen des Registers 'Administration' sind ausschliesslich mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

Layout

Benutzeroberfläche

Bereich Suchen

Die Bereiche 'Suchen' und 'Suchresultate' sind nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

Bereich Suchen

Buttons:

Suchen	Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: Suchfunktionen in Umbrella.net
Neu	Über den Button 'Neu' kann ein neuer Mandant erfasst werden.

Bereich Suchresultate

Falls nach bestehenden Mandanten gesucht wurde, werden hier die Suchresultate angezeigt.

Register Einstellungen

Bereich Einstellungen

Feld	Beschreibung
Name	Hier wird der Name des Mandanten angezeigt
Erhöhte Passwortsicherheit	Mit der Aktivierung dieser kostenlosen Zusatzfunktion erhält das Umbrella.net Passwort bestimmte Vorgaben hinsichtlich seiner Struktur. Details siehe hier.
Automatische ESR	Mit der Aktivierung dieses Moduls wird beim Nummerieren der Rechnungen eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Details zu diesem Modul befinden sich hier: Aktivierung der automatischen ESR
Module: BuchhaltungStandard Exportgruppe	Hier wird eingestellt, wie das System standardmässig vorschlagen soll, die Daten für den Buchhaltungsexport zu gruppieren.

Link Setup validieren

Module: Commercial

Bereich Amex Business Travel Account

Feld	Beschreibung
BTA agent reference code (invoice)	gemäss Amex-Vetrag
BTA agent reference code (charge)	gemäss Amex-Vertrag
Datei-Prefix (invoice)	Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Invoice-Files eingetragen.
Datei-Prefix (charge)	Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Charge-Files eingetragen.
Nächste BTA Exportsequenz	Wird bei jedem BTA-Export automatisch aufgezählt.

Bereich Geschäftsperioden

Hier wird das Geschäftsjahr erfasst.

Register Administration

Das Register 'Administration' ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

Mandanteneinstellungen

Bereich Allgemeine Daten

Feld	Beschreibung
Kunden ID	Wird automatisch vom System zugewiesen
Name	Name des Mandaten
Rechnungsadresse	Andresse des Mandanten
Land	Hier kann zwischen Schweiz und Österreich ausgewählt werden.
Aktiv	Über dieses Häkchen werden Mandanten aktiviert / deaktiviert.

Bereich Optionen

Feld	Beschreibung
USP Partner	Der USP Partner ist immer die 'Umbrella Software AG'
Fremdfilialen-Zugriff	Wird dieses Häkchen aktiviert, so können auf anderen Filialen desselben Mandanten verschiedene Aktionen ausgeführt werden. Details siehe hier.
Grosser Mandant	Bei grossen Mandanten muss dieses Häkchen aktiviert werden. Informationen über die Auswirkungen davon hier.
Behandle Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen	Wenn Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandelt werden sollen, muss dieses Häkchen aktiviert werden. Informationen dazu hier.
CRM Export Zustellung	Wird mit einem externen CRM-System gearbeitet, so kann hier die Zustell-Adresse eingegeben werden.
Dokumentlayout Theme	Hier kann ein spezielles Layout hinterlegt werden (z.B. KUONI)

Bereich Module

Hier werden die Module angewählt, mit denen der Mandant arbeitet.

Bereich Numberranges

Feld	Beschreibung
Neue Nummernkreise speichern	Open issue: X
Nächste Dossiernummer	Hier kann man die Nummer des ersten Dossiers festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat das erste Dossier die Nummer 1.
Nächste Quittungsnummer	Hier kann man die Nummer der ersten Quittung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat die erste Quittung die Nummer 1.
Nächste Belegnummer	Hier kann man die Nummer des ersten Belegs festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Beleg die Nummer 1.
Nächste USP-Nummer	Hier kann die Nummer der ersten USP-Belastung festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, hat die erste USP-Belastung die Nummer 1.
Nächste Kreditorenzahlungsnummer	Hier kann man die Nummer der ersten Kreditorenzahlung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat die erste Kreditorenzahlung die Nummer 1.
Nächste Kundennummer	Hier kann man die Nummer des ersten Kundens festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Kunde die Nummer 1.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Arbeitsabläufe ab Register Einstellungen

Setup validieren

Module: BuchhaltungBei einem Klick auf den Link 'Setup validieren' prüft das System, ob alle für die Buchhaltung nötigen Einstellungen gemacht worden sind.

Bereich Geschäftsperioden

<module name="Buchhaltung"> Im Bereich Geschäftsperioden wird das Geschäftsjahr erfasst. Bitte den Haken 'Offen' nur für das aktuelle Geschäftsjahr setzen. Details hier.

Button Duplizieren

Über den Button 'Duplizieren' kann der Mandant dupliziert werden. Wichtig: Bitte vorgängig den Viewlevel umstellen auf Umbrella.net.

Arbeitsabläufe ab Register Administration

Button Run journaling

Dieser Button ist nur mit einem Entwickler-Sign der Umbrella AG ersichtlich.

Technische/Funktionale Details

Erhöhte Passwortsicherheit

Mit der Aktivierung der kostenlosen Zusatzfunktion 'Erhöhte Passwortsicherheit' erhält das Umbrella.net Passwort bestimmte Vorgaben hinsichtlich seiner Struktur (Länge, Zusammensetzung) und des Ablaufes (Ablauf nach 90 Tagen). Zusätzlich dürfen die letzten drei Passwörter bei der Wahl eines neuen Passwortes nicht wiederverwendet werden. Diese Funktion ist empfohlen, um Missbräuchen vorzubeugen.

Geschäftsjahr

Aufgrund dem Haken 'Offen' beim Geschäftsjahr prüft Umbrella.net, ob Datumseingaben sich auf das laufende Geschäftsjahr beziehen. Datumseingaben ausserhalb des offenen Geschäftsjahres werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Deshalb ist es vorteilhaft, das neue Geschäftsjahr erst auf den Jahreswechsel hin zu erfassen.

Fremdfilialen-Zugriff

Bei Aktivierung dieses Häkchens werden im Viewlevel-Dropdown alle Filialen des Mandanten angezeigt. D.h. mit dem Fremdfilial-Zugriff kann der Viewlevel auf eine andere Filiale gesetzt und deren Daten angeschaut/bearbeitet werden.

Grosser Mandant

Wenn dieses Feld ausgewählt wird müssen in der Suchfunktion mindestens die ersten 3 Buchstaben eingegeben werden. Nicht nach Mallorca suchen Mandantenweit Auswertungs-Queue und wenn DB last tief erstellt und über Agenda zugestelt Auf Lieferant werden Finanzdinge nicht angezeigt

Open issue: Was ändert das Häkchen sonst noch alles?

Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandeln

Bei Aktivierung dieses Häkchens werden Zahlungen, die mit der Berechtigungsstufe 'Teller' erfasst werden, als Korrekturzahlungen behandelt. Beispielsweise lautet das Login des Buchhalters (Teller) auf die Filiale Zürich-Hauptsitz. Erfasst dieser Buchhaltung jetzt eine Zahlung in der Filiale Basel, so wird der Zahlungsbeleg auf der Filiale Basel (und nicht Zürich-Hauptsitz) verbucht.