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Version vom 19. Juli 2012, 12:43 Uhr

Übersicht

Jedes Dossier verfügt über einen Titel und eine eindeutige, som System zugeteilte Nummer. Die Dossiers enthalten verschiedene Register, welche wiederum eigene Bereiche und Funktionalitäten enthalten.

Layout

Gibt keine Text-Beschreibung, nur ein Screenshot.

Benutzeroberfläche

Register Übersicht

Bereich Dossier

Feld	Beschreibung
Dossiernummer	Wird vom System automatisch zugeteilt. Nummerierung ist fortlaufend.
Abreise / Rückreise	Umbrella generiert diesen Eintrag automatisch, wenn auf der Rechnung ein Abreise- resp. Rückreisedatum erfasst wurde.
Titel	Der Titel wurde beim Erstellen des Dossiers definiert. Er kann jederzeit abgeändert werden.
Land	Beim Import einer Reservation werden diese Felder automatisch abgefüllt. Anderenfalls müssen die Informationen manuell ergänzt werden.
Destination	Beim Import einer Reservation werden diese Felder automatisch abgefüllt. Anderenfalls müssen die Informationen manuell ergänzt werden. Mit Klick auf die Weltkugel (links vom Destinationsfeld) öffnet sich Google Maps mit Blick auf die gewählte Destination.
Geschäftsbereich	Wird automatisch eingetragen, kann aber manuell abgeändert werden.
Kategorie	Die Kategorie kann über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden. Anschliessend speichern.
Saleschannel	Der Saleschannel muss über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden. Anschliessend speichern.
Verantwortliche(r)	Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.
Notizen	Um Dossier-Notizen einzugeben, Klick auf das Icon. Hier können informative Notizen / Kundeninformationen eingefügt und hinterlegt werden. Um den gesamten Notiztext anzuzeigen (auch ohne Klicken) kann mit der Maus über das Sujet bzw. den Text gefahren werden. Diese Notizen sind rein informativ.

Bereich Inhaber

In dieses Feld wird der Inhaber des Dossiers gespeichert. Fährt man mit der Maus über das Icon , so wird der Inhaber angezeigt. Mit Klick auf dieses Icon wird diese Person geöffnet.

Ebenfalls hier zu sehen ist der Benutzer, welcher das Dossier eröffnet hat, sowie der Benutzer der die letzten Änderungen getätigt hat.

Bereich Rechnungen

Hier befindet sich eine Übersicht über die aktuellen Rechnungen. Alte Rechnungen (PDF’s) werden archiviert, mit einem Klick auf können diese hervorgerufen werden.

Fährt man mit der Maus über das Icon , so wird der Rechnungsempfänger angezeigt. Mit Klick auf dieses Icon wird die Person geöffnet.

Mit Klick auf eine bestehende Rechnung öffnet sich der Doceditor, in welchem die Rechnung bearbeitet werden kann.

Um eine Rechnung zu löschen wird auf das 'x' am Ende vom Rechnungslink geklickt.

Button Neue Rechnung

Doceditor

Bereich Weitere Dokumente

Auf der Dossier-Übersicht im Bereich ‚Weitere Dokumente‘ können externe Dokumente hochgeladen (max. 1.5 MB), sowie Briefe erstellt werden. Ausserdem befindet sich in diesem Bereich das Reiseprogramm. Wenn bereits ein Reiseprogramm erstellt wurde, wird dieses hier angezeigt. Mit Klick auf den Link öffnet sich der Dokumenteneditor. Dort kann das Reiseprogramm bearbeitet werden. Es kann nur ein Reiseprogramm erstellt werden. Falls Sie mehrere Programme benötigen, öffnen Sie das Reiseprogramm und wählen dann zuoberst die Schaltfläche 'Reiseprogramm in Word'. Dort können Sie jegliche Änderungen vornehmen, Bilder einfügen etc. Bitte beachten Sie, dass Änderungen an Leistungen, Teilnehmer etc. welche auch die Rechnung betreffen, die Rechnung ebenfalls verändert. Wenn die Rechnung bereits nummeriert ist, führt dies zur Denummerierung und die Rechnung muss anschliessend neu nummeriert werden.

Dokumente hochladen

Um ein externes Dokument hochzuladen, im Dossier den Button ‚Dokument hochladen‘ anwählen.

Auf ‚Durchsuchen‘ klicken und das gewünschte File auswählen.

Anschliessend eine Beschreibung eingeben und ‚Hochladen‘ anklicken.

Das Dokument ist unter ‚Weitere Dokumente‘ ersichtlich und kann ab jetzt von jedem Benutzer direkt aus dem Dossier geöffnet werden.

Werden im Word Änderungen am Dokument vorgenommen und sollen diese im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das Dokument über ‚Dokument hochladen‘ erneut hochgeladen werden.

Auf x klicken, um das gewünschte Dokument aus Umbrella.net zu löschen.

Dokumente mit folgenden Formaten können ins Umbrella.nethochgeladen werden:

• .rtf
• .txt
• .pdf
• .gif
• .jpeg
• .png
• .doc
• .xml
• .html

Offerte (MPD)

Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.

Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.

-> Modul

-> Doceditor

Reiseprogramm

Falls das Reiseprogramm noch nicht besteht, auf ‚Neues Reiseprogramm‘ klicken.

In der darauf folgenden Ansicht den Empfänger auswählen. Ist das Häkchen bei ‚Dokument an-schliessend öffnen‘ aktiviert, so wird das Reiseprogramm automatisch geöffnet, sobald auf ‚Erstellen‘ geklickt wurde.

Um das Reiseprogramm zu bearbeiten, auf den Link klicken.

Der Reiseprogramm-Editor öffnet sich. Das Reiseprogramm kann jetzt bearbeitet werden.

Feld	Beschreibung
Öffnen	Es kann direkt ein anderes, bestehendes Dokument geöffnet werden.
Dokument neu laden	Über 'Dokument neu laden' werden vorgenommene Änderungen rückgängig gemacht.
Speichern	Die vorgenommenen Änderungen werden gespeichert.
Kopie speichern	Eine Kopie des Reiseprogramms wird im PDF-Format im Dossier gespeichert.
Freier Text	Es wird ein neues Textfeld geöffnet
Textbaustein	In einem Textfeld die richtige Stelle anklicken und den gewünschten Textbaustein einfügen.

Das Reiseprogramm kann für die individuelle Bearbeitung im Word geöffnet werden. Das Reiseprogramm kann als PDF ausgedruckt werden.

Bereich Finanzen

Im Bereich ‚Finanzen‘ findet man eine Zusammenfassung über die Finanzen eines Dossiers, so z.B. offene Zahlungsbeträge sowie offene Rechnungsbeträge. Falls das Dossier unnummerierte Rechnungen enthält, erscheint ein entsprechender Hinweis in Rot.

Feld	Beschreibung
Umsatz	Totalumsatz vom Dossier
Zahlungen	x
Einkauf	x
Nettogewinn	x
Nettogewinn (%)	x
Nicht verrechnet	Nicht verrechnete Rechnungs-Positionen
Offener Zahlungsbetrag	x
Offener Rechnungsbetrag	x
Fällig	Ein Betrag wird ab Fälligkeitsdatum, welches anhand der Zahlungskonditionen im Dokument berechnet wird, ersichtlich.

-> Link zu Zahlungskonditionen!

Beim Verkauf eines Arrangements eines europäischen Reiseveranstalters (z.B. Studiosus) kann, sofern vom Kunden gewünscht, eine Rechnung in Euro erstellt werden.

Hierzu muss die Währung des Dossiers in der Dossier-Übersicht wie folgt umgestellt werden:

Fremdwährungen

Um mit Fremdwährungen zu operieren, muss mit dem Zusatzmodul ‚Fremdwährungen‘ gearbeitet werden.

Leistungsträger- und Touroperator-Rechnungen in Fremdwährung werden von Umbrella in CHF umgerechnet. Auch werden Zahlungen, die in Fremdwährung entgegengenommen werden, zum tagesaktuellen Kurs umgerechnet.

Beim Verkauf eines Arrangements eines europäischen Reiseveranstalters (z.B. Studiosus) kann, sofern vom Kunden gewünscht, eine Rechnung in Euro erstellt werden.

Hierzu muss die Währung des Dossiers in der Dossier-Übersicht wie folgt umgestellt werden:

Bereich Zahlungseingänge

Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche eingegangenen Zahlungen eines Dossiers vermerkt.

Wird die Zahlung vor dem Nummerieren der Rechnung entgegengenommen, wird diese automatisch auf der Rechnung angezeigt.

Wird eine Zahlung nach Nummerierung der Rechnung entgegengenommen und einem bestehenden Dokument zugewiesen, wird sie auf der Rechnung nicht angezeigt. Die Rechnung muss dann zuerst neu nummeriert werden.

Existiert im Dossier noch keine Rechnung, wird im Feld 'Rechnung' automatisch 'Vorauszahlung' übernommen.

Mit Klick auf den Link wird die Quittung geöffnet.

Barzahlung erfassen

Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel ist ‚Bargeld/Cash‘, der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.

Feld	Beschreibung
Kunde *	Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
Zahlungsmittel	Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Barzahlungen das Zahlungsmittel 'Bargeld/Cash' auswählen.
Zahlungsweg	Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
Manuelle Zahlung	Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Für Barzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.

Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich das folgende Pop-Up:

Feld	Beschreibung
Kunde	Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
Rechnung	Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
Betrag	Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl. Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.
Datum	Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
Bemerkung	Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen	Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.

Bankzahlung erfassen

Der Kunde hat auf das Bankkonto des Reisebüros Geld einbezahlt. Die Zahlung wird anschliessend wie folgt im Umbrella.net eingegeben. Unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel entspricht dem entsprechenden Bankkonto, der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.

Feld	Beschreibung
Kunde	Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
Zahlungsmittel	Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Bankzahlungen das entsprechende Bankkonto auswählen.
Zahlungsweg	Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
Manuelle Zahlung	Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Für Bankzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.

Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up:

Feld	Beschreibung
Kunde	Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
Rechnung	Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
Betrag	Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl. Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.
Datum	Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
Bemerkung	Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen	Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.

Geschenkgutschein-Zahlung erfassen

Um eine Zahlung mit einem eigenen Gutschein (Nummer in Umbrella.net erfasst) zu erfassen, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf ‚Eigene Gutscheine‘ umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.

Hinweis: Für Fremdgutscheine das Zahlungsmittel ‚Fremde Gutscheine‘ wählen.

Feld	Beschreibung
Kunde	Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
Zahlungsmittel	Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Geschenkgutscheinzahlungen das Zahlungsmittel ‚Eigene Gutscheine‘ (Nummer in Umbrella erfasst) auswählen.
Zahlungsweg	Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
Manuelle Zahlung	Die Funkton 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor un dTeller zur Verfügung. Für Geschenkgutscheinzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.

Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up:

Feld	Beschreibung
Kunde	Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
Rechnung	Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
Gutschein	Hier die Gutscheinnummer eintippen.
Betrag	Der Betrag wird automatisch eingetragen und entspricht dem Wert des Geschenkgutscheines.
Datum	Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
Referenznummer	Die Referenznummer wird automatisch eingetragen und entspricht der Geschenkgutscheinnummer.
Bemerkung	Die Bermerkung wird auf der Quittung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen.	Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.

Kreditkartenzahlung erfassen

Präsenz-Zahlung

Der Kunde ist im Reisebüro anwesend und bezahlt die Reise mit seiner Kreditkarte über das EFT-Pos Ger[[ ät.

Distanz-Zahlung

Der Kunde ist nicht im Reisebüro anwesend. Die Zahlung wird im Umbrella über Datatrans oder Saferpay abgewickelt (je nachdem mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird).

Es werden verschiedene Arten von Kreditkartenzahlungen unterschieden: • Kreditkartenzahlungen über das EFTpos-Gerät (Präsenz-Zahlung) • Kreditkartenzahlungen über Datatrans oder Saferpay (Distanz-Zahlung) • Kreditkartenzahlung BSP

Zahlung erfassen via Datatrans oder Saferpay

Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚Datatrans‘ resp. ‚Saferpay‘.

Feld	Beschreibung
Kunde	Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
Zahlungsmittel	Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
Zahlungsweg	Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
Manuelle Zahlung	Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Wenn das Häkchen hier für Korrekturzwecke aktiviert wird, wird bei Datatrans / Saferpay keine Zahlung ausgelöst.

Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:

Feld	Beschreibung
Kunde	Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
Rechnung	Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
Betrag	Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl. (Hinweis: Je nach Vertrag zwischen dem Reisebüro und Saferpay/Datatrans können keine Fremdwährungszahlungen abgewickelt werden). Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.
Datum	Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
Kundenkreditkarte	Falls auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert wurde, kann diese über das Drop-Down Menü ausgewählt werden. Soll eine neue Kreditkarte benutzt resp. gespeichert werden, ‚Andere Kreditkarte‘ auswählen. Bei Datatrans werden die Kreditkartendaten in Umbrella.net verschlüsselt. Im Hintergrund werden die Daten an Datatrans gesendet und stehen so für zukünftige Transaktionen bereit.
Kreditkardendaten	Falls die Kreditkarte nicht auf dem Kunden gespeichert wurde, können die Daten hier eingetragen und ggf. gespeichert werden. Hinweis: Bei Zahlungen über Datatrans werden die Kreditkartendaten automatisch verschlüsselt.
Bemerkung	Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen	Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.

Bereich Storno

Zahlungen können storniert werden, sofern noch kein Tagesabschluss gemacht wurde. Wurde der Tagesabschluss bereits erstellt, so muss der Betrag gutgeschrieben werden.

Um die Zahlung zu stornieren, auf das Icon klicken.

Es erscheint eine Meldung, diese bestätigen.

Die Zahlung wird nun kursiv im Dossier dargestellt.

EFT-Pos Zahlung erfassen

Hinweis: Um Kreditkartenzahlungen über das EFTpos-Gerät entgegennehmen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚EFTPos‘ gearbeitet werden.

Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚EFT POS‘.

Feld	Beschreibung
Kunde	Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
Zahlungsmittel	Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
Zahlungsweg	Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
Manuelle Zahlung	Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Wenn das Häkchen hier für Korrekturzwecke aktiviert wird, wird über das EFT-Pos Gerät keine Zahlung ausgelöst.

Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:

Feld	Beschreibung
Kunde	Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
Rechnung	Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
Betrag	Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl. (Hinweis: Je nach Vertrag zwischen dem Reisebüro und Saferpay/Datatrans können keine Fremdwährungszahlungen abgewickelt werden). Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.
Datum	Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
Bemerkung	Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen	Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.

Wird dann auf ‚Hinzufügen‘ geklickt, so hat der Kunde 60 Sekunden Zeit die Kreditkarte ins Gerät zu schieben und den Betrag zu bestätigen, resp. den Code einzugeben.

Bei erfolgreicher Transaktion wird die Zahlung im Dossier unter ‚Zahlungseingänge‘ ersichtlich und falls das Häkchen aktiviert wurde, öffnet sich die Quittung.

Kreditkartenzahlung BSP

Nach Import der Flugbuchung erscheint die BSP-Zahlung automatisch im Bereich ‚Zahlungseingänge‘. Die Zahlung wird auf der Rechnung dann automatisch abgezogen. Falls eine BSP-Zahlung nacherfasst werden muss, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Beim Zahlungsweg ‚BSP‘ auswählen.

Feld	Beschreibung
Kunde	Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person/Firma handelt.
Zahlungsmittel	Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
Zahlungsweg	Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für BSP-Zahlungen muss der Zahlungsweg 'BSP' angweählt werden.
Manuelle Zahlung	Die Funkton 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Für manuelle BSP-Zahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.

Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:

Feld	Beschreibung
Kunde	Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
Rechnung	Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
Rechnungsposition	Für die manuelle Nacherfassung einer BSP-Zahlung muss hier eine Rechnungsposition ausgwählt werden.
Betrag	Der Betrag wird automatisch von der ausgewählten Rechnungsposition übernommen.
Datum	Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
Kundenkreditkarte	Falls die Kreditkarte auf dem Kundenprofil gespeichert ist, kann diese hier über das Drop-Down-Menü ausgewählt werden.
Kreditkartendaten	Wurde im Feld 'Kundenkreditkarte' die Option 'Andere Kreditkarte' gewählt, werden hier die Kreditkartendaten eingetragen und ggf. gespeichert.
Bemerkung	Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
Quittung anschliessend öffnen	Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.

==== Zahlung in Fremdwährung ==== -> Modul

Eine Barzahlung in einer Fremdwährung wird über ‚Zahlung anfügen‘ angefügt.

Feld	Beschreibung
Rechnung	Auswählen zwischen einer bestehenden Rechnung (nummeriert oder unnummeriert) und 'Vorauszahlung'.
Kunde	Automatisch wird der Dossier-Inhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
Zahlungswährung	Hier die Fremdwährung über das Drop-Down Menü wählen, es stehen EUR, GBP und USD zur Verfügung.
Betrag	Hier manuell den Betrag in Fremdwährung einfügen.
Betrag in CHF	Umbrella rechnet den Betrag automatisch in CHF um.
Wechselkurs	Der aktuelle Kurs wird jeweils von der Buchhaltung bestimmt.
Zahlungsform	Die entsprechende Zahlungsform anwählen. Es werden Zahlungen in CHF und EUR (nur Noten) akzeptiert.

Auszahlung an Kunde

Bei einem Minusbetrag befindet sich auf dem Dokument der TExt 'Betrag erhalten', welches dem Kunden zur Unterschrift gegeben werden kann.

Zahlung löschen

Im Bereich Zahlungseingänge auf der Dossierübersicht befindet sich hinter jeder Zahlung ein Kreuzchen. Wenn Sie dieses Kreuzchen anklicken, wird die Zahlung gutgeschrieben. Sie erhalten eine neue Zahlung, welche die vorhergehende ausgleicht. Die beiden Zahlungsbelege sind nun kursiv geschrieben und grau hinterlegt.

Aus buchhalterischen Gründen können Zahlungen, welche sich bereits mal auf einer nummerierten Rechnung befunden haben, nicht mehr storniert werden. Solche Zahlungen müssen manuell (mit Payment-Out = Minus-Zahlung) korrigiert werden.

Register Leistungen

Unter den ‚Leistungen‘ sind alle importierten oder manuell erfassten Leistungen ersichtlich. Die Leistungen können mit dem 'x' hinter dem Betrag gelöscht werden.

Neben jeder Leistung findet man das Icon für die Funkton 'Package Builder'. Wurde eine Städtereise mit separatem Flug und separater Unterkunft gebucht, können diese Leistungen als ein Paket des Reisebüros weiterverkauft werden.

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Packagebuilder_Prozess.pdf

'Gepackte' Leistungen sind durch ein Icon gekennzeichnet. Mit Klick auf das Icon hinter einer gepackten Leistung können Leistungen aus dem 'Package' entfernt und einem neuen Produkt zugeteilt werden.

Bitte beachten: Preisdetails werden nicht exportiert wenn mit 'Preise unten gruppieren' gepackt wurde. Das Preisdetail wird nun mit Null aufgeführt.

Register Reservationen

In der Lasche ‚Reservationen‘ werden bereits importierte Reservationen angezeigt, ausserdem können hier Reservationen nachträglich in ein Dossier importiert werden.

Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Kundennamen, Abreisedatum etc. eingegeben werden. Anschliessend auf ‚Hinzufügen‘ klicken, um die Buchung ins Dossier zu importieren.

Von hier aus werden Modifies importiert. Steht ein Modify zum Import bereit, wird die Lasche rot dargestellt.

Mit dem Klick auf 'x' am Ende jeder Reservation wird die REservation zurück auf den Arbeitsplatz gestellt, ist nicht mehr im Dossier vorhandne und kann zu einem späteren Zeitpunkt oder in ein anderes Dossier importiert werden.

Register Agenda

Register Teilnehmer

Alle Teilnehmer eines Dossiers sind hier ersichtlich. Mit dem Pfeil können Sie die Reihenfolge der Teilnehmer ändern. Diese wird ebenfalls auf die Rechnung übernommen.

In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Person erfasst werden, es reicht wenn der Rechnungsempfänger als Person erfasst wird.

Falls die Schreibweise der Teilnehmer in den Reservationen anders ist (z.B. CETS: Müller, Galileo: Mueller) werden die Teilnehmer doppelt angefügt.

Die Teilnehmer müssen dann auf dem Dossier gemergt (= zusammengefügt) werden. Der Name, welcher in der Reihenfolge weiter oben ist, bleibt in Ihrem Dossier vorhanden (wenn nötig, schieben Sie den gewünschten Namen mit dem Pfeil nach oben). Wählen Sie die Kunden, welche Sie verknüpfen möchten, mit dem Häkchen an. Wählen Sie die Schaltfläche 'Merge' an.

Der Kunde existiert somit nur noch einmal und „erbt“ gleichzeitig die Leistungen/Preise des gelöschten Kunden. Möglicherweise enthält Ihr Dossier nun doppelte Preise/Leistungen. Überflüssige Preise lassen sich am besten über die Finanzübersicht und Leistungen über den Dokumenteneditor entfernen.

Siehe dazu Video 'Teilnehmermerge'.

Register Finanzen

Das Register Finanzen enthält alle entsprechenden Informationen wie Beträge pro Teilnehmer, Totalbeträge, Mehrwertsteuer-Verteilung, Teilnehmerrechnungen, erhaltene⁄offene Zahlungen usw. auf einen Blick. Die Teilnehmerzuteilungen und Beträge können manuell bearbeitet werden.

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Finanzansicht_2.88.pdf

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/basismodul/finanzansicht.html

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Finanzansicht_Fremdwaehrung.pdf

Erstellen von Teilnehmerrechnungen

Der schnellste Weg Teilnehmerrechnungen zu erstellen ist, wenn die bestehende Rechnung (über alle Teilnehmer und Leistungen) fertiggestellt ist und anschliessend gesplittet wird.

Um die erstellte Rechnung zu splitten, auf das Register 'Finanzen‘ klicken. Anschliessend über 'Neue Rechnung‘ eine neue Rechnung anfügen.

Auf der darauf folgenden Maske den neuen Rechnungsempfänger auswählen. Falls die Person noch nicht im Kundenstamm besteht, diese über 'Neu zufügen‘ erfassen.

In der Finanz-Ansicht ist jetzt eine neue Rechnung ersichtlich für die soeben erfasste Person.

Zuerst muss die Teilnehmerzuordnung für beide Rechnungen angepasst werden. Person 3 wird aus der ersten Rechnung gelöscht und auf der zweiten Rechnung eingefügt. Speichern!

Umbrella passt die Preise automatisch an.

In der Finanz-Ansicht können alle Beträge manuell abgeändert werden. Beispiel: Die Bearbeitungs-gebühr soll auf CHF 30.- pro Person abgeändert werden.

Momentan sind der ersten Teilnehmerrechnung Bearbeitungsgebühren im Wert von CHF 80.- zuge¬teilt. Die Bearbeitungsgebühr soll jedoch neu CHF 30.- pro Teilnehmer sein, resp. CHF 90.- im Total.

Um den Betrag anzupassen, die Teilnehmer manuell auf 1,2,3 abändern und den Betrag auf CHF 30.-.

Die Änderungen speichern! Es empfiehlt sich, in der Finanz-Ansicht ‚von links nach rechts‘ zu arbeiten.

Die erste Rechnung öffnen, ggf. mit Textbausteinen ergänzen und anschliessend nummerieren.

Die zweite Rechnung kann dann direkt aus der ersten Rechnung geöffnet werden.

Auf der Finanzansicht können Zahlungen einer anderen Rechnung zugeteilt werden, resp. eine Zahlung kann auf mehrere verschiedene Rechnungen verteilt werden. Hierzu können die entsprechenden Beträge einfach gelöscht resp. überschrieben werden. Speichern!

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/basismodul/finanzansicht_teilnehmerrechnungen.html

Leistungen im 'nicht verrechnet' bei CETS-Modify

Ausgangslage: Es wurde eine Buchung vorgenommen im CETS. Im Umbrella.net besteht ein Dossier mit Rechnung. Es wird eine neue Leistung dazu gebucht und das Modify steht zum Import bereit.

Schritt 1:

Die Reservation direkt auf der Liste doppelklicken oder anklicken und ‚Verarbeiten‘ wählen.

Es erscheint eine Übersicht, welche Leistungen gelöscht (rot dargestellt), welche neu angefügt (grün dargestellt), welche geändert werden (grau dargestellt) und an welchen Leistungen sich nichts ändert (weiss dargestellt).

Um die Änderungen zu übernehmen ‚Akzeptieren‘ anklicken.

Schritt 2:

Die Finanzansicht überprüfen. Sind neue Leistungen dazugekommen, die sich im ‚Nicht verrechnet‘ befinden?

In der Finanzansicht ist ersichtlich, dass eine neue Leistung über CHF 840.- dazu gebucht wurde.

Es kann gewählt werden, ob für die neuen Leistungen eine neue Rechnung erstellt werden soll, oder ob eine Ersatzrechnung über alle Leistungen erstellt werden soll.

In diesem Beispiel soll der Betrag auf die bestehende Rechnung übertragen werden. Hierzu die Person (1) aus dem ‚Nicht verrechnet‘ auf die bestehende Rechnung verschieben (die Leistung sowie auch die Preisposition). Der Betrag von CHF 840.- wird automatisch auf die Rechnung übernommen. Speichern nicht vergessen!

Der Totalbetrag im ‚Nicht verrechnet‘ ist nun wieder auf 0.-, das Total der bestehenden Rechnung wurde um CHF 840.- erhöht.

Schritt 3:

Die Rechnung überprüfen. Aufgrund der neu hinzugefügten Leistung auf die bestehende Rechnung (Preisänderung) wurde diese Rechnung denummeriert.

Die Rechnung muss nun überarbeitet und anschliessend neu nummeriert werden.

Beispiel: Verrechnung eines Flugscheins vor / nach Ticketausstellung

Ausgangslage: Ein Flugschein wurde dem Kunden vor Ticketausstellung verrechnet. Das Ticket wird anschliessend ausgestellt.

Wichtig ist, dass das Booking File nach Ausstellen der Flugtickets erneut ins Umbrella.net importiert wird, damit die Flugticket-Nummer auf der Rechnung erscheint (die Rechnung muss neu nummeriert werden). Anderenfalls stimmt die BSP-Abrechnung nicht und das Dossier erscheint auf der Fehlerliste in der Buchhaltung.

Register Einkauf

Bei einer elektronischen Buchung (Galileo, Amadeus, Worldspan, Sabre, CETS, Touronline etc.) wird der Einkauf während dem Import einer Reservation automatisch erstellt und damit einem Dossier, resp. einer Dossierposition zugeordnet.

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Einkauf%20beim%20Import.pdf

Der Einkauf entspricht dem Nettobetrag der Lieferantenrechnung/en pro Dossier. Die Marge (Nettogewinn) wird somit pro Dossier ausgewiesen. Die Auftragsgebühren werden mit 100% Kommission ausgewiesen und haben keine Einkaufsposition. Der Einkauf wird in der Lasche Einkauf aufgeführt. Die Marge (Nettogewinn in CHF und in %) wird auf der Dossierübersicht, Bereich Finanzen aufgeführt.

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Einkauf%20beim%20Import.pdf

Um einen Einkauf zu ändern wechseln Sie auf dem Dossier ins Register 'Einkauf'. Öffnen Sie die gewünschte Einkaufsposition.

Solange die Einkaufsposition auf Status 'Provisorisch' ist, können Sie den Einkauf verändern und speichern.

Wenn der Status auf definitiv gesetzt wurde, können Sie den Einkauf nicht mehr verändern, da die Daten bereits in die Buchhaltung übergeben wurden. Sie können den Einkauf annullieren und einen neuen erstellen.

Um einen Einkauf zu annullieren, öffnen Sie die zu annullierende Einkaufsposition und klicken auf den Button 'Löschen'.

Die Annullation wird auf der Einkaufsposition unter 'Dieser Einkauf wird ausgeglichen durch' aufgeführt. Mit Klick auf den Link öffnet sich die Annullation.

Die Original Einkaufsposition sowie die dazugehörende Annullation finden Sie ebenfalls in der Einkaufsübersicht im Dossier. So haben Sie jederzeit die Übersicht über alle Einkaufspositio- nen und deren Annullation.

Um einen neuen Einkauf in einem Dossier zu erstellen klicken Sie auf den Button 'Neu'.

Sie erhalten eine neue Einkaufsmaske. Das Produkt, der Lieferant, das Abreisedatum und der Verkaufspreis werden von der ersten Dossierposition übernommen und können editiert werden. Füllen Sie die Felder inklusive Einkaufspreis aus und speichern Sie die Anpassungen.

Register Selektionskriterium

Bereich Selektionskriterium

Register History

Sie sehen dort alle Belege sowie Zahlungsausgleiche. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit zu prüfen wie eine Zahlungsverteilung in der Vergangenheit aussah. Zudem gibt es ein Log relevanter Dossier-Aktionen.

Folgende Aktionen führen zu einem Eintrag in der Action History:

Rechnung

• Nummerieren einer Rechnung
• Abspeichern einer Rechnung
• Rechnung löschen
• Denummerieren einer Rechnung
• Löschen einer Rechnungsposition

Dossier

• Dossier erstellen
• Speichern der Finanzansicht
• Import eines Dossier (via XML)
• Löschen eines Teilnehmers
• Löschen eines abgespeicherten Dokumentes
• Löschen eines Reiseprogramms
• Speichern des Dossiers
• Jedes E-Mail welches verschickt wird (via E-Mail Button auf Dossierübersicht)

Zahlungen

• Stornieren einer Zahlung
• Zahlung hinzufügen

Package Builder

• Position zu einem Package hinzufügen
• Position von einem Package entfernen

Reservation

• Hinzufügen einer Reservatin (reservation/modify)
• Löschen einer Reservation vom Dossier

Einkauf

• Stornieren eines Einkaufs
• Löschen eines Einkaufs
• Speichern eines Einkaufs

Arbeitsabläufe / Prozesse

Speichern

Felder auf der Dossierübersicht können nach Änderungen gespeichert werden. Der Fälligkeitsbetrag wird aktualisiert.

Abbrechen

Aktion wird abgebrochen. Geänderte, noch nicht gespeicherte Felder auf der Dossierübersicht werden rückgängig gemacht.

Dossier löschen

Solange ein Dossier über keine nummerierten Rechnungen und⁄oder Zahlungen verfügt, kann das Dossier im Register Übersicht, Schaltfläche 'Löschen' (unter dem Dokumentenempfänger) gelöscht werden.

CRM (admin only)

Brief erstellen

Um einen Brief zu erstellen, auf ‚Brief erstellen‘ klicken.

Es öffnet sich folgende Maske:

Feld	Beschreibung
Empfänger	Dossierinhaber Bei Teilnehmerrechnungen kann über das Drop-Down der gewünschte Empfänger gewählt werden.
Betreff	Dossiertitel, kann bei Bedarf editiert werden
Text	Einleitungstext: Briefanrede des ausgewählten Empfängers/Dossierinhabers Text: Hier kann ein bereits hinterlegter Textbaustein ausgewählt werden. Siehe MPD - Textbausteine Schlusstext: Grusszeile (siehe Dokumenteneinstellungen: Standardbrief)
Automatische Ablage	Hier kann eine losgelöste Kopie des Originalbriefs auf dem Dossier abgelegt werden (automatisch hochladen)

Über ‚Brief öffnen‘ öffnet sich der ausgewählte Brief im Word und kann von daher weiterbearbeitet und ausgedruckt werden.

Werden im Word Änderungen am Dokument vorgenommen und sollen diese im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das Dokument über ‚Dokument hochladen‘ hochgeladen werden.

myclimate

• myclimate Tickets können für Arrangements oder Flugtickets verkauft werden.
• Optionen und Sofort-Kauf sind möglich.
• Bei Änderungen der Reisepläne muss, sofern der Kunde diese Änderung bei myclimate vor¬nehmen möchte, das Ticket annulliert und neu gebucht werden.
• Die Tickets können als ‚Spende‘ bei den Steuern abgezogen werden.
• myclimate Tickets können bis zu 7 Tage vor Abreise kostenlos storniert werden.
• Wichtig: Innerhalb 7 Tage vor Abreise kann das Ticket nicht mehr annulliert werden, Versicher-ungen übernehmen diesen Betrag nicht.

Bestellung von myclimate Tickets

Bestellung aus bestehendem Dossier

Um ein myclimate Ticket anzufügen, im Dossier auf den Button ‚myclimate Ticket hinzufügen‘ klicken.

Automatisch wird der Betrag für die gebuchte Strecke ausgerechnet. Dieser kann, falls gewünscht, manuell angepasst werden. Falls die Strecke nicht automatisch erkannt wird, muss diese manuell eingegeben werden.

Es stehen folgende Optionen zur Auswahl:

Feld	Beschreibung
Ticket offerieren und drucken	Ein Ticket wird provisorisch bestellt, automatisch öffnet sich ein PDF, das nun gedruckt werden kann. Das Ticket bleibt so lange provisorisch, bis es manuell bestätigt wird (siehe dazu Kapitel myclimate manuell bestätigen).
Ticket offerieren	Ein Ticket wird provisorisch bestellt. Es bleibt solange provisorisch, bis es manuell bestätigt wird (siehe dazu Kapitel myclimate Ticket manuell bestätigen).
Ticket bestellen und drucken	Ein Ticket wird bestellt, automatisch öffnet sich ein PDF, das nun gedruckt werden kann. Im Dossier wird eine neue Leistung hinzugefügt.
Ticket bestellen	Es wird ein Ticket bestellt. Im Dossier wird anschliessend automatisch eine neue Leistung hinzugefügt.
Anfrage bearbeiten	Über diesen Button kann 'ein Schritt zurück' gemacht werden, d.h. es könnte z.B. das Portfolio geändert werden.
Abbrechen	Die Ticketbestellung wird abgebrochen.

Wird ein myclimate Ticket bestellt, so wird im Dossier automatisch eine neue Leistung hinzugefügt.

Wurde das offerierte Ticket in ein Dossier importiert, ist es unter ‚Reservationen‘ ersichtlich. Um das Ticket zu bestätigen, den Link anklicken.

Das myclimate Ticket wird angezeigt. Es kann nun über den Button ‚Bestätigen‘ bestätigt werden.

Im Dossier erscheint dann ein Modify, welches importiert werden muss.

Bestellung ohne Dossier

Ist noch kein Dossier vorhanden, so kann ein myclimate Ticket auch über ‚Dienste‘ – ‚myclimate‘ bestellt werden.

-> Link

myclimate Ticket direkt aus dem Dossier drucken

Das reservierte Ticket ist in der Lasche ‚Reservationen‘ ersichtlich. Um das Ticket zu drucken, den Link anklicken.

Das myclimate Ticket wird angezeigt. Es kann nun über den Button ‚Drucken‘ gedruckt werden.

E-Mail Versand

Über ‚E-Mail Versand‘ im Bereich ‚Dossier‘ können sämtliche im Dossier bestehende Dokumente per E-Mail verschickt werden. Ebenso können von hier aus E-Mails ohne Anhang versendet werden. Um ein E-Mail zu erstellen, auf den Button ‚E-Mail Versand‘ klicken.

In der darauf folgenden Maske die gewünschten E-Mail Anhänge anklicken. Falls die E-Mail – Adresse des Kunden auf der Person erfasst wurde, wird sie hier standardmässig eingetragen. Diese kann jedoch manuell abgeändert werden. Auf ‚Weiter‘ klicken.

In der darauf folgenden Maske über das Drop-Down Menü einen passenden Text wählen, oder direkt auf ‚Weiter‘ klicken um den Text manuell zu ergänzen.

Wird auf ‚Weiter‘ geklickt, öffnet sich die E-Mail Vorschau. Hier kann wenn nötig manuell Text ergänzt werden. Über den Button ‚E-Mail Versand‘ wird das E-Mail an den Kunden geschickt und eine Blind-Copy an den jeweiligen Benutzer. Die Blind-Copy muss nicht aufbewahrt werden.

Es wird keine Kopie des E-Mails im Dossier abgelegt.

-> Dokumentelemente -> Dokumenteinstellungen

Technische/Funktionale Details

• Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse
• In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
• Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."