Version vom 23. Juli 2012, 12:51 Uhr

Übersicht

Auf dieser Seite können detaillierte Kundendaten erfasst werden. Der Kundenstamm von Umbrella.net ist filialübergreifend. Die Kundendaten können als Basis für ein einfaches aber effektives CRM (Customer Relationship Management) verwendet werden.

Layout

Benutzeroberfläche

Register Übersicht

Bereich Person

Bereich Kontakt

Bereich Finanzen

Bereich Hauptkreditkarte

Hier wird die Hauptkreditkarte angezeigt. Die Hauptkreditkarte wird über das Register 'Kreditkarten' erfasst.

Bereich Offene Posten

Unter ‚Offene Posten‘ werden sämtliche offenen Rechnungen angezeigt, sowie auch Zahlungen die noch keiner nummerierten Rechnung zugewiesen sind.

Bereich Verknüpfte Dossiers

Hier sind sämtliche Dossiers ersichtlich, bei denen die Person als Inhaber gesetzt wurde oder Rechnungsempfänger ist. Über den Link 'Neues Dossier' kann ein neues Dossier angelegt werden.

Zum Arbeitsablauf Neues Dossier erstellen

Bereich Dossierunabhängige Dokumente

Bereich Gehört zu

Hier werden Verknüpfungen zu Familien oder zu Firmen erstellt. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein, sowie auch Angestellter einer Firma.

Zum Arbeitablauf Familie / Firma erfassen

Buttons

Register Buchungsdaten

Bereich Passdaten

Bereich Vorlieben

Bereich Mitgliedschaften

In diesem Bereich werden die Mitgliedschaften des Kunden bei einzelnen Lieferanten (Airlines, Mietwagengesellschaften, Hotelketten etc.) eingegeben.

Bereich Data to CRS

In diesem Bereich können Galileo-Eingaben gespeichert werden.

Zum Arbeitablauf Guided Booking

Register Kreditkarten

Bereich Kreditkarten

In diesem Bereich können mehrere Kreditkarten gespeichert werden.

Register Selektionskriterium

Über das Register 'Selektionskriterium' können die Interessen des Kunden vermerkt werden. Anhand diesen Kriterien können anschliessend Auswertungen erstellt werden. Die Kriterien können in den Stammdaten frei definiert werden.

Selektionskriterien erfassen in den Stammdaten

Arbeitsabläufe / Prozesse

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht

Sachbearbeiter des Kunden manuell verändern

Sachbearbeiter des Kunden manuell verändern

• Über das Dropdown-Menü kann der Sachbearbeiter verändert werden. Innerhalb einer Filiale kann der Kunde von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter verschoben werden.
• Die Auswahl im Drop-Down Menü verändert sich je nach Viewlevel. Bei Viewlevel Filiale werden im Dropdown-Menü die aktiven User der Filiale angezeigt. Der User der alten Filiale wird ebenfalls angezeigt, so dass der Kundenmove rückgängig gemacht werden könnte.
• Beim Viewlevel Mandant erscheint ein Suchfeld, über welches nach dem neuen Sachbearbeiter gesucht werden kann.
• Wenn eine Firma in eine andere Filiale verschoben werden soll, werden alle Angestellten mitverschoben. Die zugehörigen Personen bleiben in der ursprünglichen Filiale, da die Privatperson an einem anderen Ort wohnen/buchen kann als die Firma.
• Wird eine Familie manuell verschoben, so werden alle Familienmitglieder (Personen) mitverschoben.

Informationen zum Viewlevel

Dossierunabhängige Dokumente hochladen

Dossierunabhängige Dokumente hochladen

Über 'Dokument hochladen' können Dokumente wie z.B. Passkopien der Kunden im Umbrella.net gespeichert werden. Es können Dokumente mit den folgenden Formaten hochgeladen werden:

• .rtf
• .txt
• .pdf
• .gif
• .jpeg
• .png
• .doc
• .xml
• .html

Hochladen eines dossierunabhängigen Dokumentes:

1. Den Button 'Dokument hochladen' anwählen
2. Auf 'Durchsuchen' klicken und das gewünschte Dokument auswählen
3. Im Feld 'Beschreibung' einen Titel für das Dokument eingeben
4. Das hochgeladene Dokument ist nun unter 'Dossierunabhängige Dokumente' ersichtlich. Das Dokument kann von jedem Benutzer desselben Mananten direkt geöffnet werden.

Ändern eines dossierunabhängigen Dokumentes:

1. Änderungen im Dokument vornehmen und Dokument z.B. auf dem Arbeitsplatz speichern
2. Das Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochladen. Soll das bereits bestehende Dokument ersetzt werden, bei 'Ersetzt' das bestehende Dokument anwählen.

Löschen eines dossierunabhängigen Dokumentes:

1. Bei dem zu löschenden Dokument auf 'X' klicken

Module: MPD

Dossierunabhängiger Brief erstellen

Dossierunabhängiger Brief erstellen

Über den Button 'Brief erstellen' können aus Umbrella.net generierte Standard-Briefe erfasst werden. Die Texte der Standard-Briefe können in den Stammdaten individuell pro Mandant hinterlegt werden.

1. Auf den Button 'Brief erstellen' klicken
2. Es öffnet sich eine Maske. Hier manuell den Betreff des Briefes eintragen
3. Über das Dropdown-Menü den entsprechenden Brief auswählen.
4. Falls gewünscht das Häkchen 'Losgelöste Kopie des Originalbriefs auf dem Kunden ablegen (automatisch hochladen)' aktivieren, so dass eine Kopie des Briefes automatisch gespeichert wird.
5. 'Brief öffnen' anklicken. Der Brief öffnet sich im Word und kann von dort weiterbearbeitet und ausgedruckt werden. Werden im Word Änderungen vorgenommen die im Umbrella.net ersichtlich sein sollen, so muss das Dokument gespeichert und über 'Dokument hochladen' hochgeladen werden.

Hier können die Vorlage-Texte für Standardbriefe erfasst werden

Duplicate Check

Beim Erfassen eines Kunden wird automatisch ein ‚Duplicate Check‘ durchgeführt, d.h. Umbrella überprüft, ob Name und Adresse bereits im Kundenstamm vorhanden sind. Findet Umbrella ähnliche oder identische Angaben, so erscheint eine Meldung.

In diesem Fall muss kontrolliert werden, ob es sich bei der vorgeschlagenen Person um dieselbe Person handelt, die soeben erfasst werden soll.

Kriterien, nach denen eine Person als Duplicate erkannt wird:

Personen

Sind drei Felder identisch abgefüllt, wird der Kunde als Duplicate erkannt. Ebenso wird der Kunde als Duplicate erkannt, wenn sich die Inhalte eines Feldes nur leicht voneinander unterscheiden. Es werden die folgenden Felder auf ihren Inhalt geprüft:

• Vorname
• Nachname
• Ort

Beispiel: Es wurden die folgenden Kundinnen erfasst.

Da sich die Inhalte der abgefüllten Felder nur leicht unterscheiden, sind diese Kunden potentielle Duplicates.

Personen zusammenführen

Personen zusammenführen

Doppelt erfasste Personen zusammenführen

Doppelt erfasste Kunden können vom Superuser über die Funktion ‚Zusammenführen‘ zusammengeführt werden. Hierzu wird wie folgt vorgegangen:

1. Eine der doppelt erfassten Personen öffnen und auf den Button 'Zusammenführen' klicken
2. Es öffnet sich eine Maske. Der geöffnete Kunde wird automatisch bei 'Kunde A' eingetragen. Bei 'Kunde B' muss jetzt der andere Kunde eingetragen werden.
3. Über die Pfeile bei 'Datenübertragung' kann gewählt werden, von wo nach wo die Daten verschoben werden sollen.
4. Auf 'Verarbeiten' klicken. Der überflüssige Kunde wird jetzt automatisch gelöscht

Über die Pfeile bei ‚Datenübertragung‘ kann gewählt werden, von wo nach wo die Daten verschoben werden sollen. Der überflüssige Kunde wird automatisch gelöscht, wenn das Häkchen 'überflüssiger Kunde löschen' aktiviert ist.

Die Daten werden anhand folgender Kriterien übernommen:

Familie / Firma erfassen

Generelle Informationen

Im Kundenstamm kann vermerkt werden, welche Personen zusammengehören. So bei Familien oder auch bei Firmen und ihren Angestellten. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein, sowie auch Angestellter einer Firma.

Familie erfassen

Familie erfassen

1. Überprüfen, ob die Familie bereits im Kundenstamm von Umbrella.net vorhanden ist.
2. Wenn die Familie noch nicht besteht, über 'Adressen' - 'Neue Familie' eine neue Familie anfügen.
3. Die Bereiche 'Familie' und 'Kontakt' ausfüllen und speichern.
4. Jetzt werden die einzelnen Familienmitglieder mit der Familie verknüpft.
   1. Familienmitglied besteht bereits im Kundenstamm:
      1. Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen
      2. Den Button 'Verknüpfen' anklicken. Jetzt ist die Person Mitglied der soeben erfassten Familie. Es besteht ein direkter Link von der Familie zur Person.
      3. Um die Funktion zuzuweisen, auf den Link zur Person klicken. Die Person wird angezeigt. Die 'Funktion' (z.B. Ehemann/Vater) kann dann als Freetext gespeichert werden.
   2. Familienmitglied besteht noch nicht im Kundenstamm:
      1. Die Person kann direkt auf der Familie erfasst werden. Hierzu die Felder bei 'Neues Familienmitglied hinzufügen' ausfüllen.
      2. Den Button 'Verknüpfen' klicken. Die Adresse wird automatisch von der Familie auf die neu erfasste Person kopiert. Es besteht ein direkter Link von der Famlie zur Person.

Firma erfassen

Firma erfassen

1. Besteht die Firma noch nicht, so wird über 'Adressen' – 'Neue Firma' eine neue Firma angefügt.
2. Die Bereiche 'Firma' und 'Kontakt' ausfüllen und speichern.

Angestellte einer Firma erfassen

1. Der Angestellte besteht bereits im Kundenstamm:
   1. Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen.
   2. Den Button 'Verknüpfen' anklicken. Die Person ist jetzt mit der Firma verknüpft. Es wird automatisch eine 'Rolle' kreiert. Die Adresse der Firma wird automatisch auf diese Rolle kopiert.
   3. Um die Funktion (z.B. 'Angestellter') zuzuweisen, auf den generierten Link zur Rolle klicken. Die 'Funktion' kann dann als Freetext auf der Rolle gespeichert werden.
2. Der Angestellte besteht noch nicht im Kundenstamm:
   1. Im Bereich 'Neue(r) Angestellte(r)' den Button 'Neu' anklicken.
   2. Es öffnet sich eine Maske, in der die Funktion (z.B. 'Angestellter') sowie Name und Vorname des Angestellten eingegeben werden. Die Adresse sowie Kontaktdaten werden automatisch von der Firma übernommen. Speichern.
   3. Im Hintergrund wird automatisch die Privatperson angelegt. Die Privatadresse und weitere Daten der Privatperson können dort erfasst werden.

Neues Dossier erstellen

Über den Button 'Dossier erstellen' kann ein neues Dossier für diese Person erstellt werden. Die Person wird Dossierinhaber.

Hier geht es zum Arbeitsablauf Dossier erstellen

Agenda

Module: AgendaNur für Modul Agenda

Agenda

• Im Bereich 'Agenda' sind die Agendaeinträge ersichtlich, die für diese Person erstellt wurden. Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge kursiv.

• Um den Agendaeintrag als erledigt zu markieren, das Häkchen bei diesem Agendaeintrag aktivieren. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird jedoch kursiv angezeigt.

• Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link 'Eintrag hinzufügen...' klicken.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Buchungsdaten

Guided Booking

Guided Booking

Mit der Funktion 'Guided Booking' ist es möglich, Kundendaten aus Umbrella.net an Galileo zu übermitteln. Auf der Person / dem Angestellten werden auf dem Kunden, Register 'Buchungsdaten' im Bereich 'Data to CRS' die zu übermittelnden Galileo-Daten gespeichert.

• Auf dem Kunden, Register 'Buchungsdaten', im Feld 'Data to CRS' die Galileo-Eingaben einmal erfassen. Z.B.

• Den Button 'Transfer' anklicken.
• Die Daten werden jetzt automatisch an Galileo übermittelt.

Wird im Bereich 'Data to CRS' ein Teil der gespeicherten Eingaben markiert und dann 'Transfer' angeklickt, so wird bloss der markierte Text übermittelt. Es können jedoch nicht mehrere Textstellen markiert werden.

Sollen für die Übermittlung mehrere Zeilen weggelassen werden, können diese Zeilen direkt im Bereich 'Data to CRS' gelöscht und die Daten anschliessend mit 'Transfer' übermittelt werden. Achtung: Anschliessend den Button 'Abbrechen' anklicken, so dass die Änderungen nicht gespeichert werden.

Technische/Funktionale Details

Duplicate Check

Technische Hinweise zu Duplicate Check.

Intern basiert der Vergleich auf Soundex. Der Soundex Algorithmus wurde für die englische Sprache entwickelt, entsprechend ergeben Vergleiche von zB französischen Namen nicht immer zuverlässige Resultate.

• soundex(Stefanie) = S315
• soundex(Stephanie) = S315