Lieferantenzahlungen: Unterschied zwischen den Versionen

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<menuref breadcrumb="Buchhaltung,Lieferantenzahlungen" />
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<module name="Einkauf">Diese Seite bezieht sich ausschliesslich auf das Modul Einkauf.</module>   
 
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<auth type="Buchhalter,Supervisor"> Diese Suche ist für die Berechtigungsstufen Supervisor und Buchhalter verfügbar </auth>
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<auth type="Buchhalter,Supervisor"> Diese Seite ist für die Berechtigungsstufen Supervisor und Buchhalter verfügbar </auth>
  
  
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Unter dem Menüpunkt 'Buchhaltung - Lieferantenzahlungen' können Kreditorenzahlungen als Einzelzahlung oder Sammelzahlung erfasst werden sowie BSP Hot-Files eingelesen werden.
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Unter dem Menüpunkt 'Buchhaltung - Lieferantenzahlungen' können Kreditorenzahlungen als Einzelzahlung oder Sammelzahlung erfasst werden, sowie Settlement-Dateien eingelesen werden.
  
 
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[[Image:Lieferantenzahlungen1.PNG|800px|Lieferantenzahlungen]]
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[[Image:Lieferantenzahlung.png|800px|Lieferantenzahlungen]]
  
 
= Benutzeroberfläche =
 
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| Nur offene Zahlungen
 
| Nur offene Zahlungen
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| Hier kann entweder nach den offenen Zahlungen oder über sämtliche bereits erstellten Zahlungen gesucht werden.
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| Hier kann entweder nach den offenen Zahlungen/nicht zugewiesene Beträgen oder über sämtliche bereits erstellten Zahlungen gesucht werden.
 
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| Suchen
 
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| Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: [[Suchfunktionen in Umbrella.net | Suchfunktionen in Umbrella.net]]
 
| Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: [[Suchfunktionen in Umbrella.net | Suchfunktionen in Umbrella.net]]
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| Neu
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| Über den Button 'Neu' wird eine neue Sammelzahlung erfasst.
 
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[[File:suchresultat lieferantenzahlung.png|thumb|300px|topmiddle|Lieferantenzahlungen Suchresultate]]
  
  
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''' Bereich Zahlung'''
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| Neu
 
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| Über den Button 'Neu' kann eine neue Zahlung erstellt werden
 
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''' Bereich Zahlung: Einzelzahlung'''
 
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Um eine Einzelzahlung erstellen zu können kann hier der gewünschte Einkaufs zum Beispiel mit Einkaufsnummer, Betrag, Lieferant oder externer Referenznummer gesucht werden.
 
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''' Bereich Zahlung: Settlement-Datei'''
 
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Wer mit dem kostenpflichtigen Hot File von IATA arbeitet, kann mit klicken auf 'Durchsuchen...' die zu bearbeitende Datei hochladen.
 
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''' Bereich Zahlung: Sammelzahlung'''
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Je nachdem welche Zahlungsart gewählt wird, sind nicht alle Felder ersichtlich. Ebenfalls werden bei manchen Feldern bereits Daten vorgeschlagen, welche wenn gewünscht angepasst werden können.
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''' Bereich Zahlung'''
 
  
 
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! Feld
 
! Feld
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
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| Einzelzahlung
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| Den zu zahlenden Einkauf mit Einkaufsnummer, Betrag, Lieferant oder externer Referenznummer suchen.
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| Settlement-Datei
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| Wird mit dem BSP Ticket Manager gearbeitet, kann hier das von IATA erhaltene Hot-File mit Klicken auf 'Durchsuchen...' am extern gespeicherten Ort gesucht und eingelesen werden.
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| Sammelzahlung
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| Kreditoren-Sammelzahlungen können wahlweise nach Rechnungsdatum oder Abreisedatum erfolgen.
 
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| Lieferant
 
| Lieferant
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| Währung
 
| Währung
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| Mittels Drop-Down Menü die entsprechende Währung auswählen
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| <module name="Fremdwährung">Mittels Drop-Down Menü die entsprechende Währung auswählen. </module>
 
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| Betrag
 
| Betrag
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= Arbeitsabläufe / Prozesse =
 
= Arbeitsabläufe / Prozesse =
  
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Hier werden ALLE Prozesse beschrieben die auf dieser Seite möglich sind, dh. über alle Tabs!
 
  
 
== Erfassen einer Einzelzahlung ==
 
== Erfassen einer Einzelzahlung ==
  
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1.Menüpunkt Buchhaltung - Lieferantenzahlungen
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# Auf den Button 'Neu' klicken und den gewünschten Einkauf hervorholen. Es kann nach der Belegnummer, der Rechnungsnummer und dem Einkaufsbetrag gesucht werden. Nach dem Auswählen des Einkaufs wird automatisch der Lieferant, die Währung, der Betrag (offener Betrag des Einkaufs), das Zahlungsdatum und das Zahlungsmittel ausgefüllt. Mittels Klick auf 'Speichern' wird die Zahlung definitiv erfasst.
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# Sollte eine Teilzahlung erfasst werden, ebenfalls auf den Button 'Neu' klicken und den gewünschten Einkauf hervorholen. Den vorgeschlagenen Betrag (offener Betrag des Einkaufs) ändern und auf 'Speichern' klicken. Die Zahlung wird definitiv erfasst. Der Einkauf erscheint mit dem Zahlungsbetrag im Bereich 'Zu prüfende Belege'. Der Einkauf wird mit dem vollständigem Einkaufsbetrag (nicht editierbar) und im Bereich Betrag mit dem Zahlungsbetrag (editierbar) angezeigt. Mit Klick auf 'Zuweisen' wird der Einkauf teilbezahlt.
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[[File:Teilzahlung.PNG|thumb|300px|topmiddle|Einkauf unter 'Zu prüfende Belege']]
  
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2.Einzelzahlung ist standardmässig aktiviert
 
  
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3.Suchen Sie im Feld 'Einkauf' die zu bezahlende Rechnung
 
  
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4.Der Lieferant wird automatisch übernommen (kann geändert werden)
 
  
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5.Der offene Betrag wird übernommen (kann geändert werden)
 
  
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6.Das heutige Datum wird als Zahlungsdatum übernommen (kann geändert werden)
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Es erscheint nun eine Zusammenfassung der Zahlung. Der Lieferantenzahlung wird eine Zahlungsnummer und eine Belegnummer zugewiesen(fortlaufend). Mittels Klicken auf das Symbol kann die Quittung als PDF geöffnet werden. Die zugewiesene Einkaufsposition ist unter 'Zugewiesene Belege, Einkauf' ersichtlich. Mit Klick auf den Link öffnet sich die Einkaufsposition.
  
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7.Wählen Sie den Button 'speichern'
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Eine Einzelzahlung kann auch direkt aus dem Dossier, im Menü [[Einkauf#Bearbeitungsoptionen|Einkauf]] erstellt werden. Mittels klicken auf den grünen Pfeil gelangt man auf die Seite Lieferantenzahlungen.
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Der Lieferantenzahlung wird eine Nummer vergeben (fortlaufend). Die zugewiesene Einkaufsposition finden Sie unter 'Einkäufe'. Mit Klick auf den Link öffnet sich der Einkauf.
 
  
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== Einlesen einer Settlement-Datei ==
  
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Hier können Settlement-Dateien eingelesen werden (zB. LSV-Files, BSP Hot-File etc).
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# Auf den Button 'Neu' klicken und 'Settlement-Datei' anwählen.
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# Auf 'Durchsuchen' klicken, das zuvor an einem externen Ort gespeicherte File auswählen und speichern.
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# ggf. Zahlungsdatum und Zahlungsmittel anpassen (alle anderen Felder wie zB. Betrag / Lieferant sind nicht editierbar!)
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# Unter 'zu prüfende Belege' erscheinen die Einkaufsdaten, welche Umbrella.net zu den im File enthaltenen Informationen finden kann. Wichtig: der Betrag sowie die Rechnungsnummer müssen übereinstimmen, damit Umbrella.net den entsprechenden Eintrag finden kann! Die angezeigten Belege können nun überprüft werden. Einkaufsdaten können aus der Auswahl entfernt resp. weitere Einkaufsdaten hinzugefügt werden.
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# Sobald die zu prüfenden Belege OK sind, auf 'Zuweisen' klicken.
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# Weitere Infos zu der Datei unter dem Link 'Differenzen'.
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[[Image:Lieferantenzahlung differenzen.png|thumb|right|Info's zur Datei unter 'Differenzen' ]]
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Die zugewiesenen Einkäufe werden nun unter 'Zugewiesene Belege' aufgeführt. Unter 'Zu prüfende Belege' sind nach wie vor diejenigen Belege vorhanden, für welche keine Einkaufsdaten gefunden werden konnten. Diese müssen manuell korrigiert und anschliessend ebenfalls zugewiesen werden.
  
 
== Erfassen einer Sammelzahlung ==
 
== Erfassen einer Sammelzahlung ==
  
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1.Menüpunkt Buchhaltung - Lieferantenzahlungen
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# Auf den Button 'Neu' klicken und die Maske 'Zahlung' ausfüllen und speichern.
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# Es erscheinen unter 'zu prüfenden Belege' Vorschläge (Einkäufe) für die Sammelzahlung. Diese kann nun geprüft werden, Einkäufe aus der Auswahl über den Button '-' entfernt und/oder weitere hinzugefügt werden.
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# Sollte ein Einkauf nur teilbezahlt werden, kann der vorgeschlagene Betrag editiert werden.
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# Sobald die Zahlung OK ist, auf 'Zuweisen' klicken.
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[[File:zuprüfendebelege.PNG|thumb|300px|topmiddle|Betrag editieren]]
  
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2.Wählen Sie Sammelzahlung aus
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Es erscheint nun eine Zusammenfassung der Zahlung. Der Lieferantenzahlung wird eine Zahlungsnummer und eine Belegnummer vergeben (fortlaufend). Die zugewiesenen Einkaufspositionen finden Sie unter 'Einkauf'. Mit Klick auf den Link öffnet sich der Einkauf.
  
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3.Im Feld 'Abrechnungsnummer' geben Sie die Rechnungsnummer ein
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== Sammelzahlungsbeleg drucken ==
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Mittels Klick auf das PDF Symbol kann die Quittung geöffnet werden. Ist der Lieferant 'BSP', werden alle Flugtickets nach Ticketnummer sortiert.
  
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4.Wählen Sie den entsprechenden Lieferant aus
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== Liste löschen ==
  
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5.Geben Sie den Gesamtbetrag ein und das Zahlungsdatum ein
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Mit Klick auf den Button 'Liste löschen' werden alle vorgeschlagenen Einkäufe unter 'Zu prüfende Belege' entfernt.
  
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6.Wählen Sie den Button 'speichern'
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== Liste neu aufbauen ==
  
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Mit Klick auf den Button 'Liste neu aufbauen' erscheint unter 'Zu prüfende Belege' wieder die Originalauswahl.
  
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http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Einkauf%20Sammelzahlung.pdf
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== Zuweisung aufheben ==
  
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= Technische/Funktionale Details =
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Sollte die Zuweisung einer Zahlung nicht korrekt sein, kann auf der Liste 'Zugewiesene Belege' mittels markieren und klicken auf 'Zuweisung aufheben' der Einkauf von der Zahlung gelöst werden. Im Feld 'Zu prüfende Belege' können nun andere Einkäufe angehängt werden. Die Zahlung wird mittels klicken auf 'Zuweisen' neu gespeichert.
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== Andere Lieferantenzahlung ==
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Sich ausgleichende Lieferantenzahlungen können mittels 'Andere Lieferantenzahlung' miteinander ausgeglichen werden (Beispiel eine Zahlung hat eine Differenz von Fr. +100.- und eine andere Zahlung hat eine Differenz von Fr. -100.-), damit sie nicht mehr auf der offenen Posten Liste erscheinen.
  
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Dementsprechend ist es auch möglich, eine Korrektur an einer Lieferantenzahlung mit offenem Betrag vorzunehmen. Dafür kann als Korrektur eine Sammelzahlung mit dem auszugleichenden Betrag erfasst werden und dann mittels 'Andere Lieferantenzahlung' mit der Lieferantenzahlung verknüpfen.
  
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* Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse
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= Technische/Funktionale Details =
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* In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
 
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* Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."
 

Aktuelle Version vom 2. Oktober 2015, 15:32 Uhr

Buchhaltung→Lieferantenzahlungen


Module: EinkaufDiese Seite bezieht sich ausschliesslich auf das Modul Einkauf.


Diese Seite ist für die Berechtigungsstufen Supervisor und Buchhalter verfügbar


Übersicht

Unter dem Menüpunkt 'Buchhaltung - Lieferantenzahlungen' können Kreditorenzahlungen als Einzelzahlung oder Sammelzahlung erfasst werden, sowie Settlement-Dateien eingelesen werden.

Layout

Lieferantenzahlungen

Benutzeroberfläche

Bereich Zahlungen suchen

Feld Beschreibung
Volltext Im Feld Volltext kann spezifisch nach Zahlungen gesucht werden, z.B. nach Lieferant oder Betrag. Beim Anklicken des Buttons 'Suchen' ohne Einschränkungen werden alle Zahlungen angezeigt.
Nur offene Zahlungen Hier kann entweder nach den offenen Zahlungen/nicht zugewiesene Beträgen oder über sämtliche bereits erstellten Zahlungen gesucht werden.


Button Beschreibung
Suchen Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: Suchfunktionen in Umbrella.net
Neu Über den Button 'Neu' wird eine neue Sammelzahlung erfasst.
Lieferantenzahlungen Suchresultate


Bereich Suchresultate

Hier werden die Suchresultate angezeigt.


Bereich Zahlung

Je nachdem welche Zahlungsart gewählt wird, sind nicht alle Felder ersichtlich. Ebenfalls werden bei manchen Feldern bereits Daten vorgeschlagen, welche wenn gewünscht angepasst werden können.

Feld Beschreibung
Einzelzahlung Den zu zahlenden Einkauf mit Einkaufsnummer, Betrag, Lieferant oder externer Referenznummer suchen.
Settlement-Datei Wird mit dem BSP Ticket Manager gearbeitet, kann hier das von IATA erhaltene Hot-File mit Klicken auf 'Durchsuchen...' am extern gespeicherten Ort gesucht und eingelesen werden.
Sammelzahlung Kreditoren-Sammelzahlungen können wahlweise nach Rechnungsdatum oder Abreisedatum erfolgen.
Lieferant Den Lieferanten auswählen
Währung
Module: FremdwährungMittels Drop-Down Menü die entsprechende Währung auswählen.
Betrag Hier wird der entsprechende Betrag eingegeben
Zahlungsdatum In der Regel das Datum der Bank-/Postbelastung
Zahlungsmittel Mittels Drop-Down Menü das gewünschte Zahlungsmittel selektieren
Bemerkung Hier können allfällige Bemerkungen eingetragen werden

Arbeitsabläufe / Prozesse

Erfassen einer Einzelzahlung

  1. Auf den Button 'Neu' klicken und den gewünschten Einkauf hervorholen. Es kann nach der Belegnummer, der Rechnungsnummer und dem Einkaufsbetrag gesucht werden. Nach dem Auswählen des Einkaufs wird automatisch der Lieferant, die Währung, der Betrag (offener Betrag des Einkaufs), das Zahlungsdatum und das Zahlungsmittel ausgefüllt. Mittels Klick auf 'Speichern' wird die Zahlung definitiv erfasst.
  2. Sollte eine Teilzahlung erfasst werden, ebenfalls auf den Button 'Neu' klicken und den gewünschten Einkauf hervorholen. Den vorgeschlagenen Betrag (offener Betrag des Einkaufs) ändern und auf 'Speichern' klicken. Die Zahlung wird definitiv erfasst. Der Einkauf erscheint mit dem Zahlungsbetrag im Bereich 'Zu prüfende Belege'. Der Einkauf wird mit dem vollständigem Einkaufsbetrag (nicht editierbar) und im Bereich Betrag mit dem Zahlungsbetrag (editierbar) angezeigt. Mit Klick auf 'Zuweisen' wird der Einkauf teilbezahlt.
Einkauf unter 'Zu prüfende Belege'



Es erscheint nun eine Zusammenfassung der Zahlung. Der Lieferantenzahlung wird eine Zahlungsnummer und eine Belegnummer zugewiesen(fortlaufend). Mittels Klicken auf das Symbol kann die Quittung als PDF geöffnet werden. Die zugewiesene Einkaufsposition ist unter 'Zugewiesene Belege, Einkauf' ersichtlich. Mit Klick auf den Link öffnet sich die Einkaufsposition.

Eine Einzelzahlung kann auch direkt aus dem Dossier, im Menü Einkauf erstellt werden. Mittels klicken auf den grünen Pfeil gelangt man auf die Seite Lieferantenzahlungen.

Einlesen einer Settlement-Datei

Hier können Settlement-Dateien eingelesen werden (zB. LSV-Files, BSP Hot-File etc).

  1. Auf den Button 'Neu' klicken und 'Settlement-Datei' anwählen.
  2. Auf 'Durchsuchen' klicken, das zuvor an einem externen Ort gespeicherte File auswählen und speichern.
  3. ggf. Zahlungsdatum und Zahlungsmittel anpassen (alle anderen Felder wie zB. Betrag / Lieferant sind nicht editierbar!)
  4. Unter 'zu prüfende Belege' erscheinen die Einkaufsdaten, welche Umbrella.net zu den im File enthaltenen Informationen finden kann. Wichtig: der Betrag sowie die Rechnungsnummer müssen übereinstimmen, damit Umbrella.net den entsprechenden Eintrag finden kann! Die angezeigten Belege können nun überprüft werden. Einkaufsdaten können aus der Auswahl entfernt resp. weitere Einkaufsdaten hinzugefügt werden.
  5. Sobald die zu prüfenden Belege OK sind, auf 'Zuweisen' klicken.
  6. Weitere Infos zu der Datei unter dem Link 'Differenzen'.
Info's zur Datei unter 'Differenzen'


Die zugewiesenen Einkäufe werden nun unter 'Zugewiesene Belege' aufgeführt. Unter 'Zu prüfende Belege' sind nach wie vor diejenigen Belege vorhanden, für welche keine Einkaufsdaten gefunden werden konnten. Diese müssen manuell korrigiert und anschliessend ebenfalls zugewiesen werden.

Erfassen einer Sammelzahlung

  1. Auf den Button 'Neu' klicken und die Maske 'Zahlung' ausfüllen und speichern.
  2. Es erscheinen unter 'zu prüfenden Belege' Vorschläge (Einkäufe) für die Sammelzahlung. Diese kann nun geprüft werden, Einkäufe aus der Auswahl über den Button '-' entfernt und/oder weitere hinzugefügt werden.
  3. Sollte ein Einkauf nur teilbezahlt werden, kann der vorgeschlagene Betrag editiert werden.
  4. Sobald die Zahlung OK ist, auf 'Zuweisen' klicken.
Betrag editieren

Es erscheint nun eine Zusammenfassung der Zahlung. Der Lieferantenzahlung wird eine Zahlungsnummer und eine Belegnummer vergeben (fortlaufend). Die zugewiesenen Einkaufspositionen finden Sie unter 'Einkauf'. Mit Klick auf den Link öffnet sich der Einkauf.

Sammelzahlungsbeleg drucken

Mittels Klick auf das PDF Symbol kann die Quittung geöffnet werden. Ist der Lieferant 'BSP', werden alle Flugtickets nach Ticketnummer sortiert.

Liste löschen

Mit Klick auf den Button 'Liste löschen' werden alle vorgeschlagenen Einkäufe unter 'Zu prüfende Belege' entfernt.

Liste neu aufbauen

Mit Klick auf den Button 'Liste neu aufbauen' erscheint unter 'Zu prüfende Belege' wieder die Originalauswahl.

Zuweisung aufheben

Sollte die Zuweisung einer Zahlung nicht korrekt sein, kann auf der Liste 'Zugewiesene Belege' mittels markieren und klicken auf 'Zuweisung aufheben' der Einkauf von der Zahlung gelöst werden. Im Feld 'Zu prüfende Belege' können nun andere Einkäufe angehängt werden. Die Zahlung wird mittels klicken auf 'Zuweisen' neu gespeichert.

Andere Lieferantenzahlung

Sich ausgleichende Lieferantenzahlungen können mittels 'Andere Lieferantenzahlung' miteinander ausgeglichen werden (Beispiel eine Zahlung hat eine Differenz von Fr. +100.- und eine andere Zahlung hat eine Differenz von Fr. -100.-), damit sie nicht mehr auf der offenen Posten Liste erscheinen.

Dementsprechend ist es auch möglich, eine Korrektur an einer Lieferantenzahlung mit offenem Betrag vorzunehmen. Dafür kann als Korrektur eine Sammelzahlung mit dem auszugleichenden Betrag erfasst werden und dann mittels 'Andere Lieferantenzahlung' mit der Lieferantenzahlung verknüpfen.

Technische/Funktionale Details

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