Version vom 22. November 2012, 16:04 Uhr

Übersicht

Der Dokumenteditor (auch: Doceditor) ist das zentrale Tool um Dossierdaten zu editieren. Der Dokumenteditor bietet eine dokument-bezogene Sicht auf die Dossierdaten, dh. Änderungen betreffen jeweils die Daten im Dossier. Wurden in einem Dossier also mehrere Teilnehmer-Rechnungen erstellt, kann auf einer Rechnung die Flugzeit geändert werden und diese Änderung gilt dann für alle Rechnungen welche den entsprechenden Flug beinhalten.

Neue Leistungsdaten, aber auch Teilnehmer können ausschliesslich im Dokumenteditor hinzugefügt werden.

Layout

Rechnung	Reiseprogramm

Benutzeroberfläche

Der Dokumenteditor ist in vier Bereiche unterteilt. Links ist das Menü, oben die Toolbar, rechts der Property Editor und in der Mitte das Dokument. Bereiche die ausschliesslich das aktuelle Dokument betreffen sind grün hervorgehoben. Änderungen an "grünen Feldern" haben keine Auswirkungen auf andere Dokumente.

Bereich Menü

Dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box)

Bereich Dokument

Bereich Aktuelle Auswahl

Diese Bereich steht nur bei Rechnungen zur Verfügung.

Bereich Neu hinzufügen

Hier können dokument-bezogene Daten eingefügt werden, welche also nur das aktuelle Dokument betreffen.

Dossierbezogene Änderungen (Blaue Box)

Bereich Aktuelle Auswahl

Bereich Neu hinzufügen

Hier können zusätzliche, neue Dossierdaten erfasst werden.

Feld	Beschreibung
Teilnehmer	In der Teilnehmer-Liste wird ein zusätzlicher Teilnehmer eingefügt. In den Details wird beschrieben nach welcher Logik der neue Teilnehmer bestehenden Leistungen hinzugefügt wird.
Position (Produkt)	Es öffnet sich ein Dialog wo folgende Angaben gemacht werden können: Position hinzufügen Produkt Module: Fremdwährung Katalogwährung Preis pro Teilnehmer Welche Teilnehmer der Position zugeteilt werden Die Logik wird in #Position einfügen beschrieben.
Flugticket	Auf einer Flugleistung (Arrangement) bzw. einer Flugposition kann ein Flugticket eingefügt werden.
Leistung	Für eine bereits erfasste Dossierposition (mit Typ Arrangement) können weitere Leistungen hinzugefügt werden.
Segment	Zusätzliche Segmente hinzufügen bei Flugscheinen oder Bahnleistungen.
Sitzplatz	Sitzplätze erfassen bei Flugscheinen oder einer Busleistung.
Preisdetail	Zusätzliche Preisdetails anfügen für bestehende Leistungen.

Status

Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand der Rechnung an.

Bereich Toolbar

Save, Formatting, Links to documents

Sobald die ‚Vorschau‘ angeklickt wird, werden nicht ausgefüllte Felder ausgeblendet.

Bereich Property Editor

Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der ‚Property Editor‘. Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem in welchem Teil des Doc-Editors man sich befindet.

Titel des Dossiers

Wurde eine Zahlungskondition mit Anzahlungsbetrag gewählt, so kann dieser Betrag manuell angepasst werden.

Empfänger

Reisende(r)

ESR Nummer

Rechnungslayout

Preisdetail

Kalkulation

VG - Im ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite kann die VG nun im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden. Das neue Total der Preisposition wird im Doc Editor automatisch ausgerechnet. Die versteckten Gebühren können auch in der Finanzsicht (s. Kapitel Teilnehmerrechnung (Finanzansicht)) eingegeben sowie modifiziert werden.

Rabatt - Im ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite kann der Kundenrabatt nun in Prozenten im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden. Das neue Total der Preisposition wird im Doc Editor automatisch ausgerechnet.

Dossierposition in Fremdwährung

Die Dossierposition direkt auf der Rechnung erfassen. Anschliessend in das Feld ‚Preis‘ klicken, im Property-Editor wird die ‚Kalkulation‘ angezeigt. Hier kann die Katalogwährung auf z.B. EUR angepasst, sowie der Preis in EUR eingegeben werden. Auf der Rechnung wird der Betrag schliesslich in CHF (=Verkaufswährung) angezeigt.

Der aktuelle Kurs wird jeweils von der Buchhaltung bestimmt.

Bereich Dokument

Rechnung

Outdated = schrift grau

Reiseprogramm

Offerte

Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.

Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.

Anschliessend den Button ‚MPD‘ anklicken:

Es öffnet sich ein Word-Dokument, welches bearbeitet werden kann.

Tipp: Die Offerte kann anschliessend als externes Dokument ins Dossier hochgeladen werden.

Anmeldung

Das Anmeldeformular befindet sich im Doc-Editor. Um es zu öffnen, den Button ‚Anmeldung‘ anklicken.

Anschliessend öffnet sich das PDF.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Allgemeine Editiermöglichkeiten

Elemente einfügen

Position, Leistung (in arrangement), Segmente, Tickets, Teilnehmer, Preispositionen, Sitzplätze, Freitext

Position einfügen

Teilnehmer einfügen

Wo automatusch zugeteilt?

Aus Dossier löschen

Aus Dokument löschen

Elemente verschieben

Oben / unten, keine Auswirkung auf Reiseprogramm!

Preisposition editieren

Editiermöglichkeiten Property Editor

Rechnung - Zahlungskondition ändern

Rechnung - Rechnungsempfänger ändern

Sprache, DBI-Felder, TAF, Lodge

Rechnung - Manuelle ESR editieren

Position - Produkt und Lieferant ändern

Siehe Produkt - Flag 'mehrere Lieferanten zulassen'

Position - Leistungstyp ändern

Der Property Editor erlaubt grundsätzlich das Ändern des Leistungstyp. Allerdings ist diese Änderungen Restriktionen unterworfen:

• Ist der neue, gewünschte Leistungstyp kein Arrangement, darf die Position maximal 1 Leistung beinhalten
• Die Position darf keine Leistungen beinhalten welche mit dem neuen, gewünschten Leistungstyp nicht vereinbar sind (zB kann eine Position nicht auf 'Hotel' gesetzt werden wenn sie eine Flugleistung enthält)

Dokument speichern

Wird eine Rechnung gespeichert, werden im Hintergrund diverse Datenprüfungen ausgeführt. Wird eine Rechnung oder ein Reiseprogramm gespeichert, laufen zudem immer auch Datenprüfungen zum Dossier.

Rechnung nummerieren

Checks / Validierungen

Reiseprogramm Kopie speichern

PDF-, Word-Dateien erstellen

Automatischer ESR - automatisch und manuell

Der ESR wird via PDF gedruckt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Öffnen Sie die Rechnung (mit Klick auf den Link). Sie befinden sich jetzt im Dokumenteneditor. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'ESR' in der Taskliste oben. Das PDF wird geöffnet.

Um den ESR zu drucken, wählen Sie im PDF das Druckersymbol (oben links).

Das Feld 'Seitenanpassung' muss auf 'Keine' gestellt sein. 'Automatisch drehen und zentrieren' muss deaktiviert sein. Zudem Muss in den Eigenschaften das Seitenformat auf A4 gestellt sein.

Sie haben immer noch die Möglichkeit, die ESR manuell einzugeben (z.B. zum Aufbrauchen der alten Einzahlungsscheine oder wenn der Kunde in Raten zahlen möchte). Das Vorgehen ist das Gleiche wie bisher (Link BESR Zahlungen). Der automatische ESR (Referenznummer und Zahlungsbetrag) bleibt auf der Rechnung ersichtlich. Neu haben Sie die Möglichkeit, die vollständige Referenznummer der Einzahlungsscheine einzugeben. Wenn Sie die vollständige Referenznummer eingeben, können die Zahlungen automatisch zugewiesen werden.

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/ESR_automatischundmanuell.pdf

Anmeldeschein

Der Anmeldeschein entspricht weitgehend dem PDF "Rechnung lang", allerdings ohne

• Commercial Daten
• MwSt.-Verteilung

Anstelle der im Doceditor angezeigten Kopf- und Fusszeilen werden die Standard Kopf- und Fusszeilen aus den [[Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: Anmeldeformular] verwendet.

Der Anmeldeschein ist im PDF Format verfügbar.

Der Anmeldeschein ist im PDF und im Word Format verfügbar.

DBI Felder auf Rechnung ergänzen

Ist der Geschäftsbereich eines Dossier als 'commercial' markiet, stehen auf der Rechnung einige descriptive billing information (DBI) Felder zur Verfügung. Diese Daten werden bei einem Kreditkarten-Zahlung Export verwendet.

Wird beim Erstellen der Rechnung ein Angestellter ausgewählt, so werden dessen Commercial Daten auf die Rechnung übertragen. (Beachte: wird als Rechnungsempfänger die Firma gewählt, so werden keine DBI-Daten übernommen.)

Wird im Property Editor der 'Reisende' gesetzt oder geändert, so werden dessen DBI-Daten auf die Rechnung übertragen. Die DBI-Angaben auf der Rechnung können anschliessend angepasst oder ergänzt werden. Diese Änderungen werden nicht (!) auf den Angestellten zurück gespeichert.

TAF Positionen erstellen / TAF anwenden

TAF Positionen können nur auf einer Rechnung erstellt werden, auf welcher der Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt hat. TAF Modell auf Kunde speichern.

TAF automatisch erstellen

• Wird ein Dossier mit einer Reservation und gleichzeitig der Rechnung erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erzeugt.

• Wird eine Rechnung in einem Dossier mit bereits existierenden Positionen erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erzeugt.

Dossier erstellen

Neue Rechnung erstellen

TAF manuell erstellen

TAF Positionen werden manuell auf dem Doceditor ausgelöst wenn:

• Die Dossierpositionen auf der Rechnung wurden manuell erfasst. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die TAF Positionen erzeugt.

• Beträge einer oder mehrerer Dossierpositionen wurden geändert und die zugehörigen TAF Positionen sollen neu berechnet werden. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die bestehenden TAF Positionen neu berechnet.

Zum Arbeitsablauf Dossierposition manuell erfassen

TAF anwenden

Sollten für einen Kunden, der ein TAF Modell hinterlegt hat, ausnahmsweise keine TAF Positionen verrechnet werden, muss das Häkchen 'TAF anwenden' vor dem Nummerieren der Rechnung entfernt werden.

TAF Positionen löschen

siehe Position aus Dossier löschen

siehe Position aus Dokument löschen

TAF Positionen editieren

siehe Preisposition editieren

weitere Details zu TAF

Technische/Funktionale Details

Einreisebestimmungen: Logik welches Land

Details zu TAF

TAF Details und IATA Aera

Eine TAF Position wird dann erstellt, wenn anhand der Dossierposition, z.B. Flugticket, die entsprechenden Daten in einem TAF Detail des TAF Moduls übereinstimmen. Diese Daten sind z.B. Leistungtyp, Minimum/Maximum Betrag, IATA-Bereich. Sollte keine Übereinstimmung gefunden werden, wird keine TAF Position erfasst.

Hier gehts zum TAF-Modell

Hier gehts zur IATA Area

Berechnung TAF Position

Die TAF Position wird pro Rechnungsposition und nicht pro Dossierposition berechnet. Für Flugleistungen bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Ticketbetrag der Rechnung. Für alle anderen Leistungsarten bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Gesamtbetrag der Rechnungsposition.

Zuordnung TAF Position zur Rechnungsposition

Die TAF Position wird auf dem Register Commercial automatisch mit der Rechnungsposition verlinkt.

Hier gehts zum Positionen verlinken

Hinweise zu TAF auf der Rechnung

Wird der Betrag einer Rechnungsposition manuell abgeändert, sodass ein anderes TAF Detail verrechnet werden müsste, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden. Wenn das TAF Detail nicht neu berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:

• Der TAF Status wurde für die Rechnung auf OUTDATED geändert
• Eine oder mehrere TAF Position(en) sind veraltet

Wird auf einer TAF Rechnung eine neue Position erfasst, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden, damit die TAF Position automatisch berechnet und erfasst wird. Wenn das TAF Detail nicht berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:

• Der TAF Status wurde für die Rechnung auf INITIAL geändert
• TAF muss auf dieser Rechnung ausgeführt werden.

Damit die Rechnung nummeriert werden kann, muss entweder 'TAF erstellen' ausgeführt werden oder 'TAF anwenden' entfernt werden.

Zu TAF Arbeitsabläufen

Leistungsreihenfolge im Doceditor

Rechnung

Die Leistungsreihenfolge auf der Rechnung basiert auf dokument-bezogenen Layoutinformationen. So ist es durchaus denkbar, auf zwei verschiedenen Rechnungen dieselben Leistungen in unterschiedlicher Reihenfolge aufzuführen. In der Dossierübersicht hingegen gilt eine 'globale' Reihenfolge, nämlich die nach Startdatum und Leistungstyp, siehe Reihenfolge Dossierübersicht. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor oft nicht die gleiche wie auf der Dossierübersicht.

Zudem gilt für die Reihenfolge im Doceditor:

Import aus TO-Reservationssystem oder CRS (was bedeuten diese Abkürzungen?)

• die Reihenfolge der Positionen/Leistungen wird aus den Systemen übernommen.

Manuell erstellte Positionen/Leistungen

• Manuell erstellte Positionen und deren Leistungen werden nach Startdatum und Leistungstyp aufgelistet.

Manuell erstellte Positionen/Leistungen auf bereits bestehender Rechnung

• Die manuell hinzugefügten Leistungen werden innerhalb einer bestehenden Position zuunerst aufgelistet. Neue Positionen werden nach Eingabezeitpunkt zuunterst auf der Rechnung aufgelistet. Dies unabhängig vom Abreisedatum. Die Gebührposition bleibt zuunterst,
  Module: Commercialausser sie ist mit einer anderen Position verlinkt. Siehe Positionen verlinken

Neue Leistungen aus Modify (Was ist ein Modify?)

• Neue Leistungen werden werden innerhalb der Position zuunterst aufgelistet.

Neue Positionen aus Import

• Neue Positionen werden zuunterst auf der Rechnung aufgelistet. Dies unabhängig vom Abreisedatum. Die Gebührposition bleibt zuunterst,
  Module: Commercialausser sie ist mit einer anderen Position verlinkt. Siehe Positionen verlinken

Positionen/Leistungen manuell im Doceditor verschoben und gespeichert (siehe Elemente verschieben)

• Die Reihenfolge im Doceditor kann mit dem Verschieben von Leistungen innerhalb einer Position oder der Positionen geändert werden.

Reiseprogramm

Spezielle Logik