Version vom 16. März 2016, 16:38 Uhr

Übersicht

Der Dokumenteditor (auch: Doceditor) ist das zentrale Tool um Dossierdaten zu editieren. Der Dokumenteditor bietet eine dokument-bezogene Sicht auf die Dossierdaten.

Änderungen betreffen jeweils die Daten im Dossier! Wurden in einem Dossier also mehrere Teilnehmer-Rechnungen erstellt, kann auf einer Rechnung die Flugzeit geändert werden und diese Änderung gilt dann für alle Rechnungen welche den entsprechenden Flug beinhalten.

Neue Leistungsdaten und neue Teilnehmer können manuell ausschliesslich im Dokumenteditor hinzugefügt werden.

Layout

Rechnung	Reiseprogramm

Benutzeroberfläche

Der Dokumenteditor ist in vier Bereiche unterteilt. Links befindet sich das Menü, oben die Toolbar, rechts der Property Editor und in der Mitte das Dokument. Bereiche, die ausschliesslich das aktuelle Dokument betreffen, sind grün dargestellt. Änderungen an "grünen Feldern" haben keine Auswirkungen auf andere Dokumente. Bereiche, die das gesamte Dossier betreffen sind blau dargestellt.

Benutzeroberfläche Menü

Dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box)

Bereich Dokument

Bereich Aktuelle Auswahl

Dieser Bereich steht nur bei Rechnungen zur Verfügung.

Bereich Neu hinzufügen

Hier können dokument-bezogene Daten eingefügt werden, welche also nur das aktuelle Dokument betreffen.

Dossierbezogene Änderungen (Blaue Box)

Bereich Aktuelle Auswahl

Bereich Neu hinzufügen

Hier können zusätzliche, neue Dossierdaten erfasst werden.

Position hinzufügen

Status

Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand des Dokuments an. Bei Rechnung sowie Reiseprogramm erscheint ein Hinweis falls das Dokument länger nicht gespeichert wurde. Für die Rechnung gibt es zudem folgende Status-Informationen:

Benutzeroberfläche Toolbar

Icon	Beschreibung
	Änderungen speichern
	Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
	Erzeugt eine 'Vorschau' des Dokuments. Siehe Vorschau anzeigen
	Für das aktuelle Dokument wird ein PDF erstellt. Daneben gibt es eine oder mehrere Dokument-Varianten.
	Es stehen die Formatierungen Fett (bold), kursiv (italic) und unterstrichen (underline) zur Verfügung.

Benutzeroberfläche Property Editor

Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der 'Property Editor'. Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem welches Element aktuell ausgewählt ist.

Property Editor Rechnung

Property Editor Rechnung

Besteller für CH-Mandanten

Besteller für AT-Mandanten

Feld	Beschreibung
Zahlungskonditionen	Hier kann die Zahlungskondition gesetzt werden. Hat die Zahlungskondition eine Anzahlung, wird der Anzahlungsbetrag automatisch berechnet. Dieser kann nach Bedarf manuell angepasst werden. Module: Commercial Ist auf dem Dokumentempfänger 'Autom. Lodge-Zahlung' gesetzt, ist dieses Häkchen standardmässig aktiviert. Die Erstellung der automatischen Lodgezahlungen kann hier mittels Entfernen des Häkchens übersteuert werden (inkl. Angabe eines Kommentars) Ist auf dem Dokumentempfänger ein TAF-Modell hinterlegt, kann hier angegeben werden ob TAF bei dieser Rechnung erstellt werden soll oder nicht.
Mahnstufe Vorauszahlung	Wurde der Kunde für die Anzahlung gemahnt, ist hier die Anzahl der Mahnläufe ersichtlich. Die Ziffern 1, 2 und 3 belegen, in welchem Mahnlauf die Anzahlung gemahnt wurde. Ab Ziffer 3 wird ersichtlich, wieviele Male die Rechnung im dritten Mahnlauf gemahnt wurde.
Mahndatum Vorauszahlung	Hier ist das letzte Mahndatum für die Vorauszahlung ersichtlich.
Mahnstufe Restzahlung	Wurde der Kunde für die Restzahlung gemahnt, ist hier die Anzahl der Mahnläufe ersichtlich. Die Ziffern 1, 2 und 3 belegen, in welchem Mahnlauf die Anzahlung gemahnt wurde. Ab Ziffer 3 wird ersichtlich, wieviele Male die Rechnung im dritten Mahnlauf gemahnt wurde.
Mahndatum Restzahlung	Hier ist das letzte Mahndatum für die Restzahlung ersichtlich.
Autom. lodge-Zahlg.	Das Häkchen ist automatisch bei Rechnungsempfängern mit der Einstellung 'Autom. Lodge-Zahlung' gesetzt. Nach Bedarf kann es pro Rechnung entfernt werden, damit keine Zahlungen automatisch generiert werden.
Auto-Lodge angepasst weil..	Es kann eine Bemerkung, weshalb keine automatischen Zahlungen für diese Rechnung gewünscht wurden, eingegeben werden.
TAF anwenden	Das Häkchen ist automatisch bei Rechnungsempfängern mit zugewiesenem TAF-Modell gesetzt. Sollten keine TAF Positionen für eine Rechnung erstellt werden, kann das Häkchen entfernt werden.
Empfänger	Dokumentempfänger
Besteller	Das Feld ist automatisch bei Rechnungsempfängern Firma und Angestellter gesetzt. Auf Rechnungen mit Empfänger Firma ausgefüllt, wird dieser Text in der Rechnungsadresse, oberhalb der Strasse oder des Postfachs, angedruckt. Auf Rechnungen mit Empfänger Angestellten dient das Feld zur Information. Für österreichische Mandanten befindet sich das Feld Besteller unterhalb der Rechnungsnummer. Das ausgefüllte Feld wird auf der Rechnung angedruckt.
Reisender	Module: Commercial Hat das Dossier einen Geschäftsbereich auf welchem 'Commercial' gesetzt ist, so kann hier der Reisende angegeben werden. Sind auf dem Reisenden die DBI-Felder ausgefüllt, werden diese auf die Rechnung übernommen.
ESR Nummer	Erlaubt das manuelle Hinzufügen von ESR. Ist auf dem Mandant 'Automatische ESR' aktiviert, so werden in diesem Bereich die automatisch erstellten ESR angezeigt. Mittels Klick auf das '+' Symbol können weitere leere Zeilen angefügt werden.
Rechnungslayout	Hier kann das Rechnungslayout 'kurz' oder 'lang' ausgewählt werden, siehe auch Rechnungslayouts

Property Editor Reiseprogramm

Bei einem Reiseprogramm kann lediglich der Dokumentempfänger gesetzt werden.

Property Editor Position

Property Editor Position

Property Editor Leistung

Property Editor Leistung

Einzelne Leistungen können nur in einer Arrangement-Position überhaupt ausgewählt werden. Für solche Leistungen wird im Property Editor angezeigt:

Property Editor Segment

Property Editor Segment

Für Flug- oder Zugleistungen können einzelne Segmente ausgewählt werden.

Property Editor Preisposition

Property Editor Preisposition

Property Editor Flugticket, Sitzplätze

Property Editor Flugticket oder Sitzplätze

Bei Flugtickets sowie bei Sitzplätzen (Flug- und Busleistungen) kann im Property Editor der zugehörige Teilnehmer gesetzt werden.

Proberty Ticketnummer Ticket-Typen

Mit Klick in die Flugticketnummer kann der Tickettyp angepasst werden. Dieser ist relevant für das TAF-Modell. Siehe TAF Details

Benutzeroberfläche Dokument

Editierbare Bereiche sind mit einem Rahmen umgeben. Siehe Editieren des Dokuments für eine detaillierte Beschreibung.

Rechnung

Ist die Rechnung im Status 'veraltet', wird der Text in grauer Schrift dargestellt.

Dokument-Varianten

Umbrella.net kennt als grundlegende Dokumenttypen die Rechnung und das Reiseprogramm. Die Rechnung kann als PDF heruntergeladen werden, das Reiseprogramm als PDF und im Word-Format. Daneben gibt es einige Dokument-Varianten, welche von diesen Basisdokumenten abgeleitet sind.

Rechnungslayout lang / kurz

Das Standard-Rechnungslayout ist 'lang'. Es gibt ein zusätzliches Layout 'kurz', welches im Hinblick auf Commercial-Endkunden entworfen wurde. Im Layout 'kurz' werden die Leistungsdaten kompakter dargestellt.

• Beispiel einer Rechnung im Layout 'lang'
• Beispiel einer Rechnung im Layout 'kurz'

Multi-purpose Document (MPD)

Anmeldeformular

Das Anmeldeformular (im PDF-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Weggelassen werden:

• Commercial Daten
• MwSt.-Verteilung

Hinzugefügt wird:

• Unterschriftszeile

Beispiel eines Anmeldeformulars

Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus Dokumenteinstellungen Anmeldeformular verwendet.

ESR

Module: Automatischer ESR

Beispiel eines ESR-Drucks

ESR Druckeinstellungen

Ist auf dem Mandant das Modul 'Auto ESR' aktiviert, so werden mit dem 'Nummerieren und Speichern' der Rechnung automatisch Referenznummer(n) gebildet und je nach gewählter Zahlungskondition automatisch ein oder zwei ESR (zwei ESR bei Anzahlung/Restzahlung) erstellt.

Diese(r) ESR kann/können anschliessend auf dafür vorgesehenem ESR-Papier ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden.

Standardmässig wird die ESR Referenznummer folgendermassen abgebildet:

6 Stellen	Kundenidentifikationsnummer
2 Stellen	Versionierung (techn)
8 Stellen	Rechnungs–ID
7 Stellen	Dossiernummer (mit 0en aufgefüllt)
3 Stellen	Rechnungsnummer
1 Stelle	Prüfziffer (techn)

Falls gewünscht, kann die ESR Nummer auch in diesem Format angezeigt werden:

1 Stelle	Versionierung (techn)
7 Stellen	Rechnungs-ID
3 Stellen	Rechnungsnummer
7 Stellen	Kundennummer aus Umbrella
7 Stellen	Dossiernummer (mit 0en aufgefüllt)
1 Stelle	Prüfziffer (techn)

Druckhinweise:

Adobe Reader 8, 9

Das Feld 'Seitenanpassung' muss auf 'Keine' gestellt sein. 'Automatisch drehen und zentrieren' muss deaktiviert sein. Zudem Muss in den Eigenschaften das Seitenformat auf A4 gestellt sein.

Adobe Reader X

Unter 'Grösse' muss die 'Tatsächliche Grösse' ausgewählt werden. (siehe Screenshot rechts)

Arbeitsabläufe / Prozesse

Aktionen im Menü

Dokument öffnen

Bestehen in einem Dossier mehrere Rechnungen, so kann hier eine andere bestehende Rechnung desselben Dossiers geöffnet werden.

Dokument neu laden

Das aktuelle Dokument wird neu vom Server geladen. Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.

Dokument speichern

Wird eine Rechnung gespeichert, werden im Hintergrund diverse Datenprüfungen ausgeführt. Wird eine Rechnung oder ein Reiseprogramm gespeichert, laufen zudem immer auch Datenprüfungen zum Dossier.

Rechnung nummerieren

Wird eine Rechnung nummeriert, werden vom Sytem automatisch folgende Schritte ausgeführt:

• Dokument speichern
• Datenprüfungen
• Das Abreisedatum des Dossiers wird nachgerechnet, siehe auch Abreisedatum berechnen.

• Ein Beleg wird erstellt

• Ein PDF wird im Hintergrund erstellt

TAF erstellen

Reiseprogramm Kopie speichern

Wird auf einem Reiseprogramm 'Kopie speichern' ausgeführt, passiert folgendes:

• Dokument speichern
• PDF des Reiseprogramms erstellen und direkt dem Dossier anfügen (als PDF unter Bereich Weitere Dokumente)

Aus Dokument löschen

Die Aktion 'Aus Dokument löschen' entfernt das ausgewählte Element von der aktuellen Rechnung. Die Daten im Dossier werden nicht gelöscht. Einzige Ausnahme sind dokument-spezifische Freitext-Elemente, diese werden komplett gelöscht.

Bei umfangreicheren Änderungen lohnt es sich ggf. die Änderungen in der Finanzsicht des Dossier vorzunehmen.

Elemente verschieben

Auf der Rechnung kann die Reihenfolge einzelner Elemente angepasst werden. Dies ist normalerweise eine dokument-spezifische Reihenfolge und hat keine Auswirkung auf andere Dokumente. Einzige Ausnahme bilden die Reihenfolgen von Flug- und Zugsegmenten. Werden Flug- oder Zugsegmente umsortiert betrifft diese alle anderen Rechnungen welche die entsprechende Flug- oder Zugdaten andrucken.

Auf dem Reiseprogramm werden die Leistungen automatisch, chronologisch sortiert (siehe Leistungsreihenfolge im Reiseprogramm). Entsprechend steht diese Funktion auf dem Reiseprogramm nicht zur Verfügung.

Element kopieren

Ausser Teilnehmer, Flugtickets und Sitzplätze können Elemente kopiert werden. Wird eine Flugposition oder Flugleistung kopiert, werden Flugtickets und deren Preispositionen nicht mitkopiert.

Aus Dossier löschen

Die Aktion 'Aus Dossier löschen' löscht das ausgewählte Element unwiderbringlich aus dem Dossier.

Elemente einfügen

Um ein neues Element einzufügen muss zuerst das entsprechende Ziel ausgewählt werden. Um ein Flugsegment einzufügen muss also zuerst die entsprechende Flugposition ausgewählt werden.

Freitext einfügen

Ein Freitext kann in folgenden Elementen eingefügt werden:

• Position
• Leistung (innerhalb einer Arrangement-Position)
• Flug- oder Zugsegment

Teilnehmer einfügen

Folgendes passiert, wenn im Docecitor ein neuer Teilnehmer eingefügt wird:

1. Der neue Teilnehmer wird allen auf der Rechnung vorhandenen Leistungen als Leistungsteilnehmer hinzugefügt
2. Der neue Teilnehmer wird allen auf der Rechnung vorhandenen Preispositionen hinzugefügt, mit der Ausnahme von Preispositionen in
   • Flugtickets
   • Gebührenposition
   • Versicherungsposition
3. Handelt es sich um ein manuell erstelltes Dossier in dem noch kein Produkt/keine Leistung erfasst ist, werden die erfassten Teilnehmer grau hinterlegt und können dann, sobald ein Produkt/eine Leistung erfasst wird zugeordnet werden

Position (Produkt) einfügen

Die Benutzeroberfläche ist in Bereich Neu hinzufügen beschrieben. Das ausgewählte Produkt definiert den Leistungstyp der Position. Grundsätzlich wird eine neue Position erstellt inklusive einer Preisposition mit dem angegebenen Preis pro Teilnehmer und den ausgewählten Teilnehmern. Im Falle einer Flugposition wird allerdings pro ausgewähltem Teilnehmer ein Flugticket erstellt und individuell pro Ticket eine Preisposition erstellt.

- Rechner anzeigen/ausblenden:

Mittels Klick auf "Rechner anzeigen" bzw. "Rechner ausblenden" kann der Rechner ein- und ausgeblendet werden.

WICHTIG: der Rechner dient allein als Rechenhilfe (anstatt den Taschenrechner zu konsultieren) und hat keinerlei zusätzliche Funktionen oder Auswirkungen! Der Rechner bleibt jeweils gemäss letzter Verwendung geöffnet oder geschlossen.

Es gibt 3 verschiedene Berechnungsarten: Nacht & Person, Nacht & Zimmer, Pauschal.

Nacht & Person bzw. Nacht & Zimmer:

Das 'Total' wird berechnet aus Anzahl an Nächten' mal 'Einheiten' mal 'Preis'.

Der 'Preis / Pax' wird berechnet aus dem 'Total' durch 'Anzahl der ausgewählten Teilnehmer'.

Das 'Total' muss sich gleichmässig auf die ausgewählten Teilnehmer aufteilen lassen. Falls dies nicht der Fall ist, kann das Produkt nicht hinzugefügt werden. Es gibt eine entsprechende Fehlermeldung beim OK Klick.

Wird bei Nacht & Person das Feld Einheiten gelöscht, wird automatisch die Anzahl ausgewählter Teilnehmer eingetragen. Wird bei Nacht & Person die Teilnehmerauswahl geändert, wird das Feld Einheiten auf die Anzahl gewählter Teilnehmer gesetzt.

Hinzufügen / Entfernen eines Teilnehmers bei Nacht & Person: Die Einheiten werden angepasst und das Total neu berechnet. Preis / Pax bleibt stehen.

Hinzufügen / Entfernen eines Teilnehmers bei Nacht & Zimmer: Die Einheiten bleiben stehen, das Total bleibt stehen. Der Preis / Pax wird neu berechnet (falls möglich).

Start/Enddatum wird nach drücken des "OK" Feldes automatisch in die Position übernommen.

Pauschal: Es wird der Totalpreis der Preisposition eingegeben. Zusätzlich kann das Start/Enddatum eingegeben werden, welches automatisch nach drücken des "OK" Feldes in die Position übernommen wird.

- Produktvorlage auswählen:

Sofern die ausgewählte Position (=Produkt) über mindestens eine Produktvorlage in der Sprache des vorliegenden Empfängers verfügt, erscheint eine Dropdown-Liste zur Auswahl der gewünschten Produktvorlage.

Nach Auswahl einer bestimmten Vorlage wird der Rechner deaktiviert und der Preis pro Teilnehmer aus der Produktvorlage fix gesetzt (= kann nicht mehr verändert werden).

Durch Anfügen der Position werden sämtliche in der ausgewählten Produktvorlage vordefinierten Leistungen und Preise auf das Dokument/ins Dossier übernommen. Anschliessend können diese nach Belieben angepasst werden, die Verbindung zur Produktvorlage wird gleich nach dem Anfügen aufgehoben. Künftige Änderung geschehen somit nur noch auf Basis Dossier/Dokument.

Leistung einfügen

Individuelle Leistungen können nur eingefügt werden, wenn das vorliegende Produkt/Position mit dem Leistungstyp "Arrangement" versehen wurde. Eine manuell eingefügte Leistung enthält keine Preispositionen.

Flugticket einfügen

Teilnehmerzuordnung Flugticket

Ein Flugticket kann nur auf einer Flugleistung eingefügt werden, falls noch nicht allen Teilnehmer ein Flugticket zugeteilt ist. Ein manuell eingefügtes Flugticket enthält standardmässig eine Preisposition.

Beim Anfügen von Flugtickets auf Flugposition mit mehreren Teilnehmern, kann im Property Editor rechts der gewünschte Teilnehmer angewählt werden.

Bahnticket einfügen

Ein Bahnticket kann nur auf einer Bahnleistung eingefügt werden.

Segment einfügen

Segmente können auf Flug- bzw. Zugleistungen (resp. Positionen) erfasst werden. Falls das letzte schon vorhandene Flugsegment eine Ziel-Destination enthält, wird diese als Abflugsort für das neue Flugsegment gesetzt. Zusätzlich wird in diesem Fall auch noch die Fluggesellschaft und Flugklasse kopiert. Falls das letzte Flugsegment keine Ziel-Destination enthält, wird ein leeres Flugsegment erstellt. Ein einzelnes Flugsegment enthält - anders als die übergeordnete Flugleistung - keine Flugtickets.

Sitzplatz einfügen

Ein Sitzplatz kann nur auf einem Flugsegment oder einer Busleistung eingefügt werden, falls noch nicht allen Teilnehmer ein Sitzplatz zugeteilt wurde.

Preisposition einfügen

Die Benutzeroberfläche ist in Bereich Neu hinzufügen beschrieben. Nach der Bestätigung wird eine Preisposition mit dem angegeben Preis pro Teilnehmer und den ausgewählten Teilnehmern erstellt.

Regeln für Status-Anzeige

Aktionen auf der Toolbar

Dokument speichern

Siehe Dokument speichern

Dokument neu laden

Siehe Dokument neu laden

Vorschau anzeigen

Auf den PDF werden leere Datenfelder nicht angedruckt (dh auch die zugehörige Beschriftung wird unterdrückt). Mit der Aktion "Vorschau anzeigen" werden direkt im Dokumenteditor die leeren Datenfelder inklusive Beschriftung versteckt. Das resultierende Dokumentbild entspricht damit weitestgehend dem Druckbild.

Es muss allerdings beachtet werden dass das Rechnugslayout im Dokumenteditor dem Layout 'lang' entspricht. Ist für die Rechnung das Layout 'kurz' eingestellt, ist die oben erwähnte Übereinstimmung von Dokumentbild und Druckbild nicht gegeben.

Dokument öffnen

Es können die PDF / Word des Dokuments sowie der Dokument-Varianten erstellt werden. Zu beachten ist dass für eine als 'veraltet' markierte Rechnung kein PDF erstellt werden kann. Um in einem solchen Fall ein PDF zu erhalten muss entweder die Rechnung neu nummeriert werden, oder das PDF muss aus der Historie in Bereich Rechnungen geholt werden. Das Dokument wird anschliessend über das PDF ausgedruckt.

Aktionen im Property Editor

Rechnung Properties editieren

Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter Property Editor Rechnung.

Wählt man eine neue Zahlungskondition aus, wird der Vorauszahlungsbetrag neu berechnet. Bei einer Zahlungskondition ohne Vorauszahlung wird das entsprechende Feld ausgeblendet. Nachdem der Vorauszahlungsbetrag gesetzt wurde, kann diese manuell überschrieben werden. Zu beachten ist, dass Preisänderungen auf der Rechnung (zB auch durch das Hinzufügen einer neuen Position) nicht dazu führen dass der Vorauszahlungsbetrag neu berechnt wird.

Die Dokumentsprache ist gleich der Sprache des Dokumentempfänger. Wird der Dokumentempfänger geändert, wird daher ggf. auch die Dokumentsprache angepasst.

Mahndatum ändern

Werden die Mahndaten aus den Feldern 'Mahndatum Vorauszahlung' und/oder 'Mahndatum Restzahlung' manuell entfernt und die Rechnung gespeichert, hat die Rechnung den Status veraltet. Die Anzahlung und/oder die Restzahlung dieser Rechnung wird anschliessend nicht mehr für die Mahnläufe berücksichtigt. Weitere Informationen zum Mahnwesen siehe hier.

Unabhängig davon ob Auto-ESR aktiviert ist oder nicht können manuell ESR-Nummern für die Rechnung erfasst werden. Manuell erfasste ESR-Nummern behalten ihre Gültigkeit auch beim erneuten nummerieren der Rechnung (anders als Auto-ESR).

Reiseprogramm Properties editieren

Die Dokumentsprache ist gleich der Sprache des Dokumentempfänger. Wird der Dokumentempfänger geändert, wird daher ggf. auch die Dokumentsprache angepasst.

Position Properties editieren

Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter Property Editor Position.

Auf einer Position kann nachträglich das Produkt und/oder der Lieferant angepasst werden. Hat das ausgewählte Produkt das Feld 'Andere Lieferanten zulassen' nicht aktiviert, muss der auf der Position ausgewählte Lieferant dem Produkt-Lieferanten entsprechen. Hat das ausgewählte Produkt das Feld 'Andere Lieferanten zulassen' hingegen aktiviert, kann auf der Position ein beiliebiger Lieferant gesetzt werden (typisches Beispiel ist ein BSP-Produkt mit diversen Airlines als Lieferanten).

Zu beachten ist dass die Änderung des Produkt den Leistungstyp der Position nicht ändert.

Der Property Editor erlaubt grundsätzlich das Ändern des Leistungstyp. Allerdings ist diese Änderungen Restriktionen unterworfen:

• Ist der neue, gewünschte Leistungstyp kein Arrangement, darf die Position maximal 1 Leistung beinhalten
• Die Position darf keine Leistungen beinhalten welche mit dem neuen, gewünschten Leistungstyp nicht vereinbar sind (zB kann eine Position nicht auf 'Hotel' gesetzt werden wenn sie eine Flugleistung enthält)

Auf einer Position kann der Umbrella-Status gesetzt werden. Dieser repräsentiert den grundsätzlichen Verarbeitungsstatus der Position. Für Arrangements ist der Status read-only und wird aus den Leistungs-Status abgeleitet. Für Flug- und Zugpositionen ist der Status read-only und wird aus den Segment-Status abgeleitet. Siehe dazu auch Nummerieren der Rechnung.

Leistung Properties editieren

Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter Property Editor Leistung.

Auf einer Arrangement-Leistung kann der Umbrella-Status gesetzt werden. Dieser repräsentiert den grundsätzlichen Verarbeitungsstatus der Leistung. Für Flug- und Zugleistungen ist der Status read-only und wird aus den Segment-Status abgeleitet. Siehe dazu auch Nummerieren der Rechnung.

Segment Properties editieren

Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter Property Editor Segment.

Auf einem Flug- oder Zugsegment kann der Umbrella-Status gesetzt werden. Dieser repräsentiert den grundsätzlichen Verarbeitungsstatus des Segments. Zur Hilfestellung wird daneben auch noch der importierte Status aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt. Siehe dazu auch Nummerieren der Rechnung.

Preisposition Properties editieren

Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter Property Editor Preisposition.

Der Property Editor erlaubt es die Preisaufteilung (Basispreis, VG) einer Preisposition zu definieren.

Module: Fremdwährung

Währungsdreieck

Zudem können die Basispreise in den relevanten Währungen hinterlegt werden. Wird eine Preisposition neu erstellt, oder wird die Katalogwährung oder Verkaufswährung angepasst, so wird der aktuelle Wechselkurs ermittelt und angewandt.

<module name="Kuoni"> Auf der Preisposition wird das FX-Datum hinterlegt. Wird eine Rechnung nummeriert wird der tatsächliche Kurs pro Preisposition mit dem FX-Kurs per FX-Datum verglichen. Gibt es eine Abweichung von mehr als 1% wird das Nummerieren mit einer entsprechenden Fehlermeldung verhindert.

Per Default ist der Kurs zwischen Landeswährung und Verkaufswährung fixiert. Eine Änderung des Verkaufspreises führt damit zu einem geänderten Preis in Landeswährung (und umgekehrt). Per Default ist der Kurs zwischen Katalogwährung und Verkaufswährung nicht fixiert. Eine Änderung des Verkaufspreises führt damit zu einem geänderten Wechselkurs, der Katalogpreis bliebt gleich (und umgekehrt). Ein Klick auf das kleine "Schlösschen" fixiert oder ent-fixiert den entsprechenden Wechselkurs.

Flugticket, Sitzplätze Properties editieren

Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter Property Editor Flugticket, Sitzplätze.

Bei Flugtickets sowie bei Sitzplätzen kann der zugehörige Teilnehmer geändert werden. Da Flugtickets wie Sitzplätze nicht mehrfach einem Teilnehmer zugewiesen sein können, gilt:

• Hat der neue Teilnehmer schon ein Flugticket / Sitzplatz, so werden effektiv die beiden Flugtickets / Sitzplätze getauscht
• Hat der neue Teilnehmer noch kein Flugticket / Sitzplatz, so wird einfach der neue Teilnehmer übernommen. Der alte Teilnehmer hat damit kein Flugticket / Sitzplatz mehr.

Editieren des Dokuments

Formatierung

Grundsätzlich unterstützt der Dokumenteditor formatierte Texte, dh. es können neben Zeilenumbrüchen auf fett, kursiv und unterstrichene Texte verwendet werden. Es gelten aber folgende Ausnahmen:

Datumsfelder

Leistungsbeginn- und -enddatum müssen ohne Formatierung im Format tt.mm.jjjj erfasst werden. Der Dokumenteditor erkennt jedoch Datumseingaben und ergänzt sie so dass das resultierende Datum das nächste Datum in der Zukunft ist welches den gemachten Angaben entspricht:

Beispiel am 23.11.2012 (=heute)

Zeitangaben

Zeitangaben (zB Abflugszeit) haben keine Einschränkungen. Gibt es allerdings Probleme mit der Sortierung im Reiseprogramm sollte die Zeit im Format hh:mm (zB 15:20) erfasst werden

Nur Text

Um die zuverlässige Datenverarbeitung zu gewährleisten erlauben einige wenige Felder keine Formatierung:

• Titel-Zusatz
• Teilnehmer-Angaben (Anrede, Vor- und Nachname)
• Flugklasse
• Flugticketnummer
• Gutscheinnummer

Verwendung von Codes

Umbrella.net kennt intern diverse Codes welche auch im Dokumenteditor verwendet werden können.

DBI Felder auf Rechnung ergänzen

Ist der Geschäftsbereich eines Dossier als 'commercial' markiet, stehen auf der Rechnung einige descriptive billing information (DBI) Felder zur Verfügung. Diese Daten werden bei einem Kreditkarten-Zahlung Export verwendet.

Wird beim Erstellen der Rechnung ein Angestellter als Rechnungsempfänger ausgewählt, so werden dessen Commercial Daten automatisch auf die Rechnung übertragen. (Beachte: wird als Rechnungsempfänger die Firma gewählt, so werden keine DBI-Daten übernommen.)

Wird im Property Editor der 'Reisende' gesetzt oder geändert, so werden dessen DBI-Daten auf die Rechnung übertragen. Die DBI-Angaben auf der Rechnung können anschliessend angepasst oder ergänzt werden. Diese Änderungen werden nicht (!) auf den Angestellten zurück gespeichert.

ACHTUNG: Sind die DBI-Felder als mandatory gesetzt auf dem Firmen Buchungsdatenfeld, kann die Rechnung nicht nummeriert werden falls diese fehlen.

Preisänderungen

Wird der Preis einer Preisposition direkt im Dokument geändert, wird grundsätzlich die VG belassen und der Basispreis angepasst. Es gelten aber folgende Ausnahmen (es gilt: Preis = Basispreis + VG):

Neuer Preis kleiner als VG

Wird der Preis geändert ohne dass sich das Vorzeichen ändert, und ohne dass der Preis auf 0.00 gesetzt wird, aber so dass der Preis vorher grösser als die VG war und nun kleiner als die VG ist, dann wird der Basispreis auf 0.00 gesetzt und die VG entsprechend angepasst. Bei negativem Vorzeichen sind die 'grösser' und 'kleiner' Vergleiche sinngemäss umgekehrt.

Beispiel: Preis vorher: Basispreis = 120.00, VG = 50.00. Neuer Preis = 40.00 => Basispreis = 0.00, VG = 40.00

Preisänderung auf 0.00

Wird der Preis auf 0.00 gesetzt, so gibt es einige Sonderfälle:

• Hatten Basispreis und VG unterschiedliche Vorzeichen, so wird der Basispreis auf die negative VG gesetzt

Beispiel: Preis vorher: Basispreis = -120.00, VG = 20.00. Neuer Preis = 0.00 => Basispreis = -20.00, VG = 20.00

• Hatten Basispreis und VG dasselbe Vorzeichen, so werden Basispreis und VG beide auf 0.00 gesetzt

Beispiel: Preis vorher: Basispreis = 120.00, VG = 20.00. Neuer Preis = 0.00 => Basispreis = 0.00, VG = 0.00

Neuer Preis hat umgekehrtes Vorzeichen

Wird der Preis geändert so dass sich das Vorzeichen ändert (von + auf - oder umgekehrt), so wird die VG auf 0.00 gesetzt.

Beispiel: Preis vorher: Basispreis = 120.00, VG = 20.00. Neuer Preis = -20.00 => Basispreis = -20.00, VG = 0.00

Wenn der Totalpreis des Priceitems den VG Betrag unterschreitet, soll der VG Betrag entsprechend verkleinert werden und der Preis CHF in der Kalkulation bleibt 0.00.

Die Aufteilung in Basispreis und VG kann im Property editor definiert werden.

Technische/Funktionale Details

Rechnungslayouts

Details zu Benutzeroberfläche Dokument

Leistungsreihenfolge auf der Rechnung

Leistungen (bzw. Positionen) können individuell pro Rechnung umsortiert werden (siehe Elemente verschieben). Durch die dokument-spezifischen Sortierung ist es möglich, auf zwei verschiedenen Rechnungen dieselben Leistungen in unterschiedlicher Reihenfolge aufzuführen.

Für ein neu importiertes Arrangement (ggf. direkt bei der Erstellung des Dossier) werden die Leistungen so sortiert wie sie vom TO-Reservationssystem oder CRS geliefert werden.

Zusätzliche Leistungen oder Positionen werden jeweils zuunterst auf der Rechnung angefügt (bzw. bei einer neuen Arrangement-Leistung zuunterst innerhalb der Arrangement-Position), unabhängig ob diese durch einen Import, Modify oder manuell hinzugefügt werden.

Zu beachten: In der Dossierübersicht gilt eine 'globale' Reihenfolge, nämlich die nach Startdatum und Leistungstyp, siehe Reihenfolge Dossierübersicht. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor nicht zwangsläufig die gleiche wie auf der Dossierübersicht.

Leistungsreihenfolge im Reiseprogramm

Auf dem Reiseprogramm werden die Leistungen von Umbrella.net automatisch sortiert:

1. Es werden alle Positionen berücksichtigt deren Produkt 'Auf Reiseprogramm' gesetzt hat. Bei Arrangements werden alle Leistungen ausser Gebühren- und Versicherungsleistungen berücksichtigt
2. Es wird zusätzlich geprüft dass mindestens einer der Leistungteilnehmer dem Reiseprogramm zugewiesen ist
3. Bei Flug- oder Zugleistungen werden die einzelnen Segmente in 'virtuelle' Leistungen abgebildet
4. Die resultierende Liste wird sortiert:
   1. Nach Datum Leistungsbeginn
   2. Nach Zeit Leistungsbeginn (das Zeitfeld kann beliebigen Text enthalten, es wird nach best effort versucht aus dem Text eine Zeit zu lesen)
   3. Nach 'Affinität' zur Hauptleistung. Die Hinreise wird aufsteigen nach der 'Sortierung' des Leistungstyp sortiert, die Rückreise absteigend.

Beispiel: Hinflug, Transfer, Hotel, Rücktransfer, Rückflug

1. Hinflug, Transer und Hotel haben alle dasselbe Startdatum
2. Hinflug und Transfer werden nach Zeit sortiert
3. Transfer und Hotel werden nach 'Affinität zur Hauptleistung' sortiert (Transfer = 1, Hotel = 4)

Details zu Zahlungskonditionen

Für eine Rechnung mit Rechnungstotal kleiner 0.00 wird keine Zahlungskondition angedruckt. Andernfalls gelten für den Andruck der Zahlungskonditionstexte folgende Regeln:

• Anzahlung:
  • Ist die Anzahlung sofort fällig:
    • Ist der Rg.-Totalbetrag kleiner oder gleich dem Anzahlungsbetrag: "Zahlung nach Erhalt der Rechnung" (docedit.invoice.payment.now)
    • Ist der Rg.-Totalbetrag grösser als der Anzahlungsbetrag: "Anzahlung nach Erhalt der Rechnung" (docedit.invoice.prepayment.now)
  • Ist die Anzahlung nicht sofort fällig:
    • Ist der Rg.-Totalbetrag kleiner oder gleich dem Anzahlungsbetrag: "Zahlung bis n Tag(e) nach Rechnungsdatum" (docedit.invoice.pay.afterdays)
    • Ist der Rg.-Totalbetrag grösser als der Anzahlungsbetrag: "Anzahlung bis n Tag(e) nach Rechnungsdatum" (docedit.invoice.prepay.afterdays)
• Restzahlung:
  • Ist die Restzahlung jetzt fällig: "Zahlung nach Erhalt der Rechnung" (docedit.invoice.payment.now)
  • Gibt es noch eine offene Anzahlung: "Restzahlung bis tt.mm.jjjj" (docedit.invoice.restpaymentdue)
  • Gibt es keine offene Anzahlung: "Zahlung bis tt.mm.jjjj" (docedit.invoice.paymentdue)

Details zu Rechnung nummerieren

Details zu Rechnung nummerieren

Siehe Datenprüfungen Rechnung und Datenprüfungen Dossier

Details zu Rechnung denummerieren

Folgende Änderungen führen zu einer Denummeriereung einer bereits nummerierten Rechnung:

• Leistungsdaten
  • Änderung des Abreisedatums
  • Änderung eines Preisdetails
  • Änderung einer Flug-Ticketnummer
  • Änderung einer Zug-Ticketnummer
  • Änderung einer Gutscheinnummer
  • Änderung einer Refund-Ticketnummer
  • Änderung des Produkts oder Lieferanten auf einer Dossierposition

• Rechnung
  • Änderung des Rechnungsempfängers
  • Änderung der MwSt.-Verteilung
  • Stornierung einer Zahlung welche auf der nummerierten Rechnung angedruckt wurde (Zahlung wurde erfasst und der Rechnung zugewiesen, bevor diese nummeriert wurde)
  • Module: Umbrella.net AustriaÄnderung des Steuerreglements auf einer Dossierposition

• Dossierdaten
  • Module: FremdwährungÄnderung der Dossierwährung

• Anmerkung:
  • Änderung des Rückreisedatums führt zum Rechnungsstatus 'veraltet'.
  • Module: CommercialÄnderung der Commercial / DBI Daten für zum Rechnungsstatus 'veraltet'

Details zu TAF