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Open issue: IST ZUR ZEIT IN BEARBEITUNG .. BITTE NICHTS ÄNDERN DA ICH DEN TEXT OFFLINE EDITIERE. Danke, Simon

Inhaltsverzeichnis

1 Übersicht
2 Layout
3 Benutzeroberfläche
4 Arbeitsabläufe / Prozesse
5 Technische/Funktionale Details

Übersicht

Der Dokumenteditor (auch: Doceditor) ist das zentrale Tool um Dossierdaten zu editieren. Der Dokumenteditor bietet eine dokument-bezogene Sicht auf die Dossierdaten, dh. Änderungen betreffen jeweils die Daten im Dossier. Wurden in einem Dossier also mehrere Teilnehmer-Rechnungen erstellt, kann auf einer Rechnung die Flugzeit geändert werden und diese Änderung gilt dann für alle Rechnungen welche den entsprechenden Flug beinhalten.

Neue Leistungsdaten, aber auch Teilnehmer können ausschliesslich im Dokumenteditor hinzugefügt werden.

Layout

Rechnung	Reiseprogramm

Benutzeroberfläche

Der Dokumenteditor ist in vier Bereiche unterteilt. Links ist das Menü, oben die Toolbar, rechts der Property Editor und in der Mitte das Dokument. Bereiche die ausschliesslich das aktuelle Dokument betreffen sind grün hervorgehoben. Änderungen an "grünen Feldern" haben keine Auswirkungen auf andere Dokumente.

Bereich Menü

Dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box)

Bereich Dokument

Feld	Beschreibung
Öffnen	Über ‚Öffnen‘ kann ein anderes, bestehendes Dokument geladen werden.
Dokument neu laden	Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
Speichern	Änderungen speichern
Nummerieren und Speichern (nur bei Rechnungen)	Änderungen speichern und Dokument nummerieren, siehe Details
Kopie speichern (nur beim Reiseprogramm)	Änderungen speichern und als PDF im Dossier ablegen, siehe Details
TAF erstellen	Module: Commercial TAF Positionen manuell erstellen oder neu berechnen

Bereich Aktuelle Auswahl

Diese Bereich steht nur bei Rechnungen zur Verfügung.

Feld	Beschreibung
Aus Dokument löschen	Das ausgewählte Element wird aus dem Dokument gelöscht, siehe Details
Nach oben verschieben	Das ausgewählte Element wird nach oben verschoben.
Nach unten verschieben	Das ausgewählte Element wird nach unten verschoben
Zeilenumschaltung entfernen	Im markierten Text werden die Zeilenumschaltungen entfernt. Dies ist insbesondere nützlich bei importierten Texten welche manchmal überflüssige Zeilenumbrüche enthalten.

Bereich Neu hinzufügen

Hier können dokument-bezogene Daten eingefügt werden, welche also nur das aktuelle Dokument betreffen.

Feld

Beschreibung

Freier Text

Erstelle einen Bereich um beliebigen Text einzufügen. Dieser Text ist dokument-spezifisch.

Textbaustein

Erlaubt das einfügen vordefinierter Textbausteine.

ersetzt Rechnung ..: bei einer nummerierten Rechnung steht dieser Textbaustein zur Verfügung, um typischerweise in den Titel usatztext einzufügen

Module: Fremdwährung

Originalpreise: Dieser Textbaustein erstellt eine Liste mit allen Preispositionen und deren Katalogpreis für alle Preispositionen mit einer Katalogwährung welche nicht der Verkaufswährung entspricht.

Einreisebestimmungen: Wurden Einreisebestimmungen definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden
Gesundheitsbestimmungen: Wurden Gesundheitsbestimmungen definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden

Dossierbezogene Änderungen (Blaue Box)

Bereich Aktuelle Auswahl

Feld	Beschreibung
Kopieren	Das angeklickte Element wird kopiert.
Aus Dossier löschen	Das ausgewählte Element wird aus dem Dossier gelöscht. Wichtig: diese Funktion ist nicht dokument-bezogen, dh. das Element wird definitiv aus dem Dossier gelöscht. Soll das Element einfach nicht auf diesem Dokument angedruckt werden, sollte 'Aus Dokument löschen' verwendet werden.

Bereich Neu hinzufügen

Hier können zusätzliche, neue Dossierdaten erfasst werden.

Feld	Beschreibung
Teilnehmer	In der Teilnehmer-Liste wird ein zusätzlicher Teilnehmer eingefügt. In den Details wird beschrieben nach welcher Logik der neue Teilnehmer bestehenden Leistungen hinzugefügt wird.
Position (Produkt)	Es öffnet sich ein Dialog wo folgende Angaben gemacht werden können: Position hinzufügen Produkt Module: Fremdwährung Katalogwährung Preis pro Teilnehmer Welche Teilnehmer der Position zugeteilt werden Die Logik wird in #Position einfügen beschrieben.
Flugticket	Auf einer Flugleistung (Arrangement) bzw. einer Flugposition kann ein Flugticket eingefügt werden.
Leistung	Für eine bereits erfasste Dossierposition (mit Typ Arrangement) können weitere Leistungen hinzugefügt werden.
Segment	Zusätzliche Segmente hinzufügen bei Flugscheinen oder Bahnleistungen.
Sitzplatz	Sitzplätze erfassen bei Flugscheinen oder einer Busleistung.
Preisdetail	Zusätzliche Preisdetails anfügen für bestehende Leistungen.

Status

Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand des Dokuments an. Für eine Rechnung sowie einem Reiseprogramm gibt es einen Hinweis falls das Dokument länger nicht gespeichert wurde. Für die Rechnung gibt es zudem folgende Status-Informationen:

Layout	Information ob die Rechnung im Layout 'lang' oder 'kurz' gedruckt wird
Zahlungskondition	Angabe ob die Zahlungskondition konsistent ist.
MwSt.-Verteilung	Angabe ob die Zahlungskondition konsistent ist.
Nummerierung	Angabe ob die Rechnung nummeriert, veraltet oder unnummeriert ist
TAF	Module: Commercial Auf einer Rechnung mit Rechnungsinhaber, der ein TAF Modell hinterlegt hat, sind die folgenden Stati möglich: TAF Position(en) erstellt TAF Position(en) noch nicht erstellt TAF Position(en) sind veraltet TAF wird nicht erstellt Zu TAF Arbeitsabläufen

Bereich Toolbar

Icon	Beschreibung
	Änderungen speichern
	Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
	Erzeugt eine 'Vorschau' des Dokuments. Siehe #Vorschau anzeigen

Dokument-Varianten

Die Rechnung bzw. das Reiseprogramm können für den Ausdruck als PDF erstellt werden. Daneben bietet Umbrella.net einige zusätzliche Dokument-Varianten an:

Multi-purpose document (MPD): Das MPD (im Word-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: MPD verwendet. Das MPD wird oft als Offerte verwendet.
Anmeldung: Das Anmeldeformular (im PDF-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: Anmeldeformular verwendet.

ESR: Ist auf dem Mandant 'Auto ESR' aktiviert, so können die automatisch erstellten ESR ausgedruckt werden
Reiseprogramm in Word: Das Reiseprogramm steht auch im Word-Format zur Verfügung

Formatierungen

Es stehen die Formatierungen Fett (bold), kursiv (italic) und unterstrichen (underline) zur Verfügung.

Bereich Property Editor

Ebene Dokument

Datei:Doceditor prop doc.png

Property Editor Rechnung

Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der ‚Property Editor‘. Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem in welchem Teil des Doc-Editors man sich befindet.

Wurde eine Zahlungskondition mit Anzahlungsbetrag gewählt, so kann dieser Betrag manuell angepasst werden.

Module: Commercial

Autom. Lodge-Zhlg. Auto-Lodge angepasst weil.. TAF anwenden

Empfänger Reisende(r) ESR Nummer Rechnungslayout

Position

Property Editor Position

Produkt / Lieferant (Einkauf!) Status

Leistung

Property Editor Leistung

Status

Segment

Property Editor Segment

Status

Preisposition

Property Editor Preisposition

VG FX stuff!

Kalkulation im Prozess beschreiben, hier nur wofür die einzelnen Felder stehen!!

VG - Im ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite kann die VG nun im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden. Das neue Total der Preisposition wird im Doc Editor automatisch ausgerechnet. Die versteckten Gebühren können auch in der Finanzsicht (s. Kapitel Teilnehmerrechnung (Finanzansicht)) eingegeben sowie modifiziert werden.

Rabatt - Im ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite kann der Kundenrabatt nun in Prozenten im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden. Das neue Total der Preisposition wird im Doc Editor automatisch ausgerechnet.

Flugticket, Sitzplätze

Tnr.-Zuteilung

Dossierposition in Fremdwährung

Die Dossierposition direkt auf der Rechnung erfassen. Anschliessend in das Feld ‚Preis‘ klicken, im Property-Editor wird die ‚Kalkulation‘ angezeigt. Hier kann die Katalogwährung auf z.B. EUR angepasst, sowie der Preis in EUR eingegeben werden. Auf der Rechnung wird der Betrag schliesslich in CHF (=Verkaufswährung) angezeigt.

Der aktuelle Kurs wird jeweils von der Buchhaltung bestimmt.

Bereich Dokument

Rechnung

Outdated = schrift grau

Reiseprogramm

MPD

Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.

Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.

Anschliessend den Button ‚MPD‘ anklicken:

Es öffnet sich ein Word-Dokument, welches bearbeitet werden kann.

Tipp: Die Offerte kann anschliessend als externes Dokument ins Dossier hochgeladen werden.

Anmeldeschein

Das Anmeldeformular befindet sich im Doc-Editor. Um es zu öffnen, den Button ‚Anmeldung‘ anklicken.

Anschliessend öffnet sich das PDF.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Aktionen im Menü

Dokument speichern

Wird eine Rechnung gespeichert, werden im Hintergrund diverse Datenprüfungen ausgeführt. Wird eine Rechnung oder ein Reiseprogramm gespeichert, laufen zudem immer auch Datenprüfungen zum Dossier.

Rechnung nummerieren

Checks / Validierungen

Reiseprogramm Kopie speichern

Aus Dokument löschen

Open issue: muss noch dokumentiert werden

Module: CommercialWird eine Position aus dem Dokument gelöscht, welche mit einer TAF Position verlinkt ist, so wird auch die verlinkte TAF Position mitgelöscht.(Positionen verlinken)

Zu TAF Arbeitsabläufen

Elemente verschieben

Oben / unten, keine Auswirkung auf Reiseprogramm!

Element kopieren

Was wird kopiert? (zB bei Flug, Sitzplätze etc.)

Aus Dossier löschen

Open issue: muss noch dokumentiert werden

Module: CommercialWird eine Position aus dem Dossier gelöscht, welche mit einer TAF Position verlinkt ist, so wird auch die verlinkte TAF Position mitgelöscht. (Positionen verlinken)

Zu TAF Arbeitsabläufen

Elemente einfügen

Freitext einfügen

, Leistung (in arrangement), Segmente, Tickets, Teilnehmer, Preispositionen, Sitzplätze, Freitext

Teilnehmer einfügen

Logik wo automatisch zugeteilt?

Position einfügen

Defaults bez. Preispositionen. Flug kriegt 1 Ticket pro ausgewählten Tnr, inkl. 1 Preisposition pro Ticket

Flugticket einfügen

1 Preisposition pro Ticket

Leistung einfügen

Nur bei Arrangement

Segment einfügen

Nur bei Flug, Zug

Sitzplatz einfügen

Nur möglich falls nicht schon alle Tnr ein Sitzplatz haben

Preisposition einfügen

UI anzeigen?

Regeln für status-Anzeige

Zahlungskondition: Abreisedatum, negativ-Rg immer 'sofort'