Doceditor
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Inhaltsverzeichnis
- 1 Übersicht
- 2 Layout
- 3 Benutzeroberfläche
- 4 Dokument-Varianten
- 5 Arbeitsabläufe / Prozesse
- 5.1 Aktionen im Menü
- 5.2 Aktionen auf der Toolbar
- 5.3 Aktionen im Property Editor
- 5.4 Editieren des Dokuments
- 5.5 TAF Positionen erstellen / TAF anwenden
- 6 Technische/Funktionale Details
Übersicht
Der Dokumenteditor (auch: Doceditor) ist das zentrale Tool um Dossierdaten zu editieren. Der Dokumenteditor bietet eine dokument-bezogene Sicht auf die Dossierdaten, dh. Änderungen betreffen jeweils die Daten im Dossier. Wurden in einem Dossier also mehrere Teilnehmer-Rechnungen erstellt, kann auf einer Rechnung die Flugzeit geändert werden und diese Änderung gilt dann für alle Rechnungen welche den entsprechenden Flug beinhalten.
Neue Leistungsdaten, aber auch Teilnehmer können ausschliesslich im Dokumenteditor hinzugefügt werden.
Layout
| Rechnung | Reiseprogramm |
|---|---|
|
|
Benutzeroberfläche
Der Dokumenteditor ist in vier Bereiche unterteilt. Links ist das Menü, oben die Toolbar, rechts der Property Editor und in der Mitte das Dokument. Bereiche die ausschliesslich das aktuelle Dokument betreffen sind grün hervorgehoben. Änderungen an "grünen Feldern" haben keine Auswirkungen auf andere Dokumente.
Benutzeroberfläche Menü
Dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box)
Bereich Dokument
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Öffnen | Über ‚Öffnen‘ kann ein anderes, bestehendes Dokument geladen werden. |
| Dokument neu laden | Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen. |
| Speichern | Änderungen speichern |
| Nummerieren und Speichern (nur bei Rechnungen) | Änderungen speichern und Dokument nummerieren, siehe Details |
| Kopie speichern (nur beim Reiseprogramm) | Änderungen speichern und als PDF im Dossier ablegen, siehe Details |
| TAF erstellen | Module: Commercial TAF Positionen manuell erstellen oder neu berechnen
|
Bereich Aktuelle Auswahl
Diese Bereich steht nur bei Rechnungen zur Verfügung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Aus Dokument löschen | Das ausgewählte Element wird aus dem Dokument gelöscht, siehe Details |
| Nach oben verschieben | Das ausgewählte Element wird nach oben verschoben. |
| Nach unten verschieben | Das ausgewählte Element wird nach unten verschoben |
| Zeilenumschaltung entfernen | Im markierten Text werden die Zeilenumschaltungen entfernt. Dies ist insbesondere nützlich bei importierten Texten welche manchmal überflüssige Zeilenumbrüche enthalten. |
Bereich Neu hinzufügen
Hier können dokument-bezogene Daten eingefügt werden, welche also nur das aktuelle Dokument betreffen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Freier Text | Erstelle einen Bereich um beliebigen Text einzufügen. Dieser Text ist dokument-spezifisch. |
| Textbaustein | Erlaubt das einfügen vordefinierter Textbausteine.
Module: Fremdwährung
|
Dossierbezogene Änderungen (Blaue Box)
Bereich Aktuelle Auswahl
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kopieren | Das angeklickte Element wird kopiert. |
| Aus Dossier löschen | Das ausgewählte Element wird aus dem Dossier gelöscht. Wichtig: diese Funktion ist nicht dokument-bezogen, dh. das Element wird definitiv aus dem Dossier gelöscht. Soll das Element einfach nicht auf diesem Dokument angedruckt werden, sollte 'Aus Dokument löschen' verwendet werden. |
Bereich Neu hinzufügen
Hier können zusätzliche, neue Dossierdaten erfasst werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Teilnehmer | In der Teilnehmer-Liste wird ein zusätzlicher Teilnehmer eingefügt. In den Details wird beschrieben nach welcher Logik der neue Teilnehmer bestehenden Leistungen hinzugefügt wird. |
| Position (Produkt) | Es öffnet sich ein Dialog wo folgende Angaben gemacht werden können:
Module: Fremdwährung
Die Logik wird in #Position einfügen beschrieben. |
| Flugticket | Auf einer Flugleistung (Arrangement) bzw. einer Flugposition kann ein Flugticket eingefügt werden. |
| Leistung | Für eine bereits erfasste Dossierposition (mit Typ Arrangement) können weitere Leistungen hinzugefügt werden. |
| Segment | Zusätzliche Segmente hinzufügen bei Flugscheinen oder Bahnleistungen. |
| Sitzplatz | Sitzplätze erfassen bei Flugscheinen oder einer Busleistung. |
| Preisdetail | Zusätzliche Preisdetails anfügen für bestehende Leistungen. |
Status
Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand des Dokuments an. Für eine Rechnung sowie einem Reiseprogramm gibt es einen Hinweis falls das Dokument länger nicht gespeichert wurde. Für die Rechnung gibt es zudem folgende Status-Informationen:
| Layout | Information ob die Rechnung im Layout 'lang' oder 'kurz' gedruckt wird |
| Zahlungskondition | Angabe ob die Zahlungskondition konsistent ist. |
| MwSt.-Verteilung | Angabe ob die Zahlungskondition konsistent ist. |
| Nummerierung | Angabe ob die Rechnung nummeriert, veraltet oder unnummeriert ist |
| TAF |
Module: Commercial
Auf einer Rechnung mit Rechnungsinhaber, der ein TAF Modell hinterlegt hat, sind die folgenden Stati möglich:
|
Benutzeroberfläche Toolbar
| Icon | Beschreibung |
|---|---|
|
Änderungen speichern |
|
Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen. |
|
Erzeugt eine 'Vorschau' des Dokuments. Siehe #Vorschau anzeigen |
 
|
Das aktuelle Dokument kann als PDF erstellt werden. Daneben gibt es eine oder mehrere #Dokument-Varianten. |
  
|
Es stehen die Formatierungen Fett (bold), kursiv (italic) und unterstrichen (underline) zur Verfügung. |
Benutzeroberfläche Property Editor
Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der 'Property Editor'. Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem welches Element aktuell ausgewählt ist.
Property Editor Rechnung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungskondition | Hier kann die Zahlungskondition gesetzt werden. Hat die Zahlungskondition eine Anzahlung, kann diese manuell gesetzt werden.
Module: Commercial
|
| Empfänger | Dokumentempfänger |
| Reisender |
Module: Commercial
Hat das Dossier einen Geschäftsbereich auf welchem 'Commercial' gesetzt ist, so kann hier der Reisende angegeben werden. |
| ESR Nummer | Erlaubt das manuelle Hinzufügen von ESR. Ist auf dem Mandant 'Auto ESR' aktiviert, so werden in diesem Bereich die automatisch erstellten ESR angezeigt. |
| Rechnungslayout | Hier kann das Rechnungslayout 'kurz' oder 'lang' ausgewählt werden, siehe auch #Rechnungslayouts |
Property Editor Reiseprogramm
Bei einem Reiseprogramm kann lediglich der Dokumentempfänger gesetzt werden.
Position
| Feld | Beschreibung | Produkt | Hier kann das verkaufsseitige Produkt editieren werden. Der entsprechende Positionsumsatz läuft auf das hier gesetzte Produkt. |
|---|---|---|---|
| Lieferant | Hier kann der verkaufsseitige Lieferant editieren werden. Siehe #Position editieren | ||
| Leistungsinformation | Bei einem Arrangement wird hier der Status aus den Leistungen abgeleitet (read-only), für alle anderen Positionstypen kann hier der Status gesetzt werden. |
Leistung
Einzelne Leistungen können nur in einer Arrangement-Position überhaupt ausgewählt werden. Für solche Leistungen wird im Property Editor angezeigt:
| Feld | Beschreibung | Status | Für Flug- oder Zugleistungen wird hier der Status aus den Segmenten abgeleitet (read-only), für alle anderen Leistungstypen kann hier der Status gesetzt werden. |
|---|---|---|---|
| BF Nummer | Die BF Nummer der verknüpften Reservation. |
Segment
Für Flug- oder Zugleistungen können einzelne Segmente ausgewählt werden.
| Feld | Beschreibung | Status | Hier kann der Status des Segments gesetzt werden. |
|---|---|---|---|
| Status importiert | Falls das Segments aus einer Reservation stammt (also nicht manuell erfasst wurde), wird hier der Status-Text aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt. |
Preisposition
| Feld | Beschreibung | Preis (Verkaufswährung) | Der Basispreis pro Person in Verkaufswährung (=Rechnungswährung) |
|---|---|---|---|
| VG (Verkaufswährung) | Die versteckte Gebühr pro Person in Verkaufswährung | ||
| Rabatt | Rabatt in Prozent |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Preis (Landeswährung) | Der Basispreis pro Person in der Landeswährung des Reisebüros. |
| Katalogwährung | Die Währung in welcher die Leistung laut Katalog angeboten wird. |
| Katalogpreis | Der Preis pro Person in obiger Katalogwährung. |
Die Logik nach welcher Preise in verschiedenen Währungen nachgerechnet werden ist in #Preisposition editieren beschrieben.
Flugticket, Sitzplätze
Bei Flugtickets sowie bei Sitzplätzen (Flug- und Busleistungen) kann im Property Editor der zugehörige Teilnehmer gesetzt werden.
Benutzeroberfläche Dokument
Editierbare Bereiche sind mit einem gepunkteten Rahmen umgeben. Siehe #Editieren des Dokuments für eine detaillierte Beschreibung.
Rechnung
Ist die Rechnung im Status 'veraltet', wird der Text in grauer Schrift dargestellt.
Dokument-Varianten
Umbrella.net kennt als grundlegende Dokumenttypen die Rechnung und das Reiseprogramm. Daneben gibt es einige Dokument-Varianten, welche von diesen Basisdokumenten abgeleitet sind.
Multi-purpose Document (MPD)
Anmeldeformular
Dokument-Varianten
Die Rechnung bzw. das Reiseprogramm können für den Ausdruck als PDF erstellt werden. Daneben bietet Umbrella.net einige zusätzliche Dokument-Varianten an:
- Multi-purpose document (MPD)
- Das MPD (im Word-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: MPD verwendet. Das MPD wird oft als Offerte verwendet.
- Anmeldung
- Das Anmeldeformular (im PDF-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: Anmeldeformular verwendet.
- ESR
- Ist auf dem Mandant 'Auto ESR' aktiviert, so können die automatisch erstellten ESR ausgedruckt werden
- Reiseprogramm in Word
- Das Reiseprogramm steht auch im Word-Format zur Verfügung
Arbeitsabläufe / Prozesse
Aktionen im Menü
Dokument speichern
Wird eine Rechnung gespeichert, werden im Hintergrund diverse Datenprüfungen ausgeführt. Wird eine Rechnung oder ein Reiseprogramm gespeichert, laufen zudem immer auch Datenprüfungen zum Dossier.
Dokument neu laden
Das aktuelle Dokument wird neu vom Server geladen. Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
Rechnung nummerieren
Wird eine Rechnung nummeriert, werden folgende Schritte ausgeführt:
- #Dokument speichern
- Datenprüfungen
- Ein Beleg wird erstellt
- Falls Auto-Lodge aktiv ist werden Lodge-Zahlungen erstellt
- Auto-ESR werden erstellt (falls auf dem Mandant 'Auto ESR' aktiv ist, die Verkaufswährung CHF ist und Auto-Lodge nicht aktiv ist)
- Der Beleg wird verbucht. Je nach Buchhaltungslogik wird nur der Debitor verbucht (Gewinn bei Abreise) oder Debitor und Ertrag (GHewinn bei Rechnungsstellung)
- Ein PDF wird im Hintergrund erstellt
Reiseprogramm Kopie speichern
Wird auf einem Reiseprogramm 'Kopie speichern' ausgeführt:
- #Dokument speichern
- PDF des Reiseprogramms erstellen und direkt dem Dossier anfügen (als PDF unter Dossier#Bereich Weitere Dokumente)
Aus Dokument löschen
Die Aktion 'Aus Dokument löschen' entfernt das ausgewählte Element von der aktuellen Rechnung. Die Daten im Dossier werden nicht gelöscht. Einzige Ausnahme sind dokument-spezifische Freitext-Elemente, diese werden komplett gelöscht.
| Teilnehmer | Der Teilnehmer wird mit seinen Preispositionen und Leistungszuordnungen ins 'nicht verrechnet' verschoben. |
| Dossierposition | Alle Preispositionen und Leistungen innerhalb des ausgewählten Dossierposition werden ins 'nicht verrechnet' verschoben.
Module: Commercial
Wird eine Position aus dem Dokument gelöscht, welche mit einer TAF Position verlinkt ist, so wird auch die verlinkte TAF Position mitgelöscht, siehe auch TAF Arbeitsabläufe
|
| Leistung | Alle Preispositionen innerhalb des ausgewählten Leistung werden ins 'nicht verrechnet' verschoben. |
| Flugticket | Alle Preispositionen innerhalb des ausgewählten Flugtickets werden ins 'nicht verrechnet' verschoben. |
| Preisposition | Die Preisposition wird ins 'nicht verrechnet' verschoben. |
| Freitext | Der Freitext wird komplett gelöscht |
Bei umfangreicheren Änderungen lohnt es sich ggf. die Änderungen in der Finanzsicht des Dossier vorzunehmen.
Elemente verschieben
Auf der Rechnung kann die Reihenfolge einzelner Elemente angepasst werden. Dies ist normalerweise eine dokument-spezifische Reihenfolge und hat keine Auswirkung auf andere Dokumente. Einzige Ausnahme bilden die Reihenfolgen von Flug- und Zugsegmenten. Werden Flug- oder Zugsegmente umsortiert betrifft diese alle anderen Rechnungen welche die entsprechende Flug- oder Zugdaten andrucken.
Auf dem Reiseprogramm werden die Leistungen automatisch, chronologisch sortiert (siehe #Leistungsreihenfolge im Reiseprogramm). Entsprechend steht diese Funktion auf dem Reiseprogramm nicht zur Verfügung.
Element kopieren
Ausser Teilnehmer, Flugtickets und Sitzplätze können Elemente kopiert werden. Wird eine Flugposition oder Flugleistung kopiert, werden Flugtickets nicht mitkopiert.
Aus Dossier löschen
Die Aktion 'Aus Dossier löschen' löscht das ausgewählte Element unwiderbringlich aus dem Dossier.
Wird eine Position aus dem Dossier gelöscht, welche mit einer TAF Position verlinkt ist, so wird auch die verlinkte TAF Position mitgelöscht, siehe auch TAF Arbeitsabläufe
Elemente einfügen
Um ein neues Element einzufügen muss zuerst das entsprechende Ziel ausgewählt werden. Um ein Flugsegment einzufügen muss also zuerst die entsprechende Flugposition ausgewählt werden.
Freitext einfügen
Ein Freitext kann in folgenden Elementen eingefügt werden:
- Position
- Leistung (innerhalb einer Arrangement-Position)
- Flug- oder Zugsegment
Teilnehmer einfügen
Wird ein neuer Teilnehmer eingefügt:
- Der neue Teilnehmer wird allen auf der Rechnung vorhandenen Leistungen als Leistungsteilnehmer hinzugefügt
- Der neue Teilnehmer wird allen auf der Rechnung vorhandenen Preispositionen hinzugefügt, mit der Ausnahme von Preispositionen in
- Flugtickets
- Gebührenposition
- Versicherungsposition
Position einfügen
Die Benutzeroberfläche ist in #Bereich Neu hinzufügen beschrieben. Das ausgewählte Produkt definiert den Leistungstyp der Position. Grundsätzlich wird eine neue Position erstellt inklusive einer Preisposition mit dem angegeben Preis pro Teilnehmer und den ausgewählten Teilnehmern. Im Falle einer Flugposition wird allerdings pro ausgewähltem Teilnehmer ein Flugticket erstellt und individuell pro Ticket eine Preisposition erstellt.
Flugticket einfügen
Ein Flugticket kann nur auf einem Flug eingefügt werden, falls noch nicht allen Teilnehmer ein Flugticket zugeteilt ist. Ein manuell eingefügtes Flugticket enthält standardmässig eine Preisposition.
Leistung einfügen
Individuelle Leistungen können nur in eine Arrangement-Position eingefügt werden. Eine manuell eingefügte Leistung enthält keine Preispositionen. Eine Flugleistung enthält - anders als eine neue Flugposition - keine Flugtickets.
Segment einfügen
Segmente können auf Flug- bzw. Zugleistungen (resp. Positionen) erfasst werden.
Falls das letzte schon vorhandene Flugsegment eine Ziel-Destination enthält, wird diese als Abflugsort für das neue Flugsegment gesetzt. Zusätzlich wird in diesem Fall auch noch die Fluggesellschaft und Flugklasse kopiert. Falls das letzte Flugsegment keine Ziel-Destination enthält, wird ein leeres Flugsegment erstellt.
Sitzplatz einfügen
Ein Sitzplatz kann nur auf einem Flugsegment oder einer Busleistung eingefügt werden, falls noch nicht allen Teilnehmer ein Sitzplatz zugeteilt wurde.
Preisposition einfügen
Die Benutzeroberfläche ist in #Bereich Neu hinzufügen beschrieben. Nach der Bestätigung wird eine Preisposition mit dem angegeben Preis pro Teilnehmer und den ausgewählten Teilnehmern erstellt.
Regeln für Status-Anzeige
| Status-Check | Regeln |
|---|---|
| Layout | Dies ist eine reine Information |
| Zahlungskondition | Für eine negative Rechnung (Gutschrift) sowie für vollständig bezahlte Rechnungen wird die Zahlungskondition nicht geprüft. Für positive Rechnungen wird geprüft:
Die Prüfungen (1) - (3) sowie (4.1) müssen erfüllt sein, alle anderen Prüfungen erzeugen höchstens eine Warnung an den Benutzer. |
| MwSt.-Verteilung | Die MwSt.-Verteilung muss konsistent sein, dh. die Summe der MwSt.-Teilbeträge muss dem Positionstotal entsprechen. Verwendet die Position einen einzigen MwSt.-Satz führt Umbrella.net die Verteilung automatisch nach. Werden hingegen mehrere MwSt.-Sätze verwendet, muss die Verteilung ggf. in der [[Dossier#MwSt.-Verteilung editieren|Finanzsicht] angepasst werden. |
| Nummerierung | Dies ist eine reine Information |
| TAF |
Module: Commercial
Hat der Dokumentempfänger ein TAF-Modell hinterlegt, wird der TAF-Status wie folgt gesetzt:
|
Aktionen auf der Toolbar
Dokument speichern
Siehe #Dokument speichern
Dokument neu laden
Siehe #Dokument neu laden
Vorschau anzeigen
Auf den PDF werden leere Datenfelder nicht angedruckt (dh auch die zugehörige Beschriftung wird unterdrückt). Mit der Aktion "Vorschau anzeigen" werden direkt im Dokumenteditor die leeren Datenfelder inklusive Beschriftung versteckt. Das resultierende Dokumentbild entspricht damit weitestgehend dem Druckbild.
Es muss allerdings beachtet werden dass das Rechnugslayout im Dokumenteditor dem Layout 'lang' entspricht. Ist für die Rechnung das Layout 'kurz' eingestellt, ist die oben erwähnte Übereinstimmung von Dokumentbild und Druckbild nicht gegeben.
Anmeldeschein
Der Anmeldeschein entspricht weitgehend dem PDF "Rechnung lang", allerdings ohne
- Commercial Daten
- MwSt.-Verteilung
Anstelle der im Doceditor angezeigten Kopf- und Fusszeilen werden die Standard Kopf- und Fusszeilen aus den [[Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: Anmeldeformular] verwendet.
Der Anmeldeschein ist im PDF Format verfügbar.
Der Anmeldeschein ist im PDF und im Word Format verfügbar.
Das Anmeldeformular befindet sich im Doc-Editor. Um es zu öffnen, den Button ‚Anmeldung‘ anklicken.
Anschliessend öffnet sich das PDF.
MPD
Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.
Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.
Anschliessend den Button ‚MPD‘ anklicken:
Es öffnet sich ein Word-Dokument, welches bearbeitet werden kann.
Tipp: Die Offerte kann anschliessend als externes Dokument ins Dossier hochgeladen werden.
Automatischer ESR - automatisch und manuell
Der ESR wird via PDF gedruckt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Öffnen Sie die Rechnung (mit Klick auf den Link). Sie befinden sich jetzt im Dokumenteneditor. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'ESR' in der Taskliste oben. Das PDF wird geöffnet.
Um den ESR zu drucken, wählen Sie im PDF das Druckersymbol (oben links).
Das Feld 'Seitenanpassung' muss auf 'Keine' gestellt sein. 'Automatisch drehen und zentrieren' muss deaktiviert sein. Zudem Muss in den Eigenschaften das Seitenformat auf A4 gestellt sein.
Sie haben immer noch die Möglichkeit, die ESR manuell einzugeben (z.B. zum Aufbrauchen der alten Einzahlungsscheine oder wenn der Kunde in Raten zahlen möchte). Das Vorgehen ist das Gleiche wie bisher (Link BESR Zahlungen). Der automatische ESR (Referenznummer und Zahlungsbetrag) bleibt auf der Rechnung ersichtlich. Neu haben Sie die Möglichkeit, die vollständige Referenznummer der Einzahlungsscheine einzugeben. Wenn Sie die vollständige Referenznummer eingeben, können die Zahlungen automatisch zugewiesen werden.
http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/ESR_automatischundmanuell.pdf
Aktionen im Property Editor
Zahlungskondition editieren -> Anzahlung berechnet
Empfänger ändern
Reisender ändern
Ebene Dokument
Rechnung - Zahlungskondition ändern
Rechnung - Rechnungsempfänger ändern
Sprache, DBI-Felder, TAF, Lodge
Rechnung - Manuelle ESR editieren
Position editieren
- Produkt und Lieferant ändern
Siehe Produkt - Flag 'mehrere Lieferanten zulassen'
Änderung Produkt ändert Leistungstyp nicht!!!
Der Property Editor erlaubt grundsätzlich das Ändern des Leistungstyp. Allerdings ist diese Änderungen Restriktionen unterworfen:
- Ist der neue, gewünschte Leistungstyp kein Arrangement, darf die Position maximal 1 Leistung beinhalten
- Die Position darf keine Leistungen beinhalten welche mit dem neuen, gewünschten Leistungstyp nicht vereinbar sind (zB kann eine Position nicht auf 'Hotel' gesetzt werden wenn sie eine Flugleistung enthält)
Leistung editieren
Status
Segment editieren
Status
Preisposition editieren
Ganze FX sache, Logik
Editieren des Dokuments
Formatierung
Grundsätzlich unterstützt der Dokumenteditor formatierte Texte, dh. es können neben Zeilenumbrüchen auf fett, kursiv und unterstrichene Texte verwendet werden. Es gelten aber folgende Ausnahmen:
- Datumsfelder
- Leistungsbeginn- und -enddatum müssen ohne Formatierung im Format tt.mm.jjjj erfasst werden. Der Dokumenteditor erkennt jedoch Datumseingaben und ergänzt sie so dass das resultierende Datum das nächste Datum in der Zukunft ist welches den gemachten Angaben entspricht:
Beispiel am 23.11.2012 (=heute)
| Eingabe | Wird ergänzt zu |
|---|---|
| 07 | 07.11.2012 |
| 0708 | 07.08.2013 |
| 070812 | 07.08.2012 |
- Zeitangaben
- Zeitangaben (zB Abflugszeit) haben keine Einschränkungen. Gibt es allerdings Probleme mit der Sortierung im Reiseprogramm sollte die Zeit im Format hh:mm (zB 15:20) erfasst werden
- Nur Text
- Um die zuverlässige Datenverarbeitung zu gewährleisten erlauben einige wenige Felder keine Formatierung:
- Titel-Zusatz
- Teilnehmer-Angaben (Anrede, Vor- und Nachname
- Flugklasse
- Flugticketnummer
- Gutscheinnummer
Verwendung von Codes
Umbrella.net kennt intern diverse Codes welche auch im Dokumenteditor verwendet werden können.
| Feld | Eingabe Code | Wird nach dem Speichern übersetzt in |
|---|---|---|
| Teilnehmer-Anrede |
|
|
| Flugsegment, Von / Nach | Destinationscode, zB ZRH | Zürich |
| Flugsegment, Airline | 2-stelliger IATA Airlinecode, zB LX | Swiss |
| Flugsegment, Flugklasse | Einstelliger Klassencode, zB Y | Economy Class |
| Flugsegment, Flugzeugtyp | Kurzbezeichnung, zB 318 | Airbus Industrie A318 |
DBI Felder auf Rechnung ergänzen
Ist der Geschäftsbereich eines Dossier als 'commercial' markiet, stehen auf der Rechnung einige descriptive billing information (DBI) Felder zur Verfügung. Diese Daten werden bei einem Kreditkarten-Zahlung Export verwendet.
Wird beim Erstellen der Rechnung ein Angestellter ausgewählt, so werden dessen Commercial Daten auf die Rechnung übertragen. (Beachte: wird als Rechnungsempfänger die Firma gewählt, so werden keine DBI-Daten übernommen.)
Wird im Property Editor der 'Reisende' gesetzt oder geändert, so werden dessen DBI-Daten auf die Rechnung übertragen. Die DBI-Angaben auf der Rechnung können anschliessend angepasst oder ergänzt werden. Diese Änderungen werden nicht (!) auf den Angestellten zurück gespeichert.
Das ganze TAF unten zusammenfassen in 1-2 Kapitel
TAF Positionen erstellen / TAF anwenden
TAF Positionen können nur auf einer Rechnung erstellt werden, auf welcher der Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt hat. TAF Modell auf Kunde speichern.
TAF automatisch erstellen
- Wird ein Dossier mit einer Reservation und gleichzeitig der Rechnung erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erzeugt.
- Wird eine Rechnung in einem Dossier mit bereits existierenden Positionen erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erzeugt.
TAF manuell erstellen
TAF Positionen werden manuell auf dem Doceditor ausgelöst wenn:
- Die Dossierpositionen auf der Rechnung wurden manuell erfasst. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die TAF Positionen erzeugt.
- Beträge einer oder mehrerer Dossierpositionen wurden geändert und die zugehörigen TAF Positionen sollen neu berechnet werden. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die bestehenden TAF Positionen neu berechnet.
Zum Arbeitsablauf Dossierposition manuell erfassen
TAF anwenden
Sollten für einen Kunden, der ein TAF Modell hinterlegt hat, ausnahmsweise keine TAF Positionen verrechnet werden, muss das Häkchen 'TAF anwenden' vor dem Nummerieren der Rechnung entfernt werden.
TAF Positionen löschen
siehe Position aus Dossier löschen
siehe Position aus Dokument löschen
TAF Positionen editieren
siehe Preisposition editieren
Technische/Funktionale Details
Einreisebestimmungen: Logik welches Land
TAF Zusammenfassen:
Details zu TAF
TAF Details und IATA Aera
Eine TAF Position wird dann erstellt, wenn anhand der Dossierposition, z.B. Flugticket, die entsprechenden Daten in einem TAF Detail des TAF Moduls übereinstimmen. Diese Daten sind z.B. Leistungtyp, Minimum/Maximum Betrag, IATA-Bereich. Sollte keine Übereinstimmung gefunden werden, wird keine TAF Position erfasst.
Berechnung TAF Position
Die TAF Position wird pro Rechnungsposition und nicht pro Dossierposition berechnet. Für Flugleistungen bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Ticketbetrag der Rechnung. Für alle anderen Leistungsarten bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Gesamtbetrag der Rechnungsposition.
Zuordnung TAF Position zur Rechnungsposition
Die TAF Position wird auf dem Register Commercial automatisch mit der Rechnungsposition verlinkt.
Hier gehts zum Positionen verlinken
Hinweise zu TAF auf der Rechnung
Wird der Betrag einer Rechnungsposition manuell abgeändert, sodass ein anderes TAF Detail verrechnet werden müsste, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden. Wenn das TAF Detail nicht neu berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:
- Der TAF Status wurde für die Rechnung auf OUTDATED geändert
- Eine oder mehrere TAF Position(en) sind veraltet
Wird auf einer TAF Rechnung eine neue Position erfasst, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden, damit die TAF Position automatisch berechnet und erfasst wird. Wenn das TAF Detail nicht berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:
- Der TAF Status wurde für die Rechnung auf INITIAL geändert
- TAF muss auf dieser Rechnung ausgeführt werden.
Damit die Rechnung nummeriert werden kann, muss entweder 'TAF erstellen' ausgeführt werden oder 'TAF anwenden' entfernt werden.
Leistungsreihenfolge im Doceditor
Leistungsreihenfolge auf der Rechnung
Die Leistungsreihenfolge auf der Rechnung basiert auf dokument-bezogenen Layoutinformationen. So ist es durchaus denkbar, auf zwei verschiedenen Rechnungen dieselben Leistungen in unterschiedlicher Reihenfolge aufzuführen. In der Dossierübersicht hingegen gilt eine 'globale' Reihenfolge, nämlich die nach Startdatum und Leistungstyp, siehe Reihenfolge Dossierübersicht. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor oft nicht die gleiche wie auf der Dossierübersicht.
Zudem gilt für die Reihenfolge im Doceditor:
Import aus TO-Reservationssystem oder CRS (was bedeuten diese Abkürzungen?)
- die Reihenfolge der Positionen/Leistungen wird aus den Systemen übernommen.
Manuell erstellte Positionen/Leistungen
- Manuell erstellte Positionen und deren Leistungen werden nach Startdatum und Leistungstyp aufgelistet.
Manuell erstellte Positionen/Leistungen auf bereits bestehender Rechnung
- Die manuell hinzugefügten Leistungen werden innerhalb einer bestehenden Position zuunerst aufgelistet. Neue Positionen werden nach Eingabezeitpunkt zuunterst auf der Rechnung aufgelistet. Dies unabhängig vom Abreisedatum. Die Gebührposition bleibt zuunterst, Module: Commercialausser sie ist mit einer anderen Position verlinkt. Siehe Positionen verlinken
Neue Leistungen aus Modify (Was ist ein Modify?)
- Neue Leistungen werden werden innerhalb der Position zuunterst aufgelistet.
Neue Positionen aus Import
- Neue Positionen werden zuunterst auf der Rechnung aufgelistet. Dies unabhängig vom Abreisedatum. Die Gebührposition bleibt zuunterst, Module: Commercialausser sie ist mit einer anderen Position verlinkt. Siehe Positionen verlinken
Positionen/Leistungen manuell im Doceditor verschoben und gespeichert (siehe Elemente verschieben)
- Die Reihenfolge im Doceditor kann mit dem Verschieben von Leistungen innerhalb einer Position oder der Positionen geändert werden.
Leistungsreihenfolge im Reiseprogramm
Spezielle Logik
Validierungen
Referenz auf Dokumente und Dossier
