Kunde
Inhaltsverzeichnis
Übersicht
Auf dieser Seite können detaillierte Kundendaten erfasst werden. Der Kundenstamm von Umbrella.net ist filialübergreifend. Die Kundendaten können als Basis für ein einfaches aber effektives CRM (Customer Relationship Management) verwendet werden.
Layout
| Datei:Kunde Layout.png 300px |
Benutzeroberfläche
Register Übersicht
Bereich Person
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Kundennummer, wird vom System automatisch zugeteilt |
| Anrede | Das Feld 'Anrede' muss mit Freitext abgefüllt werden, z.B. 'Herr', 'Frau' oder 'Kind'. |
| Vorname | Vorname der Person |
| Name | Familienname der Person |
| Adresszusatz | Falls vorhanden kann hier ein Adresszusatz eingegeben werden, z.B. 'z. Hd. Frau Meister' |
| Postfach | Hier kann ein Postfach eingegeben werden. |
| Strasse | Strassenname sowie Hausnummer eingeben |
| PLZ | Postleitzahl eingeben und Tabulator drücken: Falls vorhanden erscheint automatisch die Ortschaft. |
| Ort | Die Ortschaft kann hier manuell erfasst werden. |
| Land | Wird automatisch eingetragen, falls die PLZ vom System erkannt wurde. Ansonsten kann das Land hier manuell erfasst werden. |
| Adresse | Das Adressfeld wird automatisch abgefüllt, wenn mit dem Tabulator hierhin gesprungen wird. Über den Button 'Refresh' kann die Adresse jederzeit aktualisiert werden, für die Aktualisierung sind die obenstehenden Adressfelder massgebend. Zudem kann das Adressfeld manuell editiert und mit Zusatzinformationen (wie z.B. einem Titel) ergänzt werden. |
| Sprache | Via Drop-Down Menü die Sprache des Kunden wählen. |
| Briefanrede | Wird automatisch eingetragen, wenn mit dem Tabulator hierhin gesprungen wird. Über den Button 'Refresh' kann die Anrede jederzeit aktualisiert werden. Die Anrede kann manuell editiert werden und mit Zusatzinformationen (wie z.B. einem Titel) ergänzt werden. |
| Robinson | Wird das Häkchen gesetzt, wird der Kunde bei Adress-Selektionen nicht berücksichtigt |
| Aktiv | Wird das Häkchen entfernt, erscheint der Kunde nicht mehr aktiv in der Kundensuche resp. in Auswertungen (z.B. bei Todesfall) |
| Geburtsdatum | Hier wird das Geburtsdatum eingetragen. |
| Notiz | Mit klick auf das Icon können hier Notizen gespeichert werden, diesen den Kunden betreffen. |
| Verantwortlicher | Hier ist der verantwortliche Sachbearbeiter eingetragen. Über das Dropdown-Menü kann dieser geändert werden.
Zum Arbeitsablauf Sachbearbeiter des Kunden manuell verändern |
Bereich Kontakt
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Die E-Mail Adresse des Kunden. Mit dem Brief-Icon kann direkt ein E-Mail versendet werden. | |
| Mobile | Die Mobile-Nummer des Kunden. |
| Telefon 1 / 2 | Die Telefon-Nummer(n) des Kunden. |
| Fax | Die Fax-Nummer des Kunden. |
Bereich Finanzen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Abreise 2012 / 2013 | Hier erscheint Totalbetrag der gebuchten Reisen pro Jahr. |
| Offener Betrag | Das Total der noch nicht bezahlten Beträge. |
| Kreditlimite | Die Kreditlimite des Kunden. Diese kann nach Bedarf manuell angepasst werden. |
| Rabatt | Wenn der Kunde Rabattberechtigt ist, kann hier die entsprechende Prozentzahl eingetragen werden. |
| Zahlungskonditionen | Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungskondition gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann diese manuell geändert werden. |
| Zahlungsform | Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungsform gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann diese manuell geändert werden. |
| Rechnungslayout | Automatisch wird das in den Stammdaten definierte Rechnungslayout gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann dieses manuell geändert werden. |
| Default Währung | Automatisch wird die in den Stammdaten hinterlegte Default-Währung gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann diese manuell geändert werden. |
Bereich Hauptkreditkarte
Hier wird die Hauptkreditkarte angezeigt. Die Hauptkreditkarte wird über das Register 'Kreditkarten' erfasst.
Bereich Offene Posten
Unter ‚Offene Posten‘ werden sämtliche offenen Rechnungen angezeigt, sowie auch Zahlungen die noch keiner nummerierten Rechnung zugewiesen sind.
Bereich Verknüpfte Dossiers
Hier sind sämtliche Dossiers ersichtlich, bei denen die Person als Inhaber gesetzt wurde. Über den Link 'Neues Dossier' kann ein neues Dossier angelegt werden. Zum Arbeitsablauf Neues Dossier erstellen
Bereich Dossierunabhängige Dokumente
| Button | Beschreibung |
|---|---|
| Dokument hochladen | Hier können dossierunabhängige Dokumente hochgeladen werden. |
| Brief erstellen | Hier können Briefe für diesen Kunden erstellt werden. |
Bereich Gehört zu
Hier werden Verknüpfungen zu Familien oder zu Firmen erstellt. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein, sowie auch Angestellter einer Firma.
Zum Arbeitablauf Familie / Firma erfassen
Bereich Agenda
Hier können Agenda-Einträge zu dieser Person erfasst werden.
Zum Arbeitablauf Agendaeintrag auf Person erfassen
Register Buchungsdaten
Bereich Passdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Hier wird die Passport-Nummer eingegeben. |
| Geburtsland | Das Geburtsland des Kunden. |
| Nationalität | Die Nationalität des Kunden. Das Land kann mit dem Länderkurzzeichen 'CH' oder mit der englischen Bezeichnung 'Switzerland' gesucht werden. |
| Ausstellende Behörde | Hier wird die Behörde eingetragen, die den Pass ausgestellt hat. |
| Ausgestellt am | Hier wird das Ausstellungsdatum des Passes eingetragen. |
| Gültig bis | Hier wird eingetragen bis wann der Pass gültig ist. |
Bereich Commercial-Daten
Im Bereich Commercial-Daten können die DBI (Descriptive Billing Information) abgefüllt werden. Es stehen die nachfolgenden Felder zur Verfügung:
- Kostenstelle 1
- Kostenstelle 2
- Personal-Nr.
- Projekt-Nr.
- Permit no.
- Request no.
- Budget-Nr.
- Gruppen-Nr.
- Interne Ref. 1
- Interne Ref. 2
- Interne Informationen
Bereich Vorlieben
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Sitzplatz | Mittels Drop-Down-Menü kann zwischen 'Gang' und 'Fenster' ausgewählt werden. |
| Klasse | Mittels Drop-Down-Menü kann zwischen 'Economy', 'Business' und 'First' ausgewählt werden. |
| Essen | Mittels Drop-Down-Menü hier gewünschtes Essen wählen. |
| Hotelkategorie | Mittels Drop-Down-Menü kann hier die jeweils gewünschte Hotelkategorie eingetragen werden. |
| Raucher | Anhäkeln, falls der Kunde Raucher ist. |
Bereich Mitgliedschaften
In diesem Bereich werden die Mitgliedschaften des Kunden bei einzelnen Lieferanten (Airlines, Mietwagengesellschaften, Hotelketten etc.) eingegeben.
Bereich Data to CRS
In diesem Bereich können Galileo-Eingaben gespeichert werden.
Zum Arbeitablauf Guided Booking
Register Kreditkarten
Bereich Kreditkarten
In diesem Bereich können mehrere Kreditkarten gespeichert werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungsform | Über das Dropdown-Menü wird die entsprechende Zahlungsform ausgewählt. |
| Name auf Karte | Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen. |
| Nummer | Hier wird die Nummer der Kreditkarte eingetragen.
|
| Ablaufdatum | Hier wird das Ablaufdatum der Kreditkarte gespeichert. |
| Zuletzt für Zahlung verwendet | Wenn Zahlungen über die Kreditkarte abgewicklet wurden, ist hier das Datum der letzten Verwendung ersichtlich. |
| Lodge | Wenn es sich um eine Lodge-Kreditkarte handelt, muss dieses Häkchen aktiviert werden. |
| Haupt | Die Hauptkreditkarte wird im Zahlungsscreen als erste Option vorgeschlagen. Ebenfalls ist die Hauptkreditkarte im Register 'Übersicht' ersichtlich. |
Register Selektionskriterium
Über das Register 'Selektionskriterium' können die Interessen des Kunden vermerkt werden. Anhand diesen Kriterien können anschliessend Auswertungen erstellt werden.
Die Kriterien können in den Stammdaten frei definiert werden.
Arbeitsabläufe / Prozesse
Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht
Sachbearbeiter des Kunden manuell verändern
- Über das Dropdown-Menü kann der Sachbearbeiter verändert werden. Innerhalb einer Filiale kann der Kunde von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter verschoben werden.
- Die Auswahl im Drop-Down Menü verändert sich je nach Viewlevel. Bei Viewlevel Filiale werden im Dropdown-Menü die aktiven User der Filiale angezeigt. Der User der alten Filiale wird ebenfalls angezeigt, so dass der Kundenmove rückgängig gemacht werden könnte.
- Beim Viewlevel Mandant erscheint ein Suchfeld, über welches nach dem neuen Sachbearbeiter gesucht werden kann.
- Wenn eine Firma in eine andere Filiale verschoben werden soll, werden alle Angestellten mitverschoben. Die zugehörigen Personen bleiben in der ursprünglichen Filiale, da die Privatperson an einem anderen Ort wohnen/buchen kann als die Firma.
- Wird eine Familie manuell verschoben, so werden alle Familienmitglieder (Personen) mitverschoben.
Dossierunabhängige Dokumente hochladen
Über 'Dokument hochladen' können Dokumente wie z.B. Passkopien der Kunden im Umbrella.net gespeichert werden. Es können Dokumente mit den folgenden Formaten hochgeladen werden:
- .rtf
- .txt
- .gif
- .jpeg
- .png
- .doc
- .xml
- .html
Hochladen eines dossierunabhängigen Dokumentes:
- Den Button 'Dokument hochladen' anwählen
- Auf 'Durchsuchen' klicken und das gewünschte Dokument auswählen
- Im Feld 'Beschreibung' einen Titel für das Dokument eingeben
- Das hochgeladene Dokument ist nun unter 'Dossierunabhängige Dokumente' ersichtlich. Das Dokument kann von jedem Benutzer desselben Mananten direkt geöffnet werden.
Ändern eines dossierunabhängigen Dokumentes:
- Änderungen im Dokument vornehmen und Dokument z.B. auf dem Arbeitsplatz speichern
- Das Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochladen. Soll das bereits bestehende Dokument ersetzt werden, bei 'Ersetzt' das bestehende Dokument anwählen.
Löschen eines dossierunabhängigen Dokumentes:
- Bei dem zu löschenden Dokument auf 'X' klicken
Dossierunabhängiger Brief erstellen
Über den Button 'Brief erstellen' können aus Umbrella.net generierte Standard-Briefe erfasst werden. Die Texte der Standard-Briefe können in den Stammdaten individuell pro Mandant hinterlegt werden.
- Auf den Button 'Brief erstellen' klicken
- Es öffnet sich eine Maske. Hier manuell den Betreff des Briefes eintragen
- Über das Dropdown-Menü den entsprechenden Brief auswählen.
- Falls gewünscht das Häkchen 'Losgelöste Kopie des Originalbriefs auf dem Kunden ablegen (automatisch hochladen)' aktivieren, so dass eine Kopie des Briefes automatisch gespeichert wird.
- 'Brief öffnen' anklicken. Der Brief öffnet sich im Word und kann von dort weiterbearbeitet und ausgedruckt werden. Werden im Word Änderungen vorgenommen die im Umbrella.net ersichtlich sein sollen, so muss das Dokument gespeichert und über 'Dokument hochladen' hochgeladen werden.
Personen zusammenführen
Personen zusammenführen
Doppelt erfasste Kunden können vom Superuser über die Funktion ‚Zusammenführen‘ zusammengeführt werden. Hierzu wird wie folgt vorgegangen:
- Eine der doppelt erfassten Personen öffnen und auf den Button 'Zusammenführen' klicken
- Es öffnet sich eine Maske. Der geöffnete Kunde wird automatisch bei 'Kunde A' eingetragen. Bei 'Kunde B' muss jetzt der andere Kunde eingetragen werden.
- Über die Pfeile bei 'Datenübertragung' kann gewählt werden, von wo nach wo die Daten verschoben werden sollen.
- Auf 'Verarbeiten' klicken. Der überflüssige Kunde wird jetzt automatisch gelöscht
Über die Pfeile bei ‚Datenübertragung‘ kann gewählt werden, von wo nach wo die Daten verschoben werden sollen. Der überflüssige Kunde wird automatisch gelöscht, wenn das Häkchen 'überflüssiger Kunde löschen' aktiviert ist.
Die Daten werden anhand folgender Kriterien übernommen:
| Keine Datenübernahme | Datenübernahme nur, falls auf der Zielposition
noch keine entsprechenden Einträge vorhanden |
Uneingeschränkte Datenübernahme |
|---|---|---|
| Grundsätzlich alle Dropdown-Felder und Kontrollkästchen, z.B.:
Übersicht
Buchungsdaten
Selektionskriterien
|
Übersicht
Buchungsdaten
Notiz
|
Allgemein
Übersicht
Buchungsdaten
Kreditkarten
|
Familie / Firma erfassen
Generelle Informationen
Im Kundenstamm kann vermerkt werden, welche Personen zusammengehören. So bei Familien oder auch bei Firmen und ihren Angestellten. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein, sowie auch Angestellter einer Firma.
Familie erfassen
- Überprüfen, ob die Familie bereits im Kundenstamm von Umbrella.net vorhanden ist.
- Wenn die Familie noch nicht besteht, über 'Adressen' - 'Neue Familie' eine neue Familie anfügen.
- Die Bereiche 'Familie' und 'Kontakt' ausfüllen und speichern.
- Jetzt werden die einzelnen Familienmitglieder mit der Familie verknüpft.
- Familienmitglied besteht bereits im Kundenstamm:
- Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen
- Den Button 'Verknüpfen' anklicken. Jetzt ist die Person Mitglied der soeben erfassten Familie. Es besteht ein direkter Link von der Familie zur Person.
- Um die Funktion zuzuweisen, auf den Link zur Person klicken. Die Person wird angezeigt. Die 'Funktion' (z.B. Ehemann/Vater) kann dann als Freetext gespeichert werden.
- Familienmitglied besteht noch nicht im Kundenstamm:
- Die Person kann direkt auf der Familie erfasst werden. Hierzu die Felder bei 'Neues Familienmitglied hinzufügen' ausfüllen.
- Den Button 'Verknüpfen' klicken. Die Adresse wird automatisch von der Familie auf die neu erfasste Person kopiert. Es besteht ein direkter Link von der Famlie zur Person.
- Familienmitglied besteht bereits im Kundenstamm:
Firma erfassen
- Besteht die Firma noch nicht, so wird über 'Adressen' – 'Neue Firma' eine neue Firma angefügt.
- Die Bereiche 'Firma' und 'Kontakt' ausfüllen und speichern.
Angestellte einer Firma erfassen
- Der Angestellte besteht bereits im Kundenstamm:
- Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen.
- Den Button 'Verknüpfen' anklicken. Die Person ist jetzt mit der Firma verknüpft. Es wird automatisch eine 'Rolle' kreiert. Die Adresse der Firma wird automatisch auf diese Rolle kopiert.
- Um die Funktion (z.B. 'Angestellter') zuzuweisen, auf den generierten Link zur Rolle klicken. Die 'Funktion' kann dann als Freetext auf der Rolle gespeichert werden.
- Der Angestellte besteht noch nicht im Kundenstamm:
- Im Bereich 'Neue(r) Angestellte(r)' den Button 'Neu' anklicken.
- Es öffnet sich eine Maske, in der die Funktion (z.B. 'Angestellter') sowie Name und Vorname des Angestellten eingegeben werden. Die Adresse sowie Kontaktdaten werden automatisch von der Firma übernommen. Speichern.
- Im Hintergrund wird automatisch die Privatperson angelegt. Die Privatadresse und weitere Daten der Privatperson können dort erfasst werden.
Neues Dossier erstellen
Über den Button 'Dossier erstellen' kann ein neues Dossier für diese Person erstellt werden. Die Person wird Dossierinhaber.
Hier geht es zum Arbeitsablauf Dossier erstellen
Agenda
- Im Bereich 'Agenda' sind die Agendaeinträge ersichtlich, die für diese Person erstellt wurden. Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge kursiv.
- Um den Agendaeintrag als erledigt zu markieren, das Häkchen bei diesem Agendaeintrag aktivieren. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird jedoch kursiv angezeigt.
- Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link 'Eintrag hinzufügen...' klicken.
Mögliche Arbeitsschritte ab Register Buchungsdaten
Guided Booking
Mit der Funktion 'Guided Booking' ist es möglich, Kundendaten aus Umbrella.net an Galileo zu übermitteln. Auf der Person / dem Angestellten werden diejenigen Eingaben gespeichert, welche diese Person / diesen Angestellten betreffen.
- Auf dem Kunden, Register 'Buchungsdaten', im Feld 'Data to CRS' die Galileo-Eingaben einmal erfassen. Z.B.
| Name des Kunden | N.JOST/PATRICKMR |
| Business Telefonnr. des Kunden | P.ZZZB* 0041 44 321 45 70 |
- Auf den Button 'Tranfer' klicken.
- Die Daten werden jetzt automatisch an Galileo übermittelt.
Mögliche Arbeitsschritte ab Register Kreditkarten
Als eigenes Kapitel!
- Beschreibung Prozess-orientiert, Bspl. Kunden-Übersicht:
- Neuer Kunde erfassen (Duplicate check)
- Family / company Verlinkung
- Familienmitglied neu erfassen
- Kundenmerge
- Address- / Anredefeld Update
- Notizen
Auf Target Release wird im UI hingewiesen (mit Wiki-internem Tag 'targetrelease'
Technische/Funktionale Details
Duplicate Check
- Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse
- In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
- Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."
