Kunde

Adressen→Neue Person...

Adressen→Neue Firma...

Adressen→Neue Familie...

Übersicht

Auf dieser Seite können detaillierte Kundendaten erfasst werden. Der Kundenstamm von Umbrella.net ist filialübergreifend. Die Kundendaten können als Basis für ein einfaches aber effektives CRM (Customer Relationship Management) verwendet werden.

Layout

Benutzeroberfläche

Icons

Icon	Beschreibung
	Mit Klick auf das Icon können hier Notizen gespeichert werden, die den Kunden betreffen. Das Notizfeld kann von jeder Lasche aus editiert und gespeichert werden.

Register Übersicht

Bereich Person

Feld	Beschreibung
Nr.	Kundennummer, wird vom System automatisch zugeteilt.
Anrede	Das Feld 'Anrede' muss mit Freitext abgefüllt werden, z.B. 'Herr', 'Frau' oder 'Kind'.
Vorname	Vorname der Person.
Name	Familienname der Person.
Adresszusatz	Falls vorhanden kann hier ein Adresszusatz eingegeben werden, z.B. 'z. Hd. Frau Meister'.
Strasse	Strassenname sowie Hausnummer eingeben
Postfach	Hier kann ein Postfach eingegeben werden.
PLZ	Postleitzahl eingeben und Tabulator drücken: Falls vorhanden erscheint automatisch die Ortschaft.
Ort	Die Ortschaft kann hier manuell erfasst werden.
Land	Wird automatisch eingetragen, falls die PLZ vom System erkannt wurde. Ansonsten kann das Land hier manuell erfasst werden.
Adresse	Das Adressfeld wird automatisch abgefüllt, wenn mit dem Tabulator hierhin gesprungen wird. Über den Button 'Refresh' kann die Adresse jederzeit aktualisiert werden, für die Aktualisierung sind die obenstehenden Adressfelder massgebend. Zudem kann das Adressfeld manuell editiert und mit Zusatzinformationen (wie z.B. einem Titel) ergänzt werden. Module: ABBDas Addressfeld kann manuell editiert und mit Zusatzinformationen ergänzt werden.
Sprache	Via Dropdown-Menü die Sprache des Kunden wählen.
Briefanrede	Wird automatisch eingetragen, wenn mit dem Tabulator hierhin gesprungen wird. Über den Button 'Refresh' kann die Anrede jederzeit aktualisiert werden. Die Anrede kann manuell editiert werden und mit Zusatzinformationen (wie z.B. einem Titel) ergänzt werden.
Robinson	Wird das Häkchen gesetzt, wird der Kunde bei Adress-Selektionen nicht berücksichtigt
Aktiv	Wird das Häkchen entfernt, erscheint der Kunde nicht mehr aktiv in der Kundensuche. Zudem wird beim Entfernen des Häkchens automatisch der 'Robinson' gesetzt, d.h. der Kunde wird bei Adress-Selektionen nicht mehr berücksichtigt.
Gesperrt
Geburtsdatum	Hier wird das Geburtsdatum eingetragen.
Verantwortlicher	Hier ist der verantwortliche Sachbearbeiter eingetragen. Über das Dropdown-Menü kann dieser geändert werden. Zum Arbeitsablauf Sachbearbeiter des Kunden manuell ändern Auswirkungen im Doceditor
Reportgruppe	Hier kann eine Reportgruppe eingetragen werden (Freetext), anhand dieser der Kunde ausgewertet werden kann.
Automatisierung	Module: CommercialHier kann die Automatisierung pro Kunde aktiviert werden. Automatisierung in Umbrella.net

Bereich Kontakt

Feld	Beschreibung
Dokumente an	Dient zur Information, ob der Kunde seine Dokumente per Post (Adresse auswählen) oder per E-Mail wünscht. Ist auf dem Kunden die Automatisierung aktiviert, muss die E-Mail Adresse ausgewählt sein, siehe Automatisierung in Umbrella.net
Nachrichten an	Dient zu Information, über welchen Kanal der Kunde informiert werden möchte (E-Mail, SMS, Telefon, Post)
PlusIcon	Mit einem Klick auf das Plus-Icon können beliebig viele Kontakte des Kunden erfasst werden.
E-Mail	Die E-Mail Adresse des Kunden. Mit dem Brief-Icon kann direkt ein E-Mail versendet werden.
Mobile	Die Mobile-Nummer des Kunden. Mit einem Klick auf das Mobile-Icon öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus Umbrella.net eine SMS verschickt werden kann.
Telefon privat oder Telefon geschäftlich	Die Telefon-Nummer(n) des Kunden.
Fax	Die Fax-Nummer des Kunden.

Bereich Einstellungen und Finanzen

Feld	Beschreibung
Abreise 2014 / 2015	Hier wird der Umsatz dieses Kunden angezeigt. Der Umsatz ist das Total aller Rechnungen, bei denen der Kunde Rechnungsempfänger ist.
Offener Betrag	Das Total der noch nicht bezahlten Beträge.
Kreditlimite	Die Kreditlimite des Kunden. Diese kann nach Bedarf manuell angepasst werden. Standard-Kreditlimite einstellen
Rabatt	Wenn der Kunde Rabattberechtigt ist, kann hier die entsprechende Prozentzahl eingetragen werden.
Zahlungskonditionen	Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungskondition gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann diese manuell geändert werden. Standard-Zahlungskondition setzen Zahlungskondition erfassen in den Stammdaten
TAF-Modell	Module: CommercialTAF-Modell für die automatische Berechnung der Gebühren. TAF-Modelle erfassen in den Stammdaten
Autom. Lodge-Zahlung	Module: CommercialIst dieses Häkchen aktiviert, werden für den Kunden automatische Lodgezahlungen generiert. Auto Lodge-Zahlungen werden nur beim Entfernen von ganzen Positionen aus dem Dossier automatisch storniert. Im Falle von Betragsänderungen überlassen wir den manuellen Ausgleich der Zahlungen dem User.
Netto-Verrechnung	Module: ABBIst dieses Häkchen aktiviert, wird keine Mehrwertsteuer belastet.
Zahlungsform	Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungsform gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann diese manuell geändert werden. Standard-Zahlungsform setzen Zahlungskondition erfassen in den Stammdaten
Default Währung	Module: FremdwährungAutomatisch wird die in den Stammdaten hinterlegte Default-Währung gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann diese manuell geändert werden. Default Währung setzen
Rechnungslayout	Automatisch wird das in den Stammdaten definierte Rechnungslayout gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann dieses manuell geändert werden. Standard-Rechnungslayout setzen
Rechnungsempfänger	Hier kann ein Standard Rechnungsempfänger des Kunden festgelegt werden. Dieser wird bei neu erstellten Dossiers automatisch als Rechnungsempfänger gesetzt.
Tage bis zur 1. Mahnung	Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage fällige Rechnungen in den 1. Mahnungslauf kommen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden.
Tage bis zur 2. Mahnung	Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage diejenigen Rechnungen, welche bereits einmal gemahnt wurden, in den 2. Mahnungslauf kommen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden.
Tage bis zur 3. Mahnung	Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage diejenigen Rechnungen, welche zweimal oder mehr gemahnt wurden, in den 3. Mahnungslauf kommen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden.

Bereich Hauptkreditkarte

Hier wird die Hauptkreditkarte angezeigt. Die Hauptkreditkarte wird über das Register 'Kreditkarten' erfasst.

Bereich Offene Posten

Unter ‚Offene Posten‘ werden sämtliche offenen Rechnungen angezeigt, sowie auch Zahlungen die noch keiner nummerierten Rechnung zugewiesen sind.

Bereich Verknüpfte Dossiers

Hier sind sämtliche Dossiers ersichtlich, bei denen die Person als Inhaber gesetzt wurde oder Rechnungsempfänger ist. Über den Link 'Neues Dossier' kann ein neues Dossier angelegt werden.

Zum Arbeitsablauf Neues Dossier erstellen

Bereich Dossierunabhängige Dokumente

Hier werden die aus dem Menü Mahnwesen generierten Mahnbriefe automatisch gespeichert und angezeigt. Ebenfalls ersichtlich sind manuell hochgeladene Dokumente und erstellte Briefe.

Button	Beschreibung
Dokument hochladen	Hier können dossierunabhängige Dokumente hochgeladen werden. Zum Arbeitablauf dossierunabhängige Dokumente hochladen
Brief erstellen	Module: Standardbriefe/MPDHier können Briefe für diesen Kunden erstellt werden. Zum Arbeitablauf dossierunabhängiger Brief erstellen

Bereich Gehört zu

Hier werden Verknüpfungen zu Familien oder zu Firmen erstellt. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein, sowie auch Angestellter einer Firma.

Zum Arbeitablauf Familie / Firma erfassen

Module: Agenda Bereich Agenda

Hier können Agenda-Einträge zu dieser Person erfasst werden sowie dossierbezogene Agenda-Einträge eingesehen und bearbeitet werden.

Zum Arbeitablauf Agendaeintrag auf Person erfassen

Buttons

Speichern	Wenn der Kunde gespeichert wird, wird u.a. eine automatisch generierte Kundennummer zugeteilt. Zudem wird geprüft, ob auf dem Mandanten ein ähnlicher oder derselbe Kunde bereits existiert. Zu den Details von Duplicate Check
Familie	Über diesen Button kann eine Familie erfasst werden.
Zusammenführen	Über diesen Button können doppelt erfasste Personen zusammegeführt werden. Zum Ablauf Personen zusammenführen
Abbrechen	Über diesen Button wird der Prozess abgebrochen.
Löschen	Der Kunde kann gelöscht werden, sofern noch keine Dossiers erfasst wurden.

Register Buchungsdaten

Bereich Passdaten

Feld	Beschreibung
Nummer	Hier wird die Passport-Nummer eingegeben.
Geburtsland	Das Geburtsland des Kunden.
Nationalität	Die Nationalität des Kunden. Das Land kann mit dem Länderkurzzeichen 'CH' oder mit der englischen Bezeichnung 'Switzerland' gesucht werden.
Ausstellende Behörde	Hier wird die Behörde eingetragen, die den Pass ausgestellt hat.
Ausgestellt am	Hier wird das Ausstellungsdatum des Passes eingetragen.
Gültig bis	Hier wird eingetragen bis wann der Pass gültig ist.

Module: Commercial

Bereich Commercial-Daten

Im Bereich Commercial-Daten können die DBI (Descriptive Billing Information) abgefüllt werden. Es stehen die nachfolgenden Felder zur Verfügung:

• Kostenstelle 1
• Kostenstelle 2
• Personal-Nr.
• Projekt-Nr.
• Zulassungs-Nr.
• Anfrage-Nr.
• Budget-Nr.
• Gruppen-Nr.
• Interne Ref. 1
• Interne Ref. 2
• Interne Informationen

Zusätzlich kann beim Feldtyp ausgewählt werden ob das Feld für den Kunden mandatory oder optional ist. Falls ein Feld auf mandatory gesetzt wird, kann die Rechnung nicht nummeriert werden ohne diese zwingende Angabe.

Wird diese Person (z.B. der Angstellte einer Firma) als Rechnungsempfänger gewählt, so erscheinen die DBI automatisch auf dieser Rechnung. (Voraussetzung: Default Geschäftsbereich "Commercial" auf Filiale) Wird die Firma als Rechnungsempfänger gewählt, muss in der Rechnung der Reisende angege/index.php?title=ben werden, damit die DBI Felder ausgefüllt werden.

DBI Felder auf einer Rechnung ergänzen

Bereich Vorlieben

Feld	Beschreibung
Sitzplatz	Mittels Dropdown-Menü kann zwischen 'Gang' und 'Fenster' ausgewählt werden.
Klasse	Mittels Dropdown-Menü kann zwischen 'Economy', 'Business' und 'First' ausgewählt werden.
Essen	Mittels Dropdown-Menü hier gewünschtes Essen wählen.
Hotelkategorie	Mittels Dropdown-Menü kann hier die jeweils gewünschte Hotelkategorie eingetragen werden.
Raucher	Anhäkeln, falls der Kunde Raucher ist.

Bereich Mitgliedschaften

In diesem Bereich werden die Mitgliedschaften des Kunden bei einzelnen Lieferanten (Airlines, Mietwagengesellschaften, Hotelketten etc.) eingegeben.

Bereich Data to CRS

In diesem Bereich können Galileo-Eingaben gespeichert werden.

Zum Arbeitablauf Guided Booking

Register Buchungsdaten bei Firmen

Bei Firmenkunden unterscheidet sich die Darstellung des Registers Buchungsdaten von derjenigen von Privatkunden.

BTA Referenzfelder

<module name="Commercial"> Bereich Einstellungen Amex Business Travel Account

Über das Häkchen 'BTA-Kunde' wird gesteuert, ob die Firma über einen Business Travel Account verfügt. Wird das Häkchen 'BTA-Kunde' aktiviert, so erscheinen die zu definierenden Amex BTA - Referenz-Felder. Diese Referenz-Felder sind pro Kunde individuell konfigurierbar.

In einem ersten Schritt erscheint der auf dem Mandanten hinterlegte Standard. Dieser Standard ist nur von der Umbrella AG konfigurierbar. Weichen die Einstellungen für die Referenzfelder von diesem Standard ab, so kann die Zuweisung der Referenz-Felder hier manuell bearbeitet werden.

Die Konfiguration der Referenz-Felder betrifft den Amex BTA Export. Wird z.B. im Feld '1:' der Wert 'costcenter' eingetragen, so wird im Amex BTA Export-File die Referenznummer 1 (REF1) mit dem Wert der Kostenstelle ausgefüllt. Die Kostenstelle wiederum wird vom Reisebüro-Mitarbeitenden im Doc-Editor im entsprechenden Feld erfasst.

Register Kreditkarten

Bereich Kreditkarten

In diesem Bereich können Kreditkarten erfasst (Button neu), editiert (Button öffnen) oder gelöscht (Button löschen) werden.

Feld	Beschreibung
Zahlungsform	Über das Dropdown-Menü wird die entsprechende Zahlungsform ausgewählt.
Name auf Karte	Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen.
Nummer	Hier wird die Nummer der Kreditkarte eingetragen. Standardmässig wird die ganze Kreditkartennummer gespeichert. Über die Zahlungsform kann gesteuert werden, ob die ganze Kreditkarte oder nur die letzten vier Zahlen angezeigt werden sollen. Hier gehts zur Stammdaten-Einstellung für die Zahlungsform Module: DatatransWird mit dem Zusatzmodul 'Datatrans' gearbeitet, werden die Kreditkartendaten im Umbrella.net verschlüsselt. Im Hintergrund werden die Daten an Datatrans gesendet und stehen so für zukünftige Transaktionen bereit.
Ablaufdatum	Hier wird das Ablaufdatum der Kreditkarte gespeichert.
Zuletzt für Zahlung verwendet	Wenn Zahlungen über die Kreditkarte abgewicklet wurden, ist hier das Datum der letzten Verwendung ersichtlich.
Lodge	Wenn es sich um eine Lodge-Kreditkarte handelt, muss dieses Häkchen aktiviert werden. Module: CommercialNur die Zahlungen mit einer Lodge-Kreditkarte werden exportiert.
Haupt	Die Hauptkreditkarte wird im Zahlungsscreen als erste Option vorgeschlagen. Ebenfalls ist die Hauptkreditkarte im Register 'Übersicht' ersichtlich.

Register Selektionskriterium

Über das Register 'Selektionskriterium' können die Interessen des Kunden vermerkt werden. Anhand dieser Kriterien kann anschliessend die Auswertung: Kunden erstellt werden. Die Kriterien können in den Stammdaten frei definiert werden.

Selektionskriterien erfassen in den Stammdaten

Arbeitsabläufe / Prozesse

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht

Sachbearbeiter des Kunden manuell ändern

Sachbearbeiter des Kunden manuell ändern

• Hier kann mittels Dropdown-Menu der Sachbearbeiter geändert werden. Innerhalb einer Filiale kann der Kunde von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter verschoben werden.
• Die Auswahl der User im Dropdown-Menu verändert sich je nach Viewlevel. Bei Viewlevel Filiale können die aktiven User der Filiale eingegeben werden.
• Beim Viewlevel Mandant erscheint ein Suchfeld, über welches nach dem neuen Sachbearbeiter gesucht werden kann.
• Wenn eine Firma in eine andere Filiale verschoben werden soll, werden alle Angestellten mitverschoben. Die zugehörigen Personen bleiben in der ursprünglichen Filiale, da die Privatperson an einem anderen Ort wohnen/buchen kann als die Firma.
• Wird eine Familie manuell verschoben, so werden alle Familienmitglieder (Personen) mitverschoben.

Informationen zum Viewlevel

TAF Modell speichern

TAF Modell auf einem Kunden

• Über das Dropdown-Menü kann ein TAF Modell ausgewählt und gespeichert werden.

TAF Positionen erstellen / TAF anwenden

Dossierunabhängige Dokumente hochladen

Dossierunabhängige Dokumente hochladen

Über 'Dokument hochladen' können Dokumente wie z.B. Passkopien der Kunden im Umbrella.net gespeichert werden (max 1.5MB pro Dokument). Es können Dokumente mit den folgenden Formaten hochgeladen werden:

• .rtf
• .txt
• .pdf
• .gif
• .jpeg
• .png
• .doc
• .xml
• .html

Hochladen eines dossierunabhängigen Dokumentes:

1. Den Button 'Dokument hochladen' anwählen
2. In das Feld bei Datei klicken und das gewünschte Dokument auswählen oder mittels 'drag & drop' das gewünschte Dokument reinziehen.
3. Im Feld 'Beschreibung' einen Titel für das Dokument eingeben
4. Das hochgeladene Dokument ist nun unter 'Dossierunabhängige Dokumente' ersichtlich. Das Dokument kann von jedem Benutzer desselben Mananten direkt geöffnet werden.

Ändern eines dossierunabhängigen Dokumentes:

1. Änderungen im Dokument vornehmen und Dokument z.B. auf dem Arbeitsplatz speichern
2. Das Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochladen. Soll das bereits bestehende Dokument ersetzt werden, bei 'Ersetzt' das bestehende Dokument anwählen.

Löschen eines dossierunabhängigen Dokumentes:

1. Bei dem zu löschenden Dokument auf 'X' klicken

Dossierunabhängiger Brief erstellen

Module: Standardbriefe/MPD

Dossierunabhängiger Brief erstellen

Über den Button 'Brief erstellen' können aus Umbrella.net generierte Standard-Briefe erfasst werden. Die Texte der Standard-Briefe können in den Stammdaten individuell pro Mandant hinterlegt werden.

1. Auf den Button 'Brief erstellen' klicken
2. Es öffnet sich eine Maske. Hier manuell den Betreff des Briefes eintragen
3. Über das Dropdown-Menü den entsprechenden Brief auswählen.
4. Falls gewünscht das Häkchen 'Losgelöste Kopie des Originalbriefs auf dem Kunden ablegen (automatisch hochladen)' aktivieren, so dass eine Kopie des Briefes automatisch gespeichert wird.
5. 'Brief öffnen' anklicken. Der Brief öffnet sich im Word und kann von dort weiterbearbeitet und ausgedruckt werden. Werden im Word Änderungen vorgenommen die im Umbrella.net ersichtlich sein sollen, so muss das Dokument gespeichert und über 'Dokument hochladen' hochgeladen werden.

Hier können die Vorlage-Texte für Standardbriefe erfasst werden

Duplicate Check

Beim Erfassen eines Kunden wird automatisch ein ‚Duplicate Check‘ durchgeführt, d.h. Umbrella überprüft, ob Name und Adresse bereits im Kundenstamm vorhanden sind. Findet Umbrella ähnliche oder identische Angaben, so erscheint eine Meldung.

In diesem Fall muss kontrolliert werden, ob es sich bei der vorgeschlagenen Person um dieselbe Person handelt, die soeben erfasst werden soll.

Wenn ja...	Die bereits bestehende Person kann über den vorgeschlagenen Link geöffnet werden
Wenn nein...	Falls es sich bei den vorgeschlagenen Personen nicht um den aktuellen Kunden handelt, so muss die neu erfasste Person über den Button 'Speichern' gespeichert werden. Die neue Person ist jetzt im System erfasst.

Kriterien, nach denen eine Person als Duplicate erkannt wird:

Personen

Sind drei Felder identisch abgefüllt, wird der Kunde als Duplicate erkannt. Ebenso wird der Kunde als Duplicate erkannt, wenn sich die Inhalte eines Feldes nur leicht voneinander unterscheiden. Es werden die folgenden Felder auf ihren Inhalt geprüft:

• Vorname
• Nachname
• Ort

Beispiel: Es wurden die folgenden Kundinnen erfasst.

Name	Vorname	Ortschaft
Stefanie	Heinzmann	Brig
Stephanie	Heinsemann	Brugg

Da sich die Inhalte der abgefüllten Felder nur leicht unterscheiden, sind diese Kunden potentielle Duplicates.

Module: Fulfillment

Kunden mit einer Buchungsquelle

Für Kunden die einer Buchungsquelle zugeordnet sind, wird für den Duplicate Check die E-Mail Adresse verglichen (exakter Vergleich, ausser Gross-/Kleinschreibung).

Beispiel

Bucht zuerst ein Hr. Thomas Müller aus Lenzburg mit der E-Mail Adresse 'info@muellerag.ch', so wird dieser als Kunde angelegt. Bucht später seine Schwester Sandra Müller aus Vevey mit derselben E-Mail Adresse 'info@muellerag.ch', so wird der bestehende Kunde Thomas Müller mit den Angaben von Sandra Müller überschrieben.

Hier geht es zu den Stammdateneinstellungen für Buchungsquellen

Personen zusammenführen

Wenn eine Person mehrfach im Kundenstamm von Umbrella.net erfasst wurde, so können die Personen zuammengeführt werden. Die Details hierzu sind unter Personen zusammenführen ersichtlich.

Familie / Firma erfassen

Generelle Informationen

Im Kundenstamm kann vermerkt werden, welche Personen zusammengehören. So bei Familien oder auch bei Firmen und ihren Angestellten. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein, sowie auch Angestellter einer Firma.

Familie erfassen

Familie erfassen

1. Überprüfen, ob die Familie bereits im Kundenstamm von Umbrella.net vorhanden ist.
2. Wenn die Familie noch nicht besteht, über 'Adressen' - 'Neue Familie' eine neue Familie anfügen.
3. Die Bereiche 'Familie' und 'Kontakt' ausfüllen und speichern.
4. Jetzt werden die einzelnen Familienmitglieder mit der Familie verknüpft.
   1. Familienmitglied besteht bereits im Kundenstamm:
      1. Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen
      2. Den Button 'Verknüpfen' anklicken. Jetzt ist die Person Mitglied der soeben erfassten Familie. Es besteht ein direkter Link von der Familie zur Person.
      3. Um die Funktion zuzuweisen, auf den Link zur Person klicken. Die Person wird angezeigt. Die 'Funktion' (z.B. Ehemann/Vater) kann dann als Freetext gespeichert werden.
   2. Familienmitglied besteht noch nicht im Kundenstamm:
      1. Die Person kann direkt auf der Familie erfasst werden. Hierzu die Felder bei 'Neues Familienmitglied hinzufügen' ausfüllen.
      2. Den Button 'Verknüpfen' klicken. Die Adresse wird automatisch von der Familie auf die neu erfasste Person kopiert. Es besteht ein direkter Link von der Famlie zur Person.

Firma erfassen

Firma erfassen

1. Besteht die Firma noch nicht, so wird über 'Adressen' – 'Neue Firma' eine neue Firma angefügt.
2. Die Bereiche 'Firma' und 'Kontakt' ausfüllen und speichern. Wenn die Firma mit einer Lodge-Schnittstelle arbeitet, muss zusätzlich die Kreditkarte erfasst werden.

Angestellte einer Firma erfassen

1. Der Angestellte besteht bereits im Kundenstamm:
   1. Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen.
   2. Den Button 'Verknüpfen' anklicken. Die Person ist jetzt mit der Firma verknüpft. Es wird automatisch eine 'Rolle' kreiert. Die Adresse der Firma wird automatisch auf diese Rolle kopiert.
   3. Um die Funktion (z.B. 'Angestellter') zuzuweisen, auf den generierten Link zur Rolle klicken. Die 'Funktion' kann dann als Freetext auf der Rolle gespeichert werden.
2. Der Angestellte besteht noch nicht im Kundenstamm:
   1. Im Bereich 'Neue(r) Angestellte(r)' den Button 'Neu' anklicken.
   2. Es öffnet sich eine Maske, in der die Funktion (z.B. 'Angestellter') sowie Name und Vorname des Angestellten eingegeben werden. Die Adresse sowie Kontaktdaten werden automatisch von der Firma übernommen. Speichern.
   3. Im Hintergrund wird automatisch die Privatperson angelegt. Die Privatadresse und weitere Daten der Privatperson können dort erfasst werden.

Adressänderungen auf einer Firma

Wird die Adresse auf der Firma geändert, so kann die Adressänderung auf sämtliche Angestellte übertragen werden.

1. Die bestehende Firma öffnen und die Adresse in den dafür vorgesehenen Feldern ändern (Strasse/Nr., PLZ, Ort)
2. Im Bereich 'Angestellte' die von der Adressänderung betroffenen Angestellten anwählen. Diese können entweder einzeln selektiert werden, oder über die Funktion 'Alle'.
3. Nachdem die von der Adressänderung betroffenen Angestellten angewählt wurden, den Button 'Adresse aktualisieren' anklicken. Die Adressänderung wird nun auf die zuvor angewählten Angestellten übertragen.

Neues Dossier erstellen

Über den Button 'Dossier erstellen' kann ein neues Dossier für diese Person erstellt werden. Die Person wird Dossierinhaber.

Hier geht es zum Arbeitsablauf Dossier erstellen

Agenda

Module: Agenda

Agenda

• Im Bereich 'Agenda' sind sämtliche Agendaeinträge ersichtlich, die für diese Person erstellt wurden.
• Überfällige Agendaeinträge werden rot dargestellt, erledigte Agendaeinträge werden kursiv dargestellt.
• Agendaeinträge mit Priorisierung 'hoch' werden mit einem roten Ausrufzeichen dargestellt, Agendaeinträge mit Priorisierung 'niedrig' werden mit einem blauen Pfeil dargestellt. Agendaeinträge mit Priorisierung 'mittel' werden ohne zusätzliches Icon dargestellt.

• Um einen Agendaeintrag als erledigt zu markieren, muss das entsprechende Häkchen aktiviert werden. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird aber kursiv angezeigt.
• Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link 'Agendaeintrag hinzufügen...' klicken.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Buchungsdaten

Guided Booking

Guided Booking

Mit der Funktion 'Guided Booking' ist es möglich, Kundendaten aus Umbrella.net an Galileo zu übermitteln. Auf der Person / dem Angestellten werden auf dem Kunden, Register 'Buchungsdaten' im Bereich 'Data to CRS' die zu übermittelnden Galileo-Daten gespeichert.

• Auf dem Kunden, Register 'Buchungsdaten', im Feld 'Data to CRS' die Galileo-Eingaben einmal erfassen. Z.B.

Name des Kunden	N.JOST/PATRICKMR
Business Telefonnr. des Kunden	P.ZZZB* 0041 44 321 45 70

• Den Button 'Transfer' anklicken.
• Die Daten werden jetzt automatisch an Galileo übermittelt.

Wird im Bereich 'Data to CRS' ein Teil der gespeicherten Eingaben markiert und dann 'Transfer' angeklickt, so wird bloss der markierte Text übermittelt. Es können jedoch nicht mehrere Textstellen markiert werden.

Sollen für die Übermittlung mehrere Zeilen weggelassen werden, können diese Zeilen direkt im Bereich 'Data to CRS' gelöscht und die Daten anschliessend mit 'Transfer' übermittelt werden. Achtung: Anschliessend den Button 'Abbrechen' anklicken, so dass die Änderungen nicht gespeichert werden.

Technische/Funktionale Details

Duplicate Check

Technische Hinweise zu Duplicate Check.

Intern basiert der Vergleich auf Soundex. Der Soundex Algorithmus wurde für die englische Sprache entwickelt, entsprechend ergeben Vergleiche von zB französischen Namen nicht immer zuverlässige Resultate.

• soundex(Stefanie) = S315
• soundex(Stephanie) = S315

Autoupdate Adressdata

Bei Adressänderungen von Firmen werden die Felder Postfach, Strasse/Nr., PLZ, Ort, Land berücksichtigt. Änderungen am Feld 'Adresszusatz' auf der Firma werden mit Klick auf den Button 'Adresse aktualisieren' nie auf Angestellte kopiert.