Automatisierung
Inhaltsverzeichnis
Übersicht
Alle automatisch erstellen Dossiers, Systembenachrichtigungen und Geplante Aktionen werden auf dieser Seite aufgeführt.
Layout
Benutzeroberfläche
Bereich Nachrichten
Button:
| Suchen | Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: Suchfunktionen in Umbrella.net |
Bereich Suchresultate
Alle noch nicht erledigten Einträge werden hier angezeigt.
Bereich Nachrichten Anzeigen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Typ | Hier wird der Typ angezeigt, dieser kann ein Agenda Eintrag, ein E-Mail, eine SMS, ein manueller Eintrag oder eine Systemmeldung sein. |
| Prio | Es kann zwischen den Prioritäten 'niedrig' (blauer Pfeil), 'mittel' (kein Zeichen) und 'hoch' (rotes Ausrufezeichen) unterschieden werden. |
| Von | Von welchem Benutzer wurde diese Nachricht vorbereitet oder gesendet |
| An | An welchen Kunden wurde diese Nachricht gesendet |
| Datum | Hier ist das Erstellungsdatum oder das Sendedatum ersichtlich |
| Betreff | Der Betreff ist der Titel der Mitteilung oder des Agenda Eintrages |
| Dossier | Durch klicken auf den Dossier Titel wird das Dossier aufgerufen. |
| Kunde | Hier ist der Name des Kunden ersichtlich, durch Klicken auf den Namen wird die Kundenübersicht geöffnet |
| Fällig am | Hier das Datum eintragen, an welchem der Eintrag fällig ist |
| Kästchen | Hier kann ein erledigter Eintrag abgehakt werden |
Wiederkehrende Agenda-Einträge können im Umbrella.net automatisiert werden. Die Einstellungen dazu werden in den Stammdaten vorgenommen.
Überfällige Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge verschwinden. Um bereits erledigte Einträge anzuzeigen, das Häkchen 'Erledigte Einträge anzeigen' aktivieren.
Arbeitsabläufe / Prozesse
Nachrichten suchen
Detaillierte Informationen zu Suche in Umbrella.net:
Nachrichten sortieren
Durch die Filterfunktion ‘Typ’ können zum Beispiel alle Mails gesucht werden. Die Nachrichten können nach Fälligkeitsdatum sortiert werden.
Nachrichten als erledigt markieren
Um eine Nachricht als 'erledigt' zu markieren, die Nachricht im Kästchen haken. Der Eintrag wird nun nicht mehr aktiv angezeigt (grau hinterlegt), kann aber über die Suchfunktion jederzeit wieder hervorgeholt werden. Detaillierte Informationen zu Suche in Umbrella.net:
Nachrichten nicht mehr als erledigt markieren
Versehentlich erledigte Nachrichten können wieder auf 'unerledigt' gesetzt werden in dem der Haken wieder im Kästchen entfernt wird.
Nachricht löschen
Die Nachricht aufrufen und löschen.
Technische/Funktionale Details
Validierungen
- Ein dossierbezogener Agendaeintrag kann bis maximal 365 Tage nach Rückreisedatum terminiert werden.
- Personenbezogene und neutrale Agendaeinträge können bis maximal 365 Tage nach Erstelldatum terminiert werden.
Agendaeintrag editieren
Ein bestehender Agendaeintrag kann nicht einer anderen Filiale (dh einem Benutzer einer anderen Filiale) zugewiesen werden. Wird also ein bestehender Agendaeintrag geladen resp. ein neuer Agendaeintrag erfasst, so werden in der "Benutzer"-Dropdownliste die Benutzer aus der Filiale des ursprünglichen Agendaeintrag-Benutzers aufgelistet (unabhängig vom Viewlevel).
Housekeeping
Nachrichten, welche vor mehr als 180 Tage als 'erledigt' markiert wurden, werden automatisch gelöscht.
Wurde ein Agendaeintrag aufgrund einer Auswertung abonnieren erstellt und wird dieser Eintrag als "erledigt" markiert, so wird die zugehörige Auswertung auf dem Server gelöscht. Wird der Eintrag anschliessend wieder als "unerledigt" markiert ist die Auswertung nicht mehr verfügbar.
Sortierung
Sortiert man die Nachrichten nach Priorität, werden Einträge mit der gleichen Priorität zusätzlich nach 'Fällig am' geordnet.
SMS
Innerhalb Umbrella.net (SMS-Dialog) führen diverse Checks dazu, dass der Versand einer SMS an eine "sinnvolle" Nummer erfolgt. Unter anderem wird folgendes überprüft:
- Nummer darf keine Alphanummerischen Zeichen enthalten.
- Nummer muss aus mindestens 10 Zeichen bestehen.
- Es sind keine Sonderzeichen (Schrägstrich, Bindestrich, Klammern...) zugelassen.
Sobald eine Nummer diesen Kriterien entspricht, wird der Versand angekurbelt respektive vom Server verarbeitet. Dennoch kann es vorkommen, dass der Versand einer Nachricht fehlschlägt (z.B. Nummer nicht vorhanden, Empfänger kann keine SMS empfangen etc.). Die Rückmeldung des Servers wird in Mitteilungen auf Dossier anschliessend als "Zurückgewiesen" angezeigt.
Incoming Mails
Mit einem Klick auf den Button 'Incoming Mails' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe wie die Incoming Mails an Umbrella.net gesendet werden können
Dossier
Alle Nachrichten sind auch im Dossier unter dem Register 'Mitteilungen' ersichtlich. Die Agenda Einträge erscheinen auf der Dossier Übersicht unter 'Agenda'
