Doceditor

Übersicht

Im Doc-Editor können die Rechnungselemente manuell bearbeitet werden.

Mit einem Klick in das entsprechende Feld, kann z.B. Text abgeändert oder ergänzt werden.

Zusätzlich kann das Dokument über das ‚Menü‘ auf der linken Seite und den ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite des Doc-Editors bearbeitet werden.

Layout

Benutzeroberfläche

Im Wesentlichen beinhaltet der Doceditor die folgenden Funktionalitäten:

• Änder von Kopf- und Fusszeile, Teilnehmern und Titeln
• Anpassung von Formatierungen
• Kopieren, Entfernen, Verschieben und Löschen von ganzen Rechnungspositionen, einzelnen Leistungen und Segmenten, Textbausteinen, Bemerkungen und Preisdetails
• Anfügen von Teilnehmern, Sitzplätzen, Preisdetails und Bemerkungen inklusive Textbausteinen
• Hinzufügen von manuellen Rechungspositionen
• Veränderung der Reihenfolge von Rechnungspositionen, einzelnen Leistungen und Segmenten sowie Preisdetails
• Anpsassen von Preisen der Rechungsposition
• Zuordnung von Preisdetails zu einzelnen Teilnehmern
• Zuteilung einer eindeutigen Rechnungsnummer
• Springen von einem Dokument direkt auf das nächste, mit der Funktion 'Öffnen' im Menü

Menü für dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box)

Bereich Dokument

Feld	Beschreibung
Öffnen	Über ‚Öffnen‘ kann ein anderes bestehendes Dokument hervorgerufen werden.
Dokument neu laden	Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
Speichern	Änderungen speichern
Nummerieren und Speichern	Änderungen speichern und Dokument nummerieren
TAF erstellen	Module: Commercial TAF Positionen manuell erstellen oder neu berechnen

Bereich Aktuelle Auswahl

Feld	Beschreibung
Aus Dokument löschen	Das angeklickte Element wird aus dem Dokument gelöscht
Nach oben verschieben	Das angeklickte Element wird nach oben verschoben.
Nach unten verschieben	Das angklickte Element wird nach unten verschoben
Zeilenumschaltung entfernen	In einem Text werden die Zeilenumschaltungen entfernt. Beispiel: In einem CETS-Arrangement wird der Text vom Touroperator geschickt. Text markieren. Anschliessend ‚Zeilenumschaltung entfernen‘ anklicken. Die Zeilenumschaltungen wurden entfernt.

Bereich Neu hinzufügen

Feld	Beschreibung
Freier Text	Öffnet eine neue Zeile am Ende des angeklickten Elements.
Textbaustein	In einem Textfeld die richtige Stelle anklicken (z.B. im Schlussteil der Rechnung) und den gewünschten Textbaustein einfügen.

Der Titel einer denummerierten Rechnung wird im Doc-Editor wie folgt angezeigt:

Soll der Zusatztext ‚ersetzt Rechnung 34-005‘ auf der Rechnung angezeigt werden, so kann ein ‚dynamischer Textbaustein‘ eingefügt werden. Hierzu in dieses Feld klicken und den Textbaustein anwählen. Das Dokument anschliessend ‚Nummerieren und Speichern‘.

Der Zusatztext wird dann angedruckt.

Menü für dossierbezogene Änderungen (Blaue Box)

Bereich Aktuelle Auswahl

Feld	Beschreibung
Kopieren	Das angeklickte Element wird kopiert.
Aus Dossier löschen	Wichtig: Wird ein Element (z.B. Teilnehmer oder Dossierpositionen) im Doc-Editor gelöscht, so wird es auch definitiv aus dem dossier entfernt.

Bereich Neu hinzufügen

Feld	Beschreibung
Teilnehmer	Es öffnet sich ein neues Feld und der Teilnehmer kann ergänzt werden.
Position (Produkt) -> siehe Manuelle Dossierpositionen	Es öffnet sich ein Pop-Up wo das Produkt ausgewählt, sowie der Preis pro Passagier eingetragen wird. Ausserdem wird angegeben, welche Personen an dieser Position teilnehmen. Wird als Produkt ein Autovermieter gewählt, so öffnet sich die Mietwagenmaske automatisch. Ausserdem steht sie bei Arrangements zu Verfügung. Wird als Produkt ein Hotel gewählt, so öffnet sich die Unterkunftsmaske automatisch. Ausserdem steht sie bei Arrangements zu Verfügung.
Flugticket	Wurde ein manueller Flugschein erfasst, so kann hierüber die Ticketnummer sowie der Ticketbetrag und die Taxen eingegeben werden. Wird als Produkt eine Airline gewählt, so öffnet sich die Flugmaske automatisch. Ausserdem steht sie bei Arrangements zu Verfügung. Es öffnen sich automatisch Felder, um die Ticketnummer pro Passagier, den Ticketpreis sowie die Taxen zu erfassen. Pro Flugposition können maximal so viele Ticketfelder angefügt werden, wie sich Teilnehmer auf der Rechnung befinden.
Leistung	Für eine bereits erfasste Dossierposition (mit Typ Arrangement) können weitere Leistungen hinzugefügt werden.
Segment	Zusätzliche Segmente hinzufügen bei Flugscheinen oder Bahnleistungen.
Sitzplatz	Sitzplätze erfassen bei Flugscheinen oder Bahntickets.
Preisdetail	Zusätzliche Preisdetails anfügen für bestehende Leistungen.

Sobald die ‚Vorschau‘ angeklickt wird, werden nicht ausgefüllte Felder ausgeblendet.

Bereich Status

Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand der Rechnung an.

Menü Property Editor

Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der ‚Property Editor‘. Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem in welchem Teil des Doc-Editors man sich befindet.

Titel des Dossiers

Wurde eine Zahlungskondition mit Anzahlungsbetrag gewählt, so kann dieser Betrag manuell angepasst werden.

Module: Commercial

Autom. Lodge-Zhlg.

Auto-Lodge angepasst weil..

TAF anwenden

Empfänger

Reisende(r)

ESR Nummer

Rechnungslayout

Preisdetail

Kalkulation

VG - Im ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite kann die VG nun im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden. Das neue Total der Preisposition wird im Doc Editor automatisch ausgerechnet. Die versteckten Gebühren können auch in der Finanzsicht (s. Kapitel Teilnehmerrechnung (Finanzansicht)) eingegeben sowie modifiziert werden.

Rabatt - Im ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite kann der Kundenrabatt nun in Prozenten im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden. Das neue Total der Preisposition wird im Doc Editor automatisch ausgerechnet.

Dossierposition in Fremdwährung

Die Dossierposition direkt auf der Rechnung erfassen. Anschliessend in das Feld ‚Preis‘ klicken, im Property-Editor wird die ‚Kalkulation‘ angezeigt. Hier kann die Katalogwährung auf z.B. EUR angepasst, sowie der Preis in EUR eingegeben werden. Auf der Rechnung wird der Betrag schliesslich in CHF (=Verkaufswährung) angezeigt.

Der aktuelle Kurs wird jeweils von der Buchhaltung bestimmt.

Offerte

Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.

Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.

Anschliessend den Button ‚MPD‘ anklicken:

Es öffnet sich ein Word-Dokument, welches bearbeitet werden kann.

Tipp: Die Offerte kann anschliessend als externes Dokument ins Dossier hochgeladen werden.

Anmeldung

Das Anmeldeformular befindet sich im Doc-Editor. Um es zu öffnen, den Button ‚Anmeldung‘ anklicken.

Anschliessend öffnet sich das PDF.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Dossierdaten manuell editieren und ergänzen

Schritt 1: Dossier eröffnen und Rechnung erstellen (siehe Kapitel Dossier erstellen - Buchungsablauf).

Schritt 2: Die erstellte Rechnung öffnen und ggf. zusätzliche Teilnehmer erfassen. Der Dossier-Inhaber ist automatisch als Teilnehmer im Dossier vorhanden.

Schritt 3: Anschliessend über ‚Neu hinzufügen‘ – ‚Position (Produkt)‘ eine neue Dossierposition erstellen. Im darauf folgenden Pop-Up das Produkt auswählen, sowie den Preis pro Person eingeben. Ausser¬dem wird angegeben, welche Personen den Preis bezahlen. Anschliessend ‚OK‘ anklicken.

Schritt 4 Über ‚Neu hinzufügen‘ – ‚Leistung‘ den entsprechenden Leistungstyp anwählen.

Arrangement

Bei einem Arrangement stehen alle Leistungstypen zur Auswahl. Den passenden Leistungstyp anwählen und die Maske ausfüllen (Beispiele für die verschiedenen Leistungstypen siehe folgende Kapitel).

Flug

Wird als Produkt eine Airline gewählt, so öffnet sich die Flugmaske automatisch. Ausserdem steht sie bei Arrangements zu Verfügung.

Es öffnen sich automatisch Felder, um die Ticketnummer pro Passagier, den Ticketpreis sowie die Taxen zu erfassen. Pro Flugposition können maximal so viele Ticketfelder angefügt werden, wie sich Teilnehmer auf der Rechnung befinden.

Um weitere Flugsegmente anzufügen, auf ‚Neu hinzufügen‘ – ‚Segment‘ klicken. Es öffnet sich ein neues Flugsegment.

Sobald die ‚Vorschau‘ angeklickt wird, werden nicht ausgefüllte Felder ausgeblendet.

Automiete

Wird als Produkt ein Autovermieter gewählt, so öffnet sich die Mietwagenmaske automatisch. Ausserdem steht sie bei Arrangements zu Verfügung.

Sobald die ‚Vorschau‘ angeklickt wird, werden nicht ausgefüllte Felder ausgeblendet.

Unterkunft

Wird als Produkt ein Hotel gewählt, so öffnet sich die Unterkunftsmaske automatisch. Ausserdem steht sie bei Arrangements zu Verfügung.

Sobald die ‚Vorschau‘ angeklickt wird, werden nicht ausgefüllte Felder ausgeblendet.

Geschenkgutschein

Um einen Geschenkgutschein zu verrechnen, wird zuerst ein Dossier ohne Bearbeitungsgebühr und ohne Reiseprogramm erstellt.

Bei 'Nummber' die Nummer des Geschenkgutscheins eingeben.

Erfasste Geschenkgutscheine

Die erfassten Geschenkgutscheine aller Filialen sind unter ‚Arbeitsplatz – ‚Gutscheine‘ ersichtlich.

Wird direkt auf ‚Suchen‘ geklickt, so werden alle Gutscheine aller Filialen angezeigt. Im Suchfeld kann auch nach spezifischer Gutscheinnummer oder nach dem Namen des Begünstigten gesucht werden.

Die Gutscheine die den Suchkriterien entsprechen werden angezeigt. Für genauere Informationen zu einem Gutschein, diesen anklicken und über den Button ‚Oeffnen‘ anzeigen lassen.

Hier ist ersichtlich, bis wann der Gutschein gültig ist, welchen Wert er hat, ob er eingelöst wurde etc.

Für das Einlösen von Gutscheinen, siehe Kapitel Zahlung mit Geschenkgutschein.

Rechnung nummerieren

Checks / Validierungen

DBI Felder auf Rechnung ergänzen

bla bla - Im Feld Reisende(r) den Angestellten eingeben, wenn RG-Empfänger = Firma und der Angestellte DBI Felder ausgefüllt hat

Ändern des Sachbearbeiters auf dem Kunden

Aufgrund der Datenqualität für Kundenauswertungen wird der Dossierinhaber immer automatisch in die Filiale verschoben, in der er zuletzt gebucht hat. Der Zeitpunkt der Verschiebung ist die Nummerierung der Rechnung.

Was wird verschoben:

Dossierinhaber ist eine Person	Es wird die Person in die Filale verschoben, in der das Dossier eröffnet wurde. Der verantwortliche Benutzer des Dossiers wird als verantwortlicher Benutzer auf dem Dossierinhaber gesetzt.
Dossierinhaber ist eine Familie	Es wird die Familie und sowie sämtliche verknüpfte Familienmitglieder verschoben. Der verantwortliche Benutzer des Dossiers wird als verantwortlicher Benutzer auf dem Dossierinhaber gesetzt.
Dossierinhaber ist eine Firma	Es wird nichts verschoben.

Das Ändern des Sachbearbeiters im Dossier, hat keinen Einfluss auf den automatischen Kundenmove. Es werden keine Kunden von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter innerhalb derselben Filiale verschoben.

Kunde

Automatischer ESR - automatisch und manuell

Der ESR wird via PDF gedruckt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Öffnen Sie die Rechnung (mit Klick auf den Link). Sie befinden sich jetzt im Dokumenteneditor. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'ESR' in der Taskliste oben. Das PDF wird geöffnet.

Um den ESR zu drucken, wählen Sie im PDF das Druckersymbol (oben links).

Das Feld 'Seitenanpassung' muss auf 'Keine' gestellt sein. 'Automatisch drehen und zentrieren' muss deaktiviert sein. Zudem Muss in den Eigenschaften das Seitenformat auf A4 gestellt sein.

Sie haben immer noch die Möglichkeit, die ESR manuell einzugeben (z.B. zum Aufbrauchen der alten Einzahlungsscheine oder wenn der Kunde in Raten zahlen möchte). Das Vorgehen ist das Gleiche wie bisher (Link BESR Zahlungen). Der automatische ESR (Referenznummer und Zahlungsbetrag) bleibt auf der Rechnung ersichtlich. Neu haben Sie die Möglichkeit, die vollständige Referenznummer der Einzahlungsscheine einzugeben. Wenn Sie die vollständige Referenznummer eingeben, können die Zahlungen automatisch zugewiesen werden.

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/ESR_automatischundmanuell.pdf

ESR drucken

Die Anleitung finden sie unter -> Link zu Drucken aus Umbrella.net / Drucken von ESR

TAF Funktionen

Module: Commercial

TAF automatisch erstellen

• Wird ein Dossier mit einer Reservation und gleichzeitig die Rechnung erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erstellt.

• Wird eine Rechnung in einem Dossier mit bereits existierenden Positionen erfasst, werden die TAF Positionen automatisch erstellt.

TAF manuell erstellen

TAF Positionen werden manuell auf dem Doceditor ausgelöst weil:

• Die Rechnung wurde manuell erfasst. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden automatisch die TAF Positionen erstellt.

• Beträge einer oder mehrerer Dossierpositionen wurden geändert und die zugehörigen TAF Positionen sollen neu berechnet werden. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die bestehenden TAF Positionen neu berechnet.

TAF anwenden

Sollten für einen Kunden, der ein TAF Modell hinterlegt hat, ausnahmsweise keine TAF Positionen verrechnet werden, muss das Häkchen 'TAF anwenden' vor dem Nummerieren der Rechnung entfernt werden.

Reiseprogramm editieren

Feld	Beschreibung
Öffnen	Es kann direkt ein anderes, bestehendes Dokument geöffnet werden.
Dokument neu laden	Über 'Dokument neu laden' werden vorgenommene Änderungen rückgängig gemacht.
Speichern	Die vorgenommenen Änderungen werden gespeichert.
Kopie speichern	Eine Kopie des Reiseprogramms wird im PDF-Format im Dossier gespeichert.
Freier Text	Es wird ein neues Textfeld geöffnet
Textbaustein	In einem Textfeld die richtige Stelle anklicken und den gewünschten Textbaustein einfügen.

Das Reiseprogramm kann für die individuelle Bearbeitung im Word geöffnet werden. Das Reiseprogramm kann als PDF ausgedruckt werden.