Kunde

Aus Umbrella.net Documentation
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Übersicht

Auf dieser Seite können detaillierte Kundendaten erfasst werden. Der Kundenstamm von Umbrella.net ist filialübergreifend. Die Kundendaten können als Basis für ein einfaches aber effektives CRM (Customer Relationship Management) verwendet werden.

Layout

Benutzeroberfläche

Register Übersicht

Bereich Person

Feld Beschreibung
Nr. Kundennummer, wird vom System automatisch zugeteilt
Anrede Das Feld 'Anrede' muss mit Freitext abgefüllt werden, z.B. 'Herr', 'Frau' oder 'Kind'.
Vorname Vorname der Person
Name Familienname der Person
Adresszusatz Falls vorhanden kann hier ein Adresszusatz eingegeben werden, z.B. 'z. Hd. Frau Meister'
Postfach Hier kann ein Postfach eingegeben werden.
Strasse Strassenname sowie Hausnummer eingeben
PLZ Postleitzahl eingeben und Tabulator drücken: Falls vorhanden erscheint automatisch die Ortschaft.
Ort Die Ortschaft kann hier manuell erfasst werden.
Land Wird automatisch eingetragen, falls die PLZ vom System erkannt wurde. Ansonsten kann das Land hier manuell erfasst werden.
Adresse Das Adressfeld wird automatisch abgefüllt, wenn mit dem Tabulator hierhin gesprungen wird. Über den Button 'Refresh' kann die Adresse jederzeit aktualisiert werden, für die Aktualisierung sind die obenstehenden Adressfelder massgebend. Zudem kann das Adressfeld manuell editiert und mit Zusatzinformationen (wie z.B. einem Titel) ergänzt werden.
Sprache Via Drop-Down Menü die Sprache des Kunden wählen.
Briefanrede Wird automatisch eingetragen, wenn mit dem Tabulator hierhin gesprungen wird. Über den Button 'Refresh' kann die Anrede jederzeit aktualisiert werden. Die Anrede kann manuell editiert werden und mit Zusatzinformationen (wie z.B. einem Titel) ergänzt werden.
Robinson Wird das Häkchen gesetzt, wird der Kunde bei Adress-Selektionen nicht berücksichtigt
Aktiv Wird das Häkchen entfernt, erscheint der Kunde nicht mehr aktiv in der Kundensuche resp. in Auswertungen (z.B. bei Todesfall)
Geburtsdatum Hier wird das Geburtsdatum eingetragen.
Notiz Mit klick auf das Icon können hier Notizen gespeichert werden, diesen den Kunden betreffen.
Verantwortlicher Hier ist der verantwortliche Sachbearbeiter eingetragen. Über das Dropdown-Menü kann dieser geändert werden.

Zum Arbeitsablauf Sachbearbeiter des Kunden manuell verändern

Auswirkungen im Doceditor


Bereich Kontakt

Feld Beschreibung
E-Mail Die E-Mail Adresse des Kunden. Mit dem Brief-Icon kann direkt ein E-Mail versendet werden.
Mobile Die Mobile-Nummer des Kunden.
Telefon 1 / 2 Die Telefon-Nummer(n) des Kunden.
Fax Die Fax-Nummer des Kunden.


Bereich Finanzen

Feld Beschreibung
Abreise 2012 / 2013 Hier erscheint Totalbetrag der gebuchten Reisen pro Jahr.
Offener Betrag Das Total der noch nicht bezahlten Beträge.
Kreditlimite Die Kreditlimite des Kunden. Diese kann nach Bedarf manuell angepasst werden.
Rabatt Wenn der Kunde Rabattberechtigt ist, kann hier die entsprechende Prozentzahl eingetragen werden.
Zahlungskonditionen Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungskondition gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann diese manuell geändert werden.
Zahlungsform Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungsform gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann diese manuell geändert werden.
Rechnungslayout Automatisch wird das in den Stammdaten definierte Rechnungslayout gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann dieses manuell geändert werden.
Default Währung Automatisch wird die in den Stammdaten hinterlegte Default-Währung gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann diese manuell geändert werden.


Bereich Hauptkreditkarte

Hier wird die Hauptkreditkarte angezeigt. Die Hauptkreditkarte wird über das Register 'Kreditkarten' erfasst.


Bereich Offene Posten

Unter ‚Offene Posten‘ werden sämtliche offenen Rechnungen angezeigt, sowie auch Zahlungen die noch keiner nummerierten Rechnung zugewiesen sind.


Bereich Verknüpfte Dossiers

Hier sind sämtliche Dossiers ersichtlich, bei denen die Person als Inhaber gesetzt wurde. Über den Link 'Neues Dossier' kann ein neues Dossier angelegt werden. Zum Arbeitsablauf Neues Dossier erstellen


Bereich Dossierunabhängige Dokumente

Button Beschreibung
Dokument hochladen Hier können dossierunabhängige Dokumente hochgeladen werden.

Zum Arbeitablauf dossierunabhängige Dokumente hochladen

Brief erstellen Hier können Briefe für diesen Kunden erstellt werden.

Zum Arbeitablauf dossierunabhängiger Brief erstellen


Bereich Gehört zu

Hier werden Verknüpfungen zu Familien oder zu Firmen erstellt. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein, sowie auch Angestellter einer Firma.

Zum Arbeitablauf Familie / Firma erfassen


Bereich Agenda

Hier können Agenda-Einträge zu dieser Person erfasst werden.

Zum Arbeitablauf Agendaeintrag auf Person erfassen

Register Buchungsdaten

Bereich Passdaten

Feld Beschreibung
Nummer Hier wird die Passport-Nummer eingegeben.
Geburtsland Das Geburtsland des Kunden.
Nationalität Die Nationalität des Kunden. Das Land kann mit dem Länderkurzzeichen 'CH' oder mit der englischen Bezeichnung 'Switzerland' gesucht werden.
Ausstellende Behörde Hier wird die Behörde eingetragen, die den Pass ausgestellt hat.
Ausgestellt am Hier wird das Ausstellungsdatum des Passes eingetragen.
Gültig bis Hier wird eingetragen bis wann der Pass gültig ist.


Bereich Commercial-Daten

Im Bereich Commercial-Daten können die DBI (Descriptive Billing Information) abgefüllt werden. Es stehen die nachfolgenden Felder zur Verfügung:

  • Kostenstelle 1
  • Kostenstelle 2
  • Personal-Nr.
  • Projekt-Nr.
  • Permit no.
  • Request no.
  • Budget-Nr.
  • Gruppen-Nr.
  • Interne Ref. 1
  • Interne Ref. 2
  • Interne Informationen


Bereich Vorlieben

Feld Beschreibung
Sitzplatz Mittels Drop-Down-Menü kann zwischen 'Gang' und 'Fenster' ausgewählt werden.
Klasse Mittels Drop-Down-Menü kann zwischen 'Economy', 'Business' und 'First' ausgewählt werden.
Essen Mittels Drop-Down-Menü hier gewünschtes Essen wählen.
Hotelkategorie Mittels Drop-Down-Menü kann hier die jeweils gewünschte Hotelkategorie eingetragen werden.
Raucher Anhäkeln, falls der Kunde Raucher ist.


Bereich Mitgliedschaften

In diesem Bereich werden die Mitgliedschaften des Kunden bei einzelnen Lieferanten (Airlines, Mietwagengesellschaften, Hotelketten etc.) eingegeben.


Bereich Data to CRS

In diesem Bereich können Galileo-Eingaben gespeichert werden.

Zum Arbeitablauf Guided Booking

Register Kreditkarten

Bereich Kreditkarten

In diesem Bereich können mehrere Kreditkarten gespeichert werden.

Feld Beschreibung
Zahlungsform Über das Dropdown-Menü wird die entsprechende Zahlungsform ausgewählt.
Name auf Karte Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen.
Nummer Hier wird die Nummer der Kreditkarte eingetragen.
  • Standardmässig wird die ganze Kreidktartennummer gespeichert. Über die Zahlungsform kann gesteuert werden, ob die ganze Kreditkarte oder nur die letzten vier Zahlen angezeigt werden sollen. Hier gehts zur Stammdaten-Einstellung für die Zahlungsform
  • Module: DatatransWird mit dem Zusatzmodul 'Datatrans' gearbeitet, werden die Kreditkartendaten im Umbrella.net verschlüsselt. Im Hintergrund werden die Daten an Datatrans gesendet und stehen so für zukünftige Transaktionen bereit.


Ablaufdatum Hier wird das Ablaufdatum der Kreditkarte gespeichert.
Zuletzt für Zahlung verwendet Wenn Zahlungen über die Kreditkarte abgewicklet wurden, ist hier das Datum der letzten Verwendung ersichtlich.
Lodge Wenn es sich um eine Lodge-Kreditkarte handelt, muss dieses Häkchen aktiviert werden.
Haupt Die Hauptkreditkarte wird im Zahlungsscreen als erste Option vorgeschlagen. Ebenfalls ist die Hauptkreditkarte im Register 'Übersicht' ersichtlich.

Register Selektionskriterium

Über das Register 'Selektionskriterium' können die Interessen des Kunden vermerkt werden. Anhand diesen Kriterien können anschliessend Auswertungen erstellt werden.

Die Kriterien können in den Stammdaten frei definiert werden.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht

Sachbearbeiter des Kunden manuell verändern

Sachbearbeiter des Kunden manuell verändern
  • Über das Dropdown-Menü kann der Sachbearbeiter verändert werden. Innerhalb einer Filiale kann der Kunde von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter verschoben werden.
  • Die Auswahl im Drop-Down Menü verändert sich je nach Viewlevel. Bei Viewlevel Filiale werden im Dropdown-Menü die aktiven User der Filiale angezeigt. Der User der alten Filiale wird ebenfalls angezeigt, so dass der Kundenmove rückgängig gemacht werden könnte.
  • Beim Viewlevel Mandant erscheint ein Suchfeld, über welches nach dem neuen Sachbearbeiter gesucht werden kann.
  • Wenn eine Firma in eine andere Filiale verschoben werden soll, werden alle Angestellten mitverschoben. Die zugehörigen Personen bleiben in der ursprünglichen Filiale, da die Privatperson an einem anderen Ort wohnen/buchen kann als die Firma.
  • Wird eine Familie manuell verschoben, so werden alle Familienmitglieder (Personen) mitverschoben.


Informationen zum Viewlevel

Dossierunabhängige Dokumente hochladen

Dossierunabhängige Dokumente hochladen

Über 'Dokument hochladen' können Dokumente wie z.B. Passkopien der Kunden im Umbrella.net gespeichert werden. Es können Dokumente mit den folgenden Formaten hochgeladen werden:

  • .rtf
  • .txt
  • .pdf
  • .gif
  • .jpeg
  • .png
  • .doc
  • .xml
  • .html


Hochladen eines dossierunabhängigen Dokumentes:

  1. Den Button 'Dokument hochladen' anwählen
  2. Auf 'Durchsuchen' klicken und das gewünschte Dokument auswählen
  3. Im Feld 'Beschreibung' einen Titel für das Dokument eingeben
  4. Das hochgeladene Dokument ist nun unter 'Dossierunabhängige Dokumente' ersichtlich. Das Dokument kann von jedem Benutzer desselben Mananten direkt geöffnet werden.


Ändern eines dossierunabhängigen Dokumentes:

  1. Änderungen im Dokument vornehmen und Dokument z.B. auf dem Arbeitsplatz speichern
  2. Das Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochladen. Soll das bereits bestehende Dokument ersetzt werden, bei 'Ersetzt' das bestehende Dokument anwählen.


Löschen eines dossierunabhängigen Dokumentes:

  1. Bei dem zu löschenden Dokument auf 'X' klicken



Dossierunabhängiger Brief erstellen

Dossierunabhängiger Brief erstellen

Über den Button 'Brief erstellen' können aus Umbrella.net generierte Standard-Briefe erfasst werden. Die Texte der Standard-Briefe können in den Stammdaten individuell pro Mandant hinterlegt werden.

  1. Auf den Button 'Brief erstellen' klicken
  2. Es öffnet sich eine Maske. Hier manuell den Betreff des Briefes eintragen
  3. Über das Dropdown-Menü den entsprechenden Brief auswählen.
  4. Falls gewünscht das Häkchen 'Losgelöste Kopie des Originalbriefs auf dem Kunden ablegen (automatisch hochladen)' aktivieren, so dass eine Kopie des Briefes automatisch gespeichert wird.
  5. 'Brief öffnen' anklicken. Der Brief öffnet sich im Word und kann von dort weiterbearbeitet und ausgedruckt werden. Werden im Word Änderungen vorgenommen die im Umbrella.net ersichtlich sein sollen, so muss das Dokument gespeichert und über 'Dokument hochladen' hochgeladen werden.



Personen zusammenführen

Personen zusammenführen

Doppelt erfasste Personen zusammenführen

Doppelt erfasste Kunden können vom Superuser über die Funktion ‚Zusammenführen‘ zusammengeführt werden. Hierzu wird wie folgt vorgegangen:

  1. Eine der doppelt erfassten Personen öffnen und auf den Button 'Zusammenführen' klicken
  2. Es öffnet sich eine Maske. Der geöffnete Kunde wird automatisch bei 'Kunde A' eingetragen. Bei 'Kunde B' muss jetzt der andere Kunde eingetragen werden.
  3. Über die Pfeile bei 'Datenübertragung' kann gewählt werden, von wo nach wo die Daten verschoben werden sollen.
  4. Auf 'Verarbeiten' klicken. Der überflüssige Kunde wird jetzt automatisch gelöscht


Über die Pfeile bei ‚Datenübertragung‘ kann gewählt werden, von wo nach wo die Daten verschoben werden sollen. Der überflüssige Kunde wird automatisch gelöscht, wenn das Häkchen 'überflüssiger Kunde löschen' aktiviert ist.

Die Daten werden anhand folgender Kriterien übernommen:

Open issue: Mit Simon validieren ob immer noch so gültig
Keine Datenübernahme Datenübernahme nur, falls auf der Zielposition

noch keine entsprechenden Einträge vorhanden

Uneingeschränkte Datenübernahme
Grundsätzlich alle Dropdown-Felder und Kontrollkästchen, z.B.:

Übersicht

  • Robinson Code
  • Sprache des Kunden
  • Finanzeinstellungen Kunde

Buchungsdaten

  • Ausgewählte Vorlieben

Selektionskriterien

  • Markierte Selektionskriterien

Übersicht

  • Adressdaten der Person
  • Geburtsdatum
  • Kontaktdaten (Tel, Mail)

Buchungsdaten

  • Passdaten

Notiz

  • Erfasste Notizen

Allgemein

  • Familien/Firmen-Verknüpfungen
  • Dossiers
  • Dokumente
  • Belege
  • Zahlungen

Übersicht

  • Name, Ort
  • Adressfeld, Briefanrede

Buchungsdaten

  • Erfasste Mitgliedschaften

Kreditkarten

  • Sämtliche erfassten Kreditkarten



Familie / Firma erfassen

Generelle Informationen

Im Kundenstamm kann vermerkt werden, welche Personen zusammengehören. So bei Familien oder auch bei Firmen und ihren Angestellten. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein, sowie auch Angestellter einer Firma.

Schema Personen


Familie erfassen

Familie erfassen
  1. Überprüfen, ob die Familie bereits im Kundenstamm von Umbrella.net vorhanden ist.
  2. Wenn die Familie noch nicht besteht, über 'Adressen' - 'Neue Familie' eine neue Familie anfügen.
  3. Die Bereiche 'Familie' und 'Kontakt' ausfüllen und speichern.
  4. Jetzt werden die einzelnen Familienmitglieder mit der Familie verknüpft.
    1. Familienmitglied besteht bereits im Kundenstamm:
      1. Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen
      2. Den Button 'Verknüpfen' anklicken. Jetzt ist die Person Mitglied der soeben erfassten Familie. Es besteht ein direkter Link von der Familie zur Person.
      3. Um die Funktion zuzuweisen, auf den Link zur Person klicken. Die Person wird angezeigt. Die 'Funktion' (z.B. Ehemann/Vater) kann dann als Freetext gespeichert werden.
    2. Familienmitglied besteht noch nicht im Kundenstamm:
      1. Die Person kann direkt auf der Familie erfasst werden. Hierzu die Felder bei 'Neues Familienmitglied hinzufügen' ausfüllen.
      2. Den Button 'Verknüpfen' klicken. Die Adresse wird automatisch von der Familie auf die neu erfasste Person kopiert. Es besteht ein direkter Link von der Famlie zur Person.


Firma erfassen

Firma erfassen


  1. Besteht die Firma noch nicht, so wird über 'Adressen' – 'Neue Firma' eine neue Firma angefügt.
  2. Die Bereiche 'Firma' und 'Kontakt' ausfüllen und speichern.


Angestellte einer Firma erfassen

  1. Der Angestellte besteht bereits im Kundenstamm:
    1. Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen.
    2. Den Button 'Verknüpfen' anklicken. Die Person ist jetzt mit der Firma verknüpft. Es wird automatisch eine 'Rolle' kreiert. Die Adresse der Firma wird automatisch auf diese Rolle kopiert.
    3. Um die Funktion (z.B. 'Angestellter') zuzuweisen, auf den generierten Link zur Rolle klicken. Die 'Funktion' kann dann als Freetext auf der Rolle gespeichert werden.
  2. Der Angestellte besteht noch nicht im Kundenstamm:
    1. Im Bereich 'Neue(r) Angestellte(r)' den Button 'Neu' anklicken.
    2. Es öffnet sich eine Maske, in der die Funktion (z.B. 'Angestellter') sowie Name und Vorname des Angestellten eingegeben werden. Die Adresse sowie Kontaktdaten werden automatisch von der Firma übernommen. Speichern.
    3. Im Hintergrund wird automatisch die Privatperson angelegt. Die Privatadresse und weitere Daten der Privatperson können dort erfasst werden.



Neues Dossier erstellen

Über den Button 'Dossier erstellen' kann ein neues Dossier für diese Person erstellt werden. Die Person wird Dossierinhaber.

Hier geht es zum Arbeitsablauf Dossier erstellen

Agenda

Module: AgendaNur für Modul Agenda


Agenda
  • Im Bereich 'Agenda' sind die Agendaeinträge ersichtlich, die für diese Person erstellt wurden. Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge kursiv.
  • Um den Agendaeintrag als erledigt zu markieren, das Häkchen bei diesem Agendaeintrag aktivieren. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird jedoch kursiv angezeigt.
  • Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link 'Eintrag hinzufügen...' klicken.


Mögliche Arbeitsschritte ab Register Buchungsdaten

Guided Booking

Guided Booking

Mit der Funktion 'Guided Booking' ist es möglich, Kundendaten aus Umbrella.net an Galileo zu übermitteln. Auf der Person / dem Angestellten werden diejenigen Eingaben gespeichert, welche diese Person / diesen Angestellten betreffen.


  1. Auf dem Kunden, Register 'Buchungsdaten', im Feld 'Data to CRS' die Galileo-Eingaben einmal erfassen. Z.B.
Name des Kunden N.JOST/PATRICKMR
Business Telefonnr. des Kunden P.ZZZB* 0041 44 321 45 70
  1. Auf den Button 'Tranfer' klicken.
  2. Die Daten werden jetzt automatisch an Galileo übermittelt.



Mögliche Arbeitsschritte ab Register Kreditkarten

Als eigenes Kapitel!

  • Beschreibung Prozess-orientiert, Bspl. Kunden-Übersicht:
    • Neuer Kunde erfassen (Duplicate check)
    • Family / company Verlinkung
    • Familienmitglied neu erfassen
    • Kundenmerge
    • Address- / Anredefeld Update
    • Notizen

Auf Target Release wird im UI hingewiesen (mit Wiki-internem Tag 'targetrelease'

Technische/Funktionale Details

Duplicate Check

  • Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse
  • In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
  • Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."