Lieferantenzahlungen

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Version vom 19. März 2014, 15:56 Uhr von AndreaR (Diskussion | Beiträge) (Arbeitsabläufe / Prozesse)
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Module: EinkaufDiese Seite bezieht sich ausschliesslich auf das Modul Einkauf.


Diese Seite ist für die Berechtigungsstufen Supervisor und Buchhalter verfügbar


Übersicht

Unter dem Menüpunkt 'Buchhaltung - Lieferantenzahlungen' können Kreditorenzahlungen als Einzelzahlung oder Sammelzahlung erfasst werden sowie BSP Hot-Files eingelesen werden.

Layout

Lieferantenzahlungen

Benutzeroberfläche

Bereich Zahlungen suchen

Feld Beschreibung
Volltext Im Feld Volltext kann spezifisch nach Zahlungen gesucht werden, z.B. nach Lieferant oder Betrag. Beim Anklicken des Buttons 'Suchen' ohne Einschränkungen werden alle Zahlungen angezeigt.
Nur offene Zahlungen Hier kann entweder nach den offenen Zahlungen/nicht zugewiesene Beträgen oder über sämtliche bereits erstellten Zahlungen gesucht werden.


Button Beschreibung
Suchen Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: Suchfunktionen in Umbrella.net
Neu Über den Button 'Neu' wird eine neue Sammelzahlung erfasst.
Lieferantenzahlungen Suchresultate


Bereich Suchresultate

Hier werden die Suchresultate angezeigt.


Bereich Zahlung

Je nachdem welche Zahlungsart gewählt wird, sind nicht alle Felder ersichtlich. Ebenfalls werden manche Felder bereits vorgeschlagen, diese können wenn gewünscht angepasst werden.

Feld Beschreibung
Einzelzahlung Den zu zahlenden Einkauf mit Einkaufsnummer, Betrag, Lieferant oder externer Referenznummer suchen.
Settlement-Datei Wird mit dem BSP Ticket Manager gearbeitet, kann hier das von IATA erhaltene Hot-File mit klicken auf 'Durchsuchen...' am extern gespeicherten Ort gesucht und eingelesen werden.
Sammelzahlung Kreditoren-Sammelzahlungen können wahlweise nach Rechnungsdatum oder Abreisedatum erstellt werden.
Lieferant Den Lieferanten auswählen
Währung
Module: FremdwährungMittels Drop-Down Menü die entsprechende Währung auswählen.
Betrag Hier wird der entsprechende Betrag eingegeben
Zahlungsdatum In der Regel das Datum der Bank-/Postbelastung
Zahlungsmittel Mittels Drop-Down Menü das gewünschte Zahlungsmittel selektieren
Bemerkung Hier können allfällige Bemerkungen eingetragen werden

Arbeitsabläufe / Prozesse

Erfassen einer Einzelzahlung

  1. Auf den Button 'Neu' klicken und die Maske 'Zahlung' ausfüllen und speichern.

Es erscheint nun eine Zusammenfassung der Zahlung. Der Lieferantenzahlung wird eine Zahlungsnummer und eine Belegnummer vergeben (fortlaufend). Mittels klicken auf das Symbol kann die Quittung als PDF geöffnet werden. Die zugewiesene Einkaufsposition finden Sie unter 'Einkauf'. Mit Klick auf den Link öffnet sich der Einkauf.

Eine Einzelzahlung kann auch direkt aus dem Dossier, im Menü Einkauf erstellt werden. Mittels klicken auf den Link gelangt man auf die Seite Lieferantenzahlungen.

Einlesen einer Settlement-Datei

Erfassen einer Sammelzahlung

  1. Auf den Button 'Neu' klicken und die Maske 'Zahlung' ausfüllen und speichern.
  2. Es erscheinen unter 'zu prüfenden Belege' Vorschläge für die Sammelzahlung. Diese kann nun geprüft werden, Einkäufe aus der Auswahl über den Button '-' entfernt und weitere hinzugefügt werden.
  3. Sobald die Zahlung OK ist, auf 'Zuweisen' klicken.

Es erscheint nun eine Zusammenfassung der Zahlung. Der Lieferantenzahlung wird eine Zahlungsnummer und eine Belegnummer vergeben (fortlaufend). Mittels klicken auf das Symbol kann die Quittung als PDF geöffnet werden. Die zugewiesene Einkaufsposition finden Sie unter 'Einkauf'. Mit Klick auf den Link öffnet sich der Einkauf.

Liste löschen

Mit Klick auf den Button 'Liste löschen' werden alle vorgeschlagenen Einkäufe unter 'Zu prüfende Belege' entfernt.

Liste neu aufbauen

Mit Klick auf den Button 'Liste neu aufbauen' erscheint unter 'Zu prüfende Belege' wieder die Originalauswahl.

Zuweisung aufheben

Sollte die Zuweisung einer Zahlung nicht korrekt sein, kann auf der Liste 'Zugewiesene Belege' mittels markieren und klicken auf 'Zuweisung aufheben' der Einkauf von der Zahlung gelöst werden. Im Feld 'Zu prüfende Belege' können nun andere Einkäufe angehängt werden. Die Zahlung wird mittels klicken auf 'Zuweisen' neu gespeichert.

Andere Lieferantenzahlung

Sich ausgleichende Lieferantenzahlungen können mittels 'Andere Lieferantenzahlung' miteinander ausgeglichen werden (Beispiel eine Zahlung hat eine Differenz von Fr. +100.- und eine andere Zahlung hat eine Differenz von Fr. -100.-), damit sie nicht mehr auf der offenen Posten Liste erscheinen.

Dementsprechend ist es auch möglich, eine Korrektur an einer Lieferantenzahlung mit offenem Betrag vorzunehmen. Dafür kann als Korrektur eine Sammelzahlung mit dem auszugleichenden Betrag erfasst werden und dann mittels 'Andere Lieferantenzahlung' mit der Lieferantenzahlung verknüpfen.

Technische/Funktionale Details