Mandant: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 17. Januar 2014, 16:35 Uhr
Inhaltsverzeichnis
Übersicht
Hier werden die generellen Einstellungen für den Mandanten vorgenommen.
Die Ansicht dieser Seite variiert je nach Berechtigungsstufe.
Wo nicht anders vermerkt sind die Einstellungen des Registers 'Einstellungen' für die Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Buchhalter ersichtlich. Die Einstellungen des Registers 'Administration' sind ausschliesslich mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.
Layout
Benutzeroberfläche
Bereich Suchen
Die Bereiche 'Suchen' und 'Suchresultate' sind nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.
Bereich Suchen
Buttons:
| Suchen | Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: Suchfunktionen in Umbrella.net |
| Neu | Über den Button 'Neu' kann ein neuer Mandant erfasst werden. |
Bereich Suchresultate
Falls nach bestehenden Mandanten gesucht wurde, werden hier die Suchresultate angezeigt.
Register Einstellungen
Bereich Einstellungen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Hier wird der Name des Mandanten angezeigt |
| Erhöhte Passwortsicherheit | Mit der Aktivierung dieser kostenlosen Zusatzfunktion erhält das Umbrella.net Passwort bestimmte Vorgaben hinsichtlich seiner Struktur. Details siehe hier. |
| Automatische ESR | Mit der Aktivierung dieses Moduls wird beim Nummerieren der Rechnungen eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. |
| Module: BuchhaltungStandard Exportgruppe
|
Hier wird eingestellt, wie das System standardmässig vorschlagen soll, die Daten für den Buchhaltungsexport zu gruppieren. |
Link Setup validieren
Bereich Amex Business Travel Account
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| BTA agent reference code (invoice) | gemäss Amex-Vetrag |
| BTA agent reference code (charge) | gemäss Amex-Vertrag |
| Datei-Prefix (invoice) | Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Invoice-Files eingetragen. |
| Datei-Prefix (charge) | Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Charge-Files eingetragen. |
| Nächste BTA Exportsequenz | Wird bei jedem BTA-Export automatisch aufgezählt. |
| Standard Ref.-Feld Map | Hier wird das Standard-Mapping definiert, für den Export der DBI-Felder in die Schnittstelle Amex BTA. Dieses Standard-Mapping wird dann bei der Neuerfassung von Firmenkunden angewendet. |
| Verfügbare Felder | Diese Felder stehen für die Definition des Standard-Mapping zur Verfügung. |
Bereich Geschäftsperioden
Hier wird das Geschäftsjahr erfasst.
Register Administration
Das Register 'Administration' ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.
Bereich Allgemeine Daten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kunden ID | Wird automatisch vom System zugewiesen |
| Name | Name des Mandaten |
| Rechnungsadresse | Andresse des Mandanten |
| Land | Hier kann zwischen Schweiz und Österreich ausgewählt werden. |
| Aktiv | Über dieses Häkchen werden Mandanten aktiviert / deaktiviert. |
Nach den fett markierten Feldern kann gesucht werden.
Bereich Buchhaltung
Hinweis: Gewisse Felder werden hier nur mit einem Entwickler-Sign der Umbrella AG angezeigt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Buchhaltungslogik | Im Feld Buchhaltungslogik kann zwischen 'Gewinn bei Abreise' und 'Gewinn bei Rechnungsstellung' ausgewählt werden. Genauere Infos dazu siehe hier.
Hinweis: Dieses Feld ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich. |
| Debitoren-Journaling ab Datum | Hier wird das Datum eingetragen, ab welchem Journaleinträge geschrieben werden sollen.
Hinweis: Dieses Feld ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich. |
| Kreditoren-Journaling ab Datum | Hier wird das Datum eingetragen, bis zu welchem Journaleinträge geschrieben werden sollen.
Hinweis: Dieses Feld ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich. |
| Button Run journaling | Siehe Kapitel Arbeitsabläufe ab Register Administration
Hinweis: Dieses Feld ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich. |
Bereich Optionen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| USP Partner | Der USP Partner ist immer die 'Umbrella Software AG' |
| Fremdfilialen-Zugriff | Wird dieses Häkchen aktiviert, so können auf anderen Filialen desselben Mandanten verschiedene Aktionen ausgeführt werden. Details siehe hier. |
| Grosser Mandant | Bei grossen Mandanten muss dieses Häkchen aktiviert werden. Informationen über die Auswirkungen davon hier. |
| Behandle Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen | Wenn Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandelt werden sollen, muss dieses Häkchen aktiviert werden. Informationen dazu hier. |
| CRM Export Zustellung | Wird mit einem externen CRM-System gearbeitet, so kann hier die Zustell-Adresse eingegeben werden. |
| Dokumentlayout Theme | Hier kann ein spezielles Layout hinterlegt werden (z.B. 'Standard') |
Bereich Module
Hier werden die Module angewählt, mit denen der Mandant arbeitet.
Bereich Numberranges
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Neue Nummernkreise speichern | Nur wenn hier das Häkchen gesetzt wird, werden die eingetragenen Nummernkreise auf dem Mandanten gespeichert.
Details hierzu siehe Nummernkreise speichern |
| Nächste Dossiernummer | Hier kann man die Nummer des ersten Dossiers festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat das erste Dossier die Nummer 1. |
| Nächste Quittungsnummer | Hier kann man die Nummer der ersten Quittung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat die erste Quittung die Nummer 1. |
| Nächste Belegnummer | Hier kann man die Nummer des ersten Belegs festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Beleg die Nummer 1. |
| Nächste USP-Nummer | Hier kann die Nummer der ersten USP-Belastung festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, hat die erste USP-Belastung die Nummer 1. |
| Nächste Kreditorenzahlungsnummer | Hier kann man die Nummer der ersten Kreditorenzahlung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat die erste Kreditorenzahlung die Nummer 1. |
| Nächste Kundennummer | Hier kann man die Nummer des ersten Kundens festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Kunde die Nummer 1. |
Arbeitsabläufe / Prozesse
Arbeitsabläufe ab Register Einstellungen
Automatische ESR aktivieren
Diese Funktion steht zur Zeit nur für Reisebüros in der Schweiz zur Verfügung.
Wird das Häkchen 'Automatische ESR' aktiviert, so wird beim Nummerieren der Rechnung eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Nach dem Einlesen des DTA Files, welches von der Bank/Post zugeschickt wird, werden anhand der Referenznummern die Rechnungen erkannt. Die Zahlungen können dann automatisch zugewiesen werden.
Folgende Punkte müssen beachtet werden:
- Das ESR-Verfahren wird mit Hilfe einer Teilnehmernummer sowie einer Identifikationsnummer (nur bei Bank) realisiert. Dafür müssen bei der Bank (=BESR) oder bei der Post (=VESR) die notwendigen Formulare zur Anmeldung am ESR-Verfahren beantragt werden. Nach erfolgter Anmeldung werden von der Bank/Post die Teilnehmernummer sowie die Kundenidentifikationsnummer zugestellt. Einige ESR-Papiere für den Testdruck können kostenlos bei der Umbrella AG bestellt werden.
- In Umbrella.net muss das Häkchen 'Automatische ESR' aktiviert werden. Die Teilnehmer- sowie die Identifikationsnmmer muss in den Filialeinstellungen ergänzt werden.
- Die Einzahlungsscheine werden auf extra dafür vorgefertigtes organes ESR-Papier gedruckt. Nach dem erfolgreichen Testdruck für die Bank/Post kann dieses direkt über die Umbrella AG bestellt werden. Die Lieferzeit begrägt ca. 1 Woche. Preis: CHF 85.00 pro 1000 Stück (exklusive MwSt. 8% und Versandkosten ⁄ Preisänderungen bleiben vorbehalten). Grössere Mengen ab 5000 Stück auf Anfrage. Die Verrechnung läuft wie gewohnt über das Konto im Umbrella–Settlement–Plan (USP)
- Wird mit automatischen ESR gearbeitet, so ändert sich das Layout und die Handhabung vom ESR Zahlung anfügen. Details dazu siehe hier.
Der automatische ESR wird dann beim 'Nummerieren und Speichern' einer Rechnung erstellt. Je nach gewählter Zahlungskondition erstellt Umbrella.net automatisch einen oder zwei ESR (zwei ESR bei Anzahlung/Restzahlung).
Die ESR Nummer setzt sich wie folgt zusammen:
| 6 Stellen | Kundenidentifikationsnummer |
| 2 Stellen | Versionierung (techn) |
| 8 Stellen | Rechnungs–ID |
| 7 Stellen | Dossiernummer (mit 0en aufgefüllt) |
| 3 Stellen | Rechnungsnummer |
| 1 Stelle | Prüfziffer (techn) |
Setup validieren
Bereich Geschäftsperioden
<module name="Buchhaltung"> Im Bereich Geschäftsperioden wird das Geschäftsjahr erfasst. Bitte den Haken 'Offen' nur für das aktuelle Geschäftsjahr setzen. Details hier.
Button Duplizieren
Über den Button 'Duplizieren' kann der Mandant dupliziert werden. Wichtig: Bitte vorgängig den Viewlevel umstellen auf Umbrella.net, denn sonst ist der duplizierte Mandant nicht sichtbar.
Arbeitsabläufe ab Register Administration
Button Run journaling
Dieser Button ist nur mit einem Entwickler-Sign der Umbrella AG ersichtlich. Mit Klick auf diesen Button werden Journaleinträge während dem Tag ausgelöst. Details zu den Journaleinträgen befinden sich hier
Technische/Funktionale Details
Erhöhte Passwortsicherheit
Mit der Aktivierung der kostenlosen Zusatzfunktion 'Erhöhte Passwortsicherheit' erhält das Umbrella.net Passwort bestimmte Vorgaben hinsichtlich seiner Struktur (Länge, Zusammensetzung) und des Ablaufes (Ablauf nach 90 Tagen). Zusätzlich dürfen die letzten drei Passwörter bei der Wahl eines neuen Passwortes nicht wiederverwendet werden. Diese Funktion ist empfohlen, um Missbräuchen vorzubeugen.
Geschäftsjahr
Aufgrund dem Haken 'Offen' beim Geschäftsjahr prüft Umbrella.net, ob Datumseingaben sich auf das laufende Geschäftsjahr beziehen. Datumseingaben ausserhalb des offenen Geschäftsjahres werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Deshalb ist es vorteilhaft, das neue Geschäftsjahr erst auf den Jahreswechsel hin zu erfassen.
Fremdfilialen-Zugriff
Bei Aktivierung dieses Häkchens werden im Viewlevel-Dropdown alle Filialen des Mandanten angezeigt. D.h. mit dem Fremdfilial-Zugriff kann der Viewlevel auf eine andere Filiale gesetzt und deren Daten angeschaut/bearbeitet werden.
Grosser Mandant
Wird 'Grosser Mandant' angehäkelt, so müssen:
- Bei der Suchfunktion mindestens 3 Buchstaben eingegeben werden
- Eine mandantenweite Dossiersuche ist für grosse Mandanten unterbunden. Einzig die Suche nach Dossiernumern ist möglich.
- Auswertungsanfragen auf eine Queue gestellt und wenn die Last der Datenbank tief ist, als Agendaeintrag vermerkt beim jeweiligen Benutzer. Einzig das Kassabuch wird immer sofort erstellt und angezeigt.
- Auf dem Lieferanten werden für grosse Mandanten die Finanzen nicht angezeigt.
Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandeln
Bei Aktivierung dieses Häkchens werden Zahlungen, die mit der Berechtigungsstufe 'Teller' erfasst werden, als Korrekturzahlungen behandelt. Beispielsweise lautet das Login des Buchhalters (Teller) auf die Filiale Zürich-Hauptsitz. Erfasst dieser Buchhaltung jetzt eine Zahlung in der Filiale Basel, so wird der Zahlungsbeleg auf der Filiale Basel (und nicht Zürich-Hauptsitz) verbucht.
Nummernkreise speichern
Werden im Register 'Administration' Änderungen gemacht und gespeichert, so wird jeweils alles gespeichert bis auf die Nummernkreise. Um die Nummernkreise zu ändern und zu speichern, muss das Häkchen Neue Nummernkreise speichern aktiviert werden. Nummernkreise sollen nicht während des laufenden Betriebs geändert und gespeichert werden. Der Grund hierfür ist, dass die Nummern aus Umbrella.net in die Datenbank geladen werden. Wenn zu diesem Zeitpunkt neue Dossiers erstellt werden, können Dossiernummern doppelt vergeben werden.
