Version vom 19. September 2012, 19:32 Uhr

Übersicht

Zusammenfassung wozu diese UI Page dient. 2-3 Sätze.

Layout

Gibt keine Text-Beschreibung, nur ein Screenshot.

Benutzeroberfläche

Arbeitsabläufe / Prozesse

Wird die Zahlung vor dem Nummerieren der Rechnung entgegengenommen, wird diese automatisch auf der Rechnung angezeigt.

Wird eine Zahlung nach Nummerierung der Rechnung entgegengenommen und einem bestehenden Dokument zugewiesen, wird sie auf der Rechnung nicht angezeigt. Die Rechnung muss dann zuerst neu nummeriert werden.

Existiert im Dossier noch keine Rechnung, wird im Feld 'Rechnung' automatisch 'Vorauszahlung' übernommen.

Barzahlung erfassen

Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel ist ‚Bargeld/Cash‘, der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.

Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich das folgende Pop-Up:

Bankzahlung erfassen

Der Kunde hat auf das Bankkonto des Reisebüros Geld einbezahlt. Die Zahlung wird anschliessend wie folgt im Umbrella.net eingegeben. Unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel entspricht dem entsprechenden Bankkonto, der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.

Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up:

Geschenkgutschein-Zahlung erfassen

Um eine Zahlung mit einem eigenen Gutschein (Nummer in Umbrella.net erfasst) zu erfassen, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf ‚Eigene Gutscheine‘ umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.

Hinweis: Für Fremdgutscheine das Zahlungsmittel ‚Fremde Gutscheine‘ wählen.

Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up:

Kreditkartenzahlung erfassen

Präsenz-Zahlung

Der Kunde ist im Reisebüro anwesend und bezahlt die Reise mit seiner Kreditkarte über das EFT-Pos Ger[[ ät.

Distanz-Zahlung

Der Kunde ist nicht im Reisebüro anwesend. Die Zahlung wird im Umbrella über Datatrans oder Saferpay abgewickelt (je nachdem mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird).

Es werden verschiedene Arten von Kreditkartenzahlungen unterschieden: • Kreditkartenzahlungen über das EFTpos-Gerät (Präsenz-Zahlung) • Kreditkartenzahlungen über Datatrans oder Saferpay (Distanz-Zahlung) • Kreditkartenzahlung BSP

Zahlung erfassen via Datatrans oder Saferpay

Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚Datatrans‘ resp. ‚Saferpay‘.

Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:

Bereich Storno

Zahlungen können storniert werden, sofern noch kein Tagesabschluss gemacht wurde. Wurde der Tagesabschluss bereits erstellt, so muss der Betrag gutgeschrieben werden.

Um die Zahlung zu stornieren, auf das Icon klicken.

Es erscheint eine Meldung, diese bestätigen.

Die Zahlung wird nun kursiv im Dossier dargestellt.

EFT-Pos Zahlung erfassen

Hinweis: Um Kreditkartenzahlungen über das EFTpos-Gerät entgegennehmen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚EFTPos‘ gearbeitet werden.

Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚EFT POS‘.

Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:

Wird dann auf ‚Hinzufügen‘ geklickt, so hat der Kunde 60 Sekunden Zeit die Kreditkarte ins Gerät zu schieben und den Betrag zu bestätigen, resp. den Code einzugeben.

Bei erfolgreicher Transaktion wird die Zahlung im Dossier unter ‚Zahlungseingänge‘ ersichtlich und falls das Häkchen aktiviert wurde, öffnet sich die Quittung.

Kreditkartenzahlung BSP

Nach Import der Flugbuchung erscheint die BSP-Zahlung automatisch im Bereich ‚Zahlungseingänge‘. Die Zahlung wird auf der Rechnung dann automatisch abgezogen. Falls eine BSP-Zahlung nacherfasst werden muss, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.

Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Beim Zahlungsweg ‚BSP‘ auswählen.

Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:

Zahlung in Fremdwährung

(Modul)

Eine Barzahlung in einer Fremdwährung wird über ‚Zahlung anfügen‘ angefügt.

Auszahlung an Kunde

Bei einem Minusbetrag befindet sich auf dem Dokument der TExt 'Betrag erhalten', welches dem Kunden zur Unterschrift gegeben werden kann.

Zahlung löschen

Im Bereich Zahlungseingänge auf der Dossierübersicht befindet sich hinter jeder Zahlung ein Kreuzchen. Wenn Sie dieses Kreuzchen anklicken, wird die Zahlung gutgeschrieben. Sie erhalten eine neue Zahlung, welche die vorhergehende ausgleicht. Die beiden Zahlungsbelege sind nun kursiv geschrieben und grau hinterlegt.

Aus buchhalterischen Gründen können Zahlungen, welche sich bereits mal auf einer nummerierten Rechnung befunden haben, nicht mehr storniert werden. Solche Zahlungen müssen manuell (mit Payment-Out = Minus-Zahlung) korrigiert werden.

Teilrückerstattungen

Datatrans

Technische/Funktionale Details

• Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse

• In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)

• Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."

Zahlung stornieren

Es gelten folgende Prämissen:

1. Ein Zahlungsstorno ist immer ein Korrektur, nie eine Auszahlung. Die zu stornierende Zahlung hat also so wie erfasst nie stattgefunden (ggf. falsches Datum, falscher Betrag, falsche Zahlungsform etc.). Auszahlungen werden separat als negative Zahlungen erfasst. Daraus folgt dass das Valutadatum eines Zahlungsstornos immer auf das Zahlungsdatum selbst gesetzt.
2. Ein Zahlungsstorno darf nicht nachträglich eine OP Liste verändern.

Um obige Prämissen einzuhalten, darf eine Zahlung nicht mehr storniert werden, falls

1. es Zahlungsverteilungen gibt, welche schon storniert wurden, wobei das Stornodatum ungleich Zahlungsdatum ist
2. es eine Zahlungsverteilung auf eine nummerierte Rechnung gibt, wobei:
   1. die Zuweisung der Zahlungsverteilung NACH dem Zahlungsdatum erfolgte
   2. die Rechnung NACH erfolgter Zahlungsverteilung nummeriert wurde.

Hintergrund zu (1): wird eine Zahlung storniert, dann werden auch alle Zahlungsverteilungen per Zahlungsdatum storniert. Gibt es nun schon stornierte Zahlungsverteilungen, würde bei diesen das Stornodatum neu auf das Zahlungsdatum gesetzt. Das verändert die historische OP-Liste und verletzt damit Prämisse 2.

Hintergrund zu (2): eine Zahlunsverteilung muss per Zahlungsdatum storniert werden. Die Zahlungsverteilung im Fall (2) hätte damit aber ein Stornodatum welches VOR dem Valutadatum liegt, die Rechnung würde für diesen Zeitraum invers offen sein.

Ungeachtet obiger Einschränkungen kann eine Zahlung mit Zahlungsdatum in der Zukunft immer storniert werden, da diese Zahlung keine historische OP-Liste beeinflussen kann.