Dossier: Unterschied zwischen den Versionen

Aus Umbrella.net Documentation
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(Register Commercial)
 
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= Übersicht =
 
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Ein "Dossier" umfasst alle Daten im Zusammenhang mit einer Reise. Jedes Dossier verfügt über einen Titel und eine eindeutige, vom System zugeteilte Nummer. Die Dossiersicht enthält verschiedene Register, welche wiederum eigene Bereiche enthalten und spezifische Funktionalität anbieten.
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Ein "Dossier" umfasst alle Daten im Zusammenhang mit einer Reise. Jedes Dossier verfügt über einen Titel und eine eindeutige, vom System zugeteilte Nummer. Die Dossierübersicht enthält verschiedene Register, welche wiederum eigene Bereiche enthalten und spezifische Funktionalität anbieten. Jeder Bereich kann mittels Klick auf den Pfeil angezeigt oder verborgen werden.
  
 
= Layout =
 
= Layout =
  
[[Image:order_overview_1.png|800px|Dossier-Übersicht]]
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[[File:Dossier uebersicht teil1.png|800px|Dossier-Übersicht]] [[File:Dossier uebersicht teil2.png|800px|Dossier-Übersicht]]
  
 
= Benutzeroberfläche =
 
= Benutzeroberfläche =
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'''Icons'''
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! Beschreibung
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| [[File:Notiz.png|RTENOTITLE]]
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| Mit Klick auf das Icon können hier Notizen gespeichert werden, die das Dossier betreffen. Das Notizfeld kann von jedem Register aus editiert und gespeichert werden.
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|}
  
 
== Register Übersicht ==
 
== Register Übersicht ==
  
=== Bereich Dossier ===
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=== Bereich Allgemeines ===
  
 
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! Beschreibung
 
! Beschreibung
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| Abreise / Rückreise
 
| Abreise / Rückreise
| Umbrella berechnet diesen Eintrag automatisch aufgrund der Reisedaten. Diese können auf der Rechnung bzw. im Reiseprogramm editiert werden.  
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| Umbrella berechnet diesen Eintrag automatisch aufgrund der Reisedaten. Diese können auf der Rechnung bzw. im Reiseprogramm editiert werden.
 
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| Titel
 
| Titel
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| Geschäftsbereich
 
| Geschäftsbereich
| Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach [[Geschäftsbereiche]]. In der [[Auswertung: Umsatz]] kann dann der Umsatz pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der [[Filiale#Register Defaultwerte]] übernommen, kann manuell abgeändert werden.  
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| Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach [[Geschäftsbereiche|Geschäftsbereiche]]. In der [[Auswertung:_Umsatz]] kann dann der Umsatz pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der [[Filiale#Register_Defaultwerte|Filiale]] übernommen, kann manuell abgeändert werden.
 
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| Kategorie
 
| Kategorie
| Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach [[Dossierkategorien]]. In der [[Auswertung: Umsatz]] kann dann der Umsatz pro Dossierkategorie ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der [[Filiale#Register Defaultwerte]] übernommen, kann manuell abgeändert werden.  
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| Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach [[Dossierkategorien|Dossierkategorien]]. In der [[Auswertung:_Umsatz]] kann dann der Umsatz pro Dossierkategorie ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der [[Filiale#Register_Defaultwerte|Filiale]] übernommen, kann manuell abgeändert werden.
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| <module name="Kuoni">Saleschannel</module>
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| Der Saleschannel muss über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden.
 
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| Verantwortliche(r)
 
| Verantwortliche(r)
| Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.  
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| Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Bei importierten Leistungen wird der Verantwortliche anhand folgender [[Dossier_generieren#Dossierverantwortlicher|Logik]] gesetzt. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.
 
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| Notizen
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| Inhaber
| Hier können informative Notizen / Kundeninformationen eingefügt und hinterlegt werden. Um den gesamten Notiztext anzuzeigen reicht es mit der Maus über das gelbe Notiz-Icon zu fahren. Um Dossier-Notizen einzugeben, klicken Sie auf das Icon. Diese Notizen sind rein informativ.
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| Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger. Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Über die entsprechenden Icons werden zusätzliche Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail angezeigt (sofern erfasst). Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.  
|}
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Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier von wem erstellt wurde, und wann es zuletzt geändert wurde.
  
<module name="Kuoni">
 
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| Saleschannel
 
| Der Saleschannel muss über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden. Anschliessend speichern.
 
 
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</module>
 
 
  
 
=== Bereich Inhaber ===
 
=== Bereich Inhaber ===
  
Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger, Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Fährt man mit der Maus über das Icon werden zusätzliche Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail angezeigt (sofern erfasst). Mit einem Klick auf das Icon verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.
+
Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger, Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Wurden auf dem Kunden Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail hinterlegt, werden diese hier ebenfalls angezeigt. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.
  
Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier von wem erstellt wurde, und wann es zuletzt geändert wurde.
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Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier erstellt wurde, und wann und von wem es zuletzt geändert wurde.
  
 
<module name="Kuoni">
 
<module name="Kuoni">
 
Ebenfalls wird hier angezeigt wann das Dossier letztmals ins [[CRM]] exportiert wurde.
 
Ebenfalls wird hier angezeigt wann das Dossier letztmals ins [[CRM]] exportiert wurde.
 
</module>
 
</module>
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[https://www.youtube.com/watch?v=AL9wxs74tC8 Link zu Video]
  
 
=== Bereich Rechnungen ===
 
=== Bereich Rechnungen ===
  
[[Image:orderoverview_invoices.png|thumb|right|Detail - Rechnungen]]
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[[File:Register rechnungen.png|thumb|right|Detail - Rechnungen]]
  
Der Bereich 'Rechnungen' enthält eine Übersicht der aktuellen Rechnungen. Mittels einer Baumstruktur kann auf alte PDF-Dateien zugegriffen werden, siehe dazu [[Doceditor#Rechnung nummerieren]]. Fährt man mit der Maus über das Icon des Rechnungsempfängers werden zusätzliche Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail angezeigt (sofern erfasst). Mit einem Klick auf das Icon verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.
+
Der Bereich 'Rechnungen' enthält eine Übersicht der aktuellen Rechnungen. Mittels einer Baumstruktur kann auf alte PDF-Dateien zugegriffen werden, siehe dazu [[Doceditor#Rechnung_nummerieren|Dossierdaten manuell editieren und ergänzen]]. <release since="3.01">
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Entspricht die Rechnungsnummer des PDF nicht mehr der aktuellen Rechnungsnummer, kann der PDF-Eintrag nochmals aufgeklappt werden um das PDF der internen Gutschrift anzuzeigen.
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</release>
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Mit einem Klick auf das Icon verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.
  
 
Eine neue Rechnung kann mit dem Button "Neue Rechnung" erstellt werden.
 
Eine neue Rechnung kann mit dem Button "Neue Rechnung" erstellt werden.
  
Ein Klick auf eine Rechnung öffnet den [[Doceditor]], in welchem die Rechnung bearbeitet werden kann. Siehe dazu [[Doceditor#Dossierdaten manuell editieren und ergänzen]].
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Ein Klick auf eine Rechnung öffnet den [[Doceditor|Doceditor]], in welchem die Rechnung bearbeitet werden kann. Siehe dazu [[Doceditor#Dossierdaten_manuell_editieren_und_ergänzen|Dossierdaten manuell editieren und ergänzen]].
  
 
Um eine Rechnung zu stornieren / löschen wird auf das 'X' am Ende vom Rechnungslink geklickt.
 
Um eine Rechnung zu stornieren / löschen wird auf das 'X' am Ende vom Rechnungslink geklickt.
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=== Bereich Zahlungseingänge ===
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[[File:Bereich zahlungseingang2.png|thumb|right|Bereich zahlungseingang2.png]]
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Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche eingegangenen Zahlungen eines Dossiers vermerkt. Die Zahl hinter 'Zahlungseingänge' zeigt an, wieviele Zahlungen (inkl. stornierte Zahlungen) sich in diesem Dossier befinden. Fehlerhafte Zahlungen können gesamthaft mit dem 'X' storniert werden, siehe auch [[#Zahlung_stornieren|Zahlung stornieren]].
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Mittels Klick auf das Zahlungs-Icon öffnet sich eine Detailansicht der Zahlung, siehe auch [[Zahlungen_suchen|Zahlungen suchen]]. Ein Klick auf den Text-Link öffnet die Quittung (PDF).
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Über den Button 'Zahlung anfügen' wird eine neue [[Zahlungen|Zahlung angefügt]] .
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=== Bereich Teilnehmer ===
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Im Bereich 'Teilnehmer' sind alle Teilnehmer des Dossier ersichtlich. In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Kunde erfasst werden, es reicht wenn der Dokumentempfänger als Kunde erfasst wird.
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=== Bereich Weitere Dokumente ===
 
=== Bereich Weitere Dokumente ===
  
Der Bereich 'Weitere Dokumente' enthält neben (optional) einem Reiseprogramm weitere, externe Reisedokumente.
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Der Bereich 'Weitere Dokumente' enthält neben (optional) einem Reiseprogramm weitere, externe Reisedokumente, z.B. E-Docs von Kuoni. Damit die E-Docs automatisch im Dossier hochgeladen werden, benötigt die Filiale einen eigenen [[Filiale#Register_Import-/Exporteinstellungen|Filialcode]].
  
 
Eine neues Reiseprogramm kann mit dem Button "Neues Reiseprogramm" erstellt werden.
 
Eine neues Reiseprogramm kann mit dem Button "Neues Reiseprogramm" erstellt werden.
  
Ein Klick auf ein Umbrella.net-internes '''Reiseprogramm''' öffnet den [[Doceditor]], in welchem das Reiseprogramm bearbeitet werden kann. Siehe dazu [[Doceditor#Dossierdaten manuell editieren und ergänzen]]. Ein Klick auf alle anderen Arten von Dokumente öffnen diese im entsprechenden Standardprogramm.
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Ein Klick auf ein Umbrella.net-internes '''Reiseprogramm''' öffnet den [[Doceditor|Doceditor]], in welchem das Reiseprogramm bearbeitet werden kann. Siehe dazu [[Doceditor#Dossierdaten_manuell_editieren_und_ergänzen|Dossierdaten manuell editieren und ergänzen]]. Ein Klick auf alle anderen Arten von Dokumenten öffnen diese im entsprechenden Standardprogramm.
  
 
Um ein Dokument zu löschen wird auf das entsprechende 'X' geklickt.
 
Um ein Dokument zu löschen wird auf das entsprechende 'X' geklickt.
  
Siehe [[#Dokumente hochladen]].
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Siehe [[#Dokument_hochladen|Dokument hochladen]].
  
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<module name="ABB">
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Bei ABB wurde in Umbrella.net eine '''XML-Schnittstelle''' implementiert um die Rechnungen der betreffenden Kunden an das E-Invoicing System der ABB zu übermitteln. Über Einstellungen wird gesteuert, für welche Kunden die Rechnung in die XML-Schnittstelle geschickt wird. Jede Rechnung beziehungsweise Gutschrift wird 1x an das E-Invoicing System übermittelt. Zurück kommt ein sogenanntes ASCC File, welches in Umbrella bei "Weitere Dokumente" automatisch hochgeladen wird. Falls dies mal nicht funktionieren sollte, kann der Fehler bei Umbrella oder auch beim Datacenter von ABB liegen. Falls die Debitoren-Belastung nicht verschickt wurde, dann kann es daran liegen, dass der Rechnungsempfänger nicht korrekt ist. Auf der Rechnung muss der Default Rechnungsempfänger der betroffenen Abteilung hinterlegt sein.
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</module>
  
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<module name="MPD">
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Mit dem Modul MPD können hier auch Standardbriefe erstellt werden. Die genaue Anleitungen findet sich unter [[Brief erstellen | Brief erstellen]]
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</module>
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<module name="Destinationbook">
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Mit dem Modul Destinationbook steht der Button "Zu Destinationbook senden" zur Datenübermittlung zur Verfügung. Nach erfolgreicher Übermittlung findet sich hier ein Link zum entsprechenden Dossier in Destinationbook.
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</module>
  
 
=== Bereich Finanzen ===
 
=== Bereich Finanzen ===
  
[[Image:orderoverview_finances.png|thumb|right|Detail - Finanzen]]
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[[File:Bereich finanzen.png|thumb|right|Detail - Finanzen]]
  
Der Bereich 'Finanzen' biete eine Übersicht der relevanten Finanzzahlen des Dossiers
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Der Bereich 'Finanzen' bietet eine Übersicht der relevanten Finanzzahlen des Dossiers
  
 
<module name="Fremdwährung">
 
<module name="Fremdwährung">
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! Feld
 
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! Beschreibung
 
! Beschreibung
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| Das Total aller Zahlungen im Dossier. Stornierte Zahlungen werden nicht berücksichtigt.
 
| Das Total aller Zahlungen im Dossier. Stornierte Zahlungen werden nicht berücksichtigt.
 
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| Einkauf
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| Einkaufswert
 
| Ist das Modul Einkauf nicht aktiviert, kann hier ein Einkaufsbetrag erfasst werden. Ist hingegen das Module Einkauf aktiviert, wird hier die Summe aller Einkäufe angegeben.
 
| Ist das Modul Einkauf nicht aktiviert, kann hier ein Einkaufsbetrag erfasst werden. Ist hingegen das Module Einkauf aktiviert, wird hier die Summe aller Einkäufe angegeben.
 
|}
 
|}
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| Nettogewinn (%)
 
| Nettogewinn (%)
| Hier wird der prozentuale Nettogewinn ausgewiesen. Dieser berechnet sich als "Nettogewinn / Einkauf"
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| Hier wird der prozentuale Nettogewinn ausgewiesen. Dieser berechnet sich als "Nettogewinn / Umsatz"
 
|}
 
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</module>
 
</module>
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=== Bereich Dossier Status ===
 
=== Bereich Dossier Status ===
  
[[Image:orderoverview_dossierstatus.png|thumb|right|Detail - Dossier Status]]
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[[File:Bereich dossierstatus.png|thumb|right|Detail - Dossier Status]]
  
Der Bereich 'Dossier Status' gibt eine Übersicht über die Dossierqualität und zeigt auf was noch gemacht werden muss. Immer angezeigt werden
+
Der Bereich 'Dossier Status' gibt eine Übersicht über die Dossierqualität und zeigt auf was noch gemacht werden muss. Immer angezeigt werden:
  
 
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! Feld
 
! Feld
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
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| Fällig
 
| Fällig
| Das Total aller fälligen Rechnungsbeträge. Die Fälligkeit folgt aus der gewählten [[Zahlungskondition]].
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| Das Total aller fälligen Rechnungsbeträge. Die Fälligkeit folgt aus der gewählten [[Zahlungskondition|Zahlungskondition]].
 
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| Status der Reiseleistungen
 
| Status der Reiseleistungen
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Je nach Status und aktivierten Modulen können noch weitere Einträge aufgelistet werden, zB:
 
Je nach Status und aktivierten Modulen können noch weitere Einträge aufgelistet werden, zB:
  
* Pendente Modifies
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*Pendente Modifies  
* Überfällige Agendaeinträge
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*Überfällige Agendaeinträge  
  
=== Bereich Zahlungseingänge ===
+
=== Bereich Agenda ===
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<module name="Agenda">
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[[Image:agenda in dossier.png|400px|Register Agenda]]
  
[[Image:orderoverview_payments.png|thumb|right]]
 
  
Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche eingegangenen Zahlungen eines Dossiers vermerkt. Fehlerhafte Zahlungen können gesamthaft mit dem 'X' storniert werden, siehe auch [[#Zahlung Teilrückerstattungen]].  
+
Im Bereich 'Agenda' werden alle Agendaeinträge angezeigt welche mit diesem Dossier verknüpft sind. Die Einträge sind nach Fälligkeitsdatum aufsteigend sortiert. Über den Button 'Agendaeintrag hinzufügen...' kann ein neuer Agendaeintrag hinzugefügt werden. Detaillierte Informationen hierzu hier: [[#Neuer Agendaeintrag hinzufügen|Neuer Agendaeintrag erfassen]].
 +
</module>
  
Ein Klick auf das Zahlungs-Icon öffnet eine Detailsicht der Zahlung im UI [[Zahlungen suchen]]. Ein Klick auf den Text-Link öffnet die Quittung (PDF).
+
=== Bereich Leistungen ===
  
== Register Leistungen ==
+
Unter dem Register 'Leistungen' sind alle Reiseleistungen des Dossiers ersichtlich. Die Leistungen sind grundsätzlich chronologisch sortiert. [[#Leistungsreihenfolge_auf_der_Dossier.C3.BCbersicht|Siehe Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht]] <module name="Commercial">Verlinkte [[#Positionen verlinken|Positionen]] (Bsp. mit automatischen Ticketgebühren) werden direkt nacheinander aufgelistet.</module>
  
Unter dem Register 'Leistungen' sind alle Reiseleistungen des Dossier ersichtlich. Die Leistungen sind grundsätzlich chronologisch sortiert, verlinkte Positionen (siehe [[#Positionen verlinken]]) werden aber direkt nacheinander aufgelistet.
+
Ausgewählte Typen von Reiseleistungen bieten eine "Bestätigung". Ein Klick auf diesen Link öffnet ein PDF welches - ausgedruckt - dem Kunden mitgegeben werden kann um vor Ort zB dem Hotel abzugeben. Im Moment unterstützen die folgenden [[Leistungstyp|Leistungstypen]] den Bestätigungs-Druck:
  
Ausgewählte Typen von Reiseleistungen bieten eine "Bestätigung". Ein Klick auf diesen Link öffnet ein PDF welches - ausgedruckt - der Kunden mitnehmen kann um vor Ort zB dem Hotel abzugeben. Im Moment unterstützen die folgenden Leistungstypen den Bestätigungs-Druck:
+
*Hotel  
* Hotel
+
*Transfer  
* Transfer
+
*Diverses  
* Diverses
 
  
 
Die Leistungen können mit dem 'x' hinter dem Betrag gelöscht werden.
 
Die Leistungen können mit dem 'x' hinter dem Betrag gelöscht werden.
  
 
<module name="Package Builder">
 
<module name="Package Builder">
Neben jeder Leistung findet man das Icon für die Funkton 'Package Builder'. 'Gepackte' Leistungen sind durch ein Icon gekennzeichnet. Mit Klick auf das Icon hinter einer gepackten Leistung können Leistungen aus dem 'Package' entfernt und einem neuen Produkt zugeteilt werden.
+
Neben jeder Leistung findet man das Icon für die Funktion 'Package Builder'. 'Gepackte' Leistungen sind durch ein Icon gekennzeichnet. Mit Klick auf das Icon hinter einer gepackten Leistung können Leistungen aus dem 'Package' entfernt und einem neuen Produkt zugeteilt werden. [[#Package Builder|Package Builder]]
 
</module>
 
</module>
  
== Register Reservationen ==
+
<module name="myclimate">
 
+
Für die Flüge in einem Dossier kann ein myclimate-Ticket angefordert werden, siehe dazu den Arbeitsprozess [[Myclimate#Ticket erstellen für Umbrella.net Benutzer (Reservation bereits importiert)|Ticket erstellen für Umbrella.net Benutzer]]
In der Lasche 'Reservationen' werden bereits importierte Reservationen und Modifies angezeigt, ausserdem können hier Reservationen nachträglich in ein Dossier importiert werden.
+
</module>
 
 
Von hier aus werden Modifies importiert. Steht ein Modify zum Import bereit, wird die Lasche rot dargestellt.
 
 
 
Mit dem Klick auf 'x' am Ende jeder Reservation wird die REservation zurück auf den Arbeitsplatz gestellt, ist nicht mehr im Dossier vorhandne und kann zu einem späteren Zeitpunkt oder in ein anderes Dossier importiert werden.
 
 
 
== Register Agenda ==
 
<module name="Agenda">Nur für Modul Agenda
 
 
 
* Im geöffneten Dossier auf die Lasche ‚Agenda‘ klicken und anschliessend den Button ‚Eintrag hinzufügen‘ anwählen. Auf der darauf folgenden Maske wird der Eintrag erfasst. Umbrella wählt automatisch das zugehörige Dossier sowie den zugehörigen Kunden aus.
 
  
* Im Bereich 'Agenda' sind die Agendaeinträge ersichtlich, die für diese Person erstellt wurden. Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge kursiv.
+
=== Bereich Reservationen ===
  
* Um den Agendaeintrag als erledigt zu markieren, das Häkchen bei diesem Agendaeintrag aktivieren. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird jedoch kursiv angezeigt.
+
[[File:Bereich reservationen.png|800px|Register Reservationen]]
  
* Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link 'Eintrag hinzufügen...' klicken.
+
Im Bereich 'Reservationen' werden bereits importierte Reservationen und Modifies angezeigt.
</module>
 
  
== Register Teilnehmer ==
+
Hier können ausserdem Reservationen, welche in der Importliste sind, in ein bestehendes Dossier importiert werden.
  
Alle Teilnehmer eines Dossiers sind hier ersichtlich.  
+
Hat eine Reservation einen pendenten Modify, kann dieser hier akzeptiert oder abgelehnt werden (siehe [[#Modify_akzeptieren_.2F_ablehnen|Modify akzeptieren / ablehnen]]).
Mit dem Pfeil können Sie die Reihenfolge der Teilnehmer ändern. Diese wird ebenfalls auf die Rechnung übernommen.
 
  
In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Person erfasst werden, es reicht wenn der Rechnungsempfänger als Person erfasst wird.
+
SER-Notes vom Veranstalter werden hier angezeigt und bleiben jederzeit bestehen. Somit ist die History der SER-Notes jederzeit nachvollziehbar.
  
Falls die Schreibweise der Teilnehmer in den Reservationen anders ist (z.B. CETS: Müller, Galileo: Mueller) werden die Teilnehmer doppelt angefügt.  
+
Mit dem Klick auf 'x' wird die Verlinkung der Reservation mit dem Dossier aufgehoben, die Reservation wird zurück auf den Arbeitsplatz gestellt, und kann in ein anderes Dossier importiert werden.
  
Die Teilnehmer müssen dann auf dem Dossier gemergt (= zusammengefügt) werden. Der Name, welcher in der Reihenfolge weiter oben ist, bleibt in Ihrem Dossier vorhanden (wenn nötig, schieben Sie den gewünschten Namen mit dem Pfeil nach oben). Wählen Sie die Kunden, welche Sie verknüpfen möchten, mit dem Häkchen an. Wählen Sie die Schaltfläche 'Merge' an.
+
Bei importierten Reservationen aus Galileo und Amadeus kann die Reservation via den blauen Link beim PNR direkt im jeweiligen GDS geöffnet werden.
 
 
Der Kunde existiert somit nur noch einmal und „erbt“ gleichzeitig die Leistungen/Preise des gelöschten Kunden. Möglicherweise enthält Ihr Dossier nun doppelte Preise/Leistungen. Überflüssige Preise lassen sich am besten über die Finanzübersicht und Leistungen über den Dokumenteneditor entfernen.
 
 
 
Siehe dazu Video 'Teilnehmermerge'.
 
  
 
== Register Finanzen ==
 
== Register Finanzen ==
  
[[Image:order_overview_finance.png|800px|Dossier, Register Finanzen]]
+
[[File:Register finanzen.png|800px|Dossier, Register Finanzen]]
 
 
Das Register Finanzen enthält alle entsprechenden Informationen wie Beträge pro Teilnehmer, Totalbeträge, Mehrwertsteuer-Verteilung, Teilnehmerrechnungen, erhaltene/offene Zahlungen usw. auf einen Blick. Die Teilnehmerzuteilungen und Beträge können manuell bearbeitet werden.
 
 
 
http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Finanzansicht_2.88.pdf
 
 
 
http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/basismodul/finanzansicht.html
 
 
 
http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Finanzansicht_Fremdwaehrung.pdf
 
 
 
''' Erstellen von Teilnehmerrechnungen '''
 
 
 
Der schnellste Weg Teilnehmerrechnungen zu erstellen ist, wenn die bestehende Rechnung (über alle Teilnehmer und Leistungen) fertiggestellt ist und anschliessend gesplittet wird.
 
 
 
Um die erstellte Rechnung zu splitten, auf das Register 'Finanzen‘ klicken.
 
Anschliessend über 'Neue Rechnung‘ eine neue Rechnung anfügen.
 
 
 
Auf der darauf folgenden Maske den neuen Rechnungsempfänger auswählen. Falls die Person noch nicht im Kundenstamm besteht, diese über 'Neu zufügen‘ erfassen.
 
 
 
In der Finanz-Ansicht ist jetzt eine neue Rechnung ersichtlich für die soeben erfasste Person.
 
 
 
Zuerst muss die Teilnehmerzuordnung für beide Rechnungen angepasst werden. Person 3 wird aus der ersten Rechnung gelöscht und auf der zweiten Rechnung eingefügt. Speichern!   
 
 
Umbrella passt die Preise automatisch an.
 
 
In der Finanz-Ansicht können alle Beträge manuell abgeändert werden. Beispiel: Die Bearbeitungs-gebühr soll auf CHF 30.- pro Person abgeändert werden.
 
 
 
Momentan sind der ersten Teilnehmerrechnung Bearbeitungsgebühren im Wert von CHF 80.- zuge¬teilt. Die Bearbeitungsgebühr soll jedoch neu CHF 30.- pro Teilnehmer sein, resp. CHF 90.- im Total.
 
 
 
Um den Betrag anzupassen, die Teilnehmer manuell auf 1,2,3 abändern und den Betrag auf CHF 30.-.
 
 
 
Die Änderungen speichern! Es empfiehlt sich, in der Finanz-Ansicht ‚von links nach rechts‘ zu arbeiten.
 
 
 
Die erste Rechnung öffnen, ggf. mit Textbausteinen ergänzen und anschliessend nummerieren.
 
 
 
Die zweite Rechnung kann dann direkt aus der ersten Rechnung geöffnet werden.
 
 
 
Auf der Finanzansicht können Zahlungen einer anderen Rechnung zugeteilt werden, resp. eine Zahlung kann auf mehrere verschiedene Rechnungen verteilt werden.
 
Hierzu können die entsprechenden Beträge einfach gelöscht resp. überschrieben werden. Speichern!
 
 
 
http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/basismodul/finanzansicht_teilnehmerrechnungen.html
 
 
 
 
 
''' Leistungen im 'nicht verrechnet' bei CETS-Modify '''
 
 
 
Ausgangslage: Es wurde eine Buchung vorgenommen im CETS. Im Umbrella.net besteht ein Dossier mit Rechnung. Es wird eine neue Leistung dazu gebucht und das Modify steht zum Import bereit.
 
 
 
 
 
Schritt 1:
 
 
 
Die Reservation direkt auf der Liste doppelklicken oder anklicken und ‚Verarbeiten‘ wählen.
 
 
 
Es erscheint eine Übersicht, welche Leistungen gelöscht (rot dargestellt), welche neu angefügt (grün dargestellt), welche geändert werden (grau dargestellt) und an welchen Leistungen sich nichts ändert (weiss dargestellt).
 
 
 
Um die Änderungen zu übernehmen ‚Akzeptieren‘ anklicken.
 
 
 
 
 
Schritt 2:
 
  
Die Finanzansicht überprüfen. Sind neue Leistungen dazugekommen, die sich im ‚Nicht verrechnet‘ befinden?
+
Das Register 'Finanzen' enthält alle finanziell relevanten Informationen wie Beträge pro Teilnehmer, Totalbeträge, Mehrwertsteuer-Verteilung, Teilnehmerrechnungen, erhaltene/offene Zahlungen. Die Teilnehmerzuteilungen und Beträge können manuell bearbeitet werden.
  
In der Finanzansicht ist ersichtlich, dass eine neue Leistung über CHF 840.- dazu gebucht wurde.
+
== Register Reiseprogramme ==
  
Es kann gewählt werden, ob für die neuen Leistungen eine neue Rechnung erstellt werden soll, oder ob eine Ersatzrechnung über alle Leistungen erstellt werden soll.
+
<release since="3.01">
 +
[[Image:register reiseprogramm.png|600px|Dossier, Register Reiseprogramme]]
  
In diesem Beispiel soll der Betrag auf die bestehende Rechnung übertragen werden. Hierzu die Person (1) aus dem ‚Nicht verrechnet‘ auf die bestehende Rechnung verschieben (die Leistung sowie auch die Preisposition). Der Betrag von CHF 840.- wird automatisch auf die Rechnung übernommen. Speichern nicht vergessen!
+
Im Register "Reiseprogramme" können Teilnehmer einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der [[#Tnr.-Zuordnung von Leistungen editieren|Finanzsicht]] editiert werden.
  
Der Totalbetrag im ‚Nicht verrechnet‘ ist nun wieder auf 0.-, das Total der bestehenden Rechnung wurde um CHF 840.- erhöht.
+
</release>
 
 
 
 
Schritt 3:
 
 
 
Die Rechnung überprüfen. Aufgrund der neu hinzugefügten Leistung auf die bestehende Rechnung (Preisänderung) wurde diese Rechnung denummeriert.
 
 
 
Die Rechnung muss nun überarbeitet und anschliessend neu nummeriert werden.
 
 
 
 
 
 
 
''' Beispiel: Verrechnung eines Flugscheins vor / nach Ticketausstellung '''
 
 
 
Ausgangslage: Ein Flugschein wurde dem Kunden vor Ticketausstellung verrechnet. Das Ticket wird anschliessend ausgestellt.
 
 
 
Wichtig ist, dass das Booking File nach Ausstellen der Flugtickets erneut ins Umbrella.net importiert wird, damit die Flugticket-Nummer auf der Rechnung erscheint (die Rechnung muss neu nummeriert werden).
 
Anderenfalls stimmt die BSP-Abrechnung nicht und das Dossier erscheint auf der Fehlerliste in der Buchhaltung.
 
  
 
== Register Einkauf ==
 
== Register Einkauf ==
  
[[Image:order_overview_purchase.png|800px|Dossier, Register Einkauf]]
+
<module name="Einkauf">
  
Bei einer elektronischen Buchung (Galileo, Amadeus, Worldspan, Sabre, CETS, Touronline etc.) wird der Einkauf während dem Import einer Reservation automatisch erstellt und damit einem Dossier, resp. einer Dossierposition zugeordnet.
+
[[Image:register einkauf.png|800px|Dossier, Register Einkauf]]
  
 +
Das Register 'Einkauf' listet alle Einkäufe auf, die diesem Dossier zugeordnet sind. Im oberen Bereich des Bildschirms werden alle dem Dossier zugewiesenen Einkäufe aufgelistet. Über das Feld "Diesem Dossier zuweisen" können ungebundene Einkäufe einer Dossierposition zugewiesen werden. Im unteren Bereich des Bildschirms werden die Details eines einzelnen Einkaufs angezeigt. Siehe hierzu [[Einkauf]] für die Beschreibung der einzelnen Felder.
  
http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Einkauf%20beim%20Import.pdf
+
Enthält ein Dossier noch keine Dossierposition, sind im Register Einkauf keine Einkäufe vorhanden. Es können dann auch keine Einkäufe erstellt oder editiert werden.
 +
</module>
  
Der Einkauf entspricht dem Nettobetrag der Lieferantenrechnung/en pro Dossier. Die Marge (Nettogewinn) wird somit pro Dossier ausgewiesen. Die Auftragsgebühren werden mit 100% Kommission ausgewiesen und haben keine Einkaufsposition. Der Einkauf wird in der Lasche Einkauf aufgeführt. Die Marge (Nettogewinn in CHF und in %) wird auf der Dossierübersicht, Bereich Finanzen aufgeführt.
+
<module name="Kuoni">
 +
Die einseitige Änderung des Einkaufspreises in CHF oder in Fremdwährung führt zu einem ungültigen Währungskurs. Der Einkaufspreis wird bei eingeschaltener Währungskurs-Sperre automatisch auch in Fremdwährung angepasst (und umgekehrt). Die Validierung des aktuellen Währungskurses findet beim Speichern des Einkaufs gegenüber dem zum Erstelldatum (des Einkaufs) gültigen Kurses statt. Weicht dieser +/-1% ab, wird die Fehlermeldung ausgegeben.
  
 +
</module>
  
http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Einkauf%20beim%20Import.pdf
+
&nbsp;
  
 +
&nbsp;
  
Um einen Einkauf zu ändern wechseln Sie auf dem Dossier ins Register 'Einkauf'. Öffnen Sie die gewünschte Einkaufsposition.
+
&nbsp;
  
Solange die Einkaufsposition auf Status 'Provisorisch' ist, können Sie den Einkauf verändern und speichern.
+
&nbsp;
 
Wenn der Status auf definitiv gesetzt wurde, können Sie den Einkauf nicht mehr verändern, da die Daten bereits in die Buchhaltung übergeben wurden. Sie können den Einkauf annullieren und einen neuen erstellen.
 
  
 +
== Register Selektionskriterium ==
  
 +
<module name="Kuoni">
  
Um einen Einkauf zu annullieren, öffnen Sie die zu annullierende Einkaufsposition und klicken auf den Button 'Löschen'.  
+
Über das Register 'Selektionskriterium' können frei definierbare Dossier-Attribute vermerkt werden. Anhand diesen Kriterien kann anschliessend die [[Auswertung: Dossier]] erstellt werden. Die Kriterien können in den Stammdaten frei definiert werden.
  
Die Annullation wird auf der Einkaufsposition unter 'Dieser Einkauf wird ausgeglichen durch' aufgeführt. Mit Klick auf den Link öffnet sich die Annullation.
+
[[Selektionskriterium | Selektionskriterien erfassen in den Stammdaten]]
 
Die Original Einkaufsposition sowie die dazugehörende Annullation finden Sie ebenfalls in der Einkaufsübersicht im Dossier. So haben Sie jederzeit die Übersicht über alle Einkaufspositio- nen und deren Annullation.
 
 
Um einen neuen Einkauf in einem Dossier zu erstellen klicken Sie auf den Button 'Neu'.
 
 
Sie erhalten eine neue Einkaufsmaske. Das Produkt, der Lieferant, das Abreisedatum und der Verkaufspreis werden von der ersten Dossierposition übernommen und können editiert werden. Füllen Sie die Felder inklusive Einkaufspreis aus und speichern Sie die Anpassungen.
 
  
== Register Selektionskriterium ==
+
</module>
  
<module name="Kuoni">
 
  
''' Bereich Selektionskriterium '''
 
  
</module>
+
== Register Commercial ==
  
== Register Commercial ==
 
 
<module name="Commercial">
 
<module name="Commercial">
  
[[Image:RegisterCommercial.PNG|800px|Dossier, Register Commercial]]
+
[[Image:ComReg1.png|800px|Dossier, Register Commercial]]
  
Commercial-Daten wie z.B. Flugnummern und Airlinecodes werden aus den CRS automatisch ins Umbrella.net importiert.
+
[[Image:ComReg2.png|800px|Dossier, Register Commercial]]
  
Zusätzliche Informationen, wie z.B. Reasoncode und Fare Type, können wie folgt in Galileo eingegeben werden:
 
  
DI.FT-SV NF3000.00 FO2000.00 RC10 FT50
+
Commercial-Daten wie z.B. Flugnummern und Airlinecodes werden aus den CRS automatisch ins Umbrella.net importiert.  
  
*NF = Normal Fare / Benchmark
+
Zusätzliche Informationen, wie z.B. Reasoncode und Fare Type, Reisender und Besteller können in Galileo bzw. Amadeus eingegeben werden.
*FO = Fare Offered / Offered
 
*RC = Reason Code
 
*FT = Fare Type
 
  
Diese Daten werden dann aus der Galileo Reservation (GMIR) in Umbrella.net auf die Commercial Lasche übernommen.  
+
Diese Daten werden dann aus der Galileo oder Amadeus Reservation in Umbrella.net auf die Commercial Lasche übernommen. Weitere Informationen siehe [[Importserver#Technische/Funktionale Details|Datenübernahme]].
  
Aus anderen GDS werden diese Daten (bisher) nicht übernommen.
 
  
 
=== Bereich Commercial data / Codes ===
 
=== Bereich Commercial data / Codes ===
Zeile 390: Zeile 343:
 
| IATA area
 
| IATA area
 
| Wird beim Import aufgrund einer internen Destinationen Tabelle gesetzt. [[#Technische/Funktionale Details|(Details...)]]
 
| Wird beim Import aufgrund einer internen Destinationen Tabelle gesetzt. [[#Technische/Funktionale Details|(Details...)]]
 +
|-
 +
| LCC
 +
| Wird aus dem CRS importiert oder kann als Kästchen mit einem Mausklick angewählt und gespeichert werden.
 
|-
 
|-
 
| Dest. (!)
 
| Dest. (!)
Zeile 398: Zeile 354:
 
|-
 
|-
 
| Ticket
 
| Ticket
| (?)
+
| Hier wird die Airline ausgeschrieben
 
|-
 
|-
 
| Ausstelldatum (!)
 
| Ausstelldatum (!)
Zeile 441: Zeile 397:
 
| Klasse (!)
 
| Klasse (!)
 
| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Beispiel: Y
 
| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Beispiel: Y
|-
 
| LCC
 
| Bei Low Cost Carrier muss das Kästchen mit einem Mausklick angewählt und gespeichert werden.
 
 
|-
 
|-
 
| (Variable), z.B. (ADD)
 
| (Variable), z.B. (ADD)
Zeile 598: Zeile 551:
 
[[#Refundposition mit Flugposition verbinden |Zum Arbeitsablauf Refundposition mit Flugposition verbinden]]
 
[[#Refundposition mit Flugposition verbinden |Zum Arbeitsablauf Refundposition mit Flugposition verbinden]]
  
 +
=== Bereich Commercial-Defaultwerte ===
 +
 +
Im Bereich Commercial-Daten können die DBI (Descriptive Billing Information) abgefüllt werden. Es stehen die nachfolgenden Felder zur Verfügung:
 +
 +
* Kostenstelle 1 
 +
* Kostenstelle 2 
 +
* Personal-Nr. 
 +
* Projekt-Nr. 
 +
* Permit no. 
 +
* Request no. 
 +
* Budget-Nr. 
 +
* Gruppen-Nr. 
 +
* Interne Ref. 1 
 +
* Interne Ref. 2 
 +
* Interne Informationen
 +
 +
Sind auf dem Dossier - [[#Bereich_Inhaber|Inhaber]] die DBI Felder hinterlegt, werden sie automatisch übernommen.
  
 +
</module>
  
 +
=== Bereich Diverses ===
  
 +
<module name="ABB">
  
 +
Die folgenden Felder werden für HRG-Reports benötigt und werden im Galileo PNR eingegeben. Hier geht's zu [[Importserver#Datenübernahme|Galileo Datenübernahme]]
  
 +
{|
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Trip Purpose code
 +
| Wird aus Galileo importiert. Kann auch manuell ausgefüllt werden.
 +
|-
 +
|Hotel compliance
 +
|Wird aus Galileo importiert. Kann auch manuell ausgefüllt werden.
 +
|}
 
</module>
 
</module>
 +
 +
== Register Mitteilungen ==
 +
 +
Alle Mitteilungen, die Dossier relevant sind, werden hier gespeichert. Es ist möglich ein [[SMS_versenden|SMS]], ein [[E-Mail_versenden|E-Mail]] oder einen manuellen Eintrag zu erstellen. [[Dossier#Mögliche_Arbeitsschritte_ab_Register_Mitteilungen|Incoming Mails]] sind ebenfalls hier ersichtlich. <module name="Commercial">
 +
Systemmeldungen welche durch einen Abbruch des [[Filiale#Register Defaultwerte|vollautomatischen]] Prozesses verursacht werden, werden hier ebenfalls angezeigt.
 +
</module> [[File:Mitteilungen.png|800px|Mitteilungen, Register Mitteilungen]]
 +
 +
=== Bereich Mitteilungen ===
 +
 +
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Von
 +
| Von welchem Benutzer wurde diese Mitteilung erstellt oder gesendet. Auch das System kann ein Absender sein.
 +
|-
 +
| An
 +
| An welchen Kunden oder Benutzer wurde diese Mitteilung gesendet
 +
|-
 +
| Betreff
 +
| Der Betreff im Titel der Mitteilung wird hier eingefügt, oder bei SMS der Text
 +
|-
 +
| Datum
 +
| Hier ist das genaue Datum und die Uhrzeit der gesendeten oder empfangenen Mitteilung ersichtlich
 +
|-
 +
| Fällig
 +
| Hier das Datum eintragen, wann eine Antwort von dieser Mitteilung erwartet wird
 +
|-
 +
| Erledigt
 +
| Hier kann ein Häkchen gesetzt werden, sobald die ausstehende Antwort der Mitteilung eingetroffen ist. Wenn dieses Kästchen angehakt wurde erscheint ein erledigt Datum und die Mitteilung wird grau hinterlegt. Das Erledigt Kästchen erscheint nur bei Mitteilungen bei denen eine Antwort ausstehend ist
 +
|}
 +
 +
&nbsp;
 +
 +
=== Darstellung Mitteilungen ===
 +
 +
{|
 +
|-
 +
| Gesendete E-Mails
 +
| schwarz hinterlegt
 +
|-
 +
| E-Mails mit 'Antwort erwartet bis'
 +
| Fälligkeitsdatum und ein Kästchen zum abhaken
 +
|-
 +
| E-Mails die erledigt wurden
 +
| grau hinterlegt
 +
|-
 +
| Incoming Mails
 +
| fett schwarz
 +
|-
 +
| Systemmeldungen
 +
| fett schwarz
 +
|-
 +
| SMS
 +
| schwarz
 +
|}
  
 
== Register History ==
 
== Register History ==
  
Sie sehen dort alle Belege sowie Zahlungsausgleiche. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit zu prüfen wie eine Zahlungsverteilung in der Vergangenheit aussah. Zudem gibt es ein Log relevanter Dossier-Aktionen.
+
[[File:Register history.png|800px|Dossier, Register History]]
 +
 
 +
Im Register 'History' werden - für die Benutzer-Berechtigung Supervisor und Buchhalter - alle Belege sowie Zahlungsausgleiche angezeigt. Dies bietet die Möglichkeit zu prüfen wie eine Zahlungsverteilung in der Vergangenheit aussah.
 +
 
 +
Für alle Benutzer sichtbar gibt es ein Log relevanter Dossier-Aktionen.
  
 
Folgende Aktionen führen zu einem Eintrag in der Action History:
 
Folgende Aktionen führen zu einem Eintrag in der Action History:
  
 +
'''Rechnung'''
 +
 +
*Nummerieren einer Rechnung
 +
*Abspeichern einer Rechnung
 +
*Rechnung löschen
 +
*Denummerieren einer Rechnung
 +
*Löschen einer Rechnungsposition
 +
*Löschen eines Teilnehmers
 +
*Hinzufügen einer Rechnungsposition
 +
*Hinzufügen einer Preisposition
 +
*Hinzufügen eines Teilnehmers
 +
 +
'''Dossier'''
  
''' Rechnung '''
+
*Dossier erstellen
* Nummerieren einer Rechnung
+
*Speichern der Finanzansicht
* Abspeichern einer Rechnung
+
*Import eines Dossier (via XML)
* Rechnung löschen
+
*Löschen eines Teilnehmers
* Denummerieren einer Rechnung
+
*Löschen eines abgespeicherten Dokumentes
* Löschen einer Rechnungsposition
+
*Löschen eines Reiseprogramms
 +
*Speichern des Dossiers
 +
*Jedes E-Mail/SMS welches verschickt wird (via Button auf Dossierübersicht)
  
 +
'''Zahlungen'''
  
''' Dossier '''
+
*Stornieren einer Zahlung
* Dossier erstellen
+
*Zahlung hinzufügen
* Speichern der Finanzansicht
 
* Import eines Dossier (via XML)
 
* Löschen eines Teilnehmers
 
* Löschen eines abgespeicherten Dokumentes
 
* Löschen eines Reiseprogramms
 
* Speichern des Dossiers
 
* Jedes E-Mail welches verschickt wird (via E-Mail Button auf Dossierübersicht)
 
  
 +
'''Mahnungslauf erstellen'''
  
''' Zahlungen '''
+
*Verarbeiten eines Mahnungslaufs
* Stornieren einer Zahlung
 
* Zahlung hinzufügen
 
  
 
<module name="Package Builder">
 
<module name="Package Builder">
Zeile 641: Zeile 694:
 
</module>
 
</module>
  
''' Reservation '''
+
'''Reservation'''
* Hinzufügen einer Reservatin (reservation/modify)
+
 
* Löschen einer Reservation vom Dossier
+
*Hinzufügen einer Reservatin (reservation/modify)  
 +
*Löschen einer Reservation vom Dossier  
  
 
<module name="Einkauf">
 
<module name="Einkauf">
Zeile 652: Zeile 706:
 
</module>
 
</module>
  
 +
= Arbeitsabläufe / Prozesse =
  
 +
== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht ==
  
 +
=== E-Mail Versand ===
  
 +
Mit einem Klick auf den Button 'E-Mail' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein [[E-Mail_versenden|E-Mail verschickt]] werden kann.
  
 +
=== SMS Versand ===
  
 +
Mit einem Klick auf den Button 'SMS' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier eine [[SMS_versenden|SMS verschickt]] werden kann.
  
 +
=== Dossierprint ===
  
 +
Über den Button 'Dossierprint' erhält der Benutzer auf Knopfdruck eine Übersicht über die wichtigsten Daten des Dossiers. Insbesondere für grössere Dossier mit vielen Zahlungen (Hochzeitsdossier) oder Gruppenreisen kann der Papier-Ausdruck sehr hilfreich sein. Angedruckt werden:
  
 +
*Schlüsseldaten des Dossier (Nr, Title, Abreisedatum etc.)
 +
*Finanzzahlen
 +
*Angaben zum Dossierinhaber
 +
*Nummerierte Rechnungen
 +
*Zahlungen
  
 +
=== Speichern ===
  
 +
Die editierbaren Daten unter [[#Bereich_Dossier|Bereich Dossier]] und [[#Bereich_Inhaber|Bereich Inhaber]] werden gespeichert. Das Speichern führt auch dazu dass sämtliche Finanzwerte neu berechnet werden, dies betrifft zB fällige Beträge.
  
 +
<module name="Fremdwährung">
 +
Siehe [[#Ändern der Verkaufswährung|Ändern der Verkaufswährung]] zu Einschränkungen bezüglich dem Ändern der Verkaufswährung.
 +
</module>
  
 +
=== Dossier löschen ===
  
 +
Ein Dossier kann gelöscht werden solange das Dossier über keine nummerierten Rechnungen und/oder Zahlungen verfügt. Sollen die Reservationen für ein anderes Dossier behalten werden müssen diese vorgängig mit 'Exportieren auf Arbeitsplatz' aus dem Dossier extrahiert werden (siehe: [[#Reservation_auf_Arbeitsplatz_exportieren|Reservation auf Arbeitsplatz exportieren]]).
  
 +
=== Neue Rechnung erstellen ===
  
 +
Mit dem Button 'Neue Rechnung' wird eine neue Rechnung erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Das Layout 'Lang' oder 'Kurz' wird anhand der hinterlegten Defaults vorgeschlagen. Via die Auswahlliste 'Rechnungstexte holen' können Einleitungs- und Schlusstexte und die freien Texte einer bestehenden Rechnung kopiert werden. Wenn keine Rechnung ausgewählt wird, werden die Einleitungs- und Schlusstexte aus den Defaults der Filiale verwendet. Es können Teilnehmer für die nächste Rechnung ausgewählt werden. Der neuen Rechnung werden dann sämtliche Daten der ausgewählter Teilnehmer zugewiesen, welche bisher noch keiner Rechnung zugewiesen waren (dh 'Nicht verrechnete' Preispositionen und Leistungen). Wenn keine Teilnehmer ausgewählt werden, beinhaltet die Neue Rechnung alle Daten aus 'Nicht verrechnet'. Es ist nicht möglich einzelne Texte aus einer bestehenden Rechnung zu holen.
  
 +
[[File:NeueRechnungDialog.png|600px|Neue Rechnung erstellen]]
  
 +
<module name="Commercial">Ist auf dem Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt, werden automatisch TAF Positionen erstellt. Müssen auf der Rechnung noch manuell Positionen angefügt werden, können die TAF Positionen anschliessend ausgelöst werden.
  
 +
Siehe auch [[Doceditor#Details zu TAF|TAF-Logik]].
 +
</module>
  
 +
=== Rechnung löschen / stornieren ===
  
 +
Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Rechnung wird diese storniert bzw. gelöscht. Wurde die Rechnung noch nie nummeriert, wird sie mit dem 'X' komplett gelöscht und ist nicht mehr im Dossier ersichtlich. Wurde die Rechnung vor dem Storno ein- oder mehrmals nummeriert, verbleibt die stornierte Rechnung als PDF-File im Dossier und kann so jederzeit angeschaut oder gedruckt werden. Eine stornierte Rechnung kann nicht mehr im Doceditor geöffnet werden.
  
 +
<module name="ABB">Handelt es sich um eine Gutschrift kann nach der Credit note nummer ein Text im dynamischen Textfeld eingegeben werden. z.B. Invoice's credit note 130XXXX.
 +
</module>
  
 +
=== Neues Reiseprogramm erstellen ===
  
 +
Mit dem Button 'Neues Reiseprogramm' wird ein neues Reiseprogramm erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Es kann pro Teilnehmer ein eigenes [[#Register_Reiseprogramme|Reiseprogramm]] erstellt werden.
  
 +
=== Dokument hochladen ===
  
 +
Um ein externes Dokument hochzuladen:
  
 +
#im Dossier den Button 'Dokument hochladen' anwählen
 +
#Auf 'Durchsuchen' klicken und die gewünschte Datei auswählen
 +
#Anschliessend eine Beschreibung eingeben und 'Hochladen' anklicken
  
 +
Das Dokument ist auf der Übersicht ersichtlich und kann ab jetzt von jedem Benutzer direkt aus dem Dossier geöffnet werden.
  
 +
Zu beachten: Werden in Word Änderungen an einem Dokument vorgenommen und sollen jene Änderungen im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das geänderte Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochgeladen werden.
  
 +
Dokumente mit folgenden Formaten können ins Umbrella.net hochgeladen werden:
  
 +
*.rtf
 +
*.txt
 +
*.pdf
 +
*.gif
 +
*.jpeg
 +
*.png
 +
*.doc
 +
*.xml
 +
*.html
  
 +
Die maximale Grösse pro hochgeladenem Dokument ist 1.5MB.
  
 +
=== Brief erstellen ===
  
 +
Mit einem Klick auf den Button 'Brief erstellen' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein [[Brief_erstellen|Brief erstellt]] werden kann.
  
 +
=== Zahlung anfügen ===
  
 +
Mit einem Klick auf den Button 'Zahlung anfügen' öffnet sich eine neue Maske, siehe dazu [[Zahlungen|Zahlungen]]
  
 +
=== Zahlung stornieren ===
  
 +
Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Zahlung wird diese storniert. War die stornierte Zahlung einer Rechnung zugeordnet, und diese Rechnung war anschliessend nummeriert worden, dann bewirkt der Storno ein Denummerieren der Rechnung.
  
 +
<module name="Commercial">
 +
Wurde die Zahlung über Datatrans ausgeführt, stehen beim Storno [[Zahlungen#Teilrückerstattungen|Teilrückerstattungen]] zur Verfügung.
 +
</module>
  
 +
== Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Leistung ==
  
 +
=== Position löschen ===
  
 +
[[File:Leistung loeschen.png|thumb|300px|Position aus Dossier löschen]]
  
 +
Mit einem Klick auf das 'X' ganz rechts neben dem Betrag einer Position wird diese gelöscht. Alle Rechnungen, welche die zu löschende Position beinhalten, werden denummeriert. Ist eine BSP-Zahlung mit der zu löschenden Position verknüpft, wird diese storniert. [[Zahlungen#Kreditkartenzahlung_BSP|Hier geht's zur Kreditkartenzahlung BSP]]
  
 +
=== myclimate Ticket hinzufügen ===
  
 +
<module name="myclimate">
 +
Beim Klick auf den Button 'Flug' oder 'Kreuzfahrt' neben myclimate Ticket hinzufügen wird entweder für alle Flugsegmente oder alle Schiffssegmente im Dossier automatisch ein [[Myclimate|Myclimate Ticket]] berechnet. Wird das Ticket offeriert oder bestellt, wird die entsprechende, neue Position direkt im Dossier automatisch erstellt.
 +
</module>
 +
 +
=== Position einem Package hinzufügen ===
 +
 +
<module name="Package Builder">Folgende Funktionen sind nur mit eingeschaltetem Modul 'Package Builder' möglich</module>
 +
 +
[[File:Package builder icon.png|thumb|300px|Button 'Zusammenführen']]
 +
 +
[[File:Package builder.png|thumb|300px|Position einem Package hinzufügen]]
 +
 +
Mit Klick auf den Button 'Zusammenführen' rechts neben der Position öffnet sich das Pop-Up 'Package Builder'. Mit dem Package Builder kann eine Position mit deren Leistungen in ein eigenes Arrangement gepackt werden.
 +
 +
==== Package Builder ====
 +
 +
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Flug Swiss
 +
| Titel der zu packenden Position aus der Dossierübersicht
 +
|}
 +
 +
==== Zielposition ====
 +
 +
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Zu Position hinzufügen
 +
| Falls bereits Positionen gepackt wurden, können weitere Positionen/Leistungen hinzgefügt werden
 +
|-
 +
| Neues Produkt
 +
| Produkt für das Package auswählen. Siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Packages auf Produkt erlauben]]
 +
|}
 +
 +
==== Einkauf ====
 +
 +
<module name="Einkauf">Nur mit eingeschaltetem Modul Einkauf</module>
 +
 +
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Vor dem Zusammenführen Einkauf nachführen
 +
| Beim Aktivieren des Flags wird der bestehende Einkauf nachgeführt und und enthält die ursprüngliche Kommission. Wenn noch kein Einkauf erstellt wurde, erfasst Umbrella einen neuen Einkauf, wie wenn die [[Datenprüfungen_Rechnung#Nummerieren_der_Rechnung|Rechnung nummeriert wird]]. Die Kommission wird dann aufgrund der Einstellungen auf dem gewählten Produkt berechnet, siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Produkt - Bereich Einkauf]]. Bei nicht aktivieren des Flags wird kein Einkauf erstellt.
 +
|}
 +
 +
==== Preispositionen ====
 +
 +
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Nur zusammenführen
 +
| Die Preispositionen bleiben bei der ursprünglichen Leistung aufgelistet.
 +
|-
 +
| Preise unten gruppieren
 +
| Die Preispositionen werden am Ende der Position gesammelt aufgelistet.
 +
|}
  
 +
=== Leistung aus einem Package entfernen ===
  
= Arbeitsabläufe / Prozesse =
+
[[File:ButtonUnpack.PNG|thumb|300px|Button 'Extrahieren']]
  
== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht ==
+
[[File:Unpack.PNG|thumb|300px|Leistung aus einem Package entfernen]]
  
=== Speichern ===
+
Ist eine Leistung Teil eines Package, erscheint rechts neben dieser Leistung der Button 'Extrahieren'. Mit Klick auf den Button 'Extrahieren' kann die einzelne Leistung aus dem Package entfernt werden.
  
Felder auf der Dossierübersicht können nach Änderungen gespeichert werden.
+
==== Package Builder ====
Der Fälligkeitsbetrag wird aktualisiert.
 
  
=== Abbrechen ===
+
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Flug
 +
| Name der Leistung, welche aus dem Package entfernt werden soll
 +
|}
  
Aktion wird abgebrochen. Geänderte, noch nicht gespeicherte Felder auf der Dossierübersicht werden rückgängig gemacht.
+
==== Zielposition ====
  
=== Dossier löschen ===
+
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Zu Position hinzufügen
 +
| Falls andere Positionen gepackt wurden, kann die Leistung hinzugefügt werden.
 +
|-
 +
| Neues Produkt
 +
| Produkt für die Leistung auswählen. Dieses Produkt muss nicht 'Packages erlauben' aktiviert haben, muss aber entweder den ensprechenden Leistungstyp (z.B. Flug wenn es eine Flugleistung ist) oder Arrangement zugeordnet haben. Siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Bereich Produkt - Leistungstyp]]. Die neue Position mit der extrahierten Leistung enthält eine Preisposition mit entsprechender Teilnehmeranzahl und dem Betrag 0.00.
 +
|}
  
 +
==== Einkauf ====
  
 +
<module name="Einkauf">Nur mit eingeschaltetem Modul Einkauf</module>
  
Solange ein Dossier über keine nummerierten Rechnungen und/oder Zahlungen verfügt, kann das Dossier im Register Übersicht, Schaltfläche 'Löschen' (unter dem Dokumentenempfänger) gelöscht werden.
+
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Einkauf mitnehmen
 +
| Mit dem Drop-Down kann ein bereits existierender Einkauf migenommen und der neuen Position zugeordnet werden. Die neue Position hat den Verkaufsbetrag 0.00. Nach dem Anpassen des Betrags der neuen Position und Nummerieren der Rechnung entspricht der Betrag des Einkaufspreises der ursprünglichen Position und kann manuell angepasst werden. Das Produkt, der Lieferant und der Verkaufspreis werden der neuen Position angepasst.
 +
|}
  
=== CRM (admin only) ===
+
=== Reisedokumente erstellen ===
  
=== Dokumente hochladen ===
+
[[File:Bestaetigung.png|thumb|300px|Reisedokument öffnen]]
  
Um ein externes Dokument hochzuladen:
+
Auf Link 'Bestätigung ' Klicken, um ein Reisdokument zu öffnen.
  
# im Dossier den Button 'Dokument hochladen' anwählen
+
Für folgende Leistungstypen können Reisedokumente gedruckt werden:
# Auf 'Durchsuchen' klicken und die gewünschte Datei auswählen
 
# Anschliessend eine Beschreibung eingeben und 'Hochladen' anklicken
 
  
Das Dokument ist auf der Übersicht ersichtlich und kann ab jetzt von jedem Benutzer direkt aus dem Dossier geöffnet werden.
+
*Unterkunft
 +
*Diverses
  
Zu beachten: Werden in Word Änderungen an einem Dokument vorgenommen und sollen jene Änderungen im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das geänderte Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochgeladen werden.  
+
Siehe [[#Textbausteine_auf_Best.C3.A4tigung_PDF|Textbausteine auf Bestätigung PDF]] für Details.
  
 +
== Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Reservationen ==
  
Dokumente mit folgenden Formaten können ins Umbrella.net hochgeladen werden:
+
=== Galileo / Amadeus PNR öffnen ===
  
* .rtf
+
Wurde eine Reservation in ein Umbrella.net-Dossier importiert, kann es über den blauen Link direkt in Galileo resp. Amadeus geöffnet werden.
* .txt
 
* .pdf
 
* .gif
 
* .jpeg
 
* .png
 
* .doc
 
* .xml
 
* .html
 
  
<module name="Standardbriefe/MPD">
+
=== Neue Reservation (BF) hinzufügen ===
==== Offerte (MPD) ====
 
  
 +
Im Suchfeld im Register "Reservationen" kann eine neue Reservation ausgewählt werden. Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Teilnehmernamen, Destination oder Abreisedatum eingegeben werden. Die Reservation wird auch erkannt, wenn sich die Eingabe im Suchfeld durch Umlaute oder französische Sonderzeichen unterscheidet. Anschliessend auf 'Hinzufügen' klicken, um die Reservation ins Dossier zu importieren. Gibt es genau eine, unnummerierte Rechnung, dann werden alle neuen Leistungen (und BSP-Zahlungen, falls vorhanden) auf diese Rechnung zugewiesen. Gibt es mehrere Rechnungen, oder ist die eine Rechnung nummeriert, werden die neuen Leistungen ins [[#Zuteilung_editieren_was_auf_welcher_Rechnung_verrechnet_wird|'nicht verrechnet']] gestellt.
  
Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.
+
=== Modify akzeptieren / ablehnen ===
  
Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.  
+
Gibt es unverarbeitete Modifies im Dossier, können diese akzeptiert oder abgelehnt werden. Während eine Ablehnung (reject) keinerlei Änderungen im Dossier bewirkt, führt ein Akzeptieren (accept) zu Datenänderungen. Diese sind im [[Modify_Preview|Modify Preview]] ersichtlich.
  
-> Modul
+
=== Reservation auf Arbeitsplatz exportieren ===
  
-> Doceditor
+
[[File:Auf arbeitsplatz exportieren.png|thumb|300px|Reservation auf Arbeitsplatz exportieren]]
<module>
 
  
==== Reiseprogramm ====
+
Eine Reservation kann jederzeit aus dem Dossier zurück auf den Arbeitsplatz exportiert werden. Hierzu auf das Icon mit dem roten Kreuz klicken. Sämtliche Leistungen, welche mit der Reservation ursprünglich in das Dossier importiert worden sind, bleiben im Dossier bestehen.
  
Falls das Reiseprogramm noch nicht besteht, auf ‚Neues Reiseprogramm‘ klicken.
+
Vom Arbeitsplatz aus kann die Reservation anschliessend in ein anderes Dossier importiert werden. Modifies erkennen das Dossier aufgrund der importierten Reservation. Somit würde der Modify in diesem Beispiel nicht ins ursprüngliche Dossier, aus welchem die Reservation exportiert worden ist, importiert, sondern in das Dossier in welchem sich die Reservation nun befindet.
  
In der darauf folgenden Ansicht den Empfänger auswählen. Ist das Häkchen bei ‚Dokument an-schliessend öffnen‘ aktiviert, so wird das Reiseprogramm automatisch geöffnet, sobald auf ‚Erstellen‘ geklickt wurde.
+
== Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Agenda ==
  
Um das Reiseprogramm zu bearbeiten, auf den Link klicken.
+
=== Neuer Agendaeintrag hinzufügen ===
  
Der Reiseprogramm-Editor öffnet sich. Das Reiseprogramm kann jetzt bearbeitet werden.
+
<module name="Agenda">
  
 +
''' Agendaeintrag erfassen'''
  
 
{|
 
{|
Zeile 772: Zeile 973:
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
 
|-
 
|-
| Öffnen
+
| Fällig am
| Es kann direkt ein anderes, bestehendes Dokument geöffnet werden.
+
| Hier das Datum eintragen, an welchem der Agendaeintrag fällig ist.
 +
|-
 +
| Titel
 +
| Hier den Titel des Agendaeintrages speichern.  
 
|-
 
|-
| Dokument neu laden
+
| Text
| Über 'Dokument neu laden' werden vorgenommene Änderungen rückgängig gemacht.
+
| In diesem Feld können zusätzliche Informationen zu diesem Agendaeintrag gespeichert werden. Der Text kann maximal 500 Zeichen enthalten.
 
|-
 
|-
| Speichern
+
| Benutzer
| Die vorgenommenen Änderungen werden gespeichert.
+
| Mittels dem Dropdown-Menü kann der Agendaeintrag einem anderen Benutzer zugewiesen werden.
 
|-
 
|-
| Kopie speichern
+
| Priorität
| Eine Kopie des Reiseprogramms wird im PDF-Format im Dossier gespeichert.
+
| Es kann zwischen den Prioritäten 'niedrig' (blauer Pfeil), 'mittel' (kein Zeichen) und 'hoch' (rotes Ausrufezeichen) unterschieden werden.
 
|-
 
|-
| Freier Text
+
| Dossier
| Es wird ein neues Textfeld geöffnet
+
| Hier kann das dazugehörige Dossier eingetragen werden. Wird der Agendaeintrag vom Dossier aus erstellt, so ist diese Information automatisch eingetragen. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil, kann das Dossier geöffnet werden.
 
|-
 
|-
| Textbaustein
+
| Kunde
| In einem Textfeld die richtige Stelle anklicken und den gewünschten Textbaustein einfügen.
+
| Hier kann der dazugehörige Kunde eingetragen werden. Wird der Agendaeintrag vom Dossier oder vom Kunden aus erstellt, so ist diese Information automatisch gespeichert. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil, kann der Kunde geöffnet werden.
 
|}
 
|}
  
Das Reiseprogramm kann für die individuelle Bearbeitung im Word geöffnet werden.  
+
Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge verschwinden. Über den Menüpunkt 'Arbeitsplatz' - [[Nachrichten|'Nachrichten']] können jedoch sämtliche Agendaeinträge (offene sowie erledigte) dargestellt werden. Um bereits erledigte Agendaeinträge anzuzeigen, das Häkchen 'Erledigte Einträge anzeigen' aktivieren.
Das Reiseprogramm kann als PDF ausgedruckt werden.
+
 
 +
</module>
 +
 
 +
== Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Teilnehmer ==
 +
 
 +
=== Teilnehmer zusammenführen ===
 +
 
 +
Wenn mehrere Reservationen (oder Modifies) verwendet werden in welchen die Namen leicht unterschiedlich geschrieben wurden, dann generiert Umbrella.net pro Schreibweise einen eigenen Teilnehmer. Mit der Funktion "Teilnehmer zusammenführen" können solche Duplikate zusammengeführt werden. Der resultierende Teilnehmer hat anschliessend
 +
 
 +
*alle Leistungszuordnungen aller Duplikate
 +
*alle Preisposition-Zuordnungen aller Duplikate (wobei aber der Tnr niemals einer einzelnen Preisposition mehrfach zugeordnet sein kann)
 +
*alle Flugtickets
 +
*alle Sitzplätze
 +
 
 +
Es können auch mehr als zwei (2) Teilnehmer zusammengeführt werden.
 +
 
 +
=== Teilnehmer-Sortierung ändern ===
 +
 
 +
Um einen Teilnehmer nach oben zu verschieben muss das Kästchen vor dem entsprechenden Teilnehmer markiert und dann so oft auf den nach oben schauenden Pfeil geklickt werden bis die gewünschte Position erreicht ist. Dasselbe gilt, wenn der Teilnehmer nach unten verschoben werden möchte, dann auf den nach unten schauenden Pfeil klicken. Wichtig: Bereits vorhandene Reiseprogramme und Rechnungen müssen überprüft und ggf. neu gespeichert/nummeriert werden!
 +
 
 +
=== Teilnehmer löschen ===
  
 +
Um einen Teilnehmer zu löschen muss das Kästchen vor dem entsprechenden Namen markiert und dann auf das Feld „löschen“ geklickt werden. Achtung: mit dieser Funktion werden alle dem Teilnehmer zugeordneten Leistungen etc. gelöscht! Das heisst:
  
=== Brief erstellen ===
+
*alle Leistungszuordnungen
 +
*alle Preisposition-Zuordnungen
 +
*alle Flugtickets
 +
*alle Sitzplätze
 +
 
 +
== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Finanzen ==
 +
 
 +
Die 'Finanzansicht' erlaubt ein sehr allgemeines Editieren der finanziell relevanten Rechnungsdaten.
  
Um einen Brief zu erstellen, auf ‚Brief erstellen‘ klicken.
+
=== Neue Rechnung erstellen ===
  
Es öffnet sich folgende Maske:
+
Pro Dossier können mehrere Rechnungen erstellt werden.
  
{|
+
#Den Button 'Neue Rechnung' anklicken. Es öffnet sich eine Maske.  
! Feld
 
! Beschreibung
 
|-
 
| Empfänger
 
| Dossierinhaber
 
Bei Teilnehmerrechnungen kann über das Drop-Down der gewünschte Empfänger gewählt werden.
 
|-
 
| Betreff
 
| Dossiertitel, kann bei Bedarf editiert werden
 
|-
 
| Text
 
| Einleitungstext: Briefanrede des ausgewählten Empfängers/Dossierinhabers
 
  
Text: Hier kann ein bereits hinterlegter Textbaustein ausgewählt werden. Siehe MPD - Textbausteine
+
Weiterer Ablauf siehe [[Dossier#Neue_Rechnung_erstellen|neue Rechnung erstellen]]
  
Schlusstext: Grusszeile (siehe Dokumenteneinstellungen: Standardbrief)
+
=== Zuteilung editieren was auf welcher Rechnung verrechnet wird ===
|-
 
| Automatische Ablage
 
| Hier kann eine losgelöste Kopie des Originalbriefs auf dem Dossier abgelegt werden (automatisch hochladen)
 
|}
 
  
Über ‚Brief öffnen‘ öffnet sich der ausgewählte Brief im Word und kann von daher weiterbearbeitet und ausgedruckt werden.  
+
[[File:Ausschnitt finanz pax 3.05.png|thumb|300px|Passagierzuteilung auf RG]]
  
Werden im Word Änderungen am Dokument vorgenommen und sollen diese im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das Dokument über ‚Dokument hochladen‘ hochgeladen werden.
+
Die Zuteilung der einzelnen Leistungen resp. Preispositionen zu einer bestehenden Rechnung, erfolgt über die editierbaren Felder (weiss hinterlegt) auf der bestehenden Rechnung. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt. Wichtig: es muss jeweils die Leistung wie auch das dazugehörende Preisdetail zugeteilt werden.
  
=== myclimate ===
+
<module name="Commercial">Wenn eine Leistungsposition auf eine andere Rechnung verschoben wird, dann wird die dazugehörige TAF Position automatisch mitverschoben. Wenn eine TAF-Positionen auf eine andere Rechnung verschoben wird, so erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.</module>
  
* myclimate Tickets können für Arrangements oder Flugtickets verkauft werden.  
+
=== Tnr.-Zuordnung von Leistungen editieren ===
* Optionen und Sofort-Kauf sind möglich.
 
* Bei Änderungen der Reisepläne muss, sofern der Kunde diese Änderung bei myclimate vor¬nehmen möchte, das Ticket annulliert und neu gebucht werden.
 
* Die Tickets können als ‚Spende‘ bei den Steuern abgezogen werden.
 
* myclimate Tickets können bis zu 7 Tage vor Abreise kostenlos storniert werden.
 
* Wichtig: Innerhalb 7 Tage vor Abreise kann das Ticket nicht mehr annulliert werden, Versicher-ungen übernehmen diesen Betrag nicht.
 
  
 +
[[File:Ausschnitt finanz leistung.png|thumb|300px|Teilnehmerzuordnung auf Leistung]]
  
 +
Die Teilnehmerzuordnung für Leistungen kann im editierbaren Feld (Pax) manuell geändert werden. Zusätzliche Teilnehmer können mit einem Komma angefügt, unerwünschte Teilnehmer können gelöscht werden. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt.
  
=== Bestellung von myclimate Tickets ===
+
=== Beträge und Tnr.-Zuordnung von Preispositionen editieren ===
  
 +
[[File:Ausschnitt finanz betrag 3.05.png|thumb|300px|Beträge editieren]]
  
''' Bestellung aus bestehendem Dossier '''
+
Die einzelnen, editierbaren Beträge (weiss hinterlegt) in der Preisposition gelten immer pro Person und sind den Personen zugeteilt, welche in derselben Preisposition aufgeführt sind. Diese Beträge können manuell geändert werden. Ebenso kann pro Preisposition unter ‚VG‘ eine ‚versteckte Gebühr‘ eingegeben werden. Diese gilt ebenso pro Person und wird auf der Rechnung nicht separat ausgewiesen sondern zum Betrag im Preisdetail addiert.
  
Um ein myclimate Ticket anzufügen, im Dossier auf den Button ‚myclimate Ticket hinzufügen‘ klicken.
+
=== MwSt.-Verteilung editieren ===
  
Automatisch wird der Betrag für die gebuchte Strecke ausgerechnet. Dieser kann, falls gewünscht, manuell angepasst werden. Falls die Strecke nicht automatisch erkannt wird, muss diese manuell eingegeben werden. 
+
[[File:Ausschnitt finanz mwst.png|thumb|300px|Mehrwertsteuer editieren]]
  
+
Zuerst muss die MwSt Tabelle, in der sich die einzelnen Beträge befinden, mittels klick auf das ‚+‘ vor MwSt geöffnet werden. Danach können die einzelnen Beträge editiert werden. Der Totalbetrag der MwSt (die Summe aus allen einzelnen MwSt-Feldern) muss identisch sein mit dem Totalbetrag der jeweiligen Position (ersichtlich im Feld ‚Total‘). Eine inkonsistente MwSt.-Verteilung wird durch einen gelb markierten Betrag in der 'MwSt.'-Spalte gekennzeichnet.
Es stehen folgende Optionen zur Auswahl:
 
  
{|
+
&nbsp;
! Feld
 
! Beschreibung
 
|-
 
| Ticket offerieren und drucken
 
| Ein Ticket wird provisorisch bestellt, automatisch öffnet sich ein PDF, das nun gedruckt werden kann. Das Ticket bleibt so lange provisorisch, bis es manuell bestätigt wird (siehe dazu Kapitel myclimate manuell bestätigen).
 
|-
 
| Ticket offerieren
 
| Ein Ticket wird provisorisch bestellt. Es bleibt solange provisorisch, bis es manuell bestätigt wird (siehe dazu Kapitel myclimate Ticket manuell bestätigen).
 
|-
 
| Ticket bestellen und drucken
 
| Ein Ticket wird bestellt, automatisch öffnet sich ein PDF, das nun gedruckt werden kann. Im Dossier wird eine neue Leistung hinzugefügt.
 
|-
 
| Ticket bestellen
 
| Es wird ein Ticket bestellt. Im Dossier wird anschliessend automatisch eine neue Leistung hinzugefügt.
 
|-
 
| Anfrage bearbeiten
 
| Über diesen Button kann 'ein Schritt zurück' gemacht werden, d.h. es könnte z.B. das Portfolio geändert werden.
 
|-
 
| Abbrechen
 
| Die Ticketbestellung wird abgebrochen.
 
|}
 
  
Wird ein myclimate Ticket bestellt, so wird im Dossier automatisch eine neue Leistung hinzugefügt.
+
&nbsp;
  
Wurde das offerierte Ticket in ein Dossier importiert, ist es unter ‚Reservationen‘ ersichtlich. Um das Ticket zu bestätigen, den Link anklicken.
+
=== Zahlungsverteilung editieren ===
  
Das myclimate Ticket wird angezeigt. Es kann nun über den Button ‚Bestätigen‘ bestätigt werden.
+
[[File:Ticketzuordnung.png|thumb|300px|Zuordnung Zahlung für Flugticket pro Teilnehmer]]
  
Im Dossier erscheint dann ein Modify, welches importiert werden muss.
+
Die bereits vorhandenen Zahlungen können beliebig auf die im Dossier vorhandenen Rechnungen verteilt und zugeteilt werden (mit Ausnahme der auto. Lodge- und BSP-Zahlungen). BSP-Direktzahlung und Flugticket müssen sich auf derselben Rechnung befinden.
  
 +
=== Preispositionen löschen ===
  
 +
Um eine Preisposition zu löschen muss das entsprechende Kästchen am Anfang der Preiszeile mittels Häkchen markiert und dann auf 'X' geklickt werden. Die Änderungen müssen gespeichert werden. Es können auch mehrere Preispositionen auf einmal gelöscht werden. Wichtig: Pro Position muss mindestens 1 Preisposition vorhanden sein.
  
''' Bestellung ohne Dossier '''
+
=== Bestehende Rechnung löschen ===
  
Ist noch kein Dossier vorhanden, so kann ein myclimate Ticket auch über ‚Dienste‘ – ‚myclimate‘ bestellt werden.
+
Eine bestehende Rechnung kann auf der Finanzansicht über das 'X' bei der entsprechenden Rechnung gelöscht werden.
  
-> Link
+
=== Dossier mit Fremdwährung ===
  
 +
[[File:Ausschnitt fremdwaehrung aktuell.png|thumb|300px|Ausschnitt Fremdwährung]]
  
 +
<module name="Fremdwährung">Dossiers können nur in einer Währung berechnet werden. Das heisst, bevor die Rechnung nummeriert wird, muss entschieden werden, in welcher Währung das Dossier verrechnet werden möchte. Sämtliche Beträge werden dann in dieser Währung angezeigt, resp. automatisch von Umbrella umgerechnet. In welcher Originalwährung ein Betrag dem Reisebüro verrechnet wurde, wird in der Finanzansicht angezeigt, sobald das '+' Zeichen nach 'VG' angeklickt wird.</module>
  
''' myclimate Ticket direkt aus dem Dossier drucken '''
+
== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Reiseprogramm ==
  
Das reservierte Ticket ist in der Lasche ‚Reservationen‘ ersichtlich. Um das Ticket zu drucken, den Link anklicken.  
+
Über den Button "Neues Reiseprogramm" kann ein neues Reiseprogramm erstellt werden. Die im Dossier vorhandenen Teilnehmer können einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden, indem sie auf den Reiseprogrammen entsprechend angehäkelt werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der [[#Tnr.-Zuordnung_von_Leistungen_editieren|Finanzsicht]] editiert werden.
  
Das myclimate Ticket wird angezeigt. Es kann nun über den Button ‚Drucken‘ gedruckt werden.
+
== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Einkauf ==
  
 +
<module name="Einkauf">Die hier beschriebenen Arbeitsschritte sind nur mit eingeschaltetem Einkaufsmodul verfügbar.</module>
  
=== Neue Reservation (BF) hinzufügen ===
+
Im Register Einkauf können Einkäufe manuell erstellt, existierende Einkäufe bearbeitet, gelöscht oder annulliert werden. Eine ins Umbrella.net importierte Reservation enthält bereits die notwendigen Informationen wie Nettobetrag, Lieferant, Produkt etc., sodass der Einkauf automatisch erstellt wird. Bei einer manuell erstellen Dossierposition wird der Einkauf beim Nummererieren der Rechnung automatisch erstellt. Dies sofern die notwendige Einstellung auf dem Produkt( siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Produkt Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf]]) gespeichert ist. Die Funktion 'neuen Einkauf erstellen' im Register Einkauf wird demnach nur selten und meistens in Spezialfällen wie 'Korrekturen' oder 'mehrere Einkäufe für eine Verkaufsposition erstellen' benötigt.
  
Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Kundennamen, Abreisedatum etc. eingegeben werden. Anschliessend auf ‚Hinzufügen‘ klicken, um die Buchung ins Dossier zu importieren.
+
=== Neuen Einkauf erstellen ===
  
 +
[[File:Einkauf neu.png|thumb|300px|Öffnen, Neu und Zuweisen]]
  
=== E-Mail Versand ===
+
Mit Klick auf den Button 'Neu' wird ein neuer Einkauf erstellt. Dieser neue Einkauf wird automatisch dem Dossier zugewiesen. Ein neuer Einkauf hat immer den Status 'provisorisch'. Die detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Einkaufsfeldern befindet sich hier: [[Einkauf#Benutzeroberfläche|Beschrieb Einkaufsfelder]]
  
 +
=== Einkauf öffnen ===
  
Über ‚E-Mail Versand‘ im Bereich ‚Dossier‘ können sämtliche im Dossier bestehende Dokumente per E-Mail verschickt werden. Ebenso können von hier aus E-Mails ohne Anhang versendet werden. Um ein E-Mail zu erstellen, auf den Button ‚E-Mail Versand‘ klicken.
+
Mit Klick auf einen Einkauf oben im Bereich Einkäufe und Klick auf den Button 'Öffnen' wird ein Einkauf geöffnet. Der Einkauf kann auch mit einem Doppelklick geöffnet werden und befindet sich im unteren Bereich des Bildschirms unter Einkauf.
 
In der darauf folgenden Maske die gewünschten E-Mail Anhänge anklicken. Falls die E-Mail – Adresse des Kunden auf der Person erfasst wurde, wird sie hier standardmässig eingetragen. Diese kann jedoch manuell abgeändert werden. Auf ‚Weiter‘ klicken.
 
  
In der darauf folgenden Maske über das Drop-Down Menü einen passenden Text wählen, oder direkt auf ‚Weiter‘ klicken um den Text manuell zu ergänzen.
+
=== Einkauf zuweisen ===
  
Wird auf ‚Weiter‘ geklickt, öffnet sich die E-Mail Vorschau. Hier kann wenn nötig manuell Text ergänzt werden. Über den Button ‚E-Mail Versand‘ wird das E-Mail an den Kunden geschickt und eine Blind-Copy an den jeweiligen Benutzer. Die Blind-Copy muss nicht aufbewahrt werden.  
+
Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Diesem Dossier zuweisen' nach einem dossierlosen Einkauf gesucht werden. Ein Einkauf ohne Dossierzuweisung kann nur über den Menüpunkt Buchhaltung - Einkauf erstellt werden, siehe [[Einkauf#Arbeitsabläufe|dossierlosen Einkauf erstellen]]. Über die Auswahlliste muss die entsprechende Dossierposition ausgewählt werden. Mit Klick auf den Button 'Zuweisen' wird der Einkauf der Dossierposition und dem Dossier zugeordnet. Dieser Arbeitsschritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
  
Es wird keine Kopie des E-Mails im Dossier abgelegt.
+
=== Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern ===
  
 +
Neue Einkäufe haben immer den Status provisorisch und sind editierbar.
  
-> Dokumentelemente
+
Sobald ein Einkauf durch eine Lieferantenzahlung ([[Lieferantenzahlungen|Hier gehts zu den Lieferantenzahlungen]]) bezahlt wurde, ändert der Status automatisch auf definitiv.
-> Dokumenteinstellungen
 
  
=== Verkaufswährung ändern ===
+
Mit Klick auf 'definitiv' und den Button 'Speichern' wird ein provisorischer Einkauf manuell auf definitiv geändert. Definitive Einkäufe können, ausser den Feldern 'Verkaufspreis in CHF' und 'VG in CHF' nicht mehr editiert werden, siehe auch [[#Einkaufsfelder_bearbeiten|Einkaufsfelder bearbeiten]].
  
Beim Verkauf eines Arrangements eines europäischen Reiseveranstalters (z.B. Studiosus) kann, sofern vom Kunden gewünscht, eine Rechnung in Euro erstellt werden.  
+
Provisorische Einkäufe können gelöscht, definitive Einkäufe können annuliert werden ([[#Einkauf_l.C3.B6schen.2Fannullieren|Zum Arbeitsablauf Einkauf löschen/annullieren]]).
 
Hierzu muss die Währung des Dossiers in der Dossier-Übersicht wie folgt umgestellt werden:
 
  
 +
=== Einkauf löschen/annullieren ===
  
''' Fremdwährungen '''
+
<auth type="Superuser,Buchhalter,Supervisor">
  
Um mit Fremdwährungen zu operieren, muss mit dem Zusatzmodul ‚Fremdwährungen‘ gearbeitet werden.  
+
Klick auf den Button 'Löschen', um einen provisorischen Einkauf zu löschen. Der Einkauf wird umgehend gelöscht.
  
Leistungsträger- und Touroperator-Rechnungen in Fremdwährung werden von Umbrella in CHF umgerechnet. Auch werden Zahlungen, die in Fremdwährung entgegengenommen werden, zum tagesaktuellen Kurs umgerechnet.  
+
Klick auf den Button 'Annullieren', um einen definitiven Einkauf zu löschen. Der Einkauf wird automatisch durch eine 'Interne Gutschrift' storniert.
  
Beim Verkauf eines Arrangements eines europäischen Reiseveranstalters (z.B. Studiosus) kann, sofern vom Kunden gewünscht, eine Rechnung in Euro erstellt werden.
+
</auth>
 
Hierzu muss die Währung des Dossiers in der Dossier-Übersicht wie folgt umgestellt werden:
 
  
 +
=== Einkaufsfelder bearbeiten ===
  
=== Zahlungen anfügen ===
+
[[File:Einkauf felder.png|thumb|300px|Einkauf]]
  
Siehe [[Zahlungen]]
+
Die folgenden Einkaufsfelder werden gelegentlich manuell angepasst. Der Beschrieb aller Einkaufsfelder befindet sich hier: [[Einkauf#Benutzeroberfläche|Beschrieb Einkaufsfelder]]
  
Zahlung Teilrückerstattungen
+
{|
 +
|-
 +
| '''Feld Abreise'''
 +
| Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das Dossier-Abreisedatum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
 +
|-
 +
| '''Feld Einkaufspreis'''
 +
| Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird der Einkaufspreis aus dem Verkaufsbetrag und den Einstellungen auf dem Produkt berechnet (siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Produkt - Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf]]). Der Einkaufspreis kann bei Bdearf angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
 +
|-
 +
| '''Feld MWST'''
 +
| Wird die MWST der Kundenrechnung auf dem Register Finanzen geändert, müssen die gewünschten Anpassungen auf dem Einkauf manuell vorgenommen werden. Hierzu werden die MWST Felder mit den MWST Codes manuell den korrekten Beträgen angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert. Das Total der auf die MWST Felder aufgeteilten Beträge müssen dem Total des Einkaufspreises entsprechen, andernfalls ist der Einkauf nicht konsistent und kann nicht gespeichert werden.
 +
|-
 +
| '''Feld Rechnungsdatum'''
 +
| Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das heutige Datum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
 +
|-
 +
| '''Feld Rechnungs-Nr.'''
 +
| Bei manuell erstellten Rechnungspositionen sollte hier die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
 +
|-
 +
| '''Feld Status'''
 +
| [[#Status_des_provisorischen_Einkaufs_auf_definitiv_.C3.A4ndern|Zum Arbeitablauf Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern]]
 +
|-
 +
| '''Feld Bemerkung'''
 +
| Im Feld Bemerkung kann eine Notiz eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Die Notiz kann z.B. eine Information für den Buchhalter enthalten.
 +
|-
 +
| '''Feld BSP CC Direkt'''
 +
| Bei manuell erstellten Flugpositionen, welche im GDS ([[Glossar|Was ist GDS?]]) mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, muss hier das Häkchen gesetzt und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Bei importieren Flugpositionen, welche bereits mit Kreditkarte bezahlt wurden, ist das Feld automatisch aktiviert.
 +
|}
  
=== Teilnehmer zusammenführen ===
+
=== Zahlungen / Gutschriften ===
  
Wenn mehrere Reservationen (oder Modifies) verwendet werden in welchen die Namen leicht unterschiedlich geschrieben wurden, dann generiert Umbrella.net pro Schreibweise einen eigenen Teilnehmer. Mit der Funktion "Teilnehmer zusammenführen" können solche Duplikate zusammengeführt werden. Der resultierende Teilnehmer hat anschliessend
+
[[File:Einkauf zahlungen.png|thumb|300px|Zahlungen und Gutschriften]]
  
 +
<auth type="Superuser,Buchhalter,Supervisor">Diese Felder können nur mit der Berechtigung Superuser, Buchhalter oder Supervisor bearbeitet werden.</auth>
  
* alle Leistungszuordnungen aller Duplikate
+
'''Lieferantenzahlung Hinzufügen'''
  
* alle Preisposition-Zuordnungen aller Duplikate (wobei aber der Tnr niemals einer einzelnen Preisposition mehrfach zugeordnet sein kann)
+
Mit Klick auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung wird eine Lieferantenzahlung 'Einzelzahlung' geöffnet. Automatisch wird der Einkauf, der Lieferant, die Währung, der Betrag (offener Betrag des Einkaufs), das Zahlungsdatum und das Zahlungsmittel ausgefüllt. Mit Klick auf 'Speichern' wird die Zahlung definitiv erfasst und der Einkauf vollständig ausgeglichen.
  
* alle Flugtickets
+
Sollte der Einkauf teilbezahlt werden, ebenfalls auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung klicken. Den vorgeschlagenen Betrag (offener Betrag des Einkaufs) ändern und auf 'Speichern' klicken. Die Zahlung wird definitiv erfasst. Der Einkauf erscheint mit dem Zahlungsbetrag im Bereich 'Zu prüfende Belege' und muss der Zahlung zugewiesen werden [[Lieferantenzahlungen#Arbeitsabläufe_/_Prozesse|Details Lieferantenzahlungen erstellen]]
  
* alle Sitzplätze
+
Mit Eingabe der suchbaren Felder der Lieferantenrechnung wie Zahlungsnummer, Abrechnungsnummer, Lieferant, Betrag oder Zahlungsdatum kann im Feld 'Lieferantenzahlung' nach einer Lieferantenzahlung gesucht werden. Sobald die gewünschte Zahlung im Feld erscheint, anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Lieferantenzahlung wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Sollte der Betrag der Lieferantenzahlung nicht mit dem des Einkaufs übereinstimmen, wird der vollständige Einkaufsbetrag ausgeglichen. Dies führt dazu, dass die Lieferantenzahlung anschliessend offen ist. Hier gehts zu [[Lieferantenzahlungen#Arbeitsabläufe_/_Prozesse|Lieferantenzahlungen erstellen]].
  
 +
<module name="Buchhaltung">Wird ein Einkauf einer Lieferantenzahlung zugewiesen, wird dieser Einkauf per Valutadatum der Lieferantenzahlung ausgeglichen.</module>
  
 +
'''Lieferantenzahlung öffnen'''
  
Es können auch mehr als zwei (2) Teilnehmer zusammengeführt werden.
+
Mit Klick auf den Link der Lieferantenzahlung wird diese geöffnet.
  
=== Teilnehmer-Sortierung ändern ===
+
'''Lieferantenzahlung entfernen'''
  
 +
Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Lieferantenzahlung wird die Verknüpfung zwischen Lieferantenzahlung und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.
  
=== Teilnehmer löschen ===
+
'''Gutschrift hinzufügen'''
  
 +
Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Gutschrift' nach einer internen Gutschrift oder einem ungebundenen Einkauf mit negativem Betrag (Gutschrift) gesucht werden. Sobald die gewünschte Gutschrift im Feld erscheint, diese anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Gutschrift wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Der Betrag der Gutschrift wird vom Einkauf 'offener Betrag' abgezogen.
  
=== Zahlung erfassen ===
+
'''Gutschrift öffnen'''
  
Wird die Zahlung vor dem Nummerieren der Rechnung entgegengenommen, wird diese automatisch auf der Rechnung angezeigt.  
+
Mit Klick auf den Link der Gutschrift wird diese geöffnet.
  
Wird eine Zahlung nach Nummerierung der Rechnung entgegengenommen und einem bestehenden Dokument zugewiesen, wird sie auf der Rechnung nicht angezeigt. Die Rechnung muss dann zuerst neu nummeriert werden.
+
'''Gutschrift / interne Gutschrift entfernen'''
  
Existiert im Dossier noch keine Rechnung, wird im Feld 'Rechnung' automatisch 'Vorauszahlung' übernommen.
+
Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Gutschrift (Einkauf mit Negativbetrag) wird die Verknüpfung zwischen Gutschrift und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.
  
 +
Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der internen Gutschrift wird die Verknüpfung zwischen interner Gutschrift und annulliertem Einkauf aufgehoben. Die Stati 'annulliert' und 'interne Gutschrift' ändern auf 'definitiv'.
  
=== Neue Reservation hinzufügen ===
+
<module name="Buchhaltung">Hier gehts zu den Details über die [[:Kategorie:Buchhaltung#Korrekturen / Stornos|Valutadaten]].</module>
  
 +
'''Offener Betrag'''
  
 +
Hier wird der aktuell offene Betrag des Einkaufs angezeigt.
  
=== Modify akzeptieren / ablehnen ===
+
== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Selektionskriterium ==
  
 +
<module name="Kuoni">
  
 +
Hier können die in den [[Selektionskriterium | Stammdaten]] erfassten Selektionskriterien welche auf dieses Dossier zutreffen, mittels Setzen des Häkchens ausgewählt und gespeichert werden.
  
Gibt es unverarbeitete Modifies im Dossier, können diese akzeptiert oder abgelehnt werden. Während eine Ablehnung (reject) keinerlei Änderungen im Dossier bewirkt, führt ein Akzeptieren (accept) zu Datenänderungen. Diese sind im [[Modify Preview]] ersichtlich.
+
</module>
  
 
== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial ==
 
== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial ==
  
 
<module name="Commercial">
 
<module name="Commercial">
 +
 +
=== Commercial Daten speichern ===
 +
 +
Es ist zu beachten dass für [[Kreditkarten-Zahlung Export]] diverse Datenregeln für die Commercial Daten gelten.
  
 
=== Positionen verlinken ===
 
=== Positionen verlinken ===
Zeile 1'003: Zeile 1'237:
  
 
Beinhaltet das Dossier genau eine Dossierposition sowie eine Reservationsgebühr, so verbindet Umbrella.net die Gebühr beim Nummerieren der Rechnung automatisch mit der Dossierposition.
 
Beinhaltet das Dossier genau eine Dossierposition sowie eine Reservationsgebühr, so verbindet Umbrella.net die Gebühr beim Nummerieren der Rechnung automatisch mit der Dossierposition.
 
 
 
  
 
==== Vorgehen bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren ====
 
==== Vorgehen bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren ====
Zeile 1'031: Zeile 1'262:
 
Bei manuell angefügten Refundpositionen kann auf der Rechnung im Feld 'Ticket Nr.' die Ticketnummer des Originaltickets und im Feld 'Beleg Nr.' der nummerische three letter code (3LC; z.Bsp. 724 für Swiss)der Airline eingegeben und gespeichert werden. So wird nach dem Speichern der Refund automatisch mit der originalen Flugposition verknüpft. Natürlich kann die Zuweisung der orginialen Flugposition auch manuell auf der Commercial Lasche erfolgen. Das Vorgehen in diesem Fall entspricht dem Vorgang bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren.  
 
Bei manuell angefügten Refundpositionen kann auf der Rechnung im Feld 'Ticket Nr.' die Ticketnummer des Originaltickets und im Feld 'Beleg Nr.' der nummerische three letter code (3LC; z.Bsp. 724 für Swiss)der Airline eingegeben und gespeichert werden. So wird nach dem Speichern der Refund automatisch mit der originalen Flugposition verknüpft. Natürlich kann die Zuweisung der orginialen Flugposition auch manuell auf der Commercial Lasche erfolgen. Das Vorgehen in diesem Fall entspricht dem Vorgang bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren.  
  
[[#Vorgehen bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren|Vorgehen bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren.]]
+
</module>
 +
 
 +
== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Mitteilungen ==
  
 +
=== Incoming Mails ===
  
 +
Umbrella.net hat die Möglichkeit ein E-Mail Postfach nach Dossier relevanten E-Mails abzufragen und diese dem Dossier zuzuteilen. Die Dossier relevanten E-Mails sind unter dem Register Mitteilungen ersichtlich. Es ist möglich aus Umbrella.net auf ein Incoming Mail zu antworten. Um die Incoming Mails empfangen zu können, müssen die POP3 / IMAP Eingaben bei [[Mandant#Register_Einstellungen|Mandant]] und [[Filiale#Register_Import-/Exporteinstellungen|Filiale]] (Filialcodes)hinterlegt werden. Damit ein E-Mail ins Dossier angehängt wird muss im Titel die Dossiernummer (Beispiel ref. 10) vorhanden sein oder eine Bookingfile Number (Beispiel KO86LI).
  
 +
=== Manueller Eintrag ===
  
 +
[[File:Manueller Eintrag.png|thumb|300px|Manueller Eintrag]]
  
 +
Es kann unter dem Register Mitteilungen ein manueller Eintrag erstellt werden.
  
 +
{|
 +
|-
 +
| Betreff
 +
| Titel des Eintrages
 +
|-
 +
| Nachricht
 +
| Eingehende Erläuterung zum Titel
 +
|-
 +
| Antwort erwartet bis
 +
| Bis wann muss sich die Person wieder melden oder bis wann muss der Eintrag erledigt werden
 +
|}
  
 +
Ausstehende Einträge erscheinen auch auf dem Arbeitsplatz unter [[Nachrichten|Nachrichten]].
  
 +
<module name="Commercial">
 +
=== Systemmeldungen ===
  
 +
Umbrella.net hat die Möglichkeit Dossiers [[Filiale#Register Defaultwerte|vollautomatisch]] zu bearbeiten. Falls während dem [[Filiale#Register Defaultwerte|vollautomatisch]] Prozess einen Fehler auftritt, weil zum Beispiel eine E-Mail Adresse nicht hinterlegt ist, sendet Umbrella.net eine Systemnachricht. Diese wird ebenfalls im [[Dossier#Register Mitteilungen|Register Mitteilungen]] auf dem Dossier und unter [[Nachrichten|Nachrichten]] auf dem Arbeitsplatz angezeigt.
 
</module>
 
</module>
  
 
= Technische/Funktionale Details =
 
= Technische/Funktionale Details =
  
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== Ändern der Verkaufswährung ==
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Bei einer Änderung der Dossierwährung werden alle Rechnungen denummeriert, und alle Preispositionen werden zum gültigen [[Wechselkurse|Wechselkurs]] in die neue Verkaufswährung umgerechnet.
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Wird in einem Fremdwährungsdossier eine Zahlung erfasst, muss neben dem Zahlungs-Betrag der entsprechende Betrag in der Dossierwährung angegeben werden. Der letztere Betrag wird verwendet um intern die Rechnungsbelege auszugleichen. Existieren in einem Dossier schon Zahlungen, kann daher ''die Dossierwährung nicht geändert werden'', da sonst die Zahlungsbeträge in Dossierwährung ggf. fehlen würden.
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== Details zur IATA Area ==
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[[#Position_Flug|Siehe Feld IATA Area]]
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Die IATA Area wird beim Import automatisch von Umbrella.net gesetzt, aufgrund einer internen Destinationen Tabelle. Technisch:
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*IATAAREA 1 = Domestic
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*IATAAREA 2 = Europa
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*IATAAREA 3 = Interkontinental
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Der höchste Wert bestimmt die IATA Area der Flugleistung. Z.B. ZRH - HRG - ZRH = IATA area 3.
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Wenn alle Destinationen Abflug und Ankunft im gleichen Land liegen, wird in jedem Fall die IATA Area "Domestic" gesetzt. Eine Flugleistung SFO-LAX-SFO wird somit als "Domestic" behandelt, während allerdings eine Flugleistung MEX-SFO-MEX als "Interkontinental" behandelt wird. Anders wird eine Flugleistung PAR-FRA-PAR als "Europa" behandelt, da auf allen diesen Destinationen in der Destinationen-Tabelle "Europa" hinterlegt ist.
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Manuelle Änderungen des Origins oder der Destination auf der Commercial Lasche und Speichern führt die IATA Area nach.
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== Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht ==
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Auf der Dossierübersicht, Register Leistungen, werden alle Positionen mit den zugehörenden Leistungen des Dossiers aufgelistet. Die Leistungen auf der Dossierübersicht sind grundsätzlich chronologisch sortiert. Auf der Rechnung hingegen basiert die Reihenfolge auf dokument-bezogenen Layoutinformationen, siehe [[Doceditor#Leistungsreihenfolge_im_Doceditor|Reihenfolge Doceditor]]. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor oft nicht die gleiche wie auf der Dossierübersicht.
 +
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Auf der Dossierübersicht gilt:
 +
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#Position mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
 +
#Position mit gleichen Startdatum werden sortiert nach [[Leistungstyp|Leistungstyp]]
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#Alle Positionen ohne jegliches Datum werden zuunterst aufgeführt (zB Gebühren)
 +
#Verlinkte Positionen (zB Refunds) werden direkt nach der Original-Position aufgeführt.
 +
 +
<module name="Commercial">
 +
Mit eingeschaltetem Commercial-Modul können auch [[#Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial|Gebühren verlinkt werden]], für diese gilt obige Logik ebenso.
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</module>
 +
 +
Innerhalb einer Position gilt für die Leistungen:
 +
 +
#Leistungen mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
 +
#Leistungen mit gleichen Startdatum werden nach einer [[Doceditor#Reiseprogramm|speziellen Logik]] sortiert welche garantiert dass die Leistungsreihenfolge derjenigen Reihenfolge entspricht nach welcher die einzelnen Leistungen angetreten werden.
  
==Details zur IATA Area==
+
== Textbausteine auf Bestätigung PDF ==
[[#Position Flug|Siehe Feld IATA Area]]
 
  
Die IATA area wird beim Import automatisch von Umbrella.net gesetzt, aufgrund einer internen Destinationen Tabelle.
+
Auf dem Bestätigungs-PDF können freie Texte zur Leistung angedruckt werden. Es gelten dabei folgende Regeln:
Technisch:  
 
*IATAAREA 1 = Domestic
 
*IATAAREA 2 = Europa
 
*IATAAREA 3 = Interkontinental
 
  
Der höchste Wert bestimmt die IATA Area der Flugleistung. Z.B. ZRH - HRG - ZRH = IATA area 3.
+
#Gibt es im Dossier überhaupt keine aktive Rechnung, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
Dies heisst aber auch, dass eine Flugleistung, welche nur über interkontinentale Destination verfügt, z.B. SFO - LAX - SFO als IATAAREA 3 angezeigt wird, obwohl sie sich eigentlich innerhalb der USA bewegt und somit Domestic wäre.
+
#Ist die Leistung auf mehreren Rechnungen vorhanden, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
 +
#Ist die Leistung auf genau einer Rechnungen vorhanden, so werden die Texte diese Rechnung angedruckt
  
Manuelle Änderungen des Origins oder der Destination auf der Commercial Lasche und Speichern führt die IATA area nach.
+
Punkt (2) ist deshalb zwingend weil die unterschiedlichen Rechnungen auch unterschiedliche Freitexte zu derselben Leistung enthalten können.

Aktuelle Version vom 9. September 2019, 13:04 Uhr

Inhaltsverzeichnis

Übersicht

Ein "Dossier" umfasst alle Daten im Zusammenhang mit einer Reise. Jedes Dossier verfügt über einen Titel und eine eindeutige, vom System zugeteilte Nummer. Die Dossierübersicht enthält verschiedene Register, welche wiederum eigene Bereiche enthalten und spezifische Funktionalität anbieten. Jeder Bereich kann mittels Klick auf den Pfeil angezeigt oder verborgen werden.

Layout

Dossier-Übersicht Dossier-Übersicht

Benutzeroberfläche

Icons

Icon Beschreibung
RTENOTITLE Mit Klick auf das Icon können hier Notizen gespeichert werden, die das Dossier betreffen. Das Notizfeld kann von jedem Register aus editiert und gespeichert werden.

Register Übersicht

Bereich Allgemeines

Feld Beschreibung
Dossiernummer Wird vom System automatisch zugeteilt. Nummerierung ist fortlaufend.
Abreise / Rückreise Umbrella berechnet diesen Eintrag automatisch aufgrund der Reisedaten. Diese können auf der Rechnung bzw. im Reiseprogramm editiert werden.
Titel Der Titel wird beim Erstellen des Dossiers definiert. Er kann jederzeit abgeändert werden.
Land Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden.
Destination Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden. Ein Klick auf die Weltkugel (links vom Destinationsfeld) öffnet Google Maps mit Blick auf die gewählte Destination.
Geschäftsbereich Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach Geschäftsbereiche. In der Auswertung:_Umsatz kann dann der Umsatz pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der Filiale übernommen, kann manuell abgeändert werden.
Kategorie Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach Dossierkategorien. In der Auswertung:_Umsatz kann dann der Umsatz pro Dossierkategorie ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der Filiale übernommen, kann manuell abgeändert werden.
Der Saleschannel muss über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden.
Verantwortliche(r) Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Bei importierten Leistungen wird der Verantwortliche anhand folgender Logik gesetzt. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.
Inhaber Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger. Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Über die entsprechenden Icons werden zusätzliche Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail angezeigt (sofern erfasst). Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.

Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier von wem erstellt wurde, und wann es zuletzt geändert wurde.

Bereich Inhaber

Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger, Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Wurden auf dem Kunden Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail hinterlegt, werden diese hier ebenfalls angezeigt. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.

Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier erstellt wurde, und wann und von wem es zuletzt geändert wurde.


Link zu Video

Bereich Rechnungen

Detail - Rechnungen

Der Bereich 'Rechnungen' enthält eine Übersicht der aktuellen Rechnungen. Mittels einer Baumstruktur kann auf alte PDF-Dateien zugegriffen werden, siehe dazu Dossierdaten manuell editieren und ergänzen. Entspricht die Rechnungsnummer des PDF nicht mehr der aktuellen Rechnungsnummer, kann der PDF-Eintrag nochmals aufgeklappt werden um das PDF der internen Gutschrift anzuzeigen.


Mit einem Klick auf das Icon verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.

Eine neue Rechnung kann mit dem Button "Neue Rechnung" erstellt werden.

Ein Klick auf eine Rechnung öffnet den Doceditor, in welchem die Rechnung bearbeitet werden kann. Siehe dazu Dossierdaten manuell editieren und ergänzen.

Um eine Rechnung zu stornieren / löschen wird auf das 'X' am Ende vom Rechnungslink geklickt.

Bereich Zahlungseingänge

Bereich zahlungseingang2.png

Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche eingegangenen Zahlungen eines Dossiers vermerkt. Die Zahl hinter 'Zahlungseingänge' zeigt an, wieviele Zahlungen (inkl. stornierte Zahlungen) sich in diesem Dossier befinden. Fehlerhafte Zahlungen können gesamthaft mit dem 'X' storniert werden, siehe auch Zahlung stornieren.

Mittels Klick auf das Zahlungs-Icon öffnet sich eine Detailansicht der Zahlung, siehe auch Zahlungen suchen. Ein Klick auf den Text-Link öffnet die Quittung (PDF).

Über den Button 'Zahlung anfügen' wird eine neue Zahlung angefügt .

Bereich Teilnehmer

Im Bereich 'Teilnehmer' sind alle Teilnehmer des Dossier ersichtlich. In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Kunde erfasst werden, es reicht wenn der Dokumentempfänger als Kunde erfasst wird.




Bereich Weitere Dokumente

Der Bereich 'Weitere Dokumente' enthält neben (optional) einem Reiseprogramm weitere, externe Reisedokumente, z.B. E-Docs von Kuoni. Damit die E-Docs automatisch im Dossier hochgeladen werden, benötigt die Filiale einen eigenen Filialcode.

Eine neues Reiseprogramm kann mit dem Button "Neues Reiseprogramm" erstellt werden.

Ein Klick auf ein Umbrella.net-internes Reiseprogramm öffnet den Doceditor, in welchem das Reiseprogramm bearbeitet werden kann. Siehe dazu Dossierdaten manuell editieren und ergänzen. Ein Klick auf alle anderen Arten von Dokumenten öffnen diese im entsprechenden Standardprogramm.

Um ein Dokument zu löschen wird auf das entsprechende 'X' geklickt.

Siehe Dokument hochladen.

Module: ABB

Bei ABB wurde in Umbrella.net eine XML-Schnittstelle implementiert um die Rechnungen der betreffenden Kunden an das E-Invoicing System der ABB zu übermitteln. Über Einstellungen wird gesteuert, für welche Kunden die Rechnung in die XML-Schnittstelle geschickt wird. Jede Rechnung beziehungsweise Gutschrift wird 1x an das E-Invoicing System übermittelt. Zurück kommt ein sogenanntes ASCC File, welches in Umbrella bei "Weitere Dokumente" automatisch hochgeladen wird. Falls dies mal nicht funktionieren sollte, kann der Fehler bei Umbrella oder auch beim Datacenter von ABB liegen. Falls die Debitoren-Belastung nicht verschickt wurde, dann kann es daran liegen, dass der Rechnungsempfänger nicht korrekt ist. Auf der Rechnung muss der Default Rechnungsempfänger der betroffenen Abteilung hinterlegt sein.


Module: MPD

Mit dem Modul MPD können hier auch Standardbriefe erstellt werden. Die genaue Anleitungen findet sich unter Brief erstellen


Module: Destinationbook

Mit dem Modul Destinationbook steht der Button "Zu Destinationbook senden" zur Datenübermittlung zur Verfügung. Nach erfolgreicher Übermittlung findet sich hier ein Link zum entsprechenden Dossier in Destinationbook.


Bereich Finanzen

Detail - Finanzen

Der Bereich 'Finanzen' bietet eine Übersicht der relevanten Finanzzahlen des Dossiers

Module: Fremdwährung

Verkaufswährung


Feld Beschreibung
Umsatz Gesamter Umsatz des Dossier
Zahlungen Das Total aller Zahlungen im Dossier. Stornierte Zahlungen werden nicht berücksichtigt.
Einkaufswert Ist das Modul Einkauf nicht aktiviert, kann hier ein Einkaufsbetrag erfasst werden. Ist hingegen das Module Einkauf aktiviert, wird hier die Summe aller Einkäufe angegeben.
Module: Einkauf
Feld Beschreibung
Nettogewinn Hier wird der Nettogewinn ausgewiesen als Differenz von 'Umsatz' und 'Einkauf'
Nettogewinn (%) Hier wird der prozentuale Nettogewinn ausgewiesen. Dieser berechnet sich als "Nettogewinn / Umsatz"


Bereich Dossier Status

Detail - Dossier Status

Der Bereich 'Dossier Status' gibt eine Übersicht über die Dossierqualität und zeigt auf was noch gemacht werden muss. Immer angezeigt werden:

Feld Beschreibung
Nicht verrechnet Das Total aller Preisposition welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
Offener Zahlungsbetrag Das Total aller Zahlungsbeträge welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
Offener Rechnungsbetrag Das Total aller unbezahlten Rechnungen. Bei einem pendenten Dossier ist diese Betrag oft (noch) nicht 0.00.
Fällig Das Total aller fälligen Rechnungsbeträge. Die Fälligkeit folgt aus der gewählten Zahlungskondition.
Status der Reiseleistungen Bestätigte oder annullierte Leistungen sind in Ordnung. Pendente Leistungen deuten darauf hin dass noch etwas gemacht werden muss. Optionen und unbekannte Status verhindern das Nummerieren einer Rechnung und sollten baldmöglichst bearbeitet werden.

Je nach Status und aktivierten Modulen können noch weitere Einträge aufgelistet werden, zB:

  • Pendente Modifies
  • Überfällige Agendaeinträge

Bereich Agenda

Module: Agenda

Register Agenda


Im Bereich 'Agenda' werden alle Agendaeinträge angezeigt welche mit diesem Dossier verknüpft sind. Die Einträge sind nach Fälligkeitsdatum aufsteigend sortiert. Über den Button 'Agendaeintrag hinzufügen...' kann ein neuer Agendaeintrag hinzugefügt werden. Detaillierte Informationen hierzu hier: Neuer Agendaeintrag erfassen.


Bereich Leistungen

Unter dem Register 'Leistungen' sind alle Reiseleistungen des Dossiers ersichtlich. Die Leistungen sind grundsätzlich chronologisch sortiert. Siehe Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht
Module: CommercialVerlinkte Positionen (Bsp. mit automatischen Ticketgebühren) werden direkt nacheinander aufgelistet.


Ausgewählte Typen von Reiseleistungen bieten eine "Bestätigung". Ein Klick auf diesen Link öffnet ein PDF welches - ausgedruckt - dem Kunden mitgegeben werden kann um vor Ort zB dem Hotel abzugeben. Im Moment unterstützen die folgenden Leistungstypen den Bestätigungs-Druck:

  • Hotel
  • Transfer
  • Diverses

Die Leistungen können mit dem 'x' hinter dem Betrag gelöscht werden.

Module: Package Builder

Neben jeder Leistung findet man das Icon für die Funktion 'Package Builder'. 'Gepackte' Leistungen sind durch ein Icon gekennzeichnet. Mit Klick auf das Icon hinter einer gepackten Leistung können Leistungen aus dem 'Package' entfernt und einem neuen Produkt zugeteilt werden. Package Builder


Module: myclimate

Für die Flüge in einem Dossier kann ein myclimate-Ticket angefordert werden, siehe dazu den Arbeitsprozess Ticket erstellen für Umbrella.net Benutzer


Bereich Reservationen

Register Reservationen

Im Bereich 'Reservationen' werden bereits importierte Reservationen und Modifies angezeigt.

Hier können ausserdem Reservationen, welche in der Importliste sind, in ein bestehendes Dossier importiert werden.

Hat eine Reservation einen pendenten Modify, kann dieser hier akzeptiert oder abgelehnt werden (siehe Modify akzeptieren / ablehnen).

SER-Notes vom Veranstalter werden hier angezeigt und bleiben jederzeit bestehen. Somit ist die History der SER-Notes jederzeit nachvollziehbar.

Mit dem Klick auf 'x' wird die Verlinkung der Reservation mit dem Dossier aufgehoben, die Reservation wird zurück auf den Arbeitsplatz gestellt, und kann in ein anderes Dossier importiert werden.

Bei importierten Reservationen aus Galileo und Amadeus kann die Reservation via den blauen Link beim PNR direkt im jeweiligen GDS geöffnet werden.

Register Finanzen

Dossier, Register Finanzen

Das Register 'Finanzen' enthält alle finanziell relevanten Informationen wie Beträge pro Teilnehmer, Totalbeträge, Mehrwertsteuer-Verteilung, Teilnehmerrechnungen, erhaltene/offene Zahlungen. Die Teilnehmerzuteilungen und Beträge können manuell bearbeitet werden.

Register Reiseprogramme

Dossier, Register Reiseprogramme

Im Register "Reiseprogramme" können Teilnehmer einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der Finanzsicht editiert werden.


Register Einkauf

Module: Einkauf

Dossier, Register Einkauf

Das Register 'Einkauf' listet alle Einkäufe auf, die diesem Dossier zugeordnet sind. Im oberen Bereich des Bildschirms werden alle dem Dossier zugewiesenen Einkäufe aufgelistet. Über das Feld "Diesem Dossier zuweisen" können ungebundene Einkäufe einer Dossierposition zugewiesen werden. Im unteren Bereich des Bildschirms werden die Details eines einzelnen Einkaufs angezeigt. Siehe hierzu Einkauf für die Beschreibung der einzelnen Felder.

Enthält ein Dossier noch keine Dossierposition, sind im Register Einkauf keine Einkäufe vorhanden. Es können dann auch keine Einkäufe erstellt oder editiert werden.



 

 

 

 

Register Selektionskriterium



Register Commercial

Module: Commercial

Dossier, Register Commercial

Dossier, Register Commercial


Commercial-Daten wie z.B. Flugnummern und Airlinecodes werden aus den CRS automatisch ins Umbrella.net importiert.

Zusätzliche Informationen, wie z.B. Reasoncode und Fare Type, Reisender und Besteller können in Galileo bzw. Amadeus eingegeben werden.

Diese Daten werden dann aus der Galileo oder Amadeus Reservation in Umbrella.net auf die Commercial Lasche übernommen. Weitere Informationen siehe Datenübernahme.


Bereich Commercial data / Codes

Hier wird die Landeswährung der Beträge der Positionen angezeigt. Z.B. CH = CHF, AT = EUR.

Positionen

Bei einem Positionstyp handelt es sich um den Leistungstyp der Dossierposition. Dieser kann über das Produkt gesteuert werden.

Produkt erfassen

Je nach Positionstyp, welcher auf der Rechnung erfasst wurde, sind unterschiedliche Felder im Register Commercial ersichtlich. Für die Schnittstellen Tamara / Amex BTA sind die Positionstypen: Flug, Unterkunft, Automiete, Zug und Gebühr korrekt auszufüllen. Alle anderen Positionstypen haben keine Commercial Daten, werden aber auf der Commercial Lasche mit dem Hinweis ,Keine Commercial Data / Codes für diesen Positionstyp' aufgeführt.

siehe Positionstypen

Position Flug

(!) = zwingendes Feld für Kreditkarten-Exporte

Feld Beschreibung
Flug Beschreibung der Dossierposition.
IATA area Wird beim Import aufgrund einer internen Destinationen Tabelle gesetzt. (Details...)
LCC Wird aus dem CRS importiert oder kann als Kästchen mit einem Mausklick angewählt und gespeichert werden.
Dest. (!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Destination Code (three letter code (3LC)) / Beispiel: LAX
Coun. (!) Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Country Code (two letter code (2LC)) / Beispiel: US
Ticket Hier wird die Airline ausgeschrieben
Ausstelldatum (!) Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Ticket Nr. (!) Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst (13 Stellen). Bei LCC Carrier = Alphanummerisch / Beispiel 123ABC (max. 8 Stellen). Bei Conjunction Tickets darf nur die erste Ticketnummer gespeichert werden. Kreditkarten - Schnittstellen erwarten hier die Booking File Nr.
Airline (!) Wird aus dem CRS importiert. Two letter code (2LC) muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Airline Code / Beispiel: LX. Eingabe wird über interne Airline Tabelle validiert und muss vorhanden sein und über einen gültigen three letter code (3LC) verfügen, ansonsten erscheint Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
Fare paid Verkaufspreis inkl. VG und Rabatt, wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Benchmark Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Offered Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Reason Code Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Fare type Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Dep. (!) Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Orig. (!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Three letter code (3LC) / Beispiel: ZRH. Eingabe wird über interne Destinationen Tabelle validiert und muss vorhanden sein, ansonsten erscheint die Fehlermeldug: Ungültiger Code, beim Speichern.
Dest. (!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Three letter code (3LC) / Beispiel: LHR. Eingabe wird über interne Destinationen Tabelle validiert und muss vorhanden sein, ansonsten erscheint die Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
Flug-Nr. (!) Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst. Beispiel: LX 120
Airline1 Wird aus dem CRS importiert. Nummerischer three letter code (3LC) muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Nummerischer Airline Code / Beispiel: 724. Für Low-Cost-Carrier (LCC) muss der ICAO-Code eingegeben werden, z.B. EZY.
Klasse (!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Beispiel: Y
(Variable), z.B. (ADD) Klammerwert ist der Wert, welcher auf der Rechnung in den Feldern 'Flug von' erfasst wurde. Er dient der Orientierung bei manuellen Änderungen auf der Commercial Lasche. Manuelle Änderungen der Daten auf der Commercial Lasche bewirken keine Änderung der ursprünglichen Daten auf der Rechnung, somit können z.B. Orig. (ZRH) und der Wert in der Klammer (FRA) voneinander abweichen.
Beispiel

Position Gebühr

Feld Beschreibung
Teilnehmer Wird auf der Rechnung erfasst.
Verbunden mit Verlinkte Dossierposition

Zum Arbeitsablauf Gebührenposition mit Dossierposition verlinken

Position Unterkunft

Feld Beschreibung
() Startdatum - Enddatum
Hotelname Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Chain Code (!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Zimmertyp Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Property Code (!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Dest.(!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: LAX
Coun.(!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: US
Betrag Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Preis pro Nacht Wird, wenn vorhanden mit Währung und Betrag aus dem CRS importiert.Kann manuell auf dem Register Commercial eingetragen und gespeichert werden.

Position Automiete

Feld Beschreibung
() Startdatum - Enddatum
Anbieter (!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Pick-up Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Kategorie Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Dest. (!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: LAX
Coun. (!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: US
Betrag Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Preis pro Tag (!) Wird, wenn vorhanden, mit Währung und Betrag aus CRS importiert. Kann manuell auf dem Register Commercial eingetragen und gespeichert werden.

Position Zug

Feld Beschreibung
() Startdatum - Enddatum
Route Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Fare Type (!) Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Dest.(!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Zugpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: BSL
Coun.(!) Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: CH
Betrag Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst

Position Refund

Feld Beschreibung
Airline (!) Wird aus dem CRS importiert. Airline Code / Beispiel: LX. Eingabe wird über interne Airline Tabelle validiert und muss vorhanden sein und über einen gültigen three letter code (3LC) verfügen, ansonsten erscheint Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
Route Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Commercial Lasche erfasst.
IATA Area Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Commercial Lasche erfasst.
Betrag Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuellen Positionen auf der Rechnung eingetragen werden.
Benchmark Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Offered Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Reason Code Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Fare Type Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Rückerstattung (!) Belegnummer des Refunds, setzt sich aus Airline Code und Ticketnummer des Originaltickets zusammen. Daten werden von der Rechnung übernommen.
Teilnehmer Person, auf welche die Rückerstattung ausgestellt wurde.
Verbunden mit Verlinkte Flugleistung.
(Variable), z.B. (724) Klammerwert sind Werte, welche bereits auf der Rechnung erfasst wurden. Sie dienen der Orientierung bei manuellen Änderungen auf der Commercial Lasche. Manuelle Änderungen der Daten auf der Commercial Lasche bewirken keine Änderung der ursprünglichen Daten auf der Rechnung.

Zum Arbeitsablauf Refundposition mit Flugposition verbinden

Bereich Commercial-Defaultwerte

Im Bereich Commercial-Daten können die DBI (Descriptive Billing Information) abgefüllt werden. Es stehen die nachfolgenden Felder zur Verfügung:

  • Kostenstelle 1
  • Kostenstelle 2
  • Personal-Nr.
  • Projekt-Nr.
  • Permit no.
  • Request no.
  • Budget-Nr.
  • Gruppen-Nr.
  • Interne Ref. 1
  • Interne Ref. 2
  • Interne Informationen

Sind auf dem Dossier - Inhaber die DBI Felder hinterlegt, werden sie automatisch übernommen.


Bereich Diverses

Module: ABB

Die folgenden Felder werden für HRG-Reports benötigt und werden im Galileo PNR eingegeben. Hier geht's zu Galileo Datenübernahme

Feld Beschreibung
Trip Purpose code Wird aus Galileo importiert. Kann auch manuell ausgefüllt werden.
Hotel compliance Wird aus Galileo importiert. Kann auch manuell ausgefüllt werden.


Register Mitteilungen

Alle Mitteilungen, die Dossier relevant sind, werden hier gespeichert. Es ist möglich ein SMS, ein E-Mail oder einen manuellen Eintrag zu erstellen. Incoming Mails sind ebenfalls hier ersichtlich.
Module: Commercial

Systemmeldungen welche durch einen Abbruch des vollautomatischen Prozesses verursacht werden, werden hier ebenfalls angezeigt.

Mitteilungen, Register Mitteilungen

Bereich Mitteilungen

Feld Beschreibung
Von Von welchem Benutzer wurde diese Mitteilung erstellt oder gesendet. Auch das System kann ein Absender sein.
An An welchen Kunden oder Benutzer wurde diese Mitteilung gesendet
Betreff Der Betreff im Titel der Mitteilung wird hier eingefügt, oder bei SMS der Text
Datum Hier ist das genaue Datum und die Uhrzeit der gesendeten oder empfangenen Mitteilung ersichtlich
Fällig Hier das Datum eintragen, wann eine Antwort von dieser Mitteilung erwartet wird
Erledigt Hier kann ein Häkchen gesetzt werden, sobald die ausstehende Antwort der Mitteilung eingetroffen ist. Wenn dieses Kästchen angehakt wurde erscheint ein erledigt Datum und die Mitteilung wird grau hinterlegt. Das Erledigt Kästchen erscheint nur bei Mitteilungen bei denen eine Antwort ausstehend ist

 

Darstellung Mitteilungen

Gesendete E-Mails schwarz hinterlegt
E-Mails mit 'Antwort erwartet bis' Fälligkeitsdatum und ein Kästchen zum abhaken
E-Mails die erledigt wurden grau hinterlegt
Incoming Mails fett schwarz
Systemmeldungen fett schwarz
SMS schwarz

Register History

Dossier, Register History

Im Register 'History' werden - für die Benutzer-Berechtigung Supervisor und Buchhalter - alle Belege sowie Zahlungsausgleiche angezeigt. Dies bietet die Möglichkeit zu prüfen wie eine Zahlungsverteilung in der Vergangenheit aussah.

Für alle Benutzer sichtbar gibt es ein Log relevanter Dossier-Aktionen.

Folgende Aktionen führen zu einem Eintrag in der Action History:

Rechnung

  • Nummerieren einer Rechnung
  • Abspeichern einer Rechnung
  • Rechnung löschen
  • Denummerieren einer Rechnung
  • Löschen einer Rechnungsposition
  • Löschen eines Teilnehmers
  • Hinzufügen einer Rechnungsposition
  • Hinzufügen einer Preisposition
  • Hinzufügen eines Teilnehmers

Dossier

  • Dossier erstellen
  • Speichern der Finanzansicht
  • Import eines Dossier (via XML)
  • Löschen eines Teilnehmers
  • Löschen eines abgespeicherten Dokumentes
  • Löschen eines Reiseprogramms
  • Speichern des Dossiers
  • Jedes E-Mail/SMS welches verschickt wird (via Button auf Dossierübersicht)

Zahlungen

  • Stornieren einer Zahlung
  • Zahlung hinzufügen

Mahnungslauf erstellen

  • Verarbeiten eines Mahnungslaufs
Module: Package Builder

Package Builder

  • Position zu einem Package hinzufügen
  • Position von einem Package entfernen


Reservation

  • Hinzufügen einer Reservatin (reservation/modify)
  • Löschen einer Reservation vom Dossier
Module: Einkauf

Einkauf

  • Stornieren eines Einkaufs
  • Löschen eines Einkaufs
  • Speichern eines Einkaufs


Arbeitsabläufe / Prozesse

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht

E-Mail Versand

Mit einem Klick auf den Button 'E-Mail' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein E-Mail verschickt werden kann.

SMS Versand

Mit einem Klick auf den Button 'SMS' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier eine SMS verschickt werden kann.

Dossierprint

Über den Button 'Dossierprint' erhält der Benutzer auf Knopfdruck eine Übersicht über die wichtigsten Daten des Dossiers. Insbesondere für grössere Dossier mit vielen Zahlungen (Hochzeitsdossier) oder Gruppenreisen kann der Papier-Ausdruck sehr hilfreich sein. Angedruckt werden:

  • Schlüsseldaten des Dossier (Nr, Title, Abreisedatum etc.)
  • Finanzzahlen
  • Angaben zum Dossierinhaber
  • Nummerierte Rechnungen
  • Zahlungen

Speichern

Die editierbaren Daten unter Bereich Dossier und Bereich Inhaber werden gespeichert. Das Speichern führt auch dazu dass sämtliche Finanzwerte neu berechnet werden, dies betrifft zB fällige Beträge.

Module: Fremdwährung

Siehe Ändern der Verkaufswährung zu Einschränkungen bezüglich dem Ändern der Verkaufswährung.


Dossier löschen

Ein Dossier kann gelöscht werden solange das Dossier über keine nummerierten Rechnungen und/oder Zahlungen verfügt. Sollen die Reservationen für ein anderes Dossier behalten werden müssen diese vorgängig mit 'Exportieren auf Arbeitsplatz' aus dem Dossier extrahiert werden (siehe: Reservation auf Arbeitsplatz exportieren).

Neue Rechnung erstellen

Mit dem Button 'Neue Rechnung' wird eine neue Rechnung erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Das Layout 'Lang' oder 'Kurz' wird anhand der hinterlegten Defaults vorgeschlagen. Via die Auswahlliste 'Rechnungstexte holen' können Einleitungs- und Schlusstexte und die freien Texte einer bestehenden Rechnung kopiert werden. Wenn keine Rechnung ausgewählt wird, werden die Einleitungs- und Schlusstexte aus den Defaults der Filiale verwendet. Es können Teilnehmer für die nächste Rechnung ausgewählt werden. Der neuen Rechnung werden dann sämtliche Daten der ausgewählter Teilnehmer zugewiesen, welche bisher noch keiner Rechnung zugewiesen waren (dh 'Nicht verrechnete' Preispositionen und Leistungen). Wenn keine Teilnehmer ausgewählt werden, beinhaltet die Neue Rechnung alle Daten aus 'Nicht verrechnet'. Es ist nicht möglich einzelne Texte aus einer bestehenden Rechnung zu holen.

Neue Rechnung erstellen

Module: CommercialIst auf dem Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt, werden automatisch TAF Positionen erstellt. Müssen auf der Rechnung noch manuell Positionen angefügt werden, können die TAF Positionen anschliessend ausgelöst werden.

Siehe auch TAF-Logik.


Rechnung löschen / stornieren

Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Rechnung wird diese storniert bzw. gelöscht. Wurde die Rechnung noch nie nummeriert, wird sie mit dem 'X' komplett gelöscht und ist nicht mehr im Dossier ersichtlich. Wurde die Rechnung vor dem Storno ein- oder mehrmals nummeriert, verbleibt die stornierte Rechnung als PDF-File im Dossier und kann so jederzeit angeschaut oder gedruckt werden. Eine stornierte Rechnung kann nicht mehr im Doceditor geöffnet werden.

Module: ABBHandelt es sich um eine Gutschrift kann nach der Credit note nummer ein Text im dynamischen Textfeld eingegeben werden. z.B. Invoice's credit note 130XXXX.


Neues Reiseprogramm erstellen

Mit dem Button 'Neues Reiseprogramm' wird ein neues Reiseprogramm erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Es kann pro Teilnehmer ein eigenes Reiseprogramm erstellt werden.

Dokument hochladen

Um ein externes Dokument hochzuladen:

  1. im Dossier den Button 'Dokument hochladen' anwählen
  2. Auf 'Durchsuchen' klicken und die gewünschte Datei auswählen
  3. Anschliessend eine Beschreibung eingeben und 'Hochladen' anklicken

Das Dokument ist auf der Übersicht ersichtlich und kann ab jetzt von jedem Benutzer direkt aus dem Dossier geöffnet werden.

Zu beachten: Werden in Word Änderungen an einem Dokument vorgenommen und sollen jene Änderungen im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das geänderte Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochgeladen werden.

Dokumente mit folgenden Formaten können ins Umbrella.net hochgeladen werden:

  • .rtf
  • .txt
  • .pdf
  • .gif
  • .jpeg
  • .png
  • .doc
  • .xml
  • .html

Die maximale Grösse pro hochgeladenem Dokument ist 1.5MB.

Brief erstellen

Mit einem Klick auf den Button 'Brief erstellen' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein Brief erstellt werden kann.

Zahlung anfügen

Mit einem Klick auf den Button 'Zahlung anfügen' öffnet sich eine neue Maske, siehe dazu Zahlungen

Zahlung stornieren

Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Zahlung wird diese storniert. War die stornierte Zahlung einer Rechnung zugeordnet, und diese Rechnung war anschliessend nummeriert worden, dann bewirkt der Storno ein Denummerieren der Rechnung.

Module: Commercial

Wurde die Zahlung über Datatrans ausgeführt, stehen beim Storno Teilrückerstattungen zur Verfügung.


Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Leistung

Position löschen

Position aus Dossier löschen

Mit einem Klick auf das 'X' ganz rechts neben dem Betrag einer Position wird diese gelöscht. Alle Rechnungen, welche die zu löschende Position beinhalten, werden denummeriert. Ist eine BSP-Zahlung mit der zu löschenden Position verknüpft, wird diese storniert. Hier geht's zur Kreditkartenzahlung BSP

myclimate Ticket hinzufügen

Module: myclimate

Beim Klick auf den Button 'Flug' oder 'Kreuzfahrt' neben myclimate Ticket hinzufügen wird entweder für alle Flugsegmente oder alle Schiffssegmente im Dossier automatisch ein Myclimate Ticket berechnet. Wird das Ticket offeriert oder bestellt, wird die entsprechende, neue Position direkt im Dossier automatisch erstellt.


Position einem Package hinzufügen

Module: Package BuilderFolgende Funktionen sind nur mit eingeschaltetem Modul 'Package Builder' möglich


Button 'Zusammenführen'
Position einem Package hinzufügen

Mit Klick auf den Button 'Zusammenführen' rechts neben der Position öffnet sich das Pop-Up 'Package Builder'. Mit dem Package Builder kann eine Position mit deren Leistungen in ein eigenes Arrangement gepackt werden.

Package Builder

Feld Beschreibung
Flug Swiss Titel der zu packenden Position aus der Dossierübersicht

Zielposition

Feld Beschreibung
Zu Position hinzufügen Falls bereits Positionen gepackt wurden, können weitere Positionen/Leistungen hinzgefügt werden
Neues Produkt Produkt für das Package auswählen. Siehe Packages auf Produkt erlauben

Einkauf

Module: EinkaufNur mit eingeschaltetem Modul Einkauf


Feld Beschreibung
Vor dem Zusammenführen Einkauf nachführen Beim Aktivieren des Flags wird der bestehende Einkauf nachgeführt und und enthält die ursprüngliche Kommission. Wenn noch kein Einkauf erstellt wurde, erfasst Umbrella einen neuen Einkauf, wie wenn die Rechnung nummeriert wird. Die Kommission wird dann aufgrund der Einstellungen auf dem gewählten Produkt berechnet, siehe Produkt - Bereich Einkauf. Bei nicht aktivieren des Flags wird kein Einkauf erstellt.

Preispositionen

Feld Beschreibung
Nur zusammenführen Die Preispositionen bleiben bei der ursprünglichen Leistung aufgelistet.
Preise unten gruppieren Die Preispositionen werden am Ende der Position gesammelt aufgelistet.

Leistung aus einem Package entfernen

Button 'Extrahieren'
Leistung aus einem Package entfernen

Ist eine Leistung Teil eines Package, erscheint rechts neben dieser Leistung der Button 'Extrahieren'. Mit Klick auf den Button 'Extrahieren' kann die einzelne Leistung aus dem Package entfernt werden.

Package Builder

Feld Beschreibung
Flug Name der Leistung, welche aus dem Package entfernt werden soll

Zielposition

Feld Beschreibung
Zu Position hinzufügen Falls andere Positionen gepackt wurden, kann die Leistung hinzugefügt werden.
Neues Produkt Produkt für die Leistung auswählen. Dieses Produkt muss nicht 'Packages erlauben' aktiviert haben, muss aber entweder den ensprechenden Leistungstyp (z.B. Flug wenn es eine Flugleistung ist) oder Arrangement zugeordnet haben. Siehe Bereich Produkt - Leistungstyp. Die neue Position mit der extrahierten Leistung enthält eine Preisposition mit entsprechender Teilnehmeranzahl und dem Betrag 0.00.

Einkauf

Module: EinkaufNur mit eingeschaltetem Modul Einkauf


Feld Beschreibung
Einkauf mitnehmen Mit dem Drop-Down kann ein bereits existierender Einkauf migenommen und der neuen Position zugeordnet werden. Die neue Position hat den Verkaufsbetrag 0.00. Nach dem Anpassen des Betrags der neuen Position und Nummerieren der Rechnung entspricht der Betrag des Einkaufspreises der ursprünglichen Position und kann manuell angepasst werden. Das Produkt, der Lieferant und der Verkaufspreis werden der neuen Position angepasst.

Reisedokumente erstellen

Reisedokument öffnen

Auf Link 'Bestätigung ' Klicken, um ein Reisdokument zu öffnen.

Für folgende Leistungstypen können Reisedokumente gedruckt werden:

  • Unterkunft
  • Diverses

Siehe Textbausteine auf Bestätigung PDF für Details.

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Reservationen

Galileo / Amadeus PNR öffnen

Wurde eine Reservation in ein Umbrella.net-Dossier importiert, kann es über den blauen Link direkt in Galileo resp. Amadeus geöffnet werden.

Neue Reservation (BF) hinzufügen

Im Suchfeld im Register "Reservationen" kann eine neue Reservation ausgewählt werden. Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Teilnehmernamen, Destination oder Abreisedatum eingegeben werden. Die Reservation wird auch erkannt, wenn sich die Eingabe im Suchfeld durch Umlaute oder französische Sonderzeichen unterscheidet. Anschliessend auf 'Hinzufügen' klicken, um die Reservation ins Dossier zu importieren. Gibt es genau eine, unnummerierte Rechnung, dann werden alle neuen Leistungen (und BSP-Zahlungen, falls vorhanden) auf diese Rechnung zugewiesen. Gibt es mehrere Rechnungen, oder ist die eine Rechnung nummeriert, werden die neuen Leistungen ins 'nicht verrechnet' gestellt.

Modify akzeptieren / ablehnen

Gibt es unverarbeitete Modifies im Dossier, können diese akzeptiert oder abgelehnt werden. Während eine Ablehnung (reject) keinerlei Änderungen im Dossier bewirkt, führt ein Akzeptieren (accept) zu Datenänderungen. Diese sind im Modify Preview ersichtlich.

Reservation auf Arbeitsplatz exportieren

Reservation auf Arbeitsplatz exportieren

Eine Reservation kann jederzeit aus dem Dossier zurück auf den Arbeitsplatz exportiert werden. Hierzu auf das Icon mit dem roten Kreuz klicken. Sämtliche Leistungen, welche mit der Reservation ursprünglich in das Dossier importiert worden sind, bleiben im Dossier bestehen.

Vom Arbeitsplatz aus kann die Reservation anschliessend in ein anderes Dossier importiert werden. Modifies erkennen das Dossier aufgrund der importierten Reservation. Somit würde der Modify in diesem Beispiel nicht ins ursprüngliche Dossier, aus welchem die Reservation exportiert worden ist, importiert, sondern in das Dossier in welchem sich die Reservation nun befindet.

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Agenda

Neuer Agendaeintrag hinzufügen

Module: Agenda

Agendaeintrag erfassen

Feld Beschreibung
Fällig am Hier das Datum eintragen, an welchem der Agendaeintrag fällig ist.
Titel Hier den Titel des Agendaeintrages speichern.
Text In diesem Feld können zusätzliche Informationen zu diesem Agendaeintrag gespeichert werden. Der Text kann maximal 500 Zeichen enthalten.
Benutzer Mittels dem Dropdown-Menü kann der Agendaeintrag einem anderen Benutzer zugewiesen werden.
Priorität Es kann zwischen den Prioritäten 'niedrig' (blauer Pfeil), 'mittel' (kein Zeichen) und 'hoch' (rotes Ausrufezeichen) unterschieden werden.
Dossier Hier kann das dazugehörige Dossier eingetragen werden. Wird der Agendaeintrag vom Dossier aus erstellt, so ist diese Information automatisch eingetragen. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil, kann das Dossier geöffnet werden.
Kunde Hier kann der dazugehörige Kunde eingetragen werden. Wird der Agendaeintrag vom Dossier oder vom Kunden aus erstellt, so ist diese Information automatisch gespeichert. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil, kann der Kunde geöffnet werden.

Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge verschwinden. Über den Menüpunkt 'Arbeitsplatz' - 'Nachrichten' können jedoch sämtliche Agendaeinträge (offene sowie erledigte) dargestellt werden. Um bereits erledigte Agendaeinträge anzuzeigen, das Häkchen 'Erledigte Einträge anzeigen' aktivieren.


Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Teilnehmer

Teilnehmer zusammenführen

Wenn mehrere Reservationen (oder Modifies) verwendet werden in welchen die Namen leicht unterschiedlich geschrieben wurden, dann generiert Umbrella.net pro Schreibweise einen eigenen Teilnehmer. Mit der Funktion "Teilnehmer zusammenführen" können solche Duplikate zusammengeführt werden. Der resultierende Teilnehmer hat anschliessend

  • alle Leistungszuordnungen aller Duplikate
  • alle Preisposition-Zuordnungen aller Duplikate (wobei aber der Tnr niemals einer einzelnen Preisposition mehrfach zugeordnet sein kann)
  • alle Flugtickets
  • alle Sitzplätze

Es können auch mehr als zwei (2) Teilnehmer zusammengeführt werden.

Teilnehmer-Sortierung ändern

Um einen Teilnehmer nach oben zu verschieben muss das Kästchen vor dem entsprechenden Teilnehmer markiert und dann so oft auf den nach oben schauenden Pfeil geklickt werden bis die gewünschte Position erreicht ist. Dasselbe gilt, wenn der Teilnehmer nach unten verschoben werden möchte, dann auf den nach unten schauenden Pfeil klicken. Wichtig: Bereits vorhandene Reiseprogramme und Rechnungen müssen überprüft und ggf. neu gespeichert/nummeriert werden!

Teilnehmer löschen

Um einen Teilnehmer zu löschen muss das Kästchen vor dem entsprechenden Namen markiert und dann auf das Feld „löschen“ geklickt werden. Achtung: mit dieser Funktion werden alle dem Teilnehmer zugeordneten Leistungen etc. gelöscht! Das heisst:

  • alle Leistungszuordnungen
  • alle Preisposition-Zuordnungen
  • alle Flugtickets
  • alle Sitzplätze

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Finanzen

Die 'Finanzansicht' erlaubt ein sehr allgemeines Editieren der finanziell relevanten Rechnungsdaten.

Neue Rechnung erstellen

Pro Dossier können mehrere Rechnungen erstellt werden.

  1. Den Button 'Neue Rechnung' anklicken. Es öffnet sich eine Maske.

Weiterer Ablauf siehe neue Rechnung erstellen

Zuteilung editieren was auf welcher Rechnung verrechnet wird

Passagierzuteilung auf RG

Die Zuteilung der einzelnen Leistungen resp. Preispositionen zu einer bestehenden Rechnung, erfolgt über die editierbaren Felder (weiss hinterlegt) auf der bestehenden Rechnung. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt. Wichtig: es muss jeweils die Leistung wie auch das dazugehörende Preisdetail zugeteilt werden.

Module: CommercialWenn eine Leistungsposition auf eine andere Rechnung verschoben wird, dann wird die dazugehörige TAF Position automatisch mitverschoben. Wenn eine TAF-Positionen auf eine andere Rechnung verschoben wird, so erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.


Tnr.-Zuordnung von Leistungen editieren

Teilnehmerzuordnung auf Leistung

Die Teilnehmerzuordnung für Leistungen kann im editierbaren Feld (Pax) manuell geändert werden. Zusätzliche Teilnehmer können mit einem Komma angefügt, unerwünschte Teilnehmer können gelöscht werden. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt.

Beträge und Tnr.-Zuordnung von Preispositionen editieren

Beträge editieren

Die einzelnen, editierbaren Beträge (weiss hinterlegt) in der Preisposition gelten immer pro Person und sind den Personen zugeteilt, welche in derselben Preisposition aufgeführt sind. Diese Beträge können manuell geändert werden. Ebenso kann pro Preisposition unter ‚VG‘ eine ‚versteckte Gebühr‘ eingegeben werden. Diese gilt ebenso pro Person und wird auf der Rechnung nicht separat ausgewiesen sondern zum Betrag im Preisdetail addiert.

MwSt.-Verteilung editieren

Mehrwertsteuer editieren

Zuerst muss die MwSt Tabelle, in der sich die einzelnen Beträge befinden, mittels klick auf das ‚+‘ vor MwSt geöffnet werden. Danach können die einzelnen Beträge editiert werden. Der Totalbetrag der MwSt (die Summe aus allen einzelnen MwSt-Feldern) muss identisch sein mit dem Totalbetrag der jeweiligen Position (ersichtlich im Feld ‚Total‘). Eine inkonsistente MwSt.-Verteilung wird durch einen gelb markierten Betrag in der 'MwSt.'-Spalte gekennzeichnet.

 

 

Zahlungsverteilung editieren

Zuordnung Zahlung für Flugticket pro Teilnehmer

Die bereits vorhandenen Zahlungen können beliebig auf die im Dossier vorhandenen Rechnungen verteilt und zugeteilt werden (mit Ausnahme der auto. Lodge- und BSP-Zahlungen). BSP-Direktzahlung und Flugticket müssen sich auf derselben Rechnung befinden.

Preispositionen löschen

Um eine Preisposition zu löschen muss das entsprechende Kästchen am Anfang der Preiszeile mittels Häkchen markiert und dann auf 'X' geklickt werden. Die Änderungen müssen gespeichert werden. Es können auch mehrere Preispositionen auf einmal gelöscht werden. Wichtig: Pro Position muss mindestens 1 Preisposition vorhanden sein.

Bestehende Rechnung löschen

Eine bestehende Rechnung kann auf der Finanzansicht über das 'X' bei der entsprechenden Rechnung gelöscht werden.

Dossier mit Fremdwährung

Ausschnitt Fremdwährung
Module: FremdwährungDossiers können nur in einer Währung berechnet werden. Das heisst, bevor die Rechnung nummeriert wird, muss entschieden werden, in welcher Währung das Dossier verrechnet werden möchte. Sämtliche Beträge werden dann in dieser Währung angezeigt, resp. automatisch von Umbrella umgerechnet. In welcher Originalwährung ein Betrag dem Reisebüro verrechnet wurde, wird in der Finanzansicht angezeigt, sobald das '+' Zeichen nach 'VG' angeklickt wird.


Mögliche Arbeitsschritte ab Register Reiseprogramm

Über den Button "Neues Reiseprogramm" kann ein neues Reiseprogramm erstellt werden. Die im Dossier vorhandenen Teilnehmer können einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden, indem sie auf den Reiseprogrammen entsprechend angehäkelt werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der Finanzsicht editiert werden.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Einkauf

Module: EinkaufDie hier beschriebenen Arbeitsschritte sind nur mit eingeschaltetem Einkaufsmodul verfügbar.


Im Register Einkauf können Einkäufe manuell erstellt, existierende Einkäufe bearbeitet, gelöscht oder annulliert werden. Eine ins Umbrella.net importierte Reservation enthält bereits die notwendigen Informationen wie Nettobetrag, Lieferant, Produkt etc., sodass der Einkauf automatisch erstellt wird. Bei einer manuell erstellen Dossierposition wird der Einkauf beim Nummererieren der Rechnung automatisch erstellt. Dies sofern die notwendige Einstellung auf dem Produkt( siehe Produkt Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf) gespeichert ist. Die Funktion 'neuen Einkauf erstellen' im Register Einkauf wird demnach nur selten und meistens in Spezialfällen wie 'Korrekturen' oder 'mehrere Einkäufe für eine Verkaufsposition erstellen' benötigt.

Neuen Einkauf erstellen

Öffnen, Neu und Zuweisen

Mit Klick auf den Button 'Neu' wird ein neuer Einkauf erstellt. Dieser neue Einkauf wird automatisch dem Dossier zugewiesen. Ein neuer Einkauf hat immer den Status 'provisorisch'. Die detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Einkaufsfeldern befindet sich hier: Beschrieb Einkaufsfelder

Einkauf öffnen

Mit Klick auf einen Einkauf oben im Bereich Einkäufe und Klick auf den Button 'Öffnen' wird ein Einkauf geöffnet. Der Einkauf kann auch mit einem Doppelklick geöffnet werden und befindet sich im unteren Bereich des Bildschirms unter Einkauf.

Einkauf zuweisen

Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Diesem Dossier zuweisen' nach einem dossierlosen Einkauf gesucht werden. Ein Einkauf ohne Dossierzuweisung kann nur über den Menüpunkt Buchhaltung - Einkauf erstellt werden, siehe dossierlosen Einkauf erstellen. Über die Auswahlliste muss die entsprechende Dossierposition ausgewählt werden. Mit Klick auf den Button 'Zuweisen' wird der Einkauf der Dossierposition und dem Dossier zugeordnet. Dieser Arbeitsschritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern

Neue Einkäufe haben immer den Status provisorisch und sind editierbar.

Sobald ein Einkauf durch eine Lieferantenzahlung (Hier gehts zu den Lieferantenzahlungen) bezahlt wurde, ändert der Status automatisch auf definitiv.

Mit Klick auf 'definitiv' und den Button 'Speichern' wird ein provisorischer Einkauf manuell auf definitiv geändert. Definitive Einkäufe können, ausser den Feldern 'Verkaufspreis in CHF' und 'VG in CHF' nicht mehr editiert werden, siehe auch Einkaufsfelder bearbeiten.

Provisorische Einkäufe können gelöscht, definitive Einkäufe können annuliert werden (Zum Arbeitsablauf Einkauf löschen/annullieren).

Einkauf löschen/annullieren

Klick auf den Button 'Löschen', um einen provisorischen Einkauf zu löschen. Der Einkauf wird umgehend gelöscht.

Klick auf den Button 'Annullieren', um einen definitiven Einkauf zu löschen. Der Einkauf wird automatisch durch eine 'Interne Gutschrift' storniert.

Einkaufsfelder bearbeiten

Einkauf

Die folgenden Einkaufsfelder werden gelegentlich manuell angepasst. Der Beschrieb aller Einkaufsfelder befindet sich hier: Beschrieb Einkaufsfelder

Feld Abreise Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das Dossier-Abreisedatum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld Einkaufspreis Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird der Einkaufspreis aus dem Verkaufsbetrag und den Einstellungen auf dem Produkt berechnet (siehe Produkt - Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf). Der Einkaufspreis kann bei Bdearf angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld MWST Wird die MWST der Kundenrechnung auf dem Register Finanzen geändert, müssen die gewünschten Anpassungen auf dem Einkauf manuell vorgenommen werden. Hierzu werden die MWST Felder mit den MWST Codes manuell den korrekten Beträgen angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert. Das Total der auf die MWST Felder aufgeteilten Beträge müssen dem Total des Einkaufspreises entsprechen, andernfalls ist der Einkauf nicht konsistent und kann nicht gespeichert werden.
Feld Rechnungsdatum Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das heutige Datum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld Rechnungs-Nr. Bei manuell erstellten Rechnungspositionen sollte hier die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld Status Zum Arbeitablauf Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern
Feld Bemerkung Im Feld Bemerkung kann eine Notiz eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Die Notiz kann z.B. eine Information für den Buchhalter enthalten.
Feld BSP CC Direkt Bei manuell erstellten Flugpositionen, welche im GDS (Was ist GDS?) mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, muss hier das Häkchen gesetzt und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Bei importieren Flugpositionen, welche bereits mit Kreditkarte bezahlt wurden, ist das Feld automatisch aktiviert.

Zahlungen / Gutschriften

Zahlungen und Gutschriften
Diese Felder können nur mit der Berechtigung Superuser, Buchhalter oder Supervisor bearbeitet werden.

Lieferantenzahlung Hinzufügen

Mit Klick auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung wird eine Lieferantenzahlung 'Einzelzahlung' geöffnet. Automatisch wird der Einkauf, der Lieferant, die Währung, der Betrag (offener Betrag des Einkaufs), das Zahlungsdatum und das Zahlungsmittel ausgefüllt. Mit Klick auf 'Speichern' wird die Zahlung definitiv erfasst und der Einkauf vollständig ausgeglichen.

Sollte der Einkauf teilbezahlt werden, ebenfalls auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung klicken. Den vorgeschlagenen Betrag (offener Betrag des Einkaufs) ändern und auf 'Speichern' klicken. Die Zahlung wird definitiv erfasst. Der Einkauf erscheint mit dem Zahlungsbetrag im Bereich 'Zu prüfende Belege' und muss der Zahlung zugewiesen werden Details Lieferantenzahlungen erstellen

Mit Eingabe der suchbaren Felder der Lieferantenrechnung wie Zahlungsnummer, Abrechnungsnummer, Lieferant, Betrag oder Zahlungsdatum kann im Feld 'Lieferantenzahlung' nach einer Lieferantenzahlung gesucht werden. Sobald die gewünschte Zahlung im Feld erscheint, anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Lieferantenzahlung wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Sollte der Betrag der Lieferantenzahlung nicht mit dem des Einkaufs übereinstimmen, wird der vollständige Einkaufsbetrag ausgeglichen. Dies führt dazu, dass die Lieferantenzahlung anschliessend offen ist. Hier gehts zu Lieferantenzahlungen erstellen.

Module: BuchhaltungWird ein Einkauf einer Lieferantenzahlung zugewiesen, wird dieser Einkauf per Valutadatum der Lieferantenzahlung ausgeglichen.


Lieferantenzahlung öffnen

Mit Klick auf den Link der Lieferantenzahlung wird diese geöffnet.

Lieferantenzahlung entfernen

Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Lieferantenzahlung wird die Verknüpfung zwischen Lieferantenzahlung und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.

Gutschrift hinzufügen

Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Gutschrift' nach einer internen Gutschrift oder einem ungebundenen Einkauf mit negativem Betrag (Gutschrift) gesucht werden. Sobald die gewünschte Gutschrift im Feld erscheint, diese anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Gutschrift wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Der Betrag der Gutschrift wird vom Einkauf 'offener Betrag' abgezogen.

Gutschrift öffnen

Mit Klick auf den Link der Gutschrift wird diese geöffnet.

Gutschrift / interne Gutschrift entfernen

Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Gutschrift (Einkauf mit Negativbetrag) wird die Verknüpfung zwischen Gutschrift und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.

Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der internen Gutschrift wird die Verknüpfung zwischen interner Gutschrift und annulliertem Einkauf aufgehoben. Die Stati 'annulliert' und 'interne Gutschrift' ändern auf 'definitiv'.

Module: BuchhaltungHier gehts zu den Details über die Valutadaten.


Offener Betrag

Hier wird der aktuell offene Betrag des Einkaufs angezeigt.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Selektionskriterium


Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial

Module: Commercial

Commercial Daten speichern

Es ist zu beachten dass für Kreditkarten-Zahlung Export diverse Datenregeln für die Commercial Daten gelten.

Positionen verlinken

Siehe Position Gebühr

Damit Airplus (Schnittstelle: Tamara) und American Express (Schnittstelle: BTA) korrekte Auswertungen der via der Schnittstelle eingegangenen Daten erstellen können, ist es erforderlich, dass Reservationsgebühren einzelnen Dossierpositionen zugewiesen werden können. Es handelt sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld, dass von Umbrella.net überprüft wird, dennoch wird zu einer Angabe geraten. Eine Position kann nicht mit sich selbst verbunden werden. Auch kann sie nicht mit einer Position verbunden werden, welche bereits eine Verbindung mit einer anderen Position aufweist (z.B. einer anderen Gebührenposition). Aus diesem Grund kann eine Gebührenposition auch nicht mit einem Refund verbunden werden

Vorgehen bei einer Dossierposition und einer Reservationsgebühr

Dossier mit einer Position und einer Gebühr


Beinhaltet das Dossier genau eine Dossierposition sowie eine Reservationsgebühr, so verbindet Umbrella.net die Gebühr beim Nummerieren der Rechnung automatisch mit der Dossierposition.

Vorgehen bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren

Dossier mit mehreren Dossierpositionen und Gebühren

Beinhaltet das Dossier mehrere Dossierpositionen, sowie eine oder mehrere Reservationsgebühren, kann Umbrella.net die Zuweisung einer Gebühr zu einer Dossierposition nicht mehr automatisch vornehmen.

In diesem Fall ist es erforderlich, die Zuteilung manuell vorzunehmen. Hierfür über das Dropdown-Menü bei ,Verbunden mit' die zugehörige Dossierposition auswählen und die Änderungen speichern.

Eine Gebührenposition kann nicht mit mehreren Dossierpositionen verbunden werden. Ggf. müssen also mehrere Gebührenpositionen erfasst werden.

Umbrella.net überprüft nicht, ob Verknüpfungen zwischen Dossierpositionen und Gebühren bestehen.

Refundposition mit Flugposition verbinden

Siehe Position Refund

Automatische Zuweisung der Flugposition nach Import

Refundpositionen müssen mit einer Flugposition verbunden sein, ansonsten können sie nicht an Airplus(Tamara)/American Express(BTA) exportiert werden.

Beim Import einer Refundposition wird anhand der Ticketnummer im Refund die Flugposition im Dossier gesucht und wenn eine übereinstimmende Ticketnummer gefunden wird, werden die beiden Positionen automatisch auf der Commercial Lasche verknüpft.

Bei manuell angefügten Refundpositionen kann auf der Rechnung im Feld 'Ticket Nr.' die Ticketnummer des Originaltickets und im Feld 'Beleg Nr.' der nummerische three letter code (3LC; z.Bsp. 724 für Swiss)der Airline eingegeben und gespeichert werden. So wird nach dem Speichern der Refund automatisch mit der originalen Flugposition verknüpft. Natürlich kann die Zuweisung der orginialen Flugposition auch manuell auf der Commercial Lasche erfolgen. Das Vorgehen in diesem Fall entspricht dem Vorgang bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren.


Mögliche Arbeitsschritte ab Register Mitteilungen

Incoming Mails

Umbrella.net hat die Möglichkeit ein E-Mail Postfach nach Dossier relevanten E-Mails abzufragen und diese dem Dossier zuzuteilen. Die Dossier relevanten E-Mails sind unter dem Register Mitteilungen ersichtlich. Es ist möglich aus Umbrella.net auf ein Incoming Mail zu antworten. Um die Incoming Mails empfangen zu können, müssen die POP3 / IMAP Eingaben bei Mandant und Filiale (Filialcodes)hinterlegt werden. Damit ein E-Mail ins Dossier angehängt wird muss im Titel die Dossiernummer (Beispiel ref. 10) vorhanden sein oder eine Bookingfile Number (Beispiel KO86LI).

Manueller Eintrag

Manueller Eintrag

Es kann unter dem Register Mitteilungen ein manueller Eintrag erstellt werden.

Betreff Titel des Eintrages
Nachricht Eingehende Erläuterung zum Titel
Antwort erwartet bis Bis wann muss sich die Person wieder melden oder bis wann muss der Eintrag erledigt werden

Ausstehende Einträge erscheinen auch auf dem Arbeitsplatz unter Nachrichten.

Module: Commercial

Systemmeldungen

Umbrella.net hat die Möglichkeit Dossiers vollautomatisch zu bearbeiten. Falls während dem vollautomatisch Prozess einen Fehler auftritt, weil zum Beispiel eine E-Mail Adresse nicht hinterlegt ist, sendet Umbrella.net eine Systemnachricht. Diese wird ebenfalls im Register Mitteilungen auf dem Dossier und unter Nachrichten auf dem Arbeitsplatz angezeigt.


Technische/Funktionale Details

Ändern der Verkaufswährung

Bei einer Änderung der Dossierwährung werden alle Rechnungen denummeriert, und alle Preispositionen werden zum gültigen Wechselkurs in die neue Verkaufswährung umgerechnet.

Wird in einem Fremdwährungsdossier eine Zahlung erfasst, muss neben dem Zahlungs-Betrag der entsprechende Betrag in der Dossierwährung angegeben werden. Der letztere Betrag wird verwendet um intern die Rechnungsbelege auszugleichen. Existieren in einem Dossier schon Zahlungen, kann daher die Dossierwährung nicht geändert werden, da sonst die Zahlungsbeträge in Dossierwährung ggf. fehlen würden.

Details zur IATA Area

Siehe Feld IATA Area

Die IATA Area wird beim Import automatisch von Umbrella.net gesetzt, aufgrund einer internen Destinationen Tabelle. Technisch:

  • IATAAREA 1 = Domestic
  • IATAAREA 2 = Europa
  • IATAAREA 3 = Interkontinental

Der höchste Wert bestimmt die IATA Area der Flugleistung. Z.B. ZRH - HRG - ZRH = IATA area 3.

Wenn alle Destinationen Abflug und Ankunft im gleichen Land liegen, wird in jedem Fall die IATA Area "Domestic" gesetzt. Eine Flugleistung SFO-LAX-SFO wird somit als "Domestic" behandelt, während allerdings eine Flugleistung MEX-SFO-MEX als "Interkontinental" behandelt wird. Anders wird eine Flugleistung PAR-FRA-PAR als "Europa" behandelt, da auf allen diesen Destinationen in der Destinationen-Tabelle "Europa" hinterlegt ist.

Manuelle Änderungen des Origins oder der Destination auf der Commercial Lasche und Speichern führt die IATA Area nach.

Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht

Auf der Dossierübersicht, Register Leistungen, werden alle Positionen mit den zugehörenden Leistungen des Dossiers aufgelistet. Die Leistungen auf der Dossierübersicht sind grundsätzlich chronologisch sortiert. Auf der Rechnung hingegen basiert die Reihenfolge auf dokument-bezogenen Layoutinformationen, siehe Reihenfolge Doceditor. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor oft nicht die gleiche wie auf der Dossierübersicht.

Auf der Dossierübersicht gilt:

  1. Position mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
  2. Position mit gleichen Startdatum werden sortiert nach Leistungstyp
  3. Alle Positionen ohne jegliches Datum werden zuunterst aufgeführt (zB Gebühren)
  4. Verlinkte Positionen (zB Refunds) werden direkt nach der Original-Position aufgeführt.
Module: Commercial

Mit eingeschaltetem Commercial-Modul können auch Gebühren verlinkt werden, für diese gilt obige Logik ebenso.


Innerhalb einer Position gilt für die Leistungen:

  1. Leistungen mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
  2. Leistungen mit gleichen Startdatum werden nach einer speziellen Logik sortiert welche garantiert dass die Leistungsreihenfolge derjenigen Reihenfolge entspricht nach welcher die einzelnen Leistungen angetreten werden.

Textbausteine auf Bestätigung PDF

Auf dem Bestätigungs-PDF können freie Texte zur Leistung angedruckt werden. Es gelten dabei folgende Regeln:

  1. Gibt es im Dossier überhaupt keine aktive Rechnung, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
  2. Ist die Leistung auf mehreren Rechnungen vorhanden, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
  3. Ist die Leistung auf genau einer Rechnungen vorhanden, so werden die Texte diese Rechnung angedruckt

Punkt (2) ist deshalb zwingend weil die unterschiedlichen Rechnungen auch unterschiedliche Freitexte zu derselben Leistung enthalten können.