Zahlungen: Unterschied zwischen den Versionen

Aus Umbrella.net Documentation
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(→‎Arbeitsabläufe / Prozesse)
 
(253 dazwischenliegende Versionen von 11 Benutzern werden nicht angezeigt)
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= Übersicht =
 
= Übersicht =
  
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Über diesen Bildschirm werden Kundenzahlungen abgewickelt. Dabei können verschiedene Arten von Kundenzahlungen abgewickelt werden. So beispielsweise Bankzahlungen oder Barzahlungen, Geschenkgutschein-Zahlungen oder Zahlungen über Kreditkarten.
  
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Im Spezialfall sind auch das manuelle Anfügen von BSP-Direktzahlungen sowie im Falle von Commercial das manuelle Anfügen von Lodge-Zahlungen betroffen.
  
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Zusammenfassung wozu diese UI Page dient. 2-3 Sätze.
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'''Begriffsklärung'''
  
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| Zahlungsmittel
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| Unter Zahlungsmitel wird die 'Art des Geldes' verstanden, welche für die Zahlungsabwicklung verwendet wird. So z.B. Kreditkarten, Barzahlungen oder Geschenkgutscheine.
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| Zahlungsweg
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| Der Zahlungsweg beschreibt, über welchen Weg das Geld zum Reisebüro gelangt. So beispielsweise über Datatrans oder EFT-Pos.
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|}
  
 
= Layout =
 
= Layout =
  
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[[File:Zahlungsscreen1.png|800px|1. Screen Zahlungen]]
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Gibt keine Text-Beschreibung, nur ein Screenshot.
 
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= Benutzeroberfläche =
 
= Benutzeroberfläche =
  
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== Erster Zahlungsscreen ==
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= Arbeitsabläufe / Prozesse =
 
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Wird die Zahlung vor dem Nummerieren der Rechnung entgegengenommen, wird diese automatisch auf der Rechnung angezeigt.
 
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Wird eine Zahlung nach Nummerierung der Rechnung entgegengenommen und einem bestehenden Dokument zugewiesen, wird sie auf der Rechnung nicht angezeigt. Die Rechnung muss dann zuerst neu nummeriert werden.
 
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Existiert im Dossier noch keine Rechnung, wird im Feld 'Rechnung' automatisch 'Vorauszahlung' übernommen.
 
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<openissue>Allgemein macht es wenig Sinn unterschiedliche FOP als einzelne Prozesse zu definieren</openissue>
 
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==== Barzahlung erfassen ====
 
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Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.
 
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Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel ist ‚Bargeld/Cash‘, der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.
 
  
 
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! Feld
 
! Feld
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
 
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| Kunde *
 
| Kunde *
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| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
+
| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt. Über den grünen Pfeil am rechten Rand des Feldes kann der ausgewählte Kunde in Umbrella.net geöffnet werden.
 
|-
 
|-
 
| Zahlungsmittel
 
| Zahlungsmittel
−
| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Barzahlungen das Zahlungsmittel 'Bargeld/Cash' auswählen.
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| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Es stehen die folgenden Zahlungsmittel zur Verfügung:
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*Karten: Hier können die verschiedenen Kreditkartenarten ausgewählt werden
 +
*Gutscheine (Nummer in Umbrella erfasst): Dieses Zahlungsmittel wird ausgewählt für Gutscheine, welche in Umbrella.net erfasst wurden.
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*Andere: Dieses Zahlungsmittel ist u.a. verfügbar für Bankzahlungen oder Barzahlungen.  
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|-
 
|-
 
| Zahlungsweg
 
| Zahlungsweg
−
| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
+
| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Die Auswahl im Dropdown-Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird:
 +
*n/a: Dieser Zahlungsweg wird gewählt, wenn keiner der anderen verfügbaren Zahlungswege zutrifft.
 +
*<module name="Datatrans">Datatrans: Dieser Zahlungsweg wird gewählt, wenn eine Kreditkartenzahlung über Datatrans-Zahlung entgegengenommen werden soll.</module>
 +
*BSP: Dieser Zahlungsweg wird dann gewählt, wenn eine BSP Zahlung manuell im Dossier angefügt werden muss.
 +
*<module name="EFT Pos">EFT POS: Dieser Zahlungsweg wird gewählt, wenn eine Kreditkartenzahlung über das EFT POS - Gerät abgewickelt werden soll. Dieser Zahlungsweg ist nur für Kuoni und TUI anwendbar.</module>
 +
 
 +
|-
 +
| Lodge
 +
| <module name="Commercial">Wenn manuell eine Lodge-Zahlung erfasst werden soll, muss hier das Häkchen gesetzt werden. Das Lodge-Häkchen ist nur in Kombination mit dem Zahlungsmittel Kreditkarte und dem Zahlungsweg 'n/a' oder 'BSP' möglich. Lodge-Zahlungen sind zudem nur in Commercial-Dossiers möglich, wenn entweder auf dem Dossierinhaber oder dem Rechnungsempfänger eine Lodge-Kreditkarte hinterlegt ist.</module>
 
|-
 
|-
 
| Manuelle Zahlung
 
| Manuelle Zahlung
−
| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
+
| <auth type="Superuser,Buchhalter,Supervisor">Dieses Häkchen dient der manuellen Korrektur oder der Nacherfassung von Zahlungen. Hiermit wird eine automatische maschinelle Zahlungsverarbeitung (Datatrans und EFT POS) unterbunden, die Zahlung aber dennoch mit dem gewählten Zahlungsweg registriert.</auth>
−
Für Barzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.  
 
 
|}
 
|}
  
 +
&nbsp;
  
−
Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich das folgende Pop-Up:
+
== Zweiter Zahlungsscreen ==
  
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=== Darstellung des 2. Zahlungsscreen mit Zahlungsmittel 'Andere' ===
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 +
[[File:Zahlungsscreen Andere.PNG|thumb|300px|2. Zahlungsscreen mit Zahlungsmittel 'Andere']]
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Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Andere' aufgeführt ist, so wird der 2. Zahlungsscreen wie folgt dargestellt:
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{|
 
{|
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|-
 
! Feld
 
! Feld
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
 
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|-
 
| Kunde
 
| Kunde
−
| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
+
| Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Zahlungsscreen übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden.
 
|-
 
|-
 
| Rechnung
 
| Rechnung
−
| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
+
| Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.  
 +
Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt.
 +
 
 
|-
 
|-
 
| Betrag
 
| Betrag
−
| Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.  
+
| In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben.
 +
<module name="Fremdwährung">
 +
 
 +
Wird mit dem Modul Fremdwährung gearbeitet, kann hier zuerst zwischen den Währungen CHF, EUR, USD und GBP gewählt werden. Anschliessend wird der Betrag der Zahlung eingegeben.  
 +
</module>
  
−
Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.
+
|-
 +
| <module name="Fremdwährung">Betrag in CHF</module>
 +
| Wurde im Feld Betrag ein Betrag in Fremdwährung eingegeben, so wird hier der in CHF umgerechnete Betrag eingegeben.
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|-
 +
| <module name="Fremdwährung">Wechselkurs </module>
 +
| Hier wird automatisch der Wechselkurs der gewählten Währung in Relation zu CHF angezeigt.
 
|-
 
|-
 
| Datum
 
| Datum
−
| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.  
+
| Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden.
 +
|-
 +
| Referenznummer
 +
| Je nachdem was auf der [[Zahlungsform#Benutzeroberfläche|Zahlungsform ]] eingestellt wurde, ist Eingabe der Referenznummer nicht ersichtlich, optional oder zwingend.
 
|-
 
|-
 
| Bemerkung
 
| Bemerkung
−
| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
+
| Bei Bedarf kann hier eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung dieser Zahlung angezeigt.
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|-
 +
| Bemerkung auf Rechnung verwenden
 +
| Wird das Häkchen hier gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt.
 
|-
 
|-
 
| Quittung anschliessend öffnen
 
| Quittung anschliessend öffnen
−
| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.  
+
| Wird das Häkchen hier gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
 
|}
 
|}
  
 +
=== Darstellung des 2. Zahlungsscreen mit Zahlungsmittel 'Gutscheine' (Nummer in Umbrella erfasst) ===
  
−
==== Bankzahlung erfassen ====
+
[[File:Paymentscreen giftcard new.PNG|thumb|300px|Geschenkgutschein]]
  
−
Der Kunde hat auf das Bankkonto des Reisebüros Geld einbezahlt. Die Zahlung wird anschliessend wie folgt im Umbrella.net eingegeben. Unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.  
+
Wird auf dem 1. Zahlungsscreen das Zahlungsmittel 'Geschenkgutschein' gewählt, so können Geschenkgutscheine an Zahlung genommen werden, welche in Umbrella.net erfasst worden sind. In der [[Gutscheine|Gutscheinverwaltung]] sind die in Umbrella.net erfassten Geschenkgutscheine ersichtlich.
  
−
Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel entspricht dem entsprechenden Bankkonto, der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.
+
Auf dem 2. Zahlungsscreen unterscheiden sich die folgenden Felder von denen im Zahlungsablauf mit dem [[#Darstellung_des_2._Zahlungsscreen_mit_Zahlungsmittel_.27Andere.27|Zahlungsmittel 'Andere']]:
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 +
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{|
 
{|
−
! Feld
 
−
! Beschreibung
 
−
|-
 
−
| Kunde
 
−
| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
 
 
|-
 
|-
−
| Zahlungsmittel
 
−
| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Bankzahlungen das entsprechende Bankkonto auswählen.
 
−
|-
 
−
| Zahlungsweg
 
−
| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für Bankzahlungen n/a wählen. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
 
−
|-
 
−
| Manuelle Zahlung
 
−
| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
 
−
Für Bankzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
 
−
|}
 
−
 
−
 
−
Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up:
 
−
 
−
 
−
{|
 
 
! Feld
 
! Feld
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
 
|-
 
|-
−
| Kunde
+
| Gutschein
−
| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.  
+
| In diesem Feld wird die Nummer des im Umbrella.net erfassten Geschenkgutscheins eingetragen. <module name="Kuoni"> Es wird das Payloop System angefragt. Eine unscharfe Suche ist nicht möglich. Bei einer Suche nach "1234" wird also nicht auch ein Gutschein mit der Nummer "12345" gefunden.</module>
−
|-
 
−
| Rechnung
 
−
|Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
 
 
|-
 
|-
 
| Betrag
 
| Betrag
−
| Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.
+
| Der Betrag wird automatisch eingetragen. Er entspricht dem Gesamtbetrag des Gutscheins, falls dieser geringer als der Rechnungsbetrag ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird der Rechnungsbetrag eingetragen. Der Betrag kann manuell angepasst werden. Ein Gutschein muss nicht komplett ausgegeben werden. Es können also mehrere Zahlungen mit dem selben Gutschein durchgeführt werden. Hinweis: Die Währung der Zahlung wird durch die Währung des Gutscheins definiert. Mit einem - z.B. - CHF Gutschein kann nicht in EUR bezahlt werden.
−
 
 
−
Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.
 
−
|-
 
−
| Datum
 
−
| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.  
 
−
|-
 
−
| Bemerkung
 
−
| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
 
−
|-
 
−
| Quittung anschliessend öffnen
 
−
| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.  
 
 
|}
 
|}
  
 +
&nbsp;
  
−
==== Geschenkgutschein-Zahlung erfassen ====
+
&nbsp;
  
−
Um eine Zahlung mit einem eigenen Gutschein (Nummer in Umbrella.net erfasst) zu erfassen, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.
+
&nbsp;
  
−
Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf ‚Eigene Gutscheine‘ umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.
+
=== Darstellung des 2. Zahlungsscreen mit Zahlungsmittel 'Karten' ===
  
−
'''Hinweis''': Für Fremdgutscheine das Zahlungsmittel ‚Fremde Gutscheine‘ wählen.  
+
[[File:Kreditkartenzahlungen Übersicht.PNG|thumb|300px|Übersicht Kreditkartenzahlungen]]
  
 +
In Bezug auf Kreditkartenzahlungen wird zwischen Präsenz-Zahlungen, Distanz-Zahlungen und BSP-Zahlungen unterschieden.
  
 
{|
 
{|
−
! Feld
 
−
! Beschreibung
 
−
|-
 
−
| Kunde
 
−
| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
 
 
|-
 
|-
−
| Zahlungsmittel
+
| Präsenz-Zahlung
−
| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Geschenkgutscheinzahlungen das Zahlungsmittel ‚Eigene Gutscheine‘ (Nummer in Umbrella erfasst) auswählen.
+
| Der Kunde ist im Reisebüro anwesend und bezahlt die Reise mit seiner Kreditkarte über das EFT POS-Gerät.
 
|-
 
|-
−
| Zahlungsweg
+
| Distanz-Zahlung
−
| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
+
| Der Kunde ist nicht im Reisebüro anwesend. Die Zahlung wird aus Umbrella.net über Datatrans abgewickelt.
 
|-
 
|-
−
| Manuelle Zahlung
+
| BSP-Zahlung
−
| Die Funkton 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor un dTeller zur Verfügung.
+
| Die Kreditkarte wurde über ein GDS (Galileo, Amadeus, Sabre, Worldspan) abgewickelt.
−
Für Geschenkgutscheinzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
 
 
|}
 
|}
  
 +
&nbsp;
  
−
Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up:
+
'''Zahlungswege n/a oder&nbsp;Datatrans'''
  
 +
[[File:DatatransPaymentscreen.PNG|thumb|300px|Zahlung über n/a]]
 +
 +
[[File:CCbenutzt.PNG|thumb|300px|Zahlung über Datatrans mit gespeicherter Kreditkarte]]
 +
 +
Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird ein Zahlungsweg 'n/a' oder&nbsp;'Datatrans' gewählt, so wird der 2. Zahlungsscreen um die folgenden Felder ergänzt:
 +
 +
&nbsp;
  
 
{|
 
{|
 +
|-
 
! Feld
 
! Feld
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
 
|-
 
|-
−
| Kunde
+
| <module name="Datatrans">Kundenkreditkarte</module>
−
| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
+
| Wurde auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert, so kann diese über das Dropdown-Menü ausgewählt werden. Wurde noch keine Kreditkarte erfasst, resp. soll eine andere Kreditkarte erfasst werden, hier die Option 'Andere' wählen.
 +
Wenn hier eine bereits bestehende Kundenkreditkarte ausgewählt wird, so sind die nachfolgend beschriebenen Felder im Bereich 'Kreditkarten' nicht editierbar.
 +
 
 
|-
 
|-
−
| Rechnung
+
| Kreditkartentyp
−
| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
+
| Der Kreditkartentyp wird anhand des auf dem 1. Zahlungsscreen gewählten Zahlungsmittel gesetzt und kann hier nicht mehr manuell verändert werden.
 
|-
 
|-
−
| Gutschein
+
| Name auf der Karte
−
| Hier die Gutscheinnummer eintippen.
+
| Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen.
 
|-
 
|-
−
| Betrag
+
| Kreditkartennummer
−
| Der Betrag wird automatisch eingetragen und entspricht dem Wert des Geschenkgutscheines.
+
| Hier wird die Kreditkartennummer eingetragen, mit welcher die Zahlung abgewickelt werden soll. Es werden nur die letzten vier Ziffern abgebildet.
 
|-
 
|-
−
| Datum
+
| Ablaufdatum
−
| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.  
+
| In diesem Feld wird das Ablaufdatum der Kreditkarte eingetragen.
 
|-
 
|-
−
| Referenznummer
+
| <module name="Datatrans">Datatrans</module>
−
| Die Referenznummer wird automatisch eingetragen und entspricht der Geschenkgutscheinnummer.  
+
| Wird mit dem Modul Datatrans gearbeitet, wird bei der erstmaligen Benutzung einer Kreditkarte auf die Datatranszahlungsseite, [[#Darstellung_des_3._Zahlungsscreen_mit_Zahlungsmittel_.27Karten.27|3. Zahlungssscreen]] weitergeleitet, um die Zahlung abzuschliessen. Sobald die verschlüsselte Kreditkarte auf dem Kunden gespeichert ist, kann eine nächste Zahlung über den Umbrella.net Zahlungsdialog erfasst werden.
 
|-
 
|-
−
| Bemerkung
+
| <module name="Datatrans">Kreditkarte speichern</module>
−
| Die Bermerkung wird auf der Quittung angezeigt.
+
| Das Häkchen hier muss gesetzt werden, wenn die soeben erfasste Kreditkarte auf dem Kunden abgespeichert werden soll. Ist in der [[Filiale#Register_Defaultwerte|Filialeinstellung]] das Häkchen gesetzt bei 'Kreditkarte auf Kunde speichern', so schlägt Umbrella.net standardmässig vor, die Kreditkarte zu speichern.
−
|-
 
−
| Quittung anschliessend öffnen.
 
−
| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
 
 
|}
 
|}
  
 +
'''Zahlungsweg BSP'''
 +
 +
[[File:PaymentscreenBSP.PNG|thumb|300px|BSP Zahlung]]
  
−
==== Kreditkartenzahlung erfassen ====
+
[[File:Flugbillet.PNG|thumb|300px|Flugticket bezahlen]]
  
−
''' Präsenz-Zahlung '''
+
Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird der Zahlungsweg 'BSP' gewählt, so wird der 2. Zahlungsscreen um das Feld 'Rechnungsposition' ergänzt.
  
−
Der Kunde ist im Reisebüro anwesend und bezahlt die Reise mit seiner Kreditkarte über das EFT-Pos Ger[[ ät.
+
Mit der Rechnungsposition wird diejenige Position angegeben, welche mit der BSP-Zahlung beglichen werden soll. Der Betrag der BSP-Zahlung ist dann nicht editierbar da dieser aus der gewählten Position übernommen wird.
  
 +
Befinden sich in der Rechnungsposition mehrere Flugtickets, kann beim manuellen Anfügen von BSP Zahlungen ein bestimmtes Flugticket angewählt und bezahlt werden. Die Flugbillette sind mittels Klick auf die Auswahlliste unter der Rechnungsposition ersichtlich. Der Betrag der BSP-Zahlung ist dann nicht editierbar, da dieser aus dem ausgewähltem Flugticket übernommen wird.
  
−
''' Distanz-Zahlung '''
+
Für AIR-Imports hat der Mandant die Möglichkeit mit maskierten CC-Nummern zu arbeiten (GMIR coming soon). Der dazu nötige Setup ist in den [[#BSP-Zahlungen|technischen Details]] erklärt.
  
−
Der Kunde ist nicht im Reisebüro anwesend. Die Zahlung wird im Umbrella über Datatrans oder Saferpay abgewickelt (je nachdem mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird).
+
&nbsp;
  
−
Es werden verschiedene Arten von Kreditkartenzahlungen unterschieden:
+
&nbsp;
−
• Kreditkartenzahlungen über das EFTpos-Gerät (Präsenz-Zahlung)
 
−
• Kreditkartenzahlungen über Datatrans oder Saferpay (Distanz-Zahlung)
 
−
• Kreditkartenzahlung BSP
 
  
 +
<module name="Commercial">
 +
''' Zahlungsweg n/a oder BSP und Lodge'''
  
−
===== Zahlung erfassen via Datatrans oder Saferpay =====
+
Lodge-Zahlungen sind nur in Commercial-Dossiers möglich, wenn entweder auf dem Dossierinhaber oder dem Rechnungsempfänger eine Lodge-Kreditkarte hinterlegt ist.
 +
Im Fall von Lodge muss auf dem 2. Zahlungsscreen die entsprechende Rechnungsposition oder bei Flugtickets, unter der entsprechenden Rechnungsposition das Flugticket ausgewählt werden, der Betrag ist dann nicht veränderbar. Es muss pro Flugticket eine Zahlung erfasst werden. Zudem steht unter Kundenkreditkarte nur die hinterlegte Lodge-Kreditkarte zur Auswahl. Die Zahlungsform und die Lodge Kreditkarte werden [[#Technische/Funktionale Details|validiert]].
  
−
Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.
+
</module>
  
−
Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚Datatrans‘ resp. ‚Saferpay‘.
+
&nbsp;
  
−
{|
+
<module name="EFT Pos">
−
! Feld
+
''' Zahlungsweg EFT POS '''
−
! Beschreibung
+
 
−
|-
+
[[File:EFTPOS.PNG|thumb|300px|topmiddle|Zahlung über EFT POS]]
−
| Kunde
+
 
−
| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
+
 
−
|-
+
Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird der Zahlungsweg 'EFT POS' gewählt, so ist es nicht möglich die Kreditkartendaten auf diesem Screen einzugeben. Denn beim Zahlungsweg 'EFT POS' ist der Kunde vor Ort in der Filiale und bezahlt die Reise mit der physischen Kreditkarte über das EFT Pos Gerät (Präsenz-Zahlung).
−
| Zahlungsmittel
+
 
−
| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
+
</module>
−
|-
+
 
−
| Zahlungsweg
+
=== Darstellung des 3. Zahlungsscreen mit Zahlungsmittel 'Karten' ===
−
| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
+
 
−
|-
+
[[File:PaymentPage.PNG|thumb|300px|Datatranszahlungsseite]]
−
| Manuelle Zahlung
 
−
| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
 
−
Wenn das Häkchen hier für Korrekturzwecke aktiviert wird, wird bei Datatrans / Saferpay keine Zahlung ausgelöst.
 
−
|}
 
  
−
Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:
+
<module name="Datatrans">Wird beim Zahlungsweg Datatrans, Zahlungsscreen  2. 'Andere Kreditkarte' angewählt, muss mit dem Button 'Weiter' die Datatranszahlungsseite geöffnet werden, um die Zahlung zu erfassen.
  
  
Zeile 257: Zeile 248:
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
 
|-
 
|-
−
| Kunde
+
| Name auf Karte
−
| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
+
| Name des Karteninhabers
 
|-
 
|-
−
| Rechnung
+
| Karten Nr.
−
| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
+
| Kreditkarten-Nummer
 
|-
 
|-
−
| Betrag
+
| Monat / Jahr
−
| Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.
+
| Monat und Jahrangaben gemäss Kreditkarte
−
(Hinweis: Je nach Vertrag zwischen dem Reisebüro und Saferpay/Datatrans können keine Fremdwährungszahlungen abgewickelt werden).
 
−
 
 
−
Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.
 
 
|-
 
|-
−
| Datum
+
| CVV/CVC Code
−
| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
+
| Zwingend oder Optional, je nach [[#Datatrans|Einstellung bei Datatrans]]
 
|-
 
|-
−
| Kundenkreditkarte
+
|}
−
| Falls auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert wurde, kann diese über das Drop-Down Menü ausgewählt werden.
+
</module>
  
−
Soll eine neue Kreditkarte benutzt resp. gespeichert werden, ‚Andere Kreditkarte‘ auswählen.
+
= Arbeitsabläufe / Prozesse =
  
−
Bei Datatrans werden die Kreditkartendaten in Umbrella.net verschlüsselt. Im Hintergrund werden die Daten an Datatrans gesendet und stehen so für zukünftige Transaktionen bereit.
+
== Zahlung anfügen ==
−
|-
 
−
| Kreditkardendaten
 
−
|  Falls die Kreditkarte nicht auf dem Kunden gespeichert wurde, können die Daten hier eingetragen und ggf. gespeichert werden.
 
  
−
Hinweis: Bei Zahlungen über Datatrans werden die Kreditkartendaten automatisch verschlüsselt.
+
Eine neue Zahlung wird über den Button 'Zahlung anfügen' angefügt. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Zahlungsvorgängen können den vorhergegangenen Beschreibungen entnommen werden.
−
|-
 
−
| Bemerkung
 
−
| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
 
−
|-
 
−
| Quittung anschliessend öffnen
 
−
| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.  
 
−
|}
 
  
 +
'''''Kuoni Modul:''' Das Anfügen von Zahlungen ist nur mit der Berechtigung Buchhalter&nbsp;erlaubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist''
  
−
''' Bereich Storno '''
+
&nbsp;
  
−
Zahlungen können storniert werden, sofern noch kein Tagesabschluss gemacht wurde. Wurde der Tagesabschluss bereits erstellt, so muss der Betrag gutgeschrieben werden.
+
== Zahlungen stornieren ==
  
−
Um die Zahlung zu stornieren, auf das Icon  klicken.  
+
Um eine Zahlung zu stornieren, muss im Bereich 'Zahlungseingänge' auf das 'X' hinter der Zahlung geklickt werden. Details [[#Zahlung_stornieren|hier]]
  
−
Es erscheint eine Meldung, diese bestätigen.
+
'''''Kuoni Modul:'''&nbsp;'Das Stornieren von Zahlungen ist nur mit der Berechtigung Buchhalter erlaubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist''
  
−
Die Zahlung wird nun kursiv im Dossier dargestellt.
+
&nbsp;
  
 +
<module name="Datatrans">
 +
== Teilrückerstattung Datatrans ==
  
 +
[[File:Teilrefund_Datatrans.PNG|thumb|300px|topmiddle|Teilrückerstattung Datatrans]]
  
−
===== EFT-Pos Zahlung erfassen =====
+
Wenn mit dem Modul Datatrans gearbeitet wird ist es möglich, eine Teilrückerstattung vorzunehmen. Hierzu wird im Bereich 'Zahlungseingänge' auf das 'X' hinter der entsprechenden Zahlung geklickt. Anschliessend öffnet sich ein Zahlungsscreen, auf welchem der Rückerstattungsbetrag eingegeben werden kann. Der rückerstattete Betrag ist anschliessend im Dossier im Bereich 'Zahlungen' ersichtlich.
  
−
Hinweis: Um Kreditkartenzahlungen über das EFTpos-Gerät entgegennehmen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚EFTPos‘ gearbeitet werden.
 
  
−
Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.
+
</module>
  
−
+
== Quittung anzeigen ==
  
−
Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚EFT POS‘.  
+
Wurde eine Zahlung entgegengenommen, so kann im Dossier im Bereich 'Zahlungseingänge' mit einem Klick auf den Link der Zahlung die Quittung angezeigt und ausgedruckt werden. Was auf der Quittung angedruckt wird variert je nach Art der Zahlung.
  
−
{|
+
*[[Media:Quittung_Zahlung.pdf|Beispiel einer Quittung]]
−
! Feld
 
−
! Beschreibung
 
−
|-
 
−
| Kunde
 
−
| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
 
−
|-
 
−
| Zahlungsmittel
 
−
| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
 
−
|-
 
−
| Zahlungsweg
 
−
| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
 
−
|-
 
−
| Manuelle Zahlung
 
−
| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
 
−
Wenn das Häkchen hier für Korrekturzwecke aktiviert wird, wird über das EFT-Pos Gerät keine Zahlung ausgelöst.
 
−
|}
 
  
−
Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:
+
'''Registrierkassenpflicht Österreich ''' <module name="Umbrella.net Austria">
 +
Die Belege erfüllen die Anforderungen der Registrierkassenpflicht für 2017 mit Bezeichnung des Unternehmens, fortlaufende Belegnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden, Datum der Belegausstellung, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung, QR-Code, verschlüsselter Umsatzzähler, Kassenidentifikationsnummer sowie den Betrag der Barzahlung. Wird eine Zahlung angefügt mit einer Zahlungsart die "Relevant für Registrierkassenpflicht" gesetzt hat, wird der Beleg zur Signatur an Fiskaltrust geschickt und mit dem maschinenlesbaren QR-Code versehen.
  
−
{|
+
</module>
−
! Feld
 
−
! Beschreibung
 
−
|-
 
−
| Kunde
 
−
| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
 
−
|-
 
−
| Rechnung
 
−
| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
 
−
|-
 
−
| Betrag
 
−
| Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.
 
−
(Hinweis: Je nach Vertrag zwischen dem Reisebüro und Saferpay/Datatrans können keine Fremdwährungszahlungen abgewickelt werden).
 
  
−
Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.
+
== Beleg anzeigen ==
−
|-
 
−
| Datum
 
−
| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
 
−
|-
 
−
| Bemerkung
 
−
| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
 
−
|-
 
−
| Quittung anschliessend öffnen
 
−
| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
 
−
|}
 
  
−
Wird dann auf ‚Hinzufügen‘ geklickt, so hat der Kunde 60 Sekunden Zeit die Kreditkarte ins Gerät zu schieben und den Betrag zu bestätigen, resp. den Code einzugeben.  
+
Im Dossier im Bereich 'Zahlungseingänge' kann mit einem Klick auf das Icon vor der entsprechenden Zahlung der Beleg der Zahlung angezeigt werden.
  
−
Bei erfolgreicher Transaktion wird die Zahlung im Dossier unter ‚Zahlungseingänge‘ ersichtlich und falls das Häkchen aktiviert wurde, öffnet sich die Quittung.
+
&nbsp;
  
 +
= Technische/Funktionale Details =
  
−
===== Kreditkartenzahlung BSP =====
+
== Voreinstellungen / Defaults / Automatismen ==
  
−
Nach Import der Flugbuchung erscheint die BSP-Zahlung automatisch im Bereich ‚Zahlungseingänge‘.  
+
Bei mehreren offenen Rechnungen für den gleichen Rechnungsempfänger erscheint im zweiten Zahlungsscreen die oberste Rechnung gemäss Dossierübersicht. Sollte die Zahlung einer anderen Rechnung zugewiesen werden, kann via die Auswahlliste die gewünschte Rechnung angewählt werden.
−
Die Zahlung wird auf der Rechnung dann automatisch abgezogen.
 
−
Falls eine BSP-Zahlung nacherfasst werden muss, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.  
 
  
−
Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Beim Zahlungsweg ‚BSP‘ auswählen.
+
[[File:ZweiRG.PNG|300px|Rechnung auswählen]]
  
−
{|
+
Der vorgeschlagene Betrag im zweiten Zahlungsscreen ist immer der offene Betrag der ausgewählten Rechnung. Sollte eine andere Rechnung, mit unterschiedlichem Betrag ausgewählt werden, wird der Betrag angepasst.
−
! Feld
 
−
! Beschreibung
 
−
|-
 
−
| Kunde
 
−
| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person/Firma handelt.
 
−
|-
 
−
| Zahlungsmittel
 
−
| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
 
−
|-
 
−
| Zahlungsweg
 
−
| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für BSP-Zahlungen muss der Zahlungsweg 'BSP' angweählt werden.
 
−
|-
 
−
| Manuelle Zahlung
 
−
| Die Funkton 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Für manuelle BSP-Zahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
 
−
|}
 
  
−
Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:
+
[[File:Betrag.PNG|300px|Betrag ändern]]
  
−
{|
+
<module name="EFT Pos">
−
! Feld
+
Die Zahlungsform und die Kreditkartennummer werden beim Zahlungsweg 'EFT Pos' validiert. Wenn eine Zahlungsform z.B. "Visa" gewählt wurde, der Kunde aber zahlt mit seiner Mastercard, dann wird beim Speichern der Zahlung die Zahlungsform automatisch auf "Mastercard" abgeändert.</module>
−
! Beschreibung
 
−
|-
 
−
| Kunde
 
−
| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
 
−
|-
 
−
| Rechnung
 
−
| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
 
−
|-
 
−
| Rechnungsposition
 
−
| Für die manuelle Nacherfassung einer BSP-Zahlung muss hier eine Rechnungsposition ausgwählt werden.
 
−
|-
 
−
| Betrag
 
−
| Der Betrag wird automatisch von der ausgewählten Rechnungsposition übernommen.
 
−
|-
 
−
| Datum
 
−
| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
 
−
|-
 
−
| Kundenkreditkarte
 
−
| Falls die Kreditkarte auf dem Kundenprofil gespeichert ist, kann diese hier über das Drop-Down-Menü ausgewählt werden.
 
−
|-
 
−
| Kreditkartendaten
 
−
| Wurde im Feld 'Kundenkreditkarte' die Option 'Andere Kreditkarte' gewählt, werden hier die Kreditkartendaten eingetragen und ggf. gespeichert.
 
−
|-
 
−
| Bemerkung
 
−
| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
 
−
|-
 
−
| Quittung anschliessend öffnen
 
−
| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
 
−
|}
 
  
 +
<module name="Datatrans">
 +
Beim Erfassen einer Kreditkarte auf dem Kunden sowie beim Erfassen einer Kreditkarte auf dem zweiten Zahlungsscreen wird die Zahlungsform und die Kreditkartennummer validiert. Wird z.B. die Zahlungsform 'VISA' gewählt und die Nummer entspricht dem Nummernkreis von 'Mastercard', kann die Kreditkarte nicht gespeichert werden. Es erscheint ein entsprechender Hinweis.</module>
  
 
<module name="Commercial">
 
<module name="Commercial">
 +
Zahlungen mit Lodgekarten (Airplus, American Express), die auf dem Kunden mit [[Kunde#Register Kreditkarten|'Lodge']] definiert sind, haben den Zahlungsweg 'BSP' vorgegeben und das Flag 'Lodge' gesetzt.
 +
 +
Die eingegebenen Kombinationen von Kreditkarte / Zahlungsweg / Flag 'Lodge' werden validiert und wenn nötig nicht zugelassen. So wird eine Kombination von VISA /Datatrans / Flag 'Lodge' abgefangen und die Zahlung wird nicht ausgeführt.
  
 +
Hat der Rechnungsempfänger die Einstellung 'Autom. Lodge-Zahlung' hinterlegt, wird die Zuweisung 'Flugposition / Flugticket / BSP CC-Direktzahlung' für das Flugticket validiert. Wurde z.B. eine Flugposition mit zwei Flugtickets auf zwei Rechnungen verteilt und die BSP CC-Direktzahlung nur der Flugposition zugewiesen und nicht dem Flugticket, kann die Rechnung nicht nummeriert werden. Korrekturen siehe [[Troubleshooting#Fehlermeldungen im Doceditor|Troubleshooting]].
 +
</module>
  
−
==== Commercial Zahlungen erfassen ====
+
Zahlungen mit anderen Kreditkarten, z.B. VISA, Mastercard etc, haben den Zahlungsweg je nach Modulnutzung vorgegeben. Ist z.B. das Modul Datatrans aktiviert, wird automatisch der Zahlungsweg Datatrans vorgegeben. Ist kein Modul für Kreditkartenzahlungen aktiviert, wird automatisch der Zahlungsweg 'BSP' vorgegeben.
  
−
===== Manuelle Lodgezahlung =====
+
<module name="Einkauf">
 +
Wird eine BSP CC-Direktzahlung manuell für ein Flugticket und zugehörigem Einkauf erfasst, so wird die Zahlung automatisch auf den Einkauf referenziert.</module>
  
−
Um eine manuelle Lodgezahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.
+
&nbsp;
−
Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf AirPlus resp. Amex BTA umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.
 
  
−
{|
+
&nbsp;
−
! Feld
+
 
−
! Beschreibung
+
&nbsp;
−
|-
 
−
| Kunde
 
−
| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person/Firma handelt.
 
−
|-
 
−
| Zahlungsmittel
 
−
| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
 
−
|-
 
−
| Zahlungsweg
 
−
| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für manuelle Lodgezahlungen muss der Zahlungsweg `n/a` angewählt werden.
 
−
|-
 
−
| Lodge
 
−
| Für manuelle Lodgezahlungen muss das Häkchen 'Lodge' aktiviert sein.
 
−
|-
 
−
| Manuelle Zahlung
 
−
| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
 
−
Für manuelle Lodgezahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
 
−
|}
 
  
−
Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:
+
&nbsp;
  
−
{|
+
== Datatrans ==
−
! Feld
 
−
! Beschreibung
 
−
|-
 
−
| Kunde
 
−
| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
 
−
|-
 
−
| Rechnung
 
−
| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
 
−
|-
 
−
| Rechnungsposition
 
−
| Für Lodgezahlungen muss eine Rechnungsposition ausgewählt werden.
 
−
|-
 
−
| Betrag
 
−
| Der Betrag wird von der ausgewählten Dossierposition übertagen.
 
−
|-
 
−
| Datum
 
−
| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
 
−
|-
 
−
| Kundenkreditkarte
 
−
| Es wird die auf dem Kunden hinterlegte Lodge-Kreditkarte vorgeschlagen.
 
−
|-
 
−
| Kreditkartendaten
 
−
| Es werden die Kreditkatendaten der gespeicherten Lodge-Kreditkarte angezeigt. Es ist nicht möglich, Lodge-Kreditkarten in diesem Fenster zu speichern. Diese müssen im Kundenprofil gespeichert werden.
 
−
|-
 
−
| Bemerkung
 
−
| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
 
−
|-
 
−
| Quittung anschliessend öffnen
 
−
| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach hinzufügen der Zahlung die Quittung.
 
−
|}
 
  
 +
<module name="Datatrans">
 +
[http://www.umbrella.ch/doc/images/9/95/Manual_Datatrans_Zahlungen.pdf Anleitung Datatranszahlungen]
  
−
===== Manuelle Lodge BSP Zahlung anfügen =====
+
Werden Kreditkartenzahlungen in Umbrella.net entgegengenommen, so können die vollständigen Kreditkartendaten erfasst werden. Diese werden beim Speichern sofort verschlüsselt und im Kundenprofil wird anstelle der Kreditkartennummer eine Alias ersichtlich (z.B. 490115ABCDEF1234). Die vollständige Kreditkartennummer wird auf dem Server von Datatrans gespeichert und bei jedem zukünftigen Zahlungsvorgang dort abgerufen.
  
−
Falls eine BSP-Zahlung nacherfasst werden muss, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.  
+
Es kann pro Merchand ID bei Datatrans eingestellt werden, ob die CVV zwingend oder optional eingegeben werden muss. Wenn die CVV zwingend einzugeben ist und die Kreditkarte zum ersten Mal verwendet wird, muss die CVV auf der Zahlungsseite von Datatrans eingegeben werden. Wird die Kreditkarte vor der Zahlungserfassung auf dem Kunden gespeichert oder zum zweiten Mal verwendet und ist somit verschlüsselt, ist die CVV Eingabe nicht erforderlich.
  
−
Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte d.h. Airplus resp. American Express umgestellt werden. Beim Zahlungsweg ‚BSP‘ auswählen.
 
  
−
{|
+
=== BSP-Zahlungen ===
−
! Feld
 
−
! Beschreibung
 
−
|-
 
−
| Kunde
 
−
| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
 
−
|-
 
−
| Zahlungsmittel
 
−
| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
 
−
|-
 
−
| Zahlungsweg
 
−
| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für BSP-Zahlungen muss der Zahlungsweg 'BSP' angewählt werden.
 
−
|-
 
−
| Lodge
 
−
| Für manuelle BSP-Direktzahlungen mit Lodge-Kreditkarten muss das Häkchen 'Lodge' aktiviert sein.
 
−
|-
 
−
| Manuelle Zahlung
 
−
| Die Funktion 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
 
−
|}
 
  
−
Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:
+
Umbrella.net bietet die Möglichkeit [[Mandant#Register Administration|PCI-Compliant]] mit maskierten CC-Nummern zu arbeiten. Dazu muss:
 +
* Bei Umbrella ein Faces-Account angefordert werden
  
−
{|
 
−
! Feld
 
−
! Beschreibung
 
−
|-
 
−
| Kunde
 
−
| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
 
−
|-
 
−
| Rechnung
 
−
| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
 
−
|-
 
−
| Rechnungsposition
 
−
| Für die manuelle Nacherfassung einer BSP-Zahlung muss hier eine Rechnungsposition ausgewählt werden.
 
−
|-
 
−
| Betrag
 
−
| Der Betrag wird automatisch von der ausgewählten Rechnungsposition übernommen.
 
−
|-
 
−
| Datum
 
−
| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
 
−
|-
 
−
| Kundenkreditkarte
 
−
| Es wird die auf dem Kunden hinterlegte Lodge-Kreditkarte vorgeschlagen.
 
−
|-
 
−
| Kreditkartendaten
 
−
| Es werden die Kreditkatendaten der gespeicherten Lodge-Kreditkarte angezeigt. Es ist nicht möglich, Lodge-Kreditkarten in diesem Fenster zu speichern. Diese müssen im Kundenprofil gespeichert werden.
 
−
|-
 
−
| Bemerkung
 
−
| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
 
−
|-
 
−
| Quittung anschliessend öffnen
 
−
| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
 
−
|}
 
−
</module>
 
  
 +
* Amadeus WSAP Zugriff muss eingerichtet werden (damit PNRs gelesen werden können)
 +
* Der Faces WSAP auf die OID muss so eingestellt sein dass die CC-Nummern Klartext übermittelt werden
 +
* Der AIR-Export muss so umgestellt werden dass die CC-Nummern ausge-x-t werden (bis auf die letzten 4 Stellen)
  
−
==== Zahlung in Fremdwährung ====
 
  
−
'''(Modul)'''
 
  
−
Eine Barzahlung in einer Fremdwährung wird über ‚Zahlung anfügen‘ angefügt.
+
* Galileo HAP (Host Access Point) Zugriff muss eingerichtet werden (damit PNRs gelesen werden können)
 +
* Der Faces HAP auf den PCC muss so eingestellt sein dass die CC-Nummern Klartext übermittelt werden
 +
* Der GMIR-Export muss so umgestellt werden dass die CC-Nummern ausge-x-t werden (bis auf die letzten 4 Stellen)
  
−
{|
 
−
! Feld
 
−
! Beschreibung
 
−
|-
 
−
| Rechnung
 
−
| Auswählen zwischen einer bestehenden Rechnung (nummeriert oder unnummeriert) und 'Vorauszahlung'.
 
−
|-
 
−
| Kunde
 
−
| Automatisch wird der Dossier-Inhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
 
−
|-
 
−
| Zahlungswährung
 
−
| Hier die Fremdwährung über das Drop-Down Menü wählen, es stehen EUR, GBP und USD zur Verfügung.
 
−
|-
 
−
| Betrag
 
−
| Hier manuell den Betrag in Fremdwährung einfügen.
 
−
|-
 
−
| Betrag in CHF
 
−
| Umbrella rechnet den Betrag automatisch in CHF um.
 
−
|-
 
−
| Wechselkurs
 
−
| Der aktuelle Kurs wird jeweils von der Buchhaltung bestimmt.
 
−
|-
 
−
| Zahlungsform
 
−
| Die entsprechende Zahlungsform anwählen. Es werden Zahlungen in CHF und EUR (nur Noten) akzeptiert.
 
−
|}
 
  
−
==== Auszahlung an Kunde ====
 
  
−
Bei einem Minusbetrag befindet sich auf dem Dokument der TExt 'Betrag erhalten', welches dem Kunden zur Unterschrift gegeben werden kann.
+
Mit diesem Setup macht Umbrella.net ein CC-Nummer Lookup für BSP-Zahlungen, falls:
 +
* AirPlus-Zahlung
 +
* Amex-Zahlung, falls auf der Filiale eine BTA SE Nummer gesetzt ist
  
 +
</module>--[[Benutzer:Jasmin|Jasmin]] ([[Benutzer_Diskussion:Jasmin|Diskussion]]) 10:33, 21. Mär. 2018 (CET)
  
−
==== Zahlung löschen ====
+
== Zahlung stornieren ==
  
−
Im Bereich Zahlungseingänge auf der Dossierübersicht befindet sich hinter jeder Zahlung ein Kreuzchen. Wenn Sie dieses Kreuzchen anklicken, wird die Zahlung gutgeschrieben. Sie erhalten eine neue Zahlung, welche die vorhergehende ausgleicht. Die beiden Zahlungsbelege sind nun kursiv geschrieben und grau hinterlegt.
+
Wird eine Zahlung mit ‚X‘ aus der Dossierübersicht storniert gilt:
  
−
Aus buchhalterischen Gründen können Zahlungen, welche sich bereits mal auf einer nummerierten Rechnung befunden haben, nicht mehr storniert werden. Solche Zahlungen müssen manuell (mit Payment-Out = Minus-Zahlung) korrigiert werden.
+
*Ausgangslage: Die Zahlung befindet sich auf einer nummerierten Rechnung:
 +
**Storno Zahlung = Valutadatum Zahlung  
 +
**Storno Zahlungsverteilung = Valutadatum der [[#Zahlungsverteilungen|Zahlungsverteilung]] 
  
−
==== Teilrückerstattungen ====
+
&nbsp;
  
−
Datatrans
+
*Ausgangslage: Die Zahlung ist keiner Rechnung zugewiesen:
 +
**Storno Zahlung = Valutadatum Zahlung 
  
−
= Technische/Funktionale Details =
+
&nbsp;
  
−
* Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse
+
<module name="Commercial">Eine Ausnahme gilt für die Lodgezahlungen, welche per Valuta der Denummerieren (heute) storniert werden.</module>
  
−
* In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
+
<module name="Belege-Export">Ist das Module 'Belege-Export' aktiviert, gelten obige Einschränkungen nicht. Es wird davon ausgegangen dass die OP-Liste im externen Buchhaltungssystem geführt wird.</module>
  
−
* Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."
+
<module name="Datatrans">
 +
''' Datatrans Zahlung stornieren '''
  
 +
* Der Kunde erhält keine Belastung, wenn eine Zahlung am gleichen Tag storniert wird.
 +
* Ab dem zweiten Tag bis zum 180 Tag nach der Zahlungserfassung kann eine Zahlung gutgeschrieben werden.
 +
</module>
  
 +
<module name="EFT Pos">
 +
''' EFT-Pos Zahlung stornieren '''
  
−
== Zahlung stornieren ==
+
* Storniert werden kann immer nur die zuletzt getätigte Zahlung über das Terminal
−
Es gelten folgende Prämissen:
+
* Wenn die Zahlung, die storniert werden soll nicht die zuletzt getätigte ist, muss eine Gutschrift auf die Kreditkarte des Kunden erfasst werden.
 +
* Die Gutschrift muss über das EFT-POS Gerät erfolgen.
 +
* Zahlungen die schon in einem Tagesabschluss sind, können nicht mehr storniert werden
 +
</module>
  
−
# Ein Zahlungsstorno ist immer ein Korrektur, nie eine Auszahlung. Die zu stornierende Zahlung hat also so wie erfasst nie stattgefunden (ggf. falsches Datum, falscher Betrag, falsche Zahlungsform etc.). Auszahlungen werden separat als negative Zahlungen erfasst. Daraus folgt dass das Valutadatum eines Zahlungsstornos immer auf das Zahlungsdatum selbst gesetzt.
+
<module name="Einkauf">BSP Direktzahlungen, die auf einem aktiven Einkauf referenziert sind, können nicht storniert werden. Falls die Zahlung dennoch storniert werden soll, muss diese zuerst auf dem betreffenden Einkauf entfernt werden oder der betreffende Einkauf annulliert werden.</module>
−
# Ein Zahlungsstorno darf nicht nachträglich eine OP Liste verändern.
 
  
−
Um obige Prämissen einzuhalten, darf eine Zahlung nicht mehr storniert werden, falls
+
== Zahlungsverteilungen ==
  
−
# es Zahlungsverteilungen gibt, welche schon storniert wurden, wobei das Stornodatum ungleich Zahlungsdatum ist
+
Wenn zwei Belege miteinander verbunden werden (z.B. Rechnung und Zahlung, Einkäufe miteinander ausgleichen, Lieferantenzahlungen miteinander verrechnen) werden Zahlungsverteilungen erstellt. Die Zahlungsverteilungen haben Auswirkungen auf die OP-Listen, dh. bis zur Zahlungsverteilung bleibt ein Beleg offen. Für das Valuta- und Stornodatum von Zahlungsverteilungen gelten die folgenden Regeln:
−
# es eine Zahlungsverteilung auf eine nummerierte Rechnung gibt, wobei:
 
−
## die Zuweisung der Zahlungsverteilung NACH dem Zahlungsdatum erfolgte
 
−
## die Rechnung NACH erfolgter Zahlungsverteilung nummeriert wurde.
 
  
−
Hintergrund zu (1): wird eine Zahlung storniert, dann werden auch alle Zahlungsverteilungen per Zahlungsdatum storniert. Gibt es nun schon stornierte Zahlungsverteilungen, würde bei diesen das Stornodatum neu auf das Zahlungsdatum gesetzt. Das verändert die historische OP-Liste und verletzt damit Prämisse 2.
+
Wird eine Zahlung einer nummerierten Rechnung zugewiesen gilt:
  
−
Hintergrund zu (2): eine Zahlunsverteilung muss per Zahlungsdatum storniert werden. Die Zahlungsverteilung im Fall (2) hätte damit aber ein Stornodatum welches VOR dem Valutadatum liegt, die Rechnung würde für diesen Zeitraum invers offen sein.
+
*Ausgangslage: Valutadatum der Zahlung vor Valuta Rechnung:
 +
**Valuta Zahlungsverteilung: Valutadatum der Rechnung  
  
−
Ungeachtet obiger Einschränkungen kann eine Zahlung mit ''Zahlungsdatum in der Zukunft'' immer storniert werden, da diese Zahlung keine historische OP-Liste beeinflussen kann.
+
*Ausgangslage: Valutadatum der Zahlung nach Valuta Rechnung
 +
**Valuta Zahlungsverteilung: Valutadatum der Zahlung  
  
 +
*Ausgangslage: die Rechnung wird neu nummeriert
 +
**Storno Zahlungsverteilung: Valutadatum der ‚Denummerierung‘ (heute)
 +
**Valuta neue Zahlungsverteilung: Valutadatum ‚Nummerierung‘ (heute) 
  
−
<module name="Belege-Export">
+
Wird eine Zahlung in der [[Dossier#Register_Finanzen|Dossier Finanzsicht]] von einer bereits nummerierten Rechnung auf eine andere bereits nummerierte Rechnung umverteilt, gilt:
  
−
Ist das Module 'Belege-Export' aktiviert, gelten obige Einschränkungen nicht. Es wird davon ausgegangen dass die OP-Liste im externen Buchhaltungssystem geführt wird.
+
*Zahlung umverteilen:
 +
**Storno Zahlungsverteilung: Stornodatum = Valutadatum der Zahlungsverteilung
 +
**Valuta neue Zahlungsverteilung: Regeln gemäss Beschrieb oben 
  
−
</module>
+
<!--
 +
Interne Referenzen:
 +
JNET-3515 / Valutadatum von Verteilungen
 +
JNET-3626 / Valutadatum von Verteilungen
 +
JNET-6841 / Stornodatum von Lodge-Zahlungen
 +
JNET-8045 / Matrix welches Valuta/Storno Datum für welchen GF
 +
JNET-8148 / Compensation since Datum darf nicht vor Valuta des Belegs sein (Debi)
 +
JNET-8533 / SQL Bereinigung der Comp.Since Daten
 +
JNET-8534 / Compensation since Datum darf nicht vor Valuta des Belegs sein (Kredi)
 +
JNET-8782 / Valutadatum bei Debitoren-Sammelzahlungen und Rechnungszuweisung
 +
JNET-8883 / Valutadatum bei EK ohne Rg.-Datum und Valuta der Zhlg in der Vergangenheit
 +
-->

Aktuelle Version vom 7. November 2018, 10:56 Uhr

Übersicht

Über diesen Bildschirm werden Kundenzahlungen abgewickelt. Dabei können verschiedene Arten von Kundenzahlungen abgewickelt werden. So beispielsweise Bankzahlungen oder Barzahlungen, Geschenkgutschein-Zahlungen oder Zahlungen über Kreditkarten.

Im Spezialfall sind auch das manuelle Anfügen von BSP-Direktzahlungen sowie im Falle von Commercial das manuelle Anfügen von Lodge-Zahlungen betroffen.

 

Begriffsklärung

Zahlungsmittel Unter Zahlungsmitel wird die 'Art des Geldes' verstanden, welche für die Zahlungsabwicklung verwendet wird. So z.B. Kreditkarten, Barzahlungen oder Geschenkgutscheine.
Zahlungsweg Der Zahlungsweg beschreibt, über welchen Weg das Geld zum Reisebüro gelangt. So beispielsweise über Datatrans oder EFT-Pos.

Layout

1. Screen Zahlungen

Benutzeroberfläche

Erster Zahlungsscreen

Feld Beschreibung
Kunde * Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt. Über den grünen Pfeil am rechten Rand des Feldes kann der ausgewählte Kunde in Umbrella.net geöffnet werden.
Zahlungsmittel Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Es stehen die folgenden Zahlungsmittel zur Verfügung:
  • Karten: Hier können die verschiedenen Kreditkartenarten ausgewählt werden
  • Gutscheine (Nummer in Umbrella erfasst): Dieses Zahlungsmittel wird ausgewählt für Gutscheine, welche in Umbrella.net erfasst wurden.
  • Andere: Dieses Zahlungsmittel ist u.a. verfügbar für Bankzahlungen oder Barzahlungen.
Zahlungsweg Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Die Auswahl im Dropdown-Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird:
  • n/a: Dieser Zahlungsweg wird gewählt, wenn keiner der anderen verfügbaren Zahlungswege zutrifft.
  • Module: DatatransDatatrans: Dieser Zahlungsweg wird gewählt, wenn eine Kreditkartenzahlung über Datatrans-Zahlung entgegengenommen werden soll.
  • BSP: Dieser Zahlungsweg wird dann gewählt, wenn eine BSP Zahlung manuell im Dossier angefügt werden muss.
  • Module: EFT PosEFT POS: Dieser Zahlungsweg wird gewählt, wenn eine Kreditkartenzahlung über das EFT POS - Gerät abgewickelt werden soll. Dieser Zahlungsweg ist nur für Kuoni und TUI anwendbar.


Lodge
Module: CommercialWenn manuell eine Lodge-Zahlung erfasst werden soll, muss hier das Häkchen gesetzt werden. Das Lodge-Häkchen ist nur in Kombination mit dem Zahlungsmittel Kreditkarte und dem Zahlungsweg 'n/a' oder 'BSP' möglich. Lodge-Zahlungen sind zudem nur in Commercial-Dossiers möglich, wenn entweder auf dem Dossierinhaber oder dem Rechnungsempfänger eine Lodge-Kreditkarte hinterlegt ist.
Manuelle Zahlung
Dieses Häkchen dient der manuellen Korrektur oder der Nacherfassung von Zahlungen. Hiermit wird eine automatische maschinelle Zahlungsverarbeitung (Datatrans und EFT POS) unterbunden, die Zahlung aber dennoch mit dem gewählten Zahlungsweg registriert.

 

Zweiter Zahlungsscreen

Darstellung des 2. Zahlungsscreen mit Zahlungsmittel 'Andere'

2. Zahlungsscreen mit Zahlungsmittel 'Andere'

Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Andere' aufgeführt ist, so wird der 2. Zahlungsscreen wie folgt dargestellt:

 

Feld Beschreibung
Kunde Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Zahlungsscreen übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden.
Rechnung Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.

Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt.

Betrag In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben.
Module: Fremdwährung

Wird mit dem Modul Fremdwährung gearbeitet, kann hier zuerst zwischen den Währungen CHF, EUR, USD und GBP gewählt werden. Anschliessend wird der Betrag der Zahlung eingegeben.


Module: FremdwährungBetrag in CHF
 Wurde im Feld Betrag ein Betrag in Fremdwährung eingegeben, so wird hier der in CHF umgerechnete Betrag eingegeben.
Module: FremdwährungWechselkurs
Hier wird automatisch der Wechselkurs der gewählten Währung in Relation zu CHF angezeigt.
Datum Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden.
Referenznummer Je nachdem was auf der Zahlungsform eingestellt wurde, ist Eingabe der Referenznummer nicht ersichtlich, optional oder zwingend.
Bemerkung Bei Bedarf kann hier eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung dieser Zahlung angezeigt.
Bemerkung auf Rechnung verwenden Wird das Häkchen hier gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt.
Quittung anschliessend öffnen Wird das Häkchen hier gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.

Darstellung des 2. Zahlungsscreen mit Zahlungsmittel 'Gutscheine' (Nummer in Umbrella erfasst)

Geschenkgutschein

Wird auf dem 1. Zahlungsscreen das Zahlungsmittel 'Geschenkgutschein' gewählt, so können Geschenkgutscheine an Zahlung genommen werden, welche in Umbrella.net erfasst worden sind. In der Gutscheinverwaltung sind die in Umbrella.net erfassten Geschenkgutscheine ersichtlich.

Auf dem 2. Zahlungsscreen unterscheiden sich die folgenden Felder von denen im Zahlungsablauf mit dem Zahlungsmittel 'Andere':

 

Feld Beschreibung
Gutschein In diesem Feld wird die Nummer des im Umbrella.net erfassten Geschenkgutscheins eingetragen.
Betrag Der Betrag wird automatisch eingetragen. Er entspricht dem Gesamtbetrag des Gutscheins, falls dieser geringer als der Rechnungsbetrag ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird der Rechnungsbetrag eingetragen. Der Betrag kann manuell angepasst werden. Ein Gutschein muss nicht komplett ausgegeben werden. Es können also mehrere Zahlungen mit dem selben Gutschein durchgeführt werden. Hinweis: Die Währung der Zahlung wird durch die Währung des Gutscheins definiert. Mit einem - z.B. - CHF Gutschein kann nicht in EUR bezahlt werden.

 

 

 

Darstellung des 2. Zahlungsscreen mit Zahlungsmittel 'Karten'

Übersicht Kreditkartenzahlungen

In Bezug auf Kreditkartenzahlungen wird zwischen Präsenz-Zahlungen, Distanz-Zahlungen und BSP-Zahlungen unterschieden.

Präsenz-Zahlung Der Kunde ist im Reisebüro anwesend und bezahlt die Reise mit seiner Kreditkarte über das EFT POS-Gerät.
Distanz-Zahlung Der Kunde ist nicht im Reisebüro anwesend. Die Zahlung wird aus Umbrella.net über Datatrans abgewickelt.
BSP-Zahlung Die Kreditkarte wurde über ein GDS (Galileo, Amadeus, Sabre, Worldspan) abgewickelt.

 

Zahlungswege n/a oder Datatrans

Zahlung über n/a
Zahlung über Datatrans mit gespeicherter Kreditkarte

Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird ein Zahlungsweg 'n/a' oder 'Datatrans' gewählt, so wird der 2. Zahlungsscreen um die folgenden Felder ergänzt:

 

Feld Beschreibung
Module: DatatransKundenkreditkarte
 Wurde auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert, so kann diese über das Dropdown-Menü ausgewählt werden. Wurde noch keine Kreditkarte erfasst, resp. soll eine andere Kreditkarte erfasst werden, hier die Option 'Andere' wählen.

Wenn hier eine bereits bestehende Kundenkreditkarte ausgewählt wird, so sind die nachfolgend beschriebenen Felder im Bereich 'Kreditkarten' nicht editierbar.

Kreditkartentyp Der Kreditkartentyp wird anhand des auf dem 1. Zahlungsscreen gewählten Zahlungsmittel gesetzt und kann hier nicht mehr manuell verändert werden.
Name auf der Karte Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen.
Kreditkartennummer Hier wird die Kreditkartennummer eingetragen, mit welcher die Zahlung abgewickelt werden soll. Es werden nur die letzten vier Ziffern abgebildet.
Ablaufdatum In diesem Feld wird das Ablaufdatum der Kreditkarte eingetragen.
Module: DatatransDatatrans
 Wird mit dem Modul Datatrans gearbeitet, wird bei der erstmaligen Benutzung einer Kreditkarte auf die Datatranszahlungsseite, 3. Zahlungssscreen weitergeleitet, um die Zahlung abzuschliessen. Sobald die verschlüsselte Kreditkarte auf dem Kunden gespeichert ist, kann eine nächste Zahlung über den Umbrella.net Zahlungsdialog erfasst werden.
Module: DatatransKreditkarte speichern
 Das Häkchen hier muss gesetzt werden, wenn die soeben erfasste Kreditkarte auf dem Kunden abgespeichert werden soll. Ist in der Filialeinstellung das Häkchen gesetzt bei 'Kreditkarte auf Kunde speichern', so schlägt Umbrella.net standardmässig vor, die Kreditkarte zu speichern.

Zahlungsweg BSP

BSP Zahlung
Flugticket bezahlen

Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird der Zahlungsweg 'BSP' gewählt, so wird der 2. Zahlungsscreen um das Feld 'Rechnungsposition' ergänzt.

Mit der Rechnungsposition wird diejenige Position angegeben, welche mit der BSP-Zahlung beglichen werden soll. Der Betrag der BSP-Zahlung ist dann nicht editierbar da dieser aus der gewählten Position übernommen wird.

Befinden sich in der Rechnungsposition mehrere Flugtickets, kann beim manuellen Anfügen von BSP Zahlungen ein bestimmtes Flugticket angewählt und bezahlt werden. Die Flugbillette sind mittels Klick auf die Auswahlliste unter der Rechnungsposition ersichtlich. Der Betrag der BSP-Zahlung ist dann nicht editierbar, da dieser aus dem ausgewähltem Flugticket übernommen wird.

Für AIR-Imports hat der Mandant die Möglichkeit mit maskierten CC-Nummern zu arbeiten (GMIR coming soon). Der dazu nötige Setup ist in den technischen Details erklärt.

 

 

Module: Commercial

Zahlungsweg n/a oder BSP und Lodge

Lodge-Zahlungen sind nur in Commercial-Dossiers möglich, wenn entweder auf dem Dossierinhaber oder dem Rechnungsempfänger eine Lodge-Kreditkarte hinterlegt ist. Im Fall von Lodge muss auf dem 2. Zahlungsscreen die entsprechende Rechnungsposition oder bei Flugtickets, unter der entsprechenden Rechnungsposition das Flugticket ausgewählt werden, der Betrag ist dann nicht veränderbar. Es muss pro Flugticket eine Zahlung erfasst werden. Zudem steht unter Kundenkreditkarte nur die hinterlegte Lodge-Kreditkarte zur Auswahl. Die Zahlungsform und die Lodge Kreditkarte werden validiert.


 

Module: EFT Pos

Zahlungsweg EFT POS

Zahlung über EFT POS


Wird auf dem 1. Zahlungsscreen ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird der Zahlungsweg 'EFT POS' gewählt, so ist es nicht möglich die Kreditkartendaten auf diesem Screen einzugeben. Denn beim Zahlungsweg 'EFT POS' ist der Kunde vor Ort in der Filiale und bezahlt die Reise mit der physischen Kreditkarte über das EFT Pos Gerät (Präsenz-Zahlung).


Darstellung des 3. Zahlungsscreen mit Zahlungsmittel 'Karten'

Datatranszahlungsseite
Module: DatatransWird beim Zahlungsweg Datatrans, Zahlungsscreen 2. 'Andere Kreditkarte' angewählt, muss mit dem Button 'Weiter' die Datatranszahlungsseite geöffnet werden, um die Zahlung zu erfassen.


Feld Beschreibung
Name auf Karte Name des Karteninhabers
Karten Nr. Kreditkarten-Nummer
Monat / Jahr Monat und Jahrangaben gemäss Kreditkarte
CVV/CVC Code Zwingend oder Optional, je nach Einstellung bei Datatrans


Arbeitsabläufe / Prozesse

Zahlung anfügen

Eine neue Zahlung wird über den Button 'Zahlung anfügen' angefügt. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Zahlungsvorgängen können den vorhergegangenen Beschreibungen entnommen werden.

Kuoni Modul: Das Anfügen von Zahlungen ist nur mit der Berechtigung Buchhalter erlaubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist

 

Zahlungen stornieren

Um eine Zahlung zu stornieren, muss im Bereich 'Zahlungseingänge' auf das 'X' hinter der Zahlung geklickt werden. Details hier

Kuoni Modul: 'Das Stornieren von Zahlungen ist nur mit der Berechtigung Buchhalter erlaubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist

 

Module: Datatrans

Teilrückerstattung Datatrans

Teilrückerstattung Datatrans

Wenn mit dem Modul Datatrans gearbeitet wird ist es möglich, eine Teilrückerstattung vorzunehmen. Hierzu wird im Bereich 'Zahlungseingänge' auf das 'X' hinter der entsprechenden Zahlung geklickt. Anschliessend öffnet sich ein Zahlungsscreen, auf welchem der Rückerstattungsbetrag eingegeben werden kann. Der rückerstattete Betrag ist anschliessend im Dossier im Bereich 'Zahlungen' ersichtlich.



Quittung anzeigen

Wurde eine Zahlung entgegengenommen, so kann im Dossier im Bereich 'Zahlungseingänge' mit einem Klick auf den Link der Zahlung die Quittung angezeigt und ausgedruckt werden. Was auf der Quittung angedruckt wird variert je nach Art der Zahlung.

Registrierkassenpflicht Österreich
Module: Umbrella.net Austria

Die Belege erfüllen die Anforderungen der Registrierkassenpflicht für 2017 mit Bezeichnung des Unternehmens, fortlaufende Belegnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden, Datum der Belegausstellung, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung, QR-Code, verschlüsselter Umsatzzähler, Kassenidentifikationsnummer sowie den Betrag der Barzahlung. Wird eine Zahlung angefügt mit einer Zahlungsart die "Relevant für Registrierkassenpflicht" gesetzt hat, wird der Beleg zur Signatur an Fiskaltrust geschickt und mit dem maschinenlesbaren QR-Code versehen.


Beleg anzeigen

Im Dossier im Bereich 'Zahlungseingänge' kann mit einem Klick auf das Icon vor der entsprechenden Zahlung der Beleg der Zahlung angezeigt werden.

 

Technische/Funktionale Details

Voreinstellungen / Defaults / Automatismen

Bei mehreren offenen Rechnungen für den gleichen Rechnungsempfänger erscheint im zweiten Zahlungsscreen die oberste Rechnung gemäss Dossierübersicht. Sollte die Zahlung einer anderen Rechnung zugewiesen werden, kann via die Auswahlliste die gewünschte Rechnung angewählt werden.

Rechnung auswählen

Der vorgeschlagene Betrag im zweiten Zahlungsscreen ist immer der offene Betrag der ausgewählten Rechnung. Sollte eine andere Rechnung, mit unterschiedlichem Betrag ausgewählt werden, wird der Betrag angepasst.

Betrag ändern

Module: EFT Pos Die Zahlungsform und die Kreditkartennummer werden beim Zahlungsweg 'EFT Pos' validiert. Wenn eine Zahlungsform z.B. "Visa" gewählt wurde, der Kunde aber zahlt mit seiner Mastercard, dann wird beim Speichern der Zahlung die Zahlungsform automatisch auf "Mastercard" abgeändert.


Module: Datatrans Beim Erfassen einer Kreditkarte auf dem Kunden sowie beim Erfassen einer Kreditkarte auf dem zweiten Zahlungsscreen wird die Zahlungsform und die Kreditkartennummer validiert. Wird z.B. die Zahlungsform 'VISA' gewählt und die Nummer entspricht dem Nummernkreis von 'Mastercard', kann die Kreditkarte nicht gespeichert werden. Es erscheint ein entsprechender Hinweis.


Module: Commercial

Zahlungen mit Lodgekarten (Airplus, American Express), die auf dem Kunden mit 'Lodge' definiert sind, haben den Zahlungsweg 'BSP' vorgegeben und das Flag 'Lodge' gesetzt.

Die eingegebenen Kombinationen von Kreditkarte / Zahlungsweg / Flag 'Lodge' werden validiert und wenn nötig nicht zugelassen. So wird eine Kombination von VISA /Datatrans / Flag 'Lodge' abgefangen und die Zahlung wird nicht ausgeführt.

Hat der Rechnungsempfänger die Einstellung 'Autom. Lodge-Zahlung' hinterlegt, wird die Zuweisung 'Flugposition / Flugticket / BSP CC-Direktzahlung' für das Flugticket validiert. Wurde z.B. eine Flugposition mit zwei Flugtickets auf zwei Rechnungen verteilt und die BSP CC-Direktzahlung nur der Flugposition zugewiesen und nicht dem Flugticket, kann die Rechnung nicht nummeriert werden. Korrekturen siehe Troubleshooting.


Zahlungen mit anderen Kreditkarten, z.B. VISA, Mastercard etc, haben den Zahlungsweg je nach Modulnutzung vorgegeben. Ist z.B. das Modul Datatrans aktiviert, wird automatisch der Zahlungsweg Datatrans vorgegeben. Ist kein Modul für Kreditkartenzahlungen aktiviert, wird automatisch der Zahlungsweg 'BSP' vorgegeben.

Module: Einkauf Wird eine BSP CC-Direktzahlung manuell für ein Flugticket und zugehörigem Einkauf erfasst, so wird die Zahlung automatisch auf den Einkauf referenziert.


 

 

 

 

Datatrans

Module: Datatrans

Anleitung Datatranszahlungen

Werden Kreditkartenzahlungen in Umbrella.net entgegengenommen, so können die vollständigen Kreditkartendaten erfasst werden. Diese werden beim Speichern sofort verschlüsselt und im Kundenprofil wird anstelle der Kreditkartennummer eine Alias ersichtlich (z.B. 490115ABCDEF1234). Die vollständige Kreditkartennummer wird auf dem Server von Datatrans gespeichert und bei jedem zukünftigen Zahlungsvorgang dort abgerufen.

Es kann pro Merchand ID bei Datatrans eingestellt werden, ob die CVV zwingend oder optional eingegeben werden muss. Wenn die CVV zwingend einzugeben ist und die Kreditkarte zum ersten Mal verwendet wird, muss die CVV auf der Zahlungsseite von Datatrans eingegeben werden. Wird die Kreditkarte vor der Zahlungserfassung auf dem Kunden gespeichert oder zum zweiten Mal verwendet und ist somit verschlüsselt, ist die CVV Eingabe nicht erforderlich.


BSP-Zahlungen

Umbrella.net bietet die Möglichkeit PCI-Compliant mit maskierten CC-Nummern zu arbeiten. Dazu muss:

  • Bei Umbrella ein Faces-Account angefordert werden


  • Amadeus WSAP Zugriff muss eingerichtet werden (damit PNRs gelesen werden können)
  • Der Faces WSAP auf die OID muss so eingestellt sein dass die CC-Nummern Klartext übermittelt werden
  • Der AIR-Export muss so umgestellt werden dass die CC-Nummern ausge-x-t werden (bis auf die letzten 4 Stellen)


  • Galileo HAP (Host Access Point) Zugriff muss eingerichtet werden (damit PNRs gelesen werden können)
  • Der Faces HAP auf den PCC muss so eingestellt sein dass die CC-Nummern Klartext übermittelt werden
  • Der GMIR-Export muss so umgestellt werden dass die CC-Nummern ausge-x-t werden (bis auf die letzten 4 Stellen)


Mit diesem Setup macht Umbrella.net ein CC-Nummer Lookup für BSP-Zahlungen, falls:

  • AirPlus-Zahlung
  • Amex-Zahlung, falls auf der Filiale eine BTA SE Nummer gesetzt ist

--Jasmin (Diskussion) 10:33, 21. Mär. 2018 (CET)

Zahlung stornieren

Wird eine Zahlung mit ‚X‘ aus der Dossierübersicht storniert gilt:

  • Ausgangslage: Die Zahlung befindet sich auf einer nummerierten Rechnung:
    • Storno Zahlung = Valutadatum Zahlung
    • Storno Zahlungsverteilung = Valutadatum der Zahlungsverteilung

 

  • Ausgangslage: Die Zahlung ist keiner Rechnung zugewiesen:
    • Storno Zahlung = Valutadatum Zahlung

 

Module: CommercialEine Ausnahme gilt für die Lodgezahlungen, welche per Valuta der Denummerieren (heute) storniert werden.



Module: Datatrans

Datatrans Zahlung stornieren

  • Der Kunde erhält keine Belastung, wenn eine Zahlung am gleichen Tag storniert wird.
  • Ab dem zweiten Tag bis zum 180 Tag nach der Zahlungserfassung kann eine Zahlung gutgeschrieben werden.


Module: EFT Pos

EFT-Pos Zahlung stornieren

  • Storniert werden kann immer nur die zuletzt getätigte Zahlung über das Terminal
  • Wenn die Zahlung, die storniert werden soll nicht die zuletzt getätigte ist, muss eine Gutschrift auf die Kreditkarte des Kunden erfasst werden.
  • Die Gutschrift muss über das EFT-POS Gerät erfolgen.
  • Zahlungen die schon in einem Tagesabschluss sind, können nicht mehr storniert werden


Module: EinkaufBSP Direktzahlungen, die auf einem aktiven Einkauf referenziert sind, können nicht storniert werden. Falls die Zahlung dennoch storniert werden soll, muss diese zuerst auf dem betreffenden Einkauf entfernt werden oder der betreffende Einkauf annulliert werden.


Zahlungsverteilungen

Wenn zwei Belege miteinander verbunden werden (z.B. Rechnung und Zahlung, Einkäufe miteinander ausgleichen, Lieferantenzahlungen miteinander verrechnen) werden Zahlungsverteilungen erstellt. Die Zahlungsverteilungen haben Auswirkungen auf die OP-Listen, dh. bis zur Zahlungsverteilung bleibt ein Beleg offen. Für das Valuta- und Stornodatum von Zahlungsverteilungen gelten die folgenden Regeln:

Wird eine Zahlung einer nummerierten Rechnung zugewiesen gilt:

  • Ausgangslage: Valutadatum der Zahlung vor Valuta Rechnung:
    • Valuta Zahlungsverteilung: Valutadatum der Rechnung
  • Ausgangslage: Valutadatum der Zahlung nach Valuta Rechnung
    • Valuta Zahlungsverteilung: Valutadatum der Zahlung
  • Ausgangslage: die Rechnung wird neu nummeriert
    • Storno Zahlungsverteilung: Valutadatum der ‚Denummerierung‘ (heute)
    • Valuta neue Zahlungsverteilung: Valutadatum ‚Nummerierung‘ (heute)

Wird eine Zahlung in der Dossier Finanzsicht von einer bereits nummerierten Rechnung auf eine andere bereits nummerierte Rechnung umverteilt, gilt:

  • Zahlung umverteilen:
    • Storno Zahlungsverteilung: Stornodatum = Valutadatum der Zahlungsverteilung
    • Valuta neue Zahlungsverteilung: Regeln gemäss Beschrieb oben


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