Version vom 19. Oktober 2012, 10:20 Uhr

Übersicht

Im Doc-Editor können die Rechnungselemente manuell bearbeitet werden.

Mit einem Klick in das entsprechende Feld, kann z.B. Text abgeändert oder ergänzt werden.

Zusätzlich kann das Dokument über das ‚Menü‘ auf der linken Seite und den ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite des Doc-Editors bearbeitet werden.

Layout

Benutzeroberfläche

Im Wesentlichen beinhaltet der Doceditor die folgenden Funktionalitäten:

• Änder von Kopf- und Fusszeile, Teilnehmern und Titeln
• Anpassung von Formatierungen
• Kopieren, Entfernen, Verschieben und Löschen von ganzen Rechnungspositionen, einzelnen Leistungen und Segmenten, Textbausteinen, Bemerkungen und Preisdetails
• Anfügen von Teilnehmern, Sitzplätzen, Preisdetails und Bemerkungen inklusive Textbausteinen
• Hinzufügen von manuellen Rechungspositionen
• Veränderung der Reihenfolge von Rechnungspositionen, einzelnen Leistungen und Segmenten sowie Preisdetails
• Anpsassen von Preisen der Rechungsposition
• Zuordnung von Preisdetails zu einzelnen Teilnehmern
• Zuteilung einer eindeutigen Rechnungsnummer
• Springen von einem Dokument direkt auf das nächste, mit der Funktion 'Öffnen' im Menü

Menü für dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box)

Bereich Dokument

Bereich Aktuelle Auswahl

Bereich Neu hinzufügen

Der Titel einer denummerierten Rechnung wird im Doc-Editor wie folgt angezeigt:

Soll der Zusatztext ‚ersetzt Rechnung 34-005‘ auf der Rechnung angezeigt werden, so kann ein ‚dynamischer Textbaustein‘ eingefügt werden. Hierzu in dieses Feld klicken und den Textbaustein anwählen. Das Dokument anschliessend ‚Nummerieren und Speichern‘.

Der Zusatztext wird dann angedruckt.

Menü für dossierbezogene Änderungen (Blaue Box)

Bereich Aktuelle Auswahl

Bereich Neu hinzufügen

Sobald die ‚Vorschau‘ angeklickt wird, werden nicht ausgefüllte Felder ausgeblendet.

Status

Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand der Rechnung an.

Toolbar

Save, Formatting, Links to documents

Für Rechnungen steht neben dem PDF-Link 'Anmeldung' auch ein Word-Link 'Anmeldung' zur Verfügung.

Property Editor

Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der ‚Property Editor‘. Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem in welchem Teil des Doc-Editors man sich befindet.

Titel des Dossiers

Wurde eine Zahlungskondition mit Anzahlungsbetrag gewählt, so kann dieser Betrag manuell angepasst werden.

Empfänger

Reisende(r)

ESR Nummer

Rechnungslayout

Preisdetail

Kalkulation

VG - Im ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite kann die VG nun im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden. Das neue Total der Preisposition wird im Doc Editor automatisch ausgerechnet. Die versteckten Gebühren können auch in der Finanzsicht (s. Kapitel Teilnehmerrechnung (Finanzansicht)) eingegeben sowie modifiziert werden.

Rabatt - Im ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite kann der Kundenrabatt nun in Prozenten im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden. Das neue Total der Preisposition wird im Doc Editor automatisch ausgerechnet.

Dossierposition in Fremdwährung

Die Dossierposition direkt auf der Rechnung erfassen. Anschliessend in das Feld ‚Preis‘ klicken, im Property-Editor wird die ‚Kalkulation‘ angezeigt. Hier kann die Katalogwährung auf z.B. EUR angepasst, sowie der Preis in EUR eingegeben werden. Auf der Rechnung wird der Betrag schliesslich in CHF (=Verkaufswährung) angezeigt.

Der aktuelle Kurs wird jeweils von der Buchhaltung bestimmt.

Offerte

Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.

Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.

Anschliessend den Button ‚MPD‘ anklicken:

Es öffnet sich ein Word-Dokument, welches bearbeitet werden kann.

Tipp: Die Offerte kann anschliessend als externes Dokument ins Dossier hochgeladen werden.

Anmeldung

Das Anmeldeformular befindet sich im Doc-Editor. Um es zu öffnen, den Button ‚Anmeldung‘ anklicken.

Anschliessend öffnet sich das PDF.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Allgemeine Editiermöglichkeiten

Elemente einfügen

Position, Leistung (in arrangement), Segmente, Tickets, Teilnehmer, Preispositionen, Sitzplätze, Freitext

Aus Dossier löschen

Aus Dokument löschen

Elemente verschieben

Oben / unten, keine Auswirkung auf Reiseprogramm!

Preisposition editieren

Editiermöglichkeiten Property Editor

Rechnung - Zahlungskondition ändern

Rechnung - Rechnungsempfänger ändern

Sprache, DBI-Felder, TAF, Lodge

Rechnung - Manuelle ESR editieren

Position - Produkt und Lieferant ändern

Siehe Produkt - Flag 'mehrere Lieferanten zulassen'

Position - Leistungstyp ändern

Der Property Editor erlaubt grundsätzlich das Ändern des Leistungstyp. Allerdings ist diese Änderungen Restriktionen unterworfen:

• Ist der neue, gewünschte Leistungstyp kein Arrangement, darf die Position maximal 1 Leistung beinhalten
• Die Position darf keine Leistungen beinhalten welche mit dem neuen, gewünschten Leistungstyp nicht vereinbar sind (zB kann eine Position nicht auf 'Hotel' gesetzt werden wenn sie eine Flugleistung enthält)

Dokument speichern

Wird eine Rechnung gespeichert, werden im Hintergrund diverse Datenprüfungen ausgeführt. Wird eine Rechnung oder ein Reiseprogramm gespeichert, laufen zudem immer auch Datenprüfungen zum Dossier.

Rechnung nummerieren

Checks / Validierungen

'Save a copy' eines Reiseprogramms

PDF-, Word-Dateien erstellen

Automatischer ESR - automatisch und manuell

Der ESR wird via PDF gedruckt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Öffnen Sie die Rechnung (mit Klick auf den Link). Sie befinden sich jetzt im Dokumenteneditor. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'ESR' in der Taskliste oben. Das PDF wird geöffnet.

Um den ESR zu drucken, wählen Sie im PDF das Druckersymbol (oben links).

Das Feld 'Seitenanpassung' muss auf 'Keine' gestellt sein. 'Automatisch drehen und zentrieren' muss deaktiviert sein. Zudem Muss in den Eigenschaften das Seitenformat auf A4 gestellt sein.

Sie haben immer noch die Möglichkeit, die ESR manuell einzugeben (z.B. zum Aufbrauchen der alten Einzahlungsscheine oder wenn der Kunde in Raten zahlen möchte). Das Vorgehen ist das Gleiche wie bisher (Link BESR Zahlungen). Der automatische ESR (Referenznummer und Zahlungsbetrag) bleibt auf der Rechnung ersichtlich. Neu haben Sie die Möglichkeit, die vollständige Referenznummer der Einzahlungsscheine einzugeben. Wenn Sie die vollständige Referenznummer eingeben, können die Zahlungen automatisch zugewiesen werden.

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/ESR_automatischundmanuell.pdf

Anmeldeschein

Der Anmeldeschein entspricht weitgehend dem PDF "Rechnung lang", allerdings ohne

• Commercial Daten
• MwSt.-Verteilung

Anstelle der im Doceditor angezeigten Kopf- und Fusszeilen werden die Standard Kopf- und Fusszeilen aus den [[Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: Anmeldeformular] verwendet.

Der Anmeldeschein ist im PDF Format verfügbar.

Der Anmeldeschein ist im PDF und im Word Format verfügbar.

DBI Felder auf Rechnung ergänzen

Auf dem Angestellten können im Register 'Buchungsdaten' im Feld 'Commercial Daten' die gewünschten Felder ausgefüllt werden. Wird als Rechnungsempfänger der Angestellte gewählt, so werden die DBI auf der Rechnung automatisch abgefüllt. Wird als Rechnungsempfänger die Firma gewählt, so werden die DBI – Felder des Angestellten nicht automatisch abgefüllt. Im Property Editor kann im Feld ‚Reisender‘ derjenige Angestellte ausgewählt werden, auf welchem die DBI hinterlegt sind. Sobald der Angestellte eingetragen wurde, erscheinen die auf dem Angestellten hinterlegten DBI auf der Rechnung.

TAF Positionen erstellen / TAF anwenden

TAF Positionen können nur auf einer Rechnung erstellt werden, auf welcher der Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt hat. TAF Modell auf Kunde speichern.

TAF automatisch erstellen

• Wird ein Dossier mit einer Reservation und gleichzeitig der Rechnung erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erzeugt.

• Wird eine Rechnung in einem Dossier mit bereits existierenden Positionen erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erzeugt.

Dossier erstellen

Neue Rechnung erstellen

TAF manuell erstellen

TAF Positionen werden manuell auf dem Doceditor ausgelöst wenn:

• Die Dossierpositionen auf der Rechnung wurden manuell erfasst. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die TAF Positionen erzeugt.

• Beträge einer oder mehrerer Dossierpositionen wurden geändert und die zugehörigen TAF Positionen sollen neu berechnet werden. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die bestehenden TAF Positionen neu berechnet.

Zum Arbeitsablauf Dossierposition manuell erfassen

TAF anwenden

Sollten für einen Kunden, der ein TAF Modell hinterlegt hat, ausnahmsweise keine TAF Positionen verrechnet werden, muss das Häkchen 'TAF anwenden' vor dem Nummerieren der Rechnung entfernt werden.

TAF Positionen löschen

siehe Position aus Dossier löschen

siehe Position aus Dokument löschen

TAF Positionen editieren

siehe Preisposition editieren

weitere Details zu TAF

Technische/Funktionale Details

Details zu TAF

TAF Details und IATA Aera

Eine TAF Position wird dann erstellt, wenn anhand der Dossierposition, z.B. Flugticket, die entsprechenden Daten in einem TAF Detail des TAF Moduls übereinstimmen. Diese Daten sind z.B. Leistungtyp, Minimum/Maximum Betrag, IATA-Bereich. Sollte keine Übereinstimmung gefunden werden, wird keine TAF Position erfasst.

Hier gehts zum TAF-Modell

Hier gehts zur IATA Area

Berechnung TAF Position

Die TAF Position wird pro Rechnungsposition und nicht pro Dossierposition berechnet. Für Flugleistungen bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Ticketbetrag der Rechnung. Für alle anderen Leistungsarten bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Gesamtbetrag der Rechnungsposition.

Zuordnung TAF Position zur Rechnungsposition

Die TAF Position wird auf dem Register Commercial automatisch mit der Rechnungsposition verlinkt.

Hier gehts zum Positionen verlinken

Hinweise zu TAF auf der Rechnung

Wird der Betrag einer Rechnungsposition manuell abgeändert, sodass ein anderes TAF Detail verrechnet werden müsste, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden. Wenn das TAF Detail nicht neu berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:

• Der TAF Status wurde für die Rechnung auf OUTDATED geändert
• Eine oder mehrere TAF Position(en) sind veraltet

Wird auf einer TAF Rechnung eine neue Position erfasst, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden, damit die TAF Position automatisch berechnet und erfasst wird. Wenn das TAF Detail nicht berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:

• Der TAF Status wurde für die Rechnung auf INITIAL geändert
• TAF muss auf dieser Rechnung ausgeführt werden.

Damit die Rechnung nummeriert werden kann, muss entweder 'TAF erstellen' ausgeführt werden oder 'TAF anwenden' entfernt werden.

Zu TAF Arbeitsabläufen

Leistungsreihenfolge im Doceditor

Rechnung

Die Leistungsreihenfolge auf der Rechnung basiert auf dokument-bezogenen Layoutinformationen. So ist es durchaus denkbar, auf zwei verschiedenen Rechnungen dieselben Leistungen in unterschiedlicher Reihenfolge aufzuführen. In der Dossierübersicht hingegen gilt eine 'globale' Reihenfolge, nämlich die nach Startdatum und Leistungstyp, siehe Reihenfolge Dossierübersicht. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor oft nicht die gleiche wie auf der Dossierübersicht.

Zudem gilt für die Reihenfolge im Doceditor:

Import aus TO-Reservationssystem oder CRS (was bedeuten diese Abkürzungen?)

• die Reihenfolge der Positionen/Leistungen wird aus den Systemen übernommen.

Manuell erstellte Positionen/Leistungen

• Manuell erstellte Positionen und deren Leistungen werden nach Startdatum und Leistungstyp aufgelistet.

Manuell erstellte Positionen/Leistungen auf bereits bestehender Rechnung

• Die manuell hinzugefügten Leistungen werden innerhalb einer bestehenden Position zuunerst aufgelistet. Neue Positionen werden nach Eingabezeitpunkt zuunterst auf der Rechnung aufgelistet. Dies unabhängig vom Abreisedatum. Die Gebührposition bleibt zuunterst,
  Module: Commercialausser sie ist mit einer anderen Position verlinkt. Siehe Positionen verlinken

Neue Leistungen aus Modify (Was ist ein Modify?)

• Neue Leistungen werden werden innerhalb der Position zuunterst aufgelistet.

Neue Positionen aus Import

• Neue Positionen werden zuunterst auf der Rechnung aufgelistet. Dies unabhängig vom Abreisedatum. Die Gebührposition bleibt zuunterst,
  Module: Commercialausser sie ist mit einer anderen Position verlinkt. Siehe Positionen verlinken

Positionen/Leistungen manuell im Doceditor verschoben und gespeichert (siehe Elemente verschieben)

• Die Reihenfolge im Doceditor kann mit dem Verschieben von Leistungen innerhalb einer Position oder der Positionen geändert werden.

Reiseprogramm

Spezielle Logik