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Version vom 23. November 2012, 08:27 Uhr

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Übersicht

Der Dokumenteditor (auch: Doceditor) ist das zentrale Tool um Dossierdaten zu editieren. Der Dokumenteditor bietet eine dokument-bezogene Sicht auf die Dossierdaten, dh. Änderungen betreffen jeweils die Daten im Dossier. Wurden in einem Dossier also mehrere Teilnehmer-Rechnungen erstellt, kann auf einer Rechnung die Flugzeit geändert werden und diese Änderung gilt dann für alle Rechnungen welche den entsprechenden Flug beinhalten.

Neue Leistungsdaten, aber auch Teilnehmer können ausschliesslich im Dokumenteditor hinzugefügt werden.

Layout

Rechnung	Reiseprogramm

Benutzeroberfläche

Der Dokumenteditor ist in vier Bereiche unterteilt. Links ist das Menü, oben die Toolbar, rechts der Property Editor und in der Mitte das Dokument. Bereiche die ausschliesslich das aktuelle Dokument betreffen sind grün hervorgehoben. Änderungen an "grünen Feldern" haben keine Auswirkungen auf andere Dokumente.

Bereich Menü

Dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box)

Bereich Dokument

Feld	Beschreibung
Öffnen	Über ‚Öffnen‘ kann ein anderes, bestehendes Dokument geladen werden.
Dokument neu laden	Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
Speichern	Änderungen speichern
Nummerieren und Speichern (nur bei Rechnungen)	Änderungen speichern und Dokument nummerieren, siehe Details
Kopie speichern (nur beim Reiseprogramm)	Änderungen speichern und als PDF im Dossier ablegen, siehe Details
TAF erstellen	Module: Commercial TAF Positionen manuell erstellen oder neu berechnen

Bereich Aktuelle Auswahl

Diese Bereich steht nur bei Rechnungen zur Verfügung.

Feld	Beschreibung
Aus Dokument löschen	Das ausgewählte Element wird aus dem Dokument gelöscht, siehe Details
Nach oben verschieben	Das ausgewählte Element wird nach oben verschoben.
Nach unten verschieben	Das ausgewählte Element wird nach unten verschoben
Zeilenumschaltung entfernen	Im markierten Text werden die Zeilenumschaltungen entfernt. Dies ist insbesondere nützlich bei importierten Texten welche manchmal überflüssige Zeilenumbrüche enthalten.

Bereich Neu hinzufügen

Hier können dokument-bezogene Daten eingefügt werden, welche also nur das aktuelle Dokument betreffen.

Feld	Beschreibung
Freier Text	Erstelle einen Bereich um beliebigen Text einzufügen. Dieser Text ist dokument-spezifisch.
Textbaustein	Erlaubt das einfügen vordefinierter Textbausteine. ersetzt Rechnung .. bei einer nummerierten Rechnung steht dieser Textbaustein zur Verfügung, um typischerweise in den Titel usatztext einzufügen Module: Fremdwährung Originalpreise Dieser Textbaustein erstellt eine Liste mit allen Preispositionen und deren Katalogpreis für alle Preispositionen mit einer Katalogwährung welche nicht der Verkaufswährung entspricht. Einreisebestimmungen Wurden Einreisebestimmungen definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden Gesundheitsbestimmungen Wurden Gesundheitsbestimmungen definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden

Dossierbezogene Änderungen (Blaue Box)

Bereich Aktuelle Auswahl

Feld	Beschreibung
Kopieren	Das angeklickte Element wird kopiert.
Aus Dossier löschen	Das ausgewählte Element wird aus dem Dossier gelöscht. Wichtig: diese Funktion ist nicht dokument-bezogen, dh. das Element wird definitiv aus dem Dossier gelöscht. Soll das Element einfach nicht auf diesem Dokument angedruckt werden, sollte 'Aus Dokument löschen' verwendet werden.

Bereich Neu hinzufügen

Hier können zusätzliche, neue Dossierdaten erfasst werden.

Feld	Beschreibung
Teilnehmer	In der Teilnehmer-Liste wird ein zusätzlicher Teilnehmer eingefügt. In den Details wird beschrieben nach welcher Logik der neue Teilnehmer bestehenden Leistungen hinzugefügt wird.
Position (Produkt)	Es öffnet sich ein Dialog wo folgende Angaben gemacht werden können: Position hinzufügen Produkt Module: Fremdwährung Katalogwährung Preis pro Teilnehmer Welche Teilnehmer der Position zugeteilt werden Die Logik wird in #Position einfügen beschrieben.
Flugticket	Auf einer Flugleistung (Arrangement) bzw. einer Flugposition kann ein Flugticket eingefügt werden.
Leistung	Für eine bereits erfasste Dossierposition (mit Typ Arrangement) können weitere Leistungen hinzugefügt werden.
Segment	Zusätzliche Segmente hinzufügen bei Flugscheinen oder Bahnleistungen.
Sitzplatz	Sitzplätze erfassen bei Flugscheinen oder einer Busleistung.
Preisdetail	Zusätzliche Preisdetails anfügen für bestehende Leistungen.

Status

Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand des Dokuments an. Für eine Rechnung sowie einem Reiseprogramm gibt es einen Hinweis falls das Dokument länger nicht gespeichert wurde. Für die Rechnung gibt es zudem folgende Status-Informationen:

Layout	Information ob die Rechnung im Layout 'lang' oder 'kurz' gedruckt wird
Zahlungskondition	Angabe ob die Zahlungskondition konsistent ist.
MwSt.-Verteilung	Angabe ob die Zahlungskondition konsistent ist.
Nummerierung	Angabe ob die Rechnung nummeriert, veraltet oder unnummeriert ist
TAF	Module: Commercial Auf einer Rechnung mit Rechnungsinhaber, der ein TAF Modell hinterlegt hat, sind die folgenden Stati möglich: TAF Position(en) erstellt TAF Position(en) noch nicht erstellt TAF Position(en) sind veraltet TAF wird nicht erstellt Zu TAF Arbeitsabläufen

Bereich Toolbar

Icon	Beschreibung
	Änderungen speichern
	Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
	Erzeugt eine 'Vorschau' des Dokuments. Siehe #Vorschau anzeigen

Dokument-Varianten

Die Rechnung bzw. das Reiseprogramm können für den Ausdruck als PDF erstellt werden. Daneben bietet Umbrella.net einige zusätzliche Dokument-Varianten an:

Multi-purpose document (MPD)

Das MPD (im Word-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: MPD verwendet. Das MPD wird oft als Offerte verwendet.

Anmeldung

Das Anmeldeformular (im PDF-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: Anmeldeformular verwendet.

ESR

Ist auf dem Mandant 'Auto ESR' aktiviert, so können die automatisch erstellten ESR ausgedruckt werden

Reiseprogramm in Word

Das Reiseprogramm steht auch im Word-Format zur Verfügung

Formatierungen

Es stehen die Formatierungen Fett (bold), kursiv (italic) und unterstrichen (underline) zur Verfügung.

Bereich Property Editor

Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der 'Property Editor'. Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem welches Element aktuell ausgewählt ist.

Property Editor Rechnung

Feld	Beschreibung
Zahlungskondition	Hier kann die Zahlungskondition gesetzt werden. Hat die Zahlungskondition eine Anzahlung, kann diese manuell gesetzt werden. Module: Commercial Ist auf dem Dokumentempfänger 'Autom. Lodge-Zahlung' gesetzt, kann hier die Erstellung der automatischen Lodgezahlung übersteuert werden (inkl. Angabe eines Kommentars) Ist auf dem Dokumentempfänger ein TAF-Modell hinterlegt, kann hier angegeben werden ob TAF bei dieser Rechnung erstellt werden soll oder nicht.
Empfänger	Dokumentempfänger
Reisender	Module: Commercial Hat das Dossier einen Geschäftsbereich auf welchem 'Commercial' gesetzt ist, so kann hier der Reisende angegeben werden.
ESR Nummer	Erlaubt das manuelle Hinzufügen von ESR. Ist auf dem Mandant 'Auto ESR' aktiviert, so werden in diesem Bereich die automatisch erstellten ESR angezeigt.
Rechnungslayout	Hier kann das Rechnungslayout 'kurz' oder 'lang' ausgewählt werden, siehe auch #Rechnungslayouts

Property Editor Reiseprogramm

Bei einem Reiseprogramm kann lediglich der Dokumentempfänger gesetzt werden.

Position

Feld	Beschreibung	Produkt	Hier kann das verkaufsseitige Produkt editieren werden. Der entsprechende Positionsumsatz läuft auf das hier gesetzte Produkt.
Lieferant	Hier kann der verkaufsseitige Lieferant editieren werden. Siehe #Position editieren
Leistungsinformation	Bei einem Arrangement wird hier der Status aus den Leistungen abgeleitet (read-only), für alle anderen Positionstypen kann hier der Status gesetzt werden.

Leistung

Einzelne Leistungen können nur in einer Arrangement-Position überhaupt ausgewählt werden. Für solche Leistungen wird im Property Editor angezeigt:

Feld	Beschreibung	Status	Für Flug- oder Zugleistungen wird hier der Status aus den Segmenten abgeleitet (read-only), für alle anderen Leistungstypen kann hier der Status gesetzt werden.
BF Nummer	Die BF Nummer der verknüpften Reservation.

Segment

Für Flug- oder Zugleistungen können einzelne Segmente ausgewählt werden.

Feld	Beschreibung	Status	Hier kann der Status des Segments gesetzt werden.
Status importiert	Falls das Segments aus einer Reservation stammt (also nicht manuell erfasst wurde), wird hier der Status-Text aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt.

Preisposition

Feld	Beschreibung	Preis (Verkaufswährung)	Der Basispreis pro Person in Verkaufswährung (=Rechnungswährung)
VG (Verkaufswährung)	Die versteckte Gebühr pro Person in Verkaufswährung
Rabatt	Rabatt in Prozent

Flugticket, Sitzplätze

Bei Flugtickets sowie bei Sitzplätzen (Flug- und Busleistungen) kann im Property Editor der zugehörige Teilnehmer gesetzt werden.

Bereich Dokument

Rechnung

Outdated = schrift grau

Reiseprogramm

MPD

Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.

Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.

Anschliessend den Button ‚MPD‘ anklicken:

Es öffnet sich ein Word-Dokument, welches bearbeitet werden kann.

Tipp: Die Offerte kann anschliessend als externes Dokument ins Dossier hochgeladen werden.

Anmeldeschein

Das Anmeldeformular befindet sich im Doc-Editor. Um es zu öffnen, den Button ‚Anmeldung‘ anklicken.

Anschliessend öffnet sich das PDF.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Aktionen im Menü

Dokument speichern

Wird eine Rechnung gespeichert, werden im Hintergrund diverse Datenprüfungen ausgeführt. Wird eine Rechnung oder ein Reiseprogramm gespeichert, laufen zudem immer auch Datenprüfungen zum Dossier.

Rechnung nummerieren

Checks / Validierungen

Reiseprogramm Kopie speichern

Aus Dokument löschen

Elemente verschieben

Oben / unten, keine Auswirkung auf Reiseprogramm!

Element kopieren

Was wird kopiert? (zB bei Flug, Sitzplätze etc.)

Aus Dossier löschen

Elemente einfügen

Freitext einfügen

, Leistung (in arrangement), Segmente, Tickets, Teilnehmer, Preispositionen, Sitzplätze, Freitext

Teilnehmer einfügen

Logik wo automatisch zugeteilt?

Position einfügen

Defaults bez. Preispositionen. Flug kriegt 1 Ticket pro ausgewählten Tnr, inkl. 1 Preisposition pro Ticket

Flugticket einfügen

1 Preisposition pro Ticket

Leistung einfügen

Nur bei Arrangement

Segment einfügen

Nur bei Flug, Zug

Sitzplatz einfügen

Nur möglich falls nicht schon alle Tnr ein Sitzplatz haben

Preisposition einfügen

UI anzeigen?

Regeln für status-Anzeige

Zahlungskondition: Abreisedatum, negativ-Rg immer 'sofort'

Aktionen auf der Toolbar

Vorschau anzeigen

Anmeldeschein

Der Anmeldeschein entspricht weitgehend dem PDF "Rechnung lang", allerdings ohne

• Commercial Daten
• MwSt.-Verteilung

Anstelle der im Doceditor angezeigten Kopf- und Fusszeilen werden die Standard Kopf- und Fusszeilen aus den [[Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: Anmeldeformular] verwendet.

Der Anmeldeschein ist im PDF Format verfügbar.

Der Anmeldeschein ist im PDF und im Word Format verfügbar.

Automatischer ESR - automatisch und manuell

Der ESR wird via PDF gedruckt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Öffnen Sie die Rechnung (mit Klick auf den Link). Sie befinden sich jetzt im Dokumenteneditor. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'ESR' in der Taskliste oben. Das PDF wird geöffnet.

Um den ESR zu drucken, wählen Sie im PDF das Druckersymbol (oben links).

Das Feld 'Seitenanpassung' muss auf 'Keine' gestellt sein. 'Automatisch drehen und zentrieren' muss deaktiviert sein. Zudem Muss in den Eigenschaften das Seitenformat auf A4 gestellt sein.

Sie haben immer noch die Möglichkeit, die ESR manuell einzugeben (z.B. zum Aufbrauchen der alten Einzahlungsscheine oder wenn der Kunde in Raten zahlen möchte). Das Vorgehen ist das Gleiche wie bisher (Link BESR Zahlungen). Der automatische ESR (Referenznummer und Zahlungsbetrag) bleibt auf der Rechnung ersichtlich. Neu haben Sie die Möglichkeit, die vollständige Referenznummer der Einzahlungsscheine einzugeben. Wenn Sie die vollständige Referenznummer eingeben, können die Zahlungen automatisch zugewiesen werden.

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/ESR_automatischundmanuell.pdf

Aktionen im Property Editor

Zahlungskondition editieren -> Anzahlung berechnet

Empfänger ändern

Reisender ändern

Ebene Dokument

Rechnung - Zahlungskondition ändern

Rechnung - Rechnungsempfänger ändern

Sprache, DBI-Felder, TAF, Lodge

Rechnung - Manuelle ESR editieren

Position editieren

- Produkt und Lieferant ändern

Siehe Produkt - Flag 'mehrere Lieferanten zulassen'

Der Property Editor erlaubt grundsätzlich das Ändern des Leistungstyp. Allerdings ist diese Änderungen Restriktionen unterworfen:

• Ist der neue, gewünschte Leistungstyp kein Arrangement, darf die Position maximal 1 Leistung beinhalten
• Die Position darf keine Leistungen beinhalten welche mit dem neuen, gewünschten Leistungstyp nicht vereinbar sind (zB kann eine Position nicht auf 'Hotel' gesetzt werden wenn sie eine Flugleistung enthält)

Leistung editieren

Status

Segment editieren

Status

Preisposition editieren

Ganze FX sache, Logik

Editieren des Dokuments

Abkürzungen wie Codes für Airlines, Destinationen, Flugklassen

Hinweis was auf der Finanzsicht gemacht werden sollte

DBI Felder auf Rechnung ergänzen

Ist der Geschäftsbereich eines Dossier als 'commercial' markiet, stehen auf der Rechnung einige descriptive billing information (DBI) Felder zur Verfügung. Diese Daten werden bei einem Kreditkarten-Zahlung Export verwendet.

Wird beim Erstellen der Rechnung ein Angestellter ausgewählt, so werden dessen Commercial Daten auf die Rechnung übertragen. (Beachte: wird als Rechnungsempfänger die Firma gewählt, so werden keine DBI-Daten übernommen.)

Wird im Property Editor der 'Reisende' gesetzt oder geändert, so werden dessen DBI-Daten auf die Rechnung übertragen. Die DBI-Angaben auf der Rechnung können anschliessend angepasst oder ergänzt werden. Diese Änderungen werden nicht (!) auf den Angestellten zurück gespeichert.

Das ganze TAF unten zusammenfassen in 1-2 Kapitel

TAF Positionen erstellen / TAF anwenden

TAF Positionen können nur auf einer Rechnung erstellt werden, auf welcher der Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt hat. TAF Modell auf Kunde speichern.

TAF automatisch erstellen

• Wird ein Dossier mit einer Reservation und gleichzeitig der Rechnung erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erzeugt.

• Wird eine Rechnung in einem Dossier mit bereits existierenden Positionen erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erzeugt.

Dossier erstellen

Neue Rechnung erstellen

TAF manuell erstellen

TAF Positionen werden manuell auf dem Doceditor ausgelöst wenn:

• Die Dossierpositionen auf der Rechnung wurden manuell erfasst. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die TAF Positionen erzeugt.

• Beträge einer oder mehrerer Dossierpositionen wurden geändert und die zugehörigen TAF Positionen sollen neu berechnet werden. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die bestehenden TAF Positionen neu berechnet.

Zum Arbeitsablauf Dossierposition manuell erfassen

TAF anwenden

Sollten für einen Kunden, der ein TAF Modell hinterlegt hat, ausnahmsweise keine TAF Positionen verrechnet werden, muss das Häkchen 'TAF anwenden' vor dem Nummerieren der Rechnung entfernt werden.

TAF Positionen löschen

siehe Position aus Dossier löschen

siehe Position aus Dokument löschen

TAF Positionen editieren

siehe Preisposition editieren

weitere Details zu TAF

Technische/Funktionale Details

Einreisebestimmungen: Logik welches Land

TAF Zusammenfassen:

Details zu TAF

TAF Details und IATA Aera

Eine TAF Position wird dann erstellt, wenn anhand der Dossierposition, z.B. Flugticket, die entsprechenden Daten in einem TAF Detail des TAF Moduls übereinstimmen. Diese Daten sind z.B. Leistungtyp, Minimum/Maximum Betrag, IATA-Bereich. Sollte keine Übereinstimmung gefunden werden, wird keine TAF Position erfasst.

Hier gehts zum TAF-Modell

Hier gehts zur IATA Area

Berechnung TAF Position

Die TAF Position wird pro Rechnungsposition und nicht pro Dossierposition berechnet. Für Flugleistungen bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Ticketbetrag der Rechnung. Für alle anderen Leistungsarten bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Gesamtbetrag der Rechnungsposition.

Zuordnung TAF Position zur Rechnungsposition

Die TAF Position wird auf dem Register Commercial automatisch mit der Rechnungsposition verlinkt.

Hier gehts zum Positionen verlinken

Hinweise zu TAF auf der Rechnung

Wird der Betrag einer Rechnungsposition manuell abgeändert, sodass ein anderes TAF Detail verrechnet werden müsste, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden. Wenn das TAF Detail nicht neu berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:

• Der TAF Status wurde für die Rechnung auf OUTDATED geändert
• Eine oder mehrere TAF Position(en) sind veraltet

Wird auf einer TAF Rechnung eine neue Position erfasst, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden, damit die TAF Position automatisch berechnet und erfasst wird. Wenn das TAF Detail nicht berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:

• Der TAF Status wurde für die Rechnung auf INITIAL geändert
• TAF muss auf dieser Rechnung ausgeführt werden.

Damit die Rechnung nummeriert werden kann, muss entweder 'TAF erstellen' ausgeführt werden oder 'TAF anwenden' entfernt werden.

Zu TAF Arbeitsabläufen

Leistungsreihenfolge im Doceditor

Rechnung

Die Leistungsreihenfolge auf der Rechnung basiert auf dokument-bezogenen Layoutinformationen. So ist es durchaus denkbar, auf zwei verschiedenen Rechnungen dieselben Leistungen in unterschiedlicher Reihenfolge aufzuführen. In der Dossierübersicht hingegen gilt eine 'globale' Reihenfolge, nämlich die nach Startdatum und Leistungstyp, siehe Reihenfolge Dossierübersicht. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor oft nicht die gleiche wie auf der Dossierübersicht.

Zudem gilt für die Reihenfolge im Doceditor:

Import aus TO-Reservationssystem oder CRS (was bedeuten diese Abkürzungen?)

• die Reihenfolge der Positionen/Leistungen wird aus den Systemen übernommen.

Manuell erstellte Positionen/Leistungen

• Manuell erstellte Positionen und deren Leistungen werden nach Startdatum und Leistungstyp aufgelistet.

Manuell erstellte Positionen/Leistungen auf bereits bestehender Rechnung

• Die manuell hinzugefügten Leistungen werden innerhalb einer bestehenden Position zuunerst aufgelistet. Neue Positionen werden nach Eingabezeitpunkt zuunterst auf der Rechnung aufgelistet. Dies unabhängig vom Abreisedatum. Die Gebührposition bleibt zuunterst,
  Module: Commercialausser sie ist mit einer anderen Position verlinkt. Siehe Positionen verlinken

Neue Leistungen aus Modify (Was ist ein Modify?)

• Neue Leistungen werden werden innerhalb der Position zuunterst aufgelistet.

Neue Positionen aus Import

• Neue Positionen werden zuunterst auf der Rechnung aufgelistet. Dies unabhängig vom Abreisedatum. Die Gebührposition bleibt zuunterst,
  Module: Commercialausser sie ist mit einer anderen Position verlinkt. Siehe Positionen verlinken

Positionen/Leistungen manuell im Doceditor verschoben und gespeichert (siehe Elemente verschieben)

• Die Reihenfolge im Doceditor kann mit dem Verschieben von Leistungen innerhalb einer Position oder der Positionen geändert werden.

Reiseprogramm

Spezielle Logik

Validierungen

Referenz auf Dokumente und Dossier

Rechnungslayouts