VJ SAP Schnittstelle

In diesem Dokument werden die grundsätzlichen Anforderungen an die VJ SAP Schnittstelle beschrieben.

Grundstruktur

Die SAP Schnittstelle wird als SAP Batch Input realisiert (RFBIBL00). Umbrella.net stellt periodisch (Frequenz einstellbar) zwei Export-Dateien zur Verfügung. Die erste Datei enthält Stammdaten, die zweite Datei Bewegungsdaten. Die Dateistruktur ist "fixed length", mit UTF-8 encoding.

Entitäten

Es werden folgende Belegarten aus Umbrella.net exportiert:

• Debitoren-Rechnungen
• Debitoren-Zahlungen (inkl. BSP Direktzahlungen)
• Kassabuch-Belege

Belege mit Totalbetrag 0.00 werden nicht exportiert, selbst wenn sich der Beleg aus mehreren Positionen zusammensetzt welche Beträge ungleich 0.00 haben.

Zudem werden - in einem separaten File - Kunden-Stammdaten exportiert.

Recordstrukturen

BGR00

Der BGR00-Record ist ein Batch-Header und wird 1x pro Exportdatei geschrieben.

BBKPF

Der BBKPF-Record ist ein Dokument-Header und wird 1x pro Beleg geschrieben.

• XBLNR enthält die Fremdbelegnummer:
  • Bei Debitoren-Rechungen die Rechnungsnummer
  • Bei Kreditoren-Rechnungen die Rechnungsnummer. Sollte das Feld leer sein, wird die Umbrella.net Belegnummer geschrieben
  • Bei Zahlungen die Quittungsnummer
  • Bei Kassabuch-Belegen die Umbrella.net Belegnummer
• BKTXT enthält die "transaction export sequence number"

Document types

• DR
  • Für reguläre Debitoren-Rechnungen, oder interne Gutschrift einer ursprünglich negativen Rg.
• DG
  • Für negative Debitoren-Rechnungen, oder interne Gutschrift einer regulären Rg.
• DA
  • Für eine reine BSP-Rechnung, dh. alle Positionen sind per BSP bezahlt
• SB
  • Für sämtliche inter-company Rechnungen (regulär und Gutschrift)
• KR
  • Für reguläre Kreditoren-Rechnungen (EK), oder interne Gutschrift einer ursprünglich negativen Rg.
• KG
  • Für negative Kreditoren-Rechnungen, oder interne Gutschrift einer regulären Rg.
• Zahlungen verwenden den Code auf der Zahlungsform

BBSEG

Der BBSEG-Record ist ein "Line item", pro BBKPF gibt es 2-n BBSEG-Records. Buchhalterisch müssen die BBSEG-Records zusammen ausgeglichen sein, also eine Soll/Haben-Buchung reflektieren.

Ein Detail mit Betrag 0.00 wird nicht in die Schnittstelle geschrieben.

Als Konto wird grundsätzlich verwendet:

• In der "customer line item":
  • Das BSP Clearing Konto 239977 falls die Position (oder Zahlung) BSP ist
  • Der Wert "IC990" + Kostenstelle (zB IC990202) für inter-company Kunden
  • Die Umbrella.net Kunden-Nr. für alle anderen Fälle
• In den "detail lines" für Rechnugen:
  • Das "cash in transit" Konto 263000000 falls es eine BSP-Position ist
  • Das fixe GL-Konto 480993000 für inter-company Ertrag
  • Das auf dem Produkt hinterlegte Konto für alle anderen Fälle
• In den "detail lines" für Zahlungen:
  • Das Amex/BTA Clearing Konto 239988 falls es ein Amex/BTA Zahlung ist
  • Das "cash in transit" Konto 263000000 für alle anderen Fälle

Für BSP-Direct Rechnungen (informative invoie) wird immer MwSt.-Code 'A0' übertragen.

Codes

In Umbrella.net werden folgende Codes hinterlegt.

Produkte

Das Konto für Ertrag (und Aufwand) wird auf dem Produkt im Feld Produktgruppe' hinterlegt. Bspl. Flüge haben Produktgruppe 650001001.

Zahlungsformen

Auf den Zahlungsformen (Debitoren und Kreditoren) müssen die Exportcodes pro Währung angegeben werden. Stand heute gelten:

• AC für Debitoren Amex-Zahlungen
• VC für Debitoren Visa-Zahlungen
• DZ für alle weiteren Debitoren-Zahlungen
• KZ für alle Kreditoren-Zahlungen

Zahlungskondition

Auf der Zahlungskondition muss der externe Code gesetzt werden (Format Nxxx)

USt.

Auf den USt.-Codes wird - pro Rate - ein Input- und Sales-Code hinterlegt. Bspl. 0% Inputtax hat Code 'V0', 0% Salestax hat Code 'A0'.

Kunden

Inter-company Kunden müssen in den Stammdaten als solche markiert werden, indem das DBI-Feld "Gruppennummer" mit dem Wert 'VJIC' befüllt wird. Für IC-Kunden wird erwartet dass als "Kostenstelle" eine Ziffernfolge mit mindestens 3 Zeichen Länge vorhanden ist. (Sonst: FM 'Inter-company commercial data is lacking valid cost center')

Mandant

Auf dem VJ Mandant wird hinterlegt:

• Mandanten-Nr. = 300 (200 für Test)
• Schnittstellen-Typ muss korrekt gesetzt werden