Doceditor
Inhaltsverzeichnis
- 1 Übersicht
- 2 Layout
- 3 Benutzeroberfläche
- 4 Arbeitsabläufe / Prozesse
- 5 Technische/Funktionale Details
Übersicht
Im Doc-Editor können die Rechnungselemente manuell bearbeitet werden.
Mit einem Klick in das entsprechende Feld, kann z.B. Text abgeändert oder ergänzt werden.
Zusätzlich kann das Dokument über das ‚Menü‘ auf der linken Seite und den ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite des Doc-Editors bearbeitet werden.
Layout
Benutzeroberfläche
Im Wesentlichen beinhaltet der Doceditor die folgenden Funktionalitäten:
- Änder von Kopf- und Fusszeile, Teilnehmern und Titeln
- Anpassung von Formatierungen
- Kopieren, Entfernen, Verschieben und Löschen von ganzen Rechnungspositionen, einzelnen Leistungen und Segmenten, Textbausteinen, Bemerkungen und Preisdetails
- Anfügen von Teilnehmern, Sitzplätzen, Preisdetails und Bemerkungen inklusive Textbausteinen
- Hinzufügen von manuellen Rechungspositionen
- Veränderung der Reihenfolge von Rechnungspositionen, einzelnen Leistungen und Segmenten sowie Preisdetails
- Anpsassen von Preisen der Rechungsposition
- Zuordnung von Preisdetails zu einzelnen Teilnehmern
- Zuteilung einer eindeutigen Rechnungsnummer
- Springen von einem Dokument direkt auf das nächste, mit der Funktion 'Öffnen' im Menü
Menü für dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box)
Bereich Dokument
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Öffnen | Über ‚Öffnen‘ kann ein anderes bestehendes Dokument hervorgerufen werden. |
| Dokument neu laden | Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen. |
| Speichern | Änderungen speichern |
| Nummerieren und Speichern | Änderungen speichern und Dokument nummerieren |
| TAF erstellen | Module: Commercial TAF Positionen manuell erstellen oder neu berechnen
|
Bereich Aktuelle Auswahl
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Aus Dokument löschen | Das angeklickte Element wird aus dem Dokument gelöscht |
| Nach oben verschieben | Das angeklickte Element wird nach oben verschoben. |
| Nach unten verschieben | Das angklickte Element wird nach unten verschoben |
| Zeilenumschaltung entfernen | In einem Text werden die Zeilenumschaltungen entfernt.
Beispiel: In einem CETS-Arrangement wird der Text vom Touroperator geschickt. Text markieren. Anschliessend ‚Zeilenumschaltung entfernen‘ anklicken. Die Zeilenumschaltungen wurden entfernt. |
Bereich Neu hinzufügen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Freier Text | Öffnet eine neue Zeile am Ende des angeklickten Elements. |
| Textbaustein | In einem Textfeld die richtige Stelle anklicken (z.B. im Schlussteil der Rechnung) und den gewünschten Textbaustein einfügen. |
Der Titel einer denummerierten Rechnung wird im Doc-Editor wie folgt angezeigt:
Soll der Zusatztext ‚ersetzt Rechnung 34-005‘ auf der Rechnung angezeigt werden, so kann ein ‚dynamischer Textbaustein‘ eingefügt werden. Hierzu in dieses Feld klicken und den Textbaustein anwählen. Das Dokument anschliessend ‚Nummerieren und Speichern‘.
Der Zusatztext wird dann angedruckt.
Menü für dossierbezogene Änderungen (Blaue Box)
Bereich Aktuelle Auswahl
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kopieren | Das angeklickte Element wird kopiert. |
| Aus Dossier löschen | Wichtig: Wird ein Element (z.B. Teilnehmer oder Dossierpositionen) im Doc-Editor gelöscht, so wird es auch definitiv aus dem dossier entfernt. |
Bereich Neu hinzufügen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Teilnehmer | Es öffnet sich ein neues Feld und der Teilnehmer kann ergänzt werden. |
| Position (Produkt) -> siehe Manuelle Dossierpositionen | Es öffnet sich ein Pop-Up wo das Produkt ausgewählt, sowie der Preis pro Passagier eingetragen wird. Ausserdem wird angegeben, welche Personen an dieser Position teilnehmen.
Wird als Produkt ein Autovermieter gewählt, so öffnet sich die Mietwagenmaske automatisch. Ausserdem steht sie bei Arrangements zu Verfügung. Wird als Produkt ein Hotel gewählt, so öffnet sich die Unterkunftsmaske automatisch. Ausserdem steht sie bei Arrangements zu Verfügung. |
| Flugticket | Wurde ein manueller Flugschein erfasst, so kann hierüber die Ticketnummer sowie der Ticketbetrag und die Taxen eingegeben werden. Wird als Produkt eine Airline gewählt, so öffnet sich die Flugmaske automatisch. Ausserdem steht sie bei Arrangements zu Verfügung.
Es öffnen sich automatisch Felder, um die Ticketnummer pro Passagier, den Ticketpreis sowie die Taxen zu erfassen. Pro Flugposition können maximal so viele Ticketfelder angefügt werden, wie sich Teilnehmer auf der Rechnung befinden. |
| Leistung | Für eine bereits erfasste Dossierposition (mit Typ Arrangement) können weitere Leistungen hinzugefügt werden. |
| Segment | Zusätzliche Segmente hinzufügen bei Flugscheinen oder Bahnleistungen. |
| Sitzplatz | Sitzplätze erfassen bei Flugscheinen oder Bahntickets. |
| Preisdetail | Zusätzliche Preisdetails anfügen für bestehende Leistungen. |
Sobald die ‚Vorschau‘ angeklickt wird, werden nicht ausgefüllte Felder ausgeblendet.
Bereich Status
Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand der Rechnung an.
Toolbar
Save, Formatting, Links to documents
Für Rechnungen steht neben dem PDF-Link 'Anmeldung' auch ein Word-Link 'Anmeldung' zur Verfügung.
Property Editor
Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der ‚Property Editor‘. Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem in welchem Teil des Doc-Editors man sich befindet.
Titel des Dossiers
Wurde eine Zahlungskondition mit Anzahlungsbetrag gewählt, so kann dieser Betrag manuell angepasst werden.
Empfänger
Reisende(r)
ESR Nummer
Rechnungslayout
Preisdetail
Kalkulation
VG - Im ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite kann die VG nun im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden. Das neue Total der Preisposition wird im Doc Editor automatisch ausgerechnet. Die versteckten Gebühren können auch in der Finanzsicht (s. Kapitel Teilnehmerrechnung (Finanzansicht)) eingegeben sowie modifiziert werden.
Rabatt - Im ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite kann der Kundenrabatt nun in Prozenten im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden. Das neue Total der Preisposition wird im Doc Editor automatisch ausgerechnet.
Dossierposition in Fremdwährung
Die Dossierposition direkt auf der Rechnung erfassen. Anschliessend in das Feld ‚Preis‘ klicken, im Property-Editor wird die ‚Kalkulation‘ angezeigt. Hier kann die Katalogwährung auf z.B. EUR angepasst, sowie der Preis in EUR eingegeben werden. Auf der Rechnung wird der Betrag schliesslich in CHF (=Verkaufswährung) angezeigt.
Der aktuelle Kurs wird jeweils von der Buchhaltung bestimmt.
Offerte
Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.
Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.
Anschliessend den Button ‚MPD‘ anklicken:
Es öffnet sich ein Word-Dokument, welches bearbeitet werden kann.
Tipp: Die Offerte kann anschliessend als externes Dokument ins Dossier hochgeladen werden.
Anmeldung
Das Anmeldeformular befindet sich im Doc-Editor. Um es zu öffnen, den Button ‚Anmeldung‘ anklicken.
Anschliessend öffnet sich das PDF.
Arbeitsabläufe / Prozesse
Allgemeine Editiermöglichkeiten
Elemente einfügen
Position, Leistung (in arrangement), Segmente, Tickets, Teilnehmer, Preispositionen, Sitzplätze, Freitext
Elemente löschen
Aus dem Dossier gelöscht!
Elemente entfernen
Aus dem Dokument, verbleibt im Dossier
Elemente verschieben
Oben / unten, keine Auswirkung auf Reiseprogramm!
Editiermöglichkeiten Property Editor
Rechnung - Zahlungskondition ändern
Rechnung - Rechnungsempfänger ändern
Sprache, DBI-Felder, TAF, Lodge
Rechnung - Manuelle ESR editieren
Position - Produkt und Lieferant ändern
Siehe Produkt - Flag 'mehrere Lieferanten zulassen'
Position - Leistungstyp ändern
Der Property Editor erlaubt grundsätzlich das Ändern des Leistungstyp. Allerdings ist diese Änderungen Restriktionen unterworfen:
- Ist der neue, gewünschte Leistungstyp kein Arrangement, darf die Position maximal 1 Leistung beinhalten
- Die Position darf keine Leistungen beinhalten welche mit dem neuen, gewünschten Leistungstyp nicht vereinbar sind (zB kann eine Position nicht auf 'Hotel' gesetzt werden wenn sie eine Flugleistung enthält)
Dokument speichern
Wird eine Rechnung gespeichert, werden im Hintergrund diverse Datenprüfungen ausgeführt. Wird eine Rechnung oder ein Reiseprogramm gespeichert, laufen zudem immer auch Datenprüfungen zum Dossier.
Rechnung nummerieren
Checks / Validierungen
'Save a copy' eines Reiseprogramms
PDF-, Word-Dateien erstellen
Automatischer ESR - automatisch und manuell
Der ESR wird via PDF gedruckt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Öffnen Sie die Rechnung (mit Klick auf den Link). Sie befinden sich jetzt im Dokumenteneditor. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'ESR' in der Taskliste oben. Das PDF wird geöffnet.
Um den ESR zu drucken, wählen Sie im PDF das Druckersymbol (oben links).
Das Feld 'Seitenanpassung' muss auf 'Keine' gestellt sein. 'Automatisch drehen und zentrieren' muss deaktiviert sein. Zudem Muss in den Eigenschaften das Seitenformat auf A4 gestellt sein.
Sie haben immer noch die Möglichkeit, die ESR manuell einzugeben (z.B. zum Aufbrauchen der alten Einzahlungsscheine oder wenn der Kunde in Raten zahlen möchte). Das Vorgehen ist das Gleiche wie bisher (Link BESR Zahlungen). Der automatische ESR (Referenznummer und Zahlungsbetrag) bleibt auf der Rechnung ersichtlich. Neu haben Sie die Möglichkeit, die vollständige Referenznummer der Einzahlungsscheine einzugeben. Wenn Sie die vollständige Referenznummer eingeben, können die Zahlungen automatisch zugewiesen werden.
http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/ESR_automatischundmanuell.pdf
Anmeldeschein
Der Anmeldeschein entspricht weitgehend dem PDF "Rechnung lang", allerdings ohne
- Commercial Daten
- MwSt.-Verteilung
Anstelle der im Doceditor angezeigten Kopf- und Fusszeilen werden die Standard Kopf- und Fusszeilen aus den [[Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: Anmeldeformular] verwendet.
Der Anmeldeschein ist im PDF Format verfügbar.
Der Anmeldeschein ist im PDF und im Word Format verfügbar.
DBI Felder auf Rechnung ergänzen
bla bla - Im Feld Reisende(r) den Angestellten eingeben, wenn RG-Empfänger = Firma und der Angestellte DBI Felder ausgefüllt hat
TAF Positionen erstellen / TAF anwenden
TAF Positionen können nur auf einer Rechnung erstellt werden, auf welcher der Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt hat. TAF Modell auf Kunde speichern.
TAF automatisch erstellen
- Wird ein Dossier mit einer Reservation und gleichzeitig der Rechnung erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erzeugt.
- Wird eine Rechnung in einem Dossier mit bereits existierenden Positionen erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erzeugt.
TAF manuell erstellen
TAF Positionen werden manuell auf dem Doceditor ausgelöst wenn:
- Die Dossierpositionen auf der Rechnung wurden manuell erfasst. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die TAF Positionen erzeugt.
- Beträge einer oder mehrerer Dossierpositionen wurden geändert und die zugehörigen TAF Positionen sollen neu berechnet werden. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die bestehenden TAF Positionen neu berechnet.
TAF anwenden
Sollten für einen Kunden, der ein TAF Modell hinterlegt hat, ausnahmsweise keine TAF Positionen verrechnet werden, muss das Häkchen 'TAF anwenden' vor dem Nummerieren der Rechnung entfernt werden.
Technische/Funktionale Details
Details zu TAF
TAF Details und IATA Aera
Eine TAF Position wird dann erstellt, wenn anhand der Dossierposition, z.B. Flugticket, die entsprechenden Daten in einem TAF Detail des TAF Moduls übereinstimmen. Diese Daten sind z.B. Leistungtyp, Minimum/Maximum Betrag, IATA-Bereich. Sollte keine Übereinstimmung gefunden werden, wird keine TAF Position erfasst.
Berechnung TAF Position
Die TAF Position wird pro Rechnungsposition und nicht pro Dossierposition berechnet. Für Flugleistungen bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Ticketbetrag der Rechnung. Für alle anderen Leistungsarten bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Gesamtbetrag der Rechnungsposition.
Zuordnung TAF Position zur Rechnungsposition
Die TAF Position wird auf dem Register Commercial automatisch mit der Rechnungsposition verlinkt.
