Kurz-Zusammenfassung über dieses Modul in 2-3 kurzen Sätzen.

Kosten / Abhängigkeiten des Moduls Buchhaltung

• Dieses Modul ist kostenpflichtig
• Dieses Modul setzt den Einsatz des Moduls (Link) voraus

Konzept der Buchhaltung

Ziel

Das Ziel der Module 'Debitoren- und Kreditoren-OP-Buchhaltung' ist eine Reduktion des Aufwandes für die Verwaltung Ihrer Kunden- und Lieferantenrechnungen. Der Reiseberater braucht sich dabei nicht um buchhalterische Belangen zu kümmern.

Funktionen im Überblick

Sind die Module „Debitoren- und Kreditoren-OP-Buchhaltung“ aktiviert, können Rechnungen und Zahlungen Ihrer Kunden/Lieferanten, bzw. Gutschriften an Ihre Kunden/Lieferanten in Umbrella.net gespeichert werden. Aufgrund der so generierten Belege werden Journaleinträge erzeugt. Diese Journaleinträge werden dann periodisch (wählbar, üblicherweise pro Monat) als Sammelbuchungen für Ihre Finanzbuchhaltung oder für die Ihres Treuhänders aufbereitet. So reduziert sich der Aufwand auf wenige manuelle Einträge in Ihre Finanzbuchhaltung, die aufgrund einer aus Umbrella.net generierten Liste vorgenommen werden können. Nach Wunsch kann das ganze Kassabuch über Umbrella.net geführt werden und nicht nur für die Entgegennahme von Barzahlungen genutzt werden. Mit dem Modul „Debitoren-OP-Buchhaltung“ werden diese Buchungen ebenfalls exportiert.

Valutadatum: Gewinn bei Abreise oder bei Rechnungsstellung?

Es ist in verschiedener Hinsicht nicht unerheblich, zu welchem Zeitpunkt der Gewinn in der Buchhaltung verbucht wird. Der Gewinn kann bei Rechnungsstellung oder bei der Abreise des Kunden verbucht werden. Umbrella.net unterstützt beide Vorgehen. Um den Gewinn bei Abreise des Kunden zu verbuchen, dürfen die Ertrags- bzw. Aufwandsbuchungen erst am Abreisetag erzeugt werden. Die meisten Standard-Buchhaltungs-Programme unterstützen diese Funktion nicht. Darum verbuchen kleinere Reisebüros den Gewinn oft bei Rechnungsstellung. Grössere Betriebe verfügen oft über Eigenentwicklungen, welche die notwendige Funktionalität zur Verfügung stellen. Mit der Verbuchung des Gewinnes bei Abreise entsteht ein aktuelles und korrektes Bild der finanziellen Situation. Gleichzeitig wird die Anzahl Journaleinträge deutlich reduziert, da die Ertragsbuchungen bei den häufigen Änderungen vor Abreise nicht storniert werden müssen. In Umbrella.net wird für das hier diskutierte Datum der Ausdruck 'Valutadatum' verwendet.

Allgemein Konzeptionelles

• Mit der Nummerierung von Debitorenrechnungen werden in Umbrella.net Journaleinträge erzeugt. Gegebenenfalls werden die Ertragsbuchungen erst am Abreisetag erzeugt.
• Beim definitiv Setzen von Einkaufspositionen werden in Umbrella.net die entsprechenden Journaleinträge für die Kreditoren erstellt.
• Bei der Erfassung von Zahlungen werden in Umbrella.net entsprechende Journaleinträge erfasst.
• In den Stammdaten werden Konten erfasst.
  • Produkten werden Konti für die Ertragsbuchungen/Aufwandbuchungen zugeordnet.
  • Die auf den MWST-Codes hinterlegten Konten erlauben die korrekte Abwicklung der MWST.
  • Die Konti, die auf den Zahlungsformen hinterlegt werden, sorgen für die korrekte Verbuchung von Zahlungen.
• Periodisch können die Journaleinträge mit gleichen Kontopaarungen und gleichem MWST-Code zu Sammelbuchungen zusammengefasst und exportiert werden.
• Für die Konti, die komplett in der Debitoren-OP-Buchhaltung geführt werden, können Kontoauszüge erstellt werden.

Buchungskonzept

Eine Rechnung an einen Kunden kann verschiedene Positionen enthalten. Diese können mit unterschiedlichen MWST-Sätzen behaftet sein. Ausserdem haben Sie das System möglicherweise so konfiguriert, dass unterschiedliche Produkte auf unterschiedliche Ertragskonti gebucht werden. Entsprechend werden Erträge über „Hilfskonto Debitoren-Rechnungen“ gebucht. Das Total der Rechnung wird also „Debitoren an Hilfskonto Debitoren-Rechnungen“ gebucht. Vom Hilfskonto Debitoren-Rechnungen wird dann der Ertrag, aufgeteilt nach MWST-Sätzen, in die auf den Produkten konfigurierten Ertragskonti gebucht.

Ein einfaches Beispiel sähe demnach wie folgt aus:

Ein Beispiel mit mehreren Ertragskonti:

Hier ein Beispiel, dass das Konzept in Bezug auf die MWST erklärt:

Nun muss für die Mehrwertsteuerabrechnung der Umsatz pro Mehrwertsteuersatz bekannt sein. Deshalb bucht Umbrella.net das oben beschriebene, erste Beispiel wie folgt:

Ziel ist, dass auf dem ersten Hilfskonto der Umsatz pro MWST und auf dem zweiten Hilfskonto der Umsatz pro Ertragskonto abgelesen werden kann.

Das zweite Beispiel verdeutlicht weiter:

Um eine Zahlung auf mehrere Belege/Debitorenrechnungen zu verteilen, wird ebenfalls über ein Hilfskonto gebucht, das 'Hilfskonto Debitoren-Zahlungen':

Einstellungen

Folgende Einstellungen müssen für den Einsatz der Debitoren- resp. Kreditorenbuchhaltung gemacht werden:

• Erfassen der Konten für die Debitoren- und ggf. Kreditoren-Buchhaltung
• Hinterlegen der Konti auf den Produkten
• Hinterlegen der Konti auf den Mwst Codes
• Hinterlegen der Konti pro Zahlungsform
• Kassabuch definieren
• Standardkonti auf der Filiale hinterlegen
• Standard für die BESR Zahlungen und für die Gruppierung des Exportes hinterlegen, sowie Erfassung des Geschäftsjahres

Wenn alle Einstellungen vorgenommen sind, ist es empfehlenswert die Einstellungen vom System überprüfen zu lassen. Details dazu siehe hier: Setup validieren

Benutzerdokumentation: Verwendung der Debitoren-OP- und Kreditoren-OP-Buchhaltung

Allgemein

Auf Ihrem Mandanten ist der Standard für die BESR Zahlungen und für die Gruppierung des Exportes zu hinterlegen. Ebenfalls sind hier die Geschäftsjahre zu erfassen.

Wichtiger organisatorischer Hinweis: Bitte setzen Sie den Haken „Offen“ nur für das aktuelle Geschäftsjahr. Aufgrund dieser Angaben prüft das System, ob Datumseingaben im offenen Geschäftsjahr sind. Datumseingaben ausserhalb offener Geschäftsjahre werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Öffnen Sie ein neues Geschäftsjahr erst auf den Jahreswechsel hin.

Klicken Sie auf den Link „Setup validieren“ um vom System prüfen zu lassen, ob alle notwendigen Einstellungen erfolgt sind.

Export in die Finanzbuchhaltung

Die Journaleinträge, die Umbrella.net im Hintergrund für Sie erstellt, übernehmen Sie periodisch als Sammelbuchungen in Ihre Finanzbuchhaltung. Wählen Sie dafür im Menü „Buchhaltung“ den Punkt „Buchhaltung Export“. Sie können bestehende Exporte einsehen oder neue anfügen. Für einen neuen Export füllen Sie die Felder „Bis Datum“ und „Beschreibung“ aus. Geben Sie an, wie der Export gruppiert werden soll. „Standard“ bedeutet gesamthaft, d.h. über alle Filialen. Nach Wunsch kann der Export auch pro Filiale oder pro Benutzer erstellt werden. Mit Klick auf „Erstellen“ wird der Export erstellt. Ein neu erstellter Export erhält den Status „Provisorisch“. Er kann gelöscht und neu erstellt werden. Sobald der Export auf „Definitiv“ gesetzt wird, kann er nicht mehr verändert werden. Ein neuer Export kann nur gemacht werden, wenn kein „provisorischer“ Export mehr besteht.

Die HTML-Ansicht erlaubt das Aufklappen der Sammelbuchungen um die einzelnen Journaleinträge einzusehen. Über Links gelangen Sie direkt auf die Belege, die zu den Buchungen geführt haben. Die PDF’s eignen sich für den Ausdruck. Einmal ausgeführte Exporte können Sie mit einem Klick auf „Öffnen“, unabhängig vom Status, beliebig oft anzeigen lassen.

Abstimmung Debitoren- und Kreditorenbestand

Entscheidend ist, dass der Saldo des Debitoren- und gegebenenfalls des Kreditorenkontos (ein Systemkonti) mit den OP-Listen übereinstimmt. Fehler können hier entstehen, wenn manuell auf diese Konti gebucht wird. Auch die Eingabe von falschen Daten (Datum) führt zu Differenzen, die ausgeräumt werden müssen.

Saldo Hilfskonto Debitorenrechnung Ertrag

Im Falle von „Gewinn bei Rechnungsstellung“ muss der Saldo dieses Kontos immer null sein. Im Falle von „Gewinn bei Abreise“ beläuft sich der Saldo dieses Kontos auf die Summe der verbuchten Rechnungen, die Reisen betreffen, die noch nicht angetreten wurden. Überprüfen Sie den Saldo mit der Auswertung „Ausstehende Abreisen“ im Menü Buchhaltung.