Filiale

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Übersicht

Auf dieser Seite werden die Einstellungen für Filialen vorgenommen.

Filialen unterscheiden sich in Umbrella.net einerseits geographisch voneinandern, andererseits können auf der Filialstufe diverse filial-spezifische Einstellungen gemacht werden wie Layouteinstellungen oder Standard-Einstellungen für Kunden. Zudem können viele Auswertungen auf die Stufe der Filiale eingeschränkt werden.

Layout

Benutzeroberfläche

Die Bereiche 'Suchen' und 'Suchresultate' sind nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

Bereich Suchen

Buttons:

Suchen	Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: Suchfunktionen in Umbrella.net
Neu	Über den Button 'Neu' kann eine neue Filiale erfasst werden.

Bereich Suchresultate

Falls nach bestehenden Filialen gesucht wurde, werden hier die Suchresultate angezeigt.

Register Allgemein

Bereich Generelle Filialeinstellungen

Feld	Beschreibung
Name *	Name der Filiale
Strasse	Strasse und Hausnummer eingeben
Postfach	Falls vorhanden kann hier ein Postfach eingegeben werden
PLZ	Postleitzahl eingeben
Ort *	Hier wird die Ortschaft eingetragen
Telefon 1	Telefonnummer eingeben. Das Format der einzugebenden Nummer ist frei wählbar
Fax	Faxnummer eingeben. Das Format der einzugebenden Nummer ist frei wählbar
E-Mail *	E-Mail der Filiale eingeben
URL	Wenn vorhanden, kann hier die Internetadresse der Filiale hinterlegt werden (z.B. www.besttravel.ch)
Filialleiter *	Mittels Drop-Down den Filialleiter auswählen.
Filialnummer	Wenn vorhanden, kann hier eine individuell vom Reisebüro festgelegte Filialnummer hinterlegt werden
Kostenstelle 1	Hier kann eine Kostenstelle eingegeben werden
Eigenständige Filiale	Hier kann eingestellt werden ob eine Filiale als eigenständige Agentur geführt werden möchte, sodass Kunden- und Dossierdaten filialübergreifend nicht sichtbar sind. Diese Einstellung ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich und einstellbar.
Mandant	Hier stehen zwei Links zur Verfügung. Auswirkungen der Links
SMS Absendername	Hier wird der Absendername für den Versand von SMS direkt aus Umbrella.net (Dossier oder Kunde) definiert. Dieser darf maximal 11 Zeichen enthalten, muss mit alphanummerischen Zeichen beginnen und darf keine Umlaute/Sonderzeichen enthalten.

Alle mit einem * gekennzeichneten Felder müssen zwingend ausgefüllt werden.

Nach den fett markierten Feldern kann gesucht werden.

Bereich ESR Filialeinstellungen

Module: Automatischer ESR

Feld	Beschreibung
ESR Typ	Auswahl ob eine Zahlung mit Einzahlungsschein über ein Bank- oder Postkonto läuft.
Kundenindentifikations-Nr.*	Die hier einzutragende Nummer wird mit Abschluss des Vertrages über ESR-Zahlungen von der Bank vergeben (= 6 Zahlen).
Teilnehmer-Nr.*	Hier muss die Kontonummer eingegeben werden (z.B. 01-2222-0).
Bankadresse	Eingabe der vollständigen Adresse der Bank. (nicht mehr als 80 Zeichen)
ESR Filialadresse	Eingabe der Adresse, welche auf den Einzahlungsschein angedruckt wird.
Offset oben (mm)	Hierüber kann der ESR justiert werden. Dokumentation über den Ablauf der ESR Justierung hier.
Offset links (mm)	Hierüber kann der ESR justiert werden. Dokumentation über den Ablauf der ESR Justierung hier.
Details auf ESR drucken	Wird dieses Häkchen aktiviert, werden im oberen Teil des ESR die folgenden Details angedruckt: Destination, Abreisedatum, Rechung/Bestätigungs-Nummer, Rechnungsdatum und Zahlungsinformationen.
Standard für ESR Zahlungen	Hier kann die Zahlungsform ausgewählt werden, unter welcher die automatischen ESR-Zahlungen im Dossier erfasst werden sollen.

Register Defaultwerte

Register Defaultwerte

Standardeinstellung für Neukunde

Feld	Beschreibung
Kreditlimite	Hier wird die standardmässige Kreditlimite für Neukunden festgelegt.
Zahlungskonditionen	Hier wird die individuelle Standardzahlungskondition für Neukunden festgelegt. Erfassen von Zahlungskonditionen
Zahlungsform	Hier wird die individuelle Standardzahlungsform für Neukunden festgelegt. Erfassen der Zahlungsform
Sprache	Hier wird die Standardsprache für Neukunden festgelegt.
Währung	Hier wird die Standardwährung für Neukunden festgelegt.
Tage bis zur 1. Mahnung	Hier wird standardmässig festgelegt, nach welcher Anzahl Tage fällige Rechnungen in den 1. Mahnungslauf kommen.
Tage bis zur 2. Mahnung	Hier wird standardmässig festgelegt, nach welcher Anzahl Tage diejenigen Rechnungen, welche bereits einmal gemahnt wurden, in den 2. Mahnungslauf kommen.
Tage bis zur 3. Mahnung	Hier wird standardmässig festgelegt, nach welcher Anzahl Tage diejenigen Rechnungen, welche zweimal oder mehr gemahnt wurden, in den 3. Mahnungslauf kommen.

Standardeinstellungen für neues Dossier

Feld	Beschreibung
Gebühr	Hier kann das Gebührenprodukt ausgewählt werden, das bei Generierung des Dossiers automatisch verrechnet werden soll. Wenn automatisch keine Gebühr verrechnet werden soll, hier '-' auswählen. Produkte erfassen
Rechnungslayout	Es kann zwischen dem Layout 'lang' oder dem Layout 'kurz' gewählt werden. Erklärungen zu Layout lang bzw. kurz
Geschäftsbereich	Hier kann der Standard-Geschäftsbereich für neu erstellte Dossiers ausgewählt werden. Geschäftsbereiche erfassen
Rechnung automatisch erstellen	Wird das Häkchen hier gesetzt, wird bei Dossiererstellung vom System standardmässig vorgeschlagen automatisch eine Rechnung zu generieren. Dossier generieren
Reiseprogramm automatisch erstellen	Wird das Häkchen hier gesetzt, wird bei Dossiererstellung vom System standardmässig vorgeschlagen automatisch ein Reiseprogram zu generieren. Dossier generieren
Preise unten gruppieren	Ist dieses Häkchen aktiviert, so werden die Detailpreise sämtlicher Leistungen am Ende der Rechnung aufgeführt.
ARVB (URL)	Hier kann die URL zu dem gewünschten PDF mit den Allgemeinen Bedingungen des Reisebüros eingegeben werden. Diese können später per E-Mail verschickt werden.

Dossiertitelvorlagen

Dossiertitelvorlagen

Der Dossiertitel wird seitens des Reisebüros oft nach einem festen Schema eingegeben und kann daher oft automatisch erzeugt werden. In den Feldern dieses Bereiches kann einerseits ein Default-Dossiertitel eingegeben werden, andererseits pro Sprache ein Dossiertitel hinterlegt werden. Die hier hinterlegten Dossiertitel werden dann bei der Dossiergenerierung automatisch verwendet.

Es stehen die Platzhalter [DESTINATION], [DEPARTUREDATE] und [RETURNDATE] zur Verfügung.

Dossier-Automatisierung

Hier können unterschiedliche Automatisierungsfunktionen eingestellt werden. Der Automatisierungsgrad kann individuell eingestellt und die Funktionen kombiniert werden. Ab Punkt 'Rechnung automatisch nummerieren' muss die Automatisierung auf dem Kunden aktiviert werden. Zur Prozesslogik

Auswahl	Beschreibung
Keine	Wird die Option 'Keine' gewählt, so werden Reservationen nicht automatisch in ein Dossier importiert. D.h. sie bleiben auf dem Arbeitsplatz und müssen vom Benutzer manuell verarbeitet werden. Während der Dossiergenerierung wird lediglich der Dossiertitel gesetzt.
Halbautomatisch	Die Reservation wird nicht vollständig automatisch in ein Dossier importiert. Der Benutzer verarbeitet die Reservation auf dem Arbeitsplatz manuell. Falls dann der Kunde anhand der AIAN (Amadeus) / DI.FT-SA (Galileo) gefunden wird und der Dossiertitel gesetzt werden kann, wird das Dossier anschliessend automatisch - d.h. ohne weiteren Klick - generiert.
Vollautomatisch	Module: AgendaWird der Kunde anhand der AIAN (Amadeus) / DI.FT-SA (Galileo) gefunden und kann der Dossiertitel gesetzt werden, so wird das Dossier vollständig automatisch generiert. Wenn keine weitere Automatisierung eingestellt ist, erhält der Benutzer einen Agendaeintrag mit der Information, dass ein Dossier erstellt worden ist. Hier geht's zur Automatisierungs-Prozesslogik.
Rechnung automatisch nummerieren	Module: CommercialFalls aktiviert, werden alle aktiven Rechnungen im Dossier automatisch nummeriert (ggf. mit einer Verzögerung). Sollte beim Nummerieren ein Fehler auftreten, wird dieser rapportiert und die automatische Verarbeitung abgebrochen. |- | Verzögerung bis zur Nummerierung | Über die Auswahl kann die Verzögerung in Stunden, z.B. 1 Stunde, 4 Stunden etc. ausgewählt werden. Bei der Auswahl von '-' wird die Rechnung unmittelbar nach der Dossier- und Rechnungserstellung nummeriert. |- | Datatrans-Kreditkarten-Zahlung automatisch auslösen | Falls aktiviert, werden bei der Rechnungsnummerierung alle offenen Rechnungspositionen mit der Kreditkarte des Kunden via Datatrans bezahlt. Dafür muss auf dem Kunden als Zahlungsform -Creditcard/Debitcard- und eine gültige Kreditkarte gespeichert sein. Kunde Zahlungsform |- | Dokument(e) automatisch versenden | Falls aktiviert, werden alle aktiven Rechnungen (und - optional - weitere Dokumente) per E-Mail verschickt. E-Mails werden nur für diejenigen Empfänger generiert welche Dokumente an ihre E-Mail Adresse wünschen. Link Kunde. |- | E-Mail Text | Hier ist Rechnung per E-Mail hinterlegt. |- | Verzögerung bis zum Erstellen der E-Mail | Über die Auswahl kann die Verzögerung in Stunden, z.B. 1 Stunde, 4 Stunden etc. ausgewählt werden. Bei der Auswahl von '-' wird das E-Mail unmittelbar nach der Rechnungsnummerierung erstellt. |-| | Verzögerung bis zum Versenden der E-Mail | Über die Auswahl kann die Verzögerung in Stunden, z.B. 1 Stunde, 4 Stunden etc. oder manuelle Bestätigung ausgewählt werden. Bei der Auswahl von '-' wird das E-Mail unmittelbar nach der Erstellung verschickt. |- | AVRB hinzufügen | Falls AVRB in den Filialeinstellungen und/oder in der Rechnung enthaltenen Produkten hinterlegt sind, werden diese automatisch mit dem E-Mail verschickt. |- |} Für Zahlungsprozess Feld Beschreibung Kreditkarte auf Kunde speichern Wird das Häkchen hier aktiviert, so wird beim Zahlungsprozess automatisch vorgeschlagen, die Kreditkartendetails zu speichern. Entgegennehmen von Kreditkartenzahlungen Register Seitenlayout Bereich Generelles Seitenlayout Hier wird das generelle Seitenlayout für die Rechnung resp. das Reiseprogramm festgelegt. Die Felder beschreiben, in wievielen cm Abstand vom Seitenrand die Inhalte platziert werden sollen. Zudem wird hier die Schrift sowie die Schriftgrösse ausgewählt. Register Import-/Exporteinstellungen Register Import-/Exporteinstellungen Bereich Allgemein Feld Beschreibung / Filialcodes CC Ticketing MIRs Über dieses Häkchen wird gesteuert, ob die Owning Agency des PNR's und/oder die Ticketing Agency die Reservation an Umbrella.net übermittelt erhält. Zu den Details Bereich Filialcodes Feld Beschreibung / Filialcodes Filialcodes In diesen Feldern wird die jeweilige ID des entsprechenden externen Systemes eingegeben (z.B. der Pseudo City Code bei Galileo, die Office ID bei Amadeus etc.). Die Vergabe dieser Codes liegt beim jeweiligen Anbieter. Es können mehrere Codes des gleichen externen Systems hinterlegt werden - zusätzliche Filialcodes erfassen. Für Mehrfilialbetriebe mit nur einer ID eines externen Systems gelten die Regeln für den Dossierverantwortlichen und das automatische Hochladen externer Dokumente hier. Die POP3 / IMAP Einstellungen müssen hier für die 'Incoming Mails' vorgenommen werden. (Emailadresse:Passwort) siehe Screenshot Agency Location Falls vorhanden, kann hier eine Agency Location eingetragen werden. Saleschannel Pro Agency-ID kann, falls gewünscht, ein Saleschannel hinterlegt werden. Fixer Lieferant Wird hier ein fixer Lieferant eingetragen, so wird beim Import einer Buchung standardmässig dieser Lieferant verwendet. Bereich Kreditkarten Feld Beschreibung Module: Umbrella.net AustriaAgency BSP Kreditorenkonto Das eigens für diese Art der BSP Zahlungen erstellte Kreditorenkonto kann mittels Dropdown ausgewählt werden. - Neues Konto erfassen. Bereich Kreditkarten Nummer Module: Umbrella.net AustriaHier wird die Nummer der firmen-eigenen Kreditkarte eingegeben Module: ABBHier werden die Agency Karten hinterlegt. Diese Karten sind auf der Firma im Kreditkartenfeld nicht ersichtlich Register Buchhaltung Module: Buchhaltung Register Buchhaltung Im Register Buchhaltung müssen pro Filiale die vom System zu verwendenden Standardkonti hinterlegt werden. Organisatorischer Hinweis: Wir empfehlen, wenn möglich für alle Filialen die selben Konti zu verwenden. Für die Übergabe in die Finanzbuchhaltung kann nach Filiale exportiert werden. Die Auswertungen der Systemkonti innerhalb Umbrella.net sind ebenfalls pro Filiale möglich. Register Drittanbieter Register Drittanbieter Bereich TOUR ONLINE Feld Beschreibung Agentur Hier wird der Agentur Code für das Login bei Touronline eigegeben. Der Agenturcode wird von Online Travel vergeben. System Hier wird der System Code für das Login bei Touronline eingegeben. Der Agenturcode wird von Online Travel vergeben. Bereich TAMARA Feld Beschreibung TAMARA Partner ID Hier wird die Partner ID von Airplus eingegeben. TAMARA Zustellung In diesem Feld kann die E-Mail Adresse oder der FTP-Server-Zugang hinterlegt werden, an den die exportierten Daten zugestellt werden sollen. Nächste TAMARA Exportsequenz Gibt die Nummer des nächsten Business-Kreditkarten-Exports an. Bereich Amex Business Travel Account Feld Beschreibung SE Nummer Die hier einzutragende Nummer wird von American Express vergeben. BTA Travel Office Die hier einzutragende Nummer wird von American Express vergeben. BTA Zustellung In diesem Feld kann die E-Mail Adresse oder der FTP-Server-Zugang hinterlegt werden, an den die exportierten Daten zugestellt werden sollen. Weitere Einstellungen für Amex BTA werden auf dem Mandanten vorgenommen. Module: Commercial <module name="Belege-Export"> Bereich IATA Feld Beschreibung IATA Code Hier muss der IATA Code der Filiale eingegeben werden. Der IATA Code wird nur in Schnittstellen verwendet. Bereich Saferpay Einstellungen Feld Beschreibung Kontonummer Hier muss die von Saferpay vergebene Kontonummer eingetragen werden. Setup Saferpay Feld Beschreibung Benutzername Arbeitet die Filiale mit Saferpay, muss hier der Benutzername von Saferpay eingegeben werden. Passwort Hier wird das Passwort vom Saferpay-Account gespeichert. Bereich EFTPOS Einstellungen Feld Beschreibung EFTPOS Gerätenummer Hier wird die Nummer des EFT-Pos Gerätes eingegeben. Automatischer EFTPOS Tagesabschluss Das Häkchen aktivieren, wenn ein automatischer Tagesabschluss gemacht werden soll. Der Tagesabschluss wird an die E-Mail Adresse der Filiale geschickt. Bereich Datatrans Einstellungen Feld Beschreibung Merchant ID Hier wird die von Datatrans vergebene Merchant-ID eingetragen. Arbeitsabläufe / Prozesse Mögliche Arbeitsschritte ab Register Allgemein Im Bereich 'Generelle Einstellungen' stehen bei 'Mandant' zwei Links zur Verfügung. Mit Klick auf den oberen Link werden die Mandanten-Einstellungen angezeigt, mit Klick auf den unteren Link werden die Benutzerdaten des eingeloggten Benutzers angezeigt. Links im Bereich Generelle Einstellungen Mögliche Arbeitsschritte ab Register Buchhaltung Wird das Häkchen gesetzt bei "Beim Speichern Standardkonti auf Produkte mit unvollständigem Konto-Setup anwenden", so werden bei sämtlichen Produkten, bei denen noch keine Konti gesetzt wurden, automatisch die Standardkonti hinterlegt. Konti auf Produkten setzen Mögliche Arbeitsschritte ab Register Import-/Exporteinstellungen Bereich Allgemein Über diesen Bereich kann die Funktion "CC Ticketing MIRs" aktiviert werden. Zu den Details Bereich Filialcodes In der Auswahlliste das gewünschte Reservierungssystem auswählen und die erforderlichen Felder ausfüllen. Mittels Klick auf den Button 'Plus' rechts hinter der Zeile kann eine neue Zeile eingeblendet werden für die Eingabe eines weiteren Filialcodes. Mit Klick auf den Button 'Speichern' werden die neu erfassten Filialcodes gespeichert. Mit Klick auf den Button 'Minus' rechts hinter einer bestehenden Zeile kann der Eintrag eines Filialcodes entfernt werden. Mit Klick auf den Button 'Speichern' wird der Eintrag gelöscht. Module: Umbrella.net Austria Bereich Kreditkarten Mit Klick auf den Button 'Plus' unterhalb der Nummer erscheint eine neue Zeile und es kann eine neue Kreditkartennummer erfasst werden. Mittels Klick auf den Button 'Speichern' wird der neue Eintrag gespeichert. Mit diesem Vorgehen können hier mehrere Kreditkarten erfasst werden. Um eine Nummer zu löschen kann auf der rechten Seite auf den Button 'Minus' geklickt werden. Die Zeile ist nun nicht mehr ersichtlich und mit Klick auf den Button 'Speichern' wird die Nummer definitiv gelöscht. Mögliche Arbeitsschritte ab Register Drittanbieter Bereich Touronline Link Tour Online Login Über den Link "TOUR ONLINE Login" kann Tour Online gestartet werden. Die Logindaten müssen vorgängig hinterlegt werden. Bereich Saferpay Einstellungen Saferpay Setup ausführen: Das Saferpay-Setup muss einmalig ausgeführt werden. Nach erfassen des Saferpay-Kontos muss hier der Saferpay-Benutzername sowie das Passwort angegeben werden, damit die nötigen PKI-Dateien erstellt werden können. Nach dem Speichern werden diese Felder wieder leer angezeigt. Saferpay Konto: Link Saferpay Konto Über den Link "Ihr Saferpay Konto" wird das Saferpay-Konto der Filiale aufgerufen. Bereich EFT Pos Einstellungen EFT Pos Gerät Button Beschreibung Gerät schliessen Das EFT Pos Gerät wird geschlossen. Das ist z.B. notwendig wenn ein Techniker von Six Card Solution etwas anpassen muss oder wenn das Gerät sich neu einwählen soll. Gerät öffnen Mit Klick auf diesen Button wird die Verbindung zwischen Umbrella.net und dem EFT Pos Gerät hergestellt. Tagesabschluss Durch Anklicken dieses Buttons wird der Tagesabschluss manuell ausgeführt. Das Gerät öffnet sich automatisch beim Entgegennehmen der nächsten Zahlung. Technische/Funktionale Details CC Ticketing MIR's Über dieses Häkchen wird gesteuert, ob die Owning Agency des PNR's und/oder die Ticketing Agency die Reservation an Umbrella.net übermittelt erhält. Folgende Szenarien sind denkbar: Nur die Ticketing Agency hat einen Umbrella.net-Zugang und das Häkchen "CC Ticketing MIRs" ist aktiviert > Die Reservation wird an die Ticketing Agency geschickt. Die Ticketing Agency hat einen Umbrella.net-Zugang und das Häkchen "CC Ticketing MIRs" ist aktiviert. Ebenso hat die Owning Agency einen Umbrella.net Zugang > Die Reservation wird an die Owning Agency gesendet, die Ticketing Agency erhält eine Kopie der Reservation. Die Ticketing Agency hat einen Umbrella.net-Zugang und das Häkchen "CC Ticketing MIRs" ist nicht aktiviert. Ebenso hat die Owning Agency einen Umbrella.net Zugang > Die Reservation wird nur an die Owning Agency geschickt. Die Ticketing Agency hat keinen Umbrella.net-Zugang, die Owning-Agency hat einen Umbrella.net-Zugang > die Reservation wird nur in die Owning Agency gesendet. Rechnungslayout lang/kurz Rechnungslayouts Mehrfilialbetrieb mit nur einem Filialcode Dossierverantwortlicher Für Reisebüros mit mehreren Filialen aber NUR einem Filialcode (z.B. CETS Agency ID) gelten für den Dossierveantwortlichen, beim Verarbeiten einer Reservation direkt ab dem Arbeitsplatz, die folgenden Regeln: Filiale A (mit Filialcode): Der Dossierverantwortliche in Umbrella.net ist immer der Reservations-Ersteller, egal wer das Dossier innerhalb der Filiale A erstellt. (Beispiel: Person in Ausbildung erstellt Dossier für den Filialleiter, der die Reservation im CRS erstellt hat. Dossierinhaber = Filialleiter) Filiale B (ohne Filialcode): Der Dossierverantwortliche in Umbrella.net ist immer der eingeloggte Benutzer, egal wer die Reservation innerhalb der Filiale B im Reservationssystem erstellt hat. Automatisches Hochladen externer Dokumente Damit externe Reisedokumente, wie z.B. die E-Docs von Kuoni, automatisch im Umbrella.net Dossier hochgeladen werden, benötigt jede Filiale einen eigenen Filialcode. Verfügt ein Mehrfilalbetrieb über nur einen Filialcode, kann keine Zuordnung für die externen Reisedokumente gemacht werden. Automatisierung Wird die Automatisierung aufgrund fehlender oder inkorrekter Einstellungen abgebrochen, informiert Umbrella.net mit unterschiedlichen Systemnachrichten und/oder Agendaeinträgen. Ausnahme: wird die Automatisierung bereits beim Reservationsimport abgebrochen, bleibt die Reservation ohne weitere Information auf dem Arbeitsplatz, zur manuellen Bearbeitung, liegen. Prozesslogik: