Mahnwesen: Unterschied zwischen den Versionen

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Das Menu Mahnwesen ermöglicht die Ermittlung der fälligen Rechnungen und das Versenden von Mahnbriefen.
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Das Menu Mahnwesen ermöglicht die Ermittlung der fälligen Rechnungen und das Versenden von Mahnbriefen. Es wird mit 3 Mahnstufen gearbeitet.
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== Grundeinstellungen ==
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Um das Mahnwesen aktiv nutzen zu können, müssen folgende Einstellungen beachtet werden:
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'''Festlegen der Defaultwerte'''
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Zuerst wird bestimmt, nach wie vielen Tagen nach der Fälligkeit einer Rechnung ein Kunde gemahnt werden soll. Im Menü [[Filiale#Register Defaultwerte|Filiale]] befindet sich die Standardeinstellung, welche für neue Kunden übernommen wird. Es besteht die Möglichkeit, auf einzelnen [[Kunde#Register Übersicht | Kunden]] einen anderen Wert zu hinterlegen.
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'''Layout'''
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Das Layout der Mahnung basiert auf dem Layout der Rechnung und enthält die gleichen [[Dokumentelemente | Dokumenelemente]]  wie die Rechnung. Unter [[Dokumenteinstellungen | Verwaltung / Dokumenteinstellungen]] kann pro Mahnstufe eine eigene Kopf- und Fusszeile kreiert werden. Es wird ein Kontoauszug des Kunden mit allen überfälligen Rechnungen inkl. Belegen (z. Bsp. Anzahlungen) angedruckt.
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'''Prüfen ob E-Mail Adresse auf Benutzer hinterlegt ist'''
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Damit das E-Mail mit dem gesamten Mahndokument beim Benutzer ankommt, muss unter [[Benutzer| Verwaltung / Benutzer / Mitarbeiterdaten ]] die E-Mail Adresse hinterlegt sein.
  
 
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'''Buttons'''
  
 
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| Vorschau
 
| Vorschau
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| Nach Klicken auf den Button Vorschau erscheint eine Übersicht der fälligen Rechnungen.
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| Nach Klicken auf den Button Vorschau erscheint eine Übersicht der zu mahnenden Rechnungen.
 
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| Verarbeiten
 
| Verarbeiten
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= Arbeitsabläufe / Prozesse =
 
= Arbeitsabläufe / Prozesse =
  
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== Grundeinstellungen ==
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== Mahnung erstellen ==
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Um das Mahnwesen aktiv nutzen zu können, müssen vorab folgende Einstellungen gemacht werden:
 
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'''Festlegen der Defaultwerte'''
 
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Zuerst wird bestimmt, nach wie vielen Tagen nach der Fälligkeit einer Rechnung ein Kunde gemahnt werden soll. Im Menü [[Filiale#Register Defaultwerte|Filiale]] befindet sich die Standardeinstellung, welche auch für neue Kunden übernommen wird. Es besteht die Möglichkeit, auf einzelnen [[Kunde | Kunden]] einen anderen Wert zu hinterlegen.
 
  
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'''Layout'''
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'''Kunden selektieren'''
  
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Das Layout der Mahnung basiert auf dem Layout der Rechnung und enthält die gleichen Dokumentelemente wie die Rechnung. Unter [[Dokumenteinstellungen | Filiale, Dokumenteinstellungen]] kann pro Mahnstufe eine eigene Kopf- und Fusszeile kreiert werden. Es wird ein Kontoauszug des Kunden mit allen überfälligen Rechnungen inkl. Belegen (z. Bsp. Anzahlungen) angedruckt. Die Belege sind nach Währung gruppiert.
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Auf der Vorschau können die Kunden selektiert werden, welche einen Mahnbrief erhalten sollen. Zuerst erscheinen alle Kunden in der Auswahl aktiv. Mit Entfernen des Häkchens können Kunden von der Mahnliste entfernt werden. Diese Kunden erscheinen beim nächsten Aufruf der Vorschauliste wieder.
  
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== Mahnung erstellen ==
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'''Kontrolle oder Weiterbearbeitung auf Kundenübersicht'''
  
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Auf der Vorschau können die Kunden selektiert werden, welche einen Mahnbrief erhalten sollen. Mittels klicken auf den Button 'Verarbeiten' erhält der Umbrella-Benutzer eine E-Mail von Umbrella mit dem Link zu einem PDF-Dokument, welches sämtliche Mahnungen beinhaltet. Das PDF-Dokument kann nun ausgedruckt und die Mahnungen verschickt werden. Dieses Dokument kann nach Wunsch lokal gespeichert werden da kein Dokument aller Mahnungen in Umbrella gespeichert wird. Es wird jedoch pro Kunde/pro Mahnstufe eine Kopie der Mahnung auf dem [[Kunde#Register Übersicht|Kunden]] gespeichert, welches auch später jederzeit ausgedruckt werden kann.
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Es besteht die Möglichkeit, mit klicken auf den Link auf dem Kunden direkt zur Kundenübersicht zu gelangen. Hier können zum Beispiel die Offenen Posten überprüft werden oder weiter auf ein verknüpftes Dossier geklickt werden. Wenn zum Beispiel auf einem Dossier jetzt eine Zahlung angefügt wird und dann wieder auf das Menü Mahnwesen gewechselt wird, wird durch erneutes klicken auf den Button Vorschau die Liste aktualisiert.
  
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Dieser Vorgang wird nun für alle 3 Mahnungsläufe vorgenommen.
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'''Erstellen der Mahnbriefe'''
  
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Mittels klicken auf den Button Verarbeiten erhält der Umbrella-Benutzer eine E-Mail von Umbrella mit dem Link zu einem PDF-Dokument, welches sämtliche Mahnungen beinhaltet. Das PDF-Dokument kann nun ausgedruckt und die Mahnungen verschickt werden. Dieses Dokument kann nach Wunsch lokal gespeichert werden, da kein Dokument mit dem gesamten Mahnlauf in Umbrella gespeichert wird. Es wird jedoch pro Kunde/pro Mahnstufe eine Kopie der Mahnung auf dem [[Kunde#Register Übersicht|Kunden]] bei den dossierunabhängigen Dokumente/Briefe gespeichert, welches auch später jederzeit ausgedruckt werden kann. Im betreffenden Dossier wird ein Eintrag im [[Dossier#Register History|Register History]] erstellt.
  
  
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Pro Mahnstufe wird ein separater Mahnlauf erstellt.
  
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[[Image:Mahnwesen_filiale.png|thumb|right|Anzahl Tage bis zur Mahnung für Neukunden einstellen]]
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= Technische/Funktionale Details =
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Über Verwaltung -> Filiale -> Defaultwerte können Einstellungen für neu erfasste Kunden eingestellt werden. Diese werden automatisch beim Erstellen neuer Kunden übernommen. Folgende Einstellungen sind für das Mahnwesen relevant:
 
  
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== Kriterien für Rechnungen im Mahnlauf ==
 
{|
 
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! Feld
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!  
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! Beschreibung
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! Vorauszahlungskriterien
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! Restzahlungskriterien
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|-
 +
| 1.Mahnlauf
 +
|
 +
* Vorauszahlung der Rechnung noch nie gemahnt
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* Bezahlter Betrag kleiner als Vorauszahlungsbetrag
 +
* Fälligkeit der Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung
 +
|
 +
* Restzahlung der Rechnung noch nie gemahnt
 +
* Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag
 +
* Fälligkeit der Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung
 
|-
 
|-
−
| Tage bis zur 1. Mahnung
+
| 2.Mahnlauf
−
| Anzahl Tage bis eine nicht bezahlte Rechnung gemahnt wird. Der Wert 0 hat zur folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden.
+
|
 +
* Vorauszahlung der Rechnung genau ein Mal gemahnt
 +
* Bezahlter Betrag kleiner als Vorauszahlungsbetrag
 +
* Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung
 +
|  
 +
* Restzahlung der Rechnung genau ein Mal gemahnt
 +
* Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag
 +
* Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung
 
|-
 
|-
−
| Tage bis zur 2. Mahnung
+
| 3.Mahnlauf
−
| Anzahl Tage bis eine nicht bezahlte Rechnung, die einmal gemahnt wurde, gemahnt wird. Der Wert 0 hat zur folge, dass die Rechnungen des Kunden nie in den zweiten Mahnlauf kommt.
+
|
 +
* Vorauszahlung der Rechnung mehr als ein Mal gemahnt
 +
* Bezahlter Betrag kleiner als Vorauszahlungsbetrag
 +
* Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung
 +
|  
 +
* Restzahlung der Rechnung mehr als ein Mal gemahnt
 +
* Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag
 +
* Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung
 
|-
 
|-
−
| Tage bis zur 3. Mahnung
 
−
| Anzahl Tage bis eine nicht bezahlte Rechnung, die zweimal oder mehr gemahnt wurde, gemahnt wird. Der Wert 0 hat zur folge, dass die Rechnungen des Kunden nie in den dritten Mahnlauf kommt.
 
 
|}
 
|}
−
 
−
= Technische/Funktionale Details =
 
−
 
−
 
−
* Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse
 
−
* In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
 
−
* Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."
 

Aktuelle Version vom 26. März 2014, 17:02 Uhr

Buchhaltung→Mahnwesen


Module: Alle Module ausser Belege-ExportWird mit dem Modul Belege-Export gearbeitet, ist diese Seite nicht ersichtlich. Sonst ist diese Funktion für alle Module verfügbar.



Diese Seite ist nur für einzelne Berechtigungsstufen ersichtlich.


Übersicht

Das Menu Mahnwesen ermöglicht die Ermittlung der fälligen Rechnungen und das Versenden von Mahnbriefen. Es wird mit 3 Mahnstufen gearbeitet.


Grundeinstellungen

Um das Mahnwesen aktiv nutzen zu können, müssen folgende Einstellungen beachtet werden:

Festlegen der Defaultwerte

Zuerst wird bestimmt, nach wie vielen Tagen nach der Fälligkeit einer Rechnung ein Kunde gemahnt werden soll. Im Menü Filiale befindet sich die Standardeinstellung, welche für neue Kunden übernommen wird. Es besteht die Möglichkeit, auf einzelnen Kunden einen anderen Wert zu hinterlegen.

Layout

Das Layout der Mahnung basiert auf dem Layout der Rechnung und enthält die gleichen Dokumenelemente wie die Rechnung. Unter Verwaltung / Dokumenteinstellungen kann pro Mahnstufe eine eigene Kopf- und Fusszeile kreiert werden. Es wird ein Kontoauszug des Kunden mit allen überfälligen Rechnungen inkl. Belegen (z. Bsp. Anzahlungen) angedruckt.

Prüfen ob E-Mail Adresse auf Benutzer hinterlegt ist

Damit das E-Mail mit dem gesamten Mahndokument beim Benutzer ankommt, muss unter Verwaltung / Benutzer / Mitarbeiterdaten die E-Mail Adresse hinterlegt sein.

Layout

Mahnwesen

Benutzeroberfläche

Bereich Mahnungslauf

Feld Beschreibung
Filiale Die Mahnungen können für eine einzelne Filiale oder über den gesamten Mandanten erstellt werden.
Kunde Hier kann spezifisch ein Kunde ausgewählt werden. Bleibt das Feld leer, werden fällige Rechnungen gesamthaft gesucht.
Mahnungslauf Mittels Drop-Down kann die Mahnstufe selektiert werden.


Buttons

Vorschau Nach Klicken auf den Button Vorschau erscheint eine Übersicht der zu mahnenden Rechnungen.
Verarbeiten Ist die Vorschau-Liste OK zum Erstellen der Mahnbriefe, werden diese mittels klicken auf den Button Verarbeiten generiert.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Mahnung erstellen

Kunden selektieren

Auf der Vorschau können die Kunden selektiert werden, welche einen Mahnbrief erhalten sollen. Zuerst erscheinen alle Kunden in der Auswahl aktiv. Mit Entfernen des Häkchens können Kunden von der Mahnliste entfernt werden. Diese Kunden erscheinen beim nächsten Aufruf der Vorschauliste wieder.

Kontrolle oder Weiterbearbeitung auf Kundenübersicht

Es besteht die Möglichkeit, mit klicken auf den Link auf dem Kunden direkt zur Kundenübersicht zu gelangen. Hier können zum Beispiel die Offenen Posten überprüft werden oder weiter auf ein verknüpftes Dossier geklickt werden. Wenn zum Beispiel auf einem Dossier jetzt eine Zahlung angefügt wird und dann wieder auf das Menü Mahnwesen gewechselt wird, wird durch erneutes klicken auf den Button Vorschau die Liste aktualisiert.

Erstellen der Mahnbriefe

Mittels klicken auf den Button Verarbeiten erhält der Umbrella-Benutzer eine E-Mail von Umbrella mit dem Link zu einem PDF-Dokument, welches sämtliche Mahnungen beinhaltet. Das PDF-Dokument kann nun ausgedruckt und die Mahnungen verschickt werden. Dieses Dokument kann nach Wunsch lokal gespeichert werden, da kein Dokument mit dem gesamten Mahnlauf in Umbrella gespeichert wird. Es wird jedoch pro Kunde/pro Mahnstufe eine Kopie der Mahnung auf dem Kunden bei den dossierunabhängigen Dokumente/Briefe gespeichert, welches auch später jederzeit ausgedruckt werden kann. Im betreffenden Dossier wird ein Eintrag im Register History erstellt.


Pro Mahnstufe wird ein separater Mahnlauf erstellt.

Technische/Funktionale Details

Kriterien für Rechnungen im Mahnlauf

Vorauszahlungskriterien Restzahlungskriterien
1.Mahnlauf
  • Vorauszahlung der Rechnung noch nie gemahnt
  • Bezahlter Betrag kleiner als Vorauszahlungsbetrag
  • Fälligkeit der Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung
  • Restzahlung der Rechnung noch nie gemahnt
  • Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag
  • Fälligkeit der Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung
2.Mahnlauf
  • Vorauszahlung der Rechnung genau ein Mal gemahnt
  • Bezahlter Betrag kleiner als Vorauszahlungsbetrag
  • Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung
  • Restzahlung der Rechnung genau ein Mal gemahnt
  • Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag
  • Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung
3.Mahnlauf
  • Vorauszahlung der Rechnung mehr als ein Mal gemahnt
  • Bezahlter Betrag kleiner als Vorauszahlungsbetrag
  • Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung
  • Restzahlung der Rechnung mehr als ein Mal gemahnt
  • Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag
  • Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung
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