Mahnwesen

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Übersicht

Das Menu Mahnwesen ermöglicht die Ermittlung der fälligen Rechnungen und das Versenden von Mahnbriefen. Es wird mit 3 Mahnstufen gearbeitet.

Layout

Benutzeroberfläche

Bereich Mahnungslauf

Feld	Beschreibung
Filiale	Die Mahnungen können für eine einzelne Filiale oder über den gesamten Mandanten erstellt werden.
Kunde	Hier kann spezifisch ein Kunde ausgewählt werden. Bleibt das Feld leer, werden fällige Rechnungen gesamthaft gesucht.
Mahnungslauf	Mittels Drop-Down kann die Mahnstufe selektiert werden.

Buttons:

Vorschau	Nach Klicken auf den Button Vorschau erscheint eine Übersicht der fälligen Rechnungen.
Verarbeiten	Ist die Vorschau-Liste OK zum Erstellen der Mahnbriefe, werden diese mittels klicken auf den Button Verarbeiten generiert.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Grundeinstellungen

Um das Mahnwesen aktiv nutzen zu können, müssen vorab folgende Einstellungen gemacht werden:

Festlegen der Defaultwerte

Zuerst wird bestimmt, nach wie vielen Tagen nach der Fälligkeit einer Rechnung ein Kunde gemahnt werden soll. Im Menü Filiale befindet sich die Standardeinstellung, welche auch für neue Kunden übernommen wird. Es besteht die Möglichkeit, auf einzelnen Kunden einen anderen Wert zu hinterlegen. Soll ein Kunde nie eine Mahnung erhalten, kann er mit dem Wert 0 erfasst werden.

Layout

Das Layout der Mahnung basiert auf dem Layout der Rechnung und enthält die gleichen Dokumentelemente wie die Rechnung. Unter Filiale, Dokumenteinstellungen kann pro Mahnstufe eine eigene Kopf- und Fusszeile kreiert werden. Es wird ein Kontoauszug des Kunden mit allen überfälligen Rechnungen inkl. Belegen (z. Bsp. Anzahlungen) angedruckt. Die Belege sind nach Währung gruppiert.

Mahnung erstellen

Auf der Vorschau können die Kunden selektiert werden, welche einen Mahnbrief erhalten sollen. Mittels klicken auf den Button 'Verarbeiten' erhält der Umbrella-Benutzer eine E-Mail von Umbrella mit dem Link zu einem PDF-Dokument, welches sämtliche Mahnungen beinhaltet. Das PDF-Dokument kann nun ausgedruckt und die Mahnungen verschickt werden. Dieses Dokument kann nach Wunsch lokal gespeichert werden, da kein Dokument mit dem gesamten Mahnlauf in Umbrella gespeichert wird. Es wird jedoch pro Kunde/pro Mahnstufe eine Kopie der Mahnung auf dem Kunden gespeichert, welches auch später jederzeit ausgedruckt werden kann.

Pro Mahnstufe wird ein separater Mahnlauf ausgeführt.

Datei:Mahnwesen filiale.png

Anzahl Tage bis zur Mahnung für Neukunden einstellen

Über Verwaltung -> Filiale -> Defaultwerte können Einstellungen für neu erfasste Kunden eingestellt werden. Diese werden automatisch beim Erstellen neuer Kunden übernommen. Folgende Einstellungen sind für das Mahnwesen relevant:

Feld	Beschreibung
Tage bis zur 1. Mahnung	Anzahl Tage bis eine nicht bezahlte Rechnung gemahnt wird. Der Wert 0 hat zur folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden.
Tage bis zur 2. Mahnung	Anzahl Tage bis eine nicht bezahlte Rechnung, die einmal gemahnt wurde, gemahnt wird. Der Wert 0 hat zur folge, dass die Rechnungen des Kunden nie in den zweiten Mahnlauf kommt.
Tage bis zur 3. Mahnung	Anzahl Tage bis eine nicht bezahlte Rechnung, die zweimal oder mehr gemahnt wurde, gemahnt wird. Der Wert 0 hat zur folge, dass die Rechnungen des Kunden nie in den dritten Mahnlauf kommt.

Technische/Funktionale Details

• Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse
• In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
• Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."