Version vom 16. Juli 2012, 13:23 Uhr (Quelltext anzeigen) AndreaS (Diskussion | Beiträge) (→‎Register Finanzen) ← Zum vorherigen Versionsunterschied		Aktuelle Version vom 9. September 2019, 13:04 Uhr (Quelltext anzeigen) Conny (Diskussion | Beiträge)
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		+
	= Übersicht =		= Übersicht =
−	Jedes Dossier verfügt über einen Titel und eine eindeutige, som System zugeteilte Nummer.	+	Ein "Dossier" umfasst alle Daten im Zusammenhang mit einer Reise. Jedes Dossier verfügt über einen Titel und eine eindeutige, vom System zugeteilte Nummer. Die Dossierübersicht enthält verschiedene Register, welche wiederum eigene Bereiche enthalten und spezifische Funktionalität anbieten. Jeder Bereich kann mittels Klick auf den Pfeil angezeigt oder verborgen werden.
−	Die Dossiers enthalten verschiedene Register, welche wiederum eigene Bereiche und Funktionalitäten enthalten.
	= Layout =		= Layout =
−	Gibt keine Text-Beschreibung, nur ein Screenshot.	+	[[File:Dossier uebersicht teil1.png|800px|Dossier-Übersicht]] [[File:Dossier uebersicht teil2.png|800px|Dossier-Übersicht]]
	= Benutzeroberfläche =		= Benutzeroberfläche =
		+
		+	'''Icons'''
		+
		+	{|
		+	|-
		+	! Icon
		+	! Beschreibung
		+	|-
		+	| [[File:Notiz.png|RTENOTITLE]]
		+	| Mit Klick auf das Icon können hier Notizen gespeichert werden, die das Dossier betreffen. Das Notizfeld kann von jedem Register aus editiert und gespeichert werden.
		+	|}
	== Register Übersicht ==		== Register Übersicht ==
−	=== Bereich Dossier ===	+	=== Bereich Allgemeines ===
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
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	|-		|-
	| Abreise / Rückreise		| Abreise / Rückreise
−	| Umbrella generiert diesen Eintrag automatisch, wenn auf der Rechnung ein Abreise- resp. Rückreisedatum erfasst wurde.	+	| Umbrella berechnet diesen Eintrag automatisch aufgrund der Reisedaten. Diese können auf der Rechnung bzw. im Reiseprogramm editiert werden.
	|-		|-
	| Titel		| Titel
−	| Der Titel wurde beim Erstellen des Dossiers definiert. Er kann jederzeit abgeändert werden.	+	| Der Titel wird beim Erstellen des Dossiers definiert. Er kann jederzeit abgeändert werden.
	|-		|-
	| Land		| Land
−	| Beim Import einer Reservation werden diese Felder automatisch abgefüllt. Anderenfalls müssen die Informationen manuell ergänzt werden.	+	| Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden.
	|-		|-
	| Destination		| Destination
−	| Beim Import einer Reservation werden diese Felder automatisch abgefüllt. Anderenfalls müssen die Informationen manuell ergänzt werden. Mit Klick auf die Weltkugel (links vom Destinationsfeld) öffnet sich Google Maps mit Blick auf die gewählte Destination.	+	| Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden. Ein Klick auf die Weltkugel (links vom Destinationsfeld) öffnet Google Maps mit Blick auf die gewählte Destination.
	|-		|-
	| Geschäftsbereich		| Geschäftsbereich
−	| Wird automatisch eingetragen, kann aber manuell abgeändert werden.	+	| Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach [[Geschäftsbereiche|Geschäftsbereiche]]. In der [[Auswertung:_Umsatz]] kann dann der Umsatz pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der [[Filiale#Register_Defaultwerte|Filiale]] übernommen, kann manuell abgeändert werden.
	|-		|-
	| Kategorie		| Kategorie
−	| Die Kategorie kann über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden. Anschliessend speichern.	+	| Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach [[Dossierkategorien|Dossierkategorien]]. In der [[Auswertung:_Umsatz]] kann dann der Umsatz pro Dossierkategorie ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der [[Filiale#Register_Defaultwerte|Filiale]] übernommen, kann manuell abgeändert werden.
	|-		|-
−	| Saleschannel	+	| <module name="Kuoni">Saleschannel</module>
−	| Der Saleschannel muss über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden. Anschliessend speichern.	+	| Der Saleschannel muss über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden.
	|-		|-
	| Verantwortliche(r)		| Verantwortliche(r)
−	| Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.	+	| Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Bei importierten Leistungen wird der Verantwortliche anhand folgender [[Dossier_generieren#Dossierverantwortlicher|Logik]] gesetzt. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.
	|-		|-
−	| Notizen	+	| Inhaber
−	| Um Dossier-Notizen einzugeben, Klick auf das Icon. Hier können informative Notizen / Kundeninformationen eingefügt und hinterlegt werden. Um den gesamten Notiztext anzuzeigen (auch ohne Klicken) kann mit der Maus über das Sujet bzw. den Text gefahren werden.	+	| Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger. Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Über die entsprechenden Icons werden zusätzliche Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail angezeigt (sofern erfasst). Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.
−	Diese Notizen sind rein informativ.	+	Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier von wem erstellt wurde, und wann es zuletzt geändert wurde.
		+
	|}		|}
	=== Bereich Inhaber ===		=== Bereich Inhaber ===
−	In dieses Feld wird der Inhaber des Dossiers gespeichert. Fährt man mit der Maus über das Icon  , so wird der Inhaber angezeigt. Mit Klick auf dieses Icon wird diese Person geöffnet.	+	Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger, Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Wurden auf dem Kunden Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail hinterlegt, werden diese hier ebenfalls angezeigt. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.
−	Ebenfalls hier zu sehen ist der Benutzer, welcher das Dossier eröffnet hat, sowie der Benutzer der die letzten Änderungen getätigt hat.	+	Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier erstellt wurde, und wann und von wem es zuletzt geändert wurde.
−	=== Bereich Rechnungen ===	+	<module name="Kuoni">
		+	Ebenfalls wird hier angezeigt wann das Dossier letztmals ins [[CRM]] exportiert wurde.
		+	</module>
−	Hier befindet sich eine Übersicht über die aktuellen Rechnungen. Alte Rechnungen (PDF’s) werden archiviert, mit einem Klick auf  können diese hervorgerufen werden.	+	[https://www.youtube.com/watch?v=AL9wxs74tC8 Link zu Video]
−	Fährt man mit der Maus über das Icon  , so wird der Rechnungsempfänger angezeigt. Mit Klick auf dieses Icon wird die Person geöffnet.	+	=== Bereich Rechnungen ===
−	Mit Klick auf eine bestehende Rechnung öffnet sich der Doceditor, in welchem die Rechnung bearbeitet werden kann.	+	[[File:Register rechnungen.png|thumb|right|Detail - Rechnungen]]
−	Um eine Rechnung zu löschen wird auf das 'x' am Ende vom Rechnungslink geklickt.	+	Der Bereich 'Rechnungen' enthält eine Übersicht der aktuellen Rechnungen. Mittels einer Baumstruktur kann auf alte PDF-Dateien zugegriffen werden, siehe dazu [[Doceditor#Rechnung_nummerieren|Dossierdaten manuell editieren und ergänzen]]. <release since="3.01">
		+	Entspricht die Rechnungsnummer des PDF nicht mehr der aktuellen Rechnungsnummer, kann der PDF-Eintrag nochmals aufgeklappt werden um das PDF der internen Gutschrift anzuzeigen.
		+	</release>
		+	Mit einem Klick auf das Icon verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.
−	Button Neue Rechnung	+	Eine neue Rechnung kann mit dem Button "Neue Rechnung" erstellt werden.
−	Doceditor	+	Ein Klick auf eine Rechnung öffnet den [[Doceditor|Doceditor]], in welchem die Rechnung bearbeitet werden kann. Siehe dazu [[Doceditor#Dossierdaten_manuell_editieren_und_ergänzen|Dossierdaten manuell editieren und ergänzen]].
−	=== Bereich Weitere Dokumente ===	+	Um eine Rechnung zu stornieren / löschen wird auf das 'X' am Ende vom Rechnungslink geklickt.
−	Auf der Dossier-Übersicht im Bereich ‚Weitere Dokumente‘ können externe Dokumente hochgeladen (max. 1.5 MB), sowie Briefe erstellt werden. Ausserdem befindet sich in diesem Bereich das Reiseprogramm.	+	=== Bereich Zahlungseingänge ===
−	Wenn bereits ein Reiseprogramm erstellt wurde, wird dieses hier angezeigt. Mit Klick auf den Link öffnet sich der Dokumenteneditor. Dort kann das Reiseprogramm bearbeitet werden. Es kann nur ein Reiseprogramm erstellt werden. Falls Sie mehrere Programme benötigen, öffnen Sie das Reiseprogramm und wählen dann zuoberst die Schaltfläche 'Reiseprogramm in Word'. Dort können Sie jegliche Änderungen vornehmen, Bilder einfügen etc.
−	Bitte beachten Sie, dass Änderungen an Leistungen, Teilnehmer etc. welche auch die Rechnung betreffen, die Rechnung ebenfalls verändert. Wenn die Rechnung bereits nummeriert ist, führt dies zur Denummerierung und die Rechnung muss anschliessend neu nummeriert werden.
		+	[[File:Bereich zahlungseingang2.png|thumb|right|Bereich zahlungseingang2.png]]
−	==== Dokumente hochladen ====	+	Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche eingegangenen Zahlungen eines Dossiers vermerkt. Die Zahl hinter 'Zahlungseingänge' zeigt an, wieviele Zahlungen (inkl. stornierte Zahlungen) sich in diesem Dossier befinden. Fehlerhafte Zahlungen können gesamthaft mit dem 'X' storniert werden, siehe auch [[#Zahlung_stornieren|Zahlung stornieren]].
		+	Mittels Klick auf das Zahlungs-Icon öffnet sich eine Detailansicht der Zahlung, siehe auch [[Zahlungen_suchen|Zahlungen suchen]]. Ein Klick auf den Text-Link öffnet die Quittung (PDF).
−	Um ein externes Dokument hochzuladen, im Dossier den Button ‚Dokument hochladen‘ anwählen.	+	Über den Button 'Zahlung anfügen' wird eine neue [[Zahlungen|Zahlung angefügt]] .
−	Auf ‚Durchsuchen‘ klicken und das gewünschte File auswählen.	+	=== Bereich Teilnehmer ===
−	Anschliessend eine Beschreibung eingeben und ‚Hochladen‘ anklicken.	+	Im Bereich 'Teilnehmer' sind alle Teilnehmer des Dossier ersichtlich. In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Kunde erfasst werden, es reicht wenn der Dokumentempfänger als Kunde erfasst wird.
−	Das Dokument ist unter ‚Weitere Dokumente‘ ersichtlich und kann ab jetzt von jedem Benutzer direkt aus dem Dossier geöffnet werden.
−	Werden im Word Änderungen am Dokument vorgenommen und sollen diese im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das Dokument über ‚Dokument hochladen‘ erneut hochgeladen werden.
−	Auf x klicken, um das gewünschte Dokument aus Umbrella.net zu löschen.
−	Dokumente mit folgenden Formaten können ins Umbrella.nethochgeladen werden:
−	* .rtf	+	=== Bereich Weitere Dokumente ===
−	* .txt
−	* .pdf
−	* .gif
−	* .jpeg
−	* .png
−	* .doc
−	* .xml
−	* .html
		+	Der Bereich 'Weitere Dokumente' enthält neben (optional) einem Reiseprogramm weitere, externe Reisedokumente, z.B. E-Docs von Kuoni. Damit die E-Docs automatisch im Dossier hochgeladen werden, benötigt die Filiale einen eigenen [[Filiale#Register_Import-/Exporteinstellungen|Filialcode]].
		+	Eine neues Reiseprogramm kann mit dem Button "Neues Reiseprogramm" erstellt werden.
−	==== Brief erstellen ====	+	Ein Klick auf ein Umbrella.net-internes '''Reiseprogramm''' öffnet den [[Doceditor|Doceditor]], in welchem das Reiseprogramm bearbeitet werden kann. Siehe dazu [[Doceditor#Dossierdaten_manuell_editieren_und_ergänzen|Dossierdaten manuell editieren und ergänzen]]. Ein Klick auf alle anderen Arten von Dokumenten öffnen diese im entsprechenden Standardprogramm.
−	Um einen Brief zu erstellen, auf ‚Brief erstellen‘ klicken.	+	Um ein Dokument zu löschen wird auf das entsprechende 'X' geklickt.
−	Auf der darauf folgenden Maske den Empfänger auswählen, sowie einen Betreff eingeben. Über das Drop-Down Menü kann dann der entsprechende Brief ausgewählt werden. Falls gewünscht, kann eine Kopie des Original-Briefes im Dossier abgelegt werden.	+	Siehe [[#Dokument_hochladen|Dokument hochladen]].
−	Über ‚Brief öffnen‘ öffnet sich der ausgewählte Brief im Word und kann von daher weiterbearbeitet und ausgedruckt werden.	+	<module name="ABB">
		+	Bei ABB wurde in Umbrella.net eine '''XML-Schnittstelle''' implementiert um die Rechnungen der betreffenden Kunden an das E-Invoicing System der ABB zu übermitteln. Über Einstellungen wird gesteuert, für welche Kunden die Rechnung in die XML-Schnittstelle geschickt wird. Jede Rechnung beziehungsweise Gutschrift wird 1x an das E-Invoicing System übermittelt. Zurück kommt ein sogenanntes ASCC File, welches in Umbrella bei "Weitere Dokumente" automatisch hochgeladen wird. Falls dies mal nicht funktionieren sollte, kann der Fehler bei Umbrella oder auch beim Datacenter von ABB liegen. Falls die Debitoren-Belastung nicht verschickt wurde, dann kann es daran liegen, dass der Rechnungsempfänger nicht korrekt ist. Auf der Rechnung muss der Default Rechnungsempfänger der betroffenen Abteilung hinterlegt sein.
		+	</module>
−	Werden im Word Änderungen am Dokument vorgenommen und sollen diese im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das Dokument über ‚Dokument hochladen‘ hochgeladen werden.	+	<module name="MPD">
		+	Mit dem Modul MPD können hier auch Standardbriefe erstellt werden. Die genaue Anleitungen findet sich unter [[Brief erstellen | Brief erstellen]]
		+	</module>
		+	<module name="Destinationbook">
		+	Mit dem Modul Destinationbook steht der Button "Zu Destinationbook senden" zur Datenübermittlung zur Verfügung. Nach erfolgreicher Übermittlung findet sich hier ein Link zum entsprechenden Dossier in Destinationbook.
		+	</module>
		+	=== Bereich Finanzen ===
−	==== Offerte (MPD) ====	+	[[File:Bereich finanzen.png|thumb|right|Detail - Finanzen]]
		+	Der Bereich 'Finanzen' bietet eine Übersicht der relevanten Finanzzahlen des Dossiers
−	Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.	+	<module name="Fremdwährung">
−		+	Verkaufswährung
−	Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.	+	</module>
−
−	-> Modul
−
−	-> Doceditor
−
−	==== Reiseprogramm ====
−
−	Falls das Reiseprogramm noch nicht besteht, auf ‚Neues Reiseprogramm‘ klicken.
−
−	In der darauf folgenden Ansicht den Empfänger auswählen. Ist das Häkchen bei ‚Dokument an-schliessend öffnen‘ aktiviert, so wird das Reiseprogramm automatisch geöffnet, sobald auf ‚Erstellen‘ geklickt wurde.
−
−	Um das Reiseprogramm zu bearbeiten, auf den Link klicken.
−
−	Der Reiseprogramm-Editor öffnet sich. Das Reiseprogramm kann jetzt bearbeitet werden.
−
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Öffnen	+	| Umsatz
−	| Es kann direkt ein anderes, bestehendes Dokument geöffnet werden.	+	| Gesamter Umsatz des Dossier
	|-		|-
−	| Dokument neu laden	+	| Zahlungen
−	| Über 'Dokument neu laden' werden vorgenommene Änderungen rückgängig gemacht.	+	| Das Total aller Zahlungen im Dossier. Stornierte Zahlungen werden nicht berücksichtigt.
	|-		|-
−	| Speichern	+	| Einkaufswert
−	| Die vorgenommenen Änderungen werden gespeichert.	+	| Ist das Modul Einkauf nicht aktiviert, kann hier ein Einkaufsbetrag erfasst werden. Ist hingegen das Module Einkauf aktiviert, wird hier die Summe aller Einkäufe angegeben.
		+	|}
		+
		+	<module name="Einkauf">
		+	{|
		+	! Feld
		+	! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kopie speichern	+	| Nettogewinn
−	| Eine Kopie des Reiseprogramms wird im PDF-Format im Dossier gespeichert.	+	| Hier wird der Nettogewinn ausgewiesen als Differenz von 'Umsatz' und 'Einkauf'
	|-		|-
−	| Freier Text	+	| Nettogewinn (%)
−	| Es wird ein neues Textfeld geöffnet	+	| Hier wird der prozentuale Nettogewinn ausgewiesen. Dieser berechnet sich als "Nettogewinn / Umsatz"
−	|-
−	| Textbaustein
−	| In einem Textfeld die richtige Stelle anklicken und den gewünschten Textbaustein einfügen.
	|}		|}
		+	</module>
−	Das Reiseprogramm kann für die individuelle Bearbeitung im Word geöffnet werden.	+	=== Bereich Dossier Status ===
−	Das Reiseprogramm kann als PDF ausgedruckt werden.
−	=== Bereich Finanzen ===	+	[[File:Bereich dossierstatus.png|thumb|right|Detail - Dossier Status]]
−	Im Bereich ‚Finanzen‘ findet man eine Zusammenfassung über die Finanzen eines Dossiers, so z.B. offene Zahlungsbeträge sowie offene Rechnungsbeträge. Falls das Dossier unnummerierte Rechnungen enthält, erscheint ein entsprechender Hinweis in Rot.	+	Der Bereich 'Dossier Status' gibt eine Übersicht über die Dossierqualität und zeigt auf was noch gemacht werden muss. Immer angezeigt werden:
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
−	|-
−	| Umsatz
−	| Totalumsatz vom Dossier
−	|-
−	| Zahlungen
−	| x
−	|-
−	| Einkauf
−	| x
−	|-
−	| Nettogewinn
−	| x
−	|-
−	| Nettogewinn (%)
−	| x
	|-		|-
	| Nicht verrechnet		| Nicht verrechnet
−	| Nicht verrechnete Rechnungs-Positionen	+	| Das Total aller Preisposition welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
	|-		|-
	| Offener Zahlungsbetrag		| Offener Zahlungsbetrag
−	| x	+	| Das Total aller Zahlungsbeträge welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
	|-		|-
	| Offener Rechnungsbetrag		| Offener Rechnungsbetrag
−	| x	+	| Das Total aller unbezahlten Rechnungen. Bei einem pendenten Dossier ist diese Betrag oft (noch) nicht 0.00.
	|-		|-
	| Fällig		| Fällig
−	| Ein Betrag wird ab Fälligkeitsdatum, welches anhand der Zahlungskonditionen im Dokument berechnet wird, ersichtlich.	+	| Das Total aller fälligen Rechnungsbeträge. Die Fälligkeit folgt aus der gewählten [[Zahlungskondition|Zahlungskondition]].
		+	|-
		+	| Status der Reiseleistungen
		+	| Bestätigte oder annullierte Leistungen sind in Ordnung. Pendente Leistungen deuten darauf hin dass noch etwas gemacht werden muss. Optionen und unbekannte Status verhindern das Nummerieren einer Rechnung und sollten baldmöglichst bearbeitet werden.
	|}		|}
−	-> Link zu Zahlungskonditionen!	+	Je nach Status und aktivierten Modulen können noch weitere Einträge aufgelistet werden, zB:
		+
		+	*Pendente Modifies
		+	*Überfällige Agendaeinträge
		+
		+	=== Bereich Agenda ===
		+
		+	<module name="Agenda">
		+	[[Image:agenda in dossier.png|400px|Register Agenda]]
		+
		+
		+	Im Bereich 'Agenda' werden alle Agendaeinträge angezeigt welche mit diesem Dossier verknüpft sind. Die Einträge sind nach Fälligkeitsdatum aufsteigend sortiert. Über den Button 'Agendaeintrag hinzufügen...' kann ein neuer Agendaeintrag hinzugefügt werden. Detaillierte Informationen hierzu hier: [[#Neuer Agendaeintrag hinzufügen|Neuer Agendaeintrag erfassen]].
		+	</module>
		+
		+	=== Bereich Leistungen ===
		+
		+	Unter dem Register 'Leistungen' sind alle Reiseleistungen des Dossiers ersichtlich. Die Leistungen sind grundsätzlich chronologisch sortiert. [[#Leistungsreihenfolge_auf_der_Dossier.C3.BCbersicht|Siehe Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht]] <module name="Commercial">Verlinkte [[#Positionen verlinken|Positionen]] (Bsp. mit automatischen Ticketgebühren) werden direkt nacheinander aufgelistet.</module>
		+
		+	Ausgewählte Typen von Reiseleistungen bieten eine "Bestätigung". Ein Klick auf diesen Link öffnet ein PDF welches - ausgedruckt - dem Kunden mitgegeben werden kann um vor Ort zB dem Hotel abzugeben. Im Moment unterstützen die folgenden [[Leistungstyp|Leistungstypen]] den Bestätigungs-Druck:
		+
		+	*Hotel
		+	*Transfer
		+	*Diverses
		+
		+	Die Leistungen können mit dem 'x' hinter dem Betrag gelöscht werden.
		+
		+	<module name="Package Builder">
		+	Neben jeder Leistung findet man das Icon für die Funktion 'Package Builder'. 'Gepackte' Leistungen sind durch ein Icon gekennzeichnet. Mit Klick auf das Icon hinter einer gepackten Leistung können Leistungen aus dem 'Package' entfernt und einem neuen Produkt zugeteilt werden. [[#Package Builder|Package Builder]]
		+	</module>
		+
		+	<module name="myclimate">
		+	Für die Flüge in einem Dossier kann ein myclimate-Ticket angefordert werden, siehe dazu den Arbeitsprozess [[Myclimate#Ticket erstellen für Umbrella.net Benutzer (Reservation bereits importiert)|Ticket erstellen für Umbrella.net Benutzer]]
		+	</module>
		+
		+	=== Bereich Reservationen ===
		+
		+	[[File:Bereich reservationen.png|800px|Register Reservationen]]
		+
		+	Im Bereich 'Reservationen' werden bereits importierte Reservationen und Modifies angezeigt.
		+
		+	Hier können ausserdem Reservationen, welche in der Importliste sind, in ein bestehendes Dossier importiert werden.
		+
		+	Hat eine Reservation einen pendenten Modify, kann dieser hier akzeptiert oder abgelehnt werden (siehe [[#Modify_akzeptieren_.2F_ablehnen|Modify akzeptieren / ablehnen]]).
		+
		+	SER-Notes vom Veranstalter werden hier angezeigt und bleiben jederzeit bestehen. Somit ist die History der SER-Notes jederzeit nachvollziehbar.
		+
		+	Mit dem Klick auf 'x' wird die Verlinkung der Reservation mit dem Dossier aufgehoben, die Reservation wird zurück auf den Arbeitsplatz gestellt, und kann in ein anderes Dossier importiert werden.
		+
		+	Bei importierten Reservationen aus Galileo und Amadeus kann die Reservation via den blauen Link beim PNR direkt im jeweiligen GDS geöffnet werden.
		+
		+	== Register Finanzen ==
		+
		+	[[File:Register finanzen.png|800px|Dossier, Register Finanzen]]
		+
		+	Das Register 'Finanzen' enthält alle finanziell relevanten Informationen wie Beträge pro Teilnehmer, Totalbeträge, Mehrwertsteuer-Verteilung, Teilnehmerrechnungen, erhaltene/offene Zahlungen. Die Teilnehmerzuteilungen und Beträge können manuell bearbeitet werden.
		+
		+	== Register Reiseprogramme ==
		+
		+	<release since="3.01">
		+	[[Image:register reiseprogramm.png|600px|Dossier, Register Reiseprogramme]]
		+
		+	Im Register "Reiseprogramme" können Teilnehmer einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der [[#Tnr.-Zuordnung von Leistungen editieren|Finanzsicht]] editiert werden.
		+
		+	</release>
		+
		+	== Register Einkauf ==
		+
		+	<module name="Einkauf">
		+
		+	[[Image:register einkauf.png|800px|Dossier, Register Einkauf]]
		+
		+	Das Register 'Einkauf' listet alle Einkäufe auf, die diesem Dossier zugeordnet sind. Im oberen Bereich des Bildschirms werden alle dem Dossier zugewiesenen Einkäufe aufgelistet. Über das Feld "Diesem Dossier zuweisen" können ungebundene Einkäufe einer Dossierposition zugewiesen werden. Im unteren Bereich des Bildschirms werden die Details eines einzelnen Einkaufs angezeigt. Siehe hierzu [[Einkauf]] für die Beschreibung der einzelnen Felder.
		+
		+	Enthält ein Dossier noch keine Dossierposition, sind im Register Einkauf keine Einkäufe vorhanden. Es können dann auch keine Einkäufe erstellt oder editiert werden.
		+	</module>
		+
		+	<module name="Kuoni">
		+	Die einseitige Änderung des Einkaufspreises in CHF oder in Fremdwährung führt zu einem ungültigen Währungskurs. Der Einkaufspreis wird bei eingeschaltener Währungskurs-Sperre automatisch auch in Fremdwährung angepasst (und umgekehrt). Die Validierung des aktuellen Währungskurses findet beim Speichern des Einkaufs gegenüber dem zum Erstelldatum (des Einkaufs) gültigen Kurses statt. Weicht dieser +/-1% ab, wird die Fehlermeldung ausgegeben.
		+
		+	</module>
		+
		+	&nbsp;
		+
		+	&nbsp;
		+
		+	&nbsp;
		+
		+	&nbsp;
		+
		+	== Register Selektionskriterium ==
		+
		+	<module name="Kuoni">
		+
		+	Über das Register 'Selektionskriterium' können frei definierbare Dossier-Attribute vermerkt werden. Anhand diesen Kriterien kann anschliessend die [[Auswertung: Dossier]] erstellt werden. Die Kriterien können in den Stammdaten frei definiert werden.
		+
		+	[[Selektionskriterium | Selektionskriterien erfassen in den Stammdaten]]
		+
		+	</module>
		+
−	Beim Verkauf eines Arrangements eines europäischen Reiseveranstalters (z.B. Studiosus) kann, sofern vom Kunden gewünscht, eine Rechnung in Euro erstellt werden.	+	== Register Commercial ==
−
−	Hierzu muss die Währung des Dossiers in der Dossier-Übersicht wie folgt umgestellt werden:
		+	<module name="Commercial">
−	''' Fremdwährungen '''	+	[[Image:ComReg1.png|800px|Dossier, Register Commercial]]
−	Um mit Fremdwährungen zu operieren, muss mit dem Zusatzmodul ‚Fremdwährungen‘ gearbeitet werden.	+	[[Image:ComReg2.png|800px|Dossier, Register Commercial]]
−	Leistungsträger- und Touroperator-Rechnungen in Fremdwährung werden von Umbrella in CHF umgerechnet. Auch werden Zahlungen, die in Fremdwährung entgegengenommen werden, zum tagesaktuellen Kurs umgerechnet.
−	Beim Verkauf eines Arrangements eines europäischen Reiseveranstalters (z.B. Studiosus) kann, sofern vom Kunden gewünscht, eine Rechnung in Euro erstellt werden.	+	Commercial-Daten wie z.B. Flugnummern und Airlinecodes werden aus den CRS automatisch ins Umbrella.net importiert.
−		+
−	Hierzu muss die Währung des Dossiers in der Dossier-Übersicht wie folgt umgestellt werden:	+	Zusätzliche Informationen, wie z.B. Reasoncode und Fare Type, Reisender und Besteller können in Galileo bzw. Amadeus eingegeben werden.
		+
		+	Diese Daten werden dann aus der Galileo oder Amadeus Reservation in Umbrella.net auf die Commercial Lasche übernommen. Weitere Informationen siehe [[Importserver#Technische/Funktionale Details|Datenübernahme]].
−	=== Bereich Zahlungseingänge ===
		+	=== Bereich Commercial data / Codes ===
−	Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche eingegangenen Zahlungen eines Dossiers vermerkt.	+	Hier wird die Landeswährung der Beträge der Positionen angezeigt. Z.B. CH = CHF, AT = EUR.
−	Wird die Zahlung vor dem Nummerieren der Rechnung entgegengenommen, wird diese automatisch auf der Rechnung angezeigt.	+	=== Positionen ===
−	Wird eine Zahlung nach Nummerierung der Rechnung entgegengenommen und einem bestehenden Dokument zugewiesen, wird sie auf der Rechnung nicht angezeigt. Die Rechnung muss dann zuerst neu nummeriert werden.	+	Bei einem Positionstyp handelt es sich um den Leistungstyp der Dossierposition. Dieser kann über das Produkt gesteuert werden.
−	Mit Klick auf den Link wird die Quittung geöffnet.	+	[[Produkt|Produkt erfassen]]
		+	Je nach Positionstyp, welcher auf der Rechnung erfasst wurde, sind unterschiedliche Felder im Register Commercial ersichtlich. Für die Schnittstellen Tamara / Amex BTA sind die Positionstypen: Flug, Unterkunft, Automiete, Zug und Gebühr korrekt auszufüllen. Alle anderen Positionstypen haben keine Commercial Daten, werden aber auf der Commercial Lasche mit dem Hinweis ,Keine Commercial Data / Codes für diesen Positionstyp' aufgeführt.
−	==== Barzahlung erfassen ====	+	[[Produkt|siehe Positionstypen]]
−	Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.	+	==== Position Flug ====
−	Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel ist ‚Bargeld/Cash‘, der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.	+	(!) = zwingendes Feld für Kreditkarten-Exporte
	{|		{|
Zeile 244:		Zeile 338:
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde *	+	| Flug
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.	+	| Beschreibung der Dossierposition.
		+	|-
		+	| IATA area
		+	| Wird beim Import aufgrund einer internen Destinationen Tabelle gesetzt. [[#Technische/Funktionale Details|(Details...)]]
		+	|-
		+	| LCC
		+	| Wird aus dem CRS importiert oder kann als Kästchen mit einem Mausklick angewählt und gespeichert werden.
		+	|-
		+	| Dest. (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Destination Code (three letter code (3LC)) / Beispiel: LAX
	|-		|-
−	| Zahlungsmittel	+	| Coun. (!)
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Barzahlungen das Zahlungsmittel 'Bargeld/Cash' auswählen.	+	| Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Country Code (two letter code (2LC)) / Beispiel: US
	|-		|-
−	| Zahlungsweg	+	| Ticket
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.	+	| Hier wird die Airline ausgeschrieben
	|-		|-
−	| Manuelle Zahlung	+	| Ausstelldatum (!)
−	| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.	+	| Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
−	Für Barzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.	+	|-
		+	| Ticket Nr. (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst (13 Stellen). Bei LCC Carrier = Alphanummerisch / Beispiel 123ABC (max. 8 Stellen). Bei Conjunction Tickets darf nur die erste Ticketnummer gespeichert werden. Kreditkarten - Schnittstellen erwarten hier die Booking File Nr.
		+	|-
		+	| Airline (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Two letter code (2LC) muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Airline Code / Beispiel: LX. Eingabe wird über interne Airline Tabelle validiert und muss vorhanden sein und über einen gültigen three letter code (3LC) verfügen, ansonsten erscheint Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
		+	|-
		+	| Fare paid
		+	| Verkaufspreis inkl. VG und Rabatt, wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
		+	|-
		+	| Benchmark
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
		+	|-
		+	| Offered
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
		+	|-
		+	| Reason Code
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
		+	|-
		+	| Fare type
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
		+	|-
		+	| Dep. (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
		+	|-
		+	| Orig. (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Three letter code (3LC) / Beispiel: ZRH. Eingabe wird über interne Destinationen Tabelle validiert und muss vorhanden sein, ansonsten erscheint die Fehlermeldug: Ungültiger Code, beim Speichern.
		+	|-
		+	| Dest. (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Three letter code (3LC) / Beispiel: LHR. Eingabe wird über interne Destinationen Tabelle validiert und muss vorhanden sein, ansonsten erscheint die Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
		+	|-
		+	| Flug-Nr. (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst. Beispiel: LX 120
		+	|-
		+	| Airline1
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Nummerischer three letter code (3LC) muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Nummerischer Airline Code / Beispiel: 724. Für Low-Cost-Carrier (LCC) muss der ICAO-Code eingegeben werden, z.B. EZY.
		+	|-
		+	| Klasse (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Beispiel: Y
		+	|-
		+	| (Variable), z.B. (ADD)
		+	| Klammerwert ist der Wert, welcher auf der Rechnung in den Feldern 'Flug von' erfasst wurde. Er dient der Orientierung bei manuellen Änderungen auf der Commercial Lasche. Manuelle Änderungen der Daten auf der Commercial Lasche bewirken keine Änderung der ursprünglichen Daten auf der Rechnung, somit können z.B. Orig. (ZRH) und der Wert in der Klammer (FRA) voneinander abweichen. [[Datei:Zrh.png|thumb|300px|topmiddle|Beispiel]]
	|}		|}
−	Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich das folgende Pop-Up:	+	==== Position Gebühr ====
	{|		{|
Zeile 264:		Zeile 408:
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Teilnehmer
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.	+	| Wird auf der Rechnung erfasst.
−	|-
−	| Rechnung
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
	|-		|-
−	| Betrag	+	| Verbunden mit
−	| Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.	+	| Verlinkte Dossierposition
−
−	Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.
−	|-
−	| Datum
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
−	|-
−	| Bemerkung
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
−	|-
−	| Quittung anschliessend öffnen
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
	|}		|}
		+	[[#Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial |Zum Arbeitsablauf Gebührenposition mit Dossierposition verlinken]]
−	==== Bankzahlung erfassen ====	+	==== Position Unterkunft ====
−
−	Der Kunde hat auf das Bankkonto des Reisebüros Geld einbezahlt. Die Zahlung wird anschliessend wie folgt im Umbrella.net eingegeben. Unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.
−
−	Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel entspricht dem entsprechenden Bankkonto, der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.
	{|		{|
Zeile 296:		Zeile 423:
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| ()
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.	+	| Startdatum - Enddatum
		+	|-
		+	| Hotelname
		+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
		+	|-
		+	| Chain Code (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
		+	|-
		+	| Zimmertyp
		+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
		+	|-
		+	| Property Code (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
		+	|-
		+	| Dest.(!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: LAX
	|-		|-
−	| Zahlungsmittel	+	| Coun.(!)
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Bankzahlungen das entsprechende Bankkonto auswählen.	+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: US
	|-		|-
−	| Zahlungsweg	+	| Betrag
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.	+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
	|-		|-
−	| Manuelle Zahlung	+	| Preis pro Nacht
−	| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.	+	| Wird, wenn vorhanden mit Währung und Betrag aus dem CRS importiert.Kann manuell auf dem Register Commercial eingetragen und gespeichert werden.
−	Für Bankzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
	|}		|}
−	Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up:	+	==== Position Automiete ====
	{|		{|
Zeile 316:		Zeile 457:
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| ()
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.	+	| Startdatum - Enddatum
		+	|-
		+	| Anbieter (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
	|-		|-
−	| Rechnung	+	| Pick-up
−	|Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.	+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
	|-		|-
−	| Betrag	+	| Kategorie
−	| Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.	+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
−		+	|-
−	Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.	+	| Dest. (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: LAX
	|-		|-
−	| Datum	+	| Coun. (!)
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.	+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: US
	|-		|-
−	| Bemerkung	+	| Betrag
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.	+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
	|-		|-
−	| Quittung anschliessend öffnen	+	| Preis pro Tag (!)
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.	+	| Wird, wenn vorhanden, mit Währung und Betrag aus CRS importiert. Kann manuell auf dem Register Commercial eingetragen und gespeichert werden.
	|}		|}
−		+	==== Position Zug ====
−
−	==== Geschenkgutschein-Zahlung erfassen ====
−
−	Um eine Zahlung mit einem eigenen Gutschein (Nummer in Umbrella.net erfasst) zu erfassen, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.
−
−	Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf ‚Eigene Gutscheine‘ umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.
−
−	Hinweis: Für Fremdgutscheine das Zahlungsmittel ‚Fremde Gutscheine‘ wählen.
	{|		{|
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
−	|-
−	| Kunde
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
	|-		|-
−	| Zahlungsmittel	+	| ()
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Geschenkgutscheinzahlungen das Zahlungsmittel ‚Eigene Gutscheine‘ (Nummer in Umbrella erfasst) auswählen.	+	| Startdatum - Enddatum
		+	|-
		+	| Route
		+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
		+	|-
		+	| Fare Type (!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
		+	|-
		+	| Dest.(!)
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Zugpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: BSL
	|-		|-
−	| Zahlungsweg	+	| Coun.(!)
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.	+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: CH
		+	|-
		+	| Betrag
		+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
	|-		|-
−	| Manuelle Zahlung
−	| Die Funkton 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor un dTeller zur Verfügung.
−	Für Geschenkgutscheinzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
	|}		|}
−		+	==== Position Refund ====
−	Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up:
	{|		{|
Zeile 370:		Zeile 512:
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Airline (!)
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.	+	| Wird aus dem CRS importiert. Airline Code / Beispiel: LX. Eingabe wird über interne Airline Tabelle validiert und muss vorhanden sein und über einen gültigen three letter code (3LC) verfügen, ansonsten erscheint Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
	|-		|-
−	| Rechnung	+	| Route
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.	+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Commercial Lasche erfasst.
	|-		|-
−	| Gutschein	+	| IATA Area
−	| Hier die Gutscheinnummer eintippen.	+	| Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Commercial Lasche erfasst.
	|-		|-
	| Betrag		| Betrag
−	| Der Betrag wird automatisch eingetragen und entspricht dem Wert des Geschenkgutscheines.	+	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuellen Positionen auf der Rechnung eingetragen werden.
		+	|-
		+	| Benchmark
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
		+	|-
		+	| Offered
		+	| Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
		+	|-
		+	|Reason Code
		+	|Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
		+	|-
		+	|Fare Type
		+	|Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
	|-		|-
−	| Datum	+	|Rückerstattung (!)
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.	+	|Belegnummer des Refunds, setzt sich aus Airline Code und Ticketnummer des Originaltickets zusammen. Daten werden von der Rechnung übernommen.
	|-		|-
−	| Referenznummer	+	|Teilnehmer
−	| Die Referenznummer wird automatisch eingetragen und entspricht der Geschenkgutscheinnummer.	+	|Person, auf welche die Rückerstattung ausgestellt wurde.
	|-		|-
−	| Bemerkung	+	|Verbunden mit
−	| Die Bermerkung wird auf der Quittung angezeigt.	+	|Verlinkte Flugleistung.
	|-		|-
−	| Quittung anschliessend öffnen.	+	|(Variable), z.B. (724)
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.	+	|Klammerwert sind Werte, welche bereits auf der Rechnung erfasst wurden. Sie dienen der Orientierung bei manuellen Änderungen auf der Commercial Lasche. Manuelle Änderungen der Daten auf der Commercial Lasche bewirken keine Änderung der ursprünglichen Daten auf der Rechnung.
	|}		|}
		+	[[#Refundposition mit Flugposition verbinden |Zum Arbeitsablauf Refundposition mit Flugposition verbinden]]
−	==== Kreditkartenzahlung erfassen ====	+	=== Bereich Commercial-Defaultwerte ===
−	''' Präsenz-Zahlung '''	+	Im Bereich Commercial-Daten können die DBI (Descriptive Billing Information) abgefüllt werden. Es stehen die nachfolgenden Felder zur Verfügung:
−	Der Kunde ist im Reisebüro anwesend und bezahlt die Reise mit seiner Kreditkarte über das EFT-Pos Ger[[ ät.	+	* Kostenstelle 1
		+	* Kostenstelle 2
		+	* Personal-Nr.
		+	* Projekt-Nr.
		+	* Permit no.
		+	* Request no.
		+	* Budget-Nr.
		+	* Gruppen-Nr.
		+	* Interne Ref. 1
		+	* Interne Ref. 2
		+	* Interne Informationen
		+	Sind auf dem Dossier - [[#Bereich_Inhaber|Inhaber]] die DBI Felder hinterlegt, werden sie automatisch übernommen.
−	''' Distanz-Zahlung '''	+	</module>
−
−	Der Kunde ist nicht im Reisebüro anwesend. Die Zahlung wird im Umbrella über Datatrans oder Saferpay abgewickelt (je nachdem mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird).
−	Es werden verschiedene Arten von Kreditkartenzahlungen unterschieden:	+	=== Bereich Diverses ===
−	• Kreditkartenzahlungen über das EFTpos-Gerät (Präsenz-Zahlung)
−	• Kreditkartenzahlungen über Datatrans oder Saferpay (Distanz-Zahlung)
−	• Kreditkartenzahlung BSP
		+	<module name="ABB">
−	''' Zahlung erfassen via Datatrans oder Saferpay '''	+	Die folgenden Felder werden für HRG-Reports benötigt und werden im Galileo PNR eingegeben. Hier geht's zu [[Importserver#Datenübernahme|Galileo Datenübernahme]]
−
−	Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.
−
−	Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚Datatrans‘ resp. ‚Saferpay‘.
	{|		{|
Zeile 423:		Zeile 581:
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Trip Purpose code
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.	+	| Wird aus Galileo importiert. Kann auch manuell ausgefüllt werden.
	|-		|-
−	| Zahlungsmittel	+	|Hotel compliance
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.	+	|Wird aus Galileo importiert. Kann auch manuell ausgefüllt werden.
−	|-
−	| Zahlungsweg
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
−	|-
−	| Manuelle Zahlung
−	| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
−	Wenn das Häkchen hier für Korrekturzwecke aktiviert wird, wird bei Datatrans / Saferpay keine Zahlung ausgelöst.
	|}		|}
		+	</module>
		+
		+	== Register Mitteilungen ==
−	Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:	+	Alle Mitteilungen, die Dossier relevant sind, werden hier gespeichert. Es ist möglich ein [[SMS_versenden|SMS]], ein [[E-Mail_versenden|E-Mail]] oder einen manuellen Eintrag zu erstellen. [[Dossier#Mögliche_Arbeitsschritte_ab_Register_Mitteilungen|Incoming Mails]] sind ebenfalls hier ersichtlich. <module name="Commercial">
		+	Systemmeldungen welche durch einen Abbruch des [[Filiale#Register Defaultwerte|vollautomatischen]] Prozesses verursacht werden, werden hier ebenfalls angezeigt.
		+	</module> [[File:Mitteilungen.png|800px|Mitteilungen, Register Mitteilungen]]
		+	=== Bereich Mitteilungen ===
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Von
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.	+	| Von welchem Benutzer wurde diese Mitteilung erstellt oder gesendet. Auch das System kann ein Absender sein.
	|-		|-
−	| Rechnung	+	| An
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.	+	| An welchen Kunden oder Benutzer wurde diese Mitteilung gesendet
	|-		|-
−	| Betrag	+	| Betreff
−	| Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.	+	| Der Betreff im Titel der Mitteilung wird hier eingefügt, oder bei SMS der Text
−	(Hinweis: Je nach Vertrag zwischen dem Reisebüro und Saferpay/Datatrans können keine Fremdwährungszahlungen abgewickelt werden).
−
−	Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.
	|-		|-
	| Datum		| Datum
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.	+	| Hier ist das genaue Datum und die Uhrzeit der gesendeten oder empfangenen Mitteilung ersichtlich
		+	|-
		+	| Fällig
		+	| Hier das Datum eintragen, wann eine Antwort von dieser Mitteilung erwartet wird
	|-		|-
−	| Kundenkreditkarte	+	| Erledigt
−	| Falls auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert wurde, kann diese über das Drop-Down Menü ausgewählt werden.	+	| Hier kann ein Häkchen gesetzt werden, sobald die ausstehende Antwort der Mitteilung eingetroffen ist. Wenn dieses Kästchen angehakt wurde erscheint ein erledigt Datum und die Mitteilung wird grau hinterlegt. Das Erledigt Kästchen erscheint nur bei Mitteilungen bei denen eine Antwort ausstehend ist
		+	|}
−	Soll eine neue Kreditkarte benutzt resp. gespeichert werden, ‚Andere Kreditkarte‘ auswählen.	+	&nbsp;
−	Bei Datatrans werden die Kreditkartendaten in Umbrella.net verschlüsselt. Im Hintergrund werden die Daten an Datatrans gesendet und stehen so für zukünftige Transaktionen bereit.	+	=== Darstellung Mitteilungen ===
		+
		+	{|
	|-		|-
−	| Kreditkardendaten	+	| Gesendete E-Mails
−	| Falls die Kreditkarte nicht auf dem Kunden gespeichert wurde, können die Daten hier eingetragen und ggf. gespeichert werden.	+	| schwarz hinterlegt
−		+	|-
−	Hinweis: Bei Zahlungen über Datatrans werden die Kreditkartendaten automatisch verschlüsselt.	+	| E-Mails mit 'Antwort erwartet bis'
		+	| Fälligkeitsdatum und ein Kästchen zum abhaken
		+	|-
		+	| E-Mails die erledigt wurden
		+	| grau hinterlegt
		+	|-
		+	| Incoming Mails
		+	| fett schwarz
	|-		|-
−	| Bemerkung	+	| Systemmeldungen
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.	+	| fett schwarz
	|-		|-
−	| Quittung anschliessend öffnen	+	| SMS
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.	+	| schwarz
	|}		|}
		+	== Register History ==
		+
		+	[[File:Register history.png|800px|Dossier, Register History]]
		+
		+	Im Register 'History' werden - für die Benutzer-Berechtigung Supervisor und Buchhalter - alle Belege sowie Zahlungsausgleiche angezeigt. Dies bietet die Möglichkeit zu prüfen wie eine Zahlungsverteilung in der Vergangenheit aussah.
−	''' Bereich Storno '''	+	Für alle Benutzer sichtbar gibt es ein Log relevanter Dossier-Aktionen.
−	Zahlungen können storniert werden, sofern noch kein Tagesabschluss gemacht wurde. Wurde der Tagesabschluss bereits erstellt, so muss der Betrag gutgeschrieben werden.	+	Folgende Aktionen führen zu einem Eintrag in der Action History:
−	Um die Zahlung zu stornieren, auf das Icon  klicken.	+	'''Rechnung'''
−	Es erscheint eine Meldung, diese bestätigen.	+	*Nummerieren einer Rechnung
		+	*Abspeichern einer Rechnung
		+	*Rechnung löschen
		+	*Denummerieren einer Rechnung
		+	*Löschen einer Rechnungsposition
		+	*Löschen eines Teilnehmers
		+	*Hinzufügen einer Rechnungsposition
		+	*Hinzufügen einer Preisposition
		+	*Hinzufügen eines Teilnehmers
−	Die Zahlung wird nun kursiv im Dossier dargestellt.	+	'''Dossier'''
		+	*Dossier erstellen
		+	*Speichern der Finanzansicht
		+	*Import eines Dossier (via XML)
		+	*Löschen eines Teilnehmers
		+	*Löschen eines abgespeicherten Dokumentes
		+	*Löschen eines Reiseprogramms
		+	*Speichern des Dossiers
		+	*Jedes E-Mail/SMS welches verschickt wird (via Button auf Dossierübersicht)
		+	'''Zahlungen'''
−	''' EFT-Pos Zahlung erfassen '''	+	*Stornieren einer Zahlung
		+	*Zahlung hinzufügen
−	Hinweis: Um Kreditkartenzahlungen über das EFTpos-Gerät entgegennehmen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚EFTPos‘ gearbeitet werden.	+	'''Mahnungslauf erstellen'''
−	Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.	+	*Verarbeiten eines Mahnungslaufs
−		+	<module name="Package Builder">
		+	''' Package Builder '''
		+	* Position zu einem Package hinzufügen
		+	* Position von einem Package entfernen
		+	</module>
−	Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚EFT POS‘.	+	'''Reservation'''
		+
		+	*Hinzufügen einer Reservatin (reservation/modify)
		+	*Löschen einer Reservation vom Dossier
		+
		+	<module name="Einkauf">
		+	''' Einkauf '''
		+	* Stornieren eines Einkaufs
		+	* Löschen eines Einkaufs
		+	* Speichern eines Einkaufs
		+	</module>
		+
		+	= Arbeitsabläufe / Prozesse =
		+
		+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht ==
		+
		+	=== E-Mail Versand ===
		+
		+	Mit einem Klick auf den Button 'E-Mail' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein [[E-Mail_versenden|E-Mail verschickt]] werden kann.
		+
		+	=== SMS Versand ===
		+
		+	Mit einem Klick auf den Button 'SMS' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier eine [[SMS_versenden|SMS verschickt]] werden kann.
		+
		+	=== Dossierprint ===
		+
		+	Über den Button 'Dossierprint' erhält der Benutzer auf Knopfdruck eine Übersicht über die wichtigsten Daten des Dossiers. Insbesondere für grössere Dossier mit vielen Zahlungen (Hochzeitsdossier) oder Gruppenreisen kann der Papier-Ausdruck sehr hilfreich sein. Angedruckt werden:
		+
		+	*Schlüsseldaten des Dossier (Nr, Title, Abreisedatum etc.)
		+	*Finanzzahlen
		+	*Angaben zum Dossierinhaber
		+	*Nummerierte Rechnungen
		+	*Zahlungen
		+
		+	=== Speichern ===
		+
		+	Die editierbaren Daten unter [[#Bereich_Dossier|Bereich Dossier]] und [[#Bereich_Inhaber|Bereich Inhaber]] werden gespeichert. Das Speichern führt auch dazu dass sämtliche Finanzwerte neu berechnet werden, dies betrifft zB fällige Beträge.
		+
		+	<module name="Fremdwährung">
		+	Siehe [[#Ändern der Verkaufswährung|Ändern der Verkaufswährung]] zu Einschränkungen bezüglich dem Ändern der Verkaufswährung.
		+	</module>
		+
		+	=== Dossier löschen ===
		+
		+	Ein Dossier kann gelöscht werden solange das Dossier über keine nummerierten Rechnungen und/oder Zahlungen verfügt. Sollen die Reservationen für ein anderes Dossier behalten werden müssen diese vorgängig mit 'Exportieren auf Arbeitsplatz' aus dem Dossier extrahiert werden (siehe: [[#Reservation_auf_Arbeitsplatz_exportieren|Reservation auf Arbeitsplatz exportieren]]).
		+
		+	=== Neue Rechnung erstellen ===
		+
		+	Mit dem Button 'Neue Rechnung' wird eine neue Rechnung erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Das Layout 'Lang' oder 'Kurz' wird anhand der hinterlegten Defaults vorgeschlagen. Via die Auswahlliste 'Rechnungstexte holen' können Einleitungs- und Schlusstexte und die freien Texte einer bestehenden Rechnung kopiert werden. Wenn keine Rechnung ausgewählt wird, werden die Einleitungs- und Schlusstexte aus den Defaults der Filiale verwendet. Es können Teilnehmer für die nächste Rechnung ausgewählt werden. Der neuen Rechnung werden dann sämtliche Daten der ausgewählter Teilnehmer zugewiesen, welche bisher noch keiner Rechnung zugewiesen waren (dh 'Nicht verrechnete' Preispositionen und Leistungen). Wenn keine Teilnehmer ausgewählt werden, beinhaltet die Neue Rechnung alle Daten aus 'Nicht verrechnet'. Es ist nicht möglich einzelne Texte aus einer bestehenden Rechnung zu holen.
		+
		+	[[File:NeueRechnungDialog.png|600px|Neue Rechnung erstellen]]
		+
		+	<module name="Commercial">Ist auf dem Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt, werden automatisch TAF Positionen erstellt. Müssen auf der Rechnung noch manuell Positionen angefügt werden, können die TAF Positionen anschliessend ausgelöst werden.
		+
		+	Siehe auch [[Doceditor#Details zu TAF|TAF-Logik]].
		+	</module>
		+
		+	=== Rechnung löschen / stornieren ===
		+
		+	Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Rechnung wird diese storniert bzw. gelöscht. Wurde die Rechnung noch nie nummeriert, wird sie mit dem 'X' komplett gelöscht und ist nicht mehr im Dossier ersichtlich. Wurde die Rechnung vor dem Storno ein- oder mehrmals nummeriert, verbleibt die stornierte Rechnung als PDF-File im Dossier und kann so jederzeit angeschaut oder gedruckt werden. Eine stornierte Rechnung kann nicht mehr im Doceditor geöffnet werden.
		+
		+	<module name="ABB">Handelt es sich um eine Gutschrift kann nach der Credit note nummer ein Text im dynamischen Textfeld eingegeben werden. z.B. Invoice's credit note 130XXXX.
		+	</module>
		+
		+	=== Neues Reiseprogramm erstellen ===
		+
		+	Mit dem Button 'Neues Reiseprogramm' wird ein neues Reiseprogramm erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Es kann pro Teilnehmer ein eigenes [[#Register_Reiseprogramme|Reiseprogramm]] erstellt werden.
		+
		+	=== Dokument hochladen ===
		+
		+	Um ein externes Dokument hochzuladen:
		+
		+	#im Dossier den Button 'Dokument hochladen' anwählen
		+	#Auf 'Durchsuchen' klicken und die gewünschte Datei auswählen
		+	#Anschliessend eine Beschreibung eingeben und 'Hochladen' anklicken
		+
		+	Das Dokument ist auf der Übersicht ersichtlich und kann ab jetzt von jedem Benutzer direkt aus dem Dossier geöffnet werden.
		+
		+	Zu beachten: Werden in Word Änderungen an einem Dokument vorgenommen und sollen jene Änderungen im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das geänderte Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochgeladen werden.
		+
		+	Dokumente mit folgenden Formaten können ins Umbrella.net hochgeladen werden:
		+
		+	*.rtf
		+	*.txt
		+	*.pdf
		+	*.gif
		+	*.jpeg
		+	*.png
		+	*.doc
		+	*.xml
		+	*.html
		+
		+	Die maximale Grösse pro hochgeladenem Dokument ist 1.5MB.
		+
		+	=== Brief erstellen ===
		+
		+	Mit einem Klick auf den Button 'Brief erstellen' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein [[Brief_erstellen|Brief erstellt]] werden kann.
		+
		+	=== Zahlung anfügen ===
		+
		+	Mit einem Klick auf den Button 'Zahlung anfügen' öffnet sich eine neue Maske, siehe dazu [[Zahlungen|Zahlungen]]
		+
		+	=== Zahlung stornieren ===
		+
		+	Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Zahlung wird diese storniert. War die stornierte Zahlung einer Rechnung zugeordnet, und diese Rechnung war anschliessend nummeriert worden, dann bewirkt der Storno ein Denummerieren der Rechnung.
		+
		+	<module name="Commercial">
		+	Wurde die Zahlung über Datatrans ausgeführt, stehen beim Storno [[Zahlungen#Teilrückerstattungen|Teilrückerstattungen]] zur Verfügung.
		+	</module>
		+
		+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Leistung ==
		+
		+	=== Position löschen ===
		+
		+	[[File:Leistung loeschen.png|thumb|300px|Position aus Dossier löschen]]
		+
		+	Mit einem Klick auf das 'X' ganz rechts neben dem Betrag einer Position wird diese gelöscht. Alle Rechnungen, welche die zu löschende Position beinhalten, werden denummeriert. Ist eine BSP-Zahlung mit der zu löschenden Position verknüpft, wird diese storniert. [[Zahlungen#Kreditkartenzahlung_BSP|Hier geht's zur Kreditkartenzahlung BSP]]
		+
		+	=== myclimate Ticket hinzufügen ===
		+
		+	<module name="myclimate">
		+	Beim Klick auf den Button 'Flug' oder 'Kreuzfahrt' neben myclimate Ticket hinzufügen wird entweder für alle Flugsegmente oder alle Schiffssegmente im Dossier automatisch ein [[Myclimate|Myclimate Ticket]] berechnet. Wird das Ticket offeriert oder bestellt, wird die entsprechende, neue Position direkt im Dossier automatisch erstellt.
		+	</module>
		+
		+	=== Position einem Package hinzufügen ===
		+
		+	<module name="Package Builder">Folgende Funktionen sind nur mit eingeschaltetem Modul 'Package Builder' möglich</module>
		+
		+	[[File:Package builder icon.png|thumb|300px|Button 'Zusammenführen']]
		+
		+	[[File:Package builder.png|thumb|300px|Position einem Package hinzufügen]]
		+
		+	Mit Klick auf den Button 'Zusammenführen' rechts neben der Position öffnet sich das Pop-Up 'Package Builder'. Mit dem Package Builder kann eine Position mit deren Leistungen in ein eigenes Arrangement gepackt werden.
		+
		+	==== Package Builder ====
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Flug Swiss
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.	+	| Titel der zu packenden Position aus der Dossierübersicht
−	|-
−	| Zahlungsmittel
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
−	|-
−	| Zahlungsweg
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
−	|-
−	| Manuelle Zahlung
−	| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
−	Wenn das Häkchen hier für Korrekturzwecke aktiviert wird, wird über das EFT-Pos Gerät keine Zahlung ausgelöst.
	|}		|}
−	Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:	+	==== Zielposition ====
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
−	|-
−	| Kunde
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
−	|-
−	| Rechnung
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
−	|-
−	| Betrag
−	| Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.
−	(Hinweis: Je nach Vertrag zwischen dem Reisebüro und Saferpay/Datatrans können keine Fremdwährungszahlungen abgewickelt werden).
−
−	Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.
−	|-
−	| Datum
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
	|-		|-
−	| Bemerkung	+	| Zu Position hinzufügen
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.	+	| Falls bereits Positionen gepackt wurden, können weitere Positionen/Leistungen hinzgefügt werden
	|-		|-
−	| Quittung anschliessend öffnen	+	| Neues Produkt
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.	+	| Produkt für das Package auswählen. Siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Packages auf Produkt erlauben]]
	|}		|}
−	Wird dann auf ‚Hinzufügen‘ geklickt, so hat der Kunde 60 Sekunden Zeit die Kreditkarte ins Gerät zu schieben und den Betrag zu bestätigen, resp. den Code einzugeben.	+	==== Einkauf ====
−	Bei erfolgreicher Transaktion wird die Zahlung im Dossier unter ‚Zahlungseingänge‘ ersichtlich und falls das Häkchen aktiviert wurde, öffnet sich die Quittung.	+	<module name="Einkauf">Nur mit eingeschaltetem Modul Einkauf</module>
−
−
−	''' Kreditkartenzahlung BSP '''
−
−	Nach Import der Flugbuchung erscheint die BSP-Zahlung automatisch im Bereich ‚Zahlungseingänge‘.
−	Die Zahlung wird auf der Rechnung dann automatisch abgezogen.
−	Falls eine BSP-Zahlung nacherfasst werden muss, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.
−
−	Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Beim Zahlungsweg ‚BSP‘ auswählen.
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Vor dem Zusammenführen Einkauf nachführen
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person/Firma handelt.	+	| Beim Aktivieren des Flags wird der bestehende Einkauf nachgeführt und und enthält die ursprüngliche Kommission. Wenn noch kein Einkauf erstellt wurde, erfasst Umbrella einen neuen Einkauf, wie wenn die [[Datenprüfungen_Rechnung#Nummerieren_der_Rechnung|Rechnung nummeriert wird]]. Die Kommission wird dann aufgrund der Einstellungen auf dem gewählten Produkt berechnet, siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Produkt - Bereich Einkauf]]. Bei nicht aktivieren des Flags wird kein Einkauf erstellt.
−	|-
−	| Zahlungsmittel
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
−	|-
−	| Zahlungsweg
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für BSP-Zahlungen muss der Zahlungsweg 'BSP' angweählt werden.
−	|-
−	| Manuelle Zahlung
−	| Die Funkton 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Für manuelle BSP-Zahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
	|}		|}
−	Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:	+	==== Preispositionen ====
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Nur zusammenführen
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.	+	| Die Preispositionen bleiben bei der ursprünglichen Leistung aufgelistet.
−	|-
−	| Rechnung
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
−	|-
−	| Rechnungsposition
−	| Für die manuelle Nacherfassung einer BSP-Zahlung muss hier eine Rechnungsposition ausgwählt werden.
	|-		|-
−	| Betrag	+	| Preise unten gruppieren
−	| Der Betrag wird automatisch von der ausgewählten Rechnungsposition übernommen.	+	| Die Preispositionen werden am Ende der Position gesammelt aufgelistet.
−	|-
−	| Datum
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
−	|-
−	| Kundenkreditkarte
−	| Falls die Kreditkarte auf dem Kundenprofil gespeichert ist, kann diese hier über das Drop-Down-Menü ausgewählt werden.
−	|-
−	| Kreditkartendaten
−	| Wurde im Feld 'Kundenkreditkarte' die Option 'Andere Kreditkarte' gewählt, werden hier die Kreditkartendaten eingetragen und ggf. gespeichert.
−	|-
−	| Bemerkung
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
−	|-
−	| Quittung anschliessend öffnen
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
	|}		|}
		+	=== Leistung aus einem Package entfernen ===
−	<module name="Schnittstelle Tamara Airplus / Amex BTA">	+	[[File:ButtonUnpack.PNG|thumb|300px|Button 'Extrahieren']]
−	==== Lodgezahlungen ====	+	[[File:Unpack.PNG|thumb|300px|Leistung aus einem Package entfernen]]
−	''' Manuelle Lodgezahlung '''	+	Ist eine Leistung Teil eines Package, erscheint rechts neben dieser Leistung der Button 'Extrahieren'. Mit Klick auf den Button 'Extrahieren' kann die einzelne Leistung aus dem Package entfernt werden.
−	Um eine manuelle Lodgezahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.	+	==== Package Builder ====
−	Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf AirPlus resp. Amex BTA umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Flug
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person/Firma handelt.	+	| Name der Leistung, welche aus dem Package entfernt werden soll
−	|-
−	| Zahlungsmittel
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
−	|-
−	| Zahlungsweg
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für manuelle Lodgezahlungen muss der Zahlungsweg `n/a` angewählt werden.
−	|-
−	| Lodge
−	| Für manuelle Lodgezahlungen muss das Häkchen 'Lodge' aktiviert sein.
−	|-
−	| Manuelle Zahlung
−	| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
−	Für manuelle Lodgezahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
	|}		|}
−	Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:	+	==== Zielposition ====
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Zu Position hinzufügen
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.	+	| Falls andere Positionen gepackt wurden, kann die Leistung hinzugefügt werden.
	|-		|-
−	| Rechnung	+	| Neues Produkt
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.	+	| Produkt für die Leistung auswählen. Dieses Produkt muss nicht 'Packages erlauben' aktiviert haben, muss aber entweder den ensprechenden Leistungstyp (z.B. Flug wenn es eine Flugleistung ist) oder Arrangement zugeordnet haben. Siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Bereich Produkt - Leistungstyp]]. Die neue Position mit der extrahierten Leistung enthält eine Preisposition mit entsprechender Teilnehmeranzahl und dem Betrag 0.00.
−	|-
−	| Rechnungsposition
−	| Für Lodgezahlungen muss eine Rechnungsposition ausgewählt werden.
−	|-
−	| Betrag
−	| Der Betrag wird von der ausgewählten Dossierposition übertagen.
−	|-
−	| Datum
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
−	|-
−	| Kundenkreditkarte
−	| Es wird die auf dem Kunden hinterlegte Lodge-Kreditkarte vorgeschlagen.
−	|-
−	| Kreditkartendaten
−	| Es werden die Kreditkatendaten der gespeicherten Lodge-Kreditkarte angezeigt. Es ist nicht möglich, Lodge-Kreditkarten in diesem Fenster zu speichern. Diese müssen im Kundenprofil gespeichert werden.
−	|-
−	| Bemerkung
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
−	|-
−	| Quittung anschliessend öffnen
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach hinzufügen der Zahlung die Quittung.
	|}		|}
		+	==== Einkauf ====
−	''' Manuelle Lodge BSP Zahlung anfügen '''	+	<module name="Einkauf">Nur mit eingeschaltetem Modul Einkauf</module>
−
−	Falls eine BSP-Zahlung nacherfasst werden muss, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.
−
−	Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte d.h. Airplus resp. American Express umgestellt werden. Beim Zahlungsweg ‚BSP‘ auswählen.
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Einkauf mitnehmen
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.	+	| Mit dem Drop-Down kann ein bereits existierender Einkauf migenommen und der neuen Position zugeordnet werden. Die neue Position hat den Verkaufsbetrag 0.00. Nach dem Anpassen des Betrags der neuen Position und Nummerieren der Rechnung entspricht der Betrag des Einkaufspreises der ursprünglichen Position und kann manuell angepasst werden. Das Produkt, der Lieferant und der Verkaufspreis werden der neuen Position angepasst.
−	|-
−	| Zahlungsmittel
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
−	|-
−	| Zahlungsweg
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für BSP-Zahlungen muss der Zahlungsweg 'BSP' angewählt werden.
−	|-
−	| Lodge
−	| Für manuelle BSP-Direktzahlungen mit Lodge-Kreditkarten muss das Häkchen 'Lodge' aktiviert sein.
−	|-
−	| Manuelle Zahlung
−	| Die Funktion 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
	|}		|}
−	Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:	+	=== Reisedokumente erstellen ===
		+
		+	[[File:Bestaetigung.png|thumb|300px|Reisedokument öffnen]]
		+
		+	Auf Link 'Bestätigung ' Klicken, um ein Reisdokument zu öffnen.
		+
		+	Für folgende Leistungstypen können Reisedokumente gedruckt werden:
		+
		+	*Unterkunft
		+	*Diverses
		+
		+	Siehe [[#Textbausteine_auf_Best.C3.A4tigung_PDF|Textbausteine auf Bestätigung PDF]] für Details.
		+
		+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Reservationen ==
		+
		+	=== Galileo / Amadeus PNR öffnen ===
		+
		+	Wurde eine Reservation in ein Umbrella.net-Dossier importiert, kann es über den blauen Link direkt in Galileo resp. Amadeus geöffnet werden.
		+
		+	=== Neue Reservation (BF) hinzufügen ===
		+
		+	Im Suchfeld im Register "Reservationen" kann eine neue Reservation ausgewählt werden. Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Teilnehmernamen, Destination oder Abreisedatum eingegeben werden. Die Reservation wird auch erkannt, wenn sich die Eingabe im Suchfeld durch Umlaute oder französische Sonderzeichen unterscheidet. Anschliessend auf 'Hinzufügen' klicken, um die Reservation ins Dossier zu importieren. Gibt es genau eine, unnummerierte Rechnung, dann werden alle neuen Leistungen (und BSP-Zahlungen, falls vorhanden) auf diese Rechnung zugewiesen. Gibt es mehrere Rechnungen, oder ist die eine Rechnung nummeriert, werden die neuen Leistungen ins [[#Zuteilung_editieren_was_auf_welcher_Rechnung_verrechnet_wird|'nicht verrechnet']] gestellt.
		+
		+	=== Modify akzeptieren / ablehnen ===
		+
		+	Gibt es unverarbeitete Modifies im Dossier, können diese akzeptiert oder abgelehnt werden. Während eine Ablehnung (reject) keinerlei Änderungen im Dossier bewirkt, führt ein Akzeptieren (accept) zu Datenänderungen. Diese sind im [[Modify_Preview|Modify Preview]] ersichtlich.
		+
		+	=== Reservation auf Arbeitsplatz exportieren ===
		+
		+	[[File:Auf arbeitsplatz exportieren.png|thumb|300px|Reservation auf Arbeitsplatz exportieren]]
		+
		+	Eine Reservation kann jederzeit aus dem Dossier zurück auf den Arbeitsplatz exportiert werden. Hierzu auf das Icon mit dem roten Kreuz klicken. Sämtliche Leistungen, welche mit der Reservation ursprünglich in das Dossier importiert worden sind, bleiben im Dossier bestehen.
		+
		+	Vom Arbeitsplatz aus kann die Reservation anschliessend in ein anderes Dossier importiert werden. Modifies erkennen das Dossier aufgrund der importierten Reservation. Somit würde der Modify in diesem Beispiel nicht ins ursprüngliche Dossier, aus welchem die Reservation exportiert worden ist, importiert, sondern in das Dossier in welchem sich die Reservation nun befindet.
		+
		+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Agenda ==
		+
		+	=== Neuer Agendaeintrag hinzufügen ===
		+
		+	<module name="Agenda">
		+
		+	''' Agendaeintrag erfassen'''
	{|		{|
Zeile 709:		Zeile 973:
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Fällig am
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.	+	| Hier das Datum eintragen, an welchem der Agendaeintrag fällig ist.
	|-		|-
−	| Rechnung	+	| Titel
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.	+	| Hier den Titel des Agendaeintrages speichern.
	|-		|-
−	| Rechnungsposition	+	| Text
−	| Für die manuelle Nacherfassung einer BSP-Zahlung muss hier eine Rechnungsposition ausgewählt werden.	+	| In diesem Feld können zusätzliche Informationen zu diesem Agendaeintrag gespeichert werden. Der Text kann maximal 500 Zeichen enthalten.
	|-		|-
−	| Betrag	+	| Benutzer
−	| Der Betrag wird automatisch von der ausgewählten Rechnungsposition übernommen.	+	| Mittels dem Dropdown-Menü kann der Agendaeintrag einem anderen Benutzer zugewiesen werden.
	|-		|-
−	| Datum	+	| Priorität
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.	+	| Es kann zwischen den Prioritäten 'niedrig' (blauer Pfeil), 'mittel' (kein Zeichen) und 'hoch' (rotes Ausrufezeichen) unterschieden werden.
	|-		|-
−	| Kundenkreditkarte	+	| Dossier
−	| Es wird die auf dem Kunden hinterlegte Lodge-Kreditkarte vorgeschlagen.	+	| Hier kann das dazugehörige Dossier eingetragen werden. Wird der Agendaeintrag vom Dossier aus erstellt, so ist diese Information automatisch eingetragen. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil, kann das Dossier geöffnet werden.
	|-		|-
−	| Kreditkartendaten	+	| Kunde
−	| Es werden die Kreditkatendaten der gespeicherten Lodge-Kreditkarte angezeigt. Es ist nicht möglich, Lodge-Kreditkarten in diesem Fenster zu speichern. Diese müssen im Kundenprofil gespeichert werden.	+	| Hier kann der dazugehörige Kunde eingetragen werden. Wird der Agendaeintrag vom Dossier oder vom Kunden aus erstellt, so ist diese Information automatisch gespeichert. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil, kann der Kunde geöffnet werden.
−	|-
−	| Bemerkung
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
−	|-
−	| Quittung anschliessend öffnen
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
	|}		|}
		+
		+	Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge verschwinden. Über den Menüpunkt 'Arbeitsplatz' - [[Nachrichten|'Nachrichten']] können jedoch sämtliche Agendaeinträge (offene sowie erledigte) dargestellt werden. Um bereits erledigte Agendaeinträge anzuzeigen, das Häkchen 'Erledigte Einträge anzeigen' aktivieren.
		+
	</module>		</module>
		+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Teilnehmer ==
		+
		+	=== Teilnehmer zusammenführen ===
		+
		+	Wenn mehrere Reservationen (oder Modifies) verwendet werden in welchen die Namen leicht unterschiedlich geschrieben wurden, dann generiert Umbrella.net pro Schreibweise einen eigenen Teilnehmer. Mit der Funktion "Teilnehmer zusammenführen" können solche Duplikate zusammengeführt werden. Der resultierende Teilnehmer hat anschliessend
		+
		+	*alle Leistungszuordnungen aller Duplikate
		+	*alle Preisposition-Zuordnungen aller Duplikate (wobei aber der Tnr niemals einer einzelnen Preisposition mehrfach zugeordnet sein kann)
		+	*alle Flugtickets
		+	*alle Sitzplätze
		+
		+	Es können auch mehr als zwei (2) Teilnehmer zusammengeführt werden.
		+
		+	=== Teilnehmer-Sortierung ändern ===
		+
		+	Um einen Teilnehmer nach oben zu verschieben muss das Kästchen vor dem entsprechenden Teilnehmer markiert und dann so oft auf den nach oben schauenden Pfeil geklickt werden bis die gewünschte Position erreicht ist. Dasselbe gilt, wenn der Teilnehmer nach unten verschoben werden möchte, dann auf den nach unten schauenden Pfeil klicken. Wichtig: Bereits vorhandene Reiseprogramme und Rechnungen müssen überprüft und ggf. neu gespeichert/nummeriert werden!
		+
		+	=== Teilnehmer löschen ===
		+
		+	Um einen Teilnehmer zu löschen muss das Kästchen vor dem entsprechenden Namen markiert und dann auf das Feld „löschen“ geklickt werden. Achtung: mit dieser Funktion werden alle dem Teilnehmer zugeordneten Leistungen etc. gelöscht! Das heisst:
		+
		+	*alle Leistungszuordnungen
		+	*alle Preisposition-Zuordnungen
		+	*alle Flugtickets
		+	*alle Sitzplätze
		+
		+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Finanzen ==
		+
		+	Die 'Finanzansicht' erlaubt ein sehr allgemeines Editieren der finanziell relevanten Rechnungsdaten.
		+
		+	=== Neue Rechnung erstellen ===
		+
		+	Pro Dossier können mehrere Rechnungen erstellt werden.
		+
		+	#Den Button 'Neue Rechnung' anklicken. Es öffnet sich eine Maske.
−	==== Zahlung in Fremdwährung ==== -> Modul	+	Weiterer Ablauf siehe [[Dossier#Neue_Rechnung_erstellen|neue Rechnung erstellen]]
−	Eine Barzahlung in einer Fremdwährung wird über ‚Zahlung anfügen‘ angefügt.	+	=== Zuteilung editieren was auf welcher Rechnung verrechnet wird ===
−	{|	+	[[File:Ausschnitt finanz pax 3.05.png|thumb|300px|Passagierzuteilung auf RG]]
−	! Feld
−	! Beschreibung
−	|-
−	| Rechnung
−	| Auswählen zwischen einer bestehenden Rechnung (nummeriert oder unnummeriert) und 'Vorauszahlung'.
−	|-
−	| Kunde
−	| Automatisch wird der Dossier-Inhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
−	|-
−	| Zahlungswährung
−	| Hier die Fremdwährung über das Drop-Down Menü wählen, es stehen EUR, GBP und USD zur Verfügung.
−	|-
−	| Betrag
−	| Hier manuell den Betrag in Fremdwährung einfügen.
−	|-
−	| Betrag in CHF
−	| Umbrella rechnet den Betrag automatisch in CHF um.
−	|-
−	| Wechselkurs
−	| Der aktuelle Kurs wird jeweils von der Buchhaltung bestimmt.
−	|-
−	| Zahlungsform
−	| Die entsprechende Zahlungsform anwählen. Es werden Zahlungen in CHF und EUR (nur Noten) akzeptiert.
−	|}
−	== Register Leistungen ==	+	Die Zuteilung der einzelnen Leistungen resp. Preispositionen zu einer bestehenden Rechnung, erfolgt über die editierbaren Felder (weiss hinterlegt) auf der bestehenden Rechnung. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt. Wichtig: es muss jeweils die Leistung wie auch das dazugehörende Preisdetail zugeteilt werden.
−	Unter den ‚Leistungen‘ sind alle importierten oder manuell erfassten Leistungen ersichtlich.	+	<module name="Commercial">Wenn eine Leistungsposition auf eine andere Rechnung verschoben wird, dann wird die dazugehörige TAF Position automatisch mitverschoben. Wenn eine TAF-Positionen auf eine andere Rechnung verschoben wird, so erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.</module>
−	Die Leistungen können mit dem 'x' hinter dem Betrag gelöscht werden.
−	== Register Reservationen ==	+	=== Tnr.-Zuordnung von Leistungen editieren ===
−	In der Lasche ‚Reservationen‘ werden bereits importierte Reservationen angezeigt, ausserdem können hier Reservationen nachträglich in ein Dossier importiert werden.	+	[[File:Ausschnitt finanz leistung.png|thumb|300px|Teilnehmerzuordnung auf Leistung]]
−	Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Kundennamen, Abreisedatum etc. eingegeben werden. Anschliessend auf ‚Hinzufügen‘ klicken, um die Buchung ins Dossier zu importieren.	+	Die Teilnehmerzuordnung für Leistungen kann im editierbaren Feld (Pax) manuell geändert werden. Zusätzliche Teilnehmer können mit einem Komma angefügt, unerwünschte Teilnehmer können gelöscht werden. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt.
−	Von hier aus werden Modifies importiert. Steht ein Modify zum Import bereit, wird die Lasche rot dargestellt.	+	=== Beträge und Tnr.-Zuordnung von Preispositionen editieren ===
−	Mit dem Klick auf 'x' am Ende jeder Reservation wird die REservation zurück auf den Arbeitsplatz gestellt, ist nicht mehr im Dossier vorhandne und kann zu einem späteren Zeitpunkt oder in ein anderes Dossier importiert werden.	+	[[File:Ausschnitt finanz betrag 3.05.png|thumb|300px|Beträge editieren]]
−	== Register Agenda ==	+	Die einzelnen, editierbaren Beträge (weiss hinterlegt) in der Preisposition gelten immer pro Person und sind den Personen zugeteilt, welche in derselben Preisposition aufgeführt sind. Diese Beträge können manuell geändert werden. Ebenso kann pro Preisposition unter ‚VG‘ eine ‚versteckte Gebühr‘ eingegeben werden. Diese gilt ebenso pro Person und wird auf der Rechnung nicht separat ausgewiesen sondern zum Betrag im Preisdetail addiert.
−	<module name="Agenda">Nur für Modul Agenda
−	* Im geöffneten Dossier auf die Lasche ‚Agenda‘ klicken und anschliessend den Button ‚Eintrag hinzufügen‘ anwählen. Auf der darauf folgenden Maske wird der Eintrag erfasst. Umbrella wählt automatisch das zugehörige Dossier sowie den zugehörigen Kunden aus.	+	=== MwSt.-Verteilung editieren ===
−	* Im Bereich 'Agenda' sind die Agendaeinträge ersichtlich, die für diese Person erstellt wurden. Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge kursiv.	+	[[File:Ausschnitt finanz mwst.png|thumb|300px|Mehrwertsteuer editieren]]
−	* Um den Agendaeintrag als erledigt zu markieren, das Häkchen bei diesem Agendaeintrag aktivieren. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird jedoch kursiv angezeigt.	+	Zuerst muss die MwSt Tabelle, in der sich die einzelnen Beträge befinden, mittels klick auf das ‚+‘ vor MwSt geöffnet werden. Danach können die einzelnen Beträge editiert werden. Der Totalbetrag der MwSt (die Summe aus allen einzelnen MwSt-Feldern) muss identisch sein mit dem Totalbetrag der jeweiligen Position (ersichtlich im Feld ‚Total‘). Eine inkonsistente MwSt.-Verteilung wird durch einen gelb markierten Betrag in der 'MwSt.'-Spalte gekennzeichnet.
−	* Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link 'Eintrag hinzufügen...' klicken.	+	&nbsp;
−	</module>
−	== Register Teilnehmer ==	+	&nbsp;
−	Alle Teilnehmer eines Dossiers sind hier ersichtlich.	+	=== Zahlungsverteilung editieren ===
−	Mit dem Pfeil können Sie die Reihenfolge der Teilnehmer ändern. Diese wird ebenfalls auf die Rechnung übernommen.
−	In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Person erfasst werden, es reicht wenn der Rechnungsempfänger als Person erfasst wird.	+	[[File:Ticketzuordnung.png|thumb|300px|Zuordnung Zahlung für Flugticket pro Teilnehmer]]
−	Falls die Schreibweise der Teilnehmer in den Reservationen anders ist (z.B. CETS: Müller, Galileo: Mueller) werden die Teilnehmer doppelt angefügt.	+	Die bereits vorhandenen Zahlungen können beliebig auf die im Dossier vorhandenen Rechnungen verteilt und zugeteilt werden (mit Ausnahme der auto. Lodge- und BSP-Zahlungen). BSP-Direktzahlung und Flugticket müssen sich auf derselben Rechnung befinden.
−	Die Teilnehmer müssen dann auf dem Dossier gemergt (= zusammengefügt) werden. Der Name, welcher in der Reihenfolge weiter oben ist, bleibt in Ihrem Dossier vorhanden (wenn nötig, schieben Sie den gewünschten Namen mit dem Pfeil nach oben). Wählen Sie die Kunden, welche Sie verknüpfen möchten, mit dem Häkchen an. Wählen Sie die Schaltfläche 'Merge' an.	+	=== Preispositionen löschen ===
−	Der Kunde existiert somit nur noch einmal und „erbt“ gleichzeitig die Leistungen/Preise des gelöschten Kunden. Möglicherweise enthält Ihr Dossier nun doppelte Preise/Leistungen. Überflüssige Preise lassen sich am besten über die Finanzübersicht und Leistungen über den Dokumenteneditor entfernen.	+	Um eine Preisposition zu löschen muss das entsprechende Kästchen am Anfang der Preiszeile mittels Häkchen markiert und dann auf 'X' geklickt werden. Die Änderungen müssen gespeichert werden. Es können auch mehrere Preispositionen auf einmal gelöscht werden. Wichtig: Pro Position muss mindestens 1 Preisposition vorhanden sein.
−	Siehe dazu Video 'Teilnehmermerge'.	+	=== Bestehende Rechnung löschen ===
−	== Register Finanzen ==	+	Eine bestehende Rechnung kann auf der Finanzansicht über das 'X' bei der entsprechenden Rechnung gelöscht werden.
−	Das Register Finanzen enthält alle entsprechenden Informationen wie Beträge pro Teilnehmer, Totalbeträge, Mehrwertsteuer-Verteilung, Teilnehmerrechnungen, erhaltene⁄offene Zahlungen usw. auf einen Blick. Die Teilnehmerzuteilungen und Beträge können manuell bearbeitet werden.	+	=== Dossier mit Fremdwährung ===
−	http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Finanzansicht_2.88.pdf	+	[[File:Ausschnitt fremdwaehrung aktuell.png|thumb|300px|Ausschnitt Fremdwährung]]
		+	<module name="Fremdwährung">Dossiers können nur in einer Währung berechnet werden. Das heisst, bevor die Rechnung nummeriert wird, muss entschieden werden, in welcher Währung das Dossier verrechnet werden möchte. Sämtliche Beträge werden dann in dieser Währung angezeigt, resp. automatisch von Umbrella umgerechnet. In welcher Originalwährung ein Betrag dem Reisebüro verrechnet wurde, wird in der Finanzansicht angezeigt, sobald das '+' Zeichen nach 'VG' angeklickt wird.</module>
−	''' Erstellen von Teilnehmerrechnungen '''	+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Reiseprogramm ==
−	Der schnellste Weg Teilnehmerrechnungen zu erstellen ist, wenn die bestehende Rechnung (über alle Teilnehmer und Leistungen) fertiggestellt ist und anschliessend gesplittet wird.	+	Über den Button "Neues Reiseprogramm" kann ein neues Reiseprogramm erstellt werden. Die im Dossier vorhandenen Teilnehmer können einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden, indem sie auf den Reiseprogrammen entsprechend angehäkelt werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der [[#Tnr.-Zuordnung_von_Leistungen_editieren|Finanzsicht]] editiert werden.
−	Um die erstellte Rechnung zu splitten, auf das Register ‚Finanzen‘ klicken.	+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Einkauf ==
−	Anschliessend über ‚Neue Rechnung‘ eine neue Rechnung anfügen.
−	Auf der darauf folgenden Maske den neuen Rechnungsempfänger auswählen. Falls die Person noch nicht im Kundenstamm besteht, diese über ‚Neu zufügen‘ erfassen.	+	<module name="Einkauf">Die hier beschriebenen Arbeitsschritte sind nur mit eingeschaltetem Einkaufsmodul verfügbar.</module>
−	In der Finanz-Ansicht ist jetzt eine neue Rechnung ersichtlich für die soeben erfasste Person.	+	Im Register Einkauf können Einkäufe manuell erstellt, existierende Einkäufe bearbeitet, gelöscht oder annulliert werden. Eine ins Umbrella.net importierte Reservation enthält bereits die notwendigen Informationen wie Nettobetrag, Lieferant, Produkt etc., sodass der Einkauf automatisch erstellt wird. Bei einer manuell erstellen Dossierposition wird der Einkauf beim Nummererieren der Rechnung automatisch erstellt. Dies sofern die notwendige Einstellung auf dem Produkt( siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Produkt Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf]]) gespeichert ist. Die Funktion 'neuen Einkauf erstellen' im Register Einkauf wird demnach nur selten und meistens in Spezialfällen wie 'Korrekturen' oder 'mehrere Einkäufe für eine Verkaufsposition erstellen' benötigt.
−	Zuerst muss die Teilnehmerzuordnung für beide Rechnungen angepasst werden. Person 3 wird aus der ersten Rechnung gelöscht und auf der zweiten Rechnung eingefügt. Speichern nicht vergessen!	+	=== Neuen Einkauf erstellen ===
−
−	Umbrella passt die Preise automatisch an.
−
−	In der Finanz-Ansicht können alle Beträge manuell abgeändert werden. Beispiel: Die Bearbeitungs-gebühr soll auf CHF 30.- pro Person abgeändert werden.
−	Momentan sind der ersten Teilnehmerrechnung Bearbeitungsgebühren im Wert von CHF 80.- zuge¬teilt. Die Bearbeitungsgebühr soll jedoch neu CHF 30.- pro Teilnehmer sein, resp. CHF 90.- im Total.	+	[[File:Einkauf neu.png|thumb|300px|Öffnen, Neu und Zuweisen]]
−	Um den Betrag anzupassen, die Teilnehmer manuell auf 1,2,3 abändern und den Betrag auf CHF 30.-.	+	Mit Klick auf den Button 'Neu' wird ein neuer Einkauf erstellt. Dieser neue Einkauf wird automatisch dem Dossier zugewiesen. Ein neuer Einkauf hat immer den Status 'provisorisch'. Die detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Einkaufsfeldern befindet sich hier: [[Einkauf#Benutzeroberfläche|Beschrieb Einkaufsfelder]]
−	Die Änderungen speichern! Es empfiehlt sich, in der Finanz-Ansicht ‚von links nach rechts‘ zu arbeiten.	+	=== Einkauf öffnen ===
−	Die erste Rechnung öffnen, ggf. mit Textbausteinen ergänzen und anschliessend nummerieren.	+	Mit Klick auf einen Einkauf oben im Bereich Einkäufe und Klick auf den Button 'Öffnen' wird ein Einkauf geöffnet. Der Einkauf kann auch mit einem Doppelklick geöffnet werden und befindet sich im unteren Bereich des Bildschirms unter Einkauf.
−	Die zweite Rechnung kann dann direkt aus der ersten Rechnung geöffnet werden.	+	=== Einkauf zuweisen ===
−	Auf der Finanzansicht können Zahlungen einer anderen Rechnung zugeteilt werden, resp. eine Zahlung kann auf mehrere verschiedene Rechnungen verteilt werden.	+	Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Diesem Dossier zuweisen' nach einem dossierlosen Einkauf gesucht werden. Ein Einkauf ohne Dossierzuweisung kann nur über den Menüpunkt Buchhaltung - Einkauf erstellt werden, siehe [[Einkauf#Arbeitsabläufe|dossierlosen Einkauf erstellen]]. Über die Auswahlliste muss die entsprechende Dossierposition ausgewählt werden. Mit Klick auf den Button 'Zuweisen' wird der Einkauf der Dossierposition und dem Dossier zugeordnet. Dieser Arbeitsschritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
−	Hierzu können die entsprechenden Beträge einfach gelöscht resp. überschrieben werden. Speichern nicht vergessen!
−	http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/basismodul/finanzansicht_teilnehmerrechnungen.html	+	=== Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern ===
		+	Neue Einkäufe haben immer den Status provisorisch und sind editierbar.
−	''' Leistungen im 'nicht verrechnet' bei CETS-Modify '''	+	Sobald ein Einkauf durch eine Lieferantenzahlung ([[Lieferantenzahlungen|Hier gehts zu den Lieferantenzahlungen]]) bezahlt wurde, ändert der Status automatisch auf definitiv.
−	Ausgangslage: Es wurde eine Buchung vorgenommen im CETS. Im Umbrella.net besteht ein Dossier mit Rechnung. Es wird eine neue Leistung dazu gebucht und das Modify steht zum Import bereit.	+	Mit Klick auf 'definitiv' und den Button 'Speichern' wird ein provisorischer Einkauf manuell auf definitiv geändert. Definitive Einkäufe können, ausser den Feldern 'Verkaufspreis in CHF' und 'VG in CHF' nicht mehr editiert werden, siehe auch [[#Einkaufsfelder_bearbeiten|Einkaufsfelder bearbeiten]].
		+	Provisorische Einkäufe können gelöscht, definitive Einkäufe können annuliert werden ([[#Einkauf_l.C3.B6schen.2Fannullieren|Zum Arbeitsablauf Einkauf löschen/annullieren]]).
−	Schritt 1:	+	=== Einkauf löschen/annullieren ===
−	Die Reservation direkt auf der Liste doppelklicken oder anklicken und ‚Verarbeiten‘ wählen.	+	<auth type="Superuser,Buchhalter,Supervisor">
−	Es erscheint eine Übersicht, welche Leistungen gelöscht (rot dargestellt), welche neu angefügt (grün dargestellt), welche geändert werden (grau dargestellt) und an welchen Leistungen sich nichts ändert (weiss dargestellt).	+	Klick auf den Button 'Löschen', um einen provisorischen Einkauf zu löschen. Der Einkauf wird umgehend gelöscht.
−	Um die Änderungen zu übernehmen ‚Akzeptieren‘ anklicken.	+	Klick auf den Button 'Annullieren', um einen definitiven Einkauf zu löschen. Der Einkauf wird automatisch durch eine 'Interne Gutschrift' storniert.
		+	</auth>
−	Schritt 2:	+	=== Einkaufsfelder bearbeiten ===
−	Die Finanzansicht überprüfen. Sind neue Leistungen dazugekommen, die sich im ‚Nicht verrechnet‘ befinden?	+	[[File:Einkauf felder.png|thumb|300px|Einkauf]]
−	In der Finanzansicht ist ersichtlich, dass eine neue Leistung über CHF 840.- dazu gebucht wurde.	+	Die folgenden Einkaufsfelder werden gelegentlich manuell angepasst. Der Beschrieb aller Einkaufsfelder befindet sich hier: [[Einkauf#Benutzeroberfläche|Beschrieb Einkaufsfelder]]
−	Es kann gewählt werden, ob für die neuen Leistungen eine neue Rechnung erstellt werden soll, oder ob eine Ersatzrechnung über alle Leistungen erstellt werden soll.	+	{|
		+	|-
		+	| '''Feld Abreise'''
		+	| Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das Dossier-Abreisedatum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
		+	|-
		+	| '''Feld Einkaufspreis'''
		+	| Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird der Einkaufspreis aus dem Verkaufsbetrag und den Einstellungen auf dem Produkt berechnet (siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Produkt - Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf]]). Der Einkaufspreis kann bei Bdearf angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
		+	|-
		+	| '''Feld MWST'''
		+	| Wird die MWST der Kundenrechnung auf dem Register Finanzen geändert, müssen die gewünschten Anpassungen auf dem Einkauf manuell vorgenommen werden. Hierzu werden die MWST Felder mit den MWST Codes manuell den korrekten Beträgen angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert. Das Total der auf die MWST Felder aufgeteilten Beträge müssen dem Total des Einkaufspreises entsprechen, andernfalls ist der Einkauf nicht konsistent und kann nicht gespeichert werden.
		+	|-
		+	| '''Feld Rechnungsdatum'''
		+	| Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das heutige Datum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
		+	|-
		+	| '''Feld Rechnungs-Nr.'''
		+	| Bei manuell erstellten Rechnungspositionen sollte hier die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
		+	|-
		+	| '''Feld Status'''
		+	| [[#Status_des_provisorischen_Einkaufs_auf_definitiv_.C3.A4ndern|Zum Arbeitablauf Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern]]
		+	|-
		+	| '''Feld Bemerkung'''
		+	| Im Feld Bemerkung kann eine Notiz eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Die Notiz kann z.B. eine Information für den Buchhalter enthalten.
		+	|-
		+	| '''Feld BSP CC Direkt'''
		+	| Bei manuell erstellten Flugpositionen, welche im GDS ([[Glossar|Was ist GDS?]]) mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, muss hier das Häkchen gesetzt und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Bei importieren Flugpositionen, welche bereits mit Kreditkarte bezahlt wurden, ist das Feld automatisch aktiviert.
		+	|}
−	In diesem Beispiel soll der Betrag auf die bestehende Rechnung übertragen werden. Hierzu die Person (1) aus dem ‚Nicht verrechnet‘ auf die bestehende Rechnung verschieben (die Leistung sowie auch die Preisposition). Der Betrag von CHF 840.- wird automatisch auf die Rechnung übernommen. Speichern nicht vergessen!	+	=== Zahlungen / Gutschriften ===
−	Der Totalbetrag im ‚Nicht verrechnet‘ ist nun wieder auf 0.-, das Total der bestehenden Rechnung wurde um CHF 840.- erhöht.	+	[[File:Einkauf zahlungen.png|thumb|300px|Zahlungen und Gutschriften]]
		+	<auth type="Superuser,Buchhalter,Supervisor">Diese Felder können nur mit der Berechtigung Superuser, Buchhalter oder Supervisor bearbeitet werden.</auth>
−	Schritt 3:	+	'''Lieferantenzahlung Hinzufügen'''
−	Die Rechnung überprüfen. Aufgrund der neu hinzugefügten Leistung auf die bestehende Rechnung (Preisänderung) wurde diese Rechnung denummeriert.	+	Mit Klick auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung wird eine Lieferantenzahlung 'Einzelzahlung' geöffnet. Automatisch wird der Einkauf, der Lieferant, die Währung, der Betrag (offener Betrag des Einkaufs), das Zahlungsdatum und das Zahlungsmittel ausgefüllt. Mit Klick auf 'Speichern' wird die Zahlung definitiv erfasst und der Einkauf vollständig ausgeglichen.
−	Die Rechnung muss nun überarbeitet und anschliessend neu nummeriert werden.	+	Sollte der Einkauf teilbezahlt werden, ebenfalls auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung klicken. Den vorgeschlagenen Betrag (offener Betrag des Einkaufs) ändern und auf 'Speichern' klicken. Die Zahlung wird definitiv erfasst. Der Einkauf erscheint mit dem Zahlungsbetrag im Bereich 'Zu prüfende Belege' und muss der Zahlung zugewiesen werden [[Lieferantenzahlungen#Arbeitsabläufe_/_Prozesse|Details Lieferantenzahlungen erstellen]]
		+	Mit Eingabe der suchbaren Felder der Lieferantenrechnung wie Zahlungsnummer, Abrechnungsnummer, Lieferant, Betrag oder Zahlungsdatum kann im Feld 'Lieferantenzahlung' nach einer Lieferantenzahlung gesucht werden. Sobald die gewünschte Zahlung im Feld erscheint, anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Lieferantenzahlung wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Sollte der Betrag der Lieferantenzahlung nicht mit dem des Einkaufs übereinstimmen, wird der vollständige Einkaufsbetrag ausgeglichen. Dies führt dazu, dass die Lieferantenzahlung anschliessend offen ist. Hier gehts zu [[Lieferantenzahlungen#Arbeitsabläufe_/_Prozesse|Lieferantenzahlungen erstellen]].
		+	<module name="Buchhaltung">Wird ein Einkauf einer Lieferantenzahlung zugewiesen, wird dieser Einkauf per Valutadatum der Lieferantenzahlung ausgeglichen.</module>
−	''' Beispiel: Verrechnung eines Flugscheins vor / nach Ticketausstellung '''	+	'''Lieferantenzahlung öffnen'''
−	Ausgangslage: Ein Flugschein wurde dem Kunden vor Ticketausstellung verrechnet. Das Ticket wird anschliessend ausgestellt.	+	Mit Klick auf den Link der Lieferantenzahlung wird diese geöffnet.
−	Wichtig ist, dass das Booking File nach Ausstellen der Flugtickets erneut ins Umbrella.net importiert wird, damit die Flugticket-Nummer auf der Rechnung erscheint (die Rechnung muss neu nummeriert werden).	+	'''Lieferantenzahlung entfernen'''
−	Anderenfalls stimmt die BSP-Abrechnung nicht und das Dossier erscheint auf der Fehlerliste in der Buchhaltung.
−	== Register Einkauf ==	+	Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Lieferantenzahlung wird die Verknüpfung zwischen Lieferantenzahlung und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.
−	Der Einkauf entspricht dem Nettobetrag der Lieferantenrechnung/en pro Dossier. Die Marge (Nettogewinn) wird somit pro Dossier ausgewiesen. Die Auftragsgebühren werden mit 100% Kommission ausgewiesen und haben keine Einkaufsposition. Der Einkauf wird in der Lasche Einkauf aufgeführt. Die Marge (Nettogewinn in CHF und in %) wird auf der Dossierübersicht, Bereich Finanzen aufgeführt.	+	'''Gutschrift hinzufügen'''
		+	Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Gutschrift' nach einer internen Gutschrift oder einem ungebundenen Einkauf mit negativem Betrag (Gutschrift) gesucht werden. Sobald die gewünschte Gutschrift im Feld erscheint, diese anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Gutschrift wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Der Betrag der Gutschrift wird vom Einkauf 'offener Betrag' abgezogen.
−	''' Bereich Einkäufe '''	+	'''Gutschrift öffnen'''
−	''' Bereich Einkauf '''	+	Mit Klick auf den Link der Gutschrift wird diese geöffnet.
−	== Register Selektionskriterium ==	+	'''Gutschrift / interne Gutschrift entfernen'''
−	''' Bereich Selektionskriterium '''	+	Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Gutschrift (Einkauf mit Negativbetrag) wird die Verknüpfung zwischen Gutschrift und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.
−	== Register Commercial ==	+	Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der internen Gutschrift wird die Verknüpfung zwischen interner Gutschrift und annulliertem Einkauf aufgehoben. Die Stati 'annulliert' und 'interne Gutschrift' ändern auf 'definitiv'.
−	''' Bereich Commercial data / Codes '''	+	<module name="Buchhaltung">Hier gehts zu den Details über die [[:Kategorie:Buchhaltung#Korrekturen / Stornos|Valutadaten]].</module>
−	== Register History ==	+	'''Offener Betrag'''
−	Sie sehen dort alle Belege sowie Zahlungsausgleiche. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit zu prüfen wie eine Zahlungsverteilung in der Vergangenheit aussah. Zudem gibt es ein Log relevanter Dossier-Aktionen.	+	Hier wird der aktuell offene Betrag des Einkaufs angezeigt.
−	Folgende Aktionen führen zu einem Eintrag in der Action History:	+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Selektionskriterium ==
		+	<module name="Kuoni">
−	''' Rechnung '''	+	Hier können die in den [[Selektionskriterium | Stammdaten]] erfassten Selektionskriterien welche auf dieses Dossier zutreffen, mittels Setzen des Häkchens ausgewählt und gespeichert werden.
−	* Nummerieren einer Rechnung
−	* Abspeichern einer Rechnung
−	* Rechnung löschen
−	* Denummerieren einer Rechnung
−	* Löschen einer Rechnungsposition
		+	</module>
−	''' Dossier '''	+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial ==
−	* Dossier erstellen
−	* Speichern der Finanzansicht
−	* Import eines Dossier (via XML)
−	* Löschen eines Teilnehmers
−	* Löschen eines abgespeicherten Dokumentes
−	* Löschen eines Reiseprogramms
−	* Speichern des Dossiers
−	* Jedes E-Mail welches verschickt wird (via E-Mail Button auf Dossierübersicht)
		+	<module name="Commercial">
−	''' Zahlungen '''	+	=== Commercial Daten speichern ===
−	* Stornieren einer Zahlung
−	* Zahlung hinzufügen
		+	Es ist zu beachten dass für [[Kreditkarten-Zahlung Export]] diverse Datenregeln für die Commercial Daten gelten.
−	''' Package Builder '''	+	=== Positionen verlinken ===
−	* Position zu einem Package hinzufügen
−	* Position von einem Package entfernen
		+	[[#Position Gebühr|Siehe Position Gebühr]]
−	''' Reservation '''	+	Damit Airplus (Schnittstelle: Tamara) und American Express (Schnittstelle: BTA) korrekte Auswertungen der via der Schnittstelle eingegangenen Daten erstellen können, ist es erforderlich, dass Reservationsgebühren einzelnen Dossierpositionen zugewiesen werden können. Es handelt sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld, dass von Umbrella.net überprüft wird, dennoch wird zu einer Angabe geraten.
−	* Hinzufügen einer Reservatin (reservation/modify)	+	Eine Position kann nicht mit sich selbst verbunden werden. Auch kann sie nicht mit einer Position verbunden werden, welche bereits eine Verbindung mit einer anderen Position aufweist (z.B. einer anderen Gebührenposition). Aus diesem Grund kann eine Gebührenposition auch nicht mit einem Refund verbunden werden
−	* Löschen einer Reservation vom Dossier
		+	==== Vorgehen bei einer Dossierposition und einer Reservationsgebühr ====
−	''' Einkauf '''	+	[[File:onepos.png|thumb|300px|topmiddle|Dossier mit einer Position und einer Gebühr]]
−	* Stornieren eines Einkaufs
−	* Löschen eines Einkaufs
−	* Speichern eines Einkaufs
−	= Arbeitsabläufe / Prozesse =
−	== Speichern ==	+	Beinhaltet das Dossier genau eine Dossierposition sowie eine Reservationsgebühr, so verbindet Umbrella.net die Gebühr beim Nummerieren der Rechnung automatisch mit der Dossierposition.
−	Felder auf der Dossierübersicht können nach Änderungen gespeichert werden.	+	==== Vorgehen bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren ====
−	Der Fälligkeitsbetrag wird aktualisiert.
−	== Abbrechen ==	+	[[File:twopos.png|thumb|300px|topmiddle|Dossier mit mehreren Dossierpositionen und Gebühren]]
−	Aktion wird abgebrochen. Geänderte, noch nicht gespeicherte Felder auf der Dossierübersicht werden rückgängig gemacht.	+	Beinhaltet das Dossier mehrere Dossierpositionen, sowie eine oder mehrere Reservationsgebühren, kann Umbrella.net die Zuweisung einer Gebühr zu einer Dossierposition nicht mehr automatisch vornehmen.
−	== Dossier löschen ==	+	In diesem Fall ist es erforderlich, die Zuteilung manuell vorzunehmen. Hierfür über das Dropdown-Menü bei ,Verbunden mit' die zugehörige Dossierposition auswählen und die Änderungen speichern.
		+	Eine Gebührenposition kann nicht mit mehreren Dossierpositionen verbunden werden. Ggf. müssen also mehrere Gebührenpositionen erfasst werden.
		+	Umbrella.net überprüft nicht, ob Verknüpfungen zwischen Dossierpositionen und Gebühren bestehen.
−	Solange ein Dossier über keine nummerierten Rechnungen und⁄oder Zahlungen verfügt, kann das Dossier im Register Übersicht, Schaltfläche 'Löschen' (unter dem Dokumentenempfänger) gelöscht werden.	+	=== Refundposition mit Flugposition verbinden ===
−	== CRM (admin only) ==	+	[[#Position Refund|Siehe Position Refund]]
		+	[[File:Refund.png|thumb|300px|topmiddle|Automatische Zuweisung der Flugposition nach Import]]
−	== myclimate ==	+	Refundpositionen müssen mit einer Flugposition verbunden sein, ansonsten können sie nicht an Airplus(Tamara)/American Express(BTA) exportiert werden.
−	* myclimate Tickets können für Arrangements oder Flugtickets verkauft werden.	+	Beim Import einer Refundposition wird anhand der Ticketnummer im Refund die Flugposition im Dossier gesucht und wenn eine übereinstimmende Ticketnummer gefunden wird, werden die beiden Positionen automatisch auf der Commercial Lasche verknüpft.
−	* Optionen und Sofort-Kauf sind möglich.
−	* Bei Änderungen der Reisepläne muss, sofern der Kunde diese Änderung bei myclimate vor¬nehmen möchte, das Ticket annulliert und neu gebucht werden.
−	* Die Tickets können als ‚Spende‘ bei den Steuern abgezogen werden.
−	* myclimate Tickets können bis zu 7 Tage vor Abreise kostenlos storniert werden.
−	* Wichtig: Innerhalb 7 Tage vor Abreise kann das Ticket nicht mehr annulliert werden, Versicher-ungen übernehmen diesen Betrag nicht.
		+	Bei manuell angefügten Refundpositionen kann auf der Rechnung im Feld 'Ticket Nr.' die Ticketnummer des Originaltickets und im Feld 'Beleg Nr.' der nummerische three letter code (3LC; z.Bsp. 724 für Swiss)der Airline eingegeben und gespeichert werden. So wird nach dem Speichern der Refund automatisch mit der originalen Flugposition verknüpft. Natürlich kann die Zuweisung der orginialen Flugposition auch manuell auf der Commercial Lasche erfolgen. Das Vorgehen in diesem Fall entspricht dem Vorgang bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren.
		+	</module>
−	=== Bestellung von myclimate Tickets ===	+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Mitteilungen ==
		+	=== Incoming Mails ===
−	''' Bestellung aus bestehendem Dossier '''	+	Umbrella.net hat die Möglichkeit ein E-Mail Postfach nach Dossier relevanten E-Mails abzufragen und diese dem Dossier zuzuteilen. Die Dossier relevanten E-Mails sind unter dem Register Mitteilungen ersichtlich. Es ist möglich aus Umbrella.net auf ein Incoming Mail zu antworten. Um die Incoming Mails empfangen zu können, müssen die POP3 / IMAP Eingaben bei [[Mandant#Register_Einstellungen|Mandant]] und [[Filiale#Register_Import-/Exporteinstellungen|Filiale]] (Filialcodes)hinterlegt werden. Damit ein E-Mail ins Dossier angehängt wird muss im Titel die Dossiernummer (Beispiel ref. 10) vorhanden sein oder eine Bookingfile Number (Beispiel KO86LI).
−	Um ein myclimate Ticket anzufügen, im Dossier auf den Button ‚myclimate Ticket hinzufügen‘ klicken.	+	=== Manueller Eintrag ===
−	Automatisch wird der Betrag für die gebuchte Strecke ausgerechnet. Dieser kann, falls gewünscht, manuell angepasst werden. Falls die Strecke nicht automatisch erkannt wird, muss diese manuell eingegeben werden.	+	[[File:Manueller Eintrag.png|thumb|300px|Manueller Eintrag]]
−		+	Es kann unter dem Register Mitteilungen ein manueller Eintrag erstellt werden.
−	Es stehen folgende Optionen zur Auswahl:
	{|		{|
−	! Feld
−	! Beschreibung
	|-		|-
−	| Ticket offerieren und drucken	+	| Betreff
−	| Ein Ticket wird provisorisch bestellt, automatisch öffnet sich ein PDF, das nun gedruckt werden kann. Das Ticket bleibt so lange provisorisch, bis es manuell bestätigt wird (siehe dazu Kapitel myclimate manuell bestätigen).	+	| Titel des Eintrages
	|-		|-
−	| Ticket offerieren	+	| Nachricht
−	| Ein Ticket wird provisorisch bestellt. Es bleibt solange provisorisch, bis es manuell bestätigt wird (siehe dazu Kapitel myclimate Ticket manuell bestätigen).	+	| Eingehende Erläuterung zum Titel
	|-		|-
−	| Ticket bestellen und drucken	+	| Antwort erwartet bis
−	| Ein Ticket wird bestellt, automatisch öffnet sich ein PDF, das nun gedruckt werden kann. Im Dossier wird eine neue Leistung hinzugefügt.	+	| Bis wann muss sich die Person wieder melden oder bis wann muss der Eintrag erledigt werden
−	|-
−	| Ticket bestellen
−	| Es wird ein Ticket bestellt. Im Dossier wird anschliessend automatisch eine neue Leistung hinzugefügt.
−	|-
−	| Anfrage bearbeiten
−	| Über diesen Button kann 'ein Schritt zurück' gemacht werden, d.h. es könnte z.B. das Portfolio geändert werden.
−	|-
−	| Abbrechen
−	| Die Ticketbestellung wird abgebrochen.
	|}		|}
−	Wird ein myclimate Ticket bestellt, so wird im Dossier automatisch eine neue Leistung hinzugefügt.	+	Ausstehende Einträge erscheinen auch auf dem Arbeitsplatz unter [[Nachrichten|Nachrichten]].
−	Wurde das offerierte Ticket in ein Dossier importiert, ist es unter ‚Reservationen‘ ersichtlich. Um das Ticket zu bestätigen, den Link anklicken.	+	<module name="Commercial">
		+	=== Systemmeldungen ===
−	Das myclimate Ticket wird angezeigt. Es kann nun über den Button ‚Bestätigen‘ bestätigt werden.	+	Umbrella.net hat die Möglichkeit Dossiers [[Filiale#Register Defaultwerte|vollautomatisch]] zu bearbeiten. Falls während dem [[Filiale#Register Defaultwerte|vollautomatisch]] Prozess einen Fehler auftritt, weil zum Beispiel eine E-Mail Adresse nicht hinterlegt ist, sendet Umbrella.net eine Systemnachricht. Diese wird ebenfalls im [[Dossier#Register Mitteilungen|Register Mitteilungen]] auf dem Dossier und unter [[Nachrichten|Nachrichten]] auf dem Arbeitsplatz angezeigt.
		+	</module>
		+
		+	= Technische/Funktionale Details =
		+
		+	== Ändern der Verkaufswährung ==
−	Im Dossier erscheint dann ein Modify, welches importiert werden muss.	+	Bei einer Änderung der Dossierwährung werden alle Rechnungen denummeriert, und alle Preispositionen werden zum gültigen [[Wechselkurse|Wechselkurs]] in die neue Verkaufswährung umgerechnet.
		+	Wird in einem Fremdwährungsdossier eine Zahlung erfasst, muss neben dem Zahlungs-Betrag der entsprechende Betrag in der Dossierwährung angegeben werden. Der letztere Betrag wird verwendet um intern die Rechnungsbelege auszugleichen. Existieren in einem Dossier schon Zahlungen, kann daher ''die Dossierwährung nicht geändert werden'', da sonst die Zahlungsbeträge in Dossierwährung ggf. fehlen würden.
		+	== Details zur IATA Area ==
−	''' Bestellung ohne Dossier '''	+	[[#Position_Flug|Siehe Feld IATA Area]]
−	Ist noch kein Dossier vorhanden, so kann ein myclimate Ticket auch über ‚Dienste‘ – ‚myclimate‘ bestellt werden.	+	Die IATA Area wird beim Import automatisch von Umbrella.net gesetzt, aufgrund einer internen Destinationen Tabelle. Technisch:
−	-> Link	+	*IATAAREA 1 = Domestic
		+	*IATAAREA 2 = Europa
		+	*IATAAREA 3 = Interkontinental
		+	Der höchste Wert bestimmt die IATA Area der Flugleistung. Z.B. ZRH - HRG - ZRH = IATA area 3.
		+	Wenn alle Destinationen Abflug und Ankunft im gleichen Land liegen, wird in jedem Fall die IATA Area "Domestic" gesetzt. Eine Flugleistung SFO-LAX-SFO wird somit als "Domestic" behandelt, während allerdings eine Flugleistung MEX-SFO-MEX als "Interkontinental" behandelt wird. Anders wird eine Flugleistung PAR-FRA-PAR als "Europa" behandelt, da auf allen diesen Destinationen in der Destinationen-Tabelle "Europa" hinterlegt ist.
−	''' myclimate Ticket direkt aus dem Dossier drucken '''	+	Manuelle Änderungen des Origins oder der Destination auf der Commercial Lasche und Speichern führt die IATA Area nach.
−	Das reservierte Ticket ist in der Lasche ‚Reservationen‘ ersichtlich. Um das Ticket zu drucken, den Link anklicken.	+	== Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht ==
−	Das myclimate Ticket wird angezeigt. Es kann nun über den Button ‚Drucken‘ gedruckt werden.	+	Auf der Dossierübersicht, Register Leistungen, werden alle Positionen mit den zugehörenden Leistungen des Dossiers aufgelistet. Die Leistungen auf der Dossierübersicht sind grundsätzlich chronologisch sortiert. Auf der Rechnung hingegen basiert die Reihenfolge auf dokument-bezogenen Layoutinformationen, siehe [[Doceditor#Leistungsreihenfolge_im_Doceditor|Reihenfolge Doceditor]]. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor oft nicht die gleiche wie auf der Dossierübersicht.
−	== E-Mail Versand ==	+	Auf der Dossierübersicht gilt:
		+	#Position mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
		+	#Position mit gleichen Startdatum werden sortiert nach [[Leistungstyp|Leistungstyp]]
		+	#Alle Positionen ohne jegliches Datum werden zuunterst aufgeführt (zB Gebühren)
		+	#Verlinkte Positionen (zB Refunds) werden direkt nach der Original-Position aufgeführt.
−	Über ‚E-Mail Versand‘ im Bereich ‚Dossier‘ können sämtliche im Dossier bestehende Dokumente per E-Mail verschickt werden. Ebenso können von hier aus E-Mails ohne Anhang versendet werden. Um ein E-Mail zu erstellen, auf den Button ‚E-Mail Versand‘ klicken.	+	<module name="Commercial">
−		+	Mit eingeschaltetem Commercial-Modul können auch [[#Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial|Gebühren verlinkt werden]], für diese gilt obige Logik ebenso.
−	In der darauf folgenden Maske die gewünschten E-Mail Anhänge anklicken. Falls die E-Mail – Adresse des Kunden auf der Person erfasst wurde, wird sie hier standardmässig eingetragen. Diese kann jedoch manuell abgeändert werden. Auf ‚Weiter‘ klicken.	+	</module>
−	In der darauf folgenden Maske über das Drop-Down Menü einen passenden Text wählen, oder direkt auf ‚Weiter‘ klicken um den Text manuell zu ergänzen.	+	Innerhalb einer Position gilt für die Leistungen:
−	Wird auf ‚Weiter‘ geklickt, öffnet sich die E-Mail Vorschau. Hier kann wenn nötig manuell Text ergänzt werden. Über den Button ‚E-Mail Versand‘ wird das E-Mail an den Kunden geschickt und eine Blind-Copy an den jeweiligen Benutzer. Die Blind-Copy muss nicht aufbewahrt werden.	+	#Leistungen mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
		+	#Leistungen mit gleichen Startdatum werden nach einer [[Doceditor#Reiseprogramm|speziellen Logik]] sortiert welche garantiert dass die Leistungsreihenfolge derjenigen Reihenfolge entspricht nach welcher die einzelnen Leistungen angetreten werden.
−	Es wird keine Kopie des E-Mails im Dossier abgelegt.	+	== Textbausteine auf Bestätigung PDF ==
−	= Technische/Funktionale Details =	+	Auf dem Bestätigungs-PDF können freie Texte zur Leistung angedruckt werden. Es gelten dabei folgende Regeln:
		+	#Gibt es im Dossier überhaupt keine aktive Rechnung, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
		+	#Ist die Leistung auf mehreren Rechnungen vorhanden, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
		+	#Ist die Leistung auf genau einer Rechnungen vorhanden, so werden die Texte diese Rechnung angedruckt
−	* Hier werden Abschnitte erstellt mit identischem Namen zu Layout/Prozesse	+	Punkt (2) ist deshalb zwingend weil die unterschiedlichen Rechnungen auch unterschiedliche Freitexte zu derselben Leistung enthalten können.
−	* In der "normalen" Doku ein Link auf die entsprechende Details (im sinne von (Details ...)
−	* Ein Detail-Abschnitt beginnt mit einem "Backlink": "Details zu ..."

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Aktuelle Version vom 9. September 2019, 13:04 Uhr

Übersicht

Ein "Dossier" umfasst alle Daten im Zusammenhang mit einer Reise. Jedes Dossier verfügt über einen Titel und eine eindeutige, vom System zugeteilte Nummer. Die Dossierübersicht enthält verschiedene Register, welche wiederum eigene Bereiche enthalten und spezifische Funktionalität anbieten. Jeder Bereich kann mittels Klick auf den Pfeil angezeigt oder verborgen werden.

Layout

Benutzeroberfläche

Icons

Icon	Beschreibung
	Mit Klick auf das Icon können hier Notizen gespeichert werden, die das Dossier betreffen. Das Notizfeld kann von jedem Register aus editiert und gespeichert werden.

Register Übersicht

Bereich Allgemeines

Feld	Beschreibung
Dossiernummer	Wird vom System automatisch zugeteilt. Nummerierung ist fortlaufend.
Abreise / Rückreise	Umbrella berechnet diesen Eintrag automatisch aufgrund der Reisedaten. Diese können auf der Rechnung bzw. im Reiseprogramm editiert werden.
Titel	Der Titel wird beim Erstellen des Dossiers definiert. Er kann jederzeit abgeändert werden.
Land	Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden.
Destination	Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden. Ein Klick auf die Weltkugel (links vom Destinationsfeld) öffnet Google Maps mit Blick auf die gewählte Destination.
Geschäftsbereich	Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach Geschäftsbereiche. In der Auswertung:_Umsatz kann dann der Umsatz pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der Filiale übernommen, kann manuell abgeändert werden.
Kategorie	Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach Dossierkategorien. In der Auswertung:_Umsatz kann dann der Umsatz pro Dossierkategorie ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der Filiale übernommen, kann manuell abgeändert werden.
	Der Saleschannel muss über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden.
Verantwortliche(r)	Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Bei importierten Leistungen wird der Verantwortliche anhand folgender Logik gesetzt. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.
Inhaber	Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger. Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Über die entsprechenden Icons werden zusätzliche Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail angezeigt (sofern erfasst). Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten. Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier von wem erstellt wurde, und wann es zuletzt geändert wurde.

Bereich Inhaber

Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger, Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Wurden auf dem Kunden Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail hinterlegt, werden diese hier ebenfalls angezeigt. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.

Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier erstellt wurde, und wann und von wem es zuletzt geändert wurde.

Link zu Video

Bereich Rechnungen

Der Bereich 'Rechnungen' enthält eine Übersicht der aktuellen Rechnungen. Mittels einer Baumstruktur kann auf alte PDF-Dateien zugegriffen werden, siehe dazu Dossierdaten manuell editieren und ergänzen. Entspricht die Rechnungsnummer des PDF nicht mehr der aktuellen Rechnungsnummer, kann der PDF-Eintrag nochmals aufgeklappt werden um das PDF der internen Gutschrift anzuzeigen.

Mit einem Klick auf das Icon verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.

Eine neue Rechnung kann mit dem Button "Neue Rechnung" erstellt werden.

Ein Klick auf eine Rechnung öffnet den Doceditor, in welchem die Rechnung bearbeitet werden kann. Siehe dazu Dossierdaten manuell editieren und ergänzen.

Um eine Rechnung zu stornieren / löschen wird auf das 'X' am Ende vom Rechnungslink geklickt.

Bereich Zahlungseingänge

Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche eingegangenen Zahlungen eines Dossiers vermerkt. Die Zahl hinter 'Zahlungseingänge' zeigt an, wieviele Zahlungen (inkl. stornierte Zahlungen) sich in diesem Dossier befinden. Fehlerhafte Zahlungen können gesamthaft mit dem 'X' storniert werden, siehe auch Zahlung stornieren.

Mittels Klick auf das Zahlungs-Icon öffnet sich eine Detailansicht der Zahlung, siehe auch Zahlungen suchen. Ein Klick auf den Text-Link öffnet die Quittung (PDF).

Über den Button 'Zahlung anfügen' wird eine neue Zahlung angefügt .

Bereich Teilnehmer

Im Bereich 'Teilnehmer' sind alle Teilnehmer des Dossier ersichtlich. In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Kunde erfasst werden, es reicht wenn der Dokumentempfänger als Kunde erfasst wird.

Bereich Weitere Dokumente

Der Bereich 'Weitere Dokumente' enthält neben (optional) einem Reiseprogramm weitere, externe Reisedokumente, z.B. E-Docs von Kuoni. Damit die E-Docs automatisch im Dossier hochgeladen werden, benötigt die Filiale einen eigenen Filialcode.

Eine neues Reiseprogramm kann mit dem Button "Neues Reiseprogramm" erstellt werden.

Ein Klick auf ein Umbrella.net-internes Reiseprogramm öffnet den Doceditor, in welchem das Reiseprogramm bearbeitet werden kann. Siehe dazu Dossierdaten manuell editieren und ergänzen. Ein Klick auf alle anderen Arten von Dokumenten öffnen diese im entsprechenden Standardprogramm.

Um ein Dokument zu löschen wird auf das entsprechende 'X' geklickt.

Siehe Dokument hochladen.

Bereich Finanzen

Der Bereich 'Finanzen' bietet eine Übersicht der relevanten Finanzzahlen des Dossiers

Feld	Beschreibung
Umsatz	Gesamter Umsatz des Dossier
Zahlungen	Das Total aller Zahlungen im Dossier. Stornierte Zahlungen werden nicht berücksichtigt.
Einkaufswert	Ist das Modul Einkauf nicht aktiviert, kann hier ein Einkaufsbetrag erfasst werden. Ist hingegen das Module Einkauf aktiviert, wird hier die Summe aller Einkäufe angegeben.

Bereich Dossier Status

Der Bereich 'Dossier Status' gibt eine Übersicht über die Dossierqualität und zeigt auf was noch gemacht werden muss. Immer angezeigt werden:

Feld	Beschreibung
Nicht verrechnet	Das Total aller Preisposition welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
Offener Zahlungsbetrag	Das Total aller Zahlungsbeträge welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
Offener Rechnungsbetrag	Das Total aller unbezahlten Rechnungen. Bei einem pendenten Dossier ist diese Betrag oft (noch) nicht 0.00.
Fällig	Das Total aller fälligen Rechnungsbeträge. Die Fälligkeit folgt aus der gewählten Zahlungskondition.
Status der Reiseleistungen	Bestätigte oder annullierte Leistungen sind in Ordnung. Pendente Leistungen deuten darauf hin dass noch etwas gemacht werden muss. Optionen und unbekannte Status verhindern das Nummerieren einer Rechnung und sollten baldmöglichst bearbeitet werden.

Je nach Status und aktivierten Modulen können noch weitere Einträge aufgelistet werden, zB:

• Pendente Modifies
• Überfällige Agendaeinträge

Bereich Agenda

Bereich Leistungen

Unter dem Register 'Leistungen' sind alle Reiseleistungen des Dossiers ersichtlich. Die Leistungen sind grundsätzlich chronologisch sortiert. Siehe Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht

Ausgewählte Typen von Reiseleistungen bieten eine "Bestätigung". Ein Klick auf diesen Link öffnet ein PDF welches - ausgedruckt - dem Kunden mitgegeben werden kann um vor Ort zB dem Hotel abzugeben. Im Moment unterstützen die folgenden Leistungstypen den Bestätigungs-Druck:

• Hotel
• Transfer
• Diverses

Die Leistungen können mit dem 'x' hinter dem Betrag gelöscht werden.

Bereich Reservationen

Im Bereich 'Reservationen' werden bereits importierte Reservationen und Modifies angezeigt.

Hier können ausserdem Reservationen, welche in der Importliste sind, in ein bestehendes Dossier importiert werden.

Hat eine Reservation einen pendenten Modify, kann dieser hier akzeptiert oder abgelehnt werden (siehe Modify akzeptieren / ablehnen).

SER-Notes vom Veranstalter werden hier angezeigt und bleiben jederzeit bestehen. Somit ist die History der SER-Notes jederzeit nachvollziehbar.

Mit dem Klick auf 'x' wird die Verlinkung der Reservation mit dem Dossier aufgehoben, die Reservation wird zurück auf den Arbeitsplatz gestellt, und kann in ein anderes Dossier importiert werden.

Bei importierten Reservationen aus Galileo und Amadeus kann die Reservation via den blauen Link beim PNR direkt im jeweiligen GDS geöffnet werden.

Register Finanzen

Das Register 'Finanzen' enthält alle finanziell relevanten Informationen wie Beträge pro Teilnehmer, Totalbeträge, Mehrwertsteuer-Verteilung, Teilnehmerrechnungen, erhaltene/offene Zahlungen. Die Teilnehmerzuteilungen und Beträge können manuell bearbeitet werden.

Register Reiseprogramme

Im Register "Reiseprogramme" können Teilnehmer einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der Finanzsicht editiert werden.

Register Einkauf

 

 

 

 

Register Selektionskriterium

Register Commercial

Bereich Diverses

Register Mitteilungen

Alle Mitteilungen, die Dossier relevant sind, werden hier gespeichert. Es ist möglich ein SMS, ein E-Mail oder einen manuellen Eintrag zu erstellen. Incoming Mails sind ebenfalls hier ersichtlich.

Bereich Mitteilungen

Feld	Beschreibung
Von	Von welchem Benutzer wurde diese Mitteilung erstellt oder gesendet. Auch das System kann ein Absender sein.
An	An welchen Kunden oder Benutzer wurde diese Mitteilung gesendet
Betreff	Der Betreff im Titel der Mitteilung wird hier eingefügt, oder bei SMS der Text
Datum	Hier ist das genaue Datum und die Uhrzeit der gesendeten oder empfangenen Mitteilung ersichtlich
Fällig	Hier das Datum eintragen, wann eine Antwort von dieser Mitteilung erwartet wird
Erledigt	Hier kann ein Häkchen gesetzt werden, sobald die ausstehende Antwort der Mitteilung eingetroffen ist. Wenn dieses Kästchen angehakt wurde erscheint ein erledigt Datum und die Mitteilung wird grau hinterlegt. Das Erledigt Kästchen erscheint nur bei Mitteilungen bei denen eine Antwort ausstehend ist

 

Darstellung Mitteilungen

Gesendete E-Mails	schwarz hinterlegt
E-Mails mit 'Antwort erwartet bis'	Fälligkeitsdatum und ein Kästchen zum abhaken
E-Mails die erledigt wurden	grau hinterlegt
Incoming Mails	fett schwarz
Systemmeldungen	fett schwarz
SMS	schwarz

Register History

Im Register 'History' werden - für die Benutzer-Berechtigung Supervisor und Buchhalter - alle Belege sowie Zahlungsausgleiche angezeigt. Dies bietet die Möglichkeit zu prüfen wie eine Zahlungsverteilung in der Vergangenheit aussah.

Für alle Benutzer sichtbar gibt es ein Log relevanter Dossier-Aktionen.

Folgende Aktionen führen zu einem Eintrag in der Action History:

Rechnung

• Nummerieren einer Rechnung
• Abspeichern einer Rechnung
• Rechnung löschen
• Denummerieren einer Rechnung
• Löschen einer Rechnungsposition
• Löschen eines Teilnehmers
• Hinzufügen einer Rechnungsposition
• Hinzufügen einer Preisposition
• Hinzufügen eines Teilnehmers

Dossier

• Dossier erstellen
• Speichern der Finanzansicht
• Import eines Dossier (via XML)
• Löschen eines Teilnehmers
• Löschen eines abgespeicherten Dokumentes
• Löschen eines Reiseprogramms
• Speichern des Dossiers
• Jedes E-Mail/SMS welches verschickt wird (via Button auf Dossierübersicht)

Zahlungen

• Stornieren einer Zahlung
• Zahlung hinzufügen

Mahnungslauf erstellen

• Verarbeiten eines Mahnungslaufs

Reservation

• Hinzufügen einer Reservatin (reservation/modify)
• Löschen einer Reservation vom Dossier

Arbeitsabläufe / Prozesse

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht

E-Mail Versand

Mit einem Klick auf den Button 'E-Mail' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein E-Mail verschickt werden kann.

SMS Versand

Mit einem Klick auf den Button 'SMS' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier eine SMS verschickt werden kann.

Dossierprint

Über den Button 'Dossierprint' erhält der Benutzer auf Knopfdruck eine Übersicht über die wichtigsten Daten des Dossiers. Insbesondere für grössere Dossier mit vielen Zahlungen (Hochzeitsdossier) oder Gruppenreisen kann der Papier-Ausdruck sehr hilfreich sein. Angedruckt werden:

• Schlüsseldaten des Dossier (Nr, Title, Abreisedatum etc.)
• Finanzzahlen
• Angaben zum Dossierinhaber
• Nummerierte Rechnungen
• Zahlungen

Speichern

Die editierbaren Daten unter Bereich Dossier und Bereich Inhaber werden gespeichert. Das Speichern führt auch dazu dass sämtliche Finanzwerte neu berechnet werden, dies betrifft zB fällige Beträge.

Dossier löschen

Ein Dossier kann gelöscht werden solange das Dossier über keine nummerierten Rechnungen und/oder Zahlungen verfügt. Sollen die Reservationen für ein anderes Dossier behalten werden müssen diese vorgängig mit 'Exportieren auf Arbeitsplatz' aus dem Dossier extrahiert werden (siehe: Reservation auf Arbeitsplatz exportieren).

Neue Rechnung erstellen

Mit dem Button 'Neue Rechnung' wird eine neue Rechnung erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Das Layout 'Lang' oder 'Kurz' wird anhand der hinterlegten Defaults vorgeschlagen. Via die Auswahlliste 'Rechnungstexte holen' können Einleitungs- und Schlusstexte und die freien Texte einer bestehenden Rechnung kopiert werden. Wenn keine Rechnung ausgewählt wird, werden die Einleitungs- und Schlusstexte aus den Defaults der Filiale verwendet. Es können Teilnehmer für die nächste Rechnung ausgewählt werden. Der neuen Rechnung werden dann sämtliche Daten der ausgewählter Teilnehmer zugewiesen, welche bisher noch keiner Rechnung zugewiesen waren (dh 'Nicht verrechnete' Preispositionen und Leistungen). Wenn keine Teilnehmer ausgewählt werden, beinhaltet die Neue Rechnung alle Daten aus 'Nicht verrechnet'. Es ist nicht möglich einzelne Texte aus einer bestehenden Rechnung zu holen.

Rechnung löschen / stornieren

Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Rechnung wird diese storniert bzw. gelöscht. Wurde die Rechnung noch nie nummeriert, wird sie mit dem 'X' komplett gelöscht und ist nicht mehr im Dossier ersichtlich. Wurde die Rechnung vor dem Storno ein- oder mehrmals nummeriert, verbleibt die stornierte Rechnung als PDF-File im Dossier und kann so jederzeit angeschaut oder gedruckt werden. Eine stornierte Rechnung kann nicht mehr im Doceditor geöffnet werden.

Neues Reiseprogramm erstellen

Mit dem Button 'Neues Reiseprogramm' wird ein neues Reiseprogramm erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Es kann pro Teilnehmer ein eigenes Reiseprogramm erstellt werden.

Dokument hochladen

Um ein externes Dokument hochzuladen:

1. im Dossier den Button 'Dokument hochladen' anwählen
2. Auf 'Durchsuchen' klicken und die gewünschte Datei auswählen
3. Anschliessend eine Beschreibung eingeben und 'Hochladen' anklicken

Das Dokument ist auf der Übersicht ersichtlich und kann ab jetzt von jedem Benutzer direkt aus dem Dossier geöffnet werden.

Zu beachten: Werden in Word Änderungen an einem Dokument vorgenommen und sollen jene Änderungen im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das geänderte Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochgeladen werden.

Dokumente mit folgenden Formaten können ins Umbrella.net hochgeladen werden:

• .rtf
• .txt
• .pdf
• .gif
• .jpeg
• .png
• .doc
• .xml
• .html

Die maximale Grösse pro hochgeladenem Dokument ist 1.5MB.

Brief erstellen

Mit einem Klick auf den Button 'Brief erstellen' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein Brief erstellt werden kann.

Zahlung anfügen

Mit einem Klick auf den Button 'Zahlung anfügen' öffnet sich eine neue Maske, siehe dazu Zahlungen

Zahlung stornieren

Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Zahlung wird diese storniert. War die stornierte Zahlung einer Rechnung zugeordnet, und diese Rechnung war anschliessend nummeriert worden, dann bewirkt der Storno ein Denummerieren der Rechnung.

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Leistung

Position löschen

Mit einem Klick auf das 'X' ganz rechts neben dem Betrag einer Position wird diese gelöscht. Alle Rechnungen, welche die zu löschende Position beinhalten, werden denummeriert. Ist eine BSP-Zahlung mit der zu löschenden Position verknüpft, wird diese storniert. Hier geht's zur Kreditkartenzahlung BSP

myclimate Ticket hinzufügen

Position einem Package hinzufügen

Mit Klick auf den Button 'Zusammenführen' rechts neben der Position öffnet sich das Pop-Up 'Package Builder'. Mit dem Package Builder kann eine Position mit deren Leistungen in ein eigenes Arrangement gepackt werden.

Package Builder

Feld	Beschreibung
Flug Swiss	Titel der zu packenden Position aus der Dossierübersicht

Zielposition

Feld	Beschreibung
Zu Position hinzufügen	Falls bereits Positionen gepackt wurden, können weitere Positionen/Leistungen hinzgefügt werden
Neues Produkt	Produkt für das Package auswählen. Siehe Packages auf Produkt erlauben

Einkauf

Feld

Beschreibung

Vor dem Zusammenführen Einkauf nachführen

Beim Aktivieren des Flags wird der bestehende Einkauf nachgeführt und und enthält die ursprüngliche Kommission. Wenn noch kein Einkauf erstellt wurde, erfasst Umbrella einen neuen Einkauf, wie wenn die Rechnung nummeriert wird. Die Kommission wird dann aufgrund der Einstellungen auf dem gewählten Produkt berechnet, siehe Produkt - Bereich Einkauf. Bei nicht aktivieren des Flags wird kein Einkauf erstellt.

Preispositionen

Feld	Beschreibung
Nur zusammenführen	Die Preispositionen bleiben bei der ursprünglichen Leistung aufgelistet.
Preise unten gruppieren	Die Preispositionen werden am Ende der Position gesammelt aufgelistet.

Leistung aus einem Package entfernen

Ist eine Leistung Teil eines Package, erscheint rechts neben dieser Leistung der Button 'Extrahieren'. Mit Klick auf den Button 'Extrahieren' kann die einzelne Leistung aus dem Package entfernt werden.

Package Builder

Feld	Beschreibung
Flug	Name der Leistung, welche aus dem Package entfernt werden soll

Zielposition

Feld	Beschreibung
Zu Position hinzufügen	Falls andere Positionen gepackt wurden, kann die Leistung hinzugefügt werden.
Neues Produkt	Produkt für die Leistung auswählen. Dieses Produkt muss nicht 'Packages erlauben' aktiviert haben, muss aber entweder den ensprechenden Leistungstyp (z.B. Flug wenn es eine Flugleistung ist) oder Arrangement zugeordnet haben. Siehe Bereich Produkt - Leistungstyp. Die neue Position mit der extrahierten Leistung enthält eine Preisposition mit entsprechender Teilnehmeranzahl und dem Betrag 0.00.

Einkauf

Feld

Beschreibung

Einkauf mitnehmen

Mit dem Drop-Down kann ein bereits existierender Einkauf migenommen und der neuen Position zugeordnet werden. Die neue Position hat den Verkaufsbetrag 0.00. Nach dem Anpassen des Betrags der neuen Position und Nummerieren der Rechnung entspricht der Betrag des Einkaufspreises der ursprünglichen Position und kann manuell angepasst werden. Das Produkt, der Lieferant und der Verkaufspreis werden der neuen Position angepasst.

Reisedokumente erstellen

Auf Link 'Bestätigung ' Klicken, um ein Reisdokument zu öffnen.

Für folgende Leistungstypen können Reisedokumente gedruckt werden:

• Unterkunft
• Diverses

Siehe Textbausteine auf Bestätigung PDF für Details.

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Reservationen

Galileo / Amadeus PNR öffnen

Wurde eine Reservation in ein Umbrella.net-Dossier importiert, kann es über den blauen Link direkt in Galileo resp. Amadeus geöffnet werden.

Neue Reservation (BF) hinzufügen

Im Suchfeld im Register "Reservationen" kann eine neue Reservation ausgewählt werden. Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Teilnehmernamen, Destination oder Abreisedatum eingegeben werden. Die Reservation wird auch erkannt, wenn sich die Eingabe im Suchfeld durch Umlaute oder französische Sonderzeichen unterscheidet. Anschliessend auf 'Hinzufügen' klicken, um die Reservation ins Dossier zu importieren. Gibt es genau eine, unnummerierte Rechnung, dann werden alle neuen Leistungen (und BSP-Zahlungen, falls vorhanden) auf diese Rechnung zugewiesen. Gibt es mehrere Rechnungen, oder ist die eine Rechnung nummeriert, werden die neuen Leistungen ins 'nicht verrechnet' gestellt.

Modify akzeptieren / ablehnen

Gibt es unverarbeitete Modifies im Dossier, können diese akzeptiert oder abgelehnt werden. Während eine Ablehnung (reject) keinerlei Änderungen im Dossier bewirkt, führt ein Akzeptieren (accept) zu Datenänderungen. Diese sind im Modify Preview ersichtlich.

Reservation auf Arbeitsplatz exportieren

Eine Reservation kann jederzeit aus dem Dossier zurück auf den Arbeitsplatz exportiert werden. Hierzu auf das Icon mit dem roten Kreuz klicken. Sämtliche Leistungen, welche mit der Reservation ursprünglich in das Dossier importiert worden sind, bleiben im Dossier bestehen.

Vom Arbeitsplatz aus kann die Reservation anschliessend in ein anderes Dossier importiert werden. Modifies erkennen das Dossier aufgrund der importierten Reservation. Somit würde der Modify in diesem Beispiel nicht ins ursprüngliche Dossier, aus welchem die Reservation exportiert worden ist, importiert, sondern in das Dossier in welchem sich die Reservation nun befindet.

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Agenda

Neuer Agendaeintrag hinzufügen

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Teilnehmer

Teilnehmer zusammenführen

Wenn mehrere Reservationen (oder Modifies) verwendet werden in welchen die Namen leicht unterschiedlich geschrieben wurden, dann generiert Umbrella.net pro Schreibweise einen eigenen Teilnehmer. Mit der Funktion "Teilnehmer zusammenführen" können solche Duplikate zusammengeführt werden. Der resultierende Teilnehmer hat anschliessend

• alle Leistungszuordnungen aller Duplikate
• alle Preisposition-Zuordnungen aller Duplikate (wobei aber der Tnr niemals einer einzelnen Preisposition mehrfach zugeordnet sein kann)
• alle Flugtickets
• alle Sitzplätze

Es können auch mehr als zwei (2) Teilnehmer zusammengeführt werden.

Teilnehmer-Sortierung ändern

Um einen Teilnehmer nach oben zu verschieben muss das Kästchen vor dem entsprechenden Teilnehmer markiert und dann so oft auf den nach oben schauenden Pfeil geklickt werden bis die gewünschte Position erreicht ist. Dasselbe gilt, wenn der Teilnehmer nach unten verschoben werden möchte, dann auf den nach unten schauenden Pfeil klicken. Wichtig: Bereits vorhandene Reiseprogramme und Rechnungen müssen überprüft und ggf. neu gespeichert/nummeriert werden!

Teilnehmer löschen

Um einen Teilnehmer zu löschen muss das Kästchen vor dem entsprechenden Namen markiert und dann auf das Feld „löschen“ geklickt werden. Achtung: mit dieser Funktion werden alle dem Teilnehmer zugeordneten Leistungen etc. gelöscht! Das heisst:

• alle Leistungszuordnungen
• alle Preisposition-Zuordnungen
• alle Flugtickets
• alle Sitzplätze

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Finanzen

Die 'Finanzansicht' erlaubt ein sehr allgemeines Editieren der finanziell relevanten Rechnungsdaten.

Neue Rechnung erstellen

Pro Dossier können mehrere Rechnungen erstellt werden.

1. Den Button 'Neue Rechnung' anklicken. Es öffnet sich eine Maske.

Weiterer Ablauf siehe neue Rechnung erstellen

Zuteilung editieren was auf welcher Rechnung verrechnet wird

Die Zuteilung der einzelnen Leistungen resp. Preispositionen zu einer bestehenden Rechnung, erfolgt über die editierbaren Felder (weiss hinterlegt) auf der bestehenden Rechnung. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt. Wichtig: es muss jeweils die Leistung wie auch das dazugehörende Preisdetail zugeteilt werden.

Tnr.-Zuordnung von Leistungen editieren

Die Teilnehmerzuordnung für Leistungen kann im editierbaren Feld (Pax) manuell geändert werden. Zusätzliche Teilnehmer können mit einem Komma angefügt, unerwünschte Teilnehmer können gelöscht werden. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt.

Beträge und Tnr.-Zuordnung von Preispositionen editieren

Die einzelnen, editierbaren Beträge (weiss hinterlegt) in der Preisposition gelten immer pro Person und sind den Personen zugeteilt, welche in derselben Preisposition aufgeführt sind. Diese Beträge können manuell geändert werden. Ebenso kann pro Preisposition unter ‚VG‘ eine ‚versteckte Gebühr‘ eingegeben werden. Diese gilt ebenso pro Person und wird auf der Rechnung nicht separat ausgewiesen sondern zum Betrag im Preisdetail addiert.

MwSt.-Verteilung editieren

Zuerst muss die MwSt Tabelle, in der sich die einzelnen Beträge befinden, mittels klick auf das ‚+‘ vor MwSt geöffnet werden. Danach können die einzelnen Beträge editiert werden. Der Totalbetrag der MwSt (die Summe aus allen einzelnen MwSt-Feldern) muss identisch sein mit dem Totalbetrag der jeweiligen Position (ersichtlich im Feld ‚Total‘). Eine inkonsistente MwSt.-Verteilung wird durch einen gelb markierten Betrag in der 'MwSt.'-Spalte gekennzeichnet.

 

 

Zahlungsverteilung editieren

Die bereits vorhandenen Zahlungen können beliebig auf die im Dossier vorhandenen Rechnungen verteilt und zugeteilt werden (mit Ausnahme der auto. Lodge- und BSP-Zahlungen). BSP-Direktzahlung und Flugticket müssen sich auf derselben Rechnung befinden.

Preispositionen löschen

Um eine Preisposition zu löschen muss das entsprechende Kästchen am Anfang der Preiszeile mittels Häkchen markiert und dann auf 'X' geklickt werden. Die Änderungen müssen gespeichert werden. Es können auch mehrere Preispositionen auf einmal gelöscht werden. Wichtig: Pro Position muss mindestens 1 Preisposition vorhanden sein.

Bestehende Rechnung löschen

Eine bestehende Rechnung kann auf der Finanzansicht über das 'X' bei der entsprechenden Rechnung gelöscht werden.

Dossier mit Fremdwährung

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Reiseprogramm

Über den Button "Neues Reiseprogramm" kann ein neues Reiseprogramm erstellt werden. Die im Dossier vorhandenen Teilnehmer können einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden, indem sie auf den Reiseprogrammen entsprechend angehäkelt werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der Finanzsicht editiert werden.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Einkauf

Im Register Einkauf können Einkäufe manuell erstellt, existierende Einkäufe bearbeitet, gelöscht oder annulliert werden. Eine ins Umbrella.net importierte Reservation enthält bereits die notwendigen Informationen wie Nettobetrag, Lieferant, Produkt etc., sodass der Einkauf automatisch erstellt wird. Bei einer manuell erstellen Dossierposition wird der Einkauf beim Nummererieren der Rechnung automatisch erstellt. Dies sofern die notwendige Einstellung auf dem Produkt( siehe Produkt Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf) gespeichert ist. Die Funktion 'neuen Einkauf erstellen' im Register Einkauf wird demnach nur selten und meistens in Spezialfällen wie 'Korrekturen' oder 'mehrere Einkäufe für eine Verkaufsposition erstellen' benötigt.

Neuen Einkauf erstellen

Mit Klick auf den Button 'Neu' wird ein neuer Einkauf erstellt. Dieser neue Einkauf wird automatisch dem Dossier zugewiesen. Ein neuer Einkauf hat immer den Status 'provisorisch'. Die detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Einkaufsfeldern befindet sich hier: Beschrieb Einkaufsfelder

Einkauf öffnen

Mit Klick auf einen Einkauf oben im Bereich Einkäufe und Klick auf den Button 'Öffnen' wird ein Einkauf geöffnet. Der Einkauf kann auch mit einem Doppelklick geöffnet werden und befindet sich im unteren Bereich des Bildschirms unter Einkauf.

Einkauf zuweisen

Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Diesem Dossier zuweisen' nach einem dossierlosen Einkauf gesucht werden. Ein Einkauf ohne Dossierzuweisung kann nur über den Menüpunkt Buchhaltung - Einkauf erstellt werden, siehe dossierlosen Einkauf erstellen. Über die Auswahlliste muss die entsprechende Dossierposition ausgewählt werden. Mit Klick auf den Button 'Zuweisen' wird der Einkauf der Dossierposition und dem Dossier zugeordnet. Dieser Arbeitsschritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern

Neue Einkäufe haben immer den Status provisorisch und sind editierbar.

Sobald ein Einkauf durch eine Lieferantenzahlung (Hier gehts zu den Lieferantenzahlungen) bezahlt wurde, ändert der Status automatisch auf definitiv.

Mit Klick auf 'definitiv' und den Button 'Speichern' wird ein provisorischer Einkauf manuell auf definitiv geändert. Definitive Einkäufe können, ausser den Feldern 'Verkaufspreis in CHF' und 'VG in CHF' nicht mehr editiert werden, siehe auch Einkaufsfelder bearbeiten.

Provisorische Einkäufe können gelöscht, definitive Einkäufe können annuliert werden (Zum Arbeitsablauf Einkauf löschen/annullieren).

Einkauf löschen/annullieren

Einkaufsfelder bearbeiten

Die folgenden Einkaufsfelder werden gelegentlich manuell angepasst. Der Beschrieb aller Einkaufsfelder befindet sich hier: Beschrieb Einkaufsfelder

Feld Abreise	Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das Dossier-Abreisedatum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld Einkaufspreis	Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird der Einkaufspreis aus dem Verkaufsbetrag und den Einstellungen auf dem Produkt berechnet (siehe Produkt - Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf). Der Einkaufspreis kann bei Bdearf angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld MWST	Wird die MWST der Kundenrechnung auf dem Register Finanzen geändert, müssen die gewünschten Anpassungen auf dem Einkauf manuell vorgenommen werden. Hierzu werden die MWST Felder mit den MWST Codes manuell den korrekten Beträgen angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert. Das Total der auf die MWST Felder aufgeteilten Beträge müssen dem Total des Einkaufspreises entsprechen, andernfalls ist der Einkauf nicht konsistent und kann nicht gespeichert werden.
Feld Rechnungsdatum	Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das heutige Datum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld Rechnungs-Nr.	Bei manuell erstellten Rechnungspositionen sollte hier die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld Status	Zum Arbeitablauf Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern
Feld Bemerkung	Im Feld Bemerkung kann eine Notiz eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Die Notiz kann z.B. eine Information für den Buchhalter enthalten.
Feld BSP CC Direkt	Bei manuell erstellten Flugpositionen, welche im GDS (Was ist GDS?) mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, muss hier das Häkchen gesetzt und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Bei importieren Flugpositionen, welche bereits mit Kreditkarte bezahlt wurden, ist das Feld automatisch aktiviert.

Zahlungen / Gutschriften

Lieferantenzahlung Hinzufügen

Mit Klick auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung wird eine Lieferantenzahlung 'Einzelzahlung' geöffnet. Automatisch wird der Einkauf, der Lieferant, die Währung, der Betrag (offener Betrag des Einkaufs), das Zahlungsdatum und das Zahlungsmittel ausgefüllt. Mit Klick auf 'Speichern' wird die Zahlung definitiv erfasst und der Einkauf vollständig ausgeglichen.

Sollte der Einkauf teilbezahlt werden, ebenfalls auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung klicken. Den vorgeschlagenen Betrag (offener Betrag des Einkaufs) ändern und auf 'Speichern' klicken. Die Zahlung wird definitiv erfasst. Der Einkauf erscheint mit dem Zahlungsbetrag im Bereich 'Zu prüfende Belege' und muss der Zahlung zugewiesen werden Details Lieferantenzahlungen erstellen

Mit Eingabe der suchbaren Felder der Lieferantenrechnung wie Zahlungsnummer, Abrechnungsnummer, Lieferant, Betrag oder Zahlungsdatum kann im Feld 'Lieferantenzahlung' nach einer Lieferantenzahlung gesucht werden. Sobald die gewünschte Zahlung im Feld erscheint, anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Lieferantenzahlung wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Sollte der Betrag der Lieferantenzahlung nicht mit dem des Einkaufs übereinstimmen, wird der vollständige Einkaufsbetrag ausgeglichen. Dies führt dazu, dass die Lieferantenzahlung anschliessend offen ist. Hier gehts zu Lieferantenzahlungen erstellen.

Lieferantenzahlung öffnen

Mit Klick auf den Link der Lieferantenzahlung wird diese geöffnet.

Lieferantenzahlung entfernen

Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Lieferantenzahlung wird die Verknüpfung zwischen Lieferantenzahlung und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.

Gutschrift hinzufügen

Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Gutschrift' nach einer internen Gutschrift oder einem ungebundenen Einkauf mit negativem Betrag (Gutschrift) gesucht werden. Sobald die gewünschte Gutschrift im Feld erscheint, diese anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Gutschrift wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Der Betrag der Gutschrift wird vom Einkauf 'offener Betrag' abgezogen.

Gutschrift öffnen

Mit Klick auf den Link der Gutschrift wird diese geöffnet.

Gutschrift / interne Gutschrift entfernen

Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Gutschrift (Einkauf mit Negativbetrag) wird die Verknüpfung zwischen Gutschrift und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.

Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der internen Gutschrift wird die Verknüpfung zwischen interner Gutschrift und annulliertem Einkauf aufgehoben. Die Stati 'annulliert' und 'interne Gutschrift' ändern auf 'definitiv'.

Offener Betrag

Hier wird der aktuell offene Betrag des Einkaufs angezeigt.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Selektionskriterium

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Mitteilungen

Incoming Mails

Umbrella.net hat die Möglichkeit ein E-Mail Postfach nach Dossier relevanten E-Mails abzufragen und diese dem Dossier zuzuteilen. Die Dossier relevanten E-Mails sind unter dem Register Mitteilungen ersichtlich. Es ist möglich aus Umbrella.net auf ein Incoming Mail zu antworten. Um die Incoming Mails empfangen zu können, müssen die POP3 / IMAP Eingaben bei Mandant und Filiale (Filialcodes)hinterlegt werden. Damit ein E-Mail ins Dossier angehängt wird muss im Titel die Dossiernummer (Beispiel ref. 10) vorhanden sein oder eine Bookingfile Number (Beispiel KO86LI).

Manueller Eintrag

Es kann unter dem Register Mitteilungen ein manueller Eintrag erstellt werden.

Betreff	Titel des Eintrages
Nachricht	Eingehende Erläuterung zum Titel
Antwort erwartet bis	Bis wann muss sich die Person wieder melden oder bis wann muss der Eintrag erledigt werden

Ausstehende Einträge erscheinen auch auf dem Arbeitsplatz unter Nachrichten.

Technische/Funktionale Details

Ändern der Verkaufswährung

Bei einer Änderung der Dossierwährung werden alle Rechnungen denummeriert, und alle Preispositionen werden zum gültigen Wechselkurs in die neue Verkaufswährung umgerechnet.

Wird in einem Fremdwährungsdossier eine Zahlung erfasst, muss neben dem Zahlungs-Betrag der entsprechende Betrag in der Dossierwährung angegeben werden. Der letztere Betrag wird verwendet um intern die Rechnungsbelege auszugleichen. Existieren in einem Dossier schon Zahlungen, kann daher die Dossierwährung nicht geändert werden, da sonst die Zahlungsbeträge in Dossierwährung ggf. fehlen würden.

Details zur IATA Area

Siehe Feld IATA Area

Die IATA Area wird beim Import automatisch von Umbrella.net gesetzt, aufgrund einer internen Destinationen Tabelle. Technisch:

• IATAAREA 1 = Domestic
• IATAAREA 2 = Europa
• IATAAREA 3 = Interkontinental

Der höchste Wert bestimmt die IATA Area der Flugleistung. Z.B. ZRH - HRG - ZRH = IATA area 3.

Wenn alle Destinationen Abflug und Ankunft im gleichen Land liegen, wird in jedem Fall die IATA Area "Domestic" gesetzt. Eine Flugleistung SFO-LAX-SFO wird somit als "Domestic" behandelt, während allerdings eine Flugleistung MEX-SFO-MEX als "Interkontinental" behandelt wird. Anders wird eine Flugleistung PAR-FRA-PAR als "Europa" behandelt, da auf allen diesen Destinationen in der Destinationen-Tabelle "Europa" hinterlegt ist.

Manuelle Änderungen des Origins oder der Destination auf der Commercial Lasche und Speichern führt die IATA Area nach.

Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht

Auf der Dossierübersicht, Register Leistungen, werden alle Positionen mit den zugehörenden Leistungen des Dossiers aufgelistet. Die Leistungen auf der Dossierübersicht sind grundsätzlich chronologisch sortiert. Auf der Rechnung hingegen basiert die Reihenfolge auf dokument-bezogenen Layoutinformationen, siehe Reihenfolge Doceditor. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor oft nicht die gleiche wie auf der Dossierübersicht.

Auf der Dossierübersicht gilt:

1. Position mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
2. Position mit gleichen Startdatum werden sortiert nach Leistungstyp
3. Alle Positionen ohne jegliches Datum werden zuunterst aufgeführt (zB Gebühren)
4. Verlinkte Positionen (zB Refunds) werden direkt nach der Original-Position aufgeführt.

Innerhalb einer Position gilt für die Leistungen:

1. Leistungen mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
2. Leistungen mit gleichen Startdatum werden nach einer speziellen Logik sortiert welche garantiert dass die Leistungsreihenfolge derjenigen Reihenfolge entspricht nach welcher die einzelnen Leistungen angetreten werden.

Textbausteine auf Bestätigung PDF

Auf dem Bestätigungs-PDF können freie Texte zur Leistung angedruckt werden. Es gelten dabei folgende Regeln:

1. Gibt es im Dossier überhaupt keine aktive Rechnung, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
2. Ist die Leistung auf mehreren Rechnungen vorhanden, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
3. Ist die Leistung auf genau einer Rechnungen vorhanden, so werden die Texte diese Rechnung angedruckt

Punkt (2) ist deshalb zwingend weil die unterschiedlichen Rechnungen auch unterschiedliche Freitexte zu derselben Leistung enthalten können.