Kurz-Zusammenfassung über dieses Modul in 2-3 kurzen Sätzen.

Kosten / Abhängigkeiten des Moduls Buchhaltung

• Dieses Modul ist kostenpflichtig
• Dieses Modul setzt den Einsatz des Moduls (Link) voraus

Konzept der Buchhaltung

Ziel

Das Ziel der Module 'Debitoren- und Kreditoren-OP-Buchhaltung' ist eine Reduktion des Aufwandes für die Verwaltung Ihrer Kunden- und Lieferantenrechnungen. Der Reiseberater braucht sich dabei nicht um buchhalterische Belangen zu kümmern.

Funktionen im Überblick

Sind die Module „Debitoren- und Kreditoren-OP-Buchhaltung“ aktiviert, können Rechnungen und Zahlungen Ihrer Kunden/Lieferanten, bzw. Gutschriften an Ihre Kunden/Lieferanten in Umbrella.net gespeichert werden. Aufgrund der so generierten Belege werden Journaleinträge erzeugt. Diese Journaleinträge werden dann periodisch (wählbar, üblicherweise pro Monat) als Sammelbuchungen für Ihre Finanzbuchhaltung oder für die Ihres Treuhänders aufbereitet. So reduziert sich der Aufwand auf wenige manuelle Einträge in Ihre Finanzbuchhaltung, die aufgrund einer aus Umbrella.net generierten Liste vorgenommen werden können. Nach Wunsch kann das ganze Kassabuch über Umbrella.net geführt werden und nicht nur für die Entgegennahme von Barzahlungen genutzt werden. Mit dem Modul „Debitoren-OP-Buchhaltung“ werden diese Buchungen ebenfalls exportiert.

Valutadatum: Gewinn bei Abreise oder bei Rechnungsstellung?

Es ist in verschiedener Hinsicht nicht unerheblich, zu welchem Zeitpunkt der Gewinn in der Buchhaltung verbucht wird. Der Gewinn kann bei Rechnungsstellung oder bei der Abreise des Kunden verbucht werden. Umbrella.net unterstützt beide Vorgehen. Um den Gewinn bei Abreise des Kunden zu verbuchen, dürfen die Ertrags- bzw. Aufwandsbuchungen erst am Abreisetag erzeugt werden. Die meisten Standard-Buchhaltungs-Programme unterstützen diese Funktion nicht. Darum verbuchen kleinere Reisebüros den Gewinn oft bei Rechnungsstellung. Grössere Betriebe verfügen oft über Eigenentwicklungen, welche die notwendige Funktionalität zur Verfügung stellen. Mit der Verbuchung des Gewinnes bei Abreise entsteht ein aktuelles und korrektes Bild der finanziellen Situation. Gleichzeitig wird die Anzahl Journaleinträge deutlich reduziert, da die Ertragsbuchungen bei den häufigen Änderungen vor Abreise nicht storniert werden müssen. In Umbrella.net wird für das hier diskutierte Datum der Ausdruck 'Valutadatum' verwendet.

Allgemein Konzeptionelles

• Mit der Nummerierung von Debitorenrechnungen werden in Umbrella.net Journaleinträge erzeugt. Gegebenenfalls werden die Ertragsbuchungen erst am Abreisetag erzeugt.
• Beim definitiv Setzen von Einkaufspositionen werden in Umbrella.net die entsprechenden Journaleinträge für die Kreditoren erstellt.
• Bei der Erfassung von Zahlungen werden in Umbrella.net entsprechende Journaleinträge erfasst.
• In den Stammdaten werden Konten erfasst.
  • Produkten werden Konti für die Ertragsbuchungen/Aufwandbuchungen zugeordnet.
  • Die auf den MWST-Codes hinterlegten Konten erlauben die korrekte Abwicklung der MWST.
  • Die Konti, die auf den Zahlungsformen hinterlegt werden, sorgen für die korrekte Verbuchung von Zahlungen.
• Periodisch können die Journaleinträge mit gleichen Kontopaarungen und gleichem MWST-Code zu Sammelbuchungen zusammengefasst und exportiert werden.
• Für die Konti, die komplett in der Debitoren-OP-Buchhaltung geführt werden, können Kontoauszüge erstellt werden.

Buchungskonzept

Eine Rechnung an einen Kunden kann verschiedene Positionen enthalten. Diese können mit unterschiedlichen MWST-Sätzen behaftet sein. Ausserdem haben Sie das System möglicherweise so konfiguriert, dass unterschiedliche Produkte auf unterschiedliche Ertragskonti gebucht werden. Entsprechend werden Erträge über „Hilfskonto Debitoren-Rechnungen“ gebucht. Das Total der Rechnung wird also „Debitoren an Hilfskonto Debitoren-Rechnungen“ gebucht. Vom Hilfskonto Debitoren-Rechnungen wird dann der Ertrag, aufgeteilt nach MWST-Sätzen, in die auf den Produkten konfigurierten Ertragskonti gebucht.

Ein einfaches Beispiel sähe demnach wie folgt aus:

Ein Beispiel mit mehreren Ertragskonti:

Hier ein Beispiel, dass das Konzept in Bezug auf die MWST erklärt:

Nun muss für die Mehrwertsteuerabrechnung der Umsatz pro Mehrwertsteuersatz bekannt sein. Deshalb bucht Umbrella.net das oben beschriebene, erste Beispiel wie folgt:

Ziel ist, dass auf dem ersten Hilfskonto der Umsatz pro MWST und auf dem zweiten Hilfskonto der Umsatz pro Ertragskonto abgelesen werden kann.

Das zweite Beispiel verdeutlicht weiter:

Um eine Zahlung auf mehrere Belege/Debitorenrechnungen zu verteilen, wird ebenfalls über ein Hilfskonto gebucht, das 'Hilfskonto Debitoren-Zahlungen':

Benutzerdokumentation: Einstellungen

Konten für den Einsatz der Debitorenbuchhaltung

Im Menü „Verwaltung“ wählen Sie den Punkt „Konten“. Wie üblich können Sie nach bestehenden Einträgen suchen, neue anfügen oder bestehende löschen. Hier kann nun der vom System vorgeschlagene Kontenplan bearbeitet und ergänzt werden. Sie können diesen über das Menü „Buchhaltung“, „Kontoplan“ anzeigen und ausdrucken.

Mindestens notwendig sind:

Aktivkonti:

• Geldkonten, also Kassa, Bank
• Debitoren *
• Debitor Vorsteuer

Passivkonti:

• Kreditor Umsatzsteuer

Ertragskonti:

• Ertrag

Organisatorischer Hinweis: Wir empfehlen, mit möglichst wenigen verschiedenen Ertrags-/ Umsatzkonten zu arbeiten. Die Detaillierung des erzielten Umsatzes ist über die Auswertungen auf Basis der Produkte sehr fein möglich.

Hilfkonti:

• Hilfskonto Debitoren-Rechnungen MWST *
• Hilfskonto Debitoren-Rechnung Ertrag
• Hilfskonto Debitoren-Zahlungen *
• Hilfskonto Debitoren-Direktzahlungen *

Bei den mit * bezeichneten Konti handelt es sich um Systemkonti. Diese werden vollständig und automatisch in Umbrella.net geführt.

Produkte

Im Menü „Verwaltung“ wählen Sie den Punkt „Produkte“. Für jedes Produkt ist hier das Ertragskonto, das Aufwandkonto und das Konto für versteckte Gebühren zu hinterlegen. Diese Vorgaben können pro Filiale unterschiedlich sein. Die „Eigene MwSt.-Verteilung“ lässt auf dem Produkt eine manuelle Verteilung der MwSt. zu. Bei der „Abgeleiteten MwSt.-Verteilung“, die hauptsächlich für Gebühren verwendet wird, wird die MwSt. automatisch im Verhältnis zu den anderen Produkten errechnet.

Organisatorischer Hinweis: Wenn aufgrund von Vorgaben Ihrer Finanzbuchhaltung, bzw. Ihres Treuhänders möglich, empfehlen wir, für alle Filialen dasselbe Konto zu nutzen. Sie können nach Wunsch den Datenexport dann nach Filiale oder Mitarbeiter vornehmen.

MwSt. Codes

Im Menü „Verwaltung“ wählen Sie den Punkt „MWST Codes“. Geben Sie hier auf jedem Code das Kreditorenkonto für die geschuldeten Umsatzsteuern an. Ebenso ist das Debitorenkonto für die Vorsteuer zu speichern. Das Debitorenkonto für die Vorsteuer wird nur bei der Nutzung des Kassabuches für Barauslagen wie Büromaterial notwendig sein. Es muss jedoch auch erfasst werden, wenn das Kassabuch nicht benutzt wird.

Organisatorischer Hinweis: Umbrella.net unterstützt nur die übliche „vereinbarte“ Methode der Mehrwertssteuerabrechnung. Die vereinnahmte Methode kann nicht angewandt werden.

Zahlungsformen

Im Menü „Verwaltung“ wählen Sie den Punkt „Zahlungsform“. Hier werden pro Zahlungsform die Konti erfasst.

Bücher

Im Menü „Verwaltung“ wählen Sie den Punkt „Bücher“. Hier können Sie die Vorgaben für die Kassa pro Filiale angeben. Diese Angaben müssen erfolgen, auch wenn Sie die Kassa nur für die Entgegennahme von Barzahlungen von Kunden nutzen.

Filialen

Im Menü „Verwaltung“ wählen Sie den Punkt „Filialen“. Pro Filiale müssen hier auf der Lasche „Buchhaltung“ die vom System zu verwendenden Standardkonti hinterlegt werden.

Organisatorischer Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, wenn möglich für alle Filialen dieselben Konti zu verwenden. Für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung kann dann nach Filiale exportiert werden. Die Auswertungen der Systemkonti innerhalb von Umbrella.net sind ebenfalls pro Filiale möglich.

Mandanten

Auf Ihrem Mandanten ist der Standard für die BESR Zahlungen und für die Gruppierung des Exportes zu hinterlegen. Ebenfalls sind hier die Geschäftsjahre zu erfassen.

Wichtiger organisatorischer Hinweis: Bitte setzen Sie den Haken „Offen“ nur für das aktuelle Geschäftsjahr. Aufgrund dieser Angaben prüft das System, ob Datumseingaben im offenen Geschäftsjahr sind. Datumseingaben ausserhalb offener Geschäftsjahre werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Öffnen Sie ein neues Geschäftsjahr erst auf den Jahreswechsel hin.

Klicken Sie auf den Link „Setup validieren“ um vom System prüfen zu lassen, ob alle notwendigen Einstellungen erfolgt sind.