Dossier

Übersicht

Ein "Dossier" umfasst alle Daten im Zusammenhang mit einer Reise. Jedes Dossier verfügt über einen Titel und eine eindeutige, vom System zugeteilte Nummer. Die Dossierübersicht enthält verschiedene Register, welche wiederum eigene Bereiche enthalten und spezifische Funktionalität anbieten. Jeder Bereich kann mittels Klick auf den Pfeil angezeigt oder verborgen werden.

Layout

Benutzeroberfläche

Icons

Icon	Beschreibung
	Mit Klick auf das Icon können hier Notizen gespeichert werden, die das Dossier betreffen. Das Notizfeld kann von jedem Register aus editiert und gespeichert werden.

Register Übersicht

Bereich Allgemeines

Feld	Beschreibung
Dossiernummer	Wird vom System automatisch zugeteilt. Nummerierung ist fortlaufend.
Abreise / Rückreise	Umbrella berechnet diesen Eintrag automatisch aufgrund der Reisedaten. Diese können auf der Rechnung bzw. im Reiseprogramm editiert werden.
Titel	Der Titel wird beim Erstellen des Dossiers definiert. Er kann jederzeit abgeändert werden.
Land	Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden.
Destination	Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden. Ein Klick auf die Weltkugel (links vom Destinationsfeld) öffnet Google Maps mit Blick auf die gewählte Destination.
Geschäftsbereich	Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach Geschäftsbereiche. In der Auswertung:_Umsatz kann dann der Umsatz pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der Filiale übernommen, kann manuell abgeändert werden.
Kategorie	Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach Dossierkategorien. In der Auswertung:_Umsatz kann dann der Umsatz pro Dossierkategorie ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der Filiale übernommen, kann manuell abgeändert werden.
	Der Saleschannel muss über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden.
Verantwortliche(r)	Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Bei importierten Leistungen wird der Verantwortliche anhand folgender Logik gesetzt. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.
Inhaber	Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger. Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Über die entsprechenden Icons werden zusätzliche Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail angezeigt (sofern erfasst). Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten. Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier von wem erstellt wurde, und wann es zuletzt geändert wurde.

Bereich Inhaber

Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger, Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Wurden auf dem Kunden Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail hinterlegt, werden diese hier ebenfalls angezeigt. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.

Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier erstellt wurde, und wann und von wem es zuletzt geändert wurde.

Link zu Video

Bereich Rechnungen

Detail - Rechnungen

Der Bereich 'Rechnungen' enthält eine Übersicht der aktuellen Rechnungen. Mittels einer Baumstruktur kann auf alte PDF-Dateien zugegriffen werden, siehe dazu Dossierdaten manuell editieren und ergänzen. Entspricht die Rechnungsnummer des PDF nicht mehr der aktuellen Rechnungsnummer, kann der PDF-Eintrag nochmals aufgeklappt werden um das PDF der internen Gutschrift anzuzeigen.

Mit einem Klick auf das Icon verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.

Eine neue Rechnung kann mit dem Button "Neue Rechnung" erstellt werden.

Ein Klick auf eine Rechnung öffnet den Doceditor, in welchem die Rechnung bearbeitet werden kann. Siehe dazu Dossierdaten manuell editieren und ergänzen.

Um eine Rechnung zu stornieren / löschen wird auf das 'X' am Ende vom Rechnungslink geklickt.

Bereich Zahlungseingänge

Bereich zahlungseingang2.png

Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche eingegangenen Zahlungen eines Dossiers vermerkt. Die Zahl hinter 'Zahlungseingänge' zeigt an, wieviele Zahlungen (inkl. stornierte Zahlungen) sich in diesem Dossier befinden. Fehlerhafte Zahlungen können gesamthaft mit dem 'X' storniert werden, siehe auch Zahlung stornieren.

Mittels Klick auf das Zahlungs-Icon öffnet sich eine Detailansicht der Zahlung, siehe auch Zahlungen suchen. Ein Klick auf den Text-Link öffnet die Quittung (PDF).

Über den Button 'Zahlung anfügen' wird eine neue Zahlung angefügt .

Bereich Teilnehmer

Im Bereich 'Teilnehmer' sind alle Teilnehmer des Dossier ersichtlich. In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Kunde erfasst werden, es reicht wenn der Dokumentempfänger als Kunde erfasst wird.

Bereich Weitere Dokumente

Der Bereich 'Weitere Dokumente' enthält neben (optional) einem Reiseprogramm weitere, externe Reisedokumente, z.B. E-Docs von Kuoni. Damit die E-Docs automatisch im Dossier hochgeladen werden, benötigt die Filiale einen eigenen Filialcode.

Eine neues Reiseprogramm kann mit dem Button "Neues Reiseprogramm" erstellt werden.

Ein Klick auf ein Umbrella.net-internes Reiseprogramm öffnet den Doceditor, in welchem das Reiseprogramm bearbeitet werden kann. Siehe dazu Dossierdaten manuell editieren und ergänzen. Ein Klick auf alle anderen Arten von Dokumenten öffnen diese im entsprechenden Standardprogramm.

Um ein Dokument zu löschen wird auf das entsprechende 'X' geklickt.

Siehe Dokument hochladen.

Module: ABB

Bei ABB wurde in Umbrella.net eine XML-Schnittstelle implementiert um die Rechnungen der betreffenden Kunden an das E-Invoicing System der ABB zu übermitteln. Über Einstellungen wird gesteuert, für welche Kunden die Rechnung in die XML-Schnittstelle geschickt wird. Jede Rechnung beziehungsweise Gutschrift wird 1x an das E-Invoicing System übermittelt. Zurück kommt ein sogenanntes ASCC File, welches in Umbrella bei "Weitere Dokumente" automatisch hochgeladen wird. Falls dies mal nicht funktionieren sollte, kann der Fehler bei Umbrella oder auch beim Datacenter von ABB liegen.

Module: MPD

Mit dem Modul MPD können hier auch Standardbriefe erstellt werden. Die genaue Anleitungen findet sich unter Brief erstellen

Bereich Finanzen

Detail - Finanzen

Der Bereich 'Finanzen' bietet eine Übersicht der relevanten Finanzzahlen des Dossiers

Module: Fremdwährung

Verkaufswährung

Feld	Beschreibung
Umsatz	Gesamter Umsatz des Dossier
Zahlungen	Das Total aller Zahlungen im Dossier. Stornierte Zahlungen werden nicht berücksichtigt.
Einkaufswert	Ist das Modul Einkauf nicht aktiviert, kann hier ein Einkaufsbetrag erfasst werden. Ist hingegen das Module Einkauf aktiviert, wird hier die Summe aller Einkäufe angegeben.

Module: Einkauf

Feld	Beschreibung
Nettogewinn	Hier wird der Nettogewinn ausgewiesen als Differenz von 'Umsatz' und 'Einkauf'
Nettogewinn (%)	Hier wird der prozentuale Nettogewinn ausgewiesen. Dieser berechnet sich als "Nettogewinn / Umsatz"

Bereich Dossier Status

Detail - Dossier Status

Der Bereich 'Dossier Status' gibt eine Übersicht über die Dossierqualität und zeigt auf was noch gemacht werden muss. Immer angezeigt werden:

Feld	Beschreibung
Nicht verrechnet	Das Total aller Preisposition welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
Offener Zahlungsbetrag	Das Total aller Zahlungsbeträge welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
Offener Rechnungsbetrag	Das Total aller unbezahlten Rechnungen. Bei einem pendenten Dossier ist diese Betrag oft (noch) nicht 0.00.
Fällig	Das Total aller fälligen Rechnungsbeträge. Die Fälligkeit folgt aus der gewählten Zahlungskondition.
Status der Reiseleistungen	Bestätigte oder annullierte Leistungen sind in Ordnung. Pendente Leistungen deuten darauf hin dass noch etwas gemacht werden muss. Optionen und unbekannte Status verhindern das Nummerieren einer Rechnung und sollten baldmöglichst bearbeitet werden.

Je nach Status und aktivierten Modulen können noch weitere Einträge aufgelistet werden, zB:

• Pendente Modifies
• Überfällige Agendaeinträge

Bereich Agenda

Module: Agenda

Im Bereich 'Agenda' werden alle Agendaeinträge angezeigt welche mit diesem Dossier verknüpft sind. Die Einträge sind nach Fälligkeitsdatum aufsteigend sortiert. Über den Button 'Agendaeintrag hinzufügen...' kann ein neuer Agendaeintrag hinzugefügt werden. Detaillierte Informationen hierzu hier: Neuer Agendaeintrag erfassen.

Bereich Leistungen

Unter dem Register 'Leistungen' sind alle Reiseleistungen des Dossiers ersichtlich. Die Leistungen sind grundsätzlich chronologisch sortiert. Siehe Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht

Module: CommercialVerlinkte Positionen (Bsp. mit automatischen Ticketgebühren) werden direkt nacheinander aufgelistet.

Ausgewählte Typen von Reiseleistungen bieten eine "Bestätigung". Ein Klick auf diesen Link öffnet ein PDF welches - ausgedruckt - dem Kunden mitgegeben werden kann um vor Ort zB dem Hotel abzugeben. Im Moment unterstützen die folgenden Leistungstypen den Bestätigungs-Druck:

• Hotel
• Transfer
• Diverses

Die Leistungen können mit dem 'x' hinter dem Betrag gelöscht werden.

Module: Package Builder

Neben jeder Leistung findet man das Icon für die Funktion 'Package Builder'. 'Gepackte' Leistungen sind durch ein Icon gekennzeichnet. Mit Klick auf das Icon hinter einer gepackten Leistung können Leistungen aus dem 'Package' entfernt und einem neuen Produkt zugeteilt werden. Package Builder

Module: myclimate

Für die Flüge in einem Dossier kann ein myclimate-Ticket angefordert werden, siehe dazu den Arbeitsprozess Ticket erstellen für Umbrella.net Benutzer

Bereich Reservationen

Im Bereich 'Reservationen' werden bereits importierte Reservationen und Modifies angezeigt.

Hier können ausserdem Reservationen, welche in der Importliste sind, in ein bestehendes Dossier importiert werden.

Hat eine Reservation einen pendenten Modify, kann dieser hier akzeptiert oder abgelehnt werden (siehe Modify akzeptieren / ablehnen).

SER-Notes vom Veranstalter werden hier angezeigt und bleiben jederzeit bestehen. Somit ist die History der SER-Notes jederzeit nachvollziehbar.

Mit dem Klick auf 'x' wird die Verlinkung der Reservation mit dem Dossier aufgehoben, die Reservation wird zurück auf den Arbeitsplatz gestellt, und kann in ein anderes Dossier importiert werden.

Bei importierten Reservationen aus Galileo und Amadeus kann die Reservation via den blauen Link beim PNR direkt im jeweiligen GDS geöffnet werden.

Register Finanzen

Das Register 'Finanzen' enthält alle finanziell relevanten Informationen wie Beträge pro Teilnehmer, Totalbeträge, Mehrwertsteuer-Verteilung, Teilnehmerrechnungen, erhaltene/offene Zahlungen. Die Teilnehmerzuteilungen und Beträge können manuell bearbeitet werden.

Register Reiseprogramme

Im Register "Reiseprogramme" können Teilnehmer einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der Finanzsicht editiert werden.

Register Einkauf

Module: Einkauf

Das Register 'Einkauf' listet alle Einkäufe auf, die diesem Dossier zugeordnet sind. Im oberen Bereich des Bildschirms werden alle dem Dossier zugewiesenen Einkäufe aufgelistet. Über das Feld "Diesem Dossier zuweisen" können ungebundene Einkäufe einer Dossierposition zugewiesen werden. Im unteren Bereich des Bildschirms werden die Details eines einzelnen Einkaufs angezeigt. Siehe hierzu Einkauf für die Beschreibung der einzelnen Felder.

Enthält ein Dossier noch keine Dossierposition, sind im Register Einkauf keine Einkäufe vorhanden. Es können dann auch keine Einkäufe erstellt oder editiert werden.

Register Selektionskriterium

Module: ABB

Register Commercial

<module name="Commercial">

Commercial-Daten wie z.B. Flugnummern und Airlinecodes werden aus den CRS automatisch ins Umbrella.net importiert.

Zusätzliche Informationen, wie z.B. Reasoncode und Fare Type, Reisender und Besteller können in Galileo bzw. Amadeus eingegeben werden.

Diese Daten werden dann aus der Galileo oder Amadeus Reservation in Umbrella.net auf die Commercial Lasche übernommen. Weitere Informationen siehe Datenübernahme.

Bereich Commercial data / Codes

Hier wird die Landeswährung der Beträge der Positionen angezeigt. Z.B. CH = CHF, AT = EUR.

Positionen

Bei einem Positionstyp handelt es sich um den Leistungstyp der Dossierposition. Dieser kann über das Produkt gesteuert werden.

Produkt erfassen

Je nach Positionstyp, welcher auf der Rechnung erfasst wurde, sind unterschiedliche Felder im Register Commercial ersichtlich. Für die Schnittstellen Tamara / Amex BTA sind die Positionstypen: Flug, Unterkunft, Automiete, Zug und Gebühr korrekt auszufüllen. Alle anderen Positionstypen haben keine Commercial Daten, werden aber auf der Commercial Lasche mit dem Hinweis ,Keine Commercial Data / Codes für diesen Positionstyp' aufgeführt.

siehe Positionstypen

Position Flug

(!) = zwingendes Feld für Kreditkarten-Exporte

Feld	Beschreibung
Flug	Beschreibung der Dossierposition.
IATA area	Wird beim Import aufgrund einer internen Destinationen Tabelle gesetzt. (Details...)
LCC	Wird aus dem CRS importiert oder kann als Kästchen mit einem Mausklick angewählt und gespeichert werden.
Dest. (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Destination Code (three letter code (3LC)) / Beispiel: LAX
Coun. (!)	Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Country Code (two letter code (2LC)) / Beispiel: US
Ticket	Hier wird die Airline ausgeschrieben
Ausstelldatum (!)	Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Ticket Nr. (!)	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst (13 Stellen). Bei LCC Carrier = Alphanummerisch / Beispiel 123ABC (max. 8 Stellen). Bei Conjunction Tickets darf nur die erste Ticketnummer gespeichert werden. Kreditkarten - Schnittstellen erwarten hier die Booking File Nr.
Airline (!)	Wird aus dem CRS importiert. Two letter code (2LC) muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Airline Code / Beispiel: LX. Eingabe wird über interne Airline Tabelle validiert und muss vorhanden sein und über einen gültigen three letter code (3LC) verfügen, ansonsten erscheint Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
Fare paid	Verkaufspreis inkl. VG und Rabatt, wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Benchmark	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Offered	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Reason Code	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Fare type	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Dep. (!)	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Orig. (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Three letter code (3LC) / Beispiel: ZRH. Eingabe wird über interne Destinationen Tabelle validiert und muss vorhanden sein, ansonsten erscheint die Fehlermeldug: Ungültiger Code, beim Speichern.
Dest. (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Three letter code (3LC) / Beispiel: LHR. Eingabe wird über interne Destinationen Tabelle validiert und muss vorhanden sein, ansonsten erscheint die Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
Flug-Nr. (!)	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst. Beispiel: LX 120
Airline1	Wird aus dem CRS importiert. Nummerischer three letter code (3LC) muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Nummerischer Airline Code / Beispiel: 724. Für Low-Cost-Carrier (LCC) muss der ICAO-Code eingegeben werden, z.B. EZY.
Klasse (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Beispiel: Y
(Variable), z.B. (ADD)	Klammerwert ist der Wert, welcher auf der Rechnung in den Feldern 'Flug von' erfasst wurde. Er dient der Orientierung bei manuellen Änderungen auf der Commercial Lasche. Manuelle Änderungen der Daten auf der Commercial Lasche bewirken keine Änderung der ursprünglichen Daten auf der Rechnung, somit können z.B. Orig. (ZRH) und der Wert in der Klammer (FRA) voneinander abweichen. Beispiel

Position Gebühr

Feld	Beschreibung
Teilnehmer	Wird auf der Rechnung erfasst.
Verbunden mit	Verlinkte Dossierposition

Zum Arbeitsablauf Gebührenposition mit Dossierposition verlinken

Position Unterkunft

Feld	Beschreibung
()	Startdatum - Enddatum
Hotelname	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Chain Code (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Zimmertyp	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Property Code (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Dest.(!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: LAX
Coun.(!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: US
Betrag	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Preis pro Nacht	Wird, wenn vorhanden mit Währung und Betrag aus dem CRS importiert.Kann manuell auf dem Register Commercial eingetragen und gespeichert werden.

Position Automiete

Feld	Beschreibung
()	Startdatum - Enddatum
Anbieter (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Pick-up	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Kategorie	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Dest. (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: LAX
Coun. (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: US
Betrag	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Preis pro Tag (!)	Wird, wenn vorhanden, mit Währung und Betrag aus CRS importiert. Kann manuell auf dem Register Commercial eingetragen und gespeichert werden.

Position Zug

Feld	Beschreibung
()	Startdatum - Enddatum
Route	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Fare Type (!)	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Dest.(!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Zugpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: BSL
Coun.(!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: CH
Betrag	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst

Position Refund

Feld	Beschreibung
Airline (!)	Wird aus dem CRS importiert. Airline Code / Beispiel: LX. Eingabe wird über interne Airline Tabelle validiert und muss vorhanden sein und über einen gültigen three letter code (3LC) verfügen, ansonsten erscheint Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
Route	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Commercial Lasche erfasst.
IATA Area	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Commercial Lasche erfasst.
Betrag	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuellen Positionen auf der Rechnung eingetragen werden.
Benchmark	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Offered	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Reason Code	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Fare Type	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Rückerstattung (!)	Belegnummer des Refunds, setzt sich aus Airline Code und Ticketnummer des Originaltickets zusammen. Daten werden von der Rechnung übernommen.
Teilnehmer	Person, auf welche die Rückerstattung ausgestellt wurde.
Verbunden mit	Verlinkte Flugleistung.
(Variable), z.B. (724)	Klammerwert sind Werte, welche bereits auf der Rechnung erfasst wurden. Sie dienen der Orientierung bei manuellen Änderungen auf der Commercial Lasche. Manuelle Änderungen der Daten auf der Commercial Lasche bewirken keine Änderung der ursprünglichen Daten auf der Rechnung.

Zum Arbeitsablauf Refundposition mit Flugposition verbinden

Bereich Commercial-Defaultwerte

Im Bereich Commercial-Daten können die DBI (Descriptive Billing Information) abgefüllt werden. Es stehen die nachfolgenden Felder zur Verfügung:

• Kostenstelle 1
• Kostenstelle 2
• Personal-Nr.
• Projekt-Nr.
• Permit no.
• Request no.
• Budget-Nr.
• Gruppen-Nr.
• Interne Ref. 1
• Interne Ref. 2
• Interne Informationen

Sind auf dem Dossier - Inhaber die DBI Felder hinterlegt, werden sie automatisch übernommen.

Bereich Diverses

Module: ABB

Die folgenden Felder werden für HRG-Reports benötigt und werden im Galileo PNR eingegeben. Hier geht's zu Galileo Datenübernahme

Feld	Beschreibung
Trip Purpose code	Wird aus Galileo importiert. Kann auch manuell ausgefüllt werden.
Hotel compliance	Wird aus Galileo importiert. Kann auch manuell ausgefüllt werden.

Register Mitteilungen

Alle Mitteilungen, die Dossier relevant sind, werden hier gespeichert. Es ist möglich ein SMS, ein E-Mail oder einen manuellen Eintrag zu erstellen. Incoming Mails sind ebenfalls hier ersichtlich.

Module: Commercial

Systemmeldungen welche durch einen Abbruch des vollautomatischen Prozesses verursacht werden, werden hier ebenfalls angezeigt.

Bereich Mitteilungen

Feld	Beschreibung
Von	Von welchem Benutzer wurde diese Mitteilung erstellt oder gesendet. Auch das System kann ein Absender sein.
An	An welchen Kunden oder Benutzer wurde diese Mitteilung gesendet
Betreff	Der Betreff im Titel der Mitteilung wird hier eingefügt, oder bei SMS der Text
Datum	Hier ist das genaue Datum und die Uhrzeit der gesendeten oder empfangenen Mitteilung ersichtlich
Fällig	Hier das Datum eintragen, wann eine Antwort von dieser Mitteilung erwartet wird
Erledigt	Hier kann ein Häkchen gesetzt werden, sobald die ausstehende Antwort der Mitteilung eingetroffen ist. Wenn dieses Kästchen angehakt wurde erscheint ein erledigt Datum und die Mitteilung wird grau hinterlegt. Das Erledigt Kästchen erscheint nur bei Mitteilungen bei denen eine Antwort ausstehend ist

 

Darstellung Mitteilungen

Gesendete E-Mails	schwarz hinterlegt
E-Mails mit 'Antwort erwartet bis'	Fälligkeitsdatum und ein Kästchen zum abhaken
E-Mails die erledigt wurden	grau hinterlegt
Incoming Mails	fett schwarz
Systemmeldungen	fett schwarz
SMS	schwarz

Register History

Im Register 'History' werden - für die Benutzer-Berechtigung Supervisor und Buchhalter - alle Belege sowie Zahlungsausgleiche angezeigt. Dies bietet die Möglichkeit zu prüfen wie eine Zahlungsverteilung in der Vergangenheit aussah.

Für alle Benutzer sichtbar gibt es ein Log relevanter Dossier-Aktionen.

Folgende Aktionen führen zu einem Eintrag in der Action History:

Rechnung

• Nummerieren einer Rechnung
• Abspeichern einer Rechnung
• Rechnung löschen
• Denummerieren einer Rechnung
• Löschen einer Rechnungsposition
• Löschen eines Teilnehmers
• Hinzufügen einer Rechnungsposition
• Hinzufügen einer Preisposition
• Hinzufügen eines Teilnehmers

Dossier

• Dossier erstellen
• Speichern der Finanzansicht
• Import eines Dossier (via XML)
• Löschen eines Teilnehmers
• Löschen eines abgespeicherten Dokumentes
• Löschen eines Reiseprogramms
• Speichern des Dossiers
• Jedes E-Mail/SMS welches verschickt wird (via Button auf Dossierübersicht)

Zahlungen

• Stornieren einer Zahlung
• Zahlung hinzufügen

Mahnungslauf erstellen

• Verarbeiten eines Mahnungslaufs

Module: Package Builder

Package Builder

• Position zu einem Package hinzufügen
• Position von einem Package entfernen

Reservation

• Hinzufügen einer Reservatin (reservation/modify)
• Löschen einer Reservation vom Dossier

Module: Einkauf

Einkauf

• Stornieren eines Einkaufs
• Löschen eines Einkaufs
• Speichern eines Einkaufs

Arbeitsabläufe / Prozesse

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht

E-Mail Versand

Mit einem Klick auf den Button 'E-Mail' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein E-Mail verschickt werden kann.

SMS Versand

Mit einem Klick auf den Button 'SMS' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier eine SMS verschickt werden kann.

Dossierprint

Über den Button 'Dossierprint' erhält der Benutzer auf Knopfdruck eine Übersicht über die wichtigsten Daten des Dossiers. Insbesondere für grössere Dossier mit vielen Zahlungen (Hochzeitsdossier) oder Gruppenreisen kann der Papier-Ausdruck sehr hilfreich sein. Angedruckt werden:

• Schlüsseldaten des Dossier (Nr, Title, Abreisedatum etc.)
• Finanzzahlen
• Angaben zum Dossierinhaber
• Nummerierte Rechnungen
• Zahlungen

Speichern

Die editierbaren Daten unter Bereich Dossier und Bereich Inhaber werden gespeichert. Das Speichern führt auch dazu dass sämtliche Finanzwerte neu berechnet werden, dies betrifft zB fällige Beträge.

Module: Fremdwährung

Siehe Ändern der Verkaufswährung zu Einschränkungen bezüglich dem Ändern der Verkaufswährung.

Dossier löschen

Ein Dossier kann gelöscht werden solange das Dossier über keine nummerierten Rechnungen und/oder Zahlungen verfügt. Sollen die Reservationen für ein anderes Dossier behalten werden müssen diese vorgängig mit 'Exportieren auf Arbeitsplatz' aus dem Dossier extrahiert werden (siehe: Reservation auf Arbeitsplatz exportieren).

Neue Rechnung erstellen

Mit dem Button 'Neue Rechnung' wird eine neue Rechnung erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Das Layout 'Lang' oder 'Kurz' wird anhand der hinterlegten Defaults vorgeschlagen. Via die Auswahlliste 'Rechnungstexte holen' können Einleitungs- und Schlusstexte und die freien Texte einer bestehenden Rechnung kopiert werden. Wenn keine Rechnung ausgewählt wird, werden die Einleitungs- und Schlusstexte aus den Defaults der Filiale verwendet. Es können Teilnehmer für die nächste Rechnung ausgewählt werden. Der neuen Rechnung werden dann sämtliche Daten der ausgewählter Teilnehmer zugewiesen, welche bisher noch keiner Rechnung zugewiesen waren (dh 'Nicht verrechnete' Preispositionen und Leistungen). Wenn keine Teilnehmer ausgewählt werden, beinhaltet die Neue Rechnung alle Daten aus 'Nicht verrechnet'. Es ist nicht möglich einzelne Texte aus einer bestehenden Rechnung zu holen.

Module: CommercialIst auf dem Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt, werden automatisch TAF Positionen erstellt. Müssen auf der Rechnung noch manuell Positionen angefügt werden, können die TAF Positionen anschliessend ausgelöst werden.

Siehe auch TAF-Logik.

Rechnung löschen / stornieren

Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Rechnung wird diese storniert bzw. gelöscht. Wurde die Rechnung noch nie nummeriert, wird sie mit dem 'X' komplett gelöscht und ist nicht mehr im Dossier ersichtlich. Wurde die Rechnung vor dem Storno ein- oder mehrmals nummeriert, verbleibt die stornierte Rechnung als PDF-File im Dossier und kann so jederzeit angeschaut oder gedruckt werden. Eine stornierte Rechnung kann nicht mehr im Doceditor geöffnet werden.

Module: ABBHandelt es sich um eine Gutschrift kann nach der Credit note nummer ein Text im dynamischen Textfeld eingegeben werden. z.B. Invoice's credit note 130XXXX.

Neues Reiseprogramm erstellen

Mit dem Button 'Neues Reiseprogramm' wird ein neues Reiseprogramm erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Es kann pro Teilnehmer ein eigenes Reiseprogramm erstellt werden.

Dokument hochladen

Um ein externes Dokument hochzuladen:

1. im Dossier den Button 'Dokument hochladen' anwählen
2. Auf 'Durchsuchen' klicken und die gewünschte Datei auswählen
3. Anschliessend eine Beschreibung eingeben und 'Hochladen' anklicken

Das Dokument ist auf der Übersicht ersichtlich und kann ab jetzt von jedem Benutzer direkt aus dem Dossier geöffnet werden.

Zu beachten: Werden in Word Änderungen an einem Dokument vorgenommen und sollen jene Änderungen im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das geänderte Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochgeladen werden.

Dokumente mit folgenden Formaten können ins Umbrella.net hochgeladen werden:

• .rtf
• .txt
• .pdf
• .gif
• .jpeg
• .png
• .doc
• .xml
• .html

Die maximale Grösse pro hochgeladenem Dokument ist 1.5MB.

Brief erstellen

Mit einem Klick auf den Button 'Brief erstellen' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein Brief erstellt werden kann.

Zahlung anfügen

Mit einem Klick auf den Button 'Zahlung anfügen' öffnet sich eine neue Maske, siehe dazu Zahlungen

Zahlung stornieren

Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Zahlung wird diese storniert. War die stornierte Zahlung einer Rechnung zugeordnet, und diese Rechnung war anschliessend nummeriert worden, dann bewirkt der Storno ein Denummerieren der Rechnung.

Module: Commercial

Wurde die Zahlung über Datatrans ausgeführt, stehen beim Storno Teilrückerstattungen zur Verfügung.

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Leistung

Position löschen

Position aus Dossier löschen

Mit einem Klick auf das 'X' ganz rechts neben dem Betrag einer Position wird diese gelöscht. Alle Rechnungen, welche die zu löschende Position beinhalten, werden denummeriert. Ist eine BSP-Zahlung mit der zu löschenden Position verknüpft, wird diese storniert. Hier geht's zur Kreditkartenzahlung BSP

myclimate Ticket hinzufügen

Module: myclimate

Beim Klick auf den Button 'Flug' oder 'Kreuzfahrt' neben myclimate Ticket hinzufügen wird entweder für alle Flugsegmente oder alle Schiffssegmente im Dossier automatisch ein Myclimate Ticket berechnet. Wird das Ticket offeriert oder bestellt, wird die entsprechende, neue Position direkt im Dossier automatisch erstellt.

Position einem Package hinzufügen

Module: Package BuilderFolgende Funktionen sind nur mit eingeschaltetem Modul 'Package Builder' möglich

Button 'Zusammenführen'

Position einem Package hinzufügen

Mit Klick auf den Button 'Zusammenführen' rechts neben der Position öffnet sich das Pop-Up 'Package Builder'. Mit dem Package Builder kann eine Position mit deren Leistungen in ein eigenes Arrangement gepackt werden.

Package Builder

Feld	Beschreibung
Flug Swiss	Titel der zu packenden Position aus der Dossierübersicht

Zielposition

Feld	Beschreibung
Zu Position hinzufügen	Falls bereits Positionen gepackt wurden, können weitere Positionen/Leistungen hinzgefügt werden
Neues Produkt	Produkt für das Package auswählen. Siehe Packages auf Produkt erlauben

Einkauf

Module: EinkaufNur mit eingeschaltetem Modul Einkauf

Feld

Beschreibung

Vor dem Zusammenführen Einkauf nachführen

Beim Aktivieren des Flags wird der bestehende Einkauf nachgeführt und und enthält die ursprüngliche Kommission. Wenn noch kein Einkauf erstellt wurde, erfasst Umbrella einen neuen Einkauf, wie wenn die Rechnung nummeriert wird. Die Kommission wird dann aufgrund der Einstellungen auf dem gewählten Produkt berechnet, siehe Produkt - Bereich Einkauf. Bei nicht aktivieren des Flags wird kein Einkauf erstellt.

Preispositionen

Feld	Beschreibung
Nur zusammenführen	Die Preispositionen bleiben bei der ursprünglichen Leistung aufgelistet.
Preise unten gruppieren	Die Preispositionen werden am Ende der Position gesammelt aufgelistet.

Leistung aus einem Package entfernen

Button 'Extrahieren'

Leistung aus einem Package entfernen

Ist eine Leistung Teil eines Package, erscheint rechts neben dieser Leistung der Button 'Extrahieren'. Mit Klick auf den Button 'Extrahieren' kann die einzelne Leistung aus dem Package entfernt werden.

Package Builder

Feld	Beschreibung
Flug	Name der Leistung, welche aus dem Package entfernt werden soll

Zielposition

Feld	Beschreibung
Zu Position hinzufügen	Falls andere Positionen gepackt wurden, kann die Leistung hinzugefügt werden.
Neues Produkt	Produkt für die Leistung auswählen. Dieses Produkt muss nicht 'Packages erlauben' aktiviert haben, muss aber entweder den ensprechenden Leistungstyp (z.B. Flug wenn es eine Flugleistung ist) oder Arrangement zugeordnet haben. Siehe Bereich Produkt - Leistungstyp. Die neue Position mit der extrahierten Leistung enthält eine Preisposition mit entsprechender Teilnehmeranzahl und dem Betrag 0.00.

Einkauf

Module: EinkaufNur mit eingeschaltetem Modul Einkauf

Feld

Beschreibung

Einkauf mitnehmen

Mit dem Drop-Down kann ein bereits existierender Einkauf migenommen und der neuen Position zugeordnet werden. Die neue Position hat den Verkaufsbetrag 0.00. Nach dem Anpassen des Betrags der neuen Position und Nummerieren der Rechnung entspricht der Betrag des Einkaufspreises der ursprünglichen Position und kann manuell angepasst werden. Das Produkt, der Lieferant und der Verkaufspreis werden der neuen Position angepasst.

Reisedokumente erstellen

Reisedokument öffnen

Auf Link 'Bestätigung ' Klicken, um ein Reisdokument zu öffnen.

Für folgende Leistungstypen können Reisedokumente gedruckt werden:

• Unterkunft
• Diverses

Siehe Textbausteine auf Bestätigung PDF für Details.

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Reservationen

Galileo / Amadeus PNR öffnen

Wurde eine Reservation in ein Umbrella.net-Dossier importiert, kann es über den blauen Link direkt in Galileo resp. Amadeus geöffnet werden.

Neue Reservation (BF) hinzufügen

Im Suchfeld im Register "Reservationen" kann eine neue Reservation ausgewählt werden. Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Teilnehmernamen, Destination oder Abreisedatum eingegeben werden. Die Reservation wird auch erkannt, wenn sich die Eingabe im Suchfeld durch Umlaute oder französische Sonderzeichen unterscheidet. Anschliessend auf 'Hinzufügen' klicken, um die Reservation ins Dossier zu importieren. Gibt es genau eine, unnummerierte Rechnung, dann werden alle neuen Leistungen (und BSP-Zahlungen, falls vorhanden) auf diese Rechnung zugewiesen. Gibt es mehrere Rechnungen, oder ist die eine Rechnung nummeriert, werden die neuen Leistungen ins 'nicht verrechnet' gestellt.

Modify akzeptieren / ablehnen

Gibt es unverarbeitete Modifies im Dossier, können diese akzeptiert oder abgelehnt werden. Während eine Ablehnung (reject) keinerlei Änderungen im Dossier bewirkt, führt ein Akzeptieren (accept) zu Datenänderungen. Diese sind im Modify Preview ersichtlich.

Reservation auf Arbeitsplatz exportieren

Reservation auf Arbeitsplatz exportieren

Eine Reservation kann jederzeit aus dem Dossier zurück auf den Arbeitsplatz exportiert werden. Hierzu auf das Icon mit dem roten Kreuz klicken. Sämtliche Leistungen, welche mit der Reservation ursprünglich in das Dossier importiert worden sind, bleiben im Dossier bestehen.

Vom Arbeitsplatz aus kann die Reservation anschliessend in ein anderes Dossier importiert werden. Modifies erkennen das Dossier aufgrund der importierten Reservation. Somit würde der Modify in diesem Beispiel nicht ins ursprüngliche Dossier, aus welchem die Reservation exportiert worden ist, importiert, sondern in das Dossier in welchem sich die Reservation nun befindet.

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Agenda

Neuer Agendaeintrag hinzufügen

Module: Agenda

Agendaeintrag erfassen

Feld	Beschreibung
Fällig am	Hier das Datum eintragen, an welchem der Agendaeintrag fällig ist.
Titel	Hier den Titel des Agendaeintrages speichern.
Text	In diesem Feld können zusätzliche Informationen zu diesem Agendaeintrag gespeichert werden. Der Text kann maximal 500 Zeichen enthalten.
Benutzer	Mittels dem Dropdown-Menü kann der Agendaeintrag einem anderen Benutzer zugewiesen werden.
Priorität	Es kann zwischen den Prioritäten 'niedrig' (blauer Pfeil), 'mittel' (kein Zeichen) und 'hoch' (rotes Ausrufezeichen) unterschieden werden.
Dossier	Hier kann das dazugehörige Dossier eingetragen werden. Wird der Agendaeintrag vom Dossier aus erstellt, so ist diese Information automatisch eingetragen. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil, kann das Dossier geöffnet werden.
Kunde	Hier kann der dazugehörige Kunde eingetragen werden. Wird der Agendaeintrag vom Dossier oder vom Kunden aus erstellt, so ist diese Information automatisch gespeichert. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil, kann der Kunde geöffnet werden.

Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge verschwinden. Über den Menüpunkt 'Arbeitsplatz' - 'Nachrichten' können jedoch sämtliche Agendaeinträge (offene sowie erledigte) dargestellt werden. Um bereits erledigte Agendaeinträge anzuzeigen, das Häkchen 'Erledigte Einträge anzeigen' aktivieren.

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Teilnehmer

Teilnehmer zusammenführen

Wenn mehrere Reservationen (oder Modifies) verwendet werden in welchen die Namen leicht unterschiedlich geschrieben wurden, dann generiert Umbrella.net pro Schreibweise einen eigenen Teilnehmer. Mit der Funktion "Teilnehmer zusammenführen" können solche Duplikate zusammengeführt werden. Der resultierende Teilnehmer hat anschliessend

• alle Leistungszuordnungen aller Duplikate
• alle Preisposition-Zuordnungen aller Duplikate (wobei aber der Tnr niemals einer einzelnen Preisposition mehrfach zugeordnet sein kann)
• alle Flugtickets
• alle Sitzplätze

Es können auch mehr als zwei (2) Teilnehmer zusammengeführt werden.

Teilnehmer-Sortierung ändern

Um einen Teilnehmer nach oben zu verschieben muss das Kästchen vor dem entsprechenden Teilnehmer markiert und dann so oft auf den nach oben schauenden Pfeil geklickt werden bis die gewünschte Position erreicht ist. Dasselbe gilt, wenn der Teilnehmer nach unten verschoben werden möchte, dann auf den nach unten schauenden Pfeil klicken. Wichtig: Bereits vorhandene Reiseprogramme und Rechnungen müssen überprüft und ggf. neu gespeichert/nummeriert werden!

Teilnehmer löschen

Um einen Teilnehmer zu löschen muss das Kästchen vor dem entsprechenden Namen markiert und dann auf das Feld „löschen“ geklickt werden. Achtung: mit dieser Funktion werden alle dem Teilnehmer zugeordneten Leistungen etc. gelöscht! Das heisst:

• alle Leistungszuordnungen
• alle Preisposition-Zuordnungen
• alle Flugtickets
• alle Sitzplätze

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Finanzen

Die 'Finanzansicht' erlaubt ein sehr allgemeines Editieren der finanziell relevanten Rechnungsdaten.

Neue Rechnung erstellen

Pro Dossier können mehrere Rechnungen erstellt werden.

1. Den Button 'Neue Rechnung' anklicken. Es öffnet sich eine Maske.

Weiterer Ablauf siehe neue Rechnung erstellen

Zuteilung editieren was auf welcher Rechnung verrechnet wird

Passagierzuteilung auf RG

Die Zuteilung der einzelnen Leistungen resp. Preispositionen zu einer bestehenden Rechnung, erfolgt über die editierbaren Felder (weiss hinterlegt) auf der bestehenden Rechnung. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt. Wichtig: es muss jeweils die Leistung wie auch das dazugehörende Preisdetail zugeteilt werden.

Module: CommercialWenn eine Leistungsposition auf eine andere Rechnung verschoben wird, dann wird die dazugehörige TAF Position automatisch mitverschoben. Wenn eine TAF-Positionen auf eine andere Rechnung verschoben wird, so erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Tnr.-Zuordnung von Leistungen editieren

Teilnehmerzuordnung auf Leistung

Die Teilnehmerzuordnung für Leistungen kann im editierbaren Feld (Pax) manuell geändert werden. Zusätzliche Teilnehmer können mit einem Komma angefügt, unerwünschte Teilnehmer können gelöscht werden. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt.

Beträge und Tnr.-Zuordnung von Preispositionen editieren

Beträge editieren

Die einzelnen, editierbaren Beträge (weiss hinterlegt) in der Preisposition gelten immer pro Person und sind den Personen zugeteilt, welche in derselben Preisposition aufgeführt sind. Diese Beträge können manuell geändert werden. Ebenso kann pro Preisposition unter ‚VG‘ eine ‚versteckte Gebühr‘ eingegeben werden. Diese gilt ebenso pro Person und wird auf der Rechnung nicht separat ausgewiesen sondern zum Betrag im Preisdetail addiert.

MwSt.-Verteilung editieren

Mehrwertsteuer editieren

Zuerst muss die MwSt Tabelle, in der sich die einzelnen Beträge befinden, mittels klick auf das ‚+‘ vor MwSt geöffnet werden. Danach können die einzelnen Beträge editiert werden. Der Totalbetrag der MwSt (die Summe aus allen einzelnen MwSt-Feldern) muss identisch sein mit dem Totalbetrag der jeweiligen Position (ersichtlich im Feld ‚Total‘). Eine inkonsistente MwSt.-Verteilung wird durch einen gelb markierten Betrag in der 'MwSt.'-Spalte gekennzeichnet.

 

 

Zahlungsverteilung editieren

Zuordnung Zahlung für Flugticket pro Teilnehmer

Die bereits vorhandenen Zahlungen können beliebig auf die im Dossier vorhandenen Rechnungen verteilt und zugeteilt werden (mit Ausnahme der auto. Lodge- und BSP-Zahlungen). BSP-Direktzahlung und Flugticket müssen sich auf derselben Rechnung befinden.

Preispositionen löschen

Um eine Preisposition zu löschen muss das entsprechende Kästchen am Anfang der Preiszeile mittels Häkchen markiert und dann auf 'X' geklickt werden. Die Änderungen müssen gespeichert werden. Es können auch mehrere Preispositionen auf einmal gelöscht werden. Wichtig: Pro Position muss mindestens 1 Preisposition vorhanden sein.

Bestehende Rechnung löschen

Eine bestehende Rechnung kann auf der Finanzansicht über das 'X' bei der entsprechenden Rechnung gelöscht werden.

Dossier mit Fremdwährung

Ausschnitt Fremdwährung

Module: FremdwährungDossiers können nur in einer Währung berechnet werden. Das heisst, bevor die Rechnung nummeriert wird, muss entschieden werden, in welcher Währung das Dossier verrechnet werden möchte. Sämtliche Beträge werden dann in dieser Währung angezeigt, resp. automatisch von Umbrella umgerechnet. In welcher Originalwährung ein Betrag dem Reisebüro verrechnet wurde, wird in der Finanzansicht angezeigt, sobald das '+' Zeichen nach 'VG' angeklickt wird.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Reiseprogramm

Über den Button "Neues Reiseprogramm" kann ein neues Reiseprogramm erstellt werden. Die im Dossier vorhandenen Teilnehmer können einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden, indem sie auf den Reiseprogrammen entsprechend angehäkelt werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der Finanzsicht editiert werden.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Einkauf

Module: EinkaufDie hier beschriebenen Arbeitsschritte sind nur mit eingeschaltetem Einkaufsmodul verfügbar.

Im Register Einkauf können Einkäufe manuell erstellt, existierende Einkäufe bearbeitet, gelöscht oder annulliert werden. Eine ins Umbrella.net importierte Reservation enthält bereits die notwendigen Informationen wie Nettobetrag, Lieferant, Produkt etc., sodass der Einkauf automatisch erstellt wird. Bei einer manuell erstellen Dossierposition wird der Einkauf beim Nummererieren der Rechnung automatisch erstellt. Dies sofern die notwendige Einstellung auf dem Produkt( siehe Produkt Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf) gespeichert ist. Die Funktion 'neuen Einkauf erstellen' im Register Einkauf wird demnach nur selten und meistens in Spezialfällen wie 'Korrekturen' oder 'mehrere Einkäufe für eine Verkaufsposition erstellen' benötigt.

Neuen Einkauf erstellen

Öffnen, Neu und Zuweisen

Mit Klick auf den Button 'Neu' wird ein neuer Einkauf erstellt. Dieser neue Einkauf wird automatisch dem Dossier zugewiesen. Ein neuer Einkauf hat immer den Status 'provisorisch'. Die detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Einkaufsfeldern befindet sich hier: Beschrieb Einkaufsfelder

Einkauf öffnen

Mit Klick auf einen Einkauf oben im Bereich Einkäufe und Klick auf den Button 'Öffnen' wird ein Einkauf geöffnet. Der Einkauf kann auch mit einem Doppelklick geöffnet werden und befindet sich im unteren Bereich des Bildschirms unter Einkauf.

Einkauf zuweisen

Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Diesem Dossier zuweisen' nach einem dossierlosen Einkauf gesucht werden. Ein Einkauf ohne Dossierzuweisung kann nur über den Menüpunkt Buchhaltung - Einkauf erstellt werden, siehe dossierlosen Einkauf erstellen. Über die Auswahlliste muss die entsprechende Dossierposition ausgewählt werden. Mit Klick auf den Button 'Zuweisen' wird der Einkauf der Dossierposition und dem Dossier zugeordnet. Dieser Arbeitsschritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern

Neue Einkäufe haben immer den Status provisorisch und sind editierbar.

Sobald ein Einkauf durch eine Lieferantenzahlung (Hier gehts zu den Lieferantenzahlungen) bezahlt wurde, ändert der Status automatisch auf definitiv.

Mit Klick auf 'definitiv' und den Button 'Speichern' wird ein provisorischer Einkauf manuell auf definitiv geändert. Definitive Einkäufe können, ausser den Feldern 'Verkaufspreis in CHF' und 'VG in CHF' nicht mehr editiert werden, siehe auch Einkaufsfelder bearbeiten.

Provisorische Einkäufe können gelöscht, definitive Einkäufe können annuliert werden (Zum Arbeitsablauf Einkauf löschen/annullieren).

Einkauf löschen/annullieren

Klick auf den Button 'Löschen', um einen provisorischen Einkauf zu löschen. Der Einkauf wird umgehend gelöscht.

Klick auf den Button 'Annullieren', um einen definitiven Einkauf zu löschen. Der Einkauf wird automatisch durch eine 'Interne Gutschrift' storniert.

Einkaufsfelder bearbeiten

Einkauf

Die folgenden Einkaufsfelder werden gelegentlich manuell angepasst. Der Beschrieb aller Einkaufsfelder befindet sich hier: Beschrieb Einkaufsfelder

Feld Abreise	Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das Dossier-Abreisedatum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld Einkaufspreis	Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird der Einkaufspreis aus dem Verkaufsbetrag und den Einstellungen auf dem Produkt berechnet (siehe Produkt - Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf). Der Einkaufspreis kann bei Bdearf angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld MWST	Wird die MWST der Kundenrechnung auf dem Register Finanzen geändert, müssen die gewünschten Anpassungen auf dem Einkauf manuell vorgenommen werden. Hierzu werden die MWST Felder mit den MWST Codes manuell den korrekten Beträgen angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert. Das Total der auf die MWST Felder aufgeteilten Beträge müssen dem Total des Einkaufspreises entsprechen, andernfalls ist der Einkauf nicht konsistent und kann nicht gespeichert werden.
Feld Rechnungsdatum	Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das heutige Datum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld Rechnungs-Nr.	Bei manuell erstellten Rechnungspositionen sollte hier die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld Status	Zum Arbeitablauf Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern
Feld Bemerkung	Im Feld Bemerkung kann eine Notiz eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Die Notiz kann z.B. eine Information für den Buchhalter enthalten.
Feld BSP CC Direkt	Bei manuell erstellten Flugpositionen, welche im GDS (Was ist GDS?) mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, muss hier das Häkchen gesetzt und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Bei importieren Flugpositionen, welche bereits mit Kreditkarte bezahlt wurden, ist das Feld automatisch aktiviert.

Zahlungen / Gutschriften

Zahlungen und Gutschriften

Diese Felder können nur mit der Berechtigung Superuser, Buchhalter oder Supervisor bearbeitet werden.

Lieferantenzahlung Hinzufügen

Mit Klick auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung wird eine Lieferantenzahlung 'Einzelzahlung' geöffnet. Automatisch wird der Einkauf, der Lieferant, die Währung, der Betrag (offener Betrag des Einkaufs), das Zahlungsdatum und das Zahlungsmittel ausgefüllt. Mit Klick auf 'Speichern' wird die Zahlung definitiv erfasst und der Einkauf vollständig ausgeglichen.

Sollte der Einkauf teilbezahlt werden, ebenfalls auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung klicken. Den vorgeschlagenen Betrag (offener Betrag des Einkaufs) ändern und auf 'Speichern' klicken. Die Zahlung wird definitiv erfasst. Der Einkauf erscheint mit dem Zahlungsbetrag im Bereich 'Zu prüfende Belege' und muss der Zahlung zugewiesen werden Details Lieferantenzahlungen erstellen

Mit Eingabe der suchbaren Felder der Lieferantenrechnung wie Zahlungsnummer, Abrechnungsnummer, Lieferant, Betrag oder Zahlungsdatum kann im Feld 'Lieferantenzahlung' nach einer Lieferantenzahlung gesucht werden. Sobald die gewünschte Zahlung im Feld erscheint, anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Lieferantenzahlung wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Sollte der Betrag der Lieferantenzahlung nicht mit dem des Einkaufs übereinstimmen, wird der vollständige Einkaufsbetrag ausgeglichen. Dies führt dazu, dass die Lieferantenzahlung anschliessend offen ist. Hier gehts zu Lieferantenzahlungen erstellen.

Module: BuchhaltungWird ein Einkauf einer Lieferantenzahlung zugewiesen, wird dieser Einkauf per Valutadatum der Lieferantenzahlung ausgeglichen.

Lieferantenzahlung öffnen

Mit Klick auf den Link der Lieferantenzahlung wird diese geöffnet.

Lieferantenzahlung entfernen

Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Lieferantenzahlung wird die Verknüpfung zwischen Lieferantenzahlung und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.

Gutschrift hinzufügen

Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Gutschrift' nach einer internen Gutschrift oder einem ungebundenen Einkauf mit negativem Betrag (Gutschrift) gesucht werden. Sobald die gewünschte Gutschrift im Feld erscheint, diese anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Gutschrift wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Der Betrag der Gutschrift wird vom Einkauf 'offener Betrag' abgezogen.

Gutschrift öffnen

Mit Klick auf den Link der Gutschrift wird diese geöffnet.

Gutschrift / interne Gutschrift entfernen

Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Gutschrift (Einkauf mit Negativbetrag) wird die Verknüpfung zwischen Gutschrift und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.

Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der internen Gutschrift wird die Verknüpfung zwischen interner Gutschrift und annulliertem Einkauf aufgehoben. Die Stati 'annulliert' und 'interne Gutschrift' ändern auf 'definitiv'.

Module: BuchhaltungHier gehts zu den Details über die Valutadaten.

Offener Betrag

Hier wird der aktuell offene Betrag des Einkaufs angezeigt.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial

Module: Commercial

Commercial Daten speichern

Es ist zu beachten dass für Kreditkarten-Zahlung Export diverse Datenregeln für die Commercial Daten gelten.

Positionen verlinken

Siehe Position Gebühr

Damit Airplus (Schnittstelle: Tamara) und American Express (Schnittstelle: BTA) korrekte Auswertungen der via der Schnittstelle eingegangenen Daten erstellen können, ist es erforderlich, dass Reservationsgebühren einzelnen Dossierpositionen zugewiesen werden können. Es handelt sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld, dass von Umbrella.net überprüft wird, dennoch wird zu einer Angabe geraten. Eine Position kann nicht mit sich selbst verbunden werden. Auch kann sie nicht mit einer Position verbunden werden, welche bereits eine Verbindung mit einer anderen Position aufweist (z.B. einer anderen Gebührenposition). Aus diesem Grund kann eine Gebührenposition auch nicht mit einem Refund verbunden werden

Vorgehen bei einer Dossierposition und einer Reservationsgebühr

Dossier mit einer Position und einer Gebühr

Beinhaltet das Dossier genau eine Dossierposition sowie eine Reservationsgebühr, so verbindet Umbrella.net die Gebühr beim Nummerieren der Rechnung automatisch mit der Dossierposition.

Vorgehen bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren

Dossier mit mehreren Dossierpositionen und Gebühren

Beinhaltet das Dossier mehrere Dossierpositionen, sowie eine oder mehrere Reservationsgebühren, kann Umbrella.net die Zuweisung einer Gebühr zu einer Dossierposition nicht mehr automatisch vornehmen.

In diesem Fall ist es erforderlich, die Zuteilung manuell vorzunehmen. Hierfür über das Dropdown-Menü bei ,Verbunden mit' die zugehörige Dossierposition auswählen und die Änderungen speichern.

Eine Gebührenposition kann nicht mit mehreren Dossierpositionen verbunden werden. Ggf. müssen also mehrere Gebührenpositionen erfasst werden.

Umbrella.net überprüft nicht, ob Verknüpfungen zwischen Dossierpositionen und Gebühren bestehen.

Refundposition mit Flugposition verbinden

Siehe Position Refund

Automatische Zuweisung der Flugposition nach Import

Refundpositionen müssen mit einer Flugposition verbunden sein, ansonsten können sie nicht an Airplus(Tamara)/American Express(BTA) exportiert werden.

Beim Import einer Refundposition wird anhand der Ticketnummer im Refund die Flugposition im Dossier gesucht und wenn eine übereinstimmende Ticketnummer gefunden wird, werden die beiden Positionen automatisch auf der Commercial Lasche verknüpft.

Bei manuell angefügten Refundpositionen kann auf der Rechnung im Feld 'Ticket Nr.' die Ticketnummer des Originaltickets und im Feld 'Beleg Nr.' der nummerische three letter code (3LC; z.Bsp. 724 für Swiss)der Airline eingegeben und gespeichert werden. So wird nach dem Speichern der Refund automatisch mit der originalen Flugposition verknüpft. Natürlich kann die Zuweisung der orginialen Flugposition auch manuell auf der Commercial Lasche erfolgen. Das Vorgehen in diesem Fall entspricht dem Vorgang bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Mitteilungen

Incoming Mails

Umbrella.net hat die Möglichkeit ein E-Mail Postfach nach Dossier relevanten E-Mails abzufragen und diese dem Dossier zuzuteilen. Die Dossier relevanten E-Mails sind unter dem Register Mitteilungen ersichtlich. Es ist möglich aus Umbrella.net auf ein Incoming Mail zu antworten. Um die Incoming Mails empfangen zu können, müssen die POP3 / IMAP Eingaben bei Mandant und Filiale (Filialcodes)hinterlegt werden. Damit ein E-Mail ins Dossier angehängt wird muss im Titel die Dossiernummer (Beispiel ref. 10) vorhanden sein oder eine Bookingfile Number (Beispiel KO86LI).

Manueller Eintrag

Manueller Eintrag

Es kann unter dem Register Mitteilungen ein manueller Eintrag erstellt werden.

Betreff	Titel des Eintrages
Nachricht	Eingehende Erläuterung zum Titel
Antwort erwartet bis	Bis wann muss sich die Person wieder melden oder bis wann muss der Eintrag erledigt werden

Ausstehende Einträge erscheinen auch auf dem Arbeitsplatz unter Nachrichten.

Module: Commercial

Systemmeldungen

Umbrella.net hat die Möglichkeit Dossiers vollautomatisch zu bearbeiten. Falls während dem vollautomatisch Prozess einen Fehler auftritt, weil zum Beispiel eine E-Mail Adresse nicht hinterlegt ist, sendet Umbrella.net eine Systemnachricht. Diese wird ebenfalls im Register Mitteilungen auf dem Dossier und unter Nachrichten auf dem Arbeitsplatz angezeigt.

Technische/Funktionale Details

Ändern der Verkaufswährung

Bei einer Änderung der Dossierwährung werden alle Rechnungen denummeriert, und alle Preispositionen werden zum gültigen Wechselkurs in die neue Verkaufswährung umgerechnet.

Wird in einem Fremdwährungsdossier eine Zahlung erfasst, muss neben dem Zahlungs-Betrag der entsprechende Betrag in der Dossierwährung angegeben werden. Der letztere Betrag wird verwendet um intern die Rechnungsbelege auszugleichen. Existieren in einem Dossier schon Zahlungen, kann daher die Dossierwährung nicht geändert werden, da sonst die Zahlungsbeträge in Dossierwährung ggf. fehlen würden.

Details zur IATA Area

Siehe Feld IATA Area

Die IATA Area wird beim Import automatisch von Umbrella.net gesetzt, aufgrund einer internen Destinationen Tabelle. Technisch:

• IATAAREA 1 = Domestic
• IATAAREA 2 = Europa
• IATAAREA 3 = Interkontinental

Der höchste Wert bestimmt die IATA Area der Flugleistung. Z.B. ZRH - HRG - ZRH = IATA area 3.

Wenn alle Destinationen Abflug und Ankunft im gleichen Land liegen, wird in jedem Fall die IATA Area "Domestic" gesetzt. Eine Flugleistung SFO-LAX-SFO wird somit als "Domestic" behandelt, während allerdings eine Flugleistung MEX-SFO-MEX als "Interkontinental" behandelt wird. Anders wird eine Flugleistung PAR-FRA-PAR als "Europa" behandelt, da auf allen diesen Destinationen in der Destinationen-Tabelle "Europa" hinterlegt ist.

Manuelle Änderungen des Origins oder der Destination auf der Commercial Lasche und Speichern führt die IATA Area nach.

Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht

Auf der Dossierübersicht, Register Leistungen, werden alle Positionen mit den zugehörenden Leistungen des Dossiers aufgelistet. Die Leistungen auf der Dossierübersicht sind grundsätzlich chronologisch sortiert. Auf der Rechnung hingegen basiert die Reihenfolge auf dokument-bezogenen Layoutinformationen, siehe Reihenfolge Doceditor. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor oft nicht die gleiche wie auf der Dossierübersicht.

Auf der Dossierübersicht gilt:

1. Position mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
2. Position mit gleichen Startdatum werden sortiert nach Leistungstyp
3. Alle Positionen ohne jegliches Datum werden zuunterst aufgeführt (zB Gebühren)
4. Verlinkte Positionen (zB Refunds) werden direkt nach der Original-Position aufgeführt.

Module: Commercial

Mit eingeschaltetem Commercial-Modul können auch Gebühren verlinkt werden, für diese gilt obige Logik ebenso.

Innerhalb einer Position gilt für die Leistungen:

1. Leistungen mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
2. Leistungen mit gleichen Startdatum werden nach einer speziellen Logik sortiert welche garantiert dass die Leistungsreihenfolge derjenigen Reihenfolge entspricht nach welcher die einzelnen Leistungen angetreten werden.

Textbausteine auf Bestätigung PDF

Auf dem Bestätigungs-PDF können freie Texte zur Leistung angedruckt werden. Es gelten dabei folgende Regeln:

1. Gibt es im Dossier überhaupt keine aktive Rechnung, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
2. Ist die Leistung auf mehreren Rechnungen vorhanden, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
3. Ist die Leistung auf genau einer Rechnungen vorhanden, so werden die Texte diese Rechnung angedruckt

Punkt (2) ist deshalb zwingend weil die unterschiedlichen Rechnungen auch unterschiedliche Freitexte zu derselben Leistung enthalten können.