Version vom 5. September 2012, 10:26 Uhr (Quelltext anzeigen) Carla (Diskussion | Beiträge) (→‎Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial) ← Zum vorherigen Versionsunterschied		Aktuelle Version vom 9. September 2019, 14:04 Uhr (Quelltext anzeigen) Conny (Diskussion | Beiträge)
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		+
	= Übersicht =		= Übersicht =
−	Jedes Dossier verfügt über einen Titel und eine eindeutige, som System zugeteilte Nummer.	+	Ein "Dossier" umfasst alle Daten im Zusammenhang mit einer Reise. Jedes Dossier verfügt über einen Titel und eine eindeutige, vom System zugeteilte Nummer. Die Dossierübersicht enthält verschiedene Register, welche wiederum eigene Bereiche enthalten und spezifische Funktionalität anbieten. Jeder Bereich kann mittels Klick auf den Pfeil angezeigt oder verborgen werden.
−	Die Dossiers enthalten verschiedene Register, welche wiederum eigene Bereiche und Funktionalitäten enthalten.
	= Layout =		= Layout =
−	Gibt keine Text-Beschreibung, nur ein Screenshot.	+	[[File:Dossier uebersicht teil1.png|800px|Dossier-Übersicht]] [[File:Dossier uebersicht teil2.png|800px|Dossier-Übersicht]]
	= Benutzeroberfläche =		= Benutzeroberfläche =
		+
		+	'''Icons'''
		+
		+	{|
		+	|-
		+	! Icon
		+	! Beschreibung
		+	|-
		+	| [[File:Notiz.png|RTENOTITLE]]
		+	| Mit Klick auf das Icon können hier Notizen gespeichert werden, die das Dossier betreffen. Das Notizfeld kann von jedem Register aus editiert und gespeichert werden.
		+	|}
	== Register Übersicht ==		== Register Übersicht ==
−	=== Bereich Dossier ===	+	=== Bereich Allgemeines ===
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
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	|-		|-
	| Abreise / Rückreise		| Abreise / Rückreise
−	| Umbrella generiert diesen Eintrag automatisch, wenn auf der Rechnung ein Abreise- resp. Rückreisedatum erfasst wurde.	+	| Umbrella berechnet diesen Eintrag automatisch aufgrund der Reisedaten. Diese können auf der Rechnung bzw. im Reiseprogramm editiert werden.
	|-		|-
	| Titel		| Titel
−	| Der Titel wurde beim Erstellen des Dossiers definiert. Er kann jederzeit abgeändert werden.	+	| Der Titel wird beim Erstellen des Dossiers definiert. Er kann jederzeit abgeändert werden.
	|-		|-
	| Land		| Land
−	| Beim Import einer Reservation werden diese Felder automatisch abgefüllt. Anderenfalls müssen die Informationen manuell ergänzt werden.	+	| Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden.
	|-		|-
	| Destination		| Destination
−	| Beim Import einer Reservation werden diese Felder automatisch abgefüllt. Anderenfalls müssen die Informationen manuell ergänzt werden. Mit Klick auf die Weltkugel (links vom Destinationsfeld) öffnet sich Google Maps mit Blick auf die gewählte Destination.	+	| Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden. Ein Klick auf die Weltkugel (links vom Destinationsfeld) öffnet Google Maps mit Blick auf die gewählte Destination.
	|-		|-
	| Geschäftsbereich		| Geschäftsbereich
−	| Wird automatisch eingetragen, kann aber manuell abgeändert werden.	+	| Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach [[Geschäftsbereiche|Geschäftsbereiche]]. In der [[Auswertung:_Umsatz]] kann dann der Umsatz pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der [[Filiale#Register_Defaultwerte|Filiale]] übernommen, kann manuell abgeändert werden.
	|-		|-
	| Kategorie		| Kategorie
−	| Die Kategorie kann über das Dropdown Menü manuell angepasst werden. Anschliessend speichern.	+	| Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach [[Dossierkategorien|Dossierkategorien]]. In der [[Auswertung:_Umsatz]] kann dann der Umsatz pro Dossierkategorie ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der [[Filiale#Register_Defaultwerte|Filiale]] übernommen, kann manuell abgeändert werden.
	|-		|-
−	| Saleschannel	+	| <module name="Kuoni">Saleschannel</module>
−	| Der Saleschannel muss über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden. Anschliessend speichern.	+	| Der Saleschannel muss über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden.
	|-		|-
	| Verantwortliche(r)		| Verantwortliche(r)
−	| Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.	+	| Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Bei importierten Leistungen wird der Verantwortliche anhand folgender [[Dossier_generieren#Dossierverantwortlicher|Logik]] gesetzt. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.
	|-		|-
−	| Notizen	+	| Inhaber
−	| Um Dossier-Notizen einzugeben, Klick auf das Icon. Hier können informative Notizen / Kundeninformationen eingefügt und hinterlegt werden. Um den gesamten Notiztext anzuzeigen (auch ohne Klicken) kann mit der Maus über das Sujet bzw. den Text gefahren werden.	+	| Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger. Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Über die entsprechenden Icons werden zusätzliche Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail angezeigt (sofern erfasst). Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.
−	Diese Notizen sind rein informativ.	+	Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier von wem erstellt wurde, und wann es zuletzt geändert wurde.
		+
	|}		|}
−
	=== Bereich Inhaber ===		=== Bereich Inhaber ===
−	In dieses Feld wird der Inhaber des Dossiers gespeichert. Fährt man mit der Maus über das Icon  , so wird der Inhaber angezeigt. Mit Klick auf dieses Icon wird diese Person geöffnet.	+	Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger, Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Wurden auf dem Kunden Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail hinterlegt, werden diese hier ebenfalls angezeigt. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.
−	Ebenfalls hier zu sehen ist der Benutzer, welcher das Dossier eröffnet hat, sowie der Benutzer der die letzten Änderungen getätigt hat.	+	Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier erstellt wurde, und wann und von wem es zuletzt geändert wurde.
		+	<module name="Kuoni">
		+	Ebenfalls wird hier angezeigt wann das Dossier letztmals ins [[CRM]] exportiert wurde.
		+	</module>
		+
		+	[https://www.youtube.com/watch?v=AL9wxs74tC8 Link zu Video]
	=== Bereich Rechnungen ===		=== Bereich Rechnungen ===
−	Hier befindet sich eine Übersicht über die aktuellen Rechnungen. Alte Rechnungen (PDF’s) werden archiviert, mit einem Klick auf  können diese hervorgerufen werden.	+	[[File:Register rechnungen.png|thumb|right|Detail - Rechnungen]]
−	Fährt man mit der Maus über das Icon  , so wird der Rechnungsempfänger angezeigt. Mit Klick auf dieses Icon wird die Person geöffnet.	+	Der Bereich 'Rechnungen' enthält eine Übersicht der aktuellen Rechnungen. Mittels einer Baumstruktur kann auf alte PDF-Dateien zugegriffen werden, siehe dazu [[Doceditor#Rechnung_nummerieren|Dossierdaten manuell editieren und ergänzen]]. <release since="3.01">
		+	Entspricht die Rechnungsnummer des PDF nicht mehr der aktuellen Rechnungsnummer, kann der PDF-Eintrag nochmals aufgeklappt werden um das PDF der internen Gutschrift anzuzeigen.
		+	</release>
−	Mit Klick auf eine bestehende Rechnung öffnet sich der Doceditor, in welchem die Rechnung bearbeitet werden kann.	+	Mit einem Klick auf das Icon verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.
−	Um eine Rechnung zu löschen wird auf das 'x' am Ende vom Rechnungslink geklickt.	+	Eine neue Rechnung kann mit dem Button "Neue Rechnung" erstellt werden.
		+	Ein Klick auf eine Rechnung öffnet den [[Doceditor|Doceditor]], in welchem die Rechnung bearbeitet werden kann. Siehe dazu [[Doceditor#Dossierdaten_manuell_editieren_und_ergänzen|Dossierdaten manuell editieren und ergänzen]].
−	Button Neue Rechnung	+	Um eine Rechnung zu stornieren / löschen wird auf das 'X' am Ende vom Rechnungslink geklickt.
−
−	Doceditor
		+	=== Bereich Zahlungseingänge ===
−	=== Bereich Weitere Dokumente ===	+	[[File:Bereich zahlungseingang2.png|thumb|right|Bereich zahlungseingang2.png]]
−	Auf der Dossier-Übersicht im Bereich ‚Weitere Dokumente‘ können externe Dokumente hochgeladen (max. 1.5 MB), sowie Briefe erstellt werden. Ausserdem befindet sich in diesem Bereich das Reiseprogramm.	+	Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche eingegangenen Zahlungen eines Dossiers vermerkt. Die Zahl hinter 'Zahlungseingänge' zeigt an, wieviele Zahlungen (inkl. stornierte Zahlungen) sich in diesem Dossier befinden. Fehlerhafte Zahlungen können gesamthaft mit dem 'X' storniert werden, siehe auch [[#Zahlung_stornieren|Zahlung stornieren]].
−	Wenn bereits ein Reiseprogramm erstellt wurde, wird dieses hier angezeigt. Mit Klick auf den Link öffnet sich der Dokumenteneditor. Dort kann das Reiseprogramm bearbeitet werden. Es kann nur ein Reiseprogramm erstellt werden. Falls Sie mehrere Programme benötigen, öffnen Sie das Reiseprogramm und wählen dann zuoberst die Schaltfläche 'Reiseprogramm in Word'. Dort können Sie jegliche Änderungen vornehmen, Bilder einfügen etc.
−	Bitte beachten Sie, dass Änderungen an Leistungen, Teilnehmer etc. welche auch die Rechnung betreffen, die Rechnung ebenfalls verändert. Wenn die Rechnung bereits nummeriert ist, führt dies zur Denummerierung und die Rechnung muss anschliessend neu nummeriert werden.
		+	Mittels Klick auf das Zahlungs-Icon öffnet sich eine Detailansicht der Zahlung, siehe auch [[Zahlungen_suchen|Zahlungen suchen]]. Ein Klick auf den Text-Link öffnet die Quittung (PDF).
−	==== Dokumente hochladen ====	+	Über den Button 'Zahlung anfügen' wird eine neue [[Zahlungen|Zahlung angefügt]] .
		+	=== Bereich Teilnehmer ===
−	Um ein externes Dokument hochzuladen, im Dossier den Button ‚Dokument hochladen‘ anwählen.	+	Im Bereich 'Teilnehmer' sind alle Teilnehmer des Dossier ersichtlich. In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Kunde erfasst werden, es reicht wenn der Dokumentempfänger als Kunde erfasst wird.
−	Auf ‚Durchsuchen‘ klicken und das gewünschte File auswählen.
−	Anschliessend eine Beschreibung eingeben und ‚Hochladen‘ anklicken.
−	Das Dokument ist unter ‚Weitere Dokumente‘ ersichtlich und kann ab jetzt von jedem Benutzer direkt aus dem Dossier geöffnet werden.
−	Werden im Word Änderungen am Dokument vorgenommen und sollen diese im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das Dokument über ‚Dokument hochladen‘ erneut hochgeladen werden.
−	Auf x klicken, um das gewünschte Dokument aus Umbrella.net zu löschen.
		+	=== Bereich Weitere Dokumente ===
−	Dokumente mit folgenden Formaten können ins Umbrella.nethochgeladen werden:	+	Der Bereich 'Weitere Dokumente' enthält neben (optional) einem Reiseprogramm weitere, externe Reisedokumente, z.B. E-Docs von Kuoni. Damit die E-Docs automatisch im Dossier hochgeladen werden, benötigt die Filiale einen eigenen [[Filiale#Register_Import-/Exporteinstellungen|Filialcode]].
−	* .rtf	+	Eine neues Reiseprogramm kann mit dem Button "Neues Reiseprogramm" erstellt werden.
−	* .txt
−	* .pdf
−	* .gif
−	* .jpeg
−	* .png
−	* .doc
−	* .xml
−	* .html
		+	Ein Klick auf ein Umbrella.net-internes '''Reiseprogramm''' öffnet den [[Doceditor|Doceditor]], in welchem das Reiseprogramm bearbeitet werden kann. Siehe dazu [[Doceditor#Dossierdaten_manuell_editieren_und_ergänzen|Dossierdaten manuell editieren und ergänzen]]. Ein Klick auf alle anderen Arten von Dokumenten öffnen diese im entsprechenden Standardprogramm.
		+	Um ein Dokument zu löschen wird auf das entsprechende 'X' geklickt.
−	==== Offerte (MPD) ====	+	Siehe [[#Dokument_hochladen|Dokument hochladen]].
		+	<module name="ABB">
		+	Bei ABB wurde in Umbrella.net eine '''XML-Schnittstelle''' implementiert um die Rechnungen der betreffenden Kunden an das E-Invoicing System der ABB zu übermitteln. Über Einstellungen wird gesteuert, für welche Kunden die Rechnung in die XML-Schnittstelle geschickt wird. Jede Rechnung beziehungsweise Gutschrift wird 1x an das E-Invoicing System übermittelt. Zurück kommt ein sogenanntes ASCC File, welches in Umbrella bei "Weitere Dokumente" automatisch hochgeladen wird. Falls dies mal nicht funktionieren sollte, kann der Fehler bei Umbrella oder auch beim Datacenter von ABB liegen. Falls die Debitoren-Belastung nicht verschickt wurde, dann kann es daran liegen, dass der Rechnungsempfänger nicht korrekt ist. Auf der Rechnung muss der Default Rechnungsempfänger der betroffenen Abteilung hinterlegt sein.
		+	</module>
−	Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.	+	<module name="MPD">
		+	Mit dem Modul MPD können hier auch Standardbriefe erstellt werden. Die genaue Anleitungen findet sich unter [[Brief erstellen | Brief erstellen]]
		+	</module>
−	Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.	+	<module name="Destinationbook">
		+	Mit dem Modul Destinationbook steht der Button "Zu Destinationbook senden" zur Datenübermittlung zur Verfügung. Nach erfolgreicher Übermittlung findet sich hier ein Link zum entsprechenden Dossier in Destinationbook.
		+	</module>
−	-> Modul	+	=== Bereich Finanzen ===
−	-> Doceditor	+	[[File:Bereich finanzen.png|thumb|right|Detail - Finanzen]]
		+	Der Bereich 'Finanzen' bietet eine Übersicht der relevanten Finanzzahlen des Dossiers
−	==== Reiseprogramm ====	+	<module name="Fremdwährung">
−		+	Verkaufswährung
−	Falls das Reiseprogramm noch nicht besteht, auf ‚Neues Reiseprogramm‘ klicken.	+	</module>
−
−	In der darauf folgenden Ansicht den Empfänger auswählen. Ist das Häkchen bei ‚Dokument an-schliessend öffnen‘ aktiviert, so wird das Reiseprogramm automatisch geöffnet, sobald auf ‚Erstellen‘ geklickt wurde.
−
−	Um das Reiseprogramm zu bearbeiten, auf den Link klicken.
−
−	Der Reiseprogramm-Editor öffnet sich. Das Reiseprogramm kann jetzt bearbeitet werden.
−
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Öffnen	+	| Umsatz
−	| Es kann direkt ein anderes, bestehendes Dokument geöffnet werden.	+	| Gesamter Umsatz des Dossier
	|-		|-
−	| Dokument neu laden	+	| Zahlungen
−	| Über 'Dokument neu laden' werden vorgenommene Änderungen rückgängig gemacht.	+	| Das Total aller Zahlungen im Dossier. Stornierte Zahlungen werden nicht berücksichtigt.
	|-		|-
−	| Speichern	+	| Einkaufswert
−	| Die vorgenommenen Änderungen werden gespeichert.	+	| Ist das Modul Einkauf nicht aktiviert, kann hier ein Einkaufsbetrag erfasst werden. Ist hingegen das Module Einkauf aktiviert, wird hier die Summe aller Einkäufe angegeben.
		+	|}
		+
		+	<module name="Einkauf">
		+	{|
		+	! Feld
		+	! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kopie speichern	+	| Nettogewinn
−	| Eine Kopie des Reiseprogramms wird im PDF-Format im Dossier gespeichert.	+	| Hier wird der Nettogewinn ausgewiesen als Differenz von 'Umsatz' und 'Einkauf'
	|-		|-
−	| Freier Text	+	| Nettogewinn (%)
−	| Es wird ein neues Textfeld geöffnet	+	| Hier wird der prozentuale Nettogewinn ausgewiesen. Dieser berechnet sich als "Nettogewinn / Umsatz"
−	|-
−	| Textbaustein
−	| In einem Textfeld die richtige Stelle anklicken und den gewünschten Textbaustein einfügen.
	|}		|}
		+	</module>
−	Das Reiseprogramm kann für die individuelle Bearbeitung im Word geöffnet werden.	+	=== Bereich Dossier Status ===
−	Das Reiseprogramm kann als PDF ausgedruckt werden.
−	=== Bereich Finanzen ===	+	[[File:Bereich dossierstatus.png|thumb|right|Detail - Dossier Status]]
−	Im Bereich ‚Finanzen‘ findet man eine Zusammenfassung über die Finanzen eines Dossiers, so z.B. offene Zahlungsbeträge sowie offene Rechnungsbeträge. Falls das Dossier unnummerierte Rechnungen enthält, erscheint ein entsprechender Hinweis in Rot.	+	Der Bereich 'Dossier Status' gibt eine Übersicht über die Dossierqualität und zeigt auf was noch gemacht werden muss. Immer angezeigt werden:
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
−	|-
−	| Umsatz
−	| Totalumsatz vom Dossier
−	|-
−	| Zahlungen
−	| x
−	|-
−	| Einkauf
−	| x
−	|-
−	| Nettogewinn
−	| x
−	|-
−	| Nettogewinn (%)
−	| x
	|-		|-
	| Nicht verrechnet		| Nicht verrechnet
−	| Nicht verrechnete Rechnungs-Positionen	+	| Das Total aller Preisposition welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
	|-		|-
	| Offener Zahlungsbetrag		| Offener Zahlungsbetrag
−	| x	+	| Das Total aller Zahlungsbeträge welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
	|-		|-
	| Offener Rechnungsbetrag		| Offener Rechnungsbetrag
−	| x	+	| Das Total aller unbezahlten Rechnungen. Bei einem pendenten Dossier ist diese Betrag oft (noch) nicht 0.00.
	|-		|-
	| Fällig		| Fällig
−	| Ein Betrag wird ab Fälligkeitsdatum, welches anhand der Zahlungskonditionen im Dokument berechnet wird, ersichtlich.	+	| Das Total aller fälligen Rechnungsbeträge. Die Fälligkeit folgt aus der gewählten [[Zahlungskondition|Zahlungskondition]].
		+	|-
		+	| Status der Reiseleistungen
		+	| Bestätigte oder annullierte Leistungen sind in Ordnung. Pendente Leistungen deuten darauf hin dass noch etwas gemacht werden muss. Optionen und unbekannte Status verhindern das Nummerieren einer Rechnung und sollten baldmöglichst bearbeitet werden.
	|}		|}
−	-> Link zu Zahlungskonditionen!	+	Je nach Status und aktivierten Modulen können noch weitere Einträge aufgelistet werden, zB:
		+	*Pendente Modifies
		+	*Überfällige Agendaeinträge
−	Beim Verkauf eines Arrangements eines europäischen Reiseveranstalters (z.B. Studiosus) kann, sofern vom Kunden gewünscht, eine Rechnung in Euro erstellt werden.	+	=== Bereich Agenda ===
−
−	Hierzu muss die Währung des Dossiers in der Dossier-Übersicht wie folgt umgestellt werden:
		+	<module name="Agenda">
		+	[[Image:agenda in dossier.png|400px|Register Agenda]]
−	''' Fremdwährungen '''
−	Um mit Fremdwährungen zu operieren, muss mit dem Zusatzmodul ‚Fremdwährungen‘ gearbeitet werden.	+	Im Bereich 'Agenda' werden alle Agendaeinträge angezeigt welche mit diesem Dossier verknüpft sind. Die Einträge sind nach Fälligkeitsdatum aufsteigend sortiert. Über den Button 'Agendaeintrag hinzufügen...' kann ein neuer Agendaeintrag hinzugefügt werden. Detaillierte Informationen hierzu hier: [[#Neuer Agendaeintrag hinzufügen|Neuer Agendaeintrag erfassen]].
−		+	</module>
−	Leistungsträger- und Touroperator-Rechnungen in Fremdwährung werden von Umbrella in CHF umgerechnet. Auch werden Zahlungen, die in Fremdwährung entgegengenommen werden, zum tagesaktuellen Kurs umgerechnet.
−
−	Beim Verkauf eines Arrangements eines europäischen Reiseveranstalters (z.B. Studiosus) kann, sofern vom Kunden gewünscht, eine Rechnung in Euro erstellt werden.
−
−	Hierzu muss die Währung des Dossiers in der Dossier-Übersicht wie folgt umgestellt werden:
−
−	=== Bereich Zahlungseingänge ===
−
−
−	Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche eingegangenen Zahlungen eines Dossiers vermerkt.
−
−	Wird die Zahlung vor dem Nummerieren der Rechnung entgegengenommen, wird diese automatisch auf der Rechnung angezeigt.
−	Wird eine Zahlung nach Nummerierung der Rechnung entgegengenommen und einem bestehenden Dokument zugewiesen, wird sie auf der Rechnung nicht angezeigt. Die Rechnung muss dann zuerst neu nummeriert werden.	+	=== Bereich Leistungen ===
−	Existiert im Dossier noch keine Rechnung, wird im Feld 'Rechnung' automatisch 'Vorauszahlung' übernommen.	+	Unter dem Register 'Leistungen' sind alle Reiseleistungen des Dossiers ersichtlich. Die Leistungen sind grundsätzlich chronologisch sortiert. [[#Leistungsreihenfolge_auf_der_Dossier.C3.BCbersicht|Siehe Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht]] <module name="Commercial">Verlinkte [[#Positionen verlinken|Positionen]] (Bsp. mit automatischen Ticketgebühren) werden direkt nacheinander aufgelistet.</module>
−	Mit Klick auf den Link wird die Quittung geöffnet.	+	Ausgewählte Typen von Reiseleistungen bieten eine "Bestätigung". Ein Klick auf diesen Link öffnet ein PDF welches - ausgedruckt - dem Kunden mitgegeben werden kann um vor Ort zB dem Hotel abzugeben. Im Moment unterstützen die folgenden [[Leistungstyp|Leistungstypen]] den Bestätigungs-Druck:
−	== Register Leistungen ==	+	*Hotel
		+	*Transfer
		+	*Diverses
−	Unter den ‚Leistungen‘ sind alle importierten oder manuell erfassten Leistungen ersichtlich.
	Die Leistungen können mit dem 'x' hinter dem Betrag gelöscht werden.		Die Leistungen können mit dem 'x' hinter dem Betrag gelöscht werden.
		+	<module name="Package Builder">
		+	Neben jeder Leistung findet man das Icon für die Funktion 'Package Builder'. 'Gepackte' Leistungen sind durch ein Icon gekennzeichnet. Mit Klick auf das Icon hinter einer gepackten Leistung können Leistungen aus dem 'Package' entfernt und einem neuen Produkt zugeteilt werden. [[#Package Builder|Package Builder]]
		+	</module>
−	Neben jeder Leistung findet man das Icon für die Funkton 'Package Builder'.	+	<module name="myclimate">
−	Wurde eine Städtereise mit separatem Flug und separater Unterkunft gebucht, können diese Leistungen als ein Paket des Reisebüros weiterverkauft werden.	+	Für die Flüge in einem Dossier kann ein myclimate-Ticket angefordert werden, siehe dazu den Arbeitsprozess [[Myclimate#Ticket erstellen für Umbrella.net Benutzer (Reservation bereits importiert)|Ticket erstellen für Umbrella.net Benutzer]]
−		+	</module>
−	http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Packagebuilder_Prozess.pdf
−
−	'Gepackte' Leistungen sind durch ein Icon gekennzeichnet. Mit Klick auf das Icon hinter einer gepackten Leistung können Leistungen aus dem 'Package' entfernt und einem neuen Produkt zugeteilt werden.
−
−	Bitte beachten: Preisdetails werden nicht exportiert wenn mit 'Preise unten gruppieren' gepackt wurde. Das Preisdetail wird nun mit Null aufgeführt.
−
−
−	== Register Reservationen ==
−
−	In der Lasche ‚Reservationen‘ werden bereits importierte Reservationen angezeigt, ausserdem können hier Reservationen nachträglich in ein Dossier importiert werden.
−
−	Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Kundennamen, Abreisedatum etc. eingegeben werden. Anschliessend auf ‚Hinzufügen‘ klicken, um die Buchung ins Dossier zu importieren.
−
−	Von hier aus werden Modifies importiert. Steht ein Modify zum Import bereit, wird die Lasche rot dargestellt.
−
−	Mit dem Klick auf 'x' am Ende jeder Reservation wird die REservation zurück auf den Arbeitsplatz gestellt, ist nicht mehr im Dossier vorhandne und kann zu einem späteren Zeitpunkt oder in ein anderes Dossier importiert werden.
−
−	== Register Agenda ==
−	<module name="Agenda">Nur für Modul Agenda
−
−	* Im geöffneten Dossier auf die Lasche ‚Agenda‘ klicken und anschliessend den Button ‚Eintrag hinzufügen‘ anwählen. Auf der darauf folgenden Maske wird der Eintrag erfasst. Umbrella wählt automatisch das zugehörige Dossier sowie den zugehörigen Kunden aus.
−
−	* Im Bereich 'Agenda' sind die Agendaeinträge ersichtlich, die für diese Person erstellt wurden. Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge kursiv.
−
−	* Um den Agendaeintrag als erledigt zu markieren, das Häkchen bei diesem Agendaeintrag aktivieren. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird jedoch kursiv angezeigt.
−	* Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link 'Eintrag hinzufügen...' klicken.	+	=== Bereich Reservationen ===
−	</module>
−	== Register Teilnehmer ==	+	[[File:Bereich reservationen.png|800px|Register Reservationen]]
−	Alle Teilnehmer eines Dossiers sind hier ersichtlich.	+	Im Bereich 'Reservationen' werden bereits importierte Reservationen und Modifies angezeigt.
−	Mit dem Pfeil können Sie die Reihenfolge der Teilnehmer ändern. Diese wird ebenfalls auf die Rechnung übernommen.
−	In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Person erfasst werden, es reicht wenn der Rechnungsempfänger als Person erfasst wird.	+	Hier können ausserdem Reservationen, welche in der Importliste sind, in ein bestehendes Dossier importiert werden.
−	Falls die Schreibweise der Teilnehmer in den Reservationen anders ist (z.B. CETS: Müller, Galileo: Mueller) werden die Teilnehmer doppelt angefügt.	+	Hat eine Reservation einen pendenten Modify, kann dieser hier akzeptiert oder abgelehnt werden (siehe [[#Modify_akzeptieren_.2F_ablehnen|Modify akzeptieren / ablehnen]]).
−	Die Teilnehmer müssen dann auf dem Dossier gemergt (= zusammengefügt) werden. Der Name, welcher in der Reihenfolge weiter oben ist, bleibt in Ihrem Dossier vorhanden (wenn nötig, schieben Sie den gewünschten Namen mit dem Pfeil nach oben). Wählen Sie die Kunden, welche Sie verknüpfen möchten, mit dem Häkchen an. Wählen Sie die Schaltfläche 'Merge' an.	+	SER-Notes vom Veranstalter werden hier angezeigt und bleiben jederzeit bestehen. Somit ist die History der SER-Notes jederzeit nachvollziehbar.
−	Der Kunde existiert somit nur noch einmal und „erbt“ gleichzeitig die Leistungen/Preise des gelöschten Kunden. Möglicherweise enthält Ihr Dossier nun doppelte Preise/Leistungen. Überflüssige Preise lassen sich am besten über die Finanzübersicht und Leistungen über den Dokumenteneditor entfernen.	+	Mit dem Klick auf 'x' wird die Verlinkung der Reservation mit dem Dossier aufgehoben, die Reservation wird zurück auf den Arbeitsplatz gestellt, und kann in ein anderes Dossier importiert werden.
−	Siehe dazu Video 'Teilnehmermerge'.	+	Bei importierten Reservationen aus Galileo und Amadeus kann die Reservation via den blauen Link beim PNR direkt im jeweiligen GDS geöffnet werden.
	== Register Finanzen ==		== Register Finanzen ==
−	Das Register Finanzen enthält alle entsprechenden Informationen wie Beträge pro Teilnehmer, Totalbeträge, Mehrwertsteuer-Verteilung, Teilnehmerrechnungen, erhaltene⁄offene Zahlungen usw. auf einen Blick. Die Teilnehmerzuteilungen und Beträge können manuell bearbeitet werden.	+	[[File:Register finanzen.png|800px|Dossier, Register Finanzen]]
−	http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Finanzansicht_2.88.pdf	+	Das Register 'Finanzen' enthält alle finanziell relevanten Informationen wie Beträge pro Teilnehmer, Totalbeträge, Mehrwertsteuer-Verteilung, Teilnehmerrechnungen, erhaltene/offene Zahlungen. Die Teilnehmerzuteilungen und Beträge können manuell bearbeitet werden.
−	http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/basismodul/finanzansicht.html	+	== Register Reiseprogramme ==
−	http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Finanzansicht_Fremdwaehrung.pdf	+	<release since="3.01">
		+	[[Image:register reiseprogramm.png|600px|Dossier, Register Reiseprogramme]]
−	''' Erstellen von Teilnehmerrechnungen '''	+	Im Register "Reiseprogramme" können Teilnehmer einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der [[#Tnr.-Zuordnung von Leistungen editieren|Finanzsicht]] editiert werden.
−	Der schnellste Weg Teilnehmerrechnungen zu erstellen ist, wenn die bestehende Rechnung (über alle Teilnehmer und Leistungen) fertiggestellt ist und anschliessend gesplittet wird.	+	</release>
−	Um die erstellte Rechnung zu splitten, auf das Register 'Finanzen‘ klicken.	+	== Register Einkauf ==
−	Anschliessend über 'Neue Rechnung‘ eine neue Rechnung anfügen.
−	Auf der darauf folgenden Maske den neuen Rechnungsempfänger auswählen. Falls die Person noch nicht im Kundenstamm besteht, diese über 'Neu zufügen‘ erfassen.	+	<module name="Einkauf">
−	In der Finanz-Ansicht ist jetzt eine neue Rechnung ersichtlich für die soeben erfasste Person.	+	[[Image:register einkauf.png|800px|Dossier, Register Einkauf]]
−	Zuerst muss die Teilnehmerzuordnung für beide Rechnungen angepasst werden. Person 3 wird aus der ersten Rechnung gelöscht und auf der zweiten Rechnung eingefügt. Speichern!	+	Das Register 'Einkauf' listet alle Einkäufe auf, die diesem Dossier zugeordnet sind. Im oberen Bereich des Bildschirms werden alle dem Dossier zugewiesenen Einkäufe aufgelistet. Über das Feld "Diesem Dossier zuweisen" können ungebundene Einkäufe einer Dossierposition zugewiesen werden. Im unteren Bereich des Bildschirms werden die Details eines einzelnen Einkaufs angezeigt. Siehe hierzu [[Einkauf]] für die Beschreibung der einzelnen Felder.
−
−	Umbrella passt die Preise automatisch an.
−
−	In der Finanz-Ansicht können alle Beträge manuell abgeändert werden. Beispiel: Die Bearbeitungs-gebühr soll auf CHF 30.- pro Person abgeändert werden.
−	Momentan sind der ersten Teilnehmerrechnung Bearbeitungsgebühren im Wert von CHF 80.- zuge¬teilt. Die Bearbeitungsgebühr soll jedoch neu CHF 30.- pro Teilnehmer sein, resp. CHF 90.- im Total.	+	Enthält ein Dossier noch keine Dossierposition, sind im Register Einkauf keine Einkäufe vorhanden. Es können dann auch keine Einkäufe erstellt oder editiert werden.
		+	</module>
−	Um den Betrag anzupassen, die Teilnehmer manuell auf 1,2,3 abändern und den Betrag auf CHF 30.-.	+	<module name="Kuoni">
		+	Die einseitige Änderung des Einkaufspreises in CHF oder in Fremdwährung führt zu einem ungültigen Währungskurs. Der Einkaufspreis wird bei eingeschaltener Währungskurs-Sperre automatisch auch in Fremdwährung angepasst (und umgekehrt). Die Validierung des aktuellen Währungskurses findet beim Speichern des Einkaufs gegenüber dem zum Erstelldatum (des Einkaufs) gültigen Kurses statt. Weicht dieser +/-1% ab, wird die Fehlermeldung ausgegeben.
−	Die Änderungen speichern! Es empfiehlt sich, in der Finanz-Ansicht ‚von links nach rechts‘ zu arbeiten.	+	</module>
−	Die erste Rechnung öffnen, ggf. mit Textbausteinen ergänzen und anschliessend nummerieren.	+	&nbsp;
−	Die zweite Rechnung kann dann direkt aus der ersten Rechnung geöffnet werden.	+	&nbsp;
−	Auf der Finanzansicht können Zahlungen einer anderen Rechnung zugeteilt werden, resp. eine Zahlung kann auf mehrere verschiedene Rechnungen verteilt werden.	+	&nbsp;
−	Hierzu können die entsprechenden Beträge einfach gelöscht resp. überschrieben werden. Speichern!
−	http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/basismodul/finanzansicht_teilnehmerrechnungen.html	+	&nbsp;
		+	== Register Selektionskriterium ==
−	''' Leistungen im 'nicht verrechnet' bei CETS-Modify '''	+	<module name="Kuoni">
−	Ausgangslage: Es wurde eine Buchung vorgenommen im CETS. Im Umbrella.net besteht ein Dossier mit Rechnung. Es wird eine neue Leistung dazu gebucht und das Modify steht zum Import bereit.	+	Über das Register 'Selektionskriterium' können frei definierbare Dossier-Attribute vermerkt werden. Anhand diesen Kriterien kann anschliessend die [[Auswertung: Dossier]] erstellt werden. Die Kriterien können in den Stammdaten frei definiert werden.
		+	[[Selektionskriterium | Selektionskriterien erfassen in den Stammdaten]]
−	Schritt 1:	+	</module>
−	Die Reservation direkt auf der Liste doppelklicken oder anklicken und ‚Verarbeiten‘ wählen.
−	Es erscheint eine Übersicht, welche Leistungen gelöscht (rot dargestellt), welche neu angefügt (grün dargestellt), welche geändert werden (grau dargestellt) und an welchen Leistungen sich nichts ändert (weiss dargestellt).
−	Um die Änderungen zu übernehmen ‚Akzeptieren‘ anklicken.	+	== Register Commercial ==
		+	<module name="Commercial">
−	Schritt 2:	+	[[Image:ComReg1.png|800px|Dossier, Register Commercial]]
−	Die Finanzansicht überprüfen. Sind neue Leistungen dazugekommen, die sich im ‚Nicht verrechnet‘ befinden?	+	[[Image:ComReg2.png|800px|Dossier, Register Commercial]]
−	In der Finanzansicht ist ersichtlich, dass eine neue Leistung über CHF 840.- dazu gebucht wurde.
−
−	Es kann gewählt werden, ob für die neuen Leistungen eine neue Rechnung erstellt werden soll, oder ob eine Ersatzrechnung über alle Leistungen erstellt werden soll.
−
−	In diesem Beispiel soll der Betrag auf die bestehende Rechnung übertragen werden. Hierzu die Person (1) aus dem ‚Nicht verrechnet‘ auf die bestehende Rechnung verschieben (die Leistung sowie auch die Preisposition). Der Betrag von CHF 840.- wird automatisch auf die Rechnung übernommen. Speichern nicht vergessen!
−
−	Der Totalbetrag im ‚Nicht verrechnet‘ ist nun wieder auf 0.-, das Total der bestehenden Rechnung wurde um CHF 840.- erhöht.
−
−
−	Schritt 3:
−
−	Die Rechnung überprüfen. Aufgrund der neu hinzugefügten Leistung auf die bestehende Rechnung (Preisänderung) wurde diese Rechnung denummeriert.
−
−	Die Rechnung muss nun überarbeitet und anschliessend neu nummeriert werden.
−
−
−
−	''' Beispiel: Verrechnung eines Flugscheins vor / nach Ticketausstellung '''
−
−	Ausgangslage: Ein Flugschein wurde dem Kunden vor Ticketausstellung verrechnet. Das Ticket wird anschliessend ausgestellt.
−
−	Wichtig ist, dass das Booking File nach Ausstellen der Flugtickets erneut ins Umbrella.net importiert wird, damit die Flugticket-Nummer auf der Rechnung erscheint (die Rechnung muss neu nummeriert werden).
−	Anderenfalls stimmt die BSP-Abrechnung nicht und das Dossier erscheint auf der Fehlerliste in der Buchhaltung.
−
−	== Register Einkauf ==
−
−	Bei einer elektronischen Buchung (Galileo, Amadeus, Worldspan, Sabre, CETS, Touronline etc.) wird der Einkauf während dem Import einer Reservation automatisch erstellt und damit einem Dossier, resp. einer Dossierposition zugeordnet.
−
−
−	http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Einkauf%20beim%20Import.pdf
−
−	Der Einkauf entspricht dem Nettobetrag der Lieferantenrechnung/en pro Dossier. Die Marge (Nettogewinn) wird somit pro Dossier ausgewiesen. Die Auftragsgebühren werden mit 100% Kommission ausgewiesen und haben keine Einkaufsposition. Der Einkauf wird in der Lasche Einkauf aufgeführt. Die Marge (Nettogewinn in CHF und in %) wird auf der Dossierübersicht, Bereich Finanzen aufgeführt.
−
−
−	http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Einkauf%20beim%20Import.pdf
−
−
−	Um einen Einkauf zu ändern wechseln Sie auf dem Dossier ins Register 'Einkauf'. Öffnen Sie die gewünschte Einkaufsposition.
−
−	Solange die Einkaufsposition auf Status 'Provisorisch' ist, können Sie den Einkauf verändern und speichern.
−
−	Wenn der Status auf definitiv gesetzt wurde, können Sie den Einkauf nicht mehr verändern, da die Daten bereits in die Buchhaltung übergeben wurden. Sie können den Einkauf annullieren und einen neuen erstellen.
−
−
−
−	Um einen Einkauf zu annullieren, öffnen Sie die zu annullierende Einkaufsposition und klicken auf den Button 'Löschen'.
−
−	Die Annullation wird auf der Einkaufsposition unter 'Dieser Einkauf wird ausgeglichen durch' aufgeführt. Mit Klick auf den Link öffnet sich die Annullation.
−
−	Die Original Einkaufsposition sowie die dazugehörende Annullation finden Sie ebenfalls in der Einkaufsübersicht im Dossier. So haben Sie jederzeit die Übersicht über alle Einkaufspositio- nen und deren Annullation.
−
−	Um einen neuen Einkauf in einem Dossier zu erstellen klicken Sie auf den Button 'Neu'.
−
−	Sie erhalten eine neue Einkaufsmaske. Das Produkt, der Lieferant, das Abreisedatum und der Verkaufspreis werden von der ersten Dossierposition übernommen und können editiert werden. Füllen Sie die Felder inklusive Einkaufspreis aus und speichern Sie die Anpassungen.
−
−	== Register Selektionskriterium ==
−
−	''' Bereich Selektionskriterium '''
−
−	== Register Commercial ==
−	<module name="Commercial">
	Commercial-Daten wie z.B. Flugnummern und Airlinecodes werden aus den CRS automatisch ins Umbrella.net importiert.		Commercial-Daten wie z.B. Flugnummern und Airlinecodes werden aus den CRS automatisch ins Umbrella.net importiert.
−	Zusätzliche Informationen, wie z.B. Reasoncode und Fare Type, können wie folgt in Galileo eingegeben werden:	+	Zusätzliche Informationen, wie z.B. Reasoncode und Fare Type, Reisender und Besteller können in Galileo bzw. Amadeus eingegeben werden.
−	DI.FT-SV NF3000.00 FO2000.00 RC10 FT50	+	Diese Daten werden dann aus der Galileo oder Amadeus Reservation in Umbrella.net auf die Commercial Lasche übernommen. Weitere Informationen siehe [[Importserver#Technische/Funktionale Details|Datenübernahme]].
−	*NF = Normal Fare / Benchmark
−	*FO = Fare Offered / Offered
−	*RC = Reason Code
−	*FT = Fare Type
−
−	Diese Daten werden dann aus der Galileo Reservation (GMIR) in Umbrella.net auf die Commercial Lasche übernommen.
−
−	Aus anderen GDS werden diese Daten (bisher) nicht übernommen.
	=== Bereich Commercial data / Codes ===		=== Bereich Commercial data / Codes ===
	Hier wird die Landeswährung der Beträge der Positionen angezeigt. Z.B. CH = CHF, AT = EUR.		Hier wird die Landeswährung der Beträge der Positionen angezeigt. Z.B. CH = CHF, AT = EUR.
−
−	[[File:RegisterCommercial.PNG|thumb|300px|topmiddle|Register Commercial]]
	=== Positionen ===		=== Positionen ===
Zeile 447:		Zeile 343:
	| IATA area		| IATA area
	| Wird beim Import aufgrund einer internen Destinationen Tabelle gesetzt. [[#Technische/Funktionale Details|(Details...)]]		| Wird beim Import aufgrund einer internen Destinationen Tabelle gesetzt. [[#Technische/Funktionale Details|(Details...)]]
		+	|-
		+	| LCC
		+	| Wird aus dem CRS importiert oder kann als Kästchen mit einem Mausklick angewählt und gespeichert werden.
	|-		|-
	| Dest. (!)		| Dest. (!)
Zeile 455:		Zeile 354:
	|-		|-
	| Ticket		| Ticket
−	| (?)	+	| Hier wird die Airline ausgeschrieben
	|-		|-
	| Ausstelldatum (!)		| Ausstelldatum (!)
Zeile 498:		Zeile 397:
	| Klasse (!)		| Klasse (!)
	| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Beispiel: Y		| Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Beispiel: Y
−	|-
−	| LCC
−	| Bei Low Cost Carrier muss das Kästchen mit einem Mausklick angewählt und gespeichert werden.
	|-		|-
	| (Variable), z.B. (ADD)		| (Variable), z.B. (ADD)
Zeile 653:		Zeile 549:
	|}		|}
		+	[[#Refundposition mit Flugposition verbinden |Zum Arbeitsablauf Refundposition mit Flugposition verbinden]]
		+
		+	=== Bereich Commercial-Defaultwerte ===
		+
		+	Im Bereich Commercial-Daten können die DBI (Descriptive Billing Information) abgefüllt werden. Es stehen die nachfolgenden Felder zur Verfügung:
		+	* Kostenstelle 1
		+	* Kostenstelle 2
		+	* Personal-Nr.
		+	* Projekt-Nr.
		+	* Permit no.
		+	* Request no.
		+	* Budget-Nr.
		+	* Gruppen-Nr.
		+	* Interne Ref. 1
		+	* Interne Ref. 2
		+	* Interne Informationen
		+	Sind auf dem Dossier - [[#Bereich_Inhaber|Inhaber]] die DBI Felder hinterlegt, werden sie automatisch übernommen.
		+	</module>
		+	=== Bereich Diverses ===
		+	<module name="ABB">
		+	Die folgenden Felder werden für HRG-Reports benötigt und werden im Galileo PNR eingegeben. Hier geht's zu [[Importserver#Datenübernahme|Galileo Datenübernahme]]
		+	{|
		+	! Feld
		+	! Beschreibung
		+	|-
		+	| Trip Purpose code
		+	| Wird aus Galileo importiert. Kann auch manuell ausgefüllt werden.
		+	|-
		+	|Hotel compliance
		+	|Wird aus Galileo importiert. Kann auch manuell ausgefüllt werden.
		+	|}
	</module>		</module>
		+
		+	== Register Mitteilungen ==
		+
		+	Alle Mitteilungen, die Dossier relevant sind, werden hier gespeichert. Es ist möglich ein [[SMS_versenden|SMS]], ein [[E-Mail_versenden|E-Mail]] oder einen manuellen Eintrag zu erstellen. [[Dossier#Mögliche_Arbeitsschritte_ab_Register_Mitteilungen|Incoming Mails]] sind ebenfalls hier ersichtlich. <module name="Commercial">
		+	Systemmeldungen welche durch einen Abbruch des [[Filiale#Register Defaultwerte|vollautomatischen]] Prozesses verursacht werden, werden hier ebenfalls angezeigt.
		+	</module> [[File:Mitteilungen.png|800px|Mitteilungen, Register Mitteilungen]]
		+
		+	=== Bereich Mitteilungen ===
		+
		+	{|
		+	|-
		+	! Feld
		+	! Beschreibung
		+	|-
		+	| Von
		+	| Von welchem Benutzer wurde diese Mitteilung erstellt oder gesendet. Auch das System kann ein Absender sein.
		+	|-
		+	| An
		+	| An welchen Kunden oder Benutzer wurde diese Mitteilung gesendet
		+	|-
		+	| Betreff
		+	| Der Betreff im Titel der Mitteilung wird hier eingefügt, oder bei SMS der Text
		+	|-
		+	| Datum
		+	| Hier ist das genaue Datum und die Uhrzeit der gesendeten oder empfangenen Mitteilung ersichtlich
		+	|-
		+	| Fällig
		+	| Hier das Datum eintragen, wann eine Antwort von dieser Mitteilung erwartet wird
		+	|-
		+	| Erledigt
		+	| Hier kann ein Häkchen gesetzt werden, sobald die ausstehende Antwort der Mitteilung eingetroffen ist. Wenn dieses Kästchen angehakt wurde erscheint ein erledigt Datum und die Mitteilung wird grau hinterlegt. Das Erledigt Kästchen erscheint nur bei Mitteilungen bei denen eine Antwort ausstehend ist
		+	|}
		+
		+	&nbsp;
		+
		+	=== Darstellung Mitteilungen ===
		+
		+	{|
		+	|-
		+	| Gesendete E-Mails
		+	| schwarz hinterlegt
		+	|-
		+	| E-Mails mit 'Antwort erwartet bis'
		+	| Fälligkeitsdatum und ein Kästchen zum abhaken
		+	|-
		+	| E-Mails die erledigt wurden
		+	| grau hinterlegt
		+	|-
		+	| Incoming Mails
		+	| fett schwarz
		+	|-
		+	| Systemmeldungen
		+	| fett schwarz
		+	|-
		+	| SMS
		+	| schwarz
		+	|}
	== Register History ==		== Register History ==
−	Sie sehen dort alle Belege sowie Zahlungsausgleiche. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit zu prüfen wie eine Zahlungsverteilung in der Vergangenheit aussah. Zudem gibt es ein Log relevanter Dossier-Aktionen.	+	[[File:Register history.png|800px|Dossier, Register History]]
		+
		+	Im Register 'History' werden - für die Benutzer-Berechtigung Supervisor und Buchhalter - alle Belege sowie Zahlungsausgleiche angezeigt. Dies bietet die Möglichkeit zu prüfen wie eine Zahlungsverteilung in der Vergangenheit aussah.
		+
		+	Für alle Benutzer sichtbar gibt es ein Log relevanter Dossier-Aktionen.
	Folgende Aktionen führen zu einem Eintrag in der Action History:		Folgende Aktionen führen zu einem Eintrag in der Action History:
		+	'''Rechnung'''
−	''' Rechnung '''	+	*Nummerieren einer Rechnung
−	* Nummerieren einer Rechnung	+	*Abspeichern einer Rechnung
−	* Abspeichern einer Rechnung	+	*Rechnung löschen
−	* Rechnung löschen	+	*Denummerieren einer Rechnung
−	* Denummerieren einer Rechnung	+	*Löschen einer Rechnungsposition
−	* Löschen einer Rechnungsposition	+	*Löschen eines Teilnehmers
		+	*Hinzufügen einer Rechnungsposition
		+	*Hinzufügen einer Preisposition
		+	*Hinzufügen eines Teilnehmers
		+	'''Dossier'''
−	''' Dossier '''	+	*Dossier erstellen
−	* Dossier erstellen	+	*Speichern der Finanzansicht
−	* Speichern der Finanzansicht	+	*Import eines Dossier (via XML)
−	* Import eines Dossier (via XML)	+	*Löschen eines Teilnehmers
−	* Löschen eines Teilnehmers	+	*Löschen eines abgespeicherten Dokumentes
−	* Löschen eines abgespeicherten Dokumentes	+	*Löschen eines Reiseprogramms
−	* Löschen eines Reiseprogramms	+	*Speichern des Dossiers
−	* Speichern des Dossiers	+	*Jedes E-Mail/SMS welches verschickt wird (via Button auf Dossierübersicht)
−	* Jedes E-Mail welches verschickt wird (via E-Mail Button auf Dossierübersicht)
		+	'''Zahlungen'''
−	''' Zahlungen '''	+	*Stornieren einer Zahlung
−	* Stornieren einer Zahlung	+	*Zahlung hinzufügen
−	* Zahlung hinzufügen
		+	'''Mahnungslauf erstellen'''
		+	*Verarbeiten eines Mahnungslaufs
		+
		+	<module name="Package Builder">
	''' Package Builder '''		''' Package Builder '''
	* Position zu einem Package hinzufügen		* Position zu einem Package hinzufügen
	* Position von einem Package entfernen		* Position von einem Package entfernen
		+	</module>
		+	'''Reservation'''
−	''' Reservation '''	+	*Hinzufügen einer Reservatin (reservation/modify)
−	* Hinzufügen einer Reservatin (reservation/modify)	+	*Löschen einer Reservation vom Dossier
−	* Löschen einer Reservation vom Dossier
−
		+	<module name="Einkauf">
	''' Einkauf '''		''' Einkauf '''
	* Stornieren eines Einkaufs		* Stornieren eines Einkaufs
	* Löschen eines Einkaufs		* Löschen eines Einkaufs
	* Speichern eines Einkaufs		* Speichern eines Einkaufs
		+	</module>
	= Arbeitsabläufe / Prozesse =		= Arbeitsabläufe / Prozesse =
Zeile 712:		Zeile 710:
	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht ==		== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht ==
−	=== Speichern ===	+	=== E-Mail Versand ===
−	Felder auf der Dossierübersicht können nach Änderungen gespeichert werden.	+	Mit einem Klick auf den Button 'E-Mail' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein [[E-Mail_versenden|E-Mail verschickt]] werden kann.
−	Der Fälligkeitsbetrag wird aktualisiert.
−	=== Abbrechen ===	+	=== SMS Versand ===
−	Aktion wird abgebrochen. Geänderte, noch nicht gespeicherte Felder auf der Dossierübersicht werden rückgängig gemacht.	+	Mit einem Klick auf den Button 'SMS' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier eine [[SMS_versenden|SMS verschickt]] werden kann.
−	=== Dossier löschen ===	+	=== Dossierprint ===
		+	Über den Button 'Dossierprint' erhält der Benutzer auf Knopfdruck eine Übersicht über die wichtigsten Daten des Dossiers. Insbesondere für grössere Dossier mit vielen Zahlungen (Hochzeitsdossier) oder Gruppenreisen kann der Papier-Ausdruck sehr hilfreich sein. Angedruckt werden:
		+	*Schlüsseldaten des Dossier (Nr, Title, Abreisedatum etc.)
		+	*Finanzzahlen
		+	*Angaben zum Dossierinhaber
		+	*Nummerierte Rechnungen
		+	*Zahlungen
−	Solange ein Dossier über keine nummerierten Rechnungen und⁄oder Zahlungen verfügt, kann das Dossier im Register Übersicht, Schaltfläche 'Löschen' (unter dem Dokumentenempfänger) gelöscht werden.	+	=== Speichern ===
−	=== CRM (admin only) ===	+	Die editierbaren Daten unter [[#Bereich_Dossier|Bereich Dossier]] und [[#Bereich_Inhaber|Bereich Inhaber]] werden gespeichert. Das Speichern führt auch dazu dass sämtliche Finanzwerte neu berechnet werden, dies betrifft zB fällige Beträge.
		+	<module name="Fremdwährung">
		+	Siehe [[#Ändern der Verkaufswährung|Ändern der Verkaufswährung]] zu Einschränkungen bezüglich dem Ändern der Verkaufswährung.
		+	</module>
−	=== Brief erstellen ===	+	=== Dossier löschen ===
−	Um einen Brief zu erstellen, auf ‚Brief erstellen‘ klicken.	+	Ein Dossier kann gelöscht werden solange das Dossier über keine nummerierten Rechnungen und/oder Zahlungen verfügt. Sollen die Reservationen für ein anderes Dossier behalten werden müssen diese vorgängig mit 'Exportieren auf Arbeitsplatz' aus dem Dossier extrahiert werden (siehe: [[#Reservation_auf_Arbeitsplatz_exportieren|Reservation auf Arbeitsplatz exportieren]]).
−	Es öffnet sich folgende Maske:	+	=== Neue Rechnung erstellen ===
−	{|	+	Mit dem Button 'Neue Rechnung' wird eine neue Rechnung erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Das Layout 'Lang' oder 'Kurz' wird anhand der hinterlegten Defaults vorgeschlagen. Via die Auswahlliste 'Rechnungstexte holen' können Einleitungs- und Schlusstexte und die freien Texte einer bestehenden Rechnung kopiert werden. Wenn keine Rechnung ausgewählt wird, werden die Einleitungs- und Schlusstexte aus den Defaults der Filiale verwendet. Es können Teilnehmer für die nächste Rechnung ausgewählt werden. Der neuen Rechnung werden dann sämtliche Daten der ausgewählter Teilnehmer zugewiesen, welche bisher noch keiner Rechnung zugewiesen waren (dh 'Nicht verrechnete' Preispositionen und Leistungen). Wenn keine Teilnehmer ausgewählt werden, beinhaltet die Neue Rechnung alle Daten aus 'Nicht verrechnet'. Es ist nicht möglich einzelne Texte aus einer bestehenden Rechnung zu holen.
−	! Feld
−	! Beschreibung
−	|-
−	| Empfänger
−	| Dossierinhaber
−	Bei Teilnehmerrechnungen kann über das Drop-Down der gewünschte Empfänger gewählt werden.
−	|-
−	| Betreff
−	| Dossiertitel, kann bei Bedarf editiert werden
−	|-
−	| Text
−	| Einleitungstext: Briefanrede des ausgewählten Empfängers/Dossierinhabers
−	Text: Hier kann ein bereits hinterlegter Textbaustein ausgewählt werden. Siehe MPD - Textbausteine	+	[[File:NeueRechnungDialog.png|600px|Neue Rechnung erstellen]]
−	Schlusstext: Grusszeile (siehe Dokumenteneinstellungen: Standardbrief)	+	<module name="Commercial">Ist auf dem Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt, werden automatisch TAF Positionen erstellt. Müssen auf der Rechnung noch manuell Positionen angefügt werden, können die TAF Positionen anschliessend ausgelöst werden.
−	|-
−	| Automatische Ablage
−	| Hier kann eine losgelöste Kopie des Originalbriefs auf dem Dossier abgelegt werden (automatisch hochladen)
−	|}
−	Über ‚Brief öffnen‘ öffnet sich der ausgewählte Brief im Word und kann von daher weiterbearbeitet und ausgedruckt werden.	+	Siehe auch [[Doceditor#Details zu TAF|TAF-Logik]].
		+	</module>
−	Werden im Word Änderungen am Dokument vorgenommen und sollen diese im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das Dokument über ‚Dokument hochladen‘ hochgeladen werden.	+	=== Rechnung löschen / stornieren ===
−	=== myclimate ===	+	Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Rechnung wird diese storniert bzw. gelöscht. Wurde die Rechnung noch nie nummeriert, wird sie mit dem 'X' komplett gelöscht und ist nicht mehr im Dossier ersichtlich. Wurde die Rechnung vor dem Storno ein- oder mehrmals nummeriert, verbleibt die stornierte Rechnung als PDF-File im Dossier und kann so jederzeit angeschaut oder gedruckt werden. Eine stornierte Rechnung kann nicht mehr im Doceditor geöffnet werden.
−	* myclimate Tickets können für Arrangements oder Flugtickets verkauft werden.	+	<module name="ABB">Handelt es sich um eine Gutschrift kann nach der Credit note nummer ein Text im dynamischen Textfeld eingegeben werden. z.B. Invoice's credit note 130XXXX.
−	* Optionen und Sofort-Kauf sind möglich.	+	</module>
−	* Bei Änderungen der Reisepläne muss, sofern der Kunde diese Änderung bei myclimate vor¬nehmen möchte, das Ticket annulliert und neu gebucht werden.
−	* Die Tickets können als ‚Spende‘ bei den Steuern abgezogen werden.
−	* myclimate Tickets können bis zu 7 Tage vor Abreise kostenlos storniert werden.
−	* Wichtig: Innerhalb 7 Tage vor Abreise kann das Ticket nicht mehr annulliert werden, Versicher-ungen übernehmen diesen Betrag nicht.
		+	=== Neues Reiseprogramm erstellen ===
		+	Mit dem Button 'Neues Reiseprogramm' wird ein neues Reiseprogramm erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Es kann pro Teilnehmer ein eigenes [[#Register_Reiseprogramme|Reiseprogramm]] erstellt werden.
−	=== Bestellung von myclimate Tickets ===	+	=== Dokument hochladen ===
		+	Um ein externes Dokument hochzuladen:
−	''' Bestellung aus bestehendem Dossier '''	+	#im Dossier den Button 'Dokument hochladen' anwählen
		+	#Auf 'Durchsuchen' klicken und die gewünschte Datei auswählen
		+	#Anschliessend eine Beschreibung eingeben und 'Hochladen' anklicken
−	Um ein myclimate Ticket anzufügen, im Dossier auf den Button ‚myclimate Ticket hinzufügen‘ klicken.	+	Das Dokument ist auf der Übersicht ersichtlich und kann ab jetzt von jedem Benutzer direkt aus dem Dossier geöffnet werden.
−	Automatisch wird der Betrag für die gebuchte Strecke ausgerechnet. Dieser kann, falls gewünscht, manuell angepasst werden. Falls die Strecke nicht automatisch erkannt wird, muss diese manuell eingegeben werden.	+	Zu beachten: Werden in Word Änderungen an einem Dokument vorgenommen und sollen jene Änderungen im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das geänderte Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochgeladen werden.
−		+	Dokumente mit folgenden Formaten können ins Umbrella.net hochgeladen werden:
−	Es stehen folgende Optionen zur Auswahl:
−	{|	+	*.rtf
−	! Feld	+	*.txt
−	! Beschreibung	+	*.pdf
−	|-	+	*.gif
−	| Ticket offerieren und drucken	+	*.jpeg
−	| Ein Ticket wird provisorisch bestellt, automatisch öffnet sich ein PDF, das nun gedruckt werden kann. Das Ticket bleibt so lange provisorisch, bis es manuell bestätigt wird (siehe dazu Kapitel myclimate manuell bestätigen).	+	*.png
−	|-	+	*.doc
−	| Ticket offerieren	+	*.xml
−	| Ein Ticket wird provisorisch bestellt. Es bleibt solange provisorisch, bis es manuell bestätigt wird (siehe dazu Kapitel myclimate Ticket manuell bestätigen).	+	*.html
−	|-
−	| Ticket bestellen und drucken
−	| Ein Ticket wird bestellt, automatisch öffnet sich ein PDF, das nun gedruckt werden kann. Im Dossier wird eine neue Leistung hinzugefügt.
−	|-
−	| Ticket bestellen
−	| Es wird ein Ticket bestellt. Im Dossier wird anschliessend automatisch eine neue Leistung hinzugefügt.
−	|-
−	| Anfrage bearbeiten
−	| Über diesen Button kann 'ein Schritt zurück' gemacht werden, d.h. es könnte z.B. das Portfolio geändert werden.
−	|-
−	| Abbrechen
−	| Die Ticketbestellung wird abgebrochen.
−	|}
−	Wird ein myclimate Ticket bestellt, so wird im Dossier automatisch eine neue Leistung hinzugefügt.	+	Die maximale Grösse pro hochgeladenem Dokument ist 1.5MB.
−	Wurde das offerierte Ticket in ein Dossier importiert, ist es unter ‚Reservationen‘ ersichtlich. Um das Ticket zu bestätigen, den Link anklicken.	+	=== Brief erstellen ===
−	Das myclimate Ticket wird angezeigt. Es kann nun über den Button ‚Bestätigen‘ bestätigt werden.	+	Mit einem Klick auf den Button 'Brief erstellen' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein [[Brief_erstellen|Brief erstellt]] werden kann.
−	Im Dossier erscheint dann ein Modify, welches importiert werden muss.	+	=== Zahlung anfügen ===
		+	Mit einem Klick auf den Button 'Zahlung anfügen' öffnet sich eine neue Maske, siehe dazu [[Zahlungen|Zahlungen]]
		+	=== Zahlung stornieren ===
−	''' Bestellung ohne Dossier '''	+	Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Zahlung wird diese storniert. War die stornierte Zahlung einer Rechnung zugeordnet, und diese Rechnung war anschliessend nummeriert worden, dann bewirkt der Storno ein Denummerieren der Rechnung.
−	Ist noch kein Dossier vorhanden, so kann ein myclimate Ticket auch über ‚Dienste‘ – ‚myclimate‘ bestellt werden.	+	<module name="Commercial">
		+	Wurde die Zahlung über Datatrans ausgeführt, stehen beim Storno [[Zahlungen#Teilrückerstattungen|Teilrückerstattungen]] zur Verfügung.
		+	</module>
−	-> Link	+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Leistung ==
		+	=== Position löschen ===
		+	[[File:Leistung loeschen.png|thumb|300px|Position aus Dossier löschen]]
−	''' myclimate Ticket direkt aus dem Dossier drucken '''	+	Mit einem Klick auf das 'X' ganz rechts neben dem Betrag einer Position wird diese gelöscht. Alle Rechnungen, welche die zu löschende Position beinhalten, werden denummeriert. Ist eine BSP-Zahlung mit der zu löschenden Position verknüpft, wird diese storniert. [[Zahlungen#Kreditkartenzahlung_BSP|Hier geht's zur Kreditkartenzahlung BSP]]
−	Das reservierte Ticket ist in der Lasche ‚Reservationen‘ ersichtlich. Um das Ticket zu drucken, den Link anklicken.	+	=== myclimate Ticket hinzufügen ===
−	Das myclimate Ticket wird angezeigt. Es kann nun über den Button ‚Drucken‘ gedruckt werden.	+	<module name="myclimate">
		+	Beim Klick auf den Button 'Flug' oder 'Kreuzfahrt' neben myclimate Ticket hinzufügen wird entweder für alle Flugsegmente oder alle Schiffssegmente im Dossier automatisch ein [[Myclimate|Myclimate Ticket]] berechnet. Wird das Ticket offeriert oder bestellt, wird die entsprechende, neue Position direkt im Dossier automatisch erstellt.
		+	</module>
		+	=== Position einem Package hinzufügen ===
−	=== E-Mail Versand ===	+	<module name="Package Builder">Folgende Funktionen sind nur mit eingeschaltetem Modul 'Package Builder' möglich</module>
		+	[[File:Package builder icon.png|thumb|300px|Button 'Zusammenführen']]
−	Über ‚E-Mail Versand‘ im Bereich ‚Dossier‘ können sämtliche im Dossier bestehende Dokumente per E-Mail verschickt werden. Ebenso können von hier aus E-Mails ohne Anhang versendet werden. Um ein E-Mail zu erstellen, auf den Button ‚E-Mail Versand‘ klicken.	+	[[File:Package builder.png|thumb|300px|Position einem Package hinzufügen]]
−
−	In der darauf folgenden Maske die gewünschten E-Mail Anhänge anklicken. Falls die E-Mail – Adresse des Kunden auf der Person erfasst wurde, wird sie hier standardmässig eingetragen. Diese kann jedoch manuell abgeändert werden. Auf ‚Weiter‘ klicken.
−	In der darauf folgenden Maske über das Drop-Down Menü einen passenden Text wählen, oder direkt auf ‚Weiter‘ klicken um den Text manuell zu ergänzen.	+	Mit Klick auf den Button 'Zusammenführen' rechts neben der Position öffnet sich das Pop-Up 'Package Builder'. Mit dem Package Builder kann eine Position mit deren Leistungen in ein eigenes Arrangement gepackt werden.
−	Wird auf ‚Weiter‘ geklickt, öffnet sich die E-Mail Vorschau. Hier kann wenn nötig manuell Text ergänzt werden. Über den Button ‚E-Mail Versand‘ wird das E-Mail an den Kunden geschickt und eine Blind-Copy an den jeweiligen Benutzer. Die Blind-Copy muss nicht aufbewahrt werden.	+	==== Package Builder ====
−	Es wird keine Kopie des E-Mails im Dossier abgelegt.	+	{|
−		+	|-
−		+	! Feld
−	-> Dokumentelemente	+	! Beschreibung
−	-> Dokumenteinstellungen	+	|-
−		+	| Flug Swiss
−		+	| Titel der zu packenden Position aus der Dossierübersicht
−	=== Zahlungen anfügen ===	+	|}
−
−	==== Barzahlung erfassen ====
−
−	Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.
−	Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel ist ‚Bargeld/Cash‘, der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.	+	==== Zielposition ====
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde *	+	| Zu Position hinzufügen
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.	+	| Falls bereits Positionen gepackt wurden, können weitere Positionen/Leistungen hinzgefügt werden
	|-		|-
−	| Zahlungsmittel	+	| Neues Produkt
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Barzahlungen das Zahlungsmittel 'Bargeld/Cash' auswählen.	+	| Produkt für das Package auswählen. Siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Packages auf Produkt erlauben]]
−	|-
−	| Zahlungsweg
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
−	|-
−	| Manuelle Zahlung
−	| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
−	Für Barzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
	|}		|}
		+	==== Einkauf ====
−	Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich das folgende Pop-Up:	+	<module name="Einkauf">Nur mit eingeschaltetem Modul Einkauf</module>
−
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Vor dem Zusammenführen Einkauf nachführen
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.	+	| Beim Aktivieren des Flags wird der bestehende Einkauf nachgeführt und und enthält die ursprüngliche Kommission. Wenn noch kein Einkauf erstellt wurde, erfasst Umbrella einen neuen Einkauf, wie wenn die [[Datenprüfungen_Rechnung#Nummerieren_der_Rechnung|Rechnung nummeriert wird]]. Die Kommission wird dann aufgrund der Einstellungen auf dem gewählten Produkt berechnet, siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Produkt - Bereich Einkauf]]. Bei nicht aktivieren des Flags wird kein Einkauf erstellt.
−	|-	+	|}
−	| Rechnung	+
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.	+	==== Preispositionen ====
−	|-
−	| Betrag
−	| Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.
−	Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.	+	{|
	|-		|-
−	| Datum	+	! Feld
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.	+	! Beschreibung
	|-		|-
−	| Bemerkung	+	| Nur zusammenführen
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.	+	| Die Preispositionen bleiben bei der ursprünglichen Leistung aufgelistet.
	|-		|-
−	| Quittung anschliessend öffnen	+	| Preise unten gruppieren
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.	+	| Die Preispositionen werden am Ende der Position gesammelt aufgelistet.
	|}		|}
		+	=== Leistung aus einem Package entfernen ===
		+
		+	[[File:ButtonUnpack.PNG|thumb|300px|Button 'Extrahieren']]
−	==== Bankzahlung erfassen ====	+	[[File:Unpack.PNG|thumb|300px|Leistung aus einem Package entfernen]]
−	Der Kunde hat auf das Bankkonto des Reisebüros Geld einbezahlt. Die Zahlung wird anschliessend wie folgt im Umbrella.net eingegeben. Unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.	+	Ist eine Leistung Teil eines Package, erscheint rechts neben dieser Leistung der Button 'Extrahieren'. Mit Klick auf den Button 'Extrahieren' kann die einzelne Leistung aus dem Package entfernt werden.
−	Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel entspricht dem entsprechenden Bankkonto, der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.	+	==== Package Builder ====
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Flug
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.	+	| Name der Leistung, welche aus dem Package entfernt werden soll
		+	|}
		+
		+	==== Zielposition ====
		+
		+	{|
	|-		|-
−	| Zahlungsmittel	+	! Feld
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Bankzahlungen das entsprechende Bankkonto auswählen.	+	! Beschreibung
	|-		|-
−	| Zahlungsweg	+	| Zu Position hinzufügen
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für Bankzahlungen n/a wählen. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.	+	| Falls andere Positionen gepackt wurden, kann die Leistung hinzugefügt werden.
	|-		|-
−	| Manuelle Zahlung	+	| Neues Produkt
−	| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.	+	| Produkt für die Leistung auswählen. Dieses Produkt muss nicht 'Packages erlauben' aktiviert haben, muss aber entweder den ensprechenden Leistungstyp (z.B. Flug wenn es eine Flugleistung ist) oder Arrangement zugeordnet haben. Siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Bereich Produkt - Leistungstyp]]. Die neue Position mit der extrahierten Leistung enthält eine Preisposition mit entsprechender Teilnehmeranzahl und dem Betrag 0.00.
−	Für Bankzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
	|}		|}
		+	==== Einkauf ====
−	Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up:	+	<module name="Einkauf">Nur mit eingeschaltetem Modul Einkauf</module>
−
	{|		{|
		+	|-
	! Feld		! Feld
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Einkauf mitnehmen
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.	+	| Mit dem Drop-Down kann ein bereits existierender Einkauf migenommen und der neuen Position zugeordnet werden. Die neue Position hat den Verkaufsbetrag 0.00. Nach dem Anpassen des Betrags der neuen Position und Nummerieren der Rechnung entspricht der Betrag des Einkaufspreises der ursprünglichen Position und kann manuell angepasst werden. Das Produkt, der Lieferant und der Verkaufspreis werden der neuen Position angepasst.
−	|-	+	|}
−	| Rechnung	+
−	|Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.	+	=== Reisedokumente erstellen ===
−	|-	+
−	| Betrag	+	[[File:Bestaetigung.png|thumb|300px|Reisedokument öffnen]]
−	| Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.	+
		+	Auf Link 'Bestätigung ' Klicken, um ein Reisdokument zu öffnen.
		+
		+	Für folgende Leistungstypen können Reisedokumente gedruckt werden:
		+
		+	*Unterkunft
		+	*Diverses
		+
		+	Siehe [[#Textbausteine_auf_Best.C3.A4tigung_PDF|Textbausteine auf Bestätigung PDF]] für Details.
		+
		+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Reservationen ==
		+
		+	=== Galileo / Amadeus PNR öffnen ===
		+
		+	Wurde eine Reservation in ein Umbrella.net-Dossier importiert, kann es über den blauen Link direkt in Galileo resp. Amadeus geöffnet werden.
		+
		+	=== Neue Reservation (BF) hinzufügen ===
−	Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.	+	Im Suchfeld im Register "Reservationen" kann eine neue Reservation ausgewählt werden. Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Teilnehmernamen, Destination oder Abreisedatum eingegeben werden. Die Reservation wird auch erkannt, wenn sich die Eingabe im Suchfeld durch Umlaute oder französische Sonderzeichen unterscheidet. Anschliessend auf 'Hinzufügen' klicken, um die Reservation ins Dossier zu importieren. Gibt es genau eine, unnummerierte Rechnung, dann werden alle neuen Leistungen (und BSP-Zahlungen, falls vorhanden) auf diese Rechnung zugewiesen. Gibt es mehrere Rechnungen, oder ist die eine Rechnung nummeriert, werden die neuen Leistungen ins [[#Zuteilung_editieren_was_auf_welcher_Rechnung_verrechnet_wird|'nicht verrechnet']] gestellt.
−	|-
−	| Datum
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
−	|-
−	| Bemerkung
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
−	|-
−	| Quittung anschliessend öffnen
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
−	|}
		+	=== Modify akzeptieren / ablehnen ===
−	==== Geschenkgutschein-Zahlung erfassen ====	+	Gibt es unverarbeitete Modifies im Dossier, können diese akzeptiert oder abgelehnt werden. Während eine Ablehnung (reject) keinerlei Änderungen im Dossier bewirkt, führt ein Akzeptieren (accept) zu Datenänderungen. Diese sind im [[Modify_Preview|Modify Preview]] ersichtlich.
−	Um eine Zahlung mit einem eigenen Gutschein (Nummer in Umbrella.net erfasst) zu erfassen, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.	+	=== Reservation auf Arbeitsplatz exportieren ===
−	Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf ‚Eigene Gutscheine‘ umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.	+	[[File:Auf arbeitsplatz exportieren.png|thumb|300px|Reservation auf Arbeitsplatz exportieren]]
−	'''Hinweis''': Für Fremdgutscheine das Zahlungsmittel ‚Fremde Gutscheine‘ wählen.	+	Eine Reservation kann jederzeit aus dem Dossier zurück auf den Arbeitsplatz exportiert werden. Hierzu auf das Icon mit dem roten Kreuz klicken. Sämtliche Leistungen, welche mit der Reservation ursprünglich in das Dossier importiert worden sind, bleiben im Dossier bestehen.
		+	Vom Arbeitsplatz aus kann die Reservation anschliessend in ein anderes Dossier importiert werden. Modifies erkennen das Dossier aufgrund der importierten Reservation. Somit würde der Modify in diesem Beispiel nicht ins ursprüngliche Dossier, aus welchem die Reservation exportiert worden ist, importiert, sondern in das Dossier in welchem sich die Reservation nun befindet.
−	{|	+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Agenda ==
−	! Feld
−	! Beschreibung
−	|-
−	| Kunde
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
−	|-
−	| Zahlungsmittel
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Für Geschenkgutscheinzahlungen das Zahlungsmittel ‚Eigene Gutscheine‘ (Nummer in Umbrella erfasst) auswählen.
−	|-
−	| Zahlungsweg
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
−	|-
−	| Manuelle Zahlung
−	| Die Funkton 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor un dTeller zur Verfügung.
−	Für Geschenkgutscheinzahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
−	|}
		+	=== Neuer Agendaeintrag hinzufügen ===
−	Anschliessend auf den Button ‚weiter‘ klicken. Es öffnet sich folgendes Pop-Up:	+	<module name="Agenda">
		+	''' Agendaeintrag erfassen'''
	{|		{|
Zeile 996:		Zeile 973:
	! Beschreibung		! Beschreibung
	|-		|-
−	| Kunde	+	| Fällig am
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.	+	| Hier das Datum eintragen, an welchem der Agendaeintrag fällig ist.
	|-		|-
−	| Rechnung	+	| Titel
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.	+	| Hier den Titel des Agendaeintrages speichern.
	|-		|-
−	| Gutschein	+	| Text
−	| Hier die Gutscheinnummer eintippen.	+	| In diesem Feld können zusätzliche Informationen zu diesem Agendaeintrag gespeichert werden. Der Text kann maximal 500 Zeichen enthalten.
	|-		|-
−	| Betrag	+	| Benutzer
−	| Der Betrag wird automatisch eingetragen und entspricht dem Wert des Geschenkgutscheines.	+	| Mittels dem Dropdown-Menü kann der Agendaeintrag einem anderen Benutzer zugewiesen werden.
	|-		|-
−	| Datum	+	| Priorität
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.	+	| Es kann zwischen den Prioritäten 'niedrig' (blauer Pfeil), 'mittel' (kein Zeichen) und 'hoch' (rotes Ausrufezeichen) unterschieden werden.
	|-		|-
−	| Referenznummer	+	| Dossier
−	| Die Referenznummer wird automatisch eingetragen und entspricht der Geschenkgutscheinnummer.	+	| Hier kann das dazugehörige Dossier eingetragen werden. Wird der Agendaeintrag vom Dossier aus erstellt, so ist diese Information automatisch eingetragen. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil, kann das Dossier geöffnet werden.
	|-		|-
−	| Bemerkung	+	| Kunde
−	| Die Bermerkung wird auf der Quittung angezeigt.	+	| Hier kann der dazugehörige Kunde eingetragen werden. Wird der Agendaeintrag vom Dossier oder vom Kunden aus erstellt, so ist diese Information automatisch gespeichert. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil, kann der Kunde geöffnet werden.
−	|-
−	| Quittung anschliessend öffnen.
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
	|}		|}
		+	Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge verschwinden. Über den Menüpunkt 'Arbeitsplatz' - [[Nachrichten|'Nachrichten']] können jedoch sämtliche Agendaeinträge (offene sowie erledigte) dargestellt werden. Um bereits erledigte Agendaeinträge anzuzeigen, das Häkchen 'Erledigte Einträge anzeigen' aktivieren.
		+
		+	</module>
		+
		+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Teilnehmer ==
−	==== Kreditkartenzahlung erfassen ====	+	=== Teilnehmer zusammenführen ===
−	''' Präsenz-Zahlung '''	+	Wenn mehrere Reservationen (oder Modifies) verwendet werden in welchen die Namen leicht unterschiedlich geschrieben wurden, dann generiert Umbrella.net pro Schreibweise einen eigenen Teilnehmer. Mit der Funktion "Teilnehmer zusammenführen" können solche Duplikate zusammengeführt werden. Der resultierende Teilnehmer hat anschliessend
−	Der Kunde ist im Reisebüro anwesend und bezahlt die Reise mit seiner Kreditkarte über das EFT-Pos Ger[[ ät.	+	*alle Leistungszuordnungen aller Duplikate
		+	*alle Preisposition-Zuordnungen aller Duplikate (wobei aber der Tnr niemals einer einzelnen Preisposition mehrfach zugeordnet sein kann)
		+	*alle Flugtickets
		+	*alle Sitzplätze
		+	Es können auch mehr als zwei (2) Teilnehmer zusammengeführt werden.
−	''' Distanz-Zahlung '''	+	=== Teilnehmer-Sortierung ändern ===
−	Der Kunde ist nicht im Reisebüro anwesend. Die Zahlung wird im Umbrella über Datatrans oder Saferpay abgewickelt (je nachdem mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird).	+	Um einen Teilnehmer nach oben zu verschieben muss das Kästchen vor dem entsprechenden Teilnehmer markiert und dann so oft auf den nach oben schauenden Pfeil geklickt werden bis die gewünschte Position erreicht ist. Dasselbe gilt, wenn der Teilnehmer nach unten verschoben werden möchte, dann auf den nach unten schauenden Pfeil klicken. Wichtig: Bereits vorhandene Reiseprogramme und Rechnungen müssen überprüft und ggf. neu gespeichert/nummeriert werden!
−	Es werden verschiedene Arten von Kreditkartenzahlungen unterschieden:	+	=== Teilnehmer löschen ===
−	• Kreditkartenzahlungen über das EFTpos-Gerät (Präsenz-Zahlung)
−	• Kreditkartenzahlungen über Datatrans oder Saferpay (Distanz-Zahlung)
−	• Kreditkartenzahlung BSP
		+	Um einen Teilnehmer zu löschen muss das Kästchen vor dem entsprechenden Namen markiert und dann auf das Feld „löschen“ geklickt werden. Achtung: mit dieser Funktion werden alle dem Teilnehmer zugeordneten Leistungen etc. gelöscht! Das heisst:
−	===== Zahlung erfassen via Datatrans oder Saferpay =====	+	*alle Leistungszuordnungen
		+	*alle Preisposition-Zuordnungen
		+	*alle Flugtickets
		+	*alle Sitzplätze
−	Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.	+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Finanzen ==
−	Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚Datatrans‘ resp. ‚Saferpay‘.	+	Die 'Finanzansicht' erlaubt ein sehr allgemeines Editieren der finanziell relevanten Rechnungsdaten.
−	{|	+	=== Neue Rechnung erstellen ===
−	! Feld	+
−	! Beschreibung	+	Pro Dossier können mehrere Rechnungen erstellt werden.
−	|-	+
−	| Kunde	+	#Den Button 'Neue Rechnung' anklicken. Es öffnet sich eine Maske.
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.	+
−	|-	+	Weiterer Ablauf siehe [[Dossier#Neue_Rechnung_erstellen|neue Rechnung erstellen]]
−	| Zahlungsmittel	+
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.	+	=== Zuteilung editieren was auf welcher Rechnung verrechnet wird ===
−	|-	+
−	| Zahlungsweg	+	[[File:Ausschnitt finanz pax 3.05.png|thumb|300px|Passagierzuteilung auf RG]]
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.	+
−	|-	+	Die Zuteilung der einzelnen Leistungen resp. Preispositionen zu einer bestehenden Rechnung, erfolgt über die editierbaren Felder (weiss hinterlegt) auf der bestehenden Rechnung. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt. Wichtig: es muss jeweils die Leistung wie auch das dazugehörende Preisdetail zugeteilt werden.
−	| Manuelle Zahlung	+
−	| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.	+	<module name="Commercial">Wenn eine Leistungsposition auf eine andere Rechnung verschoben wird, dann wird die dazugehörige TAF Position automatisch mitverschoben. Wenn eine TAF-Positionen auf eine andere Rechnung verschoben wird, so erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.</module>
−	Wenn das Häkchen hier für Korrekturzwecke aktiviert wird, wird bei Datatrans / Saferpay keine Zahlung ausgelöst.	+
−	|}	+	=== Tnr.-Zuordnung von Leistungen editieren ===
		+
		+	[[File:Ausschnitt finanz leistung.png|thumb|300px|Teilnehmerzuordnung auf Leistung]]
		+
		+	Die Teilnehmerzuordnung für Leistungen kann im editierbaren Feld (Pax) manuell geändert werden. Zusätzliche Teilnehmer können mit einem Komma angefügt, unerwünschte Teilnehmer können gelöscht werden. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt.
		+
		+	=== Beträge und Tnr.-Zuordnung von Preispositionen editieren ===
		+
		+	[[File:Ausschnitt finanz betrag 3.05.png|thumb|300px|Beträge editieren]]
−	Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:	+	Die einzelnen, editierbaren Beträge (weiss hinterlegt) in der Preisposition gelten immer pro Person und sind den Personen zugeteilt, welche in derselben Preisposition aufgeführt sind. Diese Beträge können manuell geändert werden. Ebenso kann pro Preisposition unter ‚VG‘ eine ‚versteckte Gebühr‘ eingegeben werden. Diese gilt ebenso pro Person und wird auf der Rechnung nicht separat ausgewiesen sondern zum Betrag im Preisdetail addiert.
		+	=== MwSt.-Verteilung editieren ===
−	{|	+	[[File:Ausschnitt finanz mwst.png|thumb|300px|Mehrwertsteuer editieren]]
−	! Feld
−	! Beschreibung
−	|-
−	| Kunde
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
−	|-
−	| Rechnung
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
−	|-
−	| Betrag
−	| Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.
−	(Hinweis: Je nach Vertrag zwischen dem Reisebüro und Saferpay/Datatrans können keine Fremdwährungszahlungen abgewickelt werden).
−	Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.	+	Zuerst muss die MwSt Tabelle, in der sich die einzelnen Beträge befinden, mittels klick auf das ‚+‘ vor MwSt geöffnet werden. Danach können die einzelnen Beträge editiert werden. Der Totalbetrag der MwSt (die Summe aus allen einzelnen MwSt-Feldern) muss identisch sein mit dem Totalbetrag der jeweiligen Position (ersichtlich im Feld ‚Total‘). Eine inkonsistente MwSt.-Verteilung wird durch einen gelb markierten Betrag in der 'MwSt.'-Spalte gekennzeichnet.
−	|-
−	| Datum
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
−	|-
−	| Kundenkreditkarte
−	| Falls auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert wurde, kann diese über das Drop-Down Menü ausgewählt werden.
−	Soll eine neue Kreditkarte benutzt resp. gespeichert werden, ‚Andere Kreditkarte‘ auswählen.	+	&nbsp;
−	Bei Datatrans werden die Kreditkartendaten in Umbrella.net verschlüsselt. Im Hintergrund werden die Daten an Datatrans gesendet und stehen so für zukünftige Transaktionen bereit.	+	&nbsp;
−	|-
−	| Kreditkardendaten
−	|  Falls die Kreditkarte nicht auf dem Kunden gespeichert wurde, können die Daten hier eingetragen und ggf. gespeichert werden.
−	Hinweis: Bei Zahlungen über Datatrans werden die Kreditkartendaten automatisch verschlüsselt.	+	=== Zahlungsverteilung editieren ===
−	|-
−	| Bemerkung
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
−	|-
−	| Quittung anschliessend öffnen
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
−	|}
		+	[[File:Ticketzuordnung.png|thumb|300px|Zuordnung Zahlung für Flugticket pro Teilnehmer]]
−	''' Bereich Storno '''	+	Die bereits vorhandenen Zahlungen können beliebig auf die im Dossier vorhandenen Rechnungen verteilt und zugeteilt werden (mit Ausnahme der auto. Lodge- und BSP-Zahlungen). BSP-Direktzahlung und Flugticket müssen sich auf derselben Rechnung befinden.
−	Zahlungen können storniert werden, sofern noch kein Tagesabschluss gemacht wurde. Wurde der Tagesabschluss bereits erstellt, so muss der Betrag gutgeschrieben werden.	+	=== Preispositionen löschen ===
−	Um die Zahlung zu stornieren, auf das Icon  klicken.	+	Um eine Preisposition zu löschen muss das entsprechende Kästchen am Anfang der Preiszeile mittels Häkchen markiert und dann auf 'X' geklickt werden. Die Änderungen müssen gespeichert werden. Es können auch mehrere Preispositionen auf einmal gelöscht werden. Wichtig: Pro Position muss mindestens 1 Preisposition vorhanden sein.
−	Es erscheint eine Meldung, diese bestätigen.	+	=== Bestehende Rechnung löschen ===
−	Die Zahlung wird nun kursiv im Dossier dargestellt.	+	Eine bestehende Rechnung kann auf der Finanzansicht über das 'X' bei der entsprechenden Rechnung gelöscht werden.
		+	=== Dossier mit Fremdwährung ===
		+	[[File:Ausschnitt fremdwaehrung aktuell.png|thumb|300px|Ausschnitt Fremdwährung]]
−	===== EFT-Pos Zahlung erfassen =====	+	<module name="Fremdwährung">Dossiers können nur in einer Währung berechnet werden. Das heisst, bevor die Rechnung nummeriert wird, muss entschieden werden, in welcher Währung das Dossier verrechnet werden möchte. Sämtliche Beträge werden dann in dieser Währung angezeigt, resp. automatisch von Umbrella umgerechnet. In welcher Originalwährung ein Betrag dem Reisebüro verrechnet wurde, wird in der Finanzansicht angezeigt, sobald das '+' Zeichen nach 'VG' angeklickt wird.</module>
−	Hinweis: Um Kreditkartenzahlungen über das EFTpos-Gerät entgegennehmen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚EFTPos‘ gearbeitet werden.	+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Reiseprogramm ==
−	Um eine Zahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.	+	Über den Button "Neues Reiseprogramm" kann ein neues Reiseprogramm erstellt werden. Die im Dossier vorhandenen Teilnehmer können einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden, indem sie auf den Reiseprogrammen entsprechend angehäkelt werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der [[#Tnr.-Zuordnung_von_Leistungen_editieren|Finanzsicht]] editiert werden.
−		+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Einkauf ==
−	Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚EFT POS‘.	+	<module name="Einkauf">Die hier beschriebenen Arbeitsschritte sind nur mit eingeschaltetem Einkaufsmodul verfügbar.</module>
−	{|	+	Im Register Einkauf können Einkäufe manuell erstellt, existierende Einkäufe bearbeitet, gelöscht oder annulliert werden. Eine ins Umbrella.net importierte Reservation enthält bereits die notwendigen Informationen wie Nettobetrag, Lieferant, Produkt etc., sodass der Einkauf automatisch erstellt wird. Bei einer manuell erstellen Dossierposition wird der Einkauf beim Nummererieren der Rechnung automatisch erstellt. Dies sofern die notwendige Einstellung auf dem Produkt( siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Produkt Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf]]) gespeichert ist. Die Funktion 'neuen Einkauf erstellen' im Register Einkauf wird demnach nur selten und meistens in Spezialfällen wie 'Korrekturen' oder 'mehrere Einkäufe für eine Verkaufsposition erstellen' benötigt.
−	! Feld
−	! Beschreibung
−	|-
−	| Kunde
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
−	|-
−	| Zahlungsmittel
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
−	|-
−	| Zahlungsweg
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Hinweis: Die Auswahl im Drop-Down Menü ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird. Den entsprechenden Zahlungsweg auswählen.
−	|-
−	| Manuelle Zahlung
−	| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
−	Wenn das Häkchen hier für Korrekturzwecke aktiviert wird, wird über das EFT-Pos Gerät keine Zahlung ausgelöst.
−	|}
−	Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:	+	=== Neuen Einkauf erstellen ===
−	{|	+	[[File:Einkauf neu.png|thumb|300px|Öffnen, Neu und Zuweisen]]
−	! Feld
−	! Beschreibung
−	|-
−	| Kunde
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
−	|-
−	| Rechnung
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
−	|-
−	| Betrag
−	| Es stehen die Währungen CHF, EUR, GBP oder USD zur Auswahl.
−	(Hinweis: Je nach Vertrag zwischen dem Reisebüro und Saferpay/Datatrans können keine Fremdwährungszahlungen abgewickelt werden).
−	Es wird automatisch der noch offene Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Diesen überschreiben, falls ein anderer Betrag an Zahlung genommen wird.	+	Mit Klick auf den Button 'Neu' wird ein neuer Einkauf erstellt. Dieser neue Einkauf wird automatisch dem Dossier zugewiesen. Ein neuer Einkauf hat immer den Status 'provisorisch'. Die detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Einkaufsfeldern befindet sich hier: [[Einkauf#Benutzeroberfläche|Beschrieb Einkaufsfelder]]
−	|-
−	| Datum
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
−	|-
−	| Bemerkung
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
−	|-
−	| Quittung anschliessend öffnen
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
−	|}
−	Wird dann auf ‚Hinzufügen‘ geklickt, so hat der Kunde 60 Sekunden Zeit die Kreditkarte ins Gerät zu schieben und den Betrag zu bestätigen, resp. den Code einzugeben.	+	=== Einkauf öffnen ===
−	Bei erfolgreicher Transaktion wird die Zahlung im Dossier unter ‚Zahlungseingänge‘ ersichtlich und falls das Häkchen aktiviert wurde, öffnet sich die Quittung.	+	Mit Klick auf einen Einkauf oben im Bereich Einkäufe und Klick auf den Button 'Öffnen' wird ein Einkauf geöffnet. Der Einkauf kann auch mit einem Doppelklick geöffnet werden und befindet sich im unteren Bereich des Bildschirms unter Einkauf.
		+	=== Einkauf zuweisen ===
−	===== Kreditkartenzahlung BSP =====	+	Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Diesem Dossier zuweisen' nach einem dossierlosen Einkauf gesucht werden. Ein Einkauf ohne Dossierzuweisung kann nur über den Menüpunkt Buchhaltung - Einkauf erstellt werden, siehe [[Einkauf#Arbeitsabläufe|dossierlosen Einkauf erstellen]]. Über die Auswahlliste muss die entsprechende Dossierposition ausgewählt werden. Mit Klick auf den Button 'Zuweisen' wird der Einkauf der Dossierposition und dem Dossier zugeordnet. Dieser Arbeitsschritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
−	Nach Import der Flugbuchung erscheint die BSP-Zahlung automatisch im Bereich ‚Zahlungseingänge‘.	+	=== Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern ===
−	Die Zahlung wird auf der Rechnung dann automatisch abgezogen.
−	Falls eine BSP-Zahlung nacherfasst werden muss, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.
−	Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte umgestellt werden. Beim Zahlungsweg ‚BSP‘ auswählen.	+	Neue Einkäufe haben immer den Status provisorisch und sind editierbar.
−	{|	+	Sobald ein Einkauf durch eine Lieferantenzahlung ([[Lieferantenzahlungen|Hier gehts zu den Lieferantenzahlungen]]) bezahlt wurde, ändert der Status automatisch auf definitiv.
−	! Feld
−	! Beschreibung
−	|-
−	| Kunde
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person/Firma handelt.
−	|-
−	| Zahlungsmittel
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
−	|-
−	| Zahlungsweg
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für BSP-Zahlungen muss der Zahlungsweg 'BSP' angweählt werden.
−	|-
−	| Manuelle Zahlung
−	| Die Funkton 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung. Für manuelle BSP-Zahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
−	|}
−	Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:	+	Mit Klick auf 'definitiv' und den Button 'Speichern' wird ein provisorischer Einkauf manuell auf definitiv geändert. Definitive Einkäufe können, ausser den Feldern 'Verkaufspreis in CHF' und 'VG in CHF' nicht mehr editiert werden, siehe auch [[#Einkaufsfelder_bearbeiten|Einkaufsfelder bearbeiten]].
−	{|	+	Provisorische Einkäufe können gelöscht, definitive Einkäufe können annuliert werden ([[#Einkauf_l.C3.B6schen.2Fannullieren|Zum Arbeitsablauf Einkauf löschen/annullieren]]).
−	! Feld
−	! Beschreibung
−	|-
−	| Kunde
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
−	|-
−	| Rechnung
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
−	|-
−	| Rechnungsposition
−	| Für die manuelle Nacherfassung einer BSP-Zahlung muss hier eine Rechnungsposition ausgwählt werden.
−	|-
−	| Betrag
−	| Der Betrag wird automatisch von der ausgewählten Rechnungsposition übernommen.
−	|-
−	| Datum
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
−	|-
−	| Kundenkreditkarte
−	| Falls die Kreditkarte auf dem Kundenprofil gespeichert ist, kann diese hier über das Drop-Down-Menü ausgewählt werden.
−	|-
−	| Kreditkartendaten
−	| Wurde im Feld 'Kundenkreditkarte' die Option 'Andere Kreditkarte' gewählt, werden hier die Kreditkartendaten eingetragen und ggf. gespeichert.
−	|-
−	| Bemerkung
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
−	|-
−	| Quittung anschliessend öffnen
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
−	|}
		+	=== Einkauf löschen/annullieren ===
−	<module name="Commercial">	+	<auth type="Superuser,Buchhalter,Supervisor">
		+	Klick auf den Button 'Löschen', um einen provisorischen Einkauf zu löschen. Der Einkauf wird umgehend gelöscht.
−	==== Commercial Zahlungen erfassen ====	+	Klick auf den Button 'Annullieren', um einen definitiven Einkauf zu löschen. Der Einkauf wird automatisch durch eine 'Interne Gutschrift' storniert.
−	===== Manuelle Lodgezahlung =====	+	</auth>
−	Um eine manuelle Lodgezahlung zu erfassen unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.	+	=== Einkaufsfelder bearbeiten ===
−	Es öffnet sich folgendes Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf AirPlus resp. Amex BTA umgestellt werden. Der Zahlungsweg ist ‚n/a‘.
−	{|	+	[[File:Einkauf felder.png|thumb|300px|Einkauf]]
−	! Feld
−	! Beschreibung
−	|-
−	| Kunde
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person/Firma handelt.
−	|-
−	| Zahlungsmittel
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.
−	|-
−	| Zahlungsweg
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für manuelle Lodgezahlungen muss der Zahlungsweg `n/a` angewählt werden.
−	|-
−	| Lodge
−	| Für manuelle Lodgezahlungen muss das Häkchen 'Lodge' aktiviert sein.
−	|-
−	| Manuelle Zahlung
−	| Die Funktion ‚Manuelle Zahlung‘ steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
−	Für manuelle Lodgezahlungen hat dieses Häkchen keine Bedeutung.
−	|}
−	Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:	+	Die folgenden Einkaufsfelder werden gelegentlich manuell angepasst. Der Beschrieb aller Einkaufsfelder befindet sich hier: [[Einkauf#Benutzeroberfläche|Beschrieb Einkaufsfelder]]
	{|		{|
−	! Feld
−	! Beschreibung
−	|-
−	| Kunde
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
	|-		|-
−	| Rechnung	+	| '''Feld Abreise'''
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.	+	| Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das Dossier-Abreisedatum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
	|-		|-
−	| Rechnungsposition	+	| '''Feld Einkaufspreis'''
−	| Für Lodgezahlungen muss eine Rechnungsposition ausgewählt werden.	+	| Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird der Einkaufspreis aus dem Verkaufsbetrag und den Einstellungen auf dem Produkt berechnet (siehe [[Produkt#Benutzeroberfläche|Produkt - Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf]]). Der Einkaufspreis kann bei Bdearf angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
	|-		|-
−	| Betrag	+	| '''Feld MWST'''
−	| Der Betrag wird von der ausgewählten Dossierposition übertagen.	+	| Wird die MWST der Kundenrechnung auf dem Register Finanzen geändert, müssen die gewünschten Anpassungen auf dem Einkauf manuell vorgenommen werden. Hierzu werden die MWST Felder mit den MWST Codes manuell den korrekten Beträgen angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert. Das Total der auf die MWST Felder aufgeteilten Beträge müssen dem Total des Einkaufspreises entsprechen, andernfalls ist der Einkauf nicht konsistent und kann nicht gespeichert werden.
	|-		|-
−	| Datum	+	| '''Feld Rechnungsdatum'''
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.	+	| Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das heutige Datum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
	|-		|-
−	| Kundenkreditkarte	+	| '''Feld Rechnungs-Nr.'''
−	| Es wird die auf dem Kunden hinterlegte Lodge-Kreditkarte vorgeschlagen.	+	| Bei manuell erstellten Rechnungspositionen sollte hier die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
	|-		|-
−	| Kreditkartendaten	+	| '''Feld Status'''
−	| Es werden die Kreditkatendaten der gespeicherten Lodge-Kreditkarte angezeigt. Es ist nicht möglich, Lodge-Kreditkarten in diesem Fenster zu speichern. Diese müssen im Kundenprofil gespeichert werden.	+	| [[#Status_des_provisorischen_Einkaufs_auf_definitiv_.C3.A4ndern|Zum Arbeitablauf Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern]]
	|-		|-
−	| Bemerkung	+	| '''Feld Bemerkung'''
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.	+	| Im Feld Bemerkung kann eine Notiz eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Die Notiz kann z.B. eine Information für den Buchhalter enthalten.
	|-		|-
−	| Quittung anschliessend öffnen	+	| '''Feld BSP CC Direkt'''
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach hinzufügen der Zahlung die Quittung.	+	| Bei manuell erstellten Flugpositionen, welche im GDS ([[Glossar|Was ist GDS?]]) mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, muss hier das Häkchen gesetzt und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Bei importieren Flugpositionen, welche bereits mit Kreditkarte bezahlt wurden, ist das Feld automatisch aktiviert.
	|}		|}
		+	=== Zahlungen / Gutschriften ===
−	===== Manuelle Lodge BSP Zahlung anfügen =====	+	[[File:Einkauf zahlungen.png|thumb|300px|Zahlungen und Gutschriften]]
−	Falls eine BSP-Zahlung nacherfasst werden muss, unter ‚Zahlungseingänge‘ den Button ‚Zahlung anfügen‘ anklicken.	+	<auth type="Superuser,Buchhalter,Supervisor">Diese Felder können nur mit der Berechtigung Superuser, Buchhalter oder Supervisor bearbeitet werden.</auth>
−	Es öffnet sich das folgende Pop-Up. Das Zahlungsmittel muss auf die entsprechende Kreditkarte d.h. Airplus resp. American Express umgestellt werden. Beim Zahlungsweg ‚BSP‘ auswählen.	+	'''Lieferantenzahlung Hinzufügen'''
−	{|	+	Mit Klick auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung wird eine Lieferantenzahlung 'Einzelzahlung' geöffnet. Automatisch wird der Einkauf, der Lieferant, die Währung, der Betrag (offener Betrag des Einkaufs), das Zahlungsdatum und das Zahlungsmittel ausgefüllt. Mit Klick auf 'Speichern' wird die Zahlung definitiv erfasst und der Einkauf vollständig ausgeglichen.
−	! Feld	+
−	! Beschreibung	+	Sollte der Einkauf teilbezahlt werden, ebenfalls auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung klicken. Den vorgeschlagenen Betrag (offener Betrag des Einkaufs) ändern und auf 'Speichern' klicken. Die Zahlung wird definitiv erfasst. Der Einkauf erscheint mit dem Zahlungsbetrag im Bereich 'Zu prüfende Belege' und muss der Zahlung zugewiesen werden [[Lieferantenzahlungen#Arbeitsabläufe_/_Prozesse|Details Lieferantenzahlungen erstellen]]
−	|-	+
−	| Kunde	+	Mit Eingabe der suchbaren Felder der Lieferantenrechnung wie Zahlungsnummer, Abrechnungsnummer, Lieferant, Betrag oder Zahlungsdatum kann im Feld 'Lieferantenzahlung' nach einer Lieferantenzahlung gesucht werden. Sobald die gewünschte Zahlung im Feld erscheint, anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Lieferantenzahlung wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Sollte der Betrag der Lieferantenzahlung nicht mit dem des Einkaufs übereinstimmen, wird der vollständige Einkaufsbetrag ausgeglichen. Dies führt dazu, dass die Lieferantenzahlung anschliessend offen ist. Hier gehts zu [[Lieferantenzahlungen#Arbeitsabläufe_/_Prozesse|Lieferantenzahlungen erstellen]].
−	| Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.	+
−	|-	+	<module name="Buchhaltung">Wird ein Einkauf einer Lieferantenzahlung zugewiesen, wird dieser Einkauf per Valutadatum der Lieferantenzahlung ausgeglichen.</module>
−	| Zahlungsmittel	+
−	| Über das Drop-Down Menü das entsprechende Zahlungsmittel auswählen.	+	'''Lieferantenzahlung öffnen'''
−	|-	+
−	| Zahlungsweg	+	Mit Klick auf den Link der Lieferantenzahlung wird diese geöffnet.
−	| Im Drop-Down Menü werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Für BSP-Zahlungen muss der Zahlungsweg 'BSP' angewählt werden.	+
−	|-	+	'''Lieferantenzahlung entfernen'''
−	| Lodge	+
−	| Für manuelle BSP-Direktzahlungen mit Lodge-Kreditkarten muss das Häkchen 'Lodge' aktiviert sein.	+	Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Lieferantenzahlung wird die Verknüpfung zwischen Lieferantenzahlung und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.
−	|-	+
−	| Manuelle Zahlung	+	'''Gutschrift hinzufügen'''
−	| Die Funktion 'Manuelle Zahlung' steht den Berechtigungsstufen Superuser, Supervisor und Teller zur Verfügung.
−	|}
−	Nach dem Auswählen von Zahlungsmittel und Zahlungsweg den Button ‚Weiter‘ anklicken. Es öffnet sich ein zweites Pop-Up:	+	Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Gutschrift' nach einer internen Gutschrift oder einem ungebundenen Einkauf mit negativem Betrag (Gutschrift) gesucht werden. Sobald die gewünschte Gutschrift im Feld erscheint, diese anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Gutschrift wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Der Betrag der Gutschrift wird vom Einkauf 'offener Betrag' abgezogen.
−	{|	+	'''Gutschrift öffnen'''
−	! Feld
−	! Beschreibung
−	|-
−	| Kunde
−	| Der Kunde wird automatisch von der vorhergehenden Maske übernommen.
−	|-
−	| Rechnung
−	| Es wird automatisch die bestehende Rechnung ausgewählt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen.
−	|-
−	| Rechnungsposition
−	| Für die manuelle Nacherfassung einer BSP-Zahlung muss hier eine Rechnungsposition ausgewählt werden.
−	|-
−	| Betrag
−	| Der Betrag wird automatisch von der ausgewählten Rechnungsposition übernommen.
−	|-
−	| Datum
−	| Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
−	|-
−	| Kundenkreditkarte
−	| Es wird die auf dem Kunden hinterlegte Lodge-Kreditkarte vorgeschlagen.
−	|-
−	| Kreditkartendaten
−	| Es werden die Kreditkatendaten der gespeicherten Lodge-Kreditkarte angezeigt. Es ist nicht möglich, Lodge-Kreditkarten in diesem Fenster zu speichern. Diese müssen im Kundenprofil gespeichert werden.
−	|-
−	| Bemerkung
−	| Die Bemerkung wird auf der Quittung angezeigt.
−	|-
−	| Quittung anschliessend öffnen
−	| Wird das Häkchen gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung.
−	|}
−	</module>
		+	Mit Klick auf den Link der Gutschrift wird diese geöffnet.
−	==== Zahlung in Fremdwährung ====	+	'''Gutschrift / interne Gutschrift entfernen'''
−	'''(Modul)'''	+	Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Gutschrift (Einkauf mit Negativbetrag) wird die Verknüpfung zwischen Gutschrift und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.
−	Eine Barzahlung in einer Fremdwährung wird über ‚Zahlung anfügen‘ angefügt.	+	Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der internen Gutschrift wird die Verknüpfung zwischen interner Gutschrift und annulliertem Einkauf aufgehoben. Die Stati 'annulliert' und 'interne Gutschrift' ändern auf 'definitiv'.
−	{|	+	<module name="Buchhaltung">Hier gehts zu den Details über die [[:Kategorie:Buchhaltung#Korrekturen / Stornos|Valutadaten]].</module>
−	! Feld
−	! Beschreibung
−	|-
−	| Rechnung
−	| Auswählen zwischen einer bestehenden Rechnung (nummeriert oder unnummeriert) und 'Vorauszahlung'.
−	|-
−	| Kunde
−	| Automatisch wird der Dossier-Inhaber eingetragen. Diesen überschreiben, falls es sich um eine andere Person handelt.
−	|-
−	| Zahlungswährung
−	| Hier die Fremdwährung über das Drop-Down Menü wählen, es stehen EUR, GBP und USD zur Verfügung.
−	|-
−	| Betrag
−	| Hier manuell den Betrag in Fremdwährung einfügen.
−	|-
−	| Betrag in CHF
−	| Umbrella rechnet den Betrag automatisch in CHF um.
−	|-
−	| Wechselkurs
−	| Der aktuelle Kurs wird jeweils von der Buchhaltung bestimmt.
−	|-
−	| Zahlungsform
−	| Die entsprechende Zahlungsform anwählen. Es werden Zahlungen in CHF und EUR (nur Noten) akzeptiert.
−	|}
−	==== Auszahlung an Kunde ====	+	'''Offener Betrag'''
−	Bei einem Minusbetrag befindet sich auf dem Dokument der TExt 'Betrag erhalten', welches dem Kunden zur Unterschrift gegeben werden kann.	+	Hier wird der aktuell offene Betrag des Einkaufs angezeigt.
		+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Selektionskriterium ==
−	==== Zahlung löschen ====	+	<module name="Kuoni">
−	Im Bereich Zahlungseingänge auf der Dossierübersicht befindet sich hinter jeder Zahlung ein Kreuzchen. Wenn Sie dieses Kreuzchen anklicken, wird die Zahlung gutgeschrieben. Sie erhalten eine neue Zahlung, welche die vorhergehende ausgleicht. Die beiden Zahlungsbelege sind nun kursiv geschrieben und grau hinterlegt.	+	Hier können die in den [[Selektionskriterium | Stammdaten]] erfassten Selektionskriterien welche auf dieses Dossier zutreffen, mittels Setzen des Häkchens ausgewählt und gespeichert werden.
−	Aus buchhalterischen Gründen können Zahlungen, welche sich bereits mal auf einer nummerierten Rechnung befunden haben, nicht mehr storniert werden. Solche Zahlungen müssen manuell (mit Payment-Out = Minus-Zahlung) korrigiert werden.	+	</module>
	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial ==		== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial ==
Zeile 1'413:		Zeile 1'220:
	<module name="Commercial">		<module name="Commercial">
−	=== Gebühr mit entsprechender Dossierposition verlinken ===	+	=== Commercial Daten speichern ===
		+
		+	Es ist zu beachten dass für [[Kreditkarten-Zahlung Export]] diverse Datenregeln für die Commercial Daten gelten.
		+
		+	=== Positionen verlinken ===
		+
		+	[[#Position Gebühr|Siehe Position Gebühr]]
	Damit Airplus (Schnittstelle: Tamara) und American Express (Schnittstelle: BTA) korrekte Auswertungen der via der Schnittstelle eingegangenen Daten erstellen können, ist es erforderlich, dass Reservationsgebühren einzelnen Dossierpositionen zugewiesen werden können. Es handelt sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld, dass von Umbrella.net überprüft wird, dennoch wird zu einer Angabe geraten.		Damit Airplus (Schnittstelle: Tamara) und American Express (Schnittstelle: BTA) korrekte Auswertungen der via der Schnittstelle eingegangenen Daten erstellen können, ist es erforderlich, dass Reservationsgebühren einzelnen Dossierpositionen zugewiesen werden können. Es handelt sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld, dass von Umbrella.net überprüft wird, dennoch wird zu einer Angabe geraten.
Zeile 1'424:		Zeile 1'237:
	Beinhaltet das Dossier genau eine Dossierposition sowie eine Reservationsgebühr, so verbindet Umbrella.net die Gebühr beim Nummerieren der Rechnung automatisch mit der Dossierposition.		Beinhaltet das Dossier genau eine Dossierposition sowie eine Reservationsgebühr, so verbindet Umbrella.net die Gebühr beim Nummerieren der Rechnung automatisch mit der Dossierposition.
−
−
−
	==== Vorgehen bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren ====		==== Vorgehen bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren ====
Zeile 1'441:		Zeile 1'251:
	=== Refundposition mit Flugposition verbinden ===		=== Refundposition mit Flugposition verbinden ===
		+
		+	[[#Position Refund|Siehe Position Refund]]
		+
		+	[[File:Refund.png|thumb|300px|topmiddle|Automatische Zuweisung der Flugposition nach Import]]
	Refundpositionen müssen mit einer Flugposition verbunden sein, ansonsten können sie nicht an Airplus(Tamara)/American Express(BTA) exportiert werden.		Refundpositionen müssen mit einer Flugposition verbunden sein, ansonsten können sie nicht an Airplus(Tamara)/American Express(BTA) exportiert werden.
Zeile 1'446:		Zeile 1'260:
	Beim Import einer Refundposition wird anhand der Ticketnummer im Refund die Flugposition im Dossier gesucht und wenn eine übereinstimmende Ticketnummer gefunden wird, werden die beiden Positionen automatisch auf der Commercial Lasche verknüpft.		Beim Import einer Refundposition wird anhand der Ticketnummer im Refund die Flugposition im Dossier gesucht und wenn eine übereinstimmende Ticketnummer gefunden wird, werden die beiden Positionen automatisch auf der Commercial Lasche verknüpft.
		+	Bei manuell angefügten Refundpositionen kann auf der Rechnung im Feld 'Ticket Nr.' die Ticketnummer des Originaltickets und im Feld 'Beleg Nr.' der nummerische three letter code (3LC; z.Bsp. 724 für Swiss)der Airline eingegeben und gespeichert werden. So wird nach dem Speichern der Refund automatisch mit der originalen Flugposition verknüpft. Natürlich kann die Zuweisung der orginialen Flugposition auch manuell auf der Commercial Lasche erfolgen. Das Vorgehen in diesem Fall entspricht dem Vorgang bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren.
		+
		+	</module>
		+
		+	== Mögliche Arbeitsschritte ab Register Mitteilungen ==
		+
		+	=== Incoming Mails ===
		+
		+	Umbrella.net hat die Möglichkeit ein E-Mail Postfach nach Dossier relevanten E-Mails abzufragen und diese dem Dossier zuzuteilen. Die Dossier relevanten E-Mails sind unter dem Register Mitteilungen ersichtlich. Es ist möglich aus Umbrella.net auf ein Incoming Mail zu antworten. Um die Incoming Mails empfangen zu können, müssen die POP3 / IMAP Eingaben bei [[Mandant#Register_Einstellungen|Mandant]] und [[Filiale#Register_Import-/Exporteinstellungen|Filiale]] (Filialcodes)hinterlegt werden. Damit ein E-Mail ins Dossier angehängt wird muss im Titel die Dossiernummer (Beispiel ref. 10) vorhanden sein oder eine Bookingfile Number (Beispiel KO86LI).
		+
		+	=== Manueller Eintrag ===
		+
		+	[[File:Manueller Eintrag.png|thumb|300px|Manueller Eintrag]]
		+
		+	Es kann unter dem Register Mitteilungen ein manueller Eintrag erstellt werden.
		+
		+	{|
		+	|-
		+	| Betreff
		+	| Titel des Eintrages
		+	|-
		+	| Nachricht
		+	| Eingehende Erläuterung zum Titel
		+	|-
		+	| Antwort erwartet bis
		+	| Bis wann muss sich die Person wieder melden oder bis wann muss der Eintrag erledigt werden
		+	|}
		+
		+	Ausstehende Einträge erscheinen auch auf dem Arbeitsplatz unter [[Nachrichten|Nachrichten]].
		+
		+	<module name="Commercial">
		+	=== Systemmeldungen ===
		+
		+	Umbrella.net hat die Möglichkeit Dossiers [[Filiale#Register Defaultwerte|vollautomatisch]] zu bearbeiten. Falls während dem [[Filiale#Register Defaultwerte|vollautomatisch]] Prozess einen Fehler auftritt, weil zum Beispiel eine E-Mail Adresse nicht hinterlegt ist, sendet Umbrella.net eine Systemnachricht. Diese wird ebenfalls im [[Dossier#Register Mitteilungen|Register Mitteilungen]] auf dem Dossier und unter [[Nachrichten|Nachrichten]] auf dem Arbeitsplatz angezeigt.
	</module>		</module>
	= Technische/Funktionale Details =		= Technische/Funktionale Details =
		+	== Ändern der Verkaufswährung ==
		+
		+	Bei einer Änderung der Dossierwährung werden alle Rechnungen denummeriert, und alle Preispositionen werden zum gültigen [[Wechselkurse|Wechselkurs]] in die neue Verkaufswährung umgerechnet.
		+
		+	Wird in einem Fremdwährungsdossier eine Zahlung erfasst, muss neben dem Zahlungs-Betrag der entsprechende Betrag in der Dossierwährung angegeben werden. Der letztere Betrag wird verwendet um intern die Rechnungsbelege auszugleichen. Existieren in einem Dossier schon Zahlungen, kann daher ''die Dossierwährung nicht geändert werden'', da sonst die Zahlungsbeträge in Dossierwährung ggf. fehlen würden.
		+
		+	== Details zur IATA Area ==
		+
		+	[[#Position_Flug|Siehe Feld IATA Area]]
		+
		+	Die IATA Area wird beim Import automatisch von Umbrella.net gesetzt, aufgrund einer internen Destinationen Tabelle. Technisch:
		+
		+	*IATAAREA 1 = Domestic
		+	*IATAAREA 2 = Europa
		+	*IATAAREA 3 = Interkontinental
		+
		+	Der höchste Wert bestimmt die IATA Area der Flugleistung. Z.B. ZRH - HRG - ZRH = IATA area 3.
		+
		+	Wenn alle Destinationen Abflug und Ankunft im gleichen Land liegen, wird in jedem Fall die IATA Area "Domestic" gesetzt. Eine Flugleistung SFO-LAX-SFO wird somit als "Domestic" behandelt, während allerdings eine Flugleistung MEX-SFO-MEX als "Interkontinental" behandelt wird. Anders wird eine Flugleistung PAR-FRA-PAR als "Europa" behandelt, da auf allen diesen Destinationen in der Destinationen-Tabelle "Europa" hinterlegt ist.
		+
		+	Manuelle Änderungen des Origins oder der Destination auf der Commercial Lasche und Speichern führt die IATA Area nach.
		+
		+	== Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht ==
		+
		+	Auf der Dossierübersicht, Register Leistungen, werden alle Positionen mit den zugehörenden Leistungen des Dossiers aufgelistet. Die Leistungen auf der Dossierübersicht sind grundsätzlich chronologisch sortiert. Auf der Rechnung hingegen basiert die Reihenfolge auf dokument-bezogenen Layoutinformationen, siehe [[Doceditor#Leistungsreihenfolge_im_Doceditor|Reihenfolge Doceditor]]. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor oft nicht die gleiche wie auf der Dossierübersicht.
		+
		+	Auf der Dossierübersicht gilt:
		+
		+	#Position mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
		+	#Position mit gleichen Startdatum werden sortiert nach [[Leistungstyp|Leistungstyp]]
		+	#Alle Positionen ohne jegliches Datum werden zuunterst aufgeführt (zB Gebühren)
		+	#Verlinkte Positionen (zB Refunds) werden direkt nach der Original-Position aufgeführt.
		+
		+	<module name="Commercial">
		+	Mit eingeschaltetem Commercial-Modul können auch [[#Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial|Gebühren verlinkt werden]], für diese gilt obige Logik ebenso.
		+	</module>
		+
		+	Innerhalb einer Position gilt für die Leistungen:
		+
		+	#Leistungen mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
		+	#Leistungen mit gleichen Startdatum werden nach einer [[Doceditor#Reiseprogramm|speziellen Logik]] sortiert welche garantiert dass die Leistungsreihenfolge derjenigen Reihenfolge entspricht nach welcher die einzelnen Leistungen angetreten werden.
−	==Details zur IATA Area==	+	== Textbausteine auf Bestätigung PDF ==
−	[[#Position Flug|Siehe Feld IATA Area]]
−	Die IATA area wird beim Import automatisch von Umbrella.net gesetzt, aufgrund einer internen Destinationen Tabelle.	+	Auf dem Bestätigungs-PDF können freie Texte zur Leistung angedruckt werden. Es gelten dabei folgende Regeln:
−	Technisch:
−	*IATAAREA 1 = Domestic
−	*IATAAREA 2 = Europa
−	*IATAAREA 3 = Interkontinental
−	Der höchste Wert bestimmt die IATA Area der Flugleistung. Z.B. ZRH - HRG - ZRH = IATA area 3.	+	#Gibt es im Dossier überhaupt keine aktive Rechnung, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
−	Dies heisst aber auch, dass eine Flugleistung, welche nur über interkontinentale Destination verfügt, z.B. SFO - LAX - SFO als IATAAREA 3 angezeigt wird, obwohl sie sich eigentlich innerhalb der USA bewegt und somit Domestic wäre.	+	#Ist die Leistung auf mehreren Rechnungen vorhanden, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
		+	#Ist die Leistung auf genau einer Rechnungen vorhanden, so werden die Texte diese Rechnung angedruckt
−	Manuelle Änderungen des Origins oder der Destination auf der Commercial Lasche und Speichern führt die IATA area nach.	+	Punkt (2) ist deshalb zwingend weil die unterschiedlichen Rechnungen auch unterschiedliche Freitexte zu derselben Leistung enthalten können.

---

Aktuelle Version vom 9. September 2019, 14:04 Uhr

Übersicht

Ein "Dossier" umfasst alle Daten im Zusammenhang mit einer Reise. Jedes Dossier verfügt über einen Titel und eine eindeutige, vom System zugeteilte Nummer. Die Dossierübersicht enthält verschiedene Register, welche wiederum eigene Bereiche enthalten und spezifische Funktionalität anbieten. Jeder Bereich kann mittels Klick auf den Pfeil angezeigt oder verborgen werden.

Layout

Benutzeroberfläche

Icons

Icon	Beschreibung
	Mit Klick auf das Icon können hier Notizen gespeichert werden, die das Dossier betreffen. Das Notizfeld kann von jedem Register aus editiert und gespeichert werden.

Register Übersicht

Bereich Allgemeines

Feld	Beschreibung
Dossiernummer	Wird vom System automatisch zugeteilt. Nummerierung ist fortlaufend.
Abreise / Rückreise	Umbrella berechnet diesen Eintrag automatisch aufgrund der Reisedaten. Diese können auf der Rechnung bzw. im Reiseprogramm editiert werden.
Titel	Der Titel wird beim Erstellen des Dossiers definiert. Er kann jederzeit abgeändert werden.
Land	Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden.
Destination	Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden. Ein Klick auf die Weltkugel (links vom Destinationsfeld) öffnet Google Maps mit Blick auf die gewählte Destination.
Geschäftsbereich	Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach Geschäftsbereiche. In der Auswertung:_Umsatz kann dann der Umsatz pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der Filiale übernommen, kann manuell abgeändert werden.
Kategorie	Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach Dossierkategorien. In der Auswertung:_Umsatz kann dann der Umsatz pro Dossierkategorie ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der Filiale übernommen, kann manuell abgeändert werden.
	Der Saleschannel muss über das Drop-Down Menü manuell angepasst werden.
Verantwortliche(r)	Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Bei importierten Leistungen wird der Verantwortliche anhand folgender Logik gesetzt. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.
Inhaber	Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger. Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Über die entsprechenden Icons werden zusätzliche Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail angezeigt (sofern erfasst). Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten. Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier von wem erstellt wurde, und wann es zuletzt geändert wurde.

Bereich Inhaber

Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger, Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Wurden auf dem Kunden Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail hinterlegt, werden diese hier ebenfalls angezeigt. Mit einem Klick auf den grünen Pfeil verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.

Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier erstellt wurde, und wann und von wem es zuletzt geändert wurde.

Link zu Video

Bereich Rechnungen

Der Bereich 'Rechnungen' enthält eine Übersicht der aktuellen Rechnungen. Mittels einer Baumstruktur kann auf alte PDF-Dateien zugegriffen werden, siehe dazu Dossierdaten manuell editieren und ergänzen. Entspricht die Rechnungsnummer des PDF nicht mehr der aktuellen Rechnungsnummer, kann der PDF-Eintrag nochmals aufgeklappt werden um das PDF der internen Gutschrift anzuzeigen.

Mit einem Klick auf das Icon verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.

Eine neue Rechnung kann mit dem Button "Neue Rechnung" erstellt werden.

Ein Klick auf eine Rechnung öffnet den Doceditor, in welchem die Rechnung bearbeitet werden kann. Siehe dazu Dossierdaten manuell editieren und ergänzen.

Um eine Rechnung zu stornieren / löschen wird auf das 'X' am Ende vom Rechnungslink geklickt.

Bereich Zahlungseingänge

Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche eingegangenen Zahlungen eines Dossiers vermerkt. Die Zahl hinter 'Zahlungseingänge' zeigt an, wieviele Zahlungen (inkl. stornierte Zahlungen) sich in diesem Dossier befinden. Fehlerhafte Zahlungen können gesamthaft mit dem 'X' storniert werden, siehe auch Zahlung stornieren.

Mittels Klick auf das Zahlungs-Icon öffnet sich eine Detailansicht der Zahlung, siehe auch Zahlungen suchen. Ein Klick auf den Text-Link öffnet die Quittung (PDF).

Über den Button 'Zahlung anfügen' wird eine neue Zahlung angefügt .

Bereich Teilnehmer

Im Bereich 'Teilnehmer' sind alle Teilnehmer des Dossier ersichtlich. In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Kunde erfasst werden, es reicht wenn der Dokumentempfänger als Kunde erfasst wird.

Bereich Weitere Dokumente

Der Bereich 'Weitere Dokumente' enthält neben (optional) einem Reiseprogramm weitere, externe Reisedokumente, z.B. E-Docs von Kuoni. Damit die E-Docs automatisch im Dossier hochgeladen werden, benötigt die Filiale einen eigenen Filialcode.

Eine neues Reiseprogramm kann mit dem Button "Neues Reiseprogramm" erstellt werden.

Ein Klick auf ein Umbrella.net-internes Reiseprogramm öffnet den Doceditor, in welchem das Reiseprogramm bearbeitet werden kann. Siehe dazu Dossierdaten manuell editieren und ergänzen. Ein Klick auf alle anderen Arten von Dokumenten öffnen diese im entsprechenden Standardprogramm.

Um ein Dokument zu löschen wird auf das entsprechende 'X' geklickt.

Siehe Dokument hochladen.

Bereich Finanzen

Der Bereich 'Finanzen' bietet eine Übersicht der relevanten Finanzzahlen des Dossiers

Feld	Beschreibung
Umsatz	Gesamter Umsatz des Dossier
Zahlungen	Das Total aller Zahlungen im Dossier. Stornierte Zahlungen werden nicht berücksichtigt.
Einkaufswert	Ist das Modul Einkauf nicht aktiviert, kann hier ein Einkaufsbetrag erfasst werden. Ist hingegen das Module Einkauf aktiviert, wird hier die Summe aller Einkäufe angegeben.

Bereich Dossier Status

Der Bereich 'Dossier Status' gibt eine Übersicht über die Dossierqualität und zeigt auf was noch gemacht werden muss. Immer angezeigt werden:

Feld	Beschreibung
Nicht verrechnet	Das Total aller Preisposition welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
Offener Zahlungsbetrag	Das Total aller Zahlungsbeträge welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
Offener Rechnungsbetrag	Das Total aller unbezahlten Rechnungen. Bei einem pendenten Dossier ist diese Betrag oft (noch) nicht 0.00.
Fällig	Das Total aller fälligen Rechnungsbeträge. Die Fälligkeit folgt aus der gewählten Zahlungskondition.
Status der Reiseleistungen	Bestätigte oder annullierte Leistungen sind in Ordnung. Pendente Leistungen deuten darauf hin dass noch etwas gemacht werden muss. Optionen und unbekannte Status verhindern das Nummerieren einer Rechnung und sollten baldmöglichst bearbeitet werden.

Je nach Status und aktivierten Modulen können noch weitere Einträge aufgelistet werden, zB:

• Pendente Modifies
• Überfällige Agendaeinträge

Bereich Agenda

Bereich Leistungen

Unter dem Register 'Leistungen' sind alle Reiseleistungen des Dossiers ersichtlich. Die Leistungen sind grundsätzlich chronologisch sortiert. Siehe Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht

Ausgewählte Typen von Reiseleistungen bieten eine "Bestätigung". Ein Klick auf diesen Link öffnet ein PDF welches - ausgedruckt - dem Kunden mitgegeben werden kann um vor Ort zB dem Hotel abzugeben. Im Moment unterstützen die folgenden Leistungstypen den Bestätigungs-Druck:

• Hotel
• Transfer
• Diverses

Die Leistungen können mit dem 'x' hinter dem Betrag gelöscht werden.

Bereich Reservationen

Im Bereich 'Reservationen' werden bereits importierte Reservationen und Modifies angezeigt.

Hier können ausserdem Reservationen, welche in der Importliste sind, in ein bestehendes Dossier importiert werden.

Hat eine Reservation einen pendenten Modify, kann dieser hier akzeptiert oder abgelehnt werden (siehe Modify akzeptieren / ablehnen).

SER-Notes vom Veranstalter werden hier angezeigt und bleiben jederzeit bestehen. Somit ist die History der SER-Notes jederzeit nachvollziehbar.

Mit dem Klick auf 'x' wird die Verlinkung der Reservation mit dem Dossier aufgehoben, die Reservation wird zurück auf den Arbeitsplatz gestellt, und kann in ein anderes Dossier importiert werden.

Bei importierten Reservationen aus Galileo und Amadeus kann die Reservation via den blauen Link beim PNR direkt im jeweiligen GDS geöffnet werden.

Register Finanzen

Das Register 'Finanzen' enthält alle finanziell relevanten Informationen wie Beträge pro Teilnehmer, Totalbeträge, Mehrwertsteuer-Verteilung, Teilnehmerrechnungen, erhaltene/offene Zahlungen. Die Teilnehmerzuteilungen und Beträge können manuell bearbeitet werden.

Register Reiseprogramme

Im Register "Reiseprogramme" können Teilnehmer einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der Finanzsicht editiert werden.

Register Einkauf

 

 

 

 

Register Selektionskriterium

Register Commercial

Bereich Diverses

Register Mitteilungen

Alle Mitteilungen, die Dossier relevant sind, werden hier gespeichert. Es ist möglich ein SMS, ein E-Mail oder einen manuellen Eintrag zu erstellen. Incoming Mails sind ebenfalls hier ersichtlich.

Bereich Mitteilungen

Feld	Beschreibung
Von	Von welchem Benutzer wurde diese Mitteilung erstellt oder gesendet. Auch das System kann ein Absender sein.
An	An welchen Kunden oder Benutzer wurde diese Mitteilung gesendet
Betreff	Der Betreff im Titel der Mitteilung wird hier eingefügt, oder bei SMS der Text
Datum	Hier ist das genaue Datum und die Uhrzeit der gesendeten oder empfangenen Mitteilung ersichtlich
Fällig	Hier das Datum eintragen, wann eine Antwort von dieser Mitteilung erwartet wird
Erledigt	Hier kann ein Häkchen gesetzt werden, sobald die ausstehende Antwort der Mitteilung eingetroffen ist. Wenn dieses Kästchen angehakt wurde erscheint ein erledigt Datum und die Mitteilung wird grau hinterlegt. Das Erledigt Kästchen erscheint nur bei Mitteilungen bei denen eine Antwort ausstehend ist

 

Darstellung Mitteilungen

Gesendete E-Mails	schwarz hinterlegt
E-Mails mit 'Antwort erwartet bis'	Fälligkeitsdatum und ein Kästchen zum abhaken
E-Mails die erledigt wurden	grau hinterlegt
Incoming Mails	fett schwarz
Systemmeldungen	fett schwarz
SMS	schwarz

Register History

Im Register 'History' werden - für die Benutzer-Berechtigung Supervisor und Buchhalter - alle Belege sowie Zahlungsausgleiche angezeigt. Dies bietet die Möglichkeit zu prüfen wie eine Zahlungsverteilung in der Vergangenheit aussah.

Für alle Benutzer sichtbar gibt es ein Log relevanter Dossier-Aktionen.

Folgende Aktionen führen zu einem Eintrag in der Action History:

Rechnung

• Nummerieren einer Rechnung
• Abspeichern einer Rechnung
• Rechnung löschen
• Denummerieren einer Rechnung
• Löschen einer Rechnungsposition
• Löschen eines Teilnehmers
• Hinzufügen einer Rechnungsposition
• Hinzufügen einer Preisposition
• Hinzufügen eines Teilnehmers

Dossier

• Dossier erstellen
• Speichern der Finanzansicht
• Import eines Dossier (via XML)
• Löschen eines Teilnehmers
• Löschen eines abgespeicherten Dokumentes
• Löschen eines Reiseprogramms
• Speichern des Dossiers
• Jedes E-Mail/SMS welches verschickt wird (via Button auf Dossierübersicht)

Zahlungen

• Stornieren einer Zahlung
• Zahlung hinzufügen

Mahnungslauf erstellen

• Verarbeiten eines Mahnungslaufs

Reservation

• Hinzufügen einer Reservatin (reservation/modify)
• Löschen einer Reservation vom Dossier

Arbeitsabläufe / Prozesse

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht

E-Mail Versand

Mit einem Klick auf den Button 'E-Mail' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein E-Mail verschickt werden kann.

SMS Versand

Mit einem Klick auf den Button 'SMS' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier eine SMS verschickt werden kann.

Dossierprint

Über den Button 'Dossierprint' erhält der Benutzer auf Knopfdruck eine Übersicht über die wichtigsten Daten des Dossiers. Insbesondere für grössere Dossier mit vielen Zahlungen (Hochzeitsdossier) oder Gruppenreisen kann der Papier-Ausdruck sehr hilfreich sein. Angedruckt werden:

• Schlüsseldaten des Dossier (Nr, Title, Abreisedatum etc.)
• Finanzzahlen
• Angaben zum Dossierinhaber
• Nummerierte Rechnungen
• Zahlungen

Speichern

Die editierbaren Daten unter Bereich Dossier und Bereich Inhaber werden gespeichert. Das Speichern führt auch dazu dass sämtliche Finanzwerte neu berechnet werden, dies betrifft zB fällige Beträge.

Dossier löschen

Ein Dossier kann gelöscht werden solange das Dossier über keine nummerierten Rechnungen und/oder Zahlungen verfügt. Sollen die Reservationen für ein anderes Dossier behalten werden müssen diese vorgängig mit 'Exportieren auf Arbeitsplatz' aus dem Dossier extrahiert werden (siehe: Reservation auf Arbeitsplatz exportieren).

Neue Rechnung erstellen

Mit dem Button 'Neue Rechnung' wird eine neue Rechnung erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Das Layout 'Lang' oder 'Kurz' wird anhand der hinterlegten Defaults vorgeschlagen. Via die Auswahlliste 'Rechnungstexte holen' können Einleitungs- und Schlusstexte und die freien Texte einer bestehenden Rechnung kopiert werden. Wenn keine Rechnung ausgewählt wird, werden die Einleitungs- und Schlusstexte aus den Defaults der Filiale verwendet. Es können Teilnehmer für die nächste Rechnung ausgewählt werden. Der neuen Rechnung werden dann sämtliche Daten der ausgewählter Teilnehmer zugewiesen, welche bisher noch keiner Rechnung zugewiesen waren (dh 'Nicht verrechnete' Preispositionen und Leistungen). Wenn keine Teilnehmer ausgewählt werden, beinhaltet die Neue Rechnung alle Daten aus 'Nicht verrechnet'. Es ist nicht möglich einzelne Texte aus einer bestehenden Rechnung zu holen.

Rechnung löschen / stornieren

Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Rechnung wird diese storniert bzw. gelöscht. Wurde die Rechnung noch nie nummeriert, wird sie mit dem 'X' komplett gelöscht und ist nicht mehr im Dossier ersichtlich. Wurde die Rechnung vor dem Storno ein- oder mehrmals nummeriert, verbleibt die stornierte Rechnung als PDF-File im Dossier und kann so jederzeit angeschaut oder gedruckt werden. Eine stornierte Rechnung kann nicht mehr im Doceditor geöffnet werden.

Neues Reiseprogramm erstellen

Mit dem Button 'Neues Reiseprogramm' wird ein neues Reiseprogramm erstellt. In einer separaten Maske kann ein Rechnungsempfänger ausgewählt werden, oder es kann ad-hoc ein neuer Kunde erstellt werden. Es kann pro Teilnehmer ein eigenes Reiseprogramm erstellt werden.

Dokument hochladen

Um ein externes Dokument hochzuladen:

1. im Dossier den Button 'Dokument hochladen' anwählen
2. Auf 'Durchsuchen' klicken und die gewünschte Datei auswählen
3. Anschliessend eine Beschreibung eingeben und 'Hochladen' anklicken

Das Dokument ist auf der Übersicht ersichtlich und kann ab jetzt von jedem Benutzer direkt aus dem Dossier geöffnet werden.

Zu beachten: Werden in Word Änderungen an einem Dokument vorgenommen und sollen jene Änderungen im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das geänderte Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochgeladen werden.

Dokumente mit folgenden Formaten können ins Umbrella.net hochgeladen werden:

• .rtf
• .txt
• .pdf
• .gif
• .jpeg
• .png
• .doc
• .xml
• .html

Die maximale Grösse pro hochgeladenem Dokument ist 1.5MB.

Brief erstellen

Mit einem Klick auf den Button 'Brief erstellen' öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus dem Dossier ein Brief erstellt werden kann.

Zahlung anfügen

Mit einem Klick auf den Button 'Zahlung anfügen' öffnet sich eine neue Maske, siehe dazu Zahlungen

Zahlung stornieren

Mit einem Klick auf das 'X' neben einer Zahlung wird diese storniert. War die stornierte Zahlung einer Rechnung zugeordnet, und diese Rechnung war anschliessend nummeriert worden, dann bewirkt der Storno ein Denummerieren der Rechnung.

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Leistung

Position löschen

Mit einem Klick auf das 'X' ganz rechts neben dem Betrag einer Position wird diese gelöscht. Alle Rechnungen, welche die zu löschende Position beinhalten, werden denummeriert. Ist eine BSP-Zahlung mit der zu löschenden Position verknüpft, wird diese storniert. Hier geht's zur Kreditkartenzahlung BSP

myclimate Ticket hinzufügen

Position einem Package hinzufügen

Mit Klick auf den Button 'Zusammenführen' rechts neben der Position öffnet sich das Pop-Up 'Package Builder'. Mit dem Package Builder kann eine Position mit deren Leistungen in ein eigenes Arrangement gepackt werden.

Package Builder

Feld	Beschreibung
Flug Swiss	Titel der zu packenden Position aus der Dossierübersicht

Zielposition

Feld	Beschreibung
Zu Position hinzufügen	Falls bereits Positionen gepackt wurden, können weitere Positionen/Leistungen hinzgefügt werden
Neues Produkt	Produkt für das Package auswählen. Siehe Packages auf Produkt erlauben

Einkauf

Feld

Beschreibung

Vor dem Zusammenführen Einkauf nachführen

Beim Aktivieren des Flags wird der bestehende Einkauf nachgeführt und und enthält die ursprüngliche Kommission. Wenn noch kein Einkauf erstellt wurde, erfasst Umbrella einen neuen Einkauf, wie wenn die Rechnung nummeriert wird. Die Kommission wird dann aufgrund der Einstellungen auf dem gewählten Produkt berechnet, siehe Produkt - Bereich Einkauf. Bei nicht aktivieren des Flags wird kein Einkauf erstellt.

Preispositionen

Feld	Beschreibung
Nur zusammenführen	Die Preispositionen bleiben bei der ursprünglichen Leistung aufgelistet.
Preise unten gruppieren	Die Preispositionen werden am Ende der Position gesammelt aufgelistet.

Leistung aus einem Package entfernen

Ist eine Leistung Teil eines Package, erscheint rechts neben dieser Leistung der Button 'Extrahieren'. Mit Klick auf den Button 'Extrahieren' kann die einzelne Leistung aus dem Package entfernt werden.

Package Builder

Feld	Beschreibung
Flug	Name der Leistung, welche aus dem Package entfernt werden soll

Zielposition

Feld	Beschreibung
Zu Position hinzufügen	Falls andere Positionen gepackt wurden, kann die Leistung hinzugefügt werden.
Neues Produkt	Produkt für die Leistung auswählen. Dieses Produkt muss nicht 'Packages erlauben' aktiviert haben, muss aber entweder den ensprechenden Leistungstyp (z.B. Flug wenn es eine Flugleistung ist) oder Arrangement zugeordnet haben. Siehe Bereich Produkt - Leistungstyp. Die neue Position mit der extrahierten Leistung enthält eine Preisposition mit entsprechender Teilnehmeranzahl und dem Betrag 0.00.

Einkauf

Feld

Beschreibung

Einkauf mitnehmen

Mit dem Drop-Down kann ein bereits existierender Einkauf migenommen und der neuen Position zugeordnet werden. Die neue Position hat den Verkaufsbetrag 0.00. Nach dem Anpassen des Betrags der neuen Position und Nummerieren der Rechnung entspricht der Betrag des Einkaufspreises der ursprünglichen Position und kann manuell angepasst werden. Das Produkt, der Lieferant und der Verkaufspreis werden der neuen Position angepasst.

Reisedokumente erstellen

Auf Link 'Bestätigung ' Klicken, um ein Reisdokument zu öffnen.

Für folgende Leistungstypen können Reisedokumente gedruckt werden:

• Unterkunft
• Diverses

Siehe Textbausteine auf Bestätigung PDF für Details.

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Reservationen

Galileo / Amadeus PNR öffnen

Wurde eine Reservation in ein Umbrella.net-Dossier importiert, kann es über den blauen Link direkt in Galileo resp. Amadeus geöffnet werden.

Neue Reservation (BF) hinzufügen

Im Suchfeld im Register "Reservationen" kann eine neue Reservation ausgewählt werden. Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Teilnehmernamen, Destination oder Abreisedatum eingegeben werden. Die Reservation wird auch erkannt, wenn sich die Eingabe im Suchfeld durch Umlaute oder französische Sonderzeichen unterscheidet. Anschliessend auf 'Hinzufügen' klicken, um die Reservation ins Dossier zu importieren. Gibt es genau eine, unnummerierte Rechnung, dann werden alle neuen Leistungen (und BSP-Zahlungen, falls vorhanden) auf diese Rechnung zugewiesen. Gibt es mehrere Rechnungen, oder ist die eine Rechnung nummeriert, werden die neuen Leistungen ins 'nicht verrechnet' gestellt.

Modify akzeptieren / ablehnen

Gibt es unverarbeitete Modifies im Dossier, können diese akzeptiert oder abgelehnt werden. Während eine Ablehnung (reject) keinerlei Änderungen im Dossier bewirkt, führt ein Akzeptieren (accept) zu Datenänderungen. Diese sind im Modify Preview ersichtlich.

Reservation auf Arbeitsplatz exportieren

Eine Reservation kann jederzeit aus dem Dossier zurück auf den Arbeitsplatz exportiert werden. Hierzu auf das Icon mit dem roten Kreuz klicken. Sämtliche Leistungen, welche mit der Reservation ursprünglich in das Dossier importiert worden sind, bleiben im Dossier bestehen.

Vom Arbeitsplatz aus kann die Reservation anschliessend in ein anderes Dossier importiert werden. Modifies erkennen das Dossier aufgrund der importierten Reservation. Somit würde der Modify in diesem Beispiel nicht ins ursprüngliche Dossier, aus welchem die Reservation exportiert worden ist, importiert, sondern in das Dossier in welchem sich die Reservation nun befindet.

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Agenda

Neuer Agendaeintrag hinzufügen

Mögliche Arbeitsschritte ab Bereich Teilnehmer

Teilnehmer zusammenführen

Wenn mehrere Reservationen (oder Modifies) verwendet werden in welchen die Namen leicht unterschiedlich geschrieben wurden, dann generiert Umbrella.net pro Schreibweise einen eigenen Teilnehmer. Mit der Funktion "Teilnehmer zusammenführen" können solche Duplikate zusammengeführt werden. Der resultierende Teilnehmer hat anschliessend

• alle Leistungszuordnungen aller Duplikate
• alle Preisposition-Zuordnungen aller Duplikate (wobei aber der Tnr niemals einer einzelnen Preisposition mehrfach zugeordnet sein kann)
• alle Flugtickets
• alle Sitzplätze

Es können auch mehr als zwei (2) Teilnehmer zusammengeführt werden.

Teilnehmer-Sortierung ändern

Um einen Teilnehmer nach oben zu verschieben muss das Kästchen vor dem entsprechenden Teilnehmer markiert und dann so oft auf den nach oben schauenden Pfeil geklickt werden bis die gewünschte Position erreicht ist. Dasselbe gilt, wenn der Teilnehmer nach unten verschoben werden möchte, dann auf den nach unten schauenden Pfeil klicken. Wichtig: Bereits vorhandene Reiseprogramme und Rechnungen müssen überprüft und ggf. neu gespeichert/nummeriert werden!

Teilnehmer löschen

Um einen Teilnehmer zu löschen muss das Kästchen vor dem entsprechenden Namen markiert und dann auf das Feld „löschen“ geklickt werden. Achtung: mit dieser Funktion werden alle dem Teilnehmer zugeordneten Leistungen etc. gelöscht! Das heisst:

• alle Leistungszuordnungen
• alle Preisposition-Zuordnungen
• alle Flugtickets
• alle Sitzplätze

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Finanzen

Die 'Finanzansicht' erlaubt ein sehr allgemeines Editieren der finanziell relevanten Rechnungsdaten.

Neue Rechnung erstellen

Pro Dossier können mehrere Rechnungen erstellt werden.

1. Den Button 'Neue Rechnung' anklicken. Es öffnet sich eine Maske.

Weiterer Ablauf siehe neue Rechnung erstellen

Zuteilung editieren was auf welcher Rechnung verrechnet wird

Die Zuteilung der einzelnen Leistungen resp. Preispositionen zu einer bestehenden Rechnung, erfolgt über die editierbaren Felder (weiss hinterlegt) auf der bestehenden Rechnung. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt. Wichtig: es muss jeweils die Leistung wie auch das dazugehörende Preisdetail zugeteilt werden.

Tnr.-Zuordnung von Leistungen editieren

Die Teilnehmerzuordnung für Leistungen kann im editierbaren Feld (Pax) manuell geändert werden. Zusätzliche Teilnehmer können mit einem Komma angefügt, unerwünschte Teilnehmer können gelöscht werden. Welcher Reisender hinter welcher Zahl steht, ist oben auf der Maske unter ‚Teilnehmer‘ erwähnt.

Beträge und Tnr.-Zuordnung von Preispositionen editieren

Die einzelnen, editierbaren Beträge (weiss hinterlegt) in der Preisposition gelten immer pro Person und sind den Personen zugeteilt, welche in derselben Preisposition aufgeführt sind. Diese Beträge können manuell geändert werden. Ebenso kann pro Preisposition unter ‚VG‘ eine ‚versteckte Gebühr‘ eingegeben werden. Diese gilt ebenso pro Person und wird auf der Rechnung nicht separat ausgewiesen sondern zum Betrag im Preisdetail addiert.

MwSt.-Verteilung editieren

Zuerst muss die MwSt Tabelle, in der sich die einzelnen Beträge befinden, mittels klick auf das ‚+‘ vor MwSt geöffnet werden. Danach können die einzelnen Beträge editiert werden. Der Totalbetrag der MwSt (die Summe aus allen einzelnen MwSt-Feldern) muss identisch sein mit dem Totalbetrag der jeweiligen Position (ersichtlich im Feld ‚Total‘). Eine inkonsistente MwSt.-Verteilung wird durch einen gelb markierten Betrag in der 'MwSt.'-Spalte gekennzeichnet.

 

 

Zahlungsverteilung editieren

Die bereits vorhandenen Zahlungen können beliebig auf die im Dossier vorhandenen Rechnungen verteilt und zugeteilt werden (mit Ausnahme der auto. Lodge- und BSP-Zahlungen). BSP-Direktzahlung und Flugticket müssen sich auf derselben Rechnung befinden.

Preispositionen löschen

Um eine Preisposition zu löschen muss das entsprechende Kästchen am Anfang der Preiszeile mittels Häkchen markiert und dann auf 'X' geklickt werden. Die Änderungen müssen gespeichert werden. Es können auch mehrere Preispositionen auf einmal gelöscht werden. Wichtig: Pro Position muss mindestens 1 Preisposition vorhanden sein.

Bestehende Rechnung löschen

Eine bestehende Rechnung kann auf der Finanzansicht über das 'X' bei der entsprechenden Rechnung gelöscht werden.

Dossier mit Fremdwährung

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Reiseprogramm

Über den Button "Neues Reiseprogramm" kann ein neues Reiseprogramm erstellt werden. Die im Dossier vorhandenen Teilnehmer können einem oder mehreren Reiseprogrammen zugeordnet werden, indem sie auf den Reiseprogrammen entsprechend angehäkelt werden. Wird ein Teilnehmer einem Reiseprogramm zugeordnet, werden alle Leistungen dieses Teilnehmers auf dem Reiseprogramm angedruckt. Die Zuteilung der Leistungen zu Teilnehmer kann auf der Finanzsicht editiert werden.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Einkauf

Im Register Einkauf können Einkäufe manuell erstellt, existierende Einkäufe bearbeitet, gelöscht oder annulliert werden. Eine ins Umbrella.net importierte Reservation enthält bereits die notwendigen Informationen wie Nettobetrag, Lieferant, Produkt etc., sodass der Einkauf automatisch erstellt wird. Bei einer manuell erstellen Dossierposition wird der Einkauf beim Nummererieren der Rechnung automatisch erstellt. Dies sofern die notwendige Einstellung auf dem Produkt( siehe Produkt Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf) gespeichert ist. Die Funktion 'neuen Einkauf erstellen' im Register Einkauf wird demnach nur selten und meistens in Spezialfällen wie 'Korrekturen' oder 'mehrere Einkäufe für eine Verkaufsposition erstellen' benötigt.

Neuen Einkauf erstellen

Mit Klick auf den Button 'Neu' wird ein neuer Einkauf erstellt. Dieser neue Einkauf wird automatisch dem Dossier zugewiesen. Ein neuer Einkauf hat immer den Status 'provisorisch'. Die detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Einkaufsfeldern befindet sich hier: Beschrieb Einkaufsfelder

Einkauf öffnen

Mit Klick auf einen Einkauf oben im Bereich Einkäufe und Klick auf den Button 'Öffnen' wird ein Einkauf geöffnet. Der Einkauf kann auch mit einem Doppelklick geöffnet werden und befindet sich im unteren Bereich des Bildschirms unter Einkauf.

Einkauf zuweisen

Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Diesem Dossier zuweisen' nach einem dossierlosen Einkauf gesucht werden. Ein Einkauf ohne Dossierzuweisung kann nur über den Menüpunkt Buchhaltung - Einkauf erstellt werden, siehe dossierlosen Einkauf erstellen. Über die Auswahlliste muss die entsprechende Dossierposition ausgewählt werden. Mit Klick auf den Button 'Zuweisen' wird der Einkauf der Dossierposition und dem Dossier zugeordnet. Dieser Arbeitsschritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern

Neue Einkäufe haben immer den Status provisorisch und sind editierbar.

Sobald ein Einkauf durch eine Lieferantenzahlung (Hier gehts zu den Lieferantenzahlungen) bezahlt wurde, ändert der Status automatisch auf definitiv.

Mit Klick auf 'definitiv' und den Button 'Speichern' wird ein provisorischer Einkauf manuell auf definitiv geändert. Definitive Einkäufe können, ausser den Feldern 'Verkaufspreis in CHF' und 'VG in CHF' nicht mehr editiert werden, siehe auch Einkaufsfelder bearbeiten.

Provisorische Einkäufe können gelöscht, definitive Einkäufe können annuliert werden (Zum Arbeitsablauf Einkauf löschen/annullieren).

Einkauf löschen/annullieren

Einkaufsfelder bearbeiten

Die folgenden Einkaufsfelder werden gelegentlich manuell angepasst. Der Beschrieb aller Einkaufsfelder befindet sich hier: Beschrieb Einkaufsfelder

Feld Abreise	Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das Dossier-Abreisedatum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld Einkaufspreis	Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird der Einkaufspreis aus dem Verkaufsbetrag und den Einstellungen auf dem Produkt berechnet (siehe Produkt - Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf). Der Einkaufspreis kann bei Bdearf angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld MWST	Wird die MWST der Kundenrechnung auf dem Register Finanzen geändert, müssen die gewünschten Anpassungen auf dem Einkauf manuell vorgenommen werden. Hierzu werden die MWST Felder mit den MWST Codes manuell den korrekten Beträgen angepasst und mittels Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert. Das Total der auf die MWST Felder aufgeteilten Beträge müssen dem Total des Einkaufspreises entsprechen, andernfalls ist der Einkauf nicht konsistent und kann nicht gespeichert werden.
Feld Rechnungsdatum	Bei manuell erstellten Rechnungspositionen wird automatisch das heutige Datum auf den Einkauf übernommen. Das Feld kann überschrieben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld Rechnungs-Nr.	Bei manuell erstellten Rechnungspositionen sollte hier die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden.
Feld Status	Zum Arbeitablauf Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern
Feld Bemerkung	Im Feld Bemerkung kann eine Notiz eingegeben und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Die Notiz kann z.B. eine Information für den Buchhalter enthalten.
Feld BSP CC Direkt	Bei manuell erstellten Flugpositionen, welche im GDS (Was ist GDS?) mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, muss hier das Häkchen gesetzt und mit Klick auf den Button 'Speichern' gespeichert werden. Bei importieren Flugpositionen, welche bereits mit Kreditkarte bezahlt wurden, ist das Feld automatisch aktiviert.

Zahlungen / Gutschriften

Lieferantenzahlung Hinzufügen

Mit Klick auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung wird eine Lieferantenzahlung 'Einzelzahlung' geöffnet. Automatisch wird der Einkauf, der Lieferant, die Währung, der Betrag (offener Betrag des Einkaufs), das Zahlungsdatum und das Zahlungsmittel ausgefüllt. Mit Klick auf 'Speichern' wird die Zahlung definitiv erfasst und der Einkauf vollständig ausgeglichen.

Sollte der Einkauf teilbezahlt werden, ebenfalls auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung klicken. Den vorgeschlagenen Betrag (offener Betrag des Einkaufs) ändern und auf 'Speichern' klicken. Die Zahlung wird definitiv erfasst. Der Einkauf erscheint mit dem Zahlungsbetrag im Bereich 'Zu prüfende Belege' und muss der Zahlung zugewiesen werden Details Lieferantenzahlungen erstellen

Mit Eingabe der suchbaren Felder der Lieferantenrechnung wie Zahlungsnummer, Abrechnungsnummer, Lieferant, Betrag oder Zahlungsdatum kann im Feld 'Lieferantenzahlung' nach einer Lieferantenzahlung gesucht werden. Sobald die gewünschte Zahlung im Feld erscheint, anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Lieferantenzahlung wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Sollte der Betrag der Lieferantenzahlung nicht mit dem des Einkaufs übereinstimmen, wird der vollständige Einkaufsbetrag ausgeglichen. Dies führt dazu, dass die Lieferantenzahlung anschliessend offen ist. Hier gehts zu Lieferantenzahlungen erstellen.

Lieferantenzahlung öffnen

Mit Klick auf den Link der Lieferantenzahlung wird diese geöffnet.

Lieferantenzahlung entfernen

Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Lieferantenzahlung wird die Verknüpfung zwischen Lieferantenzahlung und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.

Gutschrift hinzufügen

Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld 'Gutschrift' nach einer internen Gutschrift oder einem ungebundenen Einkauf mit negativem Betrag (Gutschrift) gesucht werden. Sobald die gewünschte Gutschrift im Feld erscheint, diese anwählen und mittels Klick auf den Button 'Speichern' hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Gutschrift wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Der Betrag der Gutschrift wird vom Einkauf 'offener Betrag' abgezogen.

Gutschrift öffnen

Mit Klick auf den Link der Gutschrift wird diese geöffnet.

Gutschrift / interne Gutschrift entfernen

Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der Gutschrift (Einkauf mit Negativbetrag) wird die Verknüpfung zwischen Gutschrift und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status 'definitiv'.

Mit Klick auf das 'x' rechts hinter dem Betrag der internen Gutschrift wird die Verknüpfung zwischen interner Gutschrift und annulliertem Einkauf aufgehoben. Die Stati 'annulliert' und 'interne Gutschrift' ändern auf 'definitiv'.

Offener Betrag

Hier wird der aktuell offene Betrag des Einkaufs angezeigt.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Selektionskriterium

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Mitteilungen

Incoming Mails

Umbrella.net hat die Möglichkeit ein E-Mail Postfach nach Dossier relevanten E-Mails abzufragen und diese dem Dossier zuzuteilen. Die Dossier relevanten E-Mails sind unter dem Register Mitteilungen ersichtlich. Es ist möglich aus Umbrella.net auf ein Incoming Mail zu antworten. Um die Incoming Mails empfangen zu können, müssen die POP3 / IMAP Eingaben bei Mandant und Filiale (Filialcodes)hinterlegt werden. Damit ein E-Mail ins Dossier angehängt wird muss im Titel die Dossiernummer (Beispiel ref. 10) vorhanden sein oder eine Bookingfile Number (Beispiel KO86LI).

Manueller Eintrag

Es kann unter dem Register Mitteilungen ein manueller Eintrag erstellt werden.

Betreff	Titel des Eintrages
Nachricht	Eingehende Erläuterung zum Titel
Antwort erwartet bis	Bis wann muss sich die Person wieder melden oder bis wann muss der Eintrag erledigt werden

Ausstehende Einträge erscheinen auch auf dem Arbeitsplatz unter Nachrichten.

Technische/Funktionale Details

Ändern der Verkaufswährung

Bei einer Änderung der Dossierwährung werden alle Rechnungen denummeriert, und alle Preispositionen werden zum gültigen Wechselkurs in die neue Verkaufswährung umgerechnet.

Wird in einem Fremdwährungsdossier eine Zahlung erfasst, muss neben dem Zahlungs-Betrag der entsprechende Betrag in der Dossierwährung angegeben werden. Der letztere Betrag wird verwendet um intern die Rechnungsbelege auszugleichen. Existieren in einem Dossier schon Zahlungen, kann daher die Dossierwährung nicht geändert werden, da sonst die Zahlungsbeträge in Dossierwährung ggf. fehlen würden.

Details zur IATA Area

Siehe Feld IATA Area

Die IATA Area wird beim Import automatisch von Umbrella.net gesetzt, aufgrund einer internen Destinationen Tabelle. Technisch:

• IATAAREA 1 = Domestic
• IATAAREA 2 = Europa
• IATAAREA 3 = Interkontinental

Der höchste Wert bestimmt die IATA Area der Flugleistung. Z.B. ZRH - HRG - ZRH = IATA area 3.

Wenn alle Destinationen Abflug und Ankunft im gleichen Land liegen, wird in jedem Fall die IATA Area "Domestic" gesetzt. Eine Flugleistung SFO-LAX-SFO wird somit als "Domestic" behandelt, während allerdings eine Flugleistung MEX-SFO-MEX als "Interkontinental" behandelt wird. Anders wird eine Flugleistung PAR-FRA-PAR als "Europa" behandelt, da auf allen diesen Destinationen in der Destinationen-Tabelle "Europa" hinterlegt ist.

Manuelle Änderungen des Origins oder der Destination auf der Commercial Lasche und Speichern führt die IATA Area nach.

Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht

Auf der Dossierübersicht, Register Leistungen, werden alle Positionen mit den zugehörenden Leistungen des Dossiers aufgelistet. Die Leistungen auf der Dossierübersicht sind grundsätzlich chronologisch sortiert. Auf der Rechnung hingegen basiert die Reihenfolge auf dokument-bezogenen Layoutinformationen, siehe Reihenfolge Doceditor. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor oft nicht die gleiche wie auf der Dossierübersicht.

Auf der Dossierübersicht gilt:

1. Position mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
2. Position mit gleichen Startdatum werden sortiert nach Leistungstyp
3. Alle Positionen ohne jegliches Datum werden zuunterst aufgeführt (zB Gebühren)
4. Verlinkte Positionen (zB Refunds) werden direkt nach der Original-Position aufgeführt.

Innerhalb einer Position gilt für die Leistungen:

1. Leistungen mit unterschiedlichem Startdatum werden chronologisch aufgelistet
2. Leistungen mit gleichen Startdatum werden nach einer speziellen Logik sortiert welche garantiert dass die Leistungsreihenfolge derjenigen Reihenfolge entspricht nach welcher die einzelnen Leistungen angetreten werden.

Textbausteine auf Bestätigung PDF

Auf dem Bestätigungs-PDF können freie Texte zur Leistung angedruckt werden. Es gelten dabei folgende Regeln:

1. Gibt es im Dossier überhaupt keine aktive Rechnung, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
2. Ist die Leistung auf mehreren Rechnungen vorhanden, so werden die Texte des Lieferanten (aus dem Reservations-Record) angedruckt
3. Ist die Leistung auf genau einer Rechnungen vorhanden, so werden die Texte diese Rechnung angedruckt

Punkt (2) ist deshalb zwingend weil die unterschiedlichen Rechnungen auch unterschiedliche Freitexte zu derselben Leistung enthalten können.