Dossier

Übersicht

Ein "Dossier" umfasst alle Daten im Zusammenhang mit einer Reise. Jedes Dossier verfügt über einen Titel und eine eindeutige, vom System zugeteilte Nummer. Die Dossiersicht enthält verschiedene Register, welche wiederum eigene Bereiche enthalten und spezifische Funktionalität anbieten.

Layout

Benutzeroberfläche

Register Übersicht

Bereich Dossier

Feld	Beschreibung
Dossiernummer	Wird vom System automatisch zugeteilt. Nummerierung ist fortlaufend.
Abreise / Rückreise	Umbrella berechnet diesen Eintrag automatisch aufgrund der Reisedaten. Diese können auf der Rechnung bzw. im Reiseprogramm editiert werden.
Titel	Der Titel wird beim Erstellen des Dossiers definiert. Er kann jederzeit abgeändert werden.
Land	Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden.
Destination	Beim Import einer Reservation wird das Land automatisch abgefüllt. Anderenfalls muss diese Information manuell ergänzt werden. Ein Klick auf die Weltkugel (links vom Destinationsfeld) öffnet Google Maps mit Blick auf die gewählte Destination.
Geschäftsbereich	Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach Geschäftsbereiche. In der Auswertung: Umsatz kann dann der Umsatz pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der Filiale#Register Defaultwerte übernommen, kann manuell abgeändert werden.
Kategorie	Umbrella.net erlaubt die Einteilung der Dossier nach Dossierkategorien. In der Auswertung: Umsatz kann dann der Umsatz pro Dossierkategorie ermittelt werden. Wird beim Erstellen des Dossier automatisch vom Default der Filiale#Register Defaultwerte übernommen, kann manuell abgeändert werden.
Verantwortliche(r)	Es wird automatisch der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin eingetragen, welche/r das Dossier eröffnet hat. Auf diesen Benutzer läuft der Umsatz des Dossiers.
Notizen	Hier können informative Notizen / Kundeninformationen eingefügt und hinterlegt werden. Um den gesamten Notiztext anzuzeigen reicht es mit der Maus über das gelbe Notiz-Icon zu fahren. Um Dossier-Notizen einzugeben, klicken Sie auf das Icon. Diese Notizen sind rein informativ.

Bereich Inhaber

Im Bereich 'Inhaber' wird der Hauptkunde des Dossier gesetzt. Dies ist nicht zwangsläufig der Dokumentempfänger, Rechnungs- und Reiseprogrammempfänger können pro Dokument individuell gesetzt werden. Fährt man mit der Maus über das Icon werden zusätzliche Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail angezeigt (sofern erfasst). Mit einem Klick auf das Icon verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.

Zunterst in diesem Bereich sind Angaben wann das Dossier von wem erstellt wurde, und wann es zuletzt geändert wurde.

Bereich Rechnungen

Detail - Rechnungen

Der Bereich 'Rechnungen' enthält eine Übersicht der aktuellen Rechnungen. Mittels einer Baumstruktur kann auf alte PDF-Dateien zugegriffen werden, siehe dazu Doceditor#Rechnung nummerieren. Fährt man mit der Maus über das Icon des Rechnungsempfängers werden zusätzliche Adressdaten wie Tel.-Nr oder E-Mail angezeigt (sofern erfasst). Mit einem Klick auf das Icon verlässt man das Dossier und öffnet die Kundendaten.

Eine neue Rechnung kann mit dem Button "Neue Rechnung" erstellt werden.

Ein Klick auf eine Rechnung öffnet den Doceditor, in welchem die Rechnung bearbeitet werden kann. Siehe dazu Doceditor#Dossierdaten manuell editieren und ergänzen.

Um eine Rechnung zu stornieren / löschen wird auf das 'X' am Ende vom Rechnungslink geklickt.

Bereich Weitere Dokumente

Der Bereich 'Weitere Dokumente' enthält neben (optional) einem Reiseprogramm weitere, externe Reisedokumente.

Eine neues Reiseprogramm kann mit dem Button "Neues Reiseprogramm" erstellt werden.

Ein Klick auf ein Umbrella.net-internes Reiseprogramm öffnet den Doceditor, in welchem das Reiseprogramm bearbeitet werden kann. Siehe dazu Doceditor#Dossierdaten manuell editieren und ergänzen. Ein Klick auf alle anderen Arten von Dokumente öffnen diese im entsprechenden Standardprogramm.

Um ein Dokument zu löschen wird auf das entsprechende 'X' geklickt.

Siehe #Dokumente hochladen.

Bereich Finanzen

Detail - Finanzen

Der Bereich 'Finanzen' biete eine Übersicht der relevanten Finanzzahlen des Dossiers

Module: Fremdwährung

Verkaufswährung

Feld	Beschreibung
Umsatz	Gesamter Umsatz des Dossier
Zahlungen	Das Total aller Zahlungen im Dossier. Stornierte Zahlungen werden nicht berücksichtigt.
Einkauf	Ist das Modul Einkauf nicht aktiviert, kann hier ein Einkaufsbetrag erfasst werden. Ist hingegen das Module Einkauf aktiviert, wird hier die Summe aller Einkäufe angegeben.

Module: Einkauf

Feld	Beschreibung
Nettogewinn	Hier wird der Nettogewinn ausgewiesen als Differenz von 'Umsatz' und 'Einkauf'
Nettogewinn (%)	Hier wird der prozentuale Nettogewinn ausgewiesen. Dieser berechnet sich als "Nettogewinn / Einkauf"

Bereich Dossier Status

Detail - Dossier Status

Der Bereich 'Dossier Status' gibt eine Übersicht über die Dossierqualität und zeigt auf was noch gemacht werden muss. Immer angezeigt werden

Feld	Beschreibung
Nicht verrechnet	Das Total aller Preisposition welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
Offener Zahlungsbetrag	Das Total aller Zahlungsbeträge welche keiner Rechnung zugewiesen sind; sollte 0.00 sein.
Offener Rechnungsbetrag	Das Total aller unbezahlten Rechnungen. Bei einem pendenten Dossier ist diese Betrag oft (noch) nicht 0.00.
Fällig	Das Total aller fälligen Rechnungsbeträge. Die Fälligkeit folgt aus der gewählten Zahlungskondition.
Status der Reiseleistungen	Bestätigte oder annullierte Leistungen sind in Ordnung. Pendente Leistungen deuten darauf hin dass noch etwas gemacht werden muss. Optionen und unbekannte Status verhindern das Nummerieren einer Rechnung und sollten baldmöglichst bearbeitet werden.

Je nach Status und aktivierten Modulen können noch weitere Einträge aufgelistet werden, zB:

• Pendente Modifies
• Überfällige Agendaeinträge

Bereich Zahlungseingänge

Bei den Zahlungseingängen sind sämtliche eingegangenen Zahlungen eines Dossiers vermerkt. Fehlerhafte Zahlungen können gesamthaft mit dem 'X' storniert werden, siehe auch #Zahlung Teilrückerstattungen.

Ein Klick auf das Zahlungs-Icon öffnet eine Detailsicht der Zahlung im UI Zahlungen suchen. Ein Klick auf den Text-Link öffnet die Quittung (PDF).

Register Leistungen

Unter dem Register 'Leistungen' sind alle Reiseleistungen des Dossier ersichtlich. Die Leistungen sind grundsätzlich chronologisch sortiert, verlinkte Positionen (siehe #Positionen verlinken) werden aber direkt nacheinander aufgelistet.

Ausgewählte Typen von Reiseleistungen bieten eine "Bestätigung". Ein Klick auf diesen Link öffnet ein PDF welches - ausgedruckt - der Kunden mitnehmen kann um vor Ort zB dem Hotel abzugeben. Im Moment unterstützen die folgenden Leistungstypen den Bestätigungs-Druck:

• Hotel
• Transfer
• Diverses

Die Leistungen können mit dem 'x' hinter dem Betrag gelöscht werden.

Module: Package Builder

Neben jeder Leistung findet man das Icon für die Funkton 'Package Builder'. 'Gepackte' Leistungen sind durch ein Icon gekennzeichnet. Mit Klick auf das Icon hinter einer gepackten Leistung können Leistungen aus dem 'Package' entfernt und einem neuen Produkt zugeteilt werden.

Register Reservationen

In der Lasche 'Reservationen' werden bereits importierte Reservationen und Modifies angezeigt, ausserdem können hier Reservationen nachträglich in ein Dossier importiert werden.

Von hier aus werden Modifies importiert. Steht ein Modify zum Import bereit, wird die Lasche rot dargestellt.

Mit dem Klick auf 'x' am Ende jeder Reservation wird die REservation zurück auf den Arbeitsplatz gestellt, ist nicht mehr im Dossier vorhandne und kann zu einem späteren Zeitpunkt oder in ein anderes Dossier importiert werden.

Register Agenda

Module: AgendaNur für Modul Agenda

• Im geöffneten Dossier auf die Lasche ‚Agenda‘ klicken und anschliessend den Button ‚Eintrag hinzufügen‘ anwählen. Auf der darauf folgenden Maske wird der Eintrag erfasst. Umbrella wählt automatisch das zugehörige Dossier sowie den zugehörigen Kunden aus.

• Im Bereich 'Agenda' sind die Agendaeinträge ersichtlich, die für diese Person erstellt wurden. Überfällige Agenda-Einträge werden rot dargestellt, erledigte Einträge kursiv.

• Um den Agendaeintrag als erledigt zu markieren, das Häkchen bei diesem Agendaeintrag aktivieren. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird jedoch kursiv angezeigt.

• Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link 'Eintrag hinzufügen...' klicken.

Register Teilnehmer

Alle Teilnehmer eines Dossiers sind hier ersichtlich. Mit dem Pfeil können Sie die Reihenfolge der Teilnehmer ändern. Diese wird ebenfalls auf die Rechnung übernommen.

In Umbrella.net muss nicht jeder Teilnehmer als Person erfasst werden, es reicht wenn der Rechnungsempfänger als Person erfasst wird.

Falls die Schreibweise der Teilnehmer in den Reservationen anders ist (z.B. CETS: Müller, Galileo: Mueller) werden die Teilnehmer doppelt angefügt.

Die Teilnehmer müssen dann auf dem Dossier gemergt (= zusammengefügt) werden. Der Name, welcher in der Reihenfolge weiter oben ist, bleibt in Ihrem Dossier vorhanden (wenn nötig, schieben Sie den gewünschten Namen mit dem Pfeil nach oben). Wählen Sie die Kunden, welche Sie verknüpfen möchten, mit dem Häkchen an. Wählen Sie die Schaltfläche 'Merge' an.

Der Kunde existiert somit nur noch einmal und „erbt“ gleichzeitig die Leistungen/Preise des gelöschten Kunden. Möglicherweise enthält Ihr Dossier nun doppelte Preise/Leistungen. Überflüssige Preise lassen sich am besten über die Finanzübersicht und Leistungen über den Dokumenteneditor entfernen.

Siehe dazu Video 'Teilnehmermerge'.

Register Finanzen

Das Register Finanzen enthält alle entsprechenden Informationen wie Beträge pro Teilnehmer, Totalbeträge, Mehrwertsteuer-Verteilung, Teilnehmerrechnungen, erhaltene/offene Zahlungen usw. auf einen Blick. Die Teilnehmerzuteilungen und Beträge können manuell bearbeitet werden.

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Finanzansicht_2.88.pdf

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/basismodul/finanzansicht.html

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Finanzansicht_Fremdwaehrung.pdf

Erstellen von Teilnehmerrechnungen

Der schnellste Weg Teilnehmerrechnungen zu erstellen ist, wenn die bestehende Rechnung (über alle Teilnehmer und Leistungen) fertiggestellt ist und anschliessend gesplittet wird.

Um die erstellte Rechnung zu splitten, auf das Register 'Finanzen‘ klicken. Anschliessend über 'Neue Rechnung‘ eine neue Rechnung anfügen.

Auf der darauf folgenden Maske den neuen Rechnungsempfänger auswählen. Falls die Person noch nicht im Kundenstamm besteht, diese über 'Neu zufügen‘ erfassen.

In der Finanz-Ansicht ist jetzt eine neue Rechnung ersichtlich für die soeben erfasste Person.

Zuerst muss die Teilnehmerzuordnung für beide Rechnungen angepasst werden. Person 3 wird aus der ersten Rechnung gelöscht und auf der zweiten Rechnung eingefügt. Speichern!

Umbrella passt die Preise automatisch an.

In der Finanz-Ansicht können alle Beträge manuell abgeändert werden. Beispiel: Die Bearbeitungs-gebühr soll auf CHF 30.- pro Person abgeändert werden.

Momentan sind der ersten Teilnehmerrechnung Bearbeitungsgebühren im Wert von CHF 80.- zuge¬teilt. Die Bearbeitungsgebühr soll jedoch neu CHF 30.- pro Teilnehmer sein, resp. CHF 90.- im Total.

Um den Betrag anzupassen, die Teilnehmer manuell auf 1,2,3 abändern und den Betrag auf CHF 30.-.

Die Änderungen speichern! Es empfiehlt sich, in der Finanz-Ansicht ‚von links nach rechts‘ zu arbeiten.

Die erste Rechnung öffnen, ggf. mit Textbausteinen ergänzen und anschliessend nummerieren.

Die zweite Rechnung kann dann direkt aus der ersten Rechnung geöffnet werden.

Auf der Finanzansicht können Zahlungen einer anderen Rechnung zugeteilt werden, resp. eine Zahlung kann auf mehrere verschiedene Rechnungen verteilt werden. Hierzu können die entsprechenden Beträge einfach gelöscht resp. überschrieben werden. Speichern!

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/basismodul/finanzansicht_teilnehmerrechnungen.html

Leistungen im 'nicht verrechnet' bei CETS-Modify

Ausgangslage: Es wurde eine Buchung vorgenommen im CETS. Im Umbrella.net besteht ein Dossier mit Rechnung. Es wird eine neue Leistung dazu gebucht und das Modify steht zum Import bereit.

Schritt 1:

Die Reservation direkt auf der Liste doppelklicken oder anklicken und ‚Verarbeiten‘ wählen.

Es erscheint eine Übersicht, welche Leistungen gelöscht (rot dargestellt), welche neu angefügt (grün dargestellt), welche geändert werden (grau dargestellt) und an welchen Leistungen sich nichts ändert (weiss dargestellt).

Um die Änderungen zu übernehmen ‚Akzeptieren‘ anklicken.

Schritt 2:

Die Finanzansicht überprüfen. Sind neue Leistungen dazugekommen, die sich im ‚Nicht verrechnet‘ befinden?

In der Finanzansicht ist ersichtlich, dass eine neue Leistung über CHF 840.- dazu gebucht wurde.

Es kann gewählt werden, ob für die neuen Leistungen eine neue Rechnung erstellt werden soll, oder ob eine Ersatzrechnung über alle Leistungen erstellt werden soll.

In diesem Beispiel soll der Betrag auf die bestehende Rechnung übertragen werden. Hierzu die Person (1) aus dem ‚Nicht verrechnet‘ auf die bestehende Rechnung verschieben (die Leistung sowie auch die Preisposition). Der Betrag von CHF 840.- wird automatisch auf die Rechnung übernommen. Speichern nicht vergessen!

Der Totalbetrag im ‚Nicht verrechnet‘ ist nun wieder auf 0.-, das Total der bestehenden Rechnung wurde um CHF 840.- erhöht.

Schritt 3:

Die Rechnung überprüfen. Aufgrund der neu hinzugefügten Leistung auf die bestehende Rechnung (Preisänderung) wurde diese Rechnung denummeriert.

Die Rechnung muss nun überarbeitet und anschliessend neu nummeriert werden.

Beispiel: Verrechnung eines Flugscheins vor / nach Ticketausstellung

Ausgangslage: Ein Flugschein wurde dem Kunden vor Ticketausstellung verrechnet. Das Ticket wird anschliessend ausgestellt.

Wichtig ist, dass das Booking File nach Ausstellen der Flugtickets erneut ins Umbrella.net importiert wird, damit die Flugticket-Nummer auf der Rechnung erscheint (die Rechnung muss neu nummeriert werden). Anderenfalls stimmt die BSP-Abrechnung nicht und das Dossier erscheint auf der Fehlerliste in der Buchhaltung.

Register Einkauf

Dossier, Register Einkauf

Bei einer elektronischen Buchung (Galileo, Amadeus, Worldspan, Sabre, CETS, Touronline etc.) wird der Einkauf während dem Import einer Reservation automatisch erstellt und damit einem Dossier, resp. einer Dossierposition zugeordnet.

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Einkauf%20beim%20Import.pdf

Der Einkauf entspricht dem Nettobetrag der Lieferantenrechnung/en pro Dossier. Die Marge (Nettogewinn) wird somit pro Dossier ausgewiesen. Die Auftragsgebühren werden mit 100% Kommission ausgewiesen und haben keine Einkaufsposition. Der Einkauf wird in der Lasche Einkauf aufgeführt. Die Marge (Nettogewinn in CHF und in %) wird auf der Dossierübersicht, Bereich Finanzen aufgeführt.

http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/Einkauf%20beim%20Import.pdf

Um einen Einkauf zu ändern wechseln Sie auf dem Dossier ins Register 'Einkauf'. Öffnen Sie die gewünschte Einkaufsposition.

Solange die Einkaufsposition auf Status 'Provisorisch' ist, können Sie den Einkauf verändern und speichern.

Wenn der Status auf definitiv gesetzt wurde, können Sie den Einkauf nicht mehr verändern, da die Daten bereits in die Buchhaltung übergeben wurden. Sie können den Einkauf annullieren und einen neuen erstellen.

Um einen Einkauf zu annullieren, öffnen Sie die zu annullierende Einkaufsposition und klicken auf den Button 'Löschen'.

Die Annullation wird auf der Einkaufsposition unter 'Dieser Einkauf wird ausgeglichen durch' aufgeführt. Mit Klick auf den Link öffnet sich die Annullation.

Die Original Einkaufsposition sowie die dazugehörende Annullation finden Sie ebenfalls in der Einkaufsübersicht im Dossier. So haben Sie jederzeit die Übersicht über alle Einkaufspositio- nen und deren Annullation.

Um einen neuen Einkauf in einem Dossier zu erstellen klicken Sie auf den Button 'Neu'.

Sie erhalten eine neue Einkaufsmaske. Das Produkt, der Lieferant, das Abreisedatum und der Verkaufspreis werden von der ersten Dossierposition übernommen und können editiert werden. Füllen Sie die Felder inklusive Einkaufspreis aus und speichern Sie die Anpassungen.

Register Commercial

Module: Commercial

Commercial-Daten wie z.B. Flugnummern und Airlinecodes werden aus den CRS automatisch ins Umbrella.net importiert.

Zusätzliche Informationen, wie z.B. Reasoncode und Fare Type, können wie folgt in Galileo eingegeben werden:

DI.FT-SV NF3000.00 FO2000.00 RC10 FT50

• NF = Normal Fare / Benchmark
• FO = Fare Offered / Offered
• RC = Reason Code
• FT = Fare Type

Diese Daten werden dann aus der Galileo Reservation (GMIR) in Umbrella.net auf die Commercial Lasche übernommen.

Aus anderen GDS werden diese Daten (bisher) nicht übernommen.

Bereich Commercial data / Codes

Hier wird die Landeswährung der Beträge der Positionen angezeigt. Z.B. CH = CHF, AT = EUR.

Positionen

Bei einem Positionstyp handelt es sich um den Leistungstyp der Dossierposition. Dieser kann über das Produkt gesteuert werden.

Produkt erfassen

Je nach Positionstyp, welcher auf der Rechnung erfasst wurde, sind unterschiedliche Felder im Register Commercial ersichtlich. Für die Schnittstellen Tamara / Amex BTA sind die Positionstypen: Flug, Unterkunft, Automiete, Zug und Gebühr korrekt auszufüllen. Alle anderen Positionstypen haben keine Commercial Daten, werden aber auf der Commercial Lasche mit dem Hinweis ,Keine Commercial Data / Codes für diesen Positionstyp' aufgeführt.

siehe Positionstypen

Position Flug

(!) = zwingendes Feld für Kreditkarten-Exporte

Feld	Beschreibung
Flug	Beschreibung der Dossierposition.
IATA area	Wird beim Import aufgrund einer internen Destinationen Tabelle gesetzt. (Details...)
Dest. (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Destination Code (three letter code (3LC)) / Beispiel: LAX
Coun. (!)	Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Country Code (two letter code (2LC)) / Beispiel: US
Ticket	(?)
Ausstelldatum (!)	Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Ticket Nr. (!)	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst (13 Stellen). Bei LCC Carrier = Alphanummerisch / Beispiel 123ABC (max. 8 Stellen). Bei Conjunction Tickets darf nur die erste Ticketnummer gespeichert werden. Kreditkarten - Schnittstellen erwarten hier die Booking File Nr.
Airline (!)	Wird aus dem CRS importiert. Two letter code (2LC) muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Airline Code / Beispiel: LX. Eingabe wird über interne Airline Tabelle validiert und muss vorhanden sein und über einen gültigen three letter code (3LC) verfügen, ansonsten erscheint Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
Fare paid	Verkaufspreis inkl. VG und Rabatt, wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Benchmark	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Offered	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Reason Code	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Fare type	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Dep. (!)	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Orig. (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Three letter code (3LC) / Beispiel: ZRH. Eingabe wird über interne Destinationen Tabelle validiert und muss vorhanden sein, ansonsten erscheint die Fehlermeldug: Ungültiger Code, beim Speichern.
Dest. (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Three letter code (3LC) / Beispiel: LHR. Eingabe wird über interne Destinationen Tabelle validiert und muss vorhanden sein, ansonsten erscheint die Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
Flug-Nr. (!)	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst. Beispiel: LX 120
Airline1	Wird aus dem CRS importiert. Nummerischer three letter code (3LC) muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Nummerischer Airline Code / Beispiel: 724. Für Low-Cost-Carrier (LCC) muss der ICAO-Code eingegeben werden, z.B. EZY.
Klasse (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Beispiel: Y
LCC	Bei Low Cost Carrier muss das Kästchen mit einem Mausklick angewählt und gespeichert werden.
(Variable), z.B. (ADD)	Klammerwert ist der Wert, welcher auf der Rechnung in den Feldern 'Flug von' erfasst wurde. Er dient der Orientierung bei manuellen Änderungen auf der Commercial Lasche. Manuelle Änderungen der Daten auf der Commercial Lasche bewirken keine Änderung der ursprünglichen Daten auf der Rechnung, somit können z.B. Orig. (ZRH) und der Wert in der Klammer (FRA) voneinander abweichen. Beispiel

Position Gebühr

Feld	Beschreibung
Teilnehmer	Wird auf der Rechnung erfasst.
Verbunden mit	Verlinkte Dossierposition

Zum Arbeitsablauf Gebührenposition mit Dossierposition verlinken

Position Unterkunft

Feld	Beschreibung
()	Startdatum - Enddatum
Hotelname	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Chain Code (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Zimmertyp	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Property Code (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Dest.(!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: LAX
Coun.(!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: US
Betrag	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Preis pro Nacht	Wird, wenn vorhanden mit Währung und Betrag aus dem CRS importiert.Kann manuell auf dem Register Commercial eingetragen und gespeichert werden.

Position Automiete

Feld	Beschreibung
()	Startdatum - Enddatum
Anbieter (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden
Pick-up	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Kategorie	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Dest. (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: LAX
Coun. (!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: US
Betrag	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Preis pro Tag (!)	Wird, wenn vorhanden, mit Währung und Betrag aus CRS importiert. Kann manuell auf dem Register Commercial eingetragen und gespeichert werden.

Position Zug

Feld	Beschreibung
()	Startdatum - Enddatum
Route	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Fare Type (!)	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Dest.(!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Zugpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: BSL
Coun.(!)	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: CH
Betrag	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst

Position Refund

Feld	Beschreibung
Airline (!)	Wird aus dem CRS importiert. Airline Code / Beispiel: LX. Eingabe wird über interne Airline Tabelle validiert und muss vorhanden sein und über einen gültigen three letter code (3LC) verfügen, ansonsten erscheint Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
Route	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Commercial Lasche erfasst.
IATA Area	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Commercial Lasche erfasst.
Betrag	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuellen Positionen auf der Rechnung eingetragen werden.
Benchmark	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Offered	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Reason Code	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Fare Type	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Rückerstattung (!)	Belegnummer des Refunds, setzt sich aus Airline Code und Ticketnummer des Originaltickets zusammen. Daten werden von der Rechnung übernommen.
Teilnehmer	Person, auf welche die Rückerstattung ausgestellt wurde.
Verbunden mit	Verlinkte Flugleistung.
(Variable), z.B. (724)	Klammerwert sind Werte, welche bereits auf der Rechnung erfasst wurden. Sie dienen der Orientierung bei manuellen Änderungen auf der Commercial Lasche. Manuelle Änderungen der Daten auf der Commercial Lasche bewirken keine Änderung der ursprünglichen Daten auf der Rechnung.

Zum Arbeitsablauf Refundposition mit Flugposition verbinden

Register History

Sie sehen dort alle Belege sowie Zahlungsausgleiche. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit zu prüfen wie eine Zahlungsverteilung in der Vergangenheit aussah. Zudem gibt es ein Log relevanter Dossier-Aktionen.

Folgende Aktionen führen zu einem Eintrag in der Action History:

Rechnung

• Nummerieren einer Rechnung
• Abspeichern einer Rechnung
• Rechnung löschen
• Denummerieren einer Rechnung
• Löschen einer Rechnungsposition

Dossier

• Dossier erstellen
• Speichern der Finanzansicht
• Import eines Dossier (via XML)
• Löschen eines Teilnehmers
• Löschen eines abgespeicherten Dokumentes
• Löschen eines Reiseprogramms
• Speichern des Dossiers
• Jedes E-Mail welches verschickt wird (via E-Mail Button auf Dossierübersicht)

Zahlungen

• Stornieren einer Zahlung
• Zahlung hinzufügen

Module: Package Builder

Package Builder

• Position zu einem Package hinzufügen
• Position von einem Package entfernen

Reservation

• Hinzufügen einer Reservatin (reservation/modify)
• Löschen einer Reservation vom Dossier

Module: Einkauf

Einkauf

• Stornieren eines Einkaufs
• Löschen eines Einkaufs
• Speichern eines Einkaufs

Arbeitsabläufe / Prozesse

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht

Speichern

Felder auf der Dossierübersicht können nach Änderungen gespeichert werden. Der Fälligkeitsbetrag wird aktualisiert.

Abbrechen

Aktion wird abgebrochen. Geänderte, noch nicht gespeicherte Felder auf der Dossierübersicht werden rückgängig gemacht.

Dossier löschen

Solange ein Dossier über keine nummerierten Rechnungen und/oder Zahlungen verfügt, kann das Dossier im Register Übersicht, Schaltfläche 'Löschen' (unter dem Dokumentenempfänger) gelöscht werden.

Dokumente hochladen

Um ein externes Dokument hochzuladen:

1. im Dossier den Button 'Dokument hochladen' anwählen
2. Auf 'Durchsuchen' klicken und die gewünschte Datei auswählen
3. Anschliessend eine Beschreibung eingeben und 'Hochladen' anklicken

Das Dokument ist auf der Übersicht ersichtlich und kann ab jetzt von jedem Benutzer direkt aus dem Dossier geöffnet werden.

Zu beachten: Werden in Word Änderungen an einem Dokument vorgenommen und sollen jene Änderungen im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das geänderte Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochgeladen werden.

Dokumente mit folgenden Formaten können ins Umbrella.net hochgeladen werden:

• .rtf
• .txt
• .pdf
• .gif
• .jpeg
• .png
• .doc
• .xml
• .html

Module: Standardbriefe/MPD

Offerte (MPD)

Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.

Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.

-> Modul

-> Doceditor <module>

Reiseprogramm

Falls das Reiseprogramm noch nicht besteht, auf ‚Neues Reiseprogramm‘ klicken.

In der darauf folgenden Ansicht den Empfänger auswählen. Ist das Häkchen bei ‚Dokument an-schliessend öffnen‘ aktiviert, so wird das Reiseprogramm automatisch geöffnet, sobald auf ‚Erstellen‘ geklickt wurde.

Um das Reiseprogramm zu bearbeiten, auf den Link klicken.

Der Reiseprogramm-Editor öffnet sich. Das Reiseprogramm kann jetzt bearbeitet werden.

Feld	Beschreibung
Öffnen	Es kann direkt ein anderes, bestehendes Dokument geöffnet werden.
Dokument neu laden	Über 'Dokument neu laden' werden vorgenommene Änderungen rückgängig gemacht.
Speichern	Die vorgenommenen Änderungen werden gespeichert.
Kopie speichern	Eine Kopie des Reiseprogramms wird im PDF-Format im Dossier gespeichert.
Freier Text	Es wird ein neues Textfeld geöffnet
Textbaustein	In einem Textfeld die richtige Stelle anklicken und den gewünschten Textbaustein einfügen.

Das Reiseprogramm kann für die individuelle Bearbeitung im Word geöffnet werden. Das Reiseprogramm kann als PDF ausgedruckt werden.

Brief erstellen

Um einen Brief zu erstellen, auf ‚Brief erstellen‘ klicken.

Es öffnet sich folgende Maske:

Feld	Beschreibung
Empfänger	Dossierinhaber Bei Teilnehmerrechnungen kann über das Drop-Down der gewünschte Empfänger gewählt werden.
Betreff	Dossiertitel, kann bei Bedarf editiert werden
Text	Einleitungstext: Briefanrede des ausgewählten Empfängers/Dossierinhabers Text: Hier kann ein bereits hinterlegter Textbaustein ausgewählt werden. Siehe MPD - Textbausteine Schlusstext: Grusszeile (siehe Dokumenteneinstellungen: Standardbrief)
Automatische Ablage	Hier kann eine losgelöste Kopie des Originalbriefs auf dem Dossier abgelegt werden (automatisch hochladen)

Über ‚Brief öffnen‘ öffnet sich der ausgewählte Brief im Word und kann von daher weiterbearbeitet und ausgedruckt werden.

Werden im Word Änderungen am Dokument vorgenommen und sollen diese im Umbrella.net ersichtlich sein, so muss das Dokument über ‚Dokument hochladen‘ hochgeladen werden.

myclimate

• myclimate Tickets können für Arrangements oder Flugtickets verkauft werden.
• Optionen und Sofort-Kauf sind möglich.
• Bei Änderungen der Reisepläne muss, sofern der Kunde diese Änderung bei myclimate vor¬nehmen möchte, das Ticket annulliert und neu gebucht werden.
• Die Tickets können als ‚Spende‘ bei den Steuern abgezogen werden.
• myclimate Tickets können bis zu 7 Tage vor Abreise kostenlos storniert werden.
• Wichtig: Innerhalb 7 Tage vor Abreise kann das Ticket nicht mehr annulliert werden, Versicher-ungen übernehmen diesen Betrag nicht.

Bestellung von myclimate Tickets

Bestellung aus bestehendem Dossier

Um ein myclimate Ticket anzufügen, im Dossier auf den Button ‚myclimate Ticket hinzufügen‘ klicken.

Automatisch wird der Betrag für die gebuchte Strecke ausgerechnet. Dieser kann, falls gewünscht, manuell angepasst werden. Falls die Strecke nicht automatisch erkannt wird, muss diese manuell eingegeben werden.

Es stehen folgende Optionen zur Auswahl:

Feld	Beschreibung
Ticket offerieren und drucken	Ein Ticket wird provisorisch bestellt, automatisch öffnet sich ein PDF, das nun gedruckt werden kann. Das Ticket bleibt so lange provisorisch, bis es manuell bestätigt wird (siehe dazu Kapitel myclimate manuell bestätigen).
Ticket offerieren	Ein Ticket wird provisorisch bestellt. Es bleibt solange provisorisch, bis es manuell bestätigt wird (siehe dazu Kapitel myclimate Ticket manuell bestätigen).
Ticket bestellen und drucken	Ein Ticket wird bestellt, automatisch öffnet sich ein PDF, das nun gedruckt werden kann. Im Dossier wird eine neue Leistung hinzugefügt.
Ticket bestellen	Es wird ein Ticket bestellt. Im Dossier wird anschliessend automatisch eine neue Leistung hinzugefügt.
Anfrage bearbeiten	Über diesen Button kann 'ein Schritt zurück' gemacht werden, d.h. es könnte z.B. das Portfolio geändert werden.
Abbrechen	Die Ticketbestellung wird abgebrochen.

Wird ein myclimate Ticket bestellt, so wird im Dossier automatisch eine neue Leistung hinzugefügt.

Wurde das offerierte Ticket in ein Dossier importiert, ist es unter ‚Reservationen‘ ersichtlich. Um das Ticket zu bestätigen, den Link anklicken.

Das myclimate Ticket wird angezeigt. Es kann nun über den Button ‚Bestätigen‘ bestätigt werden.

Im Dossier erscheint dann ein Modify, welches importiert werden muss.

Bestellung ohne Dossier

Ist noch kein Dossier vorhanden, so kann ein myclimate Ticket auch über ‚Dienste‘ – ‚myclimate‘ bestellt werden.

-> Link

myclimate Ticket direkt aus dem Dossier drucken

Das reservierte Ticket ist in der Lasche ‚Reservationen‘ ersichtlich. Um das Ticket zu drucken, den Link anklicken.

Das myclimate Ticket wird angezeigt. Es kann nun über den Button ‚Drucken‘ gedruckt werden.

Neue Reservation (BF) hinzufügen

Als Suchbegriff können Reservationsnummer, Kundennamen, Abreisedatum etc. eingegeben werden. Anschliessend auf ‚Hinzufügen‘ klicken, um die Buchung ins Dossier zu importieren.

E-Mail Versand

Über ‚E-Mail Versand‘ im Bereich ‚Dossier‘ können sämtliche im Dossier bestehende Dokumente per E-Mail verschickt werden. Ebenso können von hier aus E-Mails ohne Anhang versendet werden. Um ein E-Mail zu erstellen, auf den Button ‚E-Mail Versand‘ klicken.

In der darauf folgenden Maske die gewünschten E-Mail Anhänge anklicken. Falls die E-Mail – Adresse des Kunden auf der Person erfasst wurde, wird sie hier standardmässig eingetragen. Diese kann jedoch manuell abgeändert werden. Auf ‚Weiter‘ klicken.

In der darauf folgenden Maske über das Drop-Down Menü einen passenden Text wählen, oder direkt auf ‚Weiter‘ klicken um den Text manuell zu ergänzen.

Wird auf ‚Weiter‘ geklickt, öffnet sich die E-Mail Vorschau. Hier kann wenn nötig manuell Text ergänzt werden. Über den Button ‚E-Mail Versand‘ wird das E-Mail an den Kunden geschickt und eine Blind-Copy an den jeweiligen Benutzer. Die Blind-Copy muss nicht aufbewahrt werden.

Es wird keine Kopie des E-Mails im Dossier abgelegt.

-> Dokumentelemente -> Dokumenteinstellungen

Verkaufswährung ändern

Beim Verkauf eines Arrangements eines europäischen Reiseveranstalters (z.B. Studiosus) kann, sofern vom Kunden gewünscht, eine Rechnung in Euro erstellt werden.

Hierzu muss die Währung des Dossiers in der Dossier-Übersicht wie folgt umgestellt werden:

Fremdwährungen

Um mit Fremdwährungen zu operieren, muss mit dem Zusatzmodul ‚Fremdwährungen‘ gearbeitet werden.

Leistungsträger- und Touroperator-Rechnungen in Fremdwährung werden von Umbrella in CHF umgerechnet. Auch werden Zahlungen, die in Fremdwährung entgegengenommen werden, zum tagesaktuellen Kurs umgerechnet.

Beim Verkauf eines Arrangements eines europäischen Reiseveranstalters (z.B. Studiosus) kann, sofern vom Kunden gewünscht, eine Rechnung in Euro erstellt werden.

Hierzu muss die Währung des Dossiers in der Dossier-Übersicht wie folgt umgestellt werden:

Zahlungen anfügen

Siehe Zahlungen

Zahlung Teilrückerstattungen

Teilnehmer zusammenführen

Wenn mehrere Reservationen (oder Modifies) verwendet werden in welchen die Namen leicht unterschiedlich geschrieben wurden, dann generiert Umbrella.net pro Schreibweise einen eigenen Teilnehmer. Mit der Funktion "Teilnehmer zusammenführen" können solche Duplikate zusammengeführt werden. Der resultierende Teilnehmer hat anschliessend

• alle Leistungszuordnungen aller Duplikate

• alle Preisposition-Zuordnungen aller Duplikate (wobei aber der Tnr niemals einer einzelnen Preisposition mehrfach zugeordnet sein kann)

• alle Flugtickets

• alle Sitzplätze

Es können auch mehr als zwei (2) Teilnehmer zusammengeführt werden.

Teilnehmer-Sortierung ändern

Teilnehmer löschen

Zahlung erfassen

Wird die Zahlung vor dem Nummerieren der Rechnung entgegengenommen, wird diese automatisch auf der Rechnung angezeigt.

Wird eine Zahlung nach Nummerierung der Rechnung entgegengenommen und einem bestehenden Dokument zugewiesen, wird sie auf der Rechnung nicht angezeigt. Die Rechnung muss dann zuerst neu nummeriert werden.

Existiert im Dossier noch keine Rechnung, wird im Feld 'Rechnung' automatisch 'Vorauszahlung' übernommen.

Neue Reservation hinzufügen

Modify akzeptieren / ablehnen

Gibt es unverarbeitete Modifies im Dossier, können diese akzeptiert oder abgelehnt werden. Während eine Ablehnung (reject) keinerlei Änderungen im Dossier bewirkt, führt ein Akzeptieren (accept) zu Datenänderungen. Diese sind im Modify Preview ersichtlich.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial

<module name="Commercial">

Positionen verlinken

Siehe Position Gebühr

Damit Airplus (Schnittstelle: Tamara) und American Express (Schnittstelle: BTA) korrekte Auswertungen der via der Schnittstelle eingegangenen Daten erstellen können, ist es erforderlich, dass Reservationsgebühren einzelnen Dossierpositionen zugewiesen werden können. Es handelt sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld, dass von Umbrella.net überprüft wird, dennoch wird zu einer Angabe geraten. Eine Position kann nicht mit sich selbst verbunden werden. Auch kann sie nicht mit einer Position verbunden werden, welche bereits eine Verbindung mit einer anderen Position aufweist (z.B. einer anderen Gebührenposition). Aus diesem Grund kann eine Gebührenposition auch nicht mit einem Refund verbunden werden

Vorgehen bei einer Dossierposition und einer Reservationsgebühr

Dossier mit einer Position und einer Gebühr

Beinhaltet das Dossier genau eine Dossierposition sowie eine Reservationsgebühr, so verbindet Umbrella.net die Gebühr beim Nummerieren der Rechnung automatisch mit der Dossierposition.

Vorgehen bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren

Dossier mit mehreren Dossierpositionen und Gebühren

Beinhaltet das Dossier mehrere Dossierpositionen, sowie eine oder mehrere Reservationsgebühren, kann Umbrella.net die Zuweisung einer Gebühr zu einer Dossierposition nicht mehr automatisch vornehmen.

In diesem Fall ist es erforderlich, die Zuteilung manuell vorzunehmen. Hierfür über das Dropdown-Menü bei ,Verbunden mit' die zugehörige Dossierposition auswählen und die Änderungen speichern.

Eine Gebührenposition kann nicht mit mehreren Dossierpositionen verbunden werden. Ggf. müssen also mehrere Gebührenpositionen erfasst werden.

Umbrella.net überprüft nicht, ob Verknüpfungen zwischen Dossierpositionen und Gebühren bestehen.

Refundposition mit Flugposition verbinden

Siehe Position Refund

Automatische Zuweisung der Flugposition nach Import

Refundpositionen müssen mit einer Flugposition verbunden sein, ansonsten können sie nicht an Airplus(Tamara)/American Express(BTA) exportiert werden.

Beim Import einer Refundposition wird anhand der Ticketnummer im Refund die Flugposition im Dossier gesucht und wenn eine übereinstimmende Ticketnummer gefunden wird, werden die beiden Positionen automatisch auf der Commercial Lasche verknüpft.

Bei manuell angefügten Refundpositionen kann auf der Rechnung im Feld 'Ticket Nr.' die Ticketnummer des Originaltickets und im Feld 'Beleg Nr.' der nummerische three letter code (3LC; z.Bsp. 724 für Swiss)der Airline eingegeben und gespeichert werden. So wird nach dem Speichern der Refund automatisch mit der originalen Flugposition verknüpft. Natürlich kann die Zuweisung der orginialen Flugposition auch manuell auf der Commercial Lasche erfolgen. Das Vorgehen in diesem Fall entspricht dem Vorgang bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren.

Vorgehen bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossiergebühren.

Technische/Funktionale Details

Details zur IATA Area

Siehe Feld IATA Area

Die IATA area wird beim Import automatisch von Umbrella.net gesetzt, aufgrund einer internen Destinationen Tabelle. Technisch:

• IATAAREA 1 = Domestic
• IATAAREA 2 = Europa
• IATAAREA 3 = Interkontinental

Der höchste Wert bestimmt die IATA Area der Flugleistung. Z.B. ZRH - HRG - ZRH = IATA area 3. Dies heisst aber auch, dass eine Flugleistung, welche nur über interkontinentale Destination verfügt, z.B. SFO - LAX - SFO als IATAAREA 3 angezeigt wird, obwohl sie sich eigentlich innerhalb der USA bewegt und somit Domestic wäre.

Manuelle Änderungen des Origins oder der Destination auf der Commercial Lasche und Speichern führt die IATA area nach.