Version vom 30. November 2017, 12:56 Uhr

Übersicht

Auf dieser Seite können detaillierte Kundendaten erfasst werden. Der Kundenstamm von Umbrella.net ist filialübergreifend. Die Kundendaten können als Basis für ein einfaches aber effektives CRM (Customer Relationship Management) verwendet werden.

Layout

Benutzeroberfläche

Icons

Icon	Beschreibung
	Mit Klick auf das Icon können hier Notizen gespeichert werden, die den Kunden betreffen. Das Notizfeld kann von jeder Lasche aus editiert und gespeichert werden.

Register Übersicht

Bereich Person

Bereich Kontakt

Feld	Beschreibung
Dokumente an	Dient zur Information, ob der Kunde seine Dokumente per Post (Adresse auswählen) oder per E-Mail wünscht. Module: CommercialIst auf dem Kunden die Automatisierung aktiviert, muss die E-Mail Adresse ausgewählt sein, siehe Automatisierung in Umbrella.net
Nachrichten an	Dient zu Information, über welchen Kanal der Kunde informiert werden möchte (E-Mail, SMS, Telefon, Post)
CC (E-Mail)	Module: CommercialMit der Aktivierung der Checkbox CC (E-Mail) können mehrere Empfänger festgelegt werden.
	Mit einem Klick auf das Plus-Icon können beliebig viele Kontakte des Kunden erfasst werden.
E-Mail	Die E-Mail Adresse des Kunden. Mit dem Brief-Icon kann direkt ein E-Mail versendet werden.
Mobile	Die Mobile-Nummer des Kunden. Mit einem Klick auf das Mobile-Icon öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus Umbrella.net eine SMS verschickt werden kann.
Telefon privat oder Telefon geschäftlich	Die Telefon-Nummer(n) des Kunden.
Fax	Die Fax-Nummer des Kunden.

Bereich Einstellungen und Finanzen

Feld	Beschreibung
Abreise 2014 / 2015	Hier wird der Umsatz dieses Kunden angezeigt. Der Umsatz ist das Total aller Rechnungen, bei denen der Kunde Rechnungsempfänger ist.
Offener Betrag	Das Total der noch nicht bezahlten Beträge.
Kreditlimite	Die Kreditlimite des Kunden. Diese kann nach Bedarf manuell angepasst werden. Standard-Kreditlimite einstellen
Rabatt	Wenn der Kunde Rabattberechtigt ist, kann hier die entsprechende Prozentzahl eingetragen werden.
Zahlungskonditionen	Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungskondition gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann diese manuell geändert werden. Standard-Zahlungskondition setzen Zahlungskondition erfassen in den Stammdaten
TAF-Modell	Module: CommercialTAF-Modell für die automatische Berechnung der Gebühren. TAF-Modelle erfassen in den Stammdaten
Autom. Lodge-Zahlung	Module: CommercialIst dieses Häkchen aktiviert, werden für den Kunden automatische Lodgezahlungen generiert. Auto Lodge-Zahlungen werden nur beim Entfernen von ganzen Positionen aus dem Dossier automatisch storniert. Im Falle von Betragsänderungen überlassen wir den manuellen Ausgleich der Zahlungen dem User.
Netto-Verrechnung	Module: ABBIst dieses Häkchen aktiviert, wird keine Mehrwertsteuer belastet.
Zahlungsform	Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungsform gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann diese manuell geändert werden. Standard-Zahlungsform setzen Zahlungskondition erfassen in den Stammdaten
Default Währung	Module: FremdwährungAutomatisch wird die in den Stammdaten hinterlegte Default-Währung gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann diese manuell geändert werden. Default Währung setzen
Rechnungslayout	Automatisch wird für eine neue Rechnung das in den Stammdaten definierte Rechnungslayout und die zugehörigen Einleitungs- und Schlusstexte gesetzt. Über das Dropdown-Menü kann dieses manuell für diesen Kunden geändert werden. Standard-Rechnungslayout setzen
Rechnungsempfänger	Hier kann ein Standard Rechnungsempfänger des Kunden festgelegt werden. Dieser wird bei neu erstellten Dossiers automatisch als Rechnungsempfänger gesetzt.[| Link zu Video Rechnungsempfänger]
Tage bis zur 1. Mahnung	Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage fällige Rechnungen in den 1. Mahnungslauf kommen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden.
Tage bis zur 2. Mahnung	Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage diejenigen Rechnungen, welche bereits einmal gemahnt wurden, in den 2. Mahnungslauf kommen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden.
Tage bis zur 3. Mahnung	Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage diejenigen Rechnungen, welche zweimal oder mehr gemahnt wurden, in den 3. Mahnungslauf kommen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden.

Bereich Hauptkreditkarte

Hier wird die Hauptkreditkarte angezeigt. Die Hauptkreditkarte wird über das Register 'Kreditkarten' erfasst.

Bereich Offene Posten

Unter ‚Offene Posten‘ werden sämtliche offenen Rechnungen angezeigt, sowie auch Zahlungen die noch keiner nummerierten Rechnung zugewiesen sind.

Bereich Verknüpfte Dossiers

Hier sind sämtliche Dossiers ersichtlich, bei denen die Person als Inhaber gesetzt wurde oder Rechnungsempfänger ist. Über den Link 'Neues Dossier' kann ein neues Dossier angelegt werden.

Zum Arbeitsablauf Neues Dossier erstellen

Bereich Dossierunabhängige Dokumente

Hier werden die aus dem Menü Mahnwesen generierten Mahnbriefe automatisch gespeichert und angezeigt. Ebenfalls ersichtlich sind manuell hochgeladene Dokumente und erstellte Briefe.

Bereich Gehört zu

Hier werden Verknüpfungen zu Familien oder zu Firmen erstellt. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein, sowie auch Angestellter einer Firma.

Zum Arbeitablauf Familie / Firma erfassen

Buttons

Speichern	Wenn der Kunde gespeichert wird, wird u.a. eine automatisch generierte Kundennummer zugeteilt. Zudem wird geprüft, ob auf dem Mandanten ein ähnlicher oder derselbe Kunde bereits existiert. Zu den Details von Duplicate Check
Familie	Über diesen Button kann eine Familie erfasst werden.
Zusammenführen	Über diesen Button können doppelt erfasste Personen zusammegeführt werden. Zum Ablauf Personen zusammenführen
Abbrechen	Über diesen Button wird der Prozess abgebrochen.
Löschen	Der Kunde kann gelöscht werden, sofern noch keine Dossiers erfasst wurden.

Register Buchungsdaten

Bereich Passdaten

Bereich Vorlieben

Bereich Mitgliedschaften

In diesem Bereich werden die Mitgliedschaften des Kunden bei einzelnen Lieferanten (Airlines, Mietwagengesellschaften, Hotelketten etc.) eingegeben.

Bereich Data to CRS

In diesem Bereich können Galileo-Eingaben gespeichert werden.

Zum Arbeitablauf Guided Booking

Register Buchungsdaten bei Firmen

Bei Firmenkunden unterscheidet sich die Darstellung des Registers Buchungsdaten von derjenigen von Privatkunden.

BTA Referenzfelder

<module name="Commercial"> Bereich Einstellungen Amex Business Travel Account

Über das Häkchen 'BTA-Kunde' wird gesteuert, ob die Firma über einen Business Travel Account verfügt. Wird das Häkchen 'BTA-Kunde' aktiviert, so erscheinen die zu definierenden Amex BTA - Referenz-Felder. Diese Referenz-Felder sind pro Kunde individuell konfigurierbar.

In einem ersten Schritt erscheint der auf dem Mandanten hinterlegte Standard. Dieser Standard ist nur von der Umbrella AG konfigurierbar. Weichen die Einstellungen für die Referenzfelder von diesem Standard ab, so kann die Zuweisung der Referenz-Felder hier manuell bearbeitet werden.

Die Konfiguration der Referenz-Felder betrifft den Amex BTA Export. Wird z.B. im Feld '1:' der Wert 'costcenter' eingetragen, so wird im Amex BTA Export-File die Referenznummer 1 (REF1) mit dem Wert der Kostenstelle ausgefüllt. Die Kostenstelle wiederum wird vom Reisebüro-Mitarbeitenden im Doc-Editor im entsprechenden Feld erfasst.

Register Kreditkarten

Bereich Kreditkarten

In diesem Bereich können Kreditkarten erfasst (Button neu), editiert (Button öffnen) oder gelöscht (Button löschen) werden.

Register Selektionskriterium

Über das Register 'Selektionskriterium' können die Interessen des Kunden vermerkt werden. Anhand dieser Kriterien kann anschliessend die Auswertung: Kunden erstellt werden. Die Kriterien können in den Stammdaten frei definiert werden.

Selektionskriterien erfassen in den Stammdaten

Arbeitsabläufe / Prozesse

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Übersicht

Sachbearbeiter des Kunden manuell ändern

Sachbearbeiter des Kunden manuell ändern

• Hier kann mittels Dropdown-Menu der Sachbearbeiter geändert werden. Innerhalb einer Filiale kann der Kunde von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter verschoben werden.
• Die Auswahl der User im Dropdown-Menu verändert sich je nach Viewlevel. Bei Viewlevel Filiale können die aktiven User der Filiale eingegeben werden.
• Beim Viewlevel Mandant erscheint ein Suchfeld, über welches nach dem neuen Sachbearbeiter gesucht werden kann.
• Wenn eine Firma in eine andere Filiale verschoben werden soll, werden alle Angestellten mitverschoben. Die zugehörigen Personen bleiben in der ursprünglichen Filiale, da die Privatperson an einem anderen Ort wohnen/buchen kann als die Firma.
• Wird eine Familie manuell verschoben, so werden alle Familienmitglieder (Personen) mitverschoben.

Informationen zum Viewlevel

TAF Modell speichern

TAF Modell auf einem Kunden

• Über das Dropdown-Menü kann ein TAF Modell ausgewählt und gespeichert werden.

TAF Positionen erstellen / TAF anwenden

Dossierunabhängige Dokumente hochladen

Dossierunabhängige Dokumente hochladen

Über 'Dokument hochladen' können Dokumente wie z.B. Passkopien der Kunden im Umbrella.net gespeichert werden (max 1.5MB pro Dokument). Es können Dokumente mit den folgenden Formaten hochgeladen werden:

• .rtf
• .txt
• .pdf
• .gif
• .jpeg
• .png
• .doc
• .xml
• .html

Hochladen eines dossierunabhängigen Dokumentes:

1. Den Button 'Dokument hochladen' anwählen
2. In das Feld bei Datei klicken und das gewünschte Dokument auswählen oder mittels 'drag & drop' das gewünschte Dokument reinziehen.
3. Im Feld 'Beschreibung' einen Titel für das Dokument eingeben
4. Das hochgeladene Dokument ist nun unter 'Dossierunabhängige Dokumente' ersichtlich. Das Dokument kann von jedem Benutzer desselben Mananten direkt geöffnet werden.

Ändern eines dossierunabhängigen Dokumentes:

1. Änderungen im Dokument vornehmen und Dokument z.B. auf dem Arbeitsplatz speichern
2. Das Dokument über 'Dokument hochladen' erneut hochladen. Soll das bereits bestehende Dokument ersetzt werden, bei 'Ersetzt' das bestehende Dokument anwählen.

Löschen eines dossierunabhängigen Dokumentes:

1. Bei dem zu löschenden Dokument auf 'X' klicken

Dossierunabhängiger Brief erstellen

Module: Standardbriefe/MPD

Dossierunabhängiger Brief erstellen

Über den Button 'Brief erstellen' können aus Umbrella.net generierte Standard-Briefe erfasst werden. Die Texte der Standard-Briefe können in den Stammdaten individuell pro Mandant hinterlegt werden.

1. Auf den Button 'Brief erstellen' klicken
2. Es öffnet sich eine Maske. Hier manuell den Betreff des Briefes eintragen
3. Über das Dropdown-Menü den entsprechenden Brief auswählen.
4. Falls gewünscht das Häkchen 'Losgelöste Kopie des Originalbriefs auf dem Kunden ablegen (automatisch hochladen)' aktivieren, so dass eine Kopie des Briefes automatisch gespeichert wird.
5. 'Brief öffnen' anklicken. Der Brief öffnet sich im Word und kann von dort weiterbearbeitet und ausgedruckt werden. Werden im Word Änderungen vorgenommen die im Umbrella.net ersichtlich sein sollen, so muss das Dokument gespeichert und über 'Dokument hochladen' hochgeladen werden.

Hier können die Vorlage-Texte für Standardbriefe erfasst werden

Duplicate Check

Beim Erfassen eines Kunden wird automatisch ein ‚Duplicate Check‘ durchgeführt, d.h. Umbrella überprüft, ob Name und Adresse bereits im Kundenstamm vorhanden sind. Findet Umbrella ähnliche oder identische Angaben, so erscheint eine Meldung.

In diesem Fall muss kontrolliert werden, ob es sich bei der vorgeschlagenen Person um dieselbe Person handelt, die soeben erfasst werden soll.

Kriterien, nach denen eine Person als Duplicate erkannt wird:

Personen

Sind drei Felder identisch abgefüllt, wird der Kunde als Duplicate erkannt. Ebenso wird der Kunde als Duplicate erkannt, wenn sich die Inhalte eines Feldes nur leicht voneinander unterscheiden. Es werden die folgenden Felder auf ihren Inhalt geprüft:

• Vorname
• Nachname
• Ort

Beispiel: Es wurden die folgenden Kundinnen erfasst.

Da sich die Inhalte der abgefüllten Felder nur leicht unterscheiden, sind diese Kunden potentielle Duplicates.

Personen zusammenführen

Wenn eine Person mehrfach im Kundenstamm von Umbrella.net erfasst wurde, so können die Personen zuammengeführt werden. Die Details hierzu sind unter Personen zusammenführen ersichtlich.

Familie / Firma erfassen

Generelle Informationen

Im Kundenstamm kann vermerkt werden, welche Personen zusammengehören. So bei Familien oder auch bei Firmen und ihren Angestellten. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein, sowie auch Angestellter einer Firma.

Familie erfassen

Familie erfassen

1. Überprüfen, ob die Familie bereits im Kundenstamm von Umbrella.net vorhanden ist.
2. Wenn die Familie noch nicht besteht, über 'Adressen' - 'Neue Familie' eine neue Familie anfügen.
3. Die Bereiche 'Familie' und 'Kontakt' ausfüllen und speichern.
4. Jetzt werden die einzelnen Familienmitglieder mit der Familie verknüpft.
   1. Familienmitglied besteht bereits im Kundenstamm:
      1. Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen
      2. Den Button 'Verknüpfen' anklicken. Jetzt ist die Person Mitglied der soeben erfassten Familie. Es besteht ein direkter Link von der Familie zur Person.
      3. Um die Funktion zuzuweisen, auf den Link zur Person klicken. Die Person wird angezeigt. Die 'Funktion' (z.B. Ehemann/Vater) kann dann als Freetext gespeichert werden.
   2. Familienmitglied besteht noch nicht im Kundenstamm:
      1. Die Person kann direkt auf der Familie erfasst werden. Hierzu die Felder bei 'Neues Familienmitglied hinzufügen' ausfüllen.
      2. Den Button 'Verknüpfen' klicken. Die Adresse wird automatisch von der Familie auf die neu erfasste Person kopiert. Es besteht ein direkter Link von der Famlie zur Person.
      3. Das erstellte Familienmitglied ist automatisch als 'Robinson' definiert, damit die Adresse nicht mehrmals auf den Auswertungen erscheint.

Firma erfassen

Firma erfassen

1. Besteht die Firma noch nicht, so wird über 'Adressen' – 'Neue Firma' eine neue Firma angefügt.
2. Die Bereiche 'Firma' und 'Kontakt' ausfüllen und speichern. Wenn die Firma mit einer Lodge-Schnittstelle arbeitet, muss zusätzlich die Kreditkarte erfasst werden.

Angestellte einer Firma erfassen

1. Der Angestellte besteht bereits im Kundenstamm:
   1. Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen.
   2. Den Button 'Verknüpfen' anklicken. Die Person ist jetzt mit der Firma verknüpft. Es wird automatisch eine 'Rolle' kreiert. Die Adresse der Firma wird automatisch auf diese Rolle kopiert.
   3. Um die Funktion (z.B. 'Angestellter') zuzuweisen, auf den generierten Link zur Rolle klicken. Die 'Funktion' kann dann als Freetext auf der Rolle gespeichert werden.
2. Der Angestellte besteht noch nicht im Kundenstamm:
   1. Im Bereich 'Neue(r) Angestellte(r)' den Button 'Neu' anklicken.
   2. Es öffnet sich eine Maske, in der die Funktion (z.B. 'Angestellter') sowie Name und Vorname des Angestellten eingegeben werden. Die Adresse sowie Kontaktdaten werden automatisch von der Firma übernommen. Speichern.
   3. Im Hintergrund wird automatisch die Privatperson angelegt. Die Privatadresse und weitere Daten der Privatperson können dort erfasst werden.

Adressänderungen auf einer Firma

Wird die Adresse auf der Firma geändert, so kann die Adressänderung auf sämtliche Angestellte übertragen werden.

1. Die bestehende Firma öffnen und die Adresse in den dafür vorgesehenen Feldern ändern (Strasse/Nr., PLZ, Ort)
2. Im Bereich 'Angestellte' die von der Adressänderung betroffenen Angestellten anwählen. Diese können entweder einzeln selektiert werden, oder über die Funktion 'Alle'.
3. Nachdem die von der Adressänderung betroffenen Angestellten angewählt wurden, den Button 'Adresse aktualisieren' anklicken. Die Adressänderung wird nun auf die zuvor angewählten Angestellten übertragen.

Neues Dossier erstellen

Über den Button 'Dossier erstellen' kann ein neues Dossier für diese Person erstellt werden. Die Person wird Dossierinhaber. Wird ein neues Dossier von dem Adresstyp 'Familie' erstellt, werden alle Familienmitglieder automatisch als Teilnehmer eingetragen.

Hier geht es zum Arbeitsablauf Dossier erstellen

Agenda

Module: Agenda

Agenda

• Im Bereich 'Agenda' sind sämtliche Agendaeinträge ersichtlich, die für diese Person erstellt wurden.
• Überfällige Agendaeinträge werden rot dargestellt, erledigte Agendaeinträge werden kursiv dargestellt.
• Agendaeinträge mit Priorisierung 'hoch' werden mit einem roten Ausrufzeichen dargestellt, Agendaeinträge mit Priorisierung 'niedrig' werden mit einem blauen Pfeil dargestellt. Agendaeinträge mit Priorisierung 'mittel' werden ohne zusätzliches Icon dargestellt.

• Um einen Agendaeintrag als erledigt zu markieren, muss das entsprechende Häkchen aktiviert werden. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird aber kursiv angezeigt.
• Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link 'Agendaeintrag hinzufügen...' klicken.

Mögliche Arbeitsschritte ab Register Buchungsdaten

Guided Booking

Guided Booking

Mit der Funktion 'Guided Booking' ist es möglich, Kundendaten aus Umbrella.net an Galileo zu übermitteln. Auf der Person / dem Angestellten werden auf dem Kunden, Register 'Buchungsdaten' im Bereich 'Data to CRS' die zu übermittelnden Galileo-Daten gespeichert.

• Auf dem Kunden, Register 'Buchungsdaten', im Feld 'Data to CRS' die Galileo-Eingaben einmal erfassen. Z.B.

• Den Button 'Transfer' anklicken.
• Die Daten werden jetzt automatisch an Galileo übermittelt.

Wird im Bereich 'Data to CRS' ein Teil der gespeicherten Eingaben markiert und dann 'Transfer' angeklickt, so wird bloss der markierte Text übermittelt. Es können jedoch nicht mehrere Textstellen markiert werden.

Sollen für die Übermittlung mehrere Zeilen weggelassen werden, können diese Zeilen direkt im Bereich 'Data to CRS' gelöscht und die Daten anschliessend mit 'Transfer' übermittelt werden. Achtung: Anschliessend den Button 'Abbrechen' anklicken, so dass die Änderungen nicht gespeichert werden.

Technische/Funktionale Details

Automatisierung

Duplicate Check

Technische Hinweise zu Duplicate Check.

Intern basiert der Vergleich auf Soundex. Der Soundex Algorithmus wurde für die englische Sprache entwickelt, entsprechend ergeben Vergleiche von zB französischen Namen nicht immer zuverlässige Resultate.

• soundex(Stefanie) = S315
• soundex(Stephanie) = S315

Autoupdate Adressdata

Bei Adressänderungen von Firmen werden die Felder Postfach, Strasse/Nr., PLZ, Ort, Land berücksichtigt. Änderungen am Feld 'Adresszusatz' auf der Firma werden mit Klick auf den Button 'Adresse aktualisieren' nie auf Angestellte kopiert.