Doceditor: Unterschied zwischen den Versionen

Aus Umbrella.net Documentation
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Line: 154
 
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<openissue>IST ZUR ZEIT IN BEARBEITUNG .. BITTE NICHTS ÄNDERN DA ICH DEN TEXT OFFLINE EDITIERE. Danke, Simon</openissue>
 
  
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= Übersicht =
  
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= Übersicht =
+
Der Dokumenteditor (auch: Doceditor) ist das zentrale Tool um Dossierdaten zu editieren. Der Dokumenteditor bietet eine dokument-bezogene Sicht auf die Dossierdaten.
  
−
Der Dokumenteditor (auch: Doceditor) ist das zentrale Tool um Dossierdaten zu editieren. Der Dokumenteditor bietet eine dokument-bezogene Sicht auf die Dossierdaten, dh. Änderungen betreffen jeweils die Daten im Dossier. Wurden in einem Dossier also mehrere Teilnehmer-Rechnungen erstellt, kann auf einer Rechnung die Flugzeit geändert werden und diese Änderung gilt dann für alle Rechnungen welche den entsprechenden Flug beinhalten.
+
Änderungen betreffen jeweils die Daten im Dossier! Wurden in einem Dossier also mehrere Teilnehmer-Rechnungen erstellt, kann auf einer Rechnung die Flugzeit geändert werden und diese Änderung gilt dann für alle Rechnungen welche den entsprechenden Flug beinhalten.
  
−
Neue Leistungsdaten, aber auch Teilnehmer können ausschliesslich im Dokumenteditor hinzugefügt werden.
+
Neue Leistungsdaten und neue Teilnehmer können manuell ausschliesslich im Dokumenteditor hinzugefügt werden.
  
 
= Layout =
 
= Layout =
  
 
{| width="100%"
 
{| width="100%"
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! Rechnung !! Reiseprogramm
 
 
|-
 
|-
−
| [[Image:doceditor_1.png|400px|Doceditor Rechnung]]
+
! Rechnung
−
| [[Image:doceditor_2.png|400px|Doceditor Reiseprogramm]]
+
! Reiseprogramm
 +
|-
 +
| [[File:Doceditor uebersicht rg.png|400px|Doceditor Rechnung]]
 +
| [[File:Doceditor uebersicht rp.png|400px|Doceditor Reiseprogramm]]
 
|}
 
|}
  
 
= Benutzeroberfläche =
 
= Benutzeroberfläche =
  
−
Der Dokumenteditor ist in vier Bereiche unterteilt. Links ist das Menü, oben die Toolbar, rechts der Property Editor und in der Mitte das Dokument. Bereiche die ausschliesslich das aktuelle Dokument betreffen sind grün hervorgehoben. Änderungen an "grünen Feldern" haben keine Auswirkungen auf andere Dokumente.
+
Der Dokumenteditor ist in vier Bereiche unterteilt. Links befindet sich das Menü, oben die Toolbar, rechts der Property Editor und in der Mitte das Dokument. Bereiche, die ausschliesslich das aktuelle Dokument betreffen, sind grün dargestellt. Änderungen an "grünen Feldern" haben keine Auswirkungen auf andere Dokumente. Bereiche, die das gesamte Dossier betreffen sind blau dargestellt.
  
−
== Bereich Menü ==
+
&nbsp;
 +
 
 +
== Benutzeroberfläche Menü ==
  
 
=== Dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box) ===
 
=== Dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box) ===
  
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''' Bereich Dokument '''
+
==== Bereich Dokument ====
  
 
{|
 
{|
 +
|-
 
! Feld
 
! Feld
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
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|-
 
| Nummerieren und Speichern (nur bei Rechnungen)
 
| Nummerieren und Speichern (nur bei Rechnungen)
−
| Änderungen speichern und Dokument nummerieren, siehe [[#Rechnung nummerieren | Details]]
+
| Änderungen speichern und Dokument nummerieren, siehe [[#Rechnung_nummerieren|Details]]
 
|-
 
|-
 
| Kopie speichern (nur beim Reiseprogramm)
 
| Kopie speichern (nur beim Reiseprogramm)
−
| Änderungen speichern und als PDF im Dossier ablegen, siehe [[#Reiseprogramm Kopie speichern | Details]]
+
| Änderungen speichern und als PDF im Dossier ablegen, siehe [[#Reiseprogramm_Kopie_speichern|Details]]
 
|-
 
|-
−
| TAF erstellen  
+
| TAF erstellen (nur bei Rechnungen)
 
| <module name="Commercial"> TAF Positionen manuell erstellen oder neu berechnen </module>
 
| <module name="Commercial"> TAF Positionen manuell erstellen oder neu berechnen </module>
 
|}
 
|}
  
−
''' Bereich Aktuelle Auswahl '''
+
==== Bereich Aktuelle Auswahl ====
  
−
Diese Bereich steht nur bei Rechnungen zur Verfügung.
+
Dieser Bereich steht nur bei Rechnungen zur Verfügung.
  
 
{|
 
{|
 +
|-
 
! Feld
 
! Feld
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
 
|-
 
|-
 
| Aus Dokument löschen
 
| Aus Dokument löschen
−
| Das ausgewählte Element wird aus dem Dokument gelöscht, siehe [[#Aus Dokument löschen |Details ]]
+
| Das ausgewählte Element wird aus dem Dokument gelöscht, siehe [[#Aus_Dokument_l.C3.B6schen|Details]]
 
|-
 
|-
 
| Nach oben verschieben
 
| Nach oben verschieben
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|-
 
|-
 
| Zeilenumschaltung entfernen
 
| Zeilenumschaltung entfernen
−
| Im '''markierten Text''' werden die Zeilenumschaltungen entfernt. Dies ist insbesondere nützlich bei importierten Texten welche manchmal überflüssige Zeilenumbrüche enthalten.
+
| Im '''markierten Text''' werden die Zeilenumschaltungen entfernt. Dies ist insbesondere nützlich bei aus externen Systemen importierten Texten, welche manchmal überflüssige Zeilenumbrüche enthalten.
 
|}
 
|}
  
−
''' Bereich Neu hinzufügen '''
+
==== Bereich Neu hinzufügen ====
  
 
Hier können dokument-bezogene Daten eingefügt werden, welche also nur das aktuelle Dokument betreffen.
 
Hier können dokument-bezogene Daten eingefügt werden, welche also nur das aktuelle Dokument betreffen.
  
−
{|  
+
{|
 +
|-
 
! Feld
 
! Feld
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
 
|-
 
|-
 
| Freier Text
 
| Freier Text
−
| Erstelle einen Bereich um beliebigen Text einzufügen. Dieser Text ist dokument-spezifisch.
+
| Erstellt einen Bereich, um beliebigen Text einzufügen. Dieser Text ist dokument-spezifisch.
 
|-
 
|-
 
| Textbaustein
 
| Textbaustein
−
| Erlaubt das einfügen vordefinierter [[Textbausteine]].  
+
| Erlaubt das einfügen vordefinierter [[Textbausteine|Textbausteine]].
 +
;ersetzt Rechnung ..
 +
:bei einer nummerierten Rechnung steht dieser Textbaustein zur Verfügung. So kann dem Titel der Rechnung z.B. der Zusatztext "Ersetzt Rechnung 860-001" angefügt werden.  
  
−
;ersetzt Rechnung ..: bei einer nummerierten Rechnung steht dieser Textbaustein zur Verfügung, um typischerweise in den Titel usatztext einzufügen
 
 
<module name="Fremdwährung">
 
<module name="Fremdwährung">
−
;Originalpreise: Dieser Textbaustein erstellt eine Liste mit allen Preispositionen und deren Katalogpreis für alle Preispositionen mit einer Katalogwährung welche nicht der Verkaufswährung entspricht.
+
;Originalpreise: Dieser Textbaustein erstellt - vorzugsweise in einem Freitextfeld einer Leistung, eine Liste mit allen Preispositionen und deren Katalogpreis für alle Preispositionen mit einer Katalogwährung, welche nicht der Verkaufswährung entspricht.  
 
</module>
 
</module>
−
;Einreisebestimmungen: Wurden [[Textbausteine|Einreisebestimmungen]] definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden
+
 
−
;Gesundheitsbestimmungen: Wurden [[Textbausteine|Gesundheitsbestimmungen]] definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden
+
;Einreisebestimmungen  
 +
:Wurden [[Textbausteine|Einreisebestimmungen]] definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden  
 +
;Gesundheitsbestimmungen  
 +
:Wurden [[Textbausteine|Gesundheitsbestimmungen]] definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden  
  
 
|}
 
|}
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=== Dossierbezogene Änderungen (Blaue Box) ===
 
=== Dossierbezogene Änderungen (Blaue Box) ===
  
−
''' Bereich Aktuelle Auswahl '''
+
==== Bereich Aktuelle Auswahl ====
  
 
{|
 
{|
 +
|-
 
! Feld
 
! Feld
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
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|}
 
|}
  
 +
&nbsp;
  
−
''' Bereich Neu hinzufügen '''
+
==== Bereich Neu hinzufügen ====
  
 
Hier können zusätzliche, neue Dossierdaten erfasst werden.
 
Hier können zusätzliche, neue Dossierdaten erfasst werden.
 +
 +
[[File:Produkt anfuegen.png|thumb|right|Position hinzufügen]]
  
 
{|
 
{|
 +
|-
 
! Feld
 
! Feld
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
 
|-
 
|-
 
| Teilnehmer
 
| Teilnehmer
−
| In der Teilnehmer-Liste wird ein zusätzlicher Teilnehmer eingefügt. In den [[#Teilnehmer einfügen | Details]] wird beschrieben nach welcher Logik der neue Teilnehmer bestehenden Leistungen hinzugefügt wird.
+
| In der Teilnehmer-Liste wird ein zusätzlicher Teilnehmer eingefügt. In den [[#Teilnehmer_einf.C3.BCgen|Details]] wird beschrieben nach welcher Logik der neue Teilnehmer bestehenden Leistungen hinzugefügt wird.
 
|-
 
|-
 
| Position (Produkt)
 
| Position (Produkt)
−
| Es öffnet sich ein Dialog wo folgende Angaben gemacht werden können:
+
| Es öffnet sich ein Dialog wo folgende Angaben gemacht werden können:  
 +
&nbsp;
  
−
[[Image:doceditor_addpos.png|thumb|right|Position hinzufügen]]
+
*Produkt (Produkte vorgängig erfassen siehe [[Produkt|hier]])
 +
*Produktvorlage (nur wenn ausgewähltes Produkt über eine [[Produktvorlagen|Produktvorlage]] verfügt)
  
−
* Produkt
 
 
<module name="Fremdwährung">
 
<module name="Fremdwährung">
 
* Katalogwährung
 
* Katalogwährung
 
</module>
 
</module>
−
* Preis pro Teilnehmer
 
−
* Welche Teilnehmer der Position zugeteilt werden
 
  
−
Die Logik wird in [[#Position einfügen]] beschrieben.
+
*Rechner anzeigen/ausblenden
 +
*Von (nur bei eingeblendetem Rechner)
 +
*Bis (nur bei eingeblendetem Rechner)
 +
*Art (nur bei eingeblendetem Rechner)
 +
*Einheiten (nur bei eingeblendetem Rechner)
 +
*Preis (nur bei eingeblendetem Rechner)
 +
*Total (nur bei eingeblendetem Rechner)
 +
*Preis pro Teilnehmer
 +
*Welche Teilnehmer der Position zugeteilt werden
 +
 
 +
Die Logik wird in [[Doceditor#Position_(Produkt)_einfügen|Position einfügen]] beschrieben.
 +
 
 
|-
 
|-
 
| Flugticket
 
| Flugticket
−
| Auf einer Flugleistung (Arrangement) bzw. einer Flugposition kann ein Flugticket eingefügt werden.
+
| Auf einer Flugleistung (Arrangement) bzw. einer Flugposition kann ein Flugticket hinzugefügt werden.
 
|-
 
|-
 
| Leistung
 
| Leistung
Zeile 143: Zeile 168:
 
|-
 
|-
 
| Segment
 
| Segment
−
| Zusätzliche Segmente hinzufügen bei Flugscheinen oder Bahnleistungen.
+
| Zusätzliche Segmente hinzufügen bei Flugleistungen oder Bahnleistungen.
 
|-
 
|-
 
| Sitzplatz
 
| Sitzplatz
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=== Status ===
 
=== Status ===
  
−
Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand des Dokuments an. Für eine Rechnung sowie einem Reiseprogramm gibt es einen Hinweis falls das Dokument länger nicht gespeichert wurde. Für die Rechnung gibt es zudem folgende Status-Informationen:
+
Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand des Dokuments an. Bei Rechnung sowie Reiseprogramm erscheint ein Hinweis falls das Dokument länger nicht gespeichert wurde. Für die Rechnung gibt es zudem folgende Status-Informationen:
  
 
{|
 
{|
 +
|-
 
| Layout
 
| Layout
 
| Information ob die Rechnung im Layout 'lang' oder 'kurz' gedruckt wird
 
| Information ob die Rechnung im Layout 'lang' oder 'kurz' gedruckt wird
 
|-
 
|-
 
| Zahlungskondition
 
| Zahlungskondition
−
| Angabe ob die Zahlungskondition konsistent ist.  
+
| Angabe ob die Zahlungskondition konsistent ist.
 
|-
 
|-
 
| MwSt.-Verteilung
 
| MwSt.-Verteilung
−
| Angabe ob die Zahlungskondition konsistent ist.  
+
| Angabe ob die MwSt.-Verteilung konsistent ist.
 
|-
 
|-
 
| Nummerierung
 
| Nummerierung
−
| Angabe ob die Rechnung nummeriert, veraltet oder unnummeriert ist
+
| Angabe ob die Rechnung nummeriert, veraltet oder unnummeriert ist. Wird die Rechnung als veraltet benennt, hat sich nach der Nummerierung der Rechnung etwas buchhalterisch-nicht-relevantes verändert.
 
|-
 
|-
 
| TAF
 
| TAF
−
|
+
|  
−
 
 
 
<module name="Commercial">
 
<module name="Commercial">
−
Auf einer Rechnung mit Rechnungsinhaber, der ein TAF Modell hinterlegt hat, sind die folgenden Stati möglich:
+
Auf einer Rechnung mit Rechnungsinhaber auf dem ein TAF Modell hinterlegt ist, sind die folgenden Status möglich:
 
*TAF Position(en) erstellt  
 
*TAF Position(en) erstellt  
 
*TAF Position(en) noch nicht erstellt
 
*TAF Position(en) noch nicht erstellt
 
*TAF Position(en) sind veraltet
 
*TAF Position(en) sind veraltet
 
*TAF wird nicht erstellt
 
*TAF wird nicht erstellt
−
[[#TAF Positionen erstellen / TAF anwenden|Zu TAF Arbeitsabläufen]]
+
Siehe dazu die [[#Details zu TAF|Details zu TAF]]
 
</module>
 
</module>
  
 
|}
 
|}
  
−
== Bereich Toolbar ==
+
== Benutzeroberfläche Toolbar ==
  
 
{|
 
{|
 +
|-
 
! Icon
 
! Icon
 
! Beschreibung
 
! Beschreibung
 
|-
 
|-
−
| [[Image:doceditor_save.gif]]
+
| [[File:Doceditor save.gif|RTENOTITLE]]
 
| Änderungen speichern
 
| Änderungen speichern
 
|-
 
|-
−
| [[Image:doceditor_undo.gif]]
+
| [[File:Doceditor undo.gif|RTENOTITLE]]
 
| Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
 
| Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
 
|-
 
|-
−
| [[Image:doceditor_preview.gif]]
+
| [[File:Doceditor preview.gif|RTENOTITLE]]
−
| Erzeugt eine 'Vorschau' des Dokuments. Siehe [[#Vorschau anzeigen]]
+
| Erzeugt eine 'Vorschau' des Dokuments. Siehe [[#Vorschau_anzeigen|Vorschau anzeigen]]
 +
|-
 +
| [[File:Doceditor pdf.gif|RTENOTITLE]][[File:Doceditor word.png|RTENOTITLE]]
 +
| Für das aktuelle Dokument wird ein PDF erstellt. Daneben gibt es eine oder mehrere [[#Dokument-Varianten|Dokument-Varianten]].
 +
|-
 +
| [[File:Doceditor bold.gif|RTENOTITLE]][[File:Doceditor italic.gif|RTENOTITLE]][[File:Doceditor underline.gif|RTENOTITLE]]
 +
| Es stehen die Formatierungen Fett (bold), kursiv (italic) und unterstrichen (underline) zur Verfügung.
 
|}
 
|}
  
−
=== Dokument-Varianten ===
+
== Benutzeroberfläche Property Editor ==
 +
 
 +
Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der 'Property Editor'. Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem welches Element aktuell ausgewählt ist.
 +
 
 +
&nbsp;
 +
 
 +
=== Property Editor Rechnung ===
 +
 
 +
[[File:PropertyEditor.png|thumb|right|Property Editor Rechnung]]
 +
 
 +
[[File:BestellerCH.png|thumb|right|Besteller für CH-Mandanten]]
 +
 
 +
[[File:Besteller.png|thumb|right|Besteller für AT-Mandanten]]
 +
 
 +
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Zahlungskonditionen
 +
| Hier kann die Zahlungskondition gesetzt werden. Hat die Zahlungskondition eine Anzahlung, wird der Anzahlungsbetrag automatisch berechnet. Dieser kann nach Bedarf manuell angepasst werden.<module name="Commercial">
  
−
Die Rechnung bzw. das Reiseprogramm können für den Ausdruck als PDF erstellt werden. Daneben bietet Umbrella.net einige zusätzliche Dokument-Varianten an:
+
Ist auf dem Dokumentempfänger 'Autom. Lodge-Zahlung' gesetzt, ist dieses Häkchen standardmässig aktiviert. Die Erstellung der automatischen Lodgezahlungen kann hier mittels Entfernen des Häkchens übersteuert werden (inkl. Angabe eines Kommentars)
  
−
;Multi-purpose document (MPD):Das MPD (im Word-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus [[Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: MPD]] verwendet. Das MPD wird oft als Offerte verwendet.
+
Ist auf dem Dokumentempfänger ein TAF-Modell hinterlegt, kann hier angegeben werden ob TAF bei dieser Rechnung erstellt werden soll oder nicht.
−
;Anmeldung:Das Anmeldeformular (im PDF-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus [[Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: Anmeldeformular]] verwendet.
+
</module>
−
<module name="Kuoni">
+
|-
−
<release since="3.02">
+
| Pay-by-mail
−
;Anmeldung (Word):Für Rechnungen steht neben dem PDF-Link 'Anmeldung' auch ein Word-Link 'Anmeldung' zur Verfügung.
+
| <module name="Datatrans">Hier können die Pay-by-mail Links auf dem Rechnungsdokument aktiviert werden.
−
</release>
+
</module>
 +
|-
 +
| Mahnstufe Vorauszahlung
 +
| <auth type="Buchhalter,Supervisor">Wurde der Kunde für die Anzahlung gemahnt, ist hier die Anzahl der Mahnläufe ersichtlich. Die Ziffern 1, 2 und 3 belegen, in welchem Mahnlauf die Anzahlung gemahnt wurde. Ab Ziffer 3 wird ersichtlich, wieviele Male die Rechnung im dritten Mahnlauf gemahnt wurde.</auth>
 +
|-
 +
| Mahndatum Vorauszahlung
 +
| <auth type="Buchhalter,Supervisor">Hier ist das letzte Mahndatum für die Vorauszahlung ersichtlich.</auth>
 +
|-
 +
| Mahnstufe Restzahlung
 +
| <auth type="Buchhalter,Supervisor">Wurde der Kunde für die Restzahlung gemahnt, ist hier die Anzahl der Mahnläufe ersichtlich. Die Ziffern 1, 2 und 3 belegen, in welchem Mahnlauf die Anzahlung gemahnt wurde. Ab Ziffer 3 wird ersichtlich, wieviele Male die Rechnung im dritten Mahnlauf gemahnt wurde.</auth>
 +
|-
 +
| Mahndatum Restzahlung
 +
| <auth type="Buchhalter,Supervisor">Hier ist das letzte Mahndatum für die Restzahlung ersichtlich.</auth>
 +
|-
 +
| Autom. lodge-Zahlg.
 +
| Das Häkchen ist automatisch bei Rechnungsempfängern mit der Einstellung 'Autom. Lodge-Zahlung' gesetzt. Nach Bedarf kann es pro Rechnung entfernt werden, damit keine Zahlungen automatisch generiert werden.
 +
|-
 +
| Auto-Lodge angepasst weil..
 +
| Es kann eine Bemerkung, weshalb keine automatischen Zahlungen für diese Rechnung gewünscht wurden, eingegeben werden.
 +
|-
 +
| TAF anwenden
 +
| Das Häkchen ist automatisch bei Rechnungsempfängern mit zugewiesenem TAF-Modell gesetzt. Sollten keine TAF Positionen für eine Rechnung erstellt werden, kann das Häkchen entfernt werden.
 +
|-
 +
| Empfänger
 +
| Dokumentempfänger
 +
|-
 +
| Besteller
 +
| Das Feld ist automatisch bei Rechnungsempfängern Firma und Angestellter gesetzt. Auf Rechnungen mit Empfänger Firma ausgefüllt, wird dieser Text in der Rechnungsadresse, oberhalb der Strasse oder des Postfachs, angedruckt. Auf Rechnungen mit Empfänger Angestellten dient das Feld zur Information. Für österreichische Mandanten befindet sich das Feld Besteller unterhalb der Rechnungsnummer. Das ausgefüllte Feld wird auf der Rechnung angedruckt.
 +
|-
 +
| Reisender
 +
|
 +
<module name="Commercial">
 +
Hat das Dossier einen Geschäftsbereich auf welchem 'Commercial' gesetzt ist, so kann hier der Reisende angegeben werden. Sind auf dem Reisenden die DBI-Felder ausgefüllt, werden diese auf die Rechnung übernommen. Beim Fahren mit der Maus über das ausgefüllte Feld wird der gesamte Text (Reisender, Geburtsdatum, Firma) ersichtlich (Mouseover).
 
</module>
 
</module>
−
;ESR:Ist auf dem [[Mandant]] 'Auto ESR' aktiviert, so können die automatisch erstellten ESR ausgedruckt werden
 
−
;Reiseprogramm in Word:Das Reiseprogramm steht auch im Word-Format zur Verfügung
 
  
−
=== Formatierungen ===
+
|-
 +
| ESR Nummer
 +
| Erlaubt das manuelle Hinzufügen von ESR. Ist auf dem [[Mandant|Mandant]] 'Automatische ESR' aktiviert, so werden in diesem Bereich die automatisch erstellten ESR angezeigt. Mittels Klick auf das '+' Symbol können weitere leere Zeilen angefügt werden.
 +
|-
 +
| ESR Nummer auf Rechnung drucken
 +
| ESR Referenznummer wird unterhalb des Totals angedruckt im PDF. Häkchen ist aktiv drin
 +
|-
 +
| Rechnungslayout
 +
| Hier kann das Rechnungslayout 'kurz' oder 'lang' ausgewählt werden, siehe auch [[#Rechnungslayouts|Rechnungslayouts]]
 +
|}
  
−
Es stehen die Formatierungen Fett (bold), kursiv (italic) und unterstrichen (underline) zur Verfügung.
+
=== Property Editor Reiseprogramm ===
  
−
== Bereich Property Editor ==
+
Bei einem Reiseprogramm kann lediglich der Dokumentempfänger gesetzt werden.
  
−
=== Ebene Dokument ===
+
=== Property Editor Position ===
  
−
[[Image:doceditor_prop_doc.png|thumb|right|Property Editor Rechnung]]
+
[[File:Leistungstyp propertyeditor.png|thumb|right|Property Editor Position]]
  
−
Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der ‚Property Editor‘. Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem in welchem Teil des Doc-Editors man sich befindet.
+
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Leistungstyp
 +
| Hier wird der Leistungstyp des Produktes angezeigt.
 +
|-
 +
| Produkt
 +
| Hier kann das verkaufsseitige Produkt editiert werden. Der entsprechende Positionsumsatz läuft auf das hier gesetzte Produkt.
 +
|-
 +
| Lieferant
 +
| Hier kann der verkaufsseitige Lieferant editiert werden. Siehe [[#Position_Properties_editieren|Position editieren]]
 +
|-
 +
| Leistungsinformation
 +
| Bei einem Arrangement wird hier der Status aus den Leistungen abgeleitet (read-only) angezeigt. Für alle anderen Positionstypen kann hier der Status manuell gesetzt werden und informativ wird darunter der importierte Status aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt.
 +
|}
  
−
Wurde eine Zahlungskondition mit Anzahlungsbetrag gewählt, so kann dieser Betrag manuell angepasst werden.
+
=== Property Editor Leistung ===
  
−
<module name="Commercial">
+
[[File:Doceditor prop srv.png|thumb|right|Property Editor Leistung]]
−
Autom. Lodge-Zhlg.
+
 
−
Auto-Lodge angepasst weil..
+
Einzelne Leistungen können nur in einer Arrangement-Position überhaupt ausgewählt werden. Für solche Leistungen wird im Property Editor angezeigt:
−
TAF anwenden
+
 
−
</module>  
+
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Status
 +
| Für Flug- oder Zugleistungen wird hier der Status aus den Segmenten abgeleitet (read-only) angezeigt. Für alle anderen Positionstypen kann hier der Status manuell gesetzt werden und informativ wird darunter der importierte Status aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt.
 +
|-
 +
| BF Nummer
 +
| Die BF Nummer der verknüpften Reservation.
 +
|}
 +
 
 +
=== Property Editor Segment ===
 +
 
 +
[[File:Doceditor prop seg.png|thumb|right|Property Editor Segment]]
 +
 
 +
Für Flug- oder Zugleistungen können einzelne Segmente ausgewählt werden.
 +
 
 +
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Status
 +
| Hier kann der Status des Segments gesetzt werden.
 +
|-
 +
| Status importiert
 +
| Falls das Segment aus einer Reservation stammt (also nicht manuell erfasst wurde), wird hier der Status-Text aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt.
 +
|}
 +
 
 +
=== Property Editor Preisposition ===
 +
 
 +
[[File:Doceditor prop priceitem.png|thumb|right|Property Editor Preisposition]]
 +
 
 +
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Preis (Verkaufswährung)
 +
| Der Basispreis pro Person in Verkaufswährung (=Rechnungswährung)
 +
|-
 +
| VG (Verkaufswährung)
 +
| Die versteckte Gebühr pro Person in Verkaufswährung
 +
|-
 +
| Rabatt
 +
| Rabatt in Prozent
 +
|}
 +
 
 +
<module name="Fremdwährung">
 +
{|
 +
! Feld
 +
! Beschreibung
 +
|-
 +
| Preis (Landeswährung)
 +
| Der Basispreis pro Person in der Landeswährung des Reisebüros.
 +
|-
 +
| Katalogwährung
 +
| Die Währung in welcher die Leistung laut Katalog angeboten wird.
 +
|-
 +
| Katalogpreis
 +
| Der Preis pro Person in der oben genannten Katalogwährung.
 +
|}
 +
 
 +
Die Logik nach welcher Preise in verschiedenen Währungen nachgerechnet werden ist in [[#Preisposition Properties editieren|Preisposition editieren]] beschrieben.
 +
</module>
 +
 
 +
=== Property Editor Flugticket, Sitzplätze ===
 +
 
 +
[[File:Doceditor prop paxmap.png|thumb|right|Property Editor Flugticket oder Sitzplätze]]
 +
 
 +
Bei Flugtickets sowie bei Sitzplätzen (Flug- und Busleistungen) kann im Property Editor der zugehörige Teilnehmer gesetzt werden.
 +
 
 +
[[File:Tickettyp.png|thumb|right|Proberty Ticketnummer Ticket-Typen]]
  
−
Empfänger
+
Mit Klick in die Flugticketnummer kann der Tickettyp angepasst werden. Dieser ist relevant für das TAF-Modell. Siehe [[TAF-Modelle#Benutzeroberfläche|TAF Details]] - Unterart
−
Reisende(r)
 
−
ESR Nummer
 
−
Rechnungslayout
 
  
−
=== Position ===
+
== Benutzeroberfläche Dokument ==
  
−
[[Image:doceditor_prop_pos.png|thumb|right|Property Editor Position]]
+
Editierbare Bereiche sind mit einem Rahmen umgeben. Siehe [[#Editieren_des_Dokuments|Editieren des Dokuments]] für eine detaillierte Beschreibung.
  
−
Produkt / Lieferant (Einkauf!)
+
=== Rechnung ===
−
Status
 
  
−
=== Leistung ===
+
Ist die Rechnung im Status 'veraltet', wird der Text in grauer Schrift dargestellt.
  
−
[[Image:doceditor_prop_srv.png|thumb|right|Property Editor Leistung]]
+
= Dokument-Varianten =
  
−
Status
+
Umbrella.net kennt als grundlegende Dokumenttypen die Rechnung und das Reiseprogramm. Die Rechnung kann als PDF heruntergeladen werden, das Reiseprogramm als PDF und im Word-Format. Daneben gibt es einige Dokument-Varianten, welche von diesen Basisdokumenten abgeleitet sind.
  
−
=== Segment ===
+
== Rechnungslayout lang / kurz ==
  
−
[[Image:doceditor_prop_seg.png|thumb|right|Property Editor Segment]]
+
Das Standard-Rechnungslayout ist 'lang'. Es gibt ein zusätzliches Layout 'kurz', welches im Hinblick auf Commercial-Endkunden entworfen wurde. Im Layout 'kurz' werden die Leistungsdaten kompakter dargestellt. In den [[Dokumenteinstellungen|Dokumenteinstellungen]] können pro Rechnungslayout unterschiedliche Kopf- und Fusszeilen eingegeben werden.
  
−
Status
+
*[[Media:doceditor_beisiel_rglang.pdf|Beispiel einer Rechnung im Layout 'lang']]
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*[[Media:doceditor_beisiel_rgkurz.pdf|Beispiel einer Rechnung im Layout 'kurz']]
  
−
=== Preisposition ===
+
== Multi-purpose Document (MPD) ==
  
−
[[Image:doceditor_prop_priceitem.png|thumb|right|Property Editor Preisposition]]
+
<module name="Standardbriefe/MPD">
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Das MPD (im Word-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus [[Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: MPD|Dokumenteinstellungen MPD]] verwendet. Im Unterschied zur Rechnung wird auf dem MPD keine MwSt-Verteilung angedruckt. Das MPD wird oft als Offerte verwendet.
  
−
VG
+
Dieses "Abbild" der Rechnung kann in Word beliebig verändert/angepasst werden. Diese Änderungen sind komplett losgelöst vom Umbrella.net Dossier und haben selbstverständlich keine Auswirkungen auf die im Dossier vorhandenen Leistungen. Wussten Sie übrigens, dass man auch in Word Textbausteine anlegen kann? Eine Schritt für Schritt Anweisung finden Sie hier: [[:Media:textbausteine_word_april2017.pdf | Textbausteine in Word]]
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FX stuff!
 
  
−
Kalkulation im Prozess beschreiben, hier nur wofür die einzelnen Felder stehen!!
+
Für den Versand des MPD-Dokuments direkt aus Umbrella.net muss das Word-Dokument zuerst im Dossier unter "weitere Dokumente" hochgeladen werden.
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</module>
  
−
VG - Im ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite kann die VG nun im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden. Das neue Total der Preisposition wird im Doc Editor automatisch ausgerechnet.
+
== Anmeldeformular ==
−
Die versteckten Gebühren können auch in der Finanzsicht (s. Kapitel Teilnehmerrechnung (Finanzansicht)) eingegeben sowie modifiziert werden.
 
  
−
Rabatt - Im ‚Property Editor‘ auf der rechten Seite kann der Kundenrabatt nun in Prozenten im dafür vorgesehenen Feld erfasst werden. Das neue Total der Preisposition wird im Doc Editor automatisch ausgerechnet.
+
Das Anmeldeformular (im PDF-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Weggelassen werden:
  
−
=== Flugticket, Sitzplätze ===
+
*Commercial Daten
 +
*MwSt.-Verteilung
  
−
Tnr.-Zuteilung
+
Hinzugefügt wird:
  
 +
*Unterschriftszeile
  
−
''' Dossierposition in Fremdwährung '''
+
[[Media:doceditor_beisiel_anmeldeformular.pdf|Beispiel eines Anmeldeformulars]]
  
−
Die Dossierposition direkt auf der Rechnung erfassen. Anschliessend in das Feld ‚Preis‘ klicken, im Property-Editor wird die ‚Kalkulation‘ angezeigt. Hier kann die Katalogwährung auf z.B. EUR angepasst, sowie der Preis in EUR eingegeben werden. Auf der Rechnung wird der Betrag schliesslich in CHF (=Verkaufswährung) angezeigt.
+
Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus [[Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen:_Anmeldeformular|Dokumenteinstellungen Anmeldeformular]] verwendet.
  
−
Der aktuelle Kurs wird jeweils von der Buchhaltung bestimmt.
+
<module name="Kuoni">
 +
Der Anmeldeschein ist im PDF und im Word Format verfügbar.
 +
</module>
  
−
== Bereich Dokument ==
+
&nbsp;
  
−
=== Rechnung ===
+
== ESR ==
  
−
Outdated = schrift grau
+
<module name="Automatischer ESR">
 +
[[:Media:doceditor_beisiel_esr.pdf | Beispiel eines ESR-Drucks]]
  
−
=== Reiseprogramm ===
+
[[Image:doceditor_esrprint.png|thumb|right|ESR Druckeinstellungen]]
  
−
=== MPD ===
+
Ist auf dem [[Mandant#Register_Einstellungen|Mandant]] das Modul 'Auto ESR' aktiviert, so werden mit dem 'Nummerieren und Speichern' der Rechnung automatisch Referenznummer(n) gebildet und je nach gewählter Zahlungskondition automatisch ein oder zwei ESR (zwei ESR bei Anzahlung/Restzahlung) erstellt.
  
−
Hinweis: Um Offerten erstellen zu können, muss mit dem Zusatzmodul ‚Multipuropse Document‘ gearbeitet werden.
+
Diese(r) ESR kann/können anschliessend auf dafür vorgesehenem ESR-Papier [[ESR_justieren|ausgedruckt]] oder per E-Mail [[E-Mail_versenden|verschickt]] werden.
  
−
Um dem Kunden eine Offerte zu erstellen über die provisorisch reservierten Leistungen, muss zuerst der Doc Editor geöffnet werden.
 
  
−
Anschliessend den Button ‚MPD‘ anklicken:  
+
Standardmässig wird die ESR Referenznummer folgendermassen abgebildet:
  
−
Es öffnet sich ein Word-Dokument, welches bearbeitet werden kann.
+
{|
 +
| 6 Stellen
 +
| Kundenidentifikationsnummer
 +
|-
 +
| 2 Stellen
 +
| Versionierung (techn)
 +
|-
 +
| 8 Stellen
 +
| Rechnungs–ID
 +
|-
 +
| 7 Stellen
 +
| Dossiernummer (mit 0en aufgefüllt)
 +
|-
 +
| 3 Stellen
 +
| Rechnungsnummer
 +
|-
 +
| 1 Stelle
 +
| Prüfziffer (techn)
 +
|}
  
−
Tipp: Die Offerte kann anschliessend als externes Dokument ins Dossier hochgeladen werden.
 
  
−
=== Anmeldeschein ===
+
Falls gewünscht, kann die ESR Nummer auch in diesem Format angezeigt werden:
  
 +
{|
 +
| 1 Stelle
 +
| Versionierung (techn)
 +
|-
 +
| 7 Stellen
 +
| Rechnungs-ID
 +
|-
 +
| 3 Stellen
 +
| Rechnungsnummer
 +
|-
 +
| 7 Stellen
 +
| Kundennummer aus Umbrella
 +
|-
 +
| 7 Stellen
 +
| Dossiernummer (mit 0en aufgefüllt)
 +
|-
 +
| 1 Stelle
 +
| Prüfziffer (techn)
 +
|}
  
−
Das Anmeldeformular befindet sich im Doc-Editor. Um es zu öffnen, den Button ‚Anmeldung‘ anklicken.
 
  
−
Anschliessend öffnet sich das PDF.
+
Druckhinweise:
 +
;Adobe Reader 8, 9: Das Feld 'Seitenanpassung' muss auf 'Keine' gestellt sein. 'Automatisch drehen und zentrieren' muss deaktiviert sein. Zudem Muss in den Eigenschaften das Seitenformat auf A4 gestellt sein.
 +
; Adobe Reader X: Unter 'Grösse' muss die 'Tatsächliche Grösse' ausgewählt werden. (siehe Screenshot rechts)
 +
</module>
  
 
= Arbeitsabläufe / Prozesse =
 
= Arbeitsabläufe / Prozesse =
  
 
== Aktionen im Menü ==
 
== Aktionen im Menü ==
 +
 +
=== Dokument öffnen ===
 +
 +
Bestehen in einem Dossier mehrere Rechnungen, so kann hier eine andere bestehende Rechnung desselben Dossiers geöffnet werden.
 +
 +
=== Dokument neu laden ===
 +
 +
Das aktuelle Dokument wird neu vom Server geladen. Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
  
 
=== Dokument speichern ===
 
=== Dokument speichern ===
  
−
Wird eine Rechnung gespeichert, werden im Hintergrund diverse [[Datenprüfungen Rechnung|Datenprüfungen]] ausgeführt. Wird eine Rechnung oder ein Reiseprogramm gespeichert, laufen zudem immer auch [[Datenprüfungen Dossier|Datenprüfungen zum Dossier]].
+
Wird eine Rechnung gespeichert, werden im Hintergrund diverse [[Datenprüfungen_Rechnung|Datenprüfungen]] ausgeführt. Wird eine Rechnung oder ein Reiseprogramm gespeichert, laufen zudem immer auch [[Datenprüfungen_Dossier|Datenprüfungen zum Dossier]].
 +
 
  
 
=== Rechnung nummerieren ===
 
=== Rechnung nummerieren ===
  
−
Checks / Validierungen
+
Wird eine Rechnung nummeriert, werden vom Sytem automatisch folgende Schritte ausgeführt:
 +
 
 +
'''''Kuoni Modul: '''Das Nummerieren/Denummerieren von Doumenten ist nur mit Berechtigung Buchhalter eraubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist''
 +
 
 +
*[[#Dokument_speichern|Dokument speichern]]
 +
*[[Datenprüfungen_Rechnung#Nummerieren_der_Rechnung|Datenprüfungen]]
 +
*Das Abreisedatum des Dossiers wird nachgerechnet, siehe auch [[Datenprüfungen_Dossier#Abreisedatum_berechnen|Abreisedatum berechnen]].
 +
 
 +
<module name="Einkauf">
 +
* Die Einkäufe werden nachgeführt:
 +
** Hat die Position noch gar keinen aktuellen Einkauf, und hat das Produkt der Position 'Einkaufsposition erstellen' gesetzt, wird ein neuer Einkauf geschrieben
 +
*** Bei Einkäufen für Flug, Rückerstattung und Gebühren wird geprüft ob eine passende BSP-Direktzahlung im Dossier vorhanden ist. Wird eine passende BSP- Direktzahlung gefunden, so wird diese auf dem neuen Einkauf automatisch referenziert.
 +
** Hat die Position genau einen aktuellen Einkauf (bzw. genau einen Einkauf pro Flugticket), so wird dieser Einkauf nachgeführt:
 +
*** Falls das Abreisedatum auf dem Einkauf nicht gesetzt ist, wird das Dossier-Abreisedatum gesetzt
 +
*** Produkt, Lieferant und Verkaufswert wird nachgeführt.
 +
*** Falls Ein Flugticket-Einkauf noch keine Rechnungsnummer hat wird die entsprechende Ticket-Nummer gesetzt
 +
** Hat die Position mehrere Einkäufe, so wird lediglich eine Warnung ausgegeben dass die Einkäufe manuell angepasst werden müssen
 +
</module> <module name="Kuoni">
 +
* Für jeden aktiven Einkauf mit 'Import' = false wird geprüft ob die Kommission innerhalb der [[Produkt|Produkt min./max. Kommission]] liegt. Ist dies nicht der Fall wird der Einkaufswert automatisch anhand der [[Produkt|Produkt Standardkommission]] berechnet und neu gesetzt
 +
</module>
 +
 
 +
*Ein Beleg wird erstellt
 +
 
 +
<module name="Commercial">
 +
* Falls Auto-Lodge aktiv ist werden Lodge-Zahlungen erstellt
 +
* Falls TAF anwenden aktiv ist werden TAF Positionen erstellt
 +
</module> <module name="Automatischer ESR"> * Auto-ESR werden erstellt (falls auf dem [[Mandant]] 'Auto ESR' aktiv ist, die Verkaufswährung CHF ist und Auto-Lodge nicht aktiv ist)</module> <module name="Buchhaltung">
 +
* Der Beleg wird verbucht. Je nach Buchhaltungslogik wird nur der Debitor verbucht (Gewinn bei Abreise) oder Debitor und Ertrag (Gewinn bei Rechnungsstellung)
 +
</module> <module name="Belege-Export">
 +
* Ein Export-Fragment wird erstellt, diese fliesst später in den Belege-Export ein. Das Erstellen des Fragments kann weitere Validierungen implizieren.
 +
</module>
 +
 
 +
*Ein PDF wird im Hintergrund erstellt
 +
 
 +
<br/> <module name="Kuoni">
 +
* Das Dossier wird für CRM Export markiert
 +
</module>
 +
 
 +
=== TAF erstellen ===
 +
 
 +
<module name="Commercial">
 +
TAF Positionen können nur auf einer Rechnung erstellt werden, auf welcher der [[Kunde#TAF Modell speichern|Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt]] hat. Sollten für einen Kunden, der ein TAF Modell hinterlegt hat, ausnahmsweise keine TAF Positionen verrechnet werden, muss das Häkchen 'TAF anwenden' vor dem Nummerieren der Rechnung entfernt werden.
 +
 
 +
Mit der Aktion 'TAF erstellen' wird das TAF-Modell des Kunden auf die vorhandenen Rechnungspositionen angewendet, siehe dazu [[#Details zu TAF|weitere Details zu TAF]].
 +
 
 +
Zu beachten: dieselbe Logik wird auch ausgeführt beim [[Dossier#Neue Rechnung erstellen|Erstellen einer neuen Rechnung]].
 +
 
 +
TAF-Positionen können anschliessend normal editiert werden
 +
 
 +
* siehe [[#Aus Dossier löschen|Position aus Dossier löschen]]
 +
* siehe [[#Aus Dokument löschen|Position aus Dokument löschen]]
 +
* siehe [[#Preisposition Properties editieren|Preisposition editieren]]
 +
</module>
 +
 
 +
=== Reiseprogramm Kopie speichern ===
  
−
=== Reiseprogramm Kopie speichern ===
+
Wird auf einem Reiseprogramm 'Kopie speichern' ausgeführt, passiert folgendes:
  
 +
*[[#Dokument_speichern|Dokument speichern]]
 +
*PDF des Reiseprogramms erstellen und direkt dem Dossier anfügen (als PDF unter [[Dossier#Bereich_Weitere_Dokumente|Bereich Weitere Dokumente]])
  
 
=== Aus Dokument löschen ===
 
=== Aus Dokument löschen ===
  
−
<openissue>muss noch dokumentiert werden</openissue>
+
Die Aktion 'Aus Dokument löschen' entfernt das ausgewählte Element von der aktuellen Rechnung. Die Daten im Dossier werden '''nicht gelöscht'''. Einzige Ausnahme sind dokument-spezifische Freitext-Elemente, diese werden komplett gelöscht.
 +
 
 +
{|
 +
|-
 +
| Teilnehmer
 +
| Der Teilnehmer wird mit seinen Preispositionen und Leistungszuordnungen ins 'nicht verrechnet' verschoben.
 +
|-
 +
| Dossierposition
 +
| Alle Preispositionen und Leistungen innerhalb des ausgewählten Dossierposition werden ins 'nicht verrechnet' verschoben.
 +
<module name="Commercial">
 +
Wird eine Position aus dem Dokument gelöscht, welche mit einer TAF Position verlinkt ist, so wird auch die verlinkte TAF Position mitgelöscht, siehe auch [[#Details zu TAF|Details zu TAF]]
 +
</module>
  
 +
|-
 +
| Leistung
 +
| Alle Preispositionen innerhalb des ausgewählten Leistung werden ins 'nicht verrechnet' verschoben.
 +
|-
 +
| Flugticket
 +
| Alle Preispositionen innerhalb des ausgewählten Flugtickets werden ins 'nicht verrechnet' verschoben.
 +
|-
 +
| Preisposition
 +
| Die Preisposition wird ins 'nicht verrechnet' verschoben.
 +
|-
 +
| Freitext
 +
| Der Freitext wird komplett gelöscht
 +
|}
  
−
<module name="Commercial">Wird eine Position aus dem Dokument gelöscht, welche mit einer TAF Position verlinkt ist, so wird auch die verlinkte TAF Position mitgelöscht.([[Dossier#Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial|Positionen verlinken]])
+
Bei umfangreicheren Änderungen lohnt es sich ggf. die Änderungen in der [[Dossier#Mögliche_Arbeitsschritte_ab_Register_Finanzen|Finanzsicht des Dossier]] vorzunehmen.
−
[[#TAF Positionen erstellen / TAF anwenden|Zu TAF Arbeitsabläufen]]
 
−
</module>
 
  
 
=== Elemente verschieben ===
 
=== Elemente verschieben ===
  
−
Oben / unten, keine Auswirkung auf Reiseprogramm!
+
Auf der Rechnung kann die Reihenfolge einzelner Elemente angepasst werden. Dies ist normalerweise eine dokument-spezifische Reihenfolge und hat keine Auswirkung auf andere Dokumente. Einzige Ausnahme bilden die Reihenfolgen von Flug- und Zugsegmenten. Werden Flug- oder Zugsegmente umsortiert betrifft diese alle anderen Rechnungen welche die entsprechende Flug- oder Zugdaten andrucken.
 +
 
 +
Auf dem Reiseprogramm werden die Leistungen automatisch, chronologisch sortiert (siehe [[#Leistungsreihenfolge_im_Reiseprogramm|Leistungsreihenfolge im Reiseprogramm]]). Entsprechend steht diese Funktion auf dem Reiseprogramm nicht zur Verfügung.
  
 
=== Element kopieren ===
 
=== Element kopieren ===
  
−
Was wird kopiert? (zB bei Flug, Sitzplätze etc.)
+
Ausser Teilnehmer, Flugtickets und Sitzplätze können Elemente kopiert werden. Wird eine Flugposition oder Flugleistung kopiert, werden Flugtickets und deren Preispositionen nicht mitkopiert.
  
 
=== Aus Dossier löschen ===
 
=== Aus Dossier löschen ===
  
−
<openissue>muss noch dokumentiert werden</openissue>
+
Die Aktion 'Aus Dossier löschen' löscht das ausgewählte Element unwiderbringlich aus dem Dossier.
  
−
 
+
<module name="Commercial">
−
<module name="Commercial">Wird eine Position aus dem Dossier gelöscht, welche mit einer TAF Position verlinkt ist, so wird auch die verlinkte TAF Position mitgelöscht. ([[Dossier#Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial|Positionen verlinken]])
+
Wird eine Position aus dem Dossier gelöscht, welche mit einer TAF Position verlinkt ist, so wird auch die verlinkte TAF Position mitgelöscht, siehe auch [[#Details zu TAF|Details zu TAF]]
−
[[#TAF Positionen erstellen / TAF anwenden|Zu TAF Arbeitsabläufen]]
 
 
</module>
 
</module>
  
 +
=== Elemente einfügen ===
  
−
=== Elemente einfügen ===
+
Um ein neues Element einzufügen muss zuerst das entsprechende Ziel ausgewählt werden. Um ein Flugsegment einzufügen muss also zuerst die entsprechende Flugposition ausgewählt werden.
  
 
==== Freitext einfügen ====
 
==== Freitext einfügen ====
  
−
, Leistung (in arrangement), Segmente, Tickets, Teilnehmer, Preispositionen, Sitzplätze, Freitext
+
Ein Freitext kann in folgenden Elementen eingefügt werden:
 +
 
 +
*Position
 +
*Leistung (innerhalb einer Arrangement-Position)  
 +
*Flug- oder Zugsegment
  
 
==== Teilnehmer einfügen ====
 
==== Teilnehmer einfügen ====
  
−
Logik wo automatisch zugeteilt?
+
Folgendes passiert, wenn im Docecitor ein neuer Teilnehmer eingefügt wird:
  
−
==== Position einfügen ====
+
#Der neue Teilnehmer wird allen auf der Rechnung vorhandenen Leistungen als Leistungsteilnehmer hinzugefügt
 +
#Der neue Teilnehmer wird allen auf der Rechnung vorhandenen Preispositionen hinzugefügt, mit der Ausnahme von Preispositionen in
 +
#*Flugtickets
 +
#*Gebührenposition
 +
#*Versicherungsposition 
 +
#Handelt es sich um ein manuell erstelltes Dossier in dem noch kein Produkt/keine Leistung erfasst ist, werden die erfassten Teilnehmer grau hinterlegt und können dann, sobald ein Produkt/eine Leistung erfasst wird zugeordnet werden
  
−
Defaults bez. Preispositionen. Flug kriegt 1 Ticket pro ausgewählten Tnr, inkl. 1 Preisposition pro Ticket
+
==== Position (Produkt) einfügen ====
 +
 
 +
Die Benutzeroberfläche ist in [[#Bereich_Neu_hinzuf.C3.BCgen|Bereich Neu hinzufügen]] beschrieben. Das ausgewählte Produkt definiert den [[Leistungstyp|Leistungstyp]] der Position. Grundsätzlich wird eine neue Position erstellt inklusive einer Preisposition mit dem angegebenen Preis pro Teilnehmer und den ausgewählten Teilnehmern. Im Falle einer Flugposition wird allerdings pro ausgewähltem Teilnehmer ein Flugticket erstellt und individuell pro Ticket eine Preisposition erstellt. <module name="Kuoni">Wird eine neue Bahnleistung erfasst, so wird automatisch auch ein Bahnticket angefügt.</module>
 +
 
 +
'''- Rechner anzeigen/ausblenden:'''
 +
 
 +
Mittels Klick auf "Rechner anzeigen" bzw. "Rechner ausblenden" kann der Rechner ein- und ausgeblendet werden.
 +
 
 +
WICHTIG: der Rechner dient allein als Rechenhilfe (anstatt den Taschenrechner zu konsultieren) und hat keinerlei zusätzliche Funktionen oder Auswirkungen! Der Rechner bleibt jeweils gemäss letzter Verwendung geöffnet oder geschlossen.
 +
 
 +
Es gibt 3 verschiedene Berechnungsarten: Nacht & Person, Nacht & Zimmer, Pauschal.
 +
 
 +
''Nacht & Person bzw. Nacht & Zimmer:''
 +
 
 +
Das 'Total' wird berechnet aus Anzahl an Nächten' mal 'Einheiten' mal 'Preis'.
 +
 
 +
Der 'Preis / Pax' wird berechnet aus dem 'Total' durch 'Anzahl der ausgewählten Teilnehmer'.
 +
 
 +
Das 'Total' muss sich gleichmässig auf die ausgewählten Teilnehmer aufteilen lassen. Falls dies nicht der Fall ist, kann das Produkt nicht hinzugefügt werden. Es gibt eine entsprechende Fehlermeldung beim OK Klick.
 +
 
 +
Wird bei Nacht & Person das Feld Einheiten gelöscht, wird automatisch die Anzahl ausgewählter Teilnehmer eingetragen. Wird bei Nacht & Person die Teilnehmerauswahl geändert, wird das Feld Einheiten auf die Anzahl gewählter Teilnehmer gesetzt.
 +
 
 +
Hinzufügen / Entfernen eines Teilnehmers bei Nacht & Person: Die Einheiten werden angepasst und das Total neu berechnet. Preis / Pax bleibt stehen.
 +
 
 +
Hinzufügen / Entfernen eines Teilnehmers bei Nacht & Zimmer: Die Einheiten bleiben stehen, das Total bleibt stehen. Der Preis / Pax wird neu berechnet (falls möglich).
 +
 
 +
Start/Enddatum wird nach drücken des "OK" Feldes automatisch in die Position übernommen.
 +
 
 +
''Pauschal:'' Es wird der Totalpreis der Preisposition eingegeben. Zusätzlich kann das Start/Enddatum eingegeben werden, welches automatisch nach drücken des "OK" Feldes in die Position übernommen wird.
 +
 
 +
'''- Produktvorlage auswählen:'''
 +
 
 +
Sofern die ausgewählte Position (=Produkt) über mindestens eine [[Produktvorlagen|Produktvorlage]] in der Sprache des vorliegenden Empfängers verfügt, erscheint eine Dropdown-Liste zur Auswahl der gewünschten Produktvorlage.
 +
 
 +
Nach Auswahl einer bestimmten Vorlage wird der Rechner deaktiviert und der Preis pro Teilnehmer aus der Produktvorlage fix gesetzt (= kann nicht mehr verändert werden).
 +
 
 +
Durch Anfügen der Position werden sämtliche in der ausgewählten Produktvorlage vordefinierten Leistungen und Preise auf das Dokument/ins Dossier übernommen. Anschliessend können diese nach Belieben angepasst werden, die Verbindung zur Produktvorlage wird gleich nach dem Anfügen aufgehoben. Künftige Änderung geschehen somit nur noch auf Basis Dossier/Dokument.
 +
 
 +
==== Leistung einfügen ====
 +
 
 +
Individuelle Leistungen können nur eingefügt werden, wenn das vorliegende Produkt/Position mit dem Leistungstyp "Arrangement" versehen wurde. Eine manuell eingefügte Leistung enthält keine Preispositionen.
  
 
==== Flugticket einfügen ====
 
==== Flugticket einfügen ====
  
−
1 Preisposition pro Ticket
+
[[File:Teilnehmer.PNG|thumb|300px|Teilnehmerzuordnung Flugticket]]
  
−
==== Leistung einfügen ====
+
Ein Flugticket kann nur auf einer Flugleistung eingefügt werden, falls noch nicht allen Teilnehmer ein Flugticket zugeteilt ist. Ein manuell eingefügtes Flugticket enthält standardmässig eine Preisposition.
 +
 
 +
Beim Anfügen von Flugtickets auf Flugposition mit mehreren Teilnehmern, kann im Property Editor rechts der gewünschte Teilnehmer angewählt werden.
 +
 
 +
==== Bahnticket einfügen ====
  
−
Nur bei Arrangement
+
Ein Bahnticket kann nur auf einer Bahnleistung eingefügt werden.
  
 
==== Segment einfügen ====
 
==== Segment einfügen ====
  
−
Nur bei Flug, Zug
+
Segmente können auf Flug- bzw. Zugleistungen (resp. Positionen) erfasst werden. Falls das letzte schon vorhandene Flugsegment eine Ziel-Destination enthält, wird diese als Abflugsort für das neue Flugsegment gesetzt. Zusätzlich wird in diesem Fall auch noch die Fluggesellschaft und Flugklasse kopiert. Falls das letzte Flugsegment keine Ziel-Destination enthält, wird ein leeres Flugsegment erstellt. Ein einzelnes Flugsegment enthält - anders als die übergeordnete Flugleistung - keine Flugtickets.
  
 
==== Sitzplatz einfügen ====
 
==== Sitzplatz einfügen ====
  
−
Nur möglich falls nicht schon alle Tnr ein Sitzplatz haben
+
Ein Sitzplatz kann nur auf einem Flugsegment oder einer Busleistung eingefügt werden, falls noch nicht allen Teilnehmer ein Sitzplatz zugeteilt wurde.
  
 
==== Preisposition einfügen ====
 
==== Preisposition einfügen ====
  
−
UI anzeigen?
+
Die Benutzeroberfläche ist in [[#Bereich_Neu_hinzuf.C3.BCgen|Bereich Neu hinzufügen]] beschrieben. Nach der Bestätigung wird eine Preisposition mit dem angegeben Preis pro Teilnehmer und den ausgewählten Teilnehmern erstellt.
  
−
=== Regeln für status-Anzeige ===
+
=== Regeln für Status-Anzeige ===
  
−
Zahlungskondition: Abreisedatum, negativ-Rg immer 'sofort'
+
{|
 +
|-
 +
! Status-Check
 +
! Regeln
 +
|-
 +
| Layout
 +
| Dies ist eine reine Information
 +
|-
 +
| Zahlungskondition
 +
| Für eine negative Rechnung (Gutschrift) sowie für vollständig bezahlte Rechnungen wird die Zahlungskondition nicht geprüft. Für positive Rechnungen wird geprüft:  
 +
#Die Zahlungskondition muss aktiv sein
 +
#Falls die Zahlungskondition sich auf das Abreisedatum bezieht muss das Dossier ein Abreisedatum gesetzt haben
 +
#Das Fälligkeitsdatum des Betrags (Restbetrag bei Zahlungskondition mit Vorauszahlung) darf nicht in der Vergangenheit liegen
 +
#Bei einer Zahlungskondition mit Vorauszahlung:
 +
##Das Fälligkeitsdatum der Vorauszahlung darf nicht nach dem Fälligkeitsdatum der Restzahlung liegen (dieser Fall entsteht bei Rechungsstellung kurz vor Abreise, Anzahlung in z.B. 10 Tagen und Restzahlung zB 30 Tage vor Abreise)
 +
##Das Fälligkeitsdatum der Vorauszahlung ist mehr als 10 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Restzahlung
 +
##Der Vorauszahlungsbetrag ist kleiner als das Rechnungstotal 
  
 +
Die Prüfungen (1) - (3) sowie (4.1) müssen erfüllt sein, alle anderen Prüfungen erzeugen höchstens eine Warnung an den Benutzer.
 +
 +
|-
 +
| MwSt.-Verteilung
 +
| Die MwSt.-Verteilung muss konsistent sein, dh. die Summe der MwSt.-Teilbeträge muss dem Positionstotal entsprechen. Verwendet die Position einen einzigen MwSt.-Satz führt Umbrella.net die Verteilung automatisch nach. Werden hingegen mehrere MwSt.-Sätze verwendet, muss die Verteilung ggf. in der [[Dossier#MwSt.-Verteilung_editieren|Finanzsicht]] angepasst werden.
 +
|-
 +
| Nummerierung
 +
| Dies ist eine reine Information
 +
|-
 +
| TAF
 +
|
 +
<module name="Commercial">
 +
Hat der Dokumentempfänger ein TAF-Modell hinterlegt, wird der TAF-Status wie folgt gesetzt:
 +
 +
;Initial:Dieser Status ist gesetzt falls es auf der Rechnung Dossierposition(en) gibt welche nach TAF-Modell eine TAF-Position hätten, eine solche aber auf der Rechnung fehlt.
 +
;Veraltet:Dieser Status ist gesetzt falls obige Bedingung nicht zutrifft, es aber eine oder mehrere Inkonsistenzen gibt:
 +
 +
* Der berechnete TAF-Betrag entspricht nicht demjenigen auf der TAF-Position
 +
* Eine Dossierposition hat überflüssige TAF-Positionen
 +
* Eine Dossierposition hat eine oder mehrere TAF-Positionen, müsste aber laut TAF-Modell gar keine TAF-Position haben
 +
* Die TAF-Position ist nicht vollständig auf der Rechnung verrechnet
 +
 +
;Aktuell:Dieser Status ist gesetzt falls auf der Rechnung TAF aktiviert ist und obige Bedingungen nicht zutreffen
 +
;Deaktiviert:Dieser Status ist gesetzt falls auf der Rechnung TAF deaktiviert ist
 +
</module>
 +
 +
|}
 +
 +
== Aktionen auf der Toolbar ==
 +
 +
=== Dokument speichern ===
 +
 +
Siehe [[#Dokument_speichern|Dokument speichern]]
 +
 +
=== Dokument neu laden ===
 +
 +
Siehe [[#Dokument_neu_laden|Dokument neu laden]]
 +
 +
=== Vorschau anzeigen ===
 +
 +
Auf den PDF werden leere Datenfelder nicht angedruckt (dh auch die zugehörige Beschriftung wird unterdrückt). Mit der Aktion "Vorschau anzeigen" werden direkt im Dokumenteditor die leeren Datenfelder inklusive Beschriftung versteckt. Das resultierende Dokumentbild entspricht damit weitestgehend dem Druckbild.
 +
 +
Es muss allerdings beachtet werden dass das Rechnugslayout im Dokumenteditor dem Layout 'lang' entspricht. Ist für die Rechnung das Layout 'kurz' eingestellt, ist die oben erwähnte Übereinstimmung von Dokumentbild und Druckbild nicht gegeben.
 +
 +
=== Dokument öffnen ===
 +
 +
Es können die PDF / Word des Dokuments sowie der [[#Dokument-Varianten|Dokument-Varianten]] erstellt werden. Zu beachten ist dass für eine als 'veraltet' markierte Rechnung '''kein''' PDF erstellt werden kann. Um in einem solchen Fall ein PDF zu erhalten muss entweder die Rechnung neu nummeriert werden, oder das PDF muss aus der Historie in [[Dossier#Bereich_Rechnungen|Bereich Rechnungen]] geholt werden. Das Dokument wird anschliessend über das PDF ausgedruckt.
  
 
== Aktionen im Property Editor ==
 
== Aktionen im Property Editor ==
  
−
=== Ebene Dokument ===
+
=== Rechnung Properties editieren ===
  
−
==== Rechnung - Zahlungskondition ändern ====
+
Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter [[#Property_Editor_Rechnung|Property Editor Rechnung]].
  
−
==== Rechnung - Rechnungsempfänger ändern ====
+
Wählt man eine neue '''Zahlungskondition''' aus, wird der Vorauszahlungsbetrag neu berechnet. Bei einer Zahlungskondition ohne Vorauszahlung wird das entsprechende Feld ausgeblendet. Nachdem der Vorauszahlungsbetrag gesetzt wurde, kann diese manuell überschrieben werden. Zu beachten ist, dass Preisänderungen auf der Rechnung (zB auch durch das Hinzufügen einer neuen Position) ''nicht'' dazu führen dass der Vorauszahlungsbetrag neu berechnt wird.
  
−
Sprache, DBI-Felder, TAF, Lodge
+
Die Dokumentsprache ist gleich der Sprache des Dokumentempfänger. Wird der Dokumentempfänger geändert, wird daher ggf. auch die Dokumentsprache angepasst.
  
−
==== Rechnung - Manuelle ESR editieren ====
+
&nbsp;
  
−
=== Position ===
+
==== Pay-by-mail ====
−
- Produkt und Lieferant ändern
 
−
Siehe Produkt - Flag 'mehrere Lieferanten zulassen'
 
  
−
<release since="3.01">
+
<module name="Datatrans">Pay-by-mail muss auf jeder Rechnung, bei welcher die Anwendung aktiviert werden soll, manuell angewählt werden. Mit der Aktivierung verwandeln sich die Zahlungskonditionen auf dem Doceditor in sogenannte Hyperlinks, welche jedoch zu '''keinem''' Zeitpunkt aktiv sind. Nach der Nummerierung der Rechnung und '''nur über die PDF-Datei''' kann mittels Klick auf Anzahlung / Restzahlung das Dialogfenster für die Zahlungsabwicklung geöffnet werden. Bei erfolgreicher Zahlung wird der Kunde auf eine zuvor hinterlegte Seite weitergeleitet und der beglichene Betrag automatisch dem korrespondierendem Dossier angefügt. Pay-by-mail und Datatrans Informationen zu den Einstellungen sind unter [[Filiale#Pay-by-mail|Filiale]] zu finden.
−
Der Property Editor erlaubt grundsätzlich das Ändern des [[Leistungstyp]]. Allerdings ist diese Änderungen Restriktionen unterworfen:
 
  
−
* Ist der neue, gewünschte Leistungstyp kein Arrangement, darf die Position maximal 1 Leistung beinhalten
 
−
* Die Position darf keine Leistungen beinhalten welche mit dem neuen, gewünschten Leistungstyp nicht vereinbar sind (zB kann eine Position nicht auf 'Hotel' gesetzt werden wenn sie eine Flugleistung enthält)
 
  
−
</release>
+
Wird ein bereits benutzer Link mehrere Male angewählt, erscheint folgende Meldung: 'Payment template archived or expired!'
  
−
=== Leistung editieren ===
 
  
−
Status
+
Die Generierung der Links richtet sich nach den zuvor angegebenen Zahlungskonditionen. Beim Zahlungsprozess können die Beträge von den Kunden nicht angepasst werden, eine Teilzahlung ist ebenfalls nicht möglich.
  
−
=== Segment editieren ===
+
Bei einem Modify wird die ursprüngliche Rechnung denummeriert oder als veraltet markiert. Wie auch bisher, muss die Rechnung anschliessend neu nummeriert werden. Dadurch wird für Pay-by-mail automatisch ein oder mehrere neue Links generiert.</module>
  
−
Status
+
==== Mahndatum ändern ====
  
−
=== Preisposition editieren ===
+
<auth type="Buchhalter,Supervisor"> Werden die Mahndaten aus den Feldern 'Mahndatum Vorauszahlung' und/oder 'Mahndatum Restzahlung' manuell entfernt und die Rechnung gespeichert, hat die Rechnung den Status [[Doceditor#Benutzeroberfläche Dokument|veraltet]]. Die Anzahlung und/oder die Restzahlung dieser Rechnung wird anschliessend nicht mehr für die Mahnläufe berücksichtigt. Weitere Informationen zum Mahnwesen siehe [[Mahnwesen | hier]]. </auth>
  
−
Ganze FX sache, Logik
+
&nbsp;
  
−
== Aktionen im Property Editor ==
+
<module name="Commercial">
 +
Eine Änderung des Dokumentempfängers kann auch Auswirkungen auf Auto-Lodge und/oder TAF haben.
 +
 
 +
Die DBI-Felder auf der Rechnung werden von dem 'Reisenden' übernommen. Wird der 'Reisende' neu gesetzt oder angepasst, werden die DBI-Felder entsprechend neu gesetzt. Siehe auch [[#DBI Felder auf Rechnung ergänzen|DBI Felder auf Rechnung ergänzen]].
 +
</module>
 +
 
 +
Unabhängig davon ob Auto-ESR aktiviert ist oder nicht können manuell ESR-Nummern für die Rechnung erfasst werden. Manuell erfasste ESR-Nummern behalten ihre Gültigkeit auch beim erneuten nummerieren der Rechnung (anders als Auto-ESR).
 +
 
 +
=== Reiseprogramm Properties editieren ===
 +
 
 +
Die Dokumentsprache ist gleich der Sprache des Dokumentempfänger. Wird der Dokumentempfänger geändert, wird daher ggf. auch die Dokumentsprache angepasst.
 +
 
 +
=== Position Properties editieren ===
  
−
=== Vorschau anzeigen ===
+
Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter [[#Property_Editor_Position|Property Editor Position]].
  
−
=== Anmeldeschein ===
+
Auf einer Position kann nachträglich das Produkt und/oder der Lieferant angepasst werden. Hat das ausgewählte [[Produkt|Produkt]] das Feld 'Andere Lieferanten zulassen' nicht aktiviert, ''muss'' der auf der Position ausgewählte Lieferant dem Produkt-Lieferanten entsprechen. Hat das ausgewählte [[Produkt|Produkt]] das Feld 'Andere Lieferanten zulassen' hingegen aktiviert, kann auf der Position ein beiliebiger Lieferant gesetzt werden (typisches Beispiel ist ein BSP-Produkt mit diversen Airlines als Lieferanten).
  
−
Der Anmeldeschein entspricht weitgehend dem PDF "Rechnung lang", allerdings ohne
+
Zu beachten ist dass die Änderung des Produkt den [[Leistungstyp|Leistungstyp]] der Position nicht ändert.
−
* Commercial Daten
 
−
* MwSt.-Verteilung
 
  
−
Anstelle der im Doceditor angezeigten Kopf- und Fusszeilen werden die Standard Kopf- und Fusszeilen aus den [[Dokumenteinstellungen#Dokumenteinstellungen: Anmeldeformular] verwendet.
+
Der Property Editor erlaubt grundsätzlich das Ändern des [[Leistungstyp|Leistungstyp]]. Allerdings ist diese Änderungen Restriktionen unterworfen:
  
−
Der Anmeldeschein ist im PDF Format verfügbar.
+
*Ist der neue, gewünschte Leistungstyp kein Arrangement, darf die Position maximal 1 Leistung beinhalten
 +
*Die Position darf keine Leistungen beinhalten welche mit dem neuen, gewünschten Leistungstyp nicht vereinbar sind (zB kann eine Position nicht auf 'Hotel' gesetzt werden wenn sie eine Flugleistung enthält)
  
−
<release since="3.01">
+
Auf einer Position kann der Umbrella-Status gesetzt werden. Dieser repräsentiert den grundsätzlichen Verarbeitungsstatus der Position. Für Arrangements ist der Status read-only und wird aus den Leistungs-Status abgeleitet. Für Flug- und Zugpositionen ist der Status read-only und wird aus den Segment-Status abgeleitet. Siehe dazu auch [[Datenprüfungen_Rechnung#Nummerieren_der_Rechnung|Nummerieren der Rechnung]].
−
Der Anmeldeschein ist im PDF und im Word Format verfügbar.
 
−
</release>
 
  
−
=== Automatischer ESR - automatisch und manuell ===
+
=== Leistung Properties editieren ===
  
−
Der ESR wird via PDF gedruckt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
+
Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter [[#Property_Editor_Leistung|Property Editor Leistung]].
  
−
Öffnen Sie die Rechnung (mit Klick auf den Link). Sie befinden sich jetzt im Dokumenteneditor. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'ESR' in der Taskliste oben. Das PDF wird geöffnet.  
+
Auf einer Arrangement-Leistung kann der Umbrella-Status gesetzt werden. Dieser repräsentiert den grundsätzlichen Verarbeitungsstatus der Leistung. Für Flug- und Zugleistungen ist der Status read-only und wird aus den Segment-Status abgeleitet. Siehe dazu auch [[Datenprüfungen_Rechnung#Nummerieren_der_Rechnung|Nummerieren der Rechnung]].
  
−
Um den ESR zu drucken, wählen Sie im PDF das Druckersymbol (oben links).
+
=== Segment Properties editieren ===
  
−
Das Feld 'Seitenanpassung' muss auf 'Keine' gestellt sein. 'Automatisch drehen und zentrieren' muss deaktiviert sein. Zudem Muss in den Eigenschaften das Seitenformat auf A4 gestellt sein.
+
Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter [[#Property_Editor_Segment|Property Editor Segment]].
  
−
Sie haben immer noch die Möglichkeit, die ESR manuell einzugeben (z.B. zum Aufbrauchen der alten Einzahlungsscheine oder wenn der Kunde in Raten zahlen möchte). Das Vorgehen ist das Gleiche wie bisher (Link BESR Zahlungen). Der automatische ESR (Referenznummer und Zahlungsbetrag) bleibt auf der Rechnung ersichtlich. Neu haben Sie die Möglichkeit, die vollständige Referenznummer der Einzahlungsscheine einzugeben. Wenn Sie die vollständige Referenznummer eingeben, können die Zahlungen automatisch zugewiesen werden.
+
Auf einem Flug- oder Zugsegment kann der Umbrella-Status gesetzt werden. Dieser repräsentiert den grundsätzlichen Verarbeitungsstatus des Segments. Zur Hilfestellung wird daneben auch noch der importierte Status aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt. Siehe dazu auch [[Datenprüfungen_Rechnung#Nummerieren_der_Rechnung|Nummerieren der Rechnung]].
  
−
http://www.umbrella.ch/training/umbrellanet/de/files/ESR_automatischundmanuell.pdf
+
=== Preisposition Properties editieren ===
  
−
== Editieren des Dokuments ==
+
Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter [[#Property_Editor_Preisposition|Property Editor Preisposition]].
  
−
Abkürzungen wie Codes für Airlines, Destinationen, Flugklassen
+
Der Property Editor erlaubt es die Preisaufteilung (Basispreis, VG) einer Preisposition zu definieren.
  
−
Hinweis was auf der Finanzsicht gemacht werden sollte
+
<module name="Fremdwährung">
 +
[[Image:doceditor_fx.png|thumb|right|Währungsdreieck]]
 +
Zudem können die Basispreise in den relevanten Währungen hinterlegt werden. Wird eine Preisposition neu erstellt, oder wird die Katalogwährung oder Verkaufswährung angepasst, so wird der [[Wechselkurse| aktuelle Wechselkurs]] ermittelt und angewandt.
  
−
=== DBI Felder auf Rechnung ergänzen ===
+
<module name="Kuoni">
−
<module name="Commercial">Die hier beschriebenen Funktionen sind nur mit eingeschaltetem Commercial Modul möglich</module>
+
Auf der Preisposition wird das FX-Datum hinterlegt. Wird eine Rechnung nummeriert wird der tatsächliche Kurs pro Preisposition mit dem FX-Kurs per FX-Datum verglichen. Gibt es eine Abweichung von mehr als 1% wird das Nummerieren mit einer entsprechenden Fehlermeldung verhindert.
 +
</module>
  
−
Ist der [[Geschäftsbereiche | Geschäftsbereich]] eines Dossier als 'commercial' markiet, stehen auf der Rechnung einige descriptive billing information (DBI) Felder zur Verfügung. Diese Daten werden bei einem [[Kreditkarten-Zahlung Export]] verwendet.
+
Per Default ist der Kurs zwischen Landeswährung und Verkaufswährung fixiert. Eine Änderung des Verkaufspreises führt damit zu einem geänderten Preis in Landeswährung (und umgekehrt). Per Default ist der Kurs zwischen Katalogwährung und Verkaufswährung ''nicht'' fixiert. Eine Änderung des Verkaufspreises führt damit zu einem geänderten Wechselkurs, der Katalogpreis bliebt gleich (und umgekehrt). Ein Klick auf das kleine "Schlösschen" fixiert oder ent-fixiert den entsprechenden Wechselkurs.
−
<module name="Belege-Export">Für SAP/AX werden einige der DBI-Daten ebenfalls verwendet.</module>
 
  
−
Wird beim Erstellen der Rechnung ein Angestellter ausgewählt, so werden [[Kunde#Register_Buchungsdaten | dessen Commercial Daten]] auf die Rechnung übertragen. (Beachte: wird als Rechnungsempfänger die Firma gewählt, so werden keine DBI-Daten übernommen.)
+
=== Flugticket, Sitzplätze Properties editieren ===
  
−
Wird im Property Editor der 'Reisende' gesetzt oder geändert, so werden dessen DBI-Daten auf die Rechnung übertragen. Die DBI-Angaben auf der Rechnung können anschliessend angepasst oder ergänzt werden. Diese Änderungen werden nicht (!) auf den Angestellten zurück gespeichert.
+
Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter [[#Property_Editor_Flugticket.2C_Sitzpl.C3.A4tze|Property Editor Flugticket, Sitzplätze]].
  
 +
Bei Flugtickets sowie bei Sitzplätzen kann der zugehörige Teilnehmer geändert werden. Da Flugtickets wie Sitzplätze nicht mehrfach einem Teilnehmer zugewiesen sein können, gilt:
  
 +
*Hat der neue Teilnehmer schon ein Flugticket / Sitzplatz, so werden effektiv die beiden Flugtickets / Sitzplätze getauscht
 +
*Hat der neue Teilnehmer noch kein Flugticket / Sitzplatz, so wird einfach der neue Teilnehmer übernommen. Der alte Teilnehmer hat damit kein Flugticket / Sitzplatz mehr.
  
−
Das ganze TAF unten zusammenfassen in 1-2 Kapitel
+
== Editieren des Dokuments ==
  
 +
=== Formatierung ===
  
 +
Grundsätzlich unterstützt der Dokumenteditor formatierte Texte, dh. es können neben Zeilenumbrüchen auf fett, kursiv und unterstrichene Texte verwendet werden. Es gelten aber folgende Ausnahmen:
  
−
== TAF Positionen erstellen / TAF anwenden ==
+
;Datumsfelder
−
<module name="Commercial">Die hier beschriebenen Funktionen sind nur mit eingeschaltetem Commercial Modul möglich</module>
+
:Leistungsbeginn- und -enddatum müssen ohne Formatierung im Format tt.mm.jjjj erfasst werden. Der Dokumenteditor erkennt jedoch Datumseingaben und ergänzt sie so dass das resultierende Datum das nächste Datum in der Zukunft ist welches den gemachten Angaben entspricht:
  
−
[[File:TAFRechnung.PNG|thumb|300px|topmiddle|TAF auf Rechnung]]
+
Beispiel am 23.11.2012 (=heute)
  
 +
{|
 +
|-
 +
! Eingabe
 +
! Wird ergänzt zu
 +
|-
 +
| 07
 +
| 07.11.2012
 +
|-
 +
| 0708
 +
| 07.08.2013
 +
|-
 +
| 070812
 +
| 07.08.2012
 +
|}
  
−
TAF Positionen können nur auf einer Rechnung erstellt werden, auf welcher der Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt hat. [[Kunde#TAF Modell speichern|TAF Modell auf Kunde speichern.]]
+
;Zeitangaben
 +
:Zeitangaben (zB Abflugszeit) haben keine Einschränkungen. Gibt es allerdings Probleme mit der [[#Leistungsreihenfolge_im_Reiseprogramm|Sortierung im Reiseprogramm]] sollte die Zeit im Format hh:mm (zB 15:20) erfasst werden
 +
;Nur Text
 +
:Um die zuverlässige Datenverarbeitung zu gewährleisten erlauben einige wenige Felder keine Formatierung:
  
 +
*Titel-Zusatz
 +
*Teilnehmer-Angaben (Anrede, Vor- und Nachname)
 +
*Flugklasse
 +
*Flugticketnummer
 +
*Gutscheinnummer
  
−
=== TAF automatisch erstellen ===
+
=== Verwendung von Codes ===
  
−
* Wird ein Dossier mit einer Reservation und gleichzeitig der Rechnung erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erzeugt.
+
Umbrella.net kennt intern diverse Codes welche auch im Dokumenteditor verwendet werden können.
  
−
* Wird eine Rechnung in einem Dossier mit bereits existierenden Positionen erstellt, werden die TAF Positionen automatisch erzeugt.
+
{|
 +
|-
 +
! Feld
 +
! Eingabe Code
 +
! Wird nach dem Speichern übersetzt in
 +
|-
 +
| Teilnehmer-Anrede
 +
|
 +
#M
 +
#F
 +
#C
 +
#I
  
−
[[Dossier generieren|Dossier erstellen]]
+
|  
 +
#Herr
 +
#Frau
 +
#Kind
 +
#Kleinkind
  
−
[[Dossier#Neue Rechnung erstellen|Neue Rechnung erstellen]]
+
|-
 +
| Flugsegment, Von / Nach
 +
| Destinationscode, zB ZRH
 +
| Zürich
 +
|-
 +
| Flugsegment, Airline
 +
| 2-stelliger IATA Airlinecode, zB LX
 +
| Swiss
 +
|-
 +
| Flugsegment, Flugklasse
 +
| Einstelliger Klassencode, zB Y
 +
| Economy Class
 +
|-
 +
| Flugsegment, Flugzeugtyp
 +
| Kurzbezeichnung, zB 318
 +
| Airbus Industrie A318
 +
|}
  
−
=== TAF manuell erstellen ===
+
&nbsp;
  
−
TAF Positionen werden manuell auf dem Doceditor ausgelöst wenn:
+
&nbsp;
  
−
* Die Dossierpositionen auf der Rechnung wurden manuell erfasst. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die TAF Positionen erzeugt.
+
&nbsp;
  
−
* Beträge einer oder mehrerer Dossierpositionen wurden geändert und die zugehörigen TAF Positionen sollen neu berechnet werden. Mit Klick auf 'TAF erstellen' werden die bestehenden TAF Positionen neu berechnet.
+
&nbsp;
  
−
[[#Menü für dossierbezogene Änderungen (Blaue Box)|Zum Arbeitsablauf Dossierposition manuell erfassen]]
+
=== DBI Felder auf Rechnung ergänzen ===
  
−
=== TAF anwenden ===
+
<module name="Commercial">Die hier beschriebenen Funktionen sind nur mit eingeschaltetem Commercial Modul möglich</module>
  
−
Sollten für einen Kunden, der ein TAF Modell hinterlegt hat, ausnahmsweise keine TAF Positionen verrechnet werden, muss das Häkchen 'TAF anwenden' vor dem Nummerieren der Rechnung entfernt werden.
+
Ist der [[Geschäftsbereiche|Geschäftsbereich]] eines Dossier als 'commercial' markiet, stehen auf der Rechnung einige descriptive billing information (DBI) Felder zur Verfügung. Diese Daten werden bei einem [[Kreditkarten-Zahlung_Export|Kreditkarten-Zahlung Export]] verwendet. <module name="Belege-Export">Für SAP/AX werden einige der DBI-Daten ebenfalls verwendet.</module>
  
−
=== TAF Positionen löschen ===
+
Wird beim Erstellen der Rechnung ein Angestellter als Rechnungsempfänger ausgewählt, so werden [[Kunde#Register_Buchungsdaten|dessen Commercial Daten]] automatisch auf die Rechnung übertragen. (Beachte: wird als Rechnungsempfänger die Firma gewählt, so werden keine DBI-Daten übernommen.)
  
−
siehe [[#Aus Dossier löschen|Position aus Dossier löschen]]
+
Wird im Property Editor der 'Reisende' gesetzt oder geändert, so werden dessen DBI-Daten auf die Rechnung übertragen. Die DBI-Angaben auf der Rechnung können anschliessend angepasst oder ergänzt werden. Diese Änderungen werden nicht (!) auf den Angestellten zurück gespeichert.
  
−
siehe [[#Aus Dokument löschen|Position aus Dokument löschen]]
+
ACHTUNG: Sind die DBI-Felder als mandatory gesetzt auf dem Firmen Buchungsdatenfeld, kann die Rechnung nicht nummeriert werden falls diese fehlen.
  
 +
<module name="ABB">Das DBI Feld Kostenstelle  1 wird an ASCC als vordefiniertes Datenelement weitergeleitet und unter //ASCC_INVOICE/INVOICE/LINE_ITEM/Reference Typ auf dem ASCC XML abgelegt.
  
−
=== TAF Positionen editieren ===
 
  
−
siehe [[#Preisposition editieren|Preisposition editieren]]  
+
[[File:Kostenstelle.PNG|thumb|300px|DBI Feld Kostenstelle 1]]
  
−
[[#Doceditor|weitere Details zu TAF]]
 
  
 +
Beispiel: <Reference Type="Cost Center">361</Reference>.
  
 +
Es werden die folgenden Abkürzungen und Formate verwendet:
  
 +
*IOR xxxxxxx
 +
*SO xxxxxx/xxxxx
 +
*WBS xxxxx-x-xxxxx-xxx
 +
*CC xxxx
  
 +
(x=Ziffer oder Buchstabe)
  
 +
Die Datenelemente müssen mit den Daten in SAP übereinstimmen. Bei Aktivierung der [[Dossier#Register_Selektionskriterium|Kostenobjekt-Validierung]] werden diese Daten miteinander verglichen. Bei Abweichung kann die Rechnung in umbrella.net nicht nummeriert werden.
  
 +
Sollte mehr als ein Kostenobjekt eingegeben werden, muss die folgende Eingabe verwendet werden:
  
 +
CC ddPCT xxxx dd PCT xxxx dd PCT xxxx
  
 +
*CC (oder IOR, SO, WBS) einmalig am Anfang
 +
*dd=Ziffer
  
  
 +
Das DBI Feld ist hier auf maximal 64 Zeichen limitiert.
  
−
= Technische/Funktionale Details =
 
  
 +
</module>
  
−
Einreisebestimmungen: Logik welches Land
+
=== Preisänderungen ===
  
 +
Wird der Preis einer Preisposition direkt im Dokument geändert, wird grundsätzlich die VG belassen und der Basispreis angepasst. Es gelten aber folgende '''Ausnahmen''' (es gilt: Preis = Basispreis + VG):
  
 +
;Neuer Preis kleiner als VG
 +
:Wird der Preis geändert ohne dass sich das Vorzeichen ändert, und ohne dass der Preis auf 0.00 gesetzt wird, aber so dass der Preis vorher grösser als die VG war und nun kleiner als die VG ist, dann wird der Basispreis auf 0.00 gesetzt und die VG entsprechend angepasst. Bei negativem Vorzeichen sind die 'grösser' und 'kleiner' Vergleiche sinngemäss umgekehrt.
 +
:Beispiel: Preis vorher: Basispreis = 120.00, VG = 50.00. Neuer Preis = 40.00 => Basispreis = 0.00, VG = 40.00
 +
;Preisänderung auf 0.00
 +
:Wird der Preis auf 0.00 gesetzt, so gibt es einige Sonderfälle:
 +
:*Hatten Basispreis und VG unterschiedliche Vorzeichen, so wird der Basispreis auf die negative VG gesetzt 
 +
:Beispiel: Preis vorher: Basispreis = -120.00, VG = 20.00. Neuer Preis = 0.00 => Basispreis = -20.00, VG = 20.00
 +
:*Hatten Basispreis und VG dasselbe Vorzeichen, so werden Basispreis und VG beide auf 0.00 gesetzt 
 +
:Beispiel: Preis vorher: Basispreis = 120.00, VG = 20.00. Neuer Preis = 0.00 => Basispreis = 0.00, VG = 0.00
 +
;Neuer Preis hat umgekehrtes Vorzeichen
 +
:Wird der Preis geändert so dass sich das Vorzeichen ändert (von + auf - oder umgekehrt), so wird die VG auf 0.00 gesetzt.
 +
:Beispiel: Preis vorher: Basispreis = 120.00, VG = 20.00. Neuer Preis = -20.00 => Basispreis = -20.00, VG = 0.00
  
−
TAF Zusammenfassen:
+
Wenn der Totalpreis des Priceitems den VG Betrag unterschreitet, soll der VG Betrag entsprechend verkleinert werden und der Preis CHF in der Kalkulation bleibt 0.00.
  
 +
Die Aufteilung in Basispreis und VG kann im [[#Preisposition_Properties_editieren|Property editor]] definiert werden.
  
−
== Details zu TAF ==
+
= Technische/Funktionale Details =
  
−
<module name="Commercial">Diese Seite bezieht sich ausschliesslich auf das Modul Commercial</module>
+
== Rechnungslayouts ==
  
−
=== TAF Details und IATA Aera ===
+
Details zu [[#Benutzeroberfl.C3.A4che_Dokument|Benutzeroberfläche Dokument]]
  
−
Eine TAF Position wird dann erstellt, wenn anhand der Dossierposition, z.B. Flugticket, die entsprechenden Daten in einem TAF Detail des TAF Moduls übereinstimmen. Diese Daten sind z.B. Leistungtyp, Minimum/Maximum Betrag, IATA-Bereich. Sollte keine Übereinstimmung gefunden werden, wird keine TAF Position erfasst.
+
=== Leistungsreihenfolge auf der Rechnung ===
  
−
[[TAF-Modelle|Hier gehts zum TAF-Modell]]
+
Leistungen (bzw. Positionen) können individuell pro Rechnung umsortiert werden (siehe [[#Elemente_verschieben|Elemente verschieben]]). Durch die dokument-spezifischen Sortierung ist es möglich, auf zwei verschiedenen Rechnungen dieselben Leistungen in unterschiedlicher Reihenfolge aufzuführen.
  
−
[[Dossier#Details zur IATA Area|Hier gehts zur IATA Area]]
+
Für ein '''neu importiertes Arrangement''' (ggf. direkt bei der Erstellung des Dossier) werden die Leistungen so sortiert wie sie vom [[Glossar|TO-Reservationssystem]] oder [[Glossar|CRS]] geliefert werden.
  
−
=== Berechnung TAF Position ===
+
Zusätzliche Leistungen oder Positionen werden jeweils zuunterst auf der Rechnung angefügt (bzw. bei einer neuen Arrangement-Leistung zuunterst innerhalb der Arrangement-Position), unabhängig ob diese durch einen Import, Modify oder manuell hinzugefügt werden.
  
−
Die TAF Position wird pro Rechnungsposition und nicht pro Dossierposition berechnet. Für Flugleistungen bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Ticketbetrag der Rechnung. Für alle anderen Leistungsarten bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Gesamtbetrag der Rechnungsposition.
+
Zu beachten: In der Dossierübersicht gilt eine 'globale' Reihenfolge, nämlich die nach Startdatum und [[Leistungstyp|Leistungstyp]], siehe [[Dossier#Leistungsreihenfolge_auf_der_Dossierübersicht|Reihenfolge Dossierübersicht]]. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor nicht zwangsläufig die gleiche wie auf der Dossierübersicht.
  
−
=== Zuordnung TAF Position zur Rechnungsposition ===
+
=== Leistungsreihenfolge im Reiseprogramm ===
  
−
Die TAF Position wird auf dem Register Commercial automatisch mit der Rechnungsposition verlinkt.
+
Auf dem Reiseprogramm werden die Leistungen von Umbrella.net automatisch sortiert:
  
−
[[Dossier#Positionen verlinken|Hier gehts zum Positionen verlinken]]
+
#Es werden alle Positionen berücksichtigt deren [[Produkt|Produkt]] 'Auf Reiseprogramm' gesetzt hat. Bei Arrangements werden alle Leistungen ausser Gebühren- und Versicherungsleistungen berücksichtigt
 +
#Es wird zusätzlich geprüft dass mindestens einer der Leistungteilnehmer dem Reiseprogramm zugewiesen ist
 +
#Bei Flug- oder Zugleistungen werden die einzelnen Segmente in 'virtuelle' Leistungen abgebildet
 +
#Die resultierende Liste wird sortiert:
 +
##Nach Datum Leistungsbeginn
 +
##Nach Zeit Leistungsbeginn (das Zeitfeld kann beliebigen Text enthalten, es wird nach best effort versucht aus dem Text eine Zeit zu lesen)
 +
##Nach 'Affinität' zur Hauptleistung. Die Hinreise wird aufsteigen nach der 'Sortierung' des [[Leistungstyp|Leistungstyp]] sortiert, die Rückreise absteigend. 
  
 +
Beispiel: Hinflug, Transfer, Hotel, Rücktransfer, Rückflug
  
−
=== Hinweise zu TAF auf der Rechnung ===
+
#Hinflug, Transer und Hotel haben alle dasselbe Startdatum
 +
#Hinflug und Transfer werden nach Zeit sortiert
 +
#Transfer und Hotel werden nach 'Affinität zur Hauptleistung' sortiert (Transfer = 1, Hotel = 4)
  
−
Wird der Betrag einer Rechnungsposition manuell abgeändert, sodass ein anderes TAF Detail verrechnet werden müsste, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden. Wenn das TAF Detail nicht neu berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:
+
== Details zu Zahlungskonditionen ==
−
* Der TAF Status wurde für die Rechnung auf OUTDATED geändert
 
−
* Eine oder mehrere TAF Position(en) sind veraltet
 
  
−
Wird auf einer TAF Rechnung eine neue Position erfasst, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden, damit die TAF Position automatisch berechnet und erfasst wird. Wenn das TAF Detail nicht berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:
+
Für eine Rechnung mit Rechnungstotal kleiner 0.00 wird keine Zahlungskondition angedruckt. Andernfalls gelten für den Andruck der Zahlungskonditionstexte folgende Regeln:
−
* Der TAF Status wurde für die Rechnung auf INITIAL geändert
 
−
* TAF muss auf dieser Rechnung ausgeführt werden.
 
−
Damit die Rechnung nummeriert werden kann, muss entweder 'TAF erstellen' ausgeführt werden oder 'TAF anwenden' entfernt werden.
 
  
−
[[#TAF Positionen erstellen / TAF anwenden|Zu TAF Arbeitsabläufen]]
+
*Anzahlung:
 +
**Ist die Anzahlung sofort fällig:
 +
***Ist der Rg.-Totalbetrag kleiner oder gleich dem Anzahlungsbetrag: "Zahlung nach Erhalt der Rechnung" (docedit.invoice.payment.now)
 +
***Ist der Rg.-Totalbetrag grösser als der Anzahlungsbetrag: "Anzahlung nach Erhalt der Rechnung" (docedit.invoice.prepayment.now) 
 +
**Ist die Anzahlung nicht sofort fällig:
 +
***Ist der Rg.-Totalbetrag kleiner oder gleich dem Anzahlungsbetrag: "Zahlung bis n Tag(e) nach Rechnungsdatum" (docedit.invoice.pay.afterdays)
 +
***Ist der Rg.-Totalbetrag grösser als der Anzahlungsbetrag: "Anzahlung bis n Tag(e) nach Rechnungsdatum" (docedit.invoice.prepay.afterdays)   
 +
*Restzahlung:
 +
**Ist die Restzahlung jetzt fällig: "Zahlung nach Erhalt der Rechnung" (docedit.invoice.payment.now)
 +
**Gibt es noch eine offene Anzahlung: "Restzahlung bis tt.mm.jjjj" (docedit.invoice.restpaymentdue)
 +
**Gibt es keine offene Anzahlung: "Zahlung bis tt.mm.jjjj" (docedit.invoice.paymentdue) 
  
−
== Leistungsreihenfolge im Doceditor ==
+
&nbsp;
  
−
=== Rechnung ===
+
<module name="Kuoni">Das Fälligkeitsdatum darf maximal 30 Tage nach Rückreise sein. Hat die gewählte Zahlungskondition ein Fälligkeitsdatum > 30 Tage nach Rückreise, wird das Fälligkeitsdatum automatisch berechnet und gesetzt. Falls die Rückreise weiter zurück geht, wird das Fälligkeitsdatum auf 'heute' gesetzt. Eine Meldung beim Nummerieren weist darauf hin, dass das Fälligkeitsdatum gemäss dieser Regel neu gesetzt wurde.</module>
  
−
Die Leistungsreihenfolge auf der Rechnung basiert auf dokument-bezogenen Layoutinformationen. So ist es durchaus denkbar, auf zwei verschiedenen Rechnungen dieselben Leistungen in unterschiedlicher Reihenfolge aufzuführen. In der Dossierübersicht hingegen gilt eine 'globale' Reihenfolge, nämlich die nach Startdatum und [[Leistungstyp]], siehe [[Dossier#Leistungsreihenfolge auf der Dossierübersicht|Reihenfolge Dossierübersicht]]. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor oft nicht die gleiche wie auf der Dossierübersicht.
+
== Pay-by-mail ==
  
 +
<module name="Datatrans">Die Gültigkeit der Links entspricht den Zahlungskonditionen, sprich wird eine Zahlung bis 30 Tage vor Abreise verlangt, kann der Link bis dahin für die Zahlungsabwicklung genutzt werden. Neue Links können mittels Nummerierung der Rechnung generiert werden.
  
−
Zudem gilt für die Reihenfolge im Doceditor:
+
Die Links für Anzahlung / Restzahlung können nicht einzeln versendet werden. Wünscht ein Kunde nur die Anzahlung über Pay-by-mail zu tätigen, so muss er nur einen der jeweiligen Links anwählen und die Restzahlung mittels alternativen Zahlungsmittel (zum Beispiel mittels Einzahlungsschein) abwickeln - dasselbe gilt v.v.
  
 +
Die Währung für die Zahlung wird analog der Rechnung entnommen.</module>
  
−
Import aus TO-Reservationssystem oder CRS ([[Glossar|was bedeuten diese Abkürzungen?]])
+
== Details zu Rechnung nummerieren ==
−
* die Reihenfolge der Positionen/Leistungen wird aus den Systemen übernommen.
 
  
 +
Details zu Rechnung nummerieren
  
−
Manuell erstellte Positionen/Leistungen
+
Siehe [[Datenprüfungen_Rechnung|Datenprüfungen Rechnung]] und [[Datenprüfungen_Dossier|Datenprüfungen Dossier]]
−
* Manuell erstellte Positionen und deren Leistungen werden nach Startdatum und Leistungstyp aufgelistet.
 
  
 +
== Details zu Rechnung denummerieren ==
  
−
Manuell erstellte Positionen/Leistungen auf bereits bestehender Rechnung
+
Folgende Änderungen führen zu einer Denummerierung einer bereits nummerierten Rechnung:
−
* Die manuell hinzugefügten Leistungen werden innerhalb einer bestehenden Position zuunerst aufgelistet. Neue Positionen werden nach Eingabezeitpunkt zuunterst auf der Rechnung aufgelistet. Dies unabhängig vom Abreisedatum. Die Gebührposition bleibt  zuunterst, <module name="Commercial">ausser sie ist mit einer anderen Position verlinkt. Siehe [[Dossier#Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial|Positionen verlinken]]</module>
 
  
 +
*Leistungsdaten
 +
**Änderung des Abreisedatums
 +
**Änderung eines Preisdetails
 +
**Änderung einer Flug-Ticketnummer
 +
**Änderung einer Zug-Ticketnummer
 +
**Änderung einer Gutscheinnummer
 +
**Änderung einer Refund-Ticketnummer
 +
**Änderung des Produkts oder Lieferanten auf einer Dossierposition 
  
−
Neue Leistungen aus Modify ([[Glossar|Was ist ein Modify?]])
+
*Rechnung
−
* Neue Leistungen werden werden innerhalb der Position zuunterst aufgelistet.
+
**Änderung des Rechnungsempfängers
 +
**Änderung der MwSt.-Verteilung
 +
**Stornierung einer Zahlung welche auf der nummerierten Rechnung angedruckt wurde (Zahlung wurde erfasst und der Rechnung zugewiesen, bevor diese nummeriert wurde)  
 +
**<module name="Umbrella.net Austria">Änderung des Steuerreglements auf einer Dossierposition</module> 
  
 +
*Dossierdaten
 +
**<module name="Fremdwährung">Änderung der Dossierwährung</module> 
  
−
Neue Positionen aus Import
+
*Anmerkung:
−
* Neue Positionen werden zuunterst auf der Rechnung aufgelistet. Dies unabhängig vom Abreisedatum. Die Gebührposition bleibt  zuunterst, <module name="Commercial">ausser sie ist mit einer anderen Position verlinkt. Siehe [[Dossier#Mögliche Arbeitsschritte ab Register Commercial|Positionen verlinken]]</module>
+
**Änderung des Rückreisedatums führt zum Rechnungsstatus 'veraltet'.  
 +
**<module name="Commercial">Änderung der Commercial / DBI Daten für zum Rechnungsstatus 'veraltet'</module>  
  
 +
== Details zu TAF ==
  
−
Positionen/Leistungen manuell im Doceditor verschoben und gespeichert (siehe [[Doceditor#Elemente verschieben|Elemente verschieben]])
+
<module name="Commercial">
  
−
* Die Reihenfolge im Doceditor kann mit dem Verschieben von Leistungen innerhalb einer Position oder der Positionen geändert werden.
+
Details zu [[#TAF erstellen|TAF erstellen]]
  
 +
Eine TAF Position wird dann erstellt, wenn anhand der Dossierposition, z.B. Flugticket, die entsprechenden Daten in einem TAF Detail des [[TAF-Modelle|TAF Modells]] übereinstimmen. Diese Daten sind z.B. Leistungtyp, Minimum/Maximum Betrag, [[Dossier#Details zur IATA Area|IATA-Bereich]]. Sollte keine Übereinstimmung gefunden werden, wird keine TAF Position erfasst.
  
−
<openissue>@Simon: was sind dokument-bezogene Layoutinformationen</openissue>
+
Die TAF Position wird pro Rechnungsposition und nicht pro Dossierposition berechnet. Für Flugleistungen bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Ticketbetrag (pro Person!) der Rechnung. Für alle anderen Leistungsarten bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Gesamtbetrag der Rechnungsposition.
  
−
=== Reiseprogramm ===
+
Die TAF Position wird automatisch mit der Rechnungsposition '''verlinkt''', dies kann auf dem [[Dossier#Positionen verlinken|Register Commercial im Dossier]] überprüft werden.
  
−
Spezielle Logik
+
Wird der Betrag einer Rechnungsposition '''manuell abgeändert''', sodass ein anderes TAF Detail verrechnet werden müsste, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden. Wenn das TAF Detail nicht neu berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:
 +
* Der TAF Status wurde für die Rechnung auf OUTDATED geändert
 +
* Eine oder mehrere TAF Position(en) sind veraltet
  
 +
Wird auf einer TAF Rechnung eine '''neue Position''' erfasst, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden, damit die TAF Position automatisch berechnet und erfasst wird. Wenn das TAF Detail nicht berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:
 +
* Der TAF Status wurde für die Rechnung auf INITIAL geändert
 +
* TAF muss auf dieser Rechnung ausgeführt werden.
 +
Damit die Rechnung nummeriert werden kann, muss entweder 'TAF erstellen' ausgeführt werden oder 'TAF anwenden' entfernt werden. Details hierzu siehe [[Datenprüfungen Rechnung]] und [[Datenprüfungen Dossier]].
 +
  
−
== Validierungen ==
 
  
−
Referenz auf Dokumente und Dossier
+
</module>

Aktuelle Version vom 7. November 2018, 11:03 Uhr

Inhaltsverzeichnis

Übersicht

Der Dokumenteditor (auch: Doceditor) ist das zentrale Tool um Dossierdaten zu editieren. Der Dokumenteditor bietet eine dokument-bezogene Sicht auf die Dossierdaten.

Änderungen betreffen jeweils die Daten im Dossier! Wurden in einem Dossier also mehrere Teilnehmer-Rechnungen erstellt, kann auf einer Rechnung die Flugzeit geändert werden und diese Änderung gilt dann für alle Rechnungen welche den entsprechenden Flug beinhalten.

Neue Leistungsdaten und neue Teilnehmer können manuell ausschliesslich im Dokumenteditor hinzugefügt werden.

Layout

Rechnung Reiseprogramm
Doceditor Rechnung Doceditor Reiseprogramm

Benutzeroberfläche

Der Dokumenteditor ist in vier Bereiche unterteilt. Links befindet sich das Menü, oben die Toolbar, rechts der Property Editor und in der Mitte das Dokument. Bereiche, die ausschliesslich das aktuelle Dokument betreffen, sind grün dargestellt. Änderungen an "grünen Feldern" haben keine Auswirkungen auf andere Dokumente. Bereiche, die das gesamte Dossier betreffen sind blau dargestellt.

 

Benutzeroberfläche Menü

Dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box)

Bereich Dokument

Feld Beschreibung
Öffnen Über ‚Öffnen‘ kann ein anderes, bestehendes Dokument geladen werden.
Dokument neu laden Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
Speichern Änderungen speichern
Nummerieren und Speichern (nur bei Rechnungen) Änderungen speichern und Dokument nummerieren, siehe Details
Kopie speichern (nur beim Reiseprogramm) Änderungen speichern und als PDF im Dossier ablegen, siehe Details
TAF erstellen (nur bei Rechnungen)
Module: Commercial TAF Positionen manuell erstellen oder neu berechnen

Bereich Aktuelle Auswahl

Dieser Bereich steht nur bei Rechnungen zur Verfügung.

Feld Beschreibung
Aus Dokument löschen Das ausgewählte Element wird aus dem Dokument gelöscht, siehe Details
Nach oben verschieben Das ausgewählte Element wird nach oben verschoben.
Nach unten verschieben Das ausgewählte Element wird nach unten verschoben
Zeilenumschaltung entfernen Im markierten Text werden die Zeilenumschaltungen entfernt. Dies ist insbesondere nützlich bei aus externen Systemen importierten Texten, welche manchmal überflüssige Zeilenumbrüche enthalten.

Bereich Neu hinzufügen

Hier können dokument-bezogene Daten eingefügt werden, welche also nur das aktuelle Dokument betreffen.

Feld Beschreibung
Freier Text Erstellt einen Bereich, um beliebigen Text einzufügen. Dieser Text ist dokument-spezifisch.
Textbaustein Erlaubt das einfügen vordefinierter Textbausteine.
ersetzt Rechnung ..
bei einer nummerierten Rechnung steht dieser Textbaustein zur Verfügung. So kann dem Titel der Rechnung z.B. der Zusatztext "Ersetzt Rechnung 860-001" angefügt werden.
Module: Fremdwährung
Originalpreise
Dieser Textbaustein erstellt - vorzugsweise in einem Freitextfeld einer Leistung, eine Liste mit allen Preispositionen und deren Katalogpreis für alle Preispositionen mit einer Katalogwährung, welche nicht der Verkaufswährung entspricht.


Einreisebestimmungen
Wurden Einreisebestimmungen definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden
Gesundheitsbestimmungen
Wurden Gesundheitsbestimmungen definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden

Dossierbezogene Änderungen (Blaue Box)

Bereich Aktuelle Auswahl

Feld Beschreibung
Kopieren Das angeklickte Element wird kopiert.
Aus Dossier löschen Das ausgewählte Element wird aus dem Dossier gelöscht. Wichtig: diese Funktion ist nicht dokument-bezogen, dh. das Element wird definitiv aus dem Dossier gelöscht. Soll das Element einfach nicht auf diesem Dokument angedruckt werden, sollte 'Aus Dokument löschen' verwendet werden.

 

Bereich Neu hinzufügen

Hier können zusätzliche, neue Dossierdaten erfasst werden.

Position hinzufügen
Feld Beschreibung
Teilnehmer In der Teilnehmer-Liste wird ein zusätzlicher Teilnehmer eingefügt. In den Details wird beschrieben nach welcher Logik der neue Teilnehmer bestehenden Leistungen hinzugefügt wird.
Position (Produkt) Es öffnet sich ein Dialog wo folgende Angaben gemacht werden können:

 

  • Produkt (Produkte vorgängig erfassen siehe hier)
  • Produktvorlage (nur wenn ausgewähltes Produkt über eine Produktvorlage verfügt)
Module: Fremdwährung
  • Katalogwährung


  • Rechner anzeigen/ausblenden
  • Von (nur bei eingeblendetem Rechner)
  • Bis (nur bei eingeblendetem Rechner)
  • Art (nur bei eingeblendetem Rechner)
  • Einheiten (nur bei eingeblendetem Rechner)
  • Preis (nur bei eingeblendetem Rechner)
  • Total (nur bei eingeblendetem Rechner)
  • Preis pro Teilnehmer
  • Welche Teilnehmer der Position zugeteilt werden

Die Logik wird in Position einfügen beschrieben.

Flugticket Auf einer Flugleistung (Arrangement) bzw. einer Flugposition kann ein Flugticket hinzugefügt werden.
Leistung Für eine bereits erfasste Dossierposition (mit Typ Arrangement) können weitere Leistungen hinzugefügt werden.
Segment Zusätzliche Segmente hinzufügen bei Flugleistungen oder Bahnleistungen.
Sitzplatz Sitzplätze erfassen bei Flugscheinen oder einer Busleistung.
Preisdetail Zusätzliche Preisdetails anfügen für bestehende Leistungen.

Status

Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand des Dokuments an. Bei Rechnung sowie Reiseprogramm erscheint ein Hinweis falls das Dokument länger nicht gespeichert wurde. Für die Rechnung gibt es zudem folgende Status-Informationen:

Layout Information ob die Rechnung im Layout 'lang' oder 'kurz' gedruckt wird
Zahlungskondition Angabe ob die Zahlungskondition konsistent ist.
MwSt.-Verteilung Angabe ob die MwSt.-Verteilung konsistent ist.
Nummerierung Angabe ob die Rechnung nummeriert, veraltet oder unnummeriert ist. Wird die Rechnung als veraltet benennt, hat sich nach der Nummerierung der Rechnung etwas buchhalterisch-nicht-relevantes verändert.
TAF
Module: Commercial

Auf einer Rechnung mit Rechnungsinhaber auf dem ein TAF Modell hinterlegt ist, sind die folgenden Status möglich:

  • TAF Position(en) erstellt
  • TAF Position(en) noch nicht erstellt
  • TAF Position(en) sind veraltet
  • TAF wird nicht erstellt

Siehe dazu die Details zu TAF


Benutzeroberfläche Toolbar

Icon Beschreibung
RTENOTITLE Änderungen speichern
RTENOTITLE Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
RTENOTITLE Erzeugt eine 'Vorschau' des Dokuments. Siehe Vorschau anzeigen
RTENOTITLERTENOTITLE Für das aktuelle Dokument wird ein PDF erstellt. Daneben gibt es eine oder mehrere Dokument-Varianten.
RTENOTITLERTENOTITLERTENOTITLE Es stehen die Formatierungen Fett (bold), kursiv (italic) und unterstrichen (underline) zur Verfügung.

Benutzeroberfläche Property Editor

Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der 'Property Editor'. Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem welches Element aktuell ausgewählt ist.

 

Property Editor Rechnung

Property Editor Rechnung
Besteller für CH-Mandanten
Besteller für AT-Mandanten
Feld Beschreibung
Zahlungskonditionen Hier kann die Zahlungskondition gesetzt werden. Hat die Zahlungskondition eine Anzahlung, wird der Anzahlungsbetrag automatisch berechnet. Dieser kann nach Bedarf manuell angepasst werden.
Module: Commercial

Ist auf dem Dokumentempfänger 'Autom. Lodge-Zahlung' gesetzt, ist dieses Häkchen standardmässig aktiviert. Die Erstellung der automatischen Lodgezahlungen kann hier mittels Entfernen des Häkchens übersteuert werden (inkl. Angabe eines Kommentars)

Ist auf dem Dokumentempfänger ein TAF-Modell hinterlegt, kann hier angegeben werden ob TAF bei dieser Rechnung erstellt werden soll oder nicht.

Pay-by-mail
Module: DatatransHier können die Pay-by-mail Links auf dem Rechnungsdokument aktiviert werden.
Mahnstufe Vorauszahlung
Wurde der Kunde für die Anzahlung gemahnt, ist hier die Anzahl der Mahnläufe ersichtlich. Die Ziffern 1, 2 und 3 belegen, in welchem Mahnlauf die Anzahlung gemahnt wurde. Ab Ziffer 3 wird ersichtlich, wieviele Male die Rechnung im dritten Mahnlauf gemahnt wurde.
Mahndatum Vorauszahlung
Hier ist das letzte Mahndatum für die Vorauszahlung ersichtlich.
Mahnstufe Restzahlung
Wurde der Kunde für die Restzahlung gemahnt, ist hier die Anzahl der Mahnläufe ersichtlich. Die Ziffern 1, 2 und 3 belegen, in welchem Mahnlauf die Anzahlung gemahnt wurde. Ab Ziffer 3 wird ersichtlich, wieviele Male die Rechnung im dritten Mahnlauf gemahnt wurde.
Mahndatum Restzahlung
Hier ist das letzte Mahndatum für die Restzahlung ersichtlich.
Autom. lodge-Zahlg. Das Häkchen ist automatisch bei Rechnungsempfängern mit der Einstellung 'Autom. Lodge-Zahlung' gesetzt. Nach Bedarf kann es pro Rechnung entfernt werden, damit keine Zahlungen automatisch generiert werden.
Auto-Lodge angepasst weil.. Es kann eine Bemerkung, weshalb keine automatischen Zahlungen für diese Rechnung gewünscht wurden, eingegeben werden.
TAF anwenden Das Häkchen ist automatisch bei Rechnungsempfängern mit zugewiesenem TAF-Modell gesetzt. Sollten keine TAF Positionen für eine Rechnung erstellt werden, kann das Häkchen entfernt werden.
Empfänger Dokumentempfänger
Besteller Das Feld ist automatisch bei Rechnungsempfängern Firma und Angestellter gesetzt. Auf Rechnungen mit Empfänger Firma ausgefüllt, wird dieser Text in der Rechnungsadresse, oberhalb der Strasse oder des Postfachs, angedruckt. Auf Rechnungen mit Empfänger Angestellten dient das Feld zur Information. Für österreichische Mandanten befindet sich das Feld Besteller unterhalb der Rechnungsnummer. Das ausgefüllte Feld wird auf der Rechnung angedruckt.
Reisender
Module: Commercial

Hat das Dossier einen Geschäftsbereich auf welchem 'Commercial' gesetzt ist, so kann hier der Reisende angegeben werden. Sind auf dem Reisenden die DBI-Felder ausgefüllt, werden diese auf die Rechnung übernommen. Beim Fahren mit der Maus über das ausgefüllte Feld wird der gesamte Text (Reisender, Geburtsdatum, Firma) ersichtlich (Mouseover).


ESR Nummer Erlaubt das manuelle Hinzufügen von ESR. Ist auf dem Mandant 'Automatische ESR' aktiviert, so werden in diesem Bereich die automatisch erstellten ESR angezeigt. Mittels Klick auf das '+' Symbol können weitere leere Zeilen angefügt werden.
ESR Nummer auf Rechnung drucken ESR Referenznummer wird unterhalb des Totals angedruckt im PDF. Häkchen ist aktiv drin
Rechnungslayout Hier kann das Rechnungslayout 'kurz' oder 'lang' ausgewählt werden, siehe auch Rechnungslayouts

Property Editor Reiseprogramm

Bei einem Reiseprogramm kann lediglich der Dokumentempfänger gesetzt werden.

Property Editor Position

Property Editor Position
Feld Beschreibung
Leistungstyp Hier wird der Leistungstyp des Produktes angezeigt.
Produkt Hier kann das verkaufsseitige Produkt editiert werden. Der entsprechende Positionsumsatz läuft auf das hier gesetzte Produkt.
Lieferant Hier kann der verkaufsseitige Lieferant editiert werden. Siehe Position editieren
Leistungsinformation Bei einem Arrangement wird hier der Status aus den Leistungen abgeleitet (read-only) angezeigt. Für alle anderen Positionstypen kann hier der Status manuell gesetzt werden und informativ wird darunter der importierte Status aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt.

Property Editor Leistung

Property Editor Leistung

Einzelne Leistungen können nur in einer Arrangement-Position überhaupt ausgewählt werden. Für solche Leistungen wird im Property Editor angezeigt:

Feld Beschreibung
Status Für Flug- oder Zugleistungen wird hier der Status aus den Segmenten abgeleitet (read-only) angezeigt. Für alle anderen Positionstypen kann hier der Status manuell gesetzt werden und informativ wird darunter der importierte Status aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt.
BF Nummer Die BF Nummer der verknüpften Reservation.

Property Editor Segment

Property Editor Segment

Für Flug- oder Zugleistungen können einzelne Segmente ausgewählt werden.

Feld Beschreibung
Status Hier kann der Status des Segments gesetzt werden.
Status importiert Falls das Segment aus einer Reservation stammt (also nicht manuell erfasst wurde), wird hier der Status-Text aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt.

Property Editor Preisposition

Property Editor Preisposition
Feld Beschreibung
Preis (Verkaufswährung) Der Basispreis pro Person in Verkaufswährung (=Rechnungswährung)
VG (Verkaufswährung) Die versteckte Gebühr pro Person in Verkaufswährung
Rabatt Rabatt in Prozent
Module: Fremdwährung
Feld Beschreibung
Preis (Landeswährung) Der Basispreis pro Person in der Landeswährung des Reisebüros.
Katalogwährung Die Währung in welcher die Leistung laut Katalog angeboten wird.
Katalogpreis Der Preis pro Person in der oben genannten Katalogwährung.

Die Logik nach welcher Preise in verschiedenen Währungen nachgerechnet werden ist in Preisposition editieren beschrieben.


Property Editor Flugticket, Sitzplätze

Property Editor Flugticket oder Sitzplätze

Bei Flugtickets sowie bei Sitzplätzen (Flug- und Busleistungen) kann im Property Editor der zugehörige Teilnehmer gesetzt werden.

Proberty Ticketnummer Ticket-Typen

Mit Klick in die Flugticketnummer kann der Tickettyp angepasst werden. Dieser ist relevant für das TAF-Modell. Siehe TAF Details - Unterart

Benutzeroberfläche Dokument

Editierbare Bereiche sind mit einem Rahmen umgeben. Siehe Editieren des Dokuments für eine detaillierte Beschreibung.

Rechnung

Ist die Rechnung im Status 'veraltet', wird der Text in grauer Schrift dargestellt.

Dokument-Varianten

Umbrella.net kennt als grundlegende Dokumenttypen die Rechnung und das Reiseprogramm. Die Rechnung kann als PDF heruntergeladen werden, das Reiseprogramm als PDF und im Word-Format. Daneben gibt es einige Dokument-Varianten, welche von diesen Basisdokumenten abgeleitet sind.

Rechnungslayout lang / kurz

Das Standard-Rechnungslayout ist 'lang'. Es gibt ein zusätzliches Layout 'kurz', welches im Hinblick auf Commercial-Endkunden entworfen wurde. Im Layout 'kurz' werden die Leistungsdaten kompakter dargestellt. In den Dokumenteinstellungen können pro Rechnungslayout unterschiedliche Kopf- und Fusszeilen eingegeben werden.

Multi-purpose Document (MPD)

Module: Standardbriefe/MPD

Das MPD (im Word-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus Dokumenteinstellungen MPD verwendet. Im Unterschied zur Rechnung wird auf dem MPD keine MwSt-Verteilung angedruckt. Das MPD wird oft als Offerte verwendet.

Dieses "Abbild" der Rechnung kann in Word beliebig verändert/angepasst werden. Diese Änderungen sind komplett losgelöst vom Umbrella.net Dossier und haben selbstverständlich keine Auswirkungen auf die im Dossier vorhandenen Leistungen. Wussten Sie übrigens, dass man auch in Word Textbausteine anlegen kann? Eine Schritt für Schritt Anweisung finden Sie hier: Textbausteine in Word

Für den Versand des MPD-Dokuments direkt aus Umbrella.net muss das Word-Dokument zuerst im Dossier unter "weitere Dokumente" hochgeladen werden.


Anmeldeformular

Das Anmeldeformular (im PDF-Format) entspricht weitgehend dem Layout 'lang' der Rechnung. Weggelassen werden:

  • Commercial Daten
  • MwSt.-Verteilung

Hinzugefügt wird:

  • Unterschriftszeile

Beispiel eines Anmeldeformulars

Für die Kopf- und Fusszeile werden die Angaben aus Dokumenteinstellungen Anmeldeformular verwendet.


 

ESR

Module: Automatischer ESR

Beispiel eines ESR-Drucks

ESR Druckeinstellungen

Ist auf dem Mandant das Modul 'Auto ESR' aktiviert, so werden mit dem 'Nummerieren und Speichern' der Rechnung automatisch Referenznummer(n) gebildet und je nach gewählter Zahlungskondition automatisch ein oder zwei ESR (zwei ESR bei Anzahlung/Restzahlung) erstellt.

Diese(r) ESR kann/können anschliessend auf dafür vorgesehenem ESR-Papier ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden.


Standardmässig wird die ESR Referenznummer folgendermassen abgebildet:

6 Stellen Kundenidentifikationsnummer
2 Stellen Versionierung (techn)
8 Stellen Rechnungs–ID
7 Stellen Dossiernummer (mit 0en aufgefüllt)
3 Stellen Rechnungsnummer
1 Stelle Prüfziffer (techn)


Falls gewünscht, kann die ESR Nummer auch in diesem Format angezeigt werden:

1 Stelle Versionierung (techn)
7 Stellen Rechnungs-ID
3 Stellen Rechnungsnummer
7 Stellen Kundennummer aus Umbrella
7 Stellen Dossiernummer (mit 0en aufgefüllt)
1 Stelle Prüfziffer (techn)


Druckhinweise:

Adobe Reader 8, 9
Das Feld 'Seitenanpassung' muss auf 'Keine' gestellt sein. 'Automatisch drehen und zentrieren' muss deaktiviert sein. Zudem Muss in den Eigenschaften das Seitenformat auf A4 gestellt sein.
Adobe Reader X
Unter 'Grösse' muss die 'Tatsächliche Grösse' ausgewählt werden. (siehe Screenshot rechts)


Arbeitsabläufe / Prozesse

Aktionen im Menü

Dokument öffnen

Bestehen in einem Dossier mehrere Rechnungen, so kann hier eine andere bestehende Rechnung desselben Dossiers geöffnet werden.

Dokument neu laden

Das aktuelle Dokument wird neu vom Server geladen. Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.

Dokument speichern

Wird eine Rechnung gespeichert, werden im Hintergrund diverse Datenprüfungen ausgeführt. Wird eine Rechnung oder ein Reiseprogramm gespeichert, laufen zudem immer auch Datenprüfungen zum Dossier.


Rechnung nummerieren

Wird eine Rechnung nummeriert, werden vom Sytem automatisch folgende Schritte ausgeführt:

Kuoni Modul: Das Nummerieren/Denummerieren von Doumenten ist nur mit Berechtigung Buchhalter eraubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist

Module: Einkauf
  • Die Einkäufe werden nachgeführt:
    • Hat die Position noch gar keinen aktuellen Einkauf, und hat das Produkt der Position 'Einkaufsposition erstellen' gesetzt, wird ein neuer Einkauf geschrieben
      • Bei Einkäufen für Flug, Rückerstattung und Gebühren wird geprüft ob eine passende BSP-Direktzahlung im Dossier vorhanden ist. Wird eine passende BSP- Direktzahlung gefunden, so wird diese auf dem neuen Einkauf automatisch referenziert.
    • Hat die Position genau einen aktuellen Einkauf (bzw. genau einen Einkauf pro Flugticket), so wird dieser Einkauf nachgeführt:
      • Falls das Abreisedatum auf dem Einkauf nicht gesetzt ist, wird das Dossier-Abreisedatum gesetzt
      • Produkt, Lieferant und Verkaufswert wird nachgeführt.
      • Falls Ein Flugticket-Einkauf noch keine Rechnungsnummer hat wird die entsprechende Ticket-Nummer gesetzt
    • Hat die Position mehrere Einkäufe, so wird lediglich eine Warnung ausgegeben dass die Einkäufe manuell angepasst werden müssen


  • Ein Beleg wird erstellt
Module: Commercial
  • Falls Auto-Lodge aktiv ist werden Lodge-Zahlungen erstellt
  • Falls TAF anwenden aktiv ist werden TAF Positionen erstellt
Module: Automatischer ESR * Auto-ESR werden erstellt (falls auf dem Mandant 'Auto ESR' aktiv ist, die Verkaufswährung CHF ist und Auto-Lodge nicht aktiv ist)
Module: Buchhaltung
  • Der Beleg wird verbucht. Je nach Buchhaltungslogik wird nur der Debitor verbucht (Gewinn bei Abreise) oder Debitor und Ertrag (Gewinn bei Rechnungsstellung)


  • Ein PDF wird im Hintergrund erstellt


TAF erstellen

Module: Commercial

TAF Positionen können nur auf einer Rechnung erstellt werden, auf welcher der Rechnungsempfänger ein TAF Modell hinterlegt hat. Sollten für einen Kunden, der ein TAF Modell hinterlegt hat, ausnahmsweise keine TAF Positionen verrechnet werden, muss das Häkchen 'TAF anwenden' vor dem Nummerieren der Rechnung entfernt werden.

Mit der Aktion 'TAF erstellen' wird das TAF-Modell des Kunden auf die vorhandenen Rechnungspositionen angewendet, siehe dazu weitere Details zu TAF.

Zu beachten: dieselbe Logik wird auch ausgeführt beim Erstellen einer neuen Rechnung.

TAF-Positionen können anschliessend normal editiert werden


Reiseprogramm Kopie speichern

Wird auf einem Reiseprogramm 'Kopie speichern' ausgeführt, passiert folgendes:

Aus Dokument löschen

Die Aktion 'Aus Dokument löschen' entfernt das ausgewählte Element von der aktuellen Rechnung. Die Daten im Dossier werden nicht gelöscht. Einzige Ausnahme sind dokument-spezifische Freitext-Elemente, diese werden komplett gelöscht.

Teilnehmer Der Teilnehmer wird mit seinen Preispositionen und Leistungszuordnungen ins 'nicht verrechnet' verschoben.
Dossierposition Alle Preispositionen und Leistungen innerhalb des ausgewählten Dossierposition werden ins 'nicht verrechnet' verschoben.
Module: Commercial

Wird eine Position aus dem Dokument gelöscht, welche mit einer TAF Position verlinkt ist, so wird auch die verlinkte TAF Position mitgelöscht, siehe auch Details zu TAF


Leistung Alle Preispositionen innerhalb des ausgewählten Leistung werden ins 'nicht verrechnet' verschoben.
Flugticket Alle Preispositionen innerhalb des ausgewählten Flugtickets werden ins 'nicht verrechnet' verschoben.
Preisposition Die Preisposition wird ins 'nicht verrechnet' verschoben.
Freitext Der Freitext wird komplett gelöscht

Bei umfangreicheren Änderungen lohnt es sich ggf. die Änderungen in der Finanzsicht des Dossier vorzunehmen.

Elemente verschieben

Auf der Rechnung kann die Reihenfolge einzelner Elemente angepasst werden. Dies ist normalerweise eine dokument-spezifische Reihenfolge und hat keine Auswirkung auf andere Dokumente. Einzige Ausnahme bilden die Reihenfolgen von Flug- und Zugsegmenten. Werden Flug- oder Zugsegmente umsortiert betrifft diese alle anderen Rechnungen welche die entsprechende Flug- oder Zugdaten andrucken.

Auf dem Reiseprogramm werden die Leistungen automatisch, chronologisch sortiert (siehe Leistungsreihenfolge im Reiseprogramm). Entsprechend steht diese Funktion auf dem Reiseprogramm nicht zur Verfügung.

Element kopieren

Ausser Teilnehmer, Flugtickets und Sitzplätze können Elemente kopiert werden. Wird eine Flugposition oder Flugleistung kopiert, werden Flugtickets und deren Preispositionen nicht mitkopiert.

Aus Dossier löschen

Die Aktion 'Aus Dossier löschen' löscht das ausgewählte Element unwiderbringlich aus dem Dossier.

Module: Commercial

Wird eine Position aus dem Dossier gelöscht, welche mit einer TAF Position verlinkt ist, so wird auch die verlinkte TAF Position mitgelöscht, siehe auch Details zu TAF


Elemente einfügen

Um ein neues Element einzufügen muss zuerst das entsprechende Ziel ausgewählt werden. Um ein Flugsegment einzufügen muss also zuerst die entsprechende Flugposition ausgewählt werden.

Freitext einfügen

Ein Freitext kann in folgenden Elementen eingefügt werden:

  • Position
  • Leistung (innerhalb einer Arrangement-Position)
  • Flug- oder Zugsegment

Teilnehmer einfügen

Folgendes passiert, wenn im Docecitor ein neuer Teilnehmer eingefügt wird:

  1. Der neue Teilnehmer wird allen auf der Rechnung vorhandenen Leistungen als Leistungsteilnehmer hinzugefügt
  2. Der neue Teilnehmer wird allen auf der Rechnung vorhandenen Preispositionen hinzugefügt, mit der Ausnahme von Preispositionen in
    • Flugtickets
    • Gebührenposition
    • Versicherungsposition
  3. Handelt es sich um ein manuell erstelltes Dossier in dem noch kein Produkt/keine Leistung erfasst ist, werden die erfassten Teilnehmer grau hinterlegt und können dann, sobald ein Produkt/eine Leistung erfasst wird zugeordnet werden

Position (Produkt) einfügen

Die Benutzeroberfläche ist in Bereich Neu hinzufügen beschrieben. Das ausgewählte Produkt definiert den Leistungstyp der Position. Grundsätzlich wird eine neue Position erstellt inklusive einer Preisposition mit dem angegebenen Preis pro Teilnehmer und den ausgewählten Teilnehmern. Im Falle einer Flugposition wird allerdings pro ausgewähltem Teilnehmer ein Flugticket erstellt und individuell pro Ticket eine Preisposition erstellt.

- Rechner anzeigen/ausblenden:

Mittels Klick auf "Rechner anzeigen" bzw. "Rechner ausblenden" kann der Rechner ein- und ausgeblendet werden.

WICHTIG: der Rechner dient allein als Rechenhilfe (anstatt den Taschenrechner zu konsultieren) und hat keinerlei zusätzliche Funktionen oder Auswirkungen! Der Rechner bleibt jeweils gemäss letzter Verwendung geöffnet oder geschlossen.

Es gibt 3 verschiedene Berechnungsarten: Nacht & Person, Nacht & Zimmer, Pauschal.

Nacht & Person bzw. Nacht & Zimmer:

Das 'Total' wird berechnet aus Anzahl an Nächten' mal 'Einheiten' mal 'Preis'.

Der 'Preis / Pax' wird berechnet aus dem 'Total' durch 'Anzahl der ausgewählten Teilnehmer'.

Das 'Total' muss sich gleichmässig auf die ausgewählten Teilnehmer aufteilen lassen. Falls dies nicht der Fall ist, kann das Produkt nicht hinzugefügt werden. Es gibt eine entsprechende Fehlermeldung beim OK Klick.

Wird bei Nacht & Person das Feld Einheiten gelöscht, wird automatisch die Anzahl ausgewählter Teilnehmer eingetragen. Wird bei Nacht & Person die Teilnehmerauswahl geändert, wird das Feld Einheiten auf die Anzahl gewählter Teilnehmer gesetzt.

Hinzufügen / Entfernen eines Teilnehmers bei Nacht & Person: Die Einheiten werden angepasst und das Total neu berechnet. Preis / Pax bleibt stehen.

Hinzufügen / Entfernen eines Teilnehmers bei Nacht & Zimmer: Die Einheiten bleiben stehen, das Total bleibt stehen. Der Preis / Pax wird neu berechnet (falls möglich).

Start/Enddatum wird nach drücken des "OK" Feldes automatisch in die Position übernommen.

Pauschal: Es wird der Totalpreis der Preisposition eingegeben. Zusätzlich kann das Start/Enddatum eingegeben werden, welches automatisch nach drücken des "OK" Feldes in die Position übernommen wird.

- Produktvorlage auswählen:

Sofern die ausgewählte Position (=Produkt) über mindestens eine Produktvorlage in der Sprache des vorliegenden Empfängers verfügt, erscheint eine Dropdown-Liste zur Auswahl der gewünschten Produktvorlage.

Nach Auswahl einer bestimmten Vorlage wird der Rechner deaktiviert und der Preis pro Teilnehmer aus der Produktvorlage fix gesetzt (= kann nicht mehr verändert werden).

Durch Anfügen der Position werden sämtliche in der ausgewählten Produktvorlage vordefinierten Leistungen und Preise auf das Dokument/ins Dossier übernommen. Anschliessend können diese nach Belieben angepasst werden, die Verbindung zur Produktvorlage wird gleich nach dem Anfügen aufgehoben. Künftige Änderung geschehen somit nur noch auf Basis Dossier/Dokument.

Leistung einfügen

Individuelle Leistungen können nur eingefügt werden, wenn das vorliegende Produkt/Position mit dem Leistungstyp "Arrangement" versehen wurde. Eine manuell eingefügte Leistung enthält keine Preispositionen.

Flugticket einfügen

Teilnehmerzuordnung Flugticket

Ein Flugticket kann nur auf einer Flugleistung eingefügt werden, falls noch nicht allen Teilnehmer ein Flugticket zugeteilt ist. Ein manuell eingefügtes Flugticket enthält standardmässig eine Preisposition.

Beim Anfügen von Flugtickets auf Flugposition mit mehreren Teilnehmern, kann im Property Editor rechts der gewünschte Teilnehmer angewählt werden.

Bahnticket einfügen

Ein Bahnticket kann nur auf einer Bahnleistung eingefügt werden.

Segment einfügen

Segmente können auf Flug- bzw. Zugleistungen (resp. Positionen) erfasst werden. Falls das letzte schon vorhandene Flugsegment eine Ziel-Destination enthält, wird diese als Abflugsort für das neue Flugsegment gesetzt. Zusätzlich wird in diesem Fall auch noch die Fluggesellschaft und Flugklasse kopiert. Falls das letzte Flugsegment keine Ziel-Destination enthält, wird ein leeres Flugsegment erstellt. Ein einzelnes Flugsegment enthält - anders als die übergeordnete Flugleistung - keine Flugtickets.

Sitzplatz einfügen

Ein Sitzplatz kann nur auf einem Flugsegment oder einer Busleistung eingefügt werden, falls noch nicht allen Teilnehmer ein Sitzplatz zugeteilt wurde.

Preisposition einfügen

Die Benutzeroberfläche ist in Bereich Neu hinzufügen beschrieben. Nach der Bestätigung wird eine Preisposition mit dem angegeben Preis pro Teilnehmer und den ausgewählten Teilnehmern erstellt.

Regeln für Status-Anzeige

Status-Check Regeln
Layout Dies ist eine reine Information
Zahlungskondition Für eine negative Rechnung (Gutschrift) sowie für vollständig bezahlte Rechnungen wird die Zahlungskondition nicht geprüft. Für positive Rechnungen wird geprüft:
  1. Die Zahlungskondition muss aktiv sein
  2. Falls die Zahlungskondition sich auf das Abreisedatum bezieht muss das Dossier ein Abreisedatum gesetzt haben
  3. Das Fälligkeitsdatum des Betrags (Restbetrag bei Zahlungskondition mit Vorauszahlung) darf nicht in der Vergangenheit liegen
  4. Bei einer Zahlungskondition mit Vorauszahlung:
    1. Das Fälligkeitsdatum der Vorauszahlung darf nicht nach dem Fälligkeitsdatum der Restzahlung liegen (dieser Fall entsteht bei Rechungsstellung kurz vor Abreise, Anzahlung in z.B. 10 Tagen und Restzahlung zB 30 Tage vor Abreise)
    2. Das Fälligkeitsdatum der Vorauszahlung ist mehr als 10 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Restzahlung
    3. Der Vorauszahlungsbetrag ist kleiner als das Rechnungstotal

Die Prüfungen (1) - (3) sowie (4.1) müssen erfüllt sein, alle anderen Prüfungen erzeugen höchstens eine Warnung an den Benutzer.

MwSt.-Verteilung Die MwSt.-Verteilung muss konsistent sein, dh. die Summe der MwSt.-Teilbeträge muss dem Positionstotal entsprechen. Verwendet die Position einen einzigen MwSt.-Satz führt Umbrella.net die Verteilung automatisch nach. Werden hingegen mehrere MwSt.-Sätze verwendet, muss die Verteilung ggf. in der Finanzsicht angepasst werden.
Nummerierung Dies ist eine reine Information
TAF
Module: Commercial

Hat der Dokumentempfänger ein TAF-Modell hinterlegt, wird der TAF-Status wie folgt gesetzt:

Initial
Dieser Status ist gesetzt falls es auf der Rechnung Dossierposition(en) gibt welche nach TAF-Modell eine TAF-Position hätten, eine solche aber auf der Rechnung fehlt.
Veraltet
Dieser Status ist gesetzt falls obige Bedingung nicht zutrifft, es aber eine oder mehrere Inkonsistenzen gibt:
  • Der berechnete TAF-Betrag entspricht nicht demjenigen auf der TAF-Position
  • Eine Dossierposition hat überflüssige TAF-Positionen
  • Eine Dossierposition hat eine oder mehrere TAF-Positionen, müsste aber laut TAF-Modell gar keine TAF-Position haben
  • Die TAF-Position ist nicht vollständig auf der Rechnung verrechnet
Aktuell
Dieser Status ist gesetzt falls auf der Rechnung TAF aktiviert ist und obige Bedingungen nicht zutreffen
Deaktiviert
Dieser Status ist gesetzt falls auf der Rechnung TAF deaktiviert ist


Aktionen auf der Toolbar

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Vorschau anzeigen

Auf den PDF werden leere Datenfelder nicht angedruckt (dh auch die zugehörige Beschriftung wird unterdrückt). Mit der Aktion "Vorschau anzeigen" werden direkt im Dokumenteditor die leeren Datenfelder inklusive Beschriftung versteckt. Das resultierende Dokumentbild entspricht damit weitestgehend dem Druckbild.

Es muss allerdings beachtet werden dass das Rechnugslayout im Dokumenteditor dem Layout 'lang' entspricht. Ist für die Rechnung das Layout 'kurz' eingestellt, ist die oben erwähnte Übereinstimmung von Dokumentbild und Druckbild nicht gegeben.

Dokument öffnen

Es können die PDF / Word des Dokuments sowie der Dokument-Varianten erstellt werden. Zu beachten ist dass für eine als 'veraltet' markierte Rechnung kein PDF erstellt werden kann. Um in einem solchen Fall ein PDF zu erhalten muss entweder die Rechnung neu nummeriert werden, oder das PDF muss aus der Historie in Bereich Rechnungen geholt werden. Das Dokument wird anschliessend über das PDF ausgedruckt.

Aktionen im Property Editor

Rechnung Properties editieren

Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter Property Editor Rechnung.

Wählt man eine neue Zahlungskondition aus, wird der Vorauszahlungsbetrag neu berechnet. Bei einer Zahlungskondition ohne Vorauszahlung wird das entsprechende Feld ausgeblendet. Nachdem der Vorauszahlungsbetrag gesetzt wurde, kann diese manuell überschrieben werden. Zu beachten ist, dass Preisänderungen auf der Rechnung (zB auch durch das Hinzufügen einer neuen Position) nicht dazu führen dass der Vorauszahlungsbetrag neu berechnt wird.

Die Dokumentsprache ist gleich der Sprache des Dokumentempfänger. Wird der Dokumentempfänger geändert, wird daher ggf. auch die Dokumentsprache angepasst.

 

Pay-by-mail

Module: DatatransPay-by-mail muss auf jeder Rechnung, bei welcher die Anwendung aktiviert werden soll, manuell angewählt werden. Mit der Aktivierung verwandeln sich die Zahlungskonditionen auf dem Doceditor in sogenannte Hyperlinks, welche jedoch zu keinem Zeitpunkt aktiv sind. Nach der Nummerierung der Rechnung und nur über die PDF-Datei kann mittels Klick auf Anzahlung / Restzahlung das Dialogfenster für die Zahlungsabwicklung geöffnet werden. Bei erfolgreicher Zahlung wird der Kunde auf eine zuvor hinterlegte Seite weitergeleitet und der beglichene Betrag automatisch dem korrespondierendem Dossier angefügt. Pay-by-mail und Datatrans Informationen zu den Einstellungen sind unter Filiale zu finden.


Wird ein bereits benutzer Link mehrere Male angewählt, erscheint folgende Meldung: 'Payment template archived or expired!'


Die Generierung der Links richtet sich nach den zuvor angegebenen Zahlungskonditionen. Beim Zahlungsprozess können die Beträge von den Kunden nicht angepasst werden, eine Teilzahlung ist ebenfalls nicht möglich.

Bei einem Modify wird die ursprüngliche Rechnung denummeriert oder als veraltet markiert. Wie auch bisher, muss die Rechnung anschliessend neu nummeriert werden. Dadurch wird für Pay-by-mail automatisch ein oder mehrere neue Links generiert.


Mahndatum ändern

Werden die Mahndaten aus den Feldern 'Mahndatum Vorauszahlung' und/oder 'Mahndatum Restzahlung' manuell entfernt und die Rechnung gespeichert, hat die Rechnung den Status veraltet. Die Anzahlung und/oder die Restzahlung dieser Rechnung wird anschliessend nicht mehr für die Mahnläufe berücksichtigt. Weitere Informationen zum Mahnwesen siehe hier.

 

Module: Commercial

Eine Änderung des Dokumentempfängers kann auch Auswirkungen auf Auto-Lodge und/oder TAF haben.

Die DBI-Felder auf der Rechnung werden von dem 'Reisenden' übernommen. Wird der 'Reisende' neu gesetzt oder angepasst, werden die DBI-Felder entsprechend neu gesetzt. Siehe auch DBI Felder auf Rechnung ergänzen.


Unabhängig davon ob Auto-ESR aktiviert ist oder nicht können manuell ESR-Nummern für die Rechnung erfasst werden. Manuell erfasste ESR-Nummern behalten ihre Gültigkeit auch beim erneuten nummerieren der Rechnung (anders als Auto-ESR).

Reiseprogramm Properties editieren

Die Dokumentsprache ist gleich der Sprache des Dokumentempfänger. Wird der Dokumentempfänger geändert, wird daher ggf. auch die Dokumentsprache angepasst.

Position Properties editieren

Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter Property Editor Position.

Auf einer Position kann nachträglich das Produkt und/oder der Lieferant angepasst werden. Hat das ausgewählte Produkt das Feld 'Andere Lieferanten zulassen' nicht aktiviert, muss der auf der Position ausgewählte Lieferant dem Produkt-Lieferanten entsprechen. Hat das ausgewählte Produkt das Feld 'Andere Lieferanten zulassen' hingegen aktiviert, kann auf der Position ein beiliebiger Lieferant gesetzt werden (typisches Beispiel ist ein BSP-Produkt mit diversen Airlines als Lieferanten).

Zu beachten ist dass die Änderung des Produkt den Leistungstyp der Position nicht ändert.

Der Property Editor erlaubt grundsätzlich das Ändern des Leistungstyp. Allerdings ist diese Änderungen Restriktionen unterworfen:

  • Ist der neue, gewünschte Leistungstyp kein Arrangement, darf die Position maximal 1 Leistung beinhalten
  • Die Position darf keine Leistungen beinhalten welche mit dem neuen, gewünschten Leistungstyp nicht vereinbar sind (zB kann eine Position nicht auf 'Hotel' gesetzt werden wenn sie eine Flugleistung enthält)

Auf einer Position kann der Umbrella-Status gesetzt werden. Dieser repräsentiert den grundsätzlichen Verarbeitungsstatus der Position. Für Arrangements ist der Status read-only und wird aus den Leistungs-Status abgeleitet. Für Flug- und Zugpositionen ist der Status read-only und wird aus den Segment-Status abgeleitet. Siehe dazu auch Nummerieren der Rechnung.

Leistung Properties editieren

Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter Property Editor Leistung.

Auf einer Arrangement-Leistung kann der Umbrella-Status gesetzt werden. Dieser repräsentiert den grundsätzlichen Verarbeitungsstatus der Leistung. Für Flug- und Zugleistungen ist der Status read-only und wird aus den Segment-Status abgeleitet. Siehe dazu auch Nummerieren der Rechnung.

Segment Properties editieren

Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter Property Editor Segment.

Auf einem Flug- oder Zugsegment kann der Umbrella-Status gesetzt werden. Dieser repräsentiert den grundsätzlichen Verarbeitungsstatus des Segments. Zur Hilfestellung wird daneben auch noch der importierte Status aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt. Siehe dazu auch Nummerieren der Rechnung.

Preisposition Properties editieren

Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter Property Editor Preisposition.

Der Property Editor erlaubt es die Preisaufteilung (Basispreis, VG) einer Preisposition zu definieren.

Module: Fremdwährung
Währungsdreieck

Zudem können die Basispreise in den relevanten Währungen hinterlegt werden. Wird eine Preisposition neu erstellt, oder wird die Katalogwährung oder Verkaufswährung angepasst, so wird der aktuelle Wechselkurs ermittelt und angewandt.

<module name="Kuoni"> Auf der Preisposition wird das FX-Datum hinterlegt. Wird eine Rechnung nummeriert wird der tatsächliche Kurs pro Preisposition mit dem FX-Kurs per FX-Datum verglichen. Gibt es eine Abweichung von mehr als 1% wird das Nummerieren mit einer entsprechenden Fehlermeldung verhindert.


Per Default ist der Kurs zwischen Landeswährung und Verkaufswährung fixiert. Eine Änderung des Verkaufspreises führt damit zu einem geänderten Preis in Landeswährung (und umgekehrt). Per Default ist der Kurs zwischen Katalogwährung und Verkaufswährung nicht fixiert. Eine Änderung des Verkaufspreises führt damit zu einem geänderten Wechselkurs, der Katalogpreis bliebt gleich (und umgekehrt). Ein Klick auf das kleine "Schlösschen" fixiert oder ent-fixiert den entsprechenden Wechselkurs.

Flugticket, Sitzplätze Properties editieren

Siehe auch die Beschreibung der Benutzeroberfläche unter Property Editor Flugticket, Sitzplätze.

Bei Flugtickets sowie bei Sitzplätzen kann der zugehörige Teilnehmer geändert werden. Da Flugtickets wie Sitzplätze nicht mehrfach einem Teilnehmer zugewiesen sein können, gilt:

  • Hat der neue Teilnehmer schon ein Flugticket / Sitzplatz, so werden effektiv die beiden Flugtickets / Sitzplätze getauscht
  • Hat der neue Teilnehmer noch kein Flugticket / Sitzplatz, so wird einfach der neue Teilnehmer übernommen. Der alte Teilnehmer hat damit kein Flugticket / Sitzplatz mehr.

Editieren des Dokuments

Formatierung

Grundsätzlich unterstützt der Dokumenteditor formatierte Texte, dh. es können neben Zeilenumbrüchen auf fett, kursiv und unterstrichene Texte verwendet werden. Es gelten aber folgende Ausnahmen:

Datumsfelder
Leistungsbeginn- und -enddatum müssen ohne Formatierung im Format tt.mm.jjjj erfasst werden. Der Dokumenteditor erkennt jedoch Datumseingaben und ergänzt sie so dass das resultierende Datum das nächste Datum in der Zukunft ist welches den gemachten Angaben entspricht:

Beispiel am 23.11.2012 (=heute)

Eingabe Wird ergänzt zu
07 07.11.2012
0708 07.08.2013
070812 07.08.2012
Zeitangaben
Zeitangaben (zB Abflugszeit) haben keine Einschränkungen. Gibt es allerdings Probleme mit der Sortierung im Reiseprogramm sollte die Zeit im Format hh:mm (zB 15:20) erfasst werden
Nur Text
Um die zuverlässige Datenverarbeitung zu gewährleisten erlauben einige wenige Felder keine Formatierung:
  • Titel-Zusatz
  • Teilnehmer-Angaben (Anrede, Vor- und Nachname)
  • Flugklasse
  • Flugticketnummer
  • Gutscheinnummer

Verwendung von Codes

Umbrella.net kennt intern diverse Codes welche auch im Dokumenteditor verwendet werden können.

Feld Eingabe Code Wird nach dem Speichern übersetzt in
Teilnehmer-Anrede
  1. M
  2. F
  3. C
  4. I
  1. Herr
  2. Frau
  3. Kind
  4. Kleinkind
Flugsegment, Von / Nach Destinationscode, zB ZRH Zürich
Flugsegment, Airline 2-stelliger IATA Airlinecode, zB LX Swiss
Flugsegment, Flugklasse Einstelliger Klassencode, zB Y Economy Class
Flugsegment, Flugzeugtyp Kurzbezeichnung, zB 318 Airbus Industrie A318

 

 

 

 

DBI Felder auf Rechnung ergänzen

Module: CommercialDie hier beschriebenen Funktionen sind nur mit eingeschaltetem Commercial Modul möglich


Ist der Geschäftsbereich eines Dossier als 'commercial' markiet, stehen auf der Rechnung einige descriptive billing information (DBI) Felder zur Verfügung. Diese Daten werden bei einem Kreditkarten-Zahlung Export verwendet.

Wird beim Erstellen der Rechnung ein Angestellter als Rechnungsempfänger ausgewählt, so werden dessen Commercial Daten automatisch auf die Rechnung übertragen. (Beachte: wird als Rechnungsempfänger die Firma gewählt, so werden keine DBI-Daten übernommen.)

Wird im Property Editor der 'Reisende' gesetzt oder geändert, so werden dessen DBI-Daten auf die Rechnung übertragen. Die DBI-Angaben auf der Rechnung können anschliessend angepasst oder ergänzt werden. Diese Änderungen werden nicht (!) auf den Angestellten zurück gespeichert.

ACHTUNG: Sind die DBI-Felder als mandatory gesetzt auf dem Firmen Buchungsdatenfeld, kann die Rechnung nicht nummeriert werden falls diese fehlen.

Module: ABBDas DBI Feld Kostenstelle 1 wird an ASCC als vordefiniertes Datenelement weitergeleitet und unter //ASCC_INVOICE/INVOICE/LINE_ITEM/Reference Typ auf dem ASCC XML abgelegt.


DBI Feld Kostenstelle 1


Beispiel: <Reference Type="Cost Center">361</Reference>.

Es werden die folgenden Abkürzungen und Formate verwendet:

  • IOR xxxxxxx
  • SO xxxxxx/xxxxx
  • WBS xxxxx-x-xxxxx-xxx
  • CC xxxx

(x=Ziffer oder Buchstabe)

Die Datenelemente müssen mit den Daten in SAP übereinstimmen. Bei Aktivierung der Kostenobjekt-Validierung werden diese Daten miteinander verglichen. Bei Abweichung kann die Rechnung in umbrella.net nicht nummeriert werden.

Sollte mehr als ein Kostenobjekt eingegeben werden, muss die folgende Eingabe verwendet werden:

CC ddPCT xxxx dd PCT xxxx dd PCT xxxx

  • CC (oder IOR, SO, WBS) einmalig am Anfang
  • dd=Ziffer


Das DBI Feld ist hier auf maximal 64 Zeichen limitiert.



Preisänderungen

Wird der Preis einer Preisposition direkt im Dokument geändert, wird grundsätzlich die VG belassen und der Basispreis angepasst. Es gelten aber folgende Ausnahmen (es gilt: Preis = Basispreis + VG):

Neuer Preis kleiner als VG
Wird der Preis geändert ohne dass sich das Vorzeichen ändert, und ohne dass der Preis auf 0.00 gesetzt wird, aber so dass der Preis vorher grösser als die VG war und nun kleiner als die VG ist, dann wird der Basispreis auf 0.00 gesetzt und die VG entsprechend angepasst. Bei negativem Vorzeichen sind die 'grösser' und 'kleiner' Vergleiche sinngemäss umgekehrt.
Beispiel: Preis vorher: Basispreis = 120.00, VG = 50.00. Neuer Preis = 40.00 => Basispreis = 0.00, VG = 40.00
Preisänderung auf 0.00
Wird der Preis auf 0.00 gesetzt, so gibt es einige Sonderfälle:
  • Hatten Basispreis und VG unterschiedliche Vorzeichen, so wird der Basispreis auf die negative VG gesetzt
Beispiel: Preis vorher: Basispreis = -120.00, VG = 20.00. Neuer Preis = 0.00 => Basispreis = -20.00, VG = 20.00
  • Hatten Basispreis und VG dasselbe Vorzeichen, so werden Basispreis und VG beide auf 0.00 gesetzt
Beispiel: Preis vorher: Basispreis = 120.00, VG = 20.00. Neuer Preis = 0.00 => Basispreis = 0.00, VG = 0.00
Neuer Preis hat umgekehrtes Vorzeichen
Wird der Preis geändert so dass sich das Vorzeichen ändert (von + auf - oder umgekehrt), so wird die VG auf 0.00 gesetzt.
Beispiel: Preis vorher: Basispreis = 120.00, VG = 20.00. Neuer Preis = -20.00 => Basispreis = -20.00, VG = 0.00

Wenn der Totalpreis des Priceitems den VG Betrag unterschreitet, soll der VG Betrag entsprechend verkleinert werden und der Preis CHF in der Kalkulation bleibt 0.00.

Die Aufteilung in Basispreis und VG kann im Property editor definiert werden.

Technische/Funktionale Details

Rechnungslayouts

Details zu Benutzeroberfläche Dokument

Leistungsreihenfolge auf der Rechnung

Leistungen (bzw. Positionen) können individuell pro Rechnung umsortiert werden (siehe Elemente verschieben). Durch die dokument-spezifischen Sortierung ist es möglich, auf zwei verschiedenen Rechnungen dieselben Leistungen in unterschiedlicher Reihenfolge aufzuführen.

Für ein neu importiertes Arrangement (ggf. direkt bei der Erstellung des Dossier) werden die Leistungen so sortiert wie sie vom TO-Reservationssystem oder CRS geliefert werden.

Zusätzliche Leistungen oder Positionen werden jeweils zuunterst auf der Rechnung angefügt (bzw. bei einer neuen Arrangement-Leistung zuunterst innerhalb der Arrangement-Position), unabhängig ob diese durch einen Import, Modify oder manuell hinzugefügt werden.

Zu beachten: In der Dossierübersicht gilt eine 'globale' Reihenfolge, nämlich die nach Startdatum und Leistungstyp, siehe Reihenfolge Dossierübersicht. Demnach ist die Reihenfolge im Doceditor nicht zwangsläufig die gleiche wie auf der Dossierübersicht.

Leistungsreihenfolge im Reiseprogramm

Auf dem Reiseprogramm werden die Leistungen von Umbrella.net automatisch sortiert:

  1. Es werden alle Positionen berücksichtigt deren Produkt 'Auf Reiseprogramm' gesetzt hat. Bei Arrangements werden alle Leistungen ausser Gebühren- und Versicherungsleistungen berücksichtigt
  2. Es wird zusätzlich geprüft dass mindestens einer der Leistungteilnehmer dem Reiseprogramm zugewiesen ist
  3. Bei Flug- oder Zugleistungen werden die einzelnen Segmente in 'virtuelle' Leistungen abgebildet
  4. Die resultierende Liste wird sortiert:
    1. Nach Datum Leistungsbeginn
    2. Nach Zeit Leistungsbeginn (das Zeitfeld kann beliebigen Text enthalten, es wird nach best effort versucht aus dem Text eine Zeit zu lesen)
    3. Nach 'Affinität' zur Hauptleistung. Die Hinreise wird aufsteigen nach der 'Sortierung' des Leistungstyp sortiert, die Rückreise absteigend.

Beispiel: Hinflug, Transfer, Hotel, Rücktransfer, Rückflug

  1. Hinflug, Transer und Hotel haben alle dasselbe Startdatum
  2. Hinflug und Transfer werden nach Zeit sortiert
  3. Transfer und Hotel werden nach 'Affinität zur Hauptleistung' sortiert (Transfer = 1, Hotel = 4)

Details zu Zahlungskonditionen

Für eine Rechnung mit Rechnungstotal kleiner 0.00 wird keine Zahlungskondition angedruckt. Andernfalls gelten für den Andruck der Zahlungskonditionstexte folgende Regeln:

  • Anzahlung:
    • Ist die Anzahlung sofort fällig:
      • Ist der Rg.-Totalbetrag kleiner oder gleich dem Anzahlungsbetrag: "Zahlung nach Erhalt der Rechnung" (docedit.invoice.payment.now)
      • Ist der Rg.-Totalbetrag grösser als der Anzahlungsbetrag: "Anzahlung nach Erhalt der Rechnung" (docedit.invoice.prepayment.now)
    • Ist die Anzahlung nicht sofort fällig:
      • Ist der Rg.-Totalbetrag kleiner oder gleich dem Anzahlungsbetrag: "Zahlung bis n Tag(e) nach Rechnungsdatum" (docedit.invoice.pay.afterdays)
      • Ist der Rg.-Totalbetrag grösser als der Anzahlungsbetrag: "Anzahlung bis n Tag(e) nach Rechnungsdatum" (docedit.invoice.prepay.afterdays)
  • Restzahlung:
    • Ist die Restzahlung jetzt fällig: "Zahlung nach Erhalt der Rechnung" (docedit.invoice.payment.now)
    • Gibt es noch eine offene Anzahlung: "Restzahlung bis tt.mm.jjjj" (docedit.invoice.restpaymentdue)
    • Gibt es keine offene Anzahlung: "Zahlung bis tt.mm.jjjj" (docedit.invoice.paymentdue)

 


Pay-by-mail

Module: DatatransDie Gültigkeit der Links entspricht den Zahlungskonditionen, sprich wird eine Zahlung bis 30 Tage vor Abreise verlangt, kann der Link bis dahin für die Zahlungsabwicklung genutzt werden. Neue Links können mittels Nummerierung der Rechnung generiert werden.

Die Links für Anzahlung / Restzahlung können nicht einzeln versendet werden. Wünscht ein Kunde nur die Anzahlung über Pay-by-mail zu tätigen, so muss er nur einen der jeweiligen Links anwählen und die Restzahlung mittels alternativen Zahlungsmittel (zum Beispiel mittels Einzahlungsschein) abwickeln - dasselbe gilt v.v.

Die Währung für die Zahlung wird analog der Rechnung entnommen.


Details zu Rechnung nummerieren

Details zu Rechnung nummerieren

Siehe Datenprüfungen Rechnung und Datenprüfungen Dossier

Details zu Rechnung denummerieren

Folgende Änderungen führen zu einer Denummerierung einer bereits nummerierten Rechnung:

  • Leistungsdaten
    • Änderung des Abreisedatums
    • Änderung eines Preisdetails
    • Änderung einer Flug-Ticketnummer
    • Änderung einer Zug-Ticketnummer
    • Änderung einer Gutscheinnummer
    • Änderung einer Refund-Ticketnummer
    • Änderung des Produkts oder Lieferanten auf einer Dossierposition
  • Rechnung
    • Änderung des Rechnungsempfängers
    • Änderung der MwSt.-Verteilung
    • Stornierung einer Zahlung welche auf der nummerierten Rechnung angedruckt wurde (Zahlung wurde erfasst und der Rechnung zugewiesen, bevor diese nummeriert wurde)
    • Module: Umbrella.net AustriaÄnderung des Steuerreglements auf einer Dossierposition



  • Anmerkung:
    • Änderung des Rückreisedatums führt zum Rechnungsstatus 'veraltet'.
    • Module: CommercialÄnderung der Commercial / DBI Daten für zum Rechnungsstatus 'veraltet'


Details zu TAF

Module: Commercial

Details zu TAF erstellen

Eine TAF Position wird dann erstellt, wenn anhand der Dossierposition, z.B. Flugticket, die entsprechenden Daten in einem TAF Detail des TAF Modells übereinstimmen. Diese Daten sind z.B. Leistungtyp, Minimum/Maximum Betrag, IATA-Bereich. Sollte keine Übereinstimmung gefunden werden, wird keine TAF Position erfasst.

Die TAF Position wird pro Rechnungsposition und nicht pro Dossierposition berechnet. Für Flugleistungen bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Ticketbetrag (pro Person!) der Rechnung. Für alle anderen Leistungsarten bezieht sich der min. und max. Betrag auf den Gesamtbetrag der Rechnungsposition.

Die TAF Position wird automatisch mit der Rechnungsposition verlinkt, dies kann auf dem Register Commercial im Dossier überprüft werden.

Wird der Betrag einer Rechnungsposition manuell abgeändert, sodass ein anderes TAF Detail verrechnet werden müsste, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden. Wenn das TAF Detail nicht neu berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:

  • Der TAF Status wurde für die Rechnung auf OUTDATED geändert
  • Eine oder mehrere TAF Position(en) sind veraltet

Wird auf einer TAF Rechnung eine neue Position erfasst, muss vor dem Nummerieren auf 'TAF erstellen' geklickt werden, damit die TAF Position automatisch berechnet und erfasst wird. Wenn das TAF Detail nicht berechnet und die Rechnung nummeriert wird, erscheint der Hinweis:

  • Der TAF Status wurde für die Rechnung auf INITIAL geändert
  • TAF muss auf dieser Rechnung ausgeführt werden.

Damit die Rechnung nummeriert werden kann, muss entweder 'TAF erstellen' ausgeführt werden oder 'TAF anwenden' entfernt werden. Details hierzu siehe Datenprüfungen Rechnung und Datenprüfungen Dossier.


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